Tech Stack für Gründer*innen: Tools für die ersten Steps im neuen Business

In unserer Artikelreihe Tech Stack für Gründer*innen stellen wir dir praktische Tools für dein Start-up vor. Von Vorplanung bis Vermarktung bekommst du hilfreiche Softwarelösungen für dein neues Business an die Hand. On top gibt’s außerdem Tipps von echten Gründer*innen.

Die Finanzierung steht, das Business ist angemeldet: Zeit für die nächsten Schritte mit deinem neuen Unternehmen. Damit jetzt alles läuft, solltest du auf eine gute Organisation setzen. Wenn du nicht allein bist, sind darüber hinaus Kommunikationslösungen wichtig für den Austausch im Team.

Mit welchen Tools die Gründer*innen von Articly, awork, nuwo und Vandlez ihre Businesses außerdem am Laufen halten, erfährst du in diesem Artikel. Tipps für die Gründung und den Start gibt’s in Teil eins von Tech Stack für Gründer*innen. Viel Erfolg!

Projekte richtig managen

Was auch immer du vorhast: um ein vernünftiges Tool für Organisation und Dokumentation wirst du wohl kaum drumherum kommen. Das weiß auch Lisa Rosa Bräutigam, die 2021 die “Home Office as-a-Service”-Plattform nuwo gegründet hat. Mit ihrem Business unterstützt sie Firmen dabei, Mitarbeitende im Homeoffice ergonomisch auszustatten. Ihre Tasks und To-dos hat die Gründerin zunächst mit einfachen Notizen festgehalten, ist dann aber schnell zu ClickUp

Das Team von Articly, der App für Zeitung zum Hören, besteht seit kurzem neben dem Gründer Wolf Weimer auch aus Lukas Paetzmann. Gemeinsam wollen sie die App weiter voranbringen. Während Wolf vorher alles allein geregelt hat, müssen die beiden sich nun in einigen Bereichen neu aufstellen. “Wir bauen gerade unser Projektmanagement mit Notion

Auch das Team von awork, einem Work-Management-Tool made in Hamburg, setzt auf Notion – allerdings für die Dokumentation

In Notion kannst du unterschiedliche Seiten und Unterseiten erstellen und hier z. B. Tasks in Kanban-Boards oder einfachen Listen festhalten oder Infotexte mit deinem Team teilen. Richtig aufgebaut ist das Tool auch für das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen praktisch, weil sie hier alles an einem Ort finden. Zahlreiche Vorlagen helfen dir, deine To-dos zu organisieren oder Kundendaten und Finanzen zu verwalten.

Zugegeben: Projektmanagement-Tools gibt’s wie Sand am Meer. Da das richtige zu finden, ist nicht immer leicht. Mit Allroundern wie Notion oder Klassikern wie Trello, mit dem du übersichtliche Kanban-Boards erstellen kannst, machst du aber nichts falsch. Auf OMR Reviews stellen wir dir außerdem die hilfreichsten Projektmanagement-Tools für Start-ups nochmal im Detail vor.

Ein weiterer Klassiker fürs Projektgeschäft, für den Überblick über Timelines oder, wie im Fall von Vandlez, für die Dokumentation von Produktzyklen ist Asana. Marie Brandenburg und ihr Partner Sebastian Wenning haben ihr Kerzen-Start-up Vandlez 2021 auf eigene Faust gegründet. Mit Asana behalten die beiden den Überblick über die Produktion ihrer veganen Produkte. Hauptsächlich strukturieren sie sich aber mit einem Miro-Board

Communication is Key: Diese Kommunikationstools nutzen Gründer*innen

Sobald ein Unternehmen aus mehr als einer Person besteht, sollte auch die Kommunikation geregelt sein. Allein schon für die Trennung von dienstlichen und privaten Kanälen lohnt es sich, hier frühzeitig auf passende Lösungen zu setzen. Das haben auch Wolf und Lukas von Articly erkannt und ihre Kommunikation schnell von WhatsApp zu Slack verlagert. Das Tool wird von allen Gründer*innen in dieser Artikelreihe genutzt und bewährt sich auch bei vielen anderen Unternehmen.

