Tech Stack für Gründer*innen: Tools für die ersten Steps im neuen Business

Projektmanagement-Lösungen unterstützen Nutzer:innen bei der Verwaltung von Teamzielen und langfristigen Projekten sowie bei der Koordination einzelner Aufgaben. Kurz gesagt: Sie unterstützen Projektmanager:innen bei der Planung und Durchführung ihrer Projekte. Damit lässt sich u.a. die eigene sowie die Team-Produktivität steigern, Aufgaben können übersichtlich unterteilt und individuell zugeteilt, Fortschritte gemessen werden. Darüber hinaus können Zeitpläne erstellt und jederzeit eingesehen werden. Dank integrierter Chat-Funktionen bleiben Teams laufend in Kontakt. Gerade bei größeren Projekten können Projektmanagement-Lösungen dazu beitragen, Aufgaben ideal zu koordinieren. Einsetzen lassen sie sich grundsätzlich in jeder Branche. Manche Lösungen sind mehr auf den Bereich Planung (Kalender, To-Do-Listen, Milestones etc.), andere mehr auf den Bereich Kollaboration (Foren, Chats, Whiteboards etc.) fokussiert. Inzwischen gibt es aber auch so manche Hybrid-Lösung. Entscheidend ist hier, welche Lösung am besten zu den eigenen bzw. (Unternehmens-)Bedürfnissen passt. Oftmals macht es vielleicht auch Sinn, mehrere Lösungen miteinander zu kombinieren. Gut zu wissen: Projektmanagement-Lösungen sind eng mit Aufgabenverwaltungs-Lösungen verwandt, unterscheiden sich jedoch in Größe und Umfang. Während erstere dafür sorgen, dass Benutzer:innen Teams von Einzelpersonen verwalten, Ressourcen sinnvoll planen und die Effektivität messen können, zeigen zweitere lediglich die individuellen Anstrengungen und Deadlines und sorgen dafür, dass sich Projekte selbstständig verwalten lassen.

Collaboration-Tools, zu deutsch Kollaborationstools, beinhalten alle Softwares, die die Zusammenarbeit in Unternehmen effektiver machen sollen. Ganze Organisationen und einzelne Teams nutzen diese Softwares, um beispielsweise intern miteinander zu kommunizieren, Informationen und digitale Inhalte zu teilen, über Projektfortschritte zu informieren, Kolleg:innen zu Terminen einzuladen und Wissen zu teilen.  Die Funktionen der einzelnen Softwares zur Kollaboration unterscheiden sich teils stark. Jedoch verbindet die Tools, dass sie Teams Möglichkeiten zur Kommunikation und Kollaboration bieten. Außerdem weisen die meisten Tools eine hohe Nutzerfreundlichkeit auf und lassen sich dadurch in der Regel schnell implementieren. Unternehmen, die auf Kollaborationsoftwares setzen profitieren von diversen Vorteilen. Neben der zeitlich und örtlich unabhängigen Zusammenarbeit, ermöglichen Collaboration Tools im Idealfall eine Steigerung der Produktivität von Teams und ganzen Organisationen, da sie eine vollumfängliche Kommunikation und Kollaboration dieser Gruppen ermöglichen. Zu den Softwares zählen Instant-Messaging-Dienste, Cloud-Speicher-Dienste, Social Intranet Softwares, Projektmanagement Tools, Videokonferenz Softwares, Digital Asset Management Tools (DAM), IT Service Management Softwares (ITSM) sowie vollumfängliche Kollaborationsplattformen.

