ERP-Systeme & -Software im Vergleich

Was sind ERP-Systeme?

ERP-Systeme (Enterprise-Ressource-Planning-Systems) sind in vielen Unternehmen unverzichtbare Helfer für die Ressourcenplanung. Genauer unterstützen entsprechende Programme Betriebe bei der Bündelung und Steuerung (bestenfalls) aller wichtigen Ressourcen, wie Kapazitäten, Kapital, Personal und Produktionsmittel, sowie damit zusammenhängender Prozessen. Sie sind heute häufig maßgeblich an einer rundum effizienten Produktion bzw. Bereitstellung von Dienstleistung und dem optimalen Gelingen anderer elementarer Betriebsvorgänge beteiligt.

Gute ERP-Systeme bringen unter anderem folgende Features und Vorteile mit:

• ERP-Systeme lassen wichtige Projekte in Echtzeit überwachen und viele Daten sammeln, die dazu verwendet werden können, Geschäftsstrategien zu definieren sowie zu optimieren.

• Sie bilden eine zentrale Plattform für relevante Informationen zu Ressourcen sowie damit verbundenen Geschäftsprozessen und ersetzen viele Office-Tools, die sonst einzeln im Betrieb zum Einsatz kämen, wodurch eine ökonomischere Zusammenarbeit ohne Barrieren - auch über unterschiedliche Abteilungen hinweg – ermöglicht wird.

• Sie sind genauestens auf die jeweiligen Unternehmensanforderungen ausgerichtet bzw. abstimmbar.

• Sie bieten Gelegenheit, Abläufe zu automatisieren und steigern die Effizienz im Zuge dessen noch einmal erheblich.

• Generell verringern sie Durchlaufzeiten von Prozessen, schaffen eine höhere Datenqualität, bringen einen besseren Informationsfluss im Unternehmen und überwinden schädliche Medien- sowie Workflow-Brüche.

Das sind beliebte ERP-Systeme:

• MOCO

• SAP S/4HANA

• Sage 100

• SAP Business One

• microtech büro+

• weclapp

• Oracle NetSuite

• Xentral ERP

• Infor M3

• Oracle Cloud ERP

• Actindo

Wer benötigt ERP-Systeme?

Da ein zweckdienliches Enterprise-Ressource-Planning heute für praktisch alle Unternehmen eine der zentralen Prämissen für langfristig erfolgreiche Geschäfte ist, ist auch der Einsatz einer ERP-Software fast überall unverzichtbar. Zudem sind die meisten Abteilungen eines Betriebs von entsprechenden Vorgängen betroffen bzw. müssen/sollten diese tagtäglich in ihrer Arbeit berücksichtigen. Für folgende Unternehmensbereiche bedeuten die Funktionalitäten von ERP-Systemen normalerweise jedoch einen besonderen Gewinn.

ERP für Buchhaltung und Finanzen

Buchhaltungs- und Finanzabteilungen benötigen ERP-Systeme für mehrere Zwecke, wobei der wichtigste die finanzielle Verwaltung der Geschäftstransaktionen ist. Alles was ein Unternehmen kauft und verkauft sowie direkte Kosten (Löhne, Provisionen) oder indirekte Aufwände (Versicherungen, externe Dienstleister) müssen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen abgewickelt werden. Dabei ist ein ERP-System (idealerweise) eine immense Hilfe. Genauer verwenden Finanzfachleute ERP-Tools unter anderem, um Jahresabschlüsse zu erstellen und Finanzinformationen für interne sowie externe Audits bereitzustellen.

ERP-System für Operations

Betriebsteams verwenden ERP-Systeme, um Produktionsabläufe zu steuern. Inbegriffen sind – je nach Unternehmensausrichtung - Fertigungsprozesse an sich, aber auch Auslieferungen über externe Dienste, Lager- und Bestands-Management sowie - insbesondere bei Dienstleister:innen - allgemeine Abläufe der Projektkoordination.

ERP-Software für den Vertrieb

ERP-Systems sind für Vertriebsteams unerlässlich, da sie alle wichtigen Daten zu Verkäufen und allgemeine Informationen über Produkte bzw. Dienstleistungen fassen. Viele ERP-Tools lassen auch Fakten rund um die Liquidität von Kundinnen und Kunden, deren generelle Zufriedenheit sowie einiges mehr speichern und für die eigenen Vertriebszwecke vorteilhaft einsetzen.

ERP in der Produktentwicklung

Die Produktentwicklung nutzt ERP-Tools vielleicht nicht immer direkt, aber sie verlassen sich auf die vom jeweiligen System bereitgestellten Informationen. Verkaufsdaten können zeigen, welche Produkte am erfolgreichsten sind, während Details zu Retouren und Defekten den Entwicklern helfen, das Angebot zu verbessern. Ingenieure und Konstrukteure können ERP-Systeme und ihre Kombination mit Product-Lifecycle-Management (PLM) oder CAD-Lösungen auch nutzen, um Produktänderungen höchst effizient mit der Fertigungsabteilung abzustimmen.