Mit Slack kannst du Channels zu unterschiedlichen Themen eröffnen, Dateien versenden, telefonieren und mit externen Partner*innen kommunizieren. Außerdem kannst du viele andere Tools und Plattformen mit Slack verknüpfen und alle möglichen Automationen einrichten. Darüber hinaus hast du die Möglichkeit, weiteren Workspaces, wie z. B. Start-up- oder Freelance-Communitys, beizutreten und dich dort easy mit anderen Gründer*innen auszutauschen. Aber du kannst über Slack auch einfach nur mit deinem Team chatten – und das in der Basisversion for free.

Marie und Sebastian nutzen Slack bei Vandlez für die Kommunikation mit externen Partnern. “Das ist in Teams deutlich schwieriger”, sagt die Gründerin, die ansonsten aber auf Microsoft Teams und das gesamte Microsoft-365-Ökosystem setzt.

Neben dem einfachen Austausch via Text solltest du auch Online-Meetings auf dem Schirm haben: Sie sind für viele Unternehmen nicht mehr aus dem hybriden oder Remote-Arbeitsalltag wegzudenken. Spätestens seit der Corona-Pandemie wissen wir, wie wichtig vernünftige Software-Lösungen hierfür sind. Wenn du dich für das Microsoft-Ökosystem entscheidest, kommt Teams als Lösung für Online-Meetings direkt mit. Der Google Workspace hält wiederum Google Meet für dich bereit. Eine individuelle Lösung ist zum Beispiel Zoom, das awork für seine Meetings nutzt. Auf OMR Reviews bekommst du darüber hinaus einen detaillierten Überblick über alle Videokonferenz-Softwares.

Buchhaltung und Finanzen wollen früh geregelt sein

Im Hinblick auf Buchhaltung und Finanzen gibt’s eine Menge zu beachten. Je nachdem, wo der Schwerpunkt deines Business liegt, können hier ganz unterschiedliche Tools die richtigen für deine täglichen To-dos sein.

Damit deine Buchhaltung, Rechnungen und weiteren Dokumente rechtlichen Vorgaben entsprechen, kannst du auf Buchhaltungssoftwares zurückgreifen. Viele dieser Tools kommen als umfangreiche All-in-one-Lösungen daher und decken eine ganze Bandbreite wichtiger Verwaltungsprozesse ab. Praktisch ist außerdem eine Verknüpfung mit deinem Businesskonto, damit sämtliche Finanzflüsse direkt dokumentiert sind.

Vor allem, wenn du den Überblick über Ressourcen wie Waren oder Rohstoffe behalten musst, solltest du dir ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning) ansehen. Solche Softwares vereinen häufig Vorgänge wie Buchhaltung, Personalverwaltung, Rechnungsstellung und CRM. Du kannst sie an deine Bedürfnisse anpassen und in der Regel weitere Tools in deine ERP-Software integrieren. Welche Systeme bzw. Lösungen hier die richtigen für dich sind, hängt von deiner Branche, der Größe und der Art deines Business ab. Die Implementierung kann zeitaufwendig und komplex sein. Allerdings sparst du mit vielseitigen Tools am Ende eine Menge Zeit und vermeidest Fehler. Auf OMR Reviews erfährst du, warum sich der Einsatz eines ERP-Systems außerdem lohnen kann.