Instant-Messaging-Dienste für Unternehmen, auch Sofortnachrichtendienste oder Business-Messenger-Platforms genannt, werden in Organisationen eingesetzt und ermöglichen die einfache und schnelle Kommunikation mithilfe von textbasierten Sofortnachrichten (engl. Instant Messages). Neben dem Versenden von Nachrichten zwischen Einzelpersonen, können Mitarbeiter:innen mithilfe von Instant-Messenger-Software in vordefinierten Gruppen oder Teams kommunizieren. Einige Instant Messenger bieten zudem weitere Formen der Kommunikation wie Voice Chats, Video Chats oder das Aufnehmen von Video- und Sprachnachrichten an.  Instant-Messenger reagieren damit auf die Schnelllebigkeit der heutigen Kommunikation und die Anforderungen für Remote Work. Sie machen viele E-Mails überflüssig, in dem sich einfache Fragen oder Anliegen unkompliziert via Instant Message klären lassen. Des Weiteren bieten Business-Messaging-Dienste den Vorteil, dass keine persönliche oder geschäftliche Telefonnummer benötigt wird, um Kolleginnen und Kollegen schnell zu kontaktieren. Mit den Business-Messenger-Apps der Anbieter lassen sich die Tools auch problemlos auf Android-Phones oder iPhones einsetzen. Weitere Funktionen von Instant-Messenger-Tools sind das Versenden von Medien wie Fotos und Videos. Zudem bieten sie viele praktische Add-Ons wie das taggen beziehungsweise verlinken von Personen, Benachrichtigungen und Erinnerungen und die Möglichkeit einen Status zu setzen. Zusätzlich bieten sie oftmals Integrationen und Schnittstellen mit Projektmanagement-Tools, Aufgabenmanagement-Softwares, Cloud-Speichern, CRM-Systemen, HR-Software und weiteren. Instant-Messenger-Anbieter sind häufig teil einer Social Intranet-Lösung oder werden als Ergänzung zu dieser eingesetzt. Der größte Unterschied zu Videokonferenz-Software liegt darin, dass der Fokus von Instant-Messaging-Dienste auf die dauerhafte und sofortige Kommunikation mit Textnachrichten ausgelegt sind und in der Regel nur Videotelefonie mit Einzelpersonen bieten. Videokonferenz-Tools hingegen sind auf die Videotelefonie mit mehr als zwei Teilnehmer:innen zu einem festgelegten Termin bestimmt und bieten zusätzlich eine Chat-Funktion.

Fakturierungs- und Rechnungsprogramme werden in Unternehmen eingesetzt, um Rechnungen zu erstellen und sie an Kund:innen zu senden, um diese zur Zahlung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen aufzufordern. Mithilfe dieser Softwarelösungen können Unternehmen Zeit einsparen und den Arbeitsaufwand für die Rechnungsverwaltung verringern sowie die Genauigkeit ihrer Abrechnungsprozesse erhöhen.  Meist setzen Buchhaltungsabteilungen Rechnungssoftwares ein. Aber auch Vertriebsmitarbeiter:innen oder Projektmanager:innen können die Tools nutzen, um Kostenvoranschläge oder Pro-Forma-Rechnungen für ihre Kund:innen zu erstellen. Fakturierungssoftware hilft Unternehmen, die Fakturierung für verschiedene Arte von Dienstleistungen und Produkten zu managen. So gibt es beispielsweise Rechnungstools für Dienstleister:innen zur Projektfakturierung oder für Versorgungsunternehmen zur wiederkehrenden Fakturierung. Ein Rechnungsprogramm lässt sich in Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme oder CRM-Software integrieren, in denen alle Kundeninformationen sowie die von ihnen gekauften Produkte und Dienstleistungen gespeichert sind. Die letzte Phase des Abrechnungsprozesses, der Zahlungseingang, wird in der Regel in einer Buchhaltungssoftware oder in einem Modul einer umfangreicheren Software, wie einem ERP, abgewickelt. Um sich als Rechnungsprogramm zu qualifizieren, muss die Lösung: * dazu fähig sein, mehrere Arten von Rechnungen erstellen zu können * mehrere Rechnungen zu einer einzigen konsolidieren oder eine Rechnung aufteilen können * Rechnungs- und Dokumentenvorlagen enthalten * Funktionen zum Versand von Rechnungen in verschiedenen Dateiformaten, wie PDF und Microsoft Word, über verschiedene Kommunikationskanäle, wie E-Mail und Fax, bieten * über Reports und Analysen über den Status jeder einzelnen Rechnung verfügen * Benachrichtigungen über Zahlungseingänge versenden * Integrationsmöglichkeiten zu Softwarelösungen wie ERP-Software, CRM-Systemen oder Buchhaltungsprogrammen bieten

Spätestens seit den Corona-Monaten, kennt fast jede:r Berufstätige verschiedenste Produkte im Bereich Videokonferenz Software. Videokonferenz-Lösungen ermöglichen ein effizientes, flexibles zusammenarbeiten - ohne zur selben Zeit am selben Ort sein zu müssen. Technisch reichen eine Webcam und ein Headset. Damit lassen sich reise- und kostenintensive Meetings ersetzen - gerade im internationalen Umfeld. Aber auch national kann so wertvolle Arbeitszeit (zurück-)gewonnen werden. Integrierte Funktionen wie ein Chat, die Bildschirmfreigabe, die Aufzeichnung des Meetings oder auch einfach die Tatsache, Mimik und Gestik zu erleben, sorgen dafür, dass alle Beteiligten aktiv am Gespräch teilnehmen können und trotz räumlicher Distanz das Gefühl haben, am selben Konferenztisch zu sitzen. Gut zu wissen: Einige Videokonferenz-Lösungen bieten eine Integration mit Marketing-Automation- und CRM-Software, um Videokonferenzen vorab um relevante Geschäftsdaten ergänzen und so auch die Folgekommunikation optimieren zu können. Auch im Falle außergewöhnlicher Umstände, z.B. in Krisenzeiten, können Videokonferenz-Lösungen dafür sorgen, dass der Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten werden kann und das Team weiterhin als Team funktioniert. Unterschiede gibt es hier hauptsächlich beim Preis, beim Datenschutz, bei den Zusatzfunktionen, die Nutzer:innen zur Verfügung gestellt werden, und bei der maximalen Anzahl an Nutzer:innen, die an einer Konferenz teilnehmen können. Daneben natürlich in der generellen “User Experience”, die Nutzer:innen mit den Tools machen, siehe dazu auch unsere verschiedenen Reviews.

Buchhaltungssoftware, auch Buchführungssoftware genannt, erleichtert das Alltagsgeschäft von Mitarbeiter:innen der Buchhaltungsabteilung, indem sie alle wichtigen Aufgaben und Prozesse der Buchhaltung bzw. Buchführung oder Teilbereiche dieser digital abbildet. Somit trägt sie auch zur Digitalisierung von Unternehmungen bei. Die Softwares werden in allen Teilbereichen der Buchhaltung wie beispielsweise der Finanzbuchhaltung, der Debitorenbuchhaltung oder auch der Lohnbuchhaltung eingesetzt und ermöglichen es, in kleinen, mittleren und großen Unternehmen, effiziente Buchhaltungsprozesse umzusetzen und die unternehmensinterne Kollaboration zu verbessern. Wichtige Funktionen von Buchhaltungssoftware sind beispielsweise die digitale Belegerfassung, die Anbindung zum Onlinebanking und Zahlungsdienstleistern, ein integriertes CRM oder eine Schnittstelle zu einem Customer-Relationship-Management-System, die Inventarverwaltung und die Auftragsübersicht sowie das Projektmanagement. Zur Buchhaltung gehört auch die Rechnungserstellung. Während einige Buchhaltungssoftwares diese integriert haben, gibt es auch spezialisierte Rechnungsprogramme. Buchhaltung kann auch ein Modul eines ERP-Systems sein oder in ein solches integriert sein. Da die Buchhaltung mitunter sehr aufwendig und komplex ist, unterstützen Buchhaltungsprogramme Unternehmen dabei, immer alle Finanzen im Blick zu haben, womit schwerwiegende Fehler wie falsche Buchungen schneller erkannt und behoben werden können. Dadurch können Probleme mit Finanzbehörden häufig abgewendet werden, bevor sie entstehen. Zu den größten Vorteilen der Softwares zählen außerdem mögliche Kosten- und Zeitersparnisse.