Diese Buchhaltungssoftwares und ERP-Systeme sind echte Allrounder für dein Business

Marie und Sebastian nutzen für ihren Vandlez-Onlineshop Xentral ERP, das sie in Shopify integriert haben und das sich super für Start-ups eignet. Weitere praktische ERP-Systeme und Tools für die Buchhaltung sind zum Beispiel:

Sage 100

Das Tool richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen verschiedener Branchen. Mit Sage 100 kannst du alle möglichen Aufgaben von Kundenmanagement (CRM) über Projektmanagement und Buchhaltung bis hin zu Personalverwaltung erledigen. Dafür gibt es die drei Pakete Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion, die jeweils unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Los geht’s ab 54 € pro Monat und Nutzer*in.
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⁠Alle Tools von Sage im Vergleich, mit den wichtigsten Features und inklusive passender Artikel ,gibt es auf unserer Sage-Übersichtsseite. 

weclapp

Die Software vereint alle wichtigen Unternehmensprozesse auf einer Plattform. Mit Weclapp kannst du CRM, Warenwirtschaft, Projektmanagement und Buchhaltung erledigen und deinen Onlineshop oder andere Systeme in das Tool integrieren. So haben Unternehmen jeder Größe und unterschiedlicher Branchen ab 39 € im Monat die Möglichkeit, ihre Prozesse über ein ERP-System abzuwickeln.

DreamRobot

Mit DreamRobot bekommst du ein ERP-System, das speziell auf den Onlinehandel zugeschnitten ist. Du kannst das Tool mit zahlreichen Shopsystemen und Marktplätzen verknüpfen und deine gesamten E-Commerce-To-dos über DreamRobot abwickeln. Das Tool automatisiert Prozesse von der Bestellung bis zum Versand und alles, was davor und danach passiert. Ab 19,95 € pro Monat geht es mit dem Basic-Tarif für kleine Shops los.

sevDesk

sevDesk erleichtert dir Vorgänge wie Angebots- und Rechnungserstellung und kann z. B. deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt ans Finanzamt übermitteln. Das Tool eignet sich vor allem für Selbstständige, Freiberufler*innen und Kleinunternehmer*innen und hilft dir dabei, deine Buchhaltung und Finanzen rechtssicher zu erledigen. Ab 8,90 € im Monat kannst du mit dem Rechnungspaket loslegen.

Lexoffice

Mit Lexoffice von Lexware kannst du Rechnungen und Angebote schreiben, Kundendaten verwalten und behältst den Überblick über dein Banking. Die Cloud-Lösung bietet darüber hinaus eine Menge weiterer Funktionen für deine Buchhaltung und lässt sich außerdem mit Shopsystemen und Marktplätzen verknüpfen. Die Tarife für das Tool starten bei 5,90 € pro Monat und sind monatlich kündbar.

HubSpot ist nuwos Backbone

Lisa hat, wie die meisten Gründer*innen, jede Menge Tools ausprobiert. Tipps hat sie z. B. auf LinkedIn und Plattformen wie OMR Reviews bekommen. Mittlerweile sind sie und ihr Team in Sachen Tools gut aufgestellt und haben einen Allrounder gefunden, der sich perfekt für fast alle To-dos eignet: “Wir steuern den gesamten Sales Prozess in HubSpot. Da kannst du kommentieren, Aufgaben zuweisen, Termine und Erinnerungen einstellen. Es gibt echt viele Möglichkeiten, das wusste ich zu Beginn auch nicht”, sagt die Gründerin. Und das Beste: Noch immer kommt bei nuwo die kostenlose Version von HubSpot CRM zum Einsatz.

In ihrem Start-up laufen beinahe das gesamte CRM und Projektmanagement über das Tool. Für den Support setzen Lisa und ihr Team aber mittlerweile auf ein Ticketsystem. “Vor allem mit Blick auf das Wachstum und größere Kunden”, sagt sie. Dafür nutzen sie die Zendesk Support Suite und wollen sich so frühzeitig richtig aufstellen. Lisas Tipp: “Vorausdenken und Strukturen schon so aufsetzen, dass sie skalierbar sind.”

nuwos Tool Stack im Überblick:

Google Workspace

Crystallize

Slack

Figma

HubSpot CRM

Webflow

Docsend

sevDesk

DATEV

Penta

unping

Bei Articly ersetzen Tools nicht immer Kolleg*innen

Als Wolf 2020 neben seinem Hauptjob Articly gegründet hat, ging es erstmal darum, das Business aufzubauen. Dabei geholfen haben Slack-Communitys und Start-up-Programme. “Das erste Mal so richtig Tools benutzt haben wir im Prototyping. Da konnte ich die ersten Screens der App schon mal testen”, erzählt der Gründer.