ERP-Systeme (ausgeschrieben Enterprise-Resource-Planning-Systeme) wurden, wie der Name schon sagt, ursprünglich dafür entwickelt, alle betriebliche Ressourcen von Enterprise-Unternehmen in einem zentralen System zu verwalten, zu planen und zu steuern, vom Kapital über das Personal bis hin zur Warenwirtschaft. Mittlerweile sind ERP-Lösungen nicht mehr einzig und allein Großunternehmen vorbehalten und so finden sich bei der gelisteten Software auch ERP-Systeme für den Mittelstand oder Kleinunternehmen. Darüber lassen sich hier auch branchenspezifische ERP-Systeme finden sowie ERP-Software, die sich nur auf einen oder mehrere, aber nicht auf alle, Unternehmensbereiche spezialisiert hat. Dies sind im Einzelnen ERP-Systeme für Warenwirtschaft, Einkauf und Logistik, ERP-Systeme für Finanzen, Buchhaltung und Budgetierung, ERP-Software für Personalplanung, -beschaffung, -entwicklung, -controlling und Gehaltsabrechnungen sowie ERP-Lösungen für das Vertriebswesen inklusive Angebots- und Rechnungsabwicklung sowie Preismanagement. Ein ERP-System wird meist von Unternehmen aus Produktion und Handel genutzt. Obwohl die Geschlossenheit und das reibungslose Zusammenspiel der einzelnen Funktionen einer der Hauptgründe ist sich für ein ERP-System zu entscheiden, lassen sich einige ERP-Systeme auch mit anderen Software-Lösungen, wie z.B. CRM-Software, integrieren.

Ein CRM-System unterstützt Mitarbeiter:innen in großen, mittelständischen und kleinen Unternehmen beim Customer Relationship Management (CRM). Dafür erfasst es alle relevanten Informationen zu Leads, Kund:innen sowie Unternehmen und sammelt sie übersichtlich an einem Ort. Zu den erfassten Kundendaten im CRM gehören unter anderem Stammdaten, Kontaktdaten, Touchpoints, die Kundenhistorie, Transaktionsdaten und weitere Informationen. Des Weiteren können CRM-Lösungen persönliche Präferenzen der Kund:innen und Leads speichern. Diese sind essentiell für die Analyse der Kundenbindung sowie zur Lead- und Bestandskundenpflege und können von Mitarbeiter:innen aus dem Vertrieb und Marketing genutzt werden. Welche Funktionen ein CRM-System beinhaltet, hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab, in dem die Software eingesetzt werden soll. CRM-Systeme können sowohl für B2C als auch B2B eingesetzt werden, es gibt cloudbasierte Software oder serverbasierte on-premise Tools sowie Best-of-Breed- oder Komplettlösungen. Doch nicht nur die Eigenschaften, auch Kosten unterscheiden sich bei den CRM-Systemen stark. CRM-Softwares werden häufig separat von anderen Software-Lösungen wie ERP-Systemen, Marketing-Automation-Software, E-Mail-Marketing-Software oder Account-Management-Software angeboten, bieten aber häufig Schnittstellen und Integrationen zu diesen Anwendungen, um eine plattformübergreifende und verbesserte Customer Experience zu ermöglichen. Die CRM-Software-Reviews und -Erfahrungen ermöglichen es Euch die Stärken und Schwächen der jeweiligen Software-Anbieter zu erkennen und das geeignete CRM-System für Euer Unternehmen zu finden. Ihr wollt echte CRM-Profis werden? Im OMR Professional Guide to CRM für B2C und B2B warten 124 Seiten geballtes Expertenwissen auf Euch.