Mittlerweile setzen Wolf und Lukas bei Articly auf eine ganze Bandbreite Tools und testen sich auch ein wenig durch. Das aber auch immer mit Blick auf die Ausgaben: “Da war kein großes Funding. Man baut sich das Business mit Tools zusammen. Viele Anbieter wie Google oder Notion haben attraktive und günstige Einstiegsmodelle für Start-ups”, sagt Lukas und ergänzt: “Das ersetzt für den Start auch Headcount. Aber nicht langfristig. Man braucht auf jeden Fall auch Leute, die sich um die Tools kümmern.”

Seit Lukas am Start ist, sind er und Wolf dabei, Articly neu aufzustellen. Neben reiner Kommunikation und dem Projektmanagement setzen sie auch auf Integrationen und nutzen beispielsweise Slack in Kombination mit Notion und Zapier. Mit Zapier kannst du so ziemlich alle denkbaren Automationen einrichten und so Workflows erstellen, die dir den Arbeitsalltag erleichtern.

Articlys Tool Stack im Überblick:

Google Workspace

Slack

Notion

Zapier

Wix

Figma

Canva Pro

Moqups

Marvel

Typeform

involve.me

Lexoffice

Firebase

Adjust

Penta

Vandlez setzt auf Shopify-Apps

Marie und Sebastian haben ihre Aufgaben direkt klar aufgeteilt. Die Berlinerin kannte sich schon vor der Gründung von Vandlez gut mit Tools aus und hat aus vorherigen Jobs viel Marketing- und Software-Wissen mitgebracht. Sebastian kümmert sich wiederum vor allem um die Produkte und deren Formulierungen. Als Marie den Onlineshop für Vandlez aufgebaut hat, wusste sie teilweise schon, was sie braucht und welche Arbeitsschritte sie abdecken muss. Dafür setzt sie vor allem auf eine ganze Reihe Shopify-Apps.

Das sind Maries App-Favoriten für Shopify:

Klaviyo

Mit dem Marketing-Automation-Tool gestaltet Marie vor allem den Welcome-Flow für ihre Kund*innen. Aber auch E-Mails nach Warenkorb-Abbrüchen oder zu Geburtstagen versendet sie über das Tool, das sich in Shopify und andere Shopsysteme integrieren lässt.

Order Printer Pro

“Für schöne Bestellbestätigungen haben wir die App Order Printer Pro gekauft”, sagt Marie. Mit ihr kannst du Rechnungsdokumenten einen persönlichen Touch verleihen und ihnen das Design deiner Brand geben.

Jebbit

Mit dem Quiz-Tool erstellt Marie Fragebögen für ihre Kund*innen, die zum Beispiel dabei helfen, den richtigen Kerzenduft zu wählen.

Hotjar

“Hotjar ist für E-Commerce nicht wegzudenken”, sagt Marie. “Ich schaue mir alle zwei Tage die Recordings an, wie sich die Leute im Shop verhalten.” Das Tool wertet deinen Shop aus und zeigt dir, wie sich deine Kund*innen auf den Seiten bewegen. Das gibt wiederum Aufschluss über die richtige Platzierung von Buttons und anderen Inhalten.

Xentral ERP

Ihr Fulfillment haben Marie und Sebastian von Anfang an ausgelagert. Das ERP-System Xentral bringt automatisiert alle Infos, beispielsweise zu Aufträgen und Lagerbeständen, zusammen. “Wir sind teilweise auch in anderen Shops gelistet, also brauchen wir eine Schnittstelle, die sauber ausliefert”, sagt Marie. “Die Fehlerquote bei einem selbst ist einfach zu hoch. Da braucht man gute Software.”

Vandlez Tool Stack im Überblick:

Microsoft Teams

Shopify

Canva Pro

Xentral ERP

Miro

Asana

Slack

SE Ranking

awork hat keine Angst zu wechseln

Tobias und die anderen Mitgründer von awork haben schon mal erfolgreich ein Business gegründet und ein Tool auf den Markt gebracht. Sie kannten sich also schon vorher gut aus und wussten nach dem Verkauf der ersten Company, was sie dieses Mal anders machen wollten. “Wir sind dann zu Tools gewechselt, die wir schon länger im Auge hatten”, sagt Tobias.

Der Tool Stack von awork ist groß und ändert sich laufend. Ob die Implementierung einer neuen Software sinnvoll ist, überlegt sich das Team zwar gut. Angst zu wechseln haben Tobias und seine Kolleg*innen aber nicht. “Ich hole mir das, was mir heute sinnvoll erscheint”, sagt er. “Die Leute denken schon am Anfang an Schritt 17.” Dabei solltest du es nicht übertreiben und dem Gründer zufolge zu Beginn lieber auf sinnvolle und verständliche Lösungen setzen. “Man darf nicht vergessen: In der Start-up-Phase lernen alle alles den ganzen Tag neu. Da muss man die Kirche im Dorf lassen.”

aworks Tool Stack im Überblick:

Google Workspace

awork

Slack

Notion

WordPress

Webflow

Zoom

Personio

Figma

Pitch

Intercom

Zendesk Sell

Pipedrive

Kommunikation, Dokumentation, Organisation: aller guten Dinge sind mindestens drei

Die Frage nach dem richtigen Tool Stack für Start-ups lässt sich nicht mit einer einfachen Liste beantworten. Dafür sind Unternehmen, ihre Anforderungen und auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden selbst viel zu unterschiedlich. Trotzdem gibt es ein paar Tools, die sich fast immer bewähren – unabhängig von Branche oder Business. Dazu kommen viele weitere Softwarelösungen, die auf deine speziellen To-dos zugeschnitten sind.

Tobias von awork rät dir zu einem Tool-Grundstock, um den herum du dich mit entsprechender Software für dein Business ausstattest: “Grundlegend gibt es drei wichtige Kategorien: Kommunikation, da nutzen wir Slack, Dokumentation, da nutzen wir Notion und Organisation, da nutzen wir awork. Und dann muss man sich für eine Office-Welt entscheiden, da nutzen wir Google.”

Unsere vier Gründer*innen haben viel ausprobiert, bevor sie wussten, was gut für sie funktioniert. Damit dir einige Testläufe erspart bleiben und du dich stattdessen voll auf dein neues Unternehmen konzentrieren kannst, geben sie dir ihre wichtigsten Learnings in diesem Artikel und in Teil eins von Tech Stack für Gründer*innen mit auf den Weg. Darüber hinaus bekommst du auf Plattformen wie OMR Reviews und im Austausch mit anderen Gründer*innen Orientierung.

Das Wichtigste: Dranbleiben und keine Angst vor Veränderung haben. Der Weg ins eigene Business ist nicht immer easy und erfordert viel Kraft und Durchhaltevermögen. Scheitern tut weh, gehört aber auch dazu – das wissen nicht nur erfahrene Gründer*innen wie Tobias von awork. Auch Lisa, die für nuwo ihren Job als verbeamtete Lehrerin aufgegeben und eine ihr fremde Branche mit einem ganz neuen Angebot aufgemischt hat, sagt: “Sometimes you win, sometimes you learn. Und ich habe viel gelernt in den letzten zwei Jahren.”