ERP-System im Einkauf

Der Einkauf ist dafür zuständig, alle Produkte und Dienstleistungen zu finden und zu kaufen, die ein Unternehmen benötigt - beispielsweise Produktionsmaterialien und Maschinenteile. Ebenso kümmern sich diese Fachkräfte oftmals um gegebenenfalls benötigte externe Dienstleister oder Logistikanbieter. Die größte Herausforderung in der Beschaffung besteht darin, genau zu wissen, welche Produkte oder Dienstleistungen ein Unternehmen wann benötigt. ERP-Systeme helfen: Sie liefern unter anderem Informationen über zu erfüllende Kunden-Aufträge, die mit dem verfügbaren Bestand verglichen werden können, um festzustellen, was gekauft werden muss. ERP-Software verwaltet auch Kostendaten für Rohstoffe oder Komponenten, was Beschaffungsexperten hilft, besser zu verhandeln.

Enterprise-Resource-Planning im Qualitäts-Management

Das Qualitäts-Management ist in der Fertigung unerlässlich, kann aber auch im Vertrieb und sogar bei professionellen Dienstleistungen wichtig sein. In stark regulierten Branchen, wie der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, sind die Qualitätsstandards hoch und die Strafen bei Nichteinhaltung enorm. Viele ERP Systeme beinhalten Qualitäts-Management-Features, die dabei helfen, solche und andere Vorgaben einzuhalten.

Welche Arten von ERP-Systemen gibt es?

ERP-Systeme können anhand sehr verschiedener Kriterien kategorisiert werden. Tatsächlich gibt es viele spezielle Branchenlösungen. Ganz an der Basis sind die Programme jedoch wie folgt einzuteilen.

Best-of-Breed-Lösungen vs. Suiten

ERP-Systeme lassen sich hinsichtlich der Art und Weise, wie sie implementiert und genutzt werden unterscheiden. Ein Best-of-Breed-ERP bedeutet einen modularen Zusammenschluss mehrerer Tools über Schnittstellen, bei dem Käufer:innen viel Flexibilität bekommen, wenn es darum geht, auszuwählen, welche Funktionen integriert werden sollen. Eine Suite ist eine eher ganzheitliche Lösung. Diese kann ebenfalls aus diversen individuell zusammenstellbaren Modulen bestehen, die aber von ein und demselben Anbieter stammen. Damit ist eine einheitliche Benutzbarkeit in allen Bereichen gewährleistet.

Open-Source vs. proprietäre ERP-Systeme

ERP-Systeme unterscheiden sich durch den Quellcode des Systems und dessen Verfügbarkeit für Kunden:innen. Open-Source-ERP-Anbieter erlauben Anwender:innen, den Quellcode zu ändern und Modifikationen vorzunehmen. Anbieter von proprietären ERP-Softwares gestatten höchstens zertifizierten Partnern den Zugriff und die Modifikation des Quellcodes ihres Systems. Eine Anpassung ist fast immer angebracht, um letztendlich genau zu den eigenen Anforderungen passende Voraussetzungen zu schaffen und somit maximal effizient verfahren zu können.

ERP-Software-Entwicklung

Je nach Entwickler bleibt bei einigen ERP-Systems die volle Kontrolle über das Produkt beim Unternehmen. Nur ausgewiesenen Partnern ist es erlaubt, Apps oder Erweiterungen für die Software zu erstellen. Während andere ERP-Anbieter kein Problem damit haben, dass zum Beispiel Wiederverkäufer ganze Module hinzufügen oder andere umfangreiche Änderungen vornehmen.

Generische oder vertikale ERPs

Basierend auf der Art der enthaltenen Funktionen kann ERP-Software generisch oder vertikal sein. Generische ERP-Systeme zielen auf eine breite Verwendbarkeit von praktisch jedem Unternehmen ab. Alle anderen ERP-Tools sind vertikal. Sie fokussieren spezielle Branchen oder Geschäftsbereiche. Der Grad der Spezialisierung kann von einem Produkt zum anderen variieren. Während sich einige Systeme auf Bereiche, wie generell produzierende Unternehmen oder den Vertrieb im Allgemeinen, konzentrieren, bieten andere nur Funktionen für eine einzige Branche, wie beispielsweise die Mode- und Bekleidungsindustrie.

Sind ERP-Systeme und Warenwirtschaft dasselbe?

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) und ein Warenwirtschaftssystem (WWS) sind eng miteinander verwandte, aber dennoch unterschiedliche Konzepte. Beide Systeme spielen eine zentrale Rolle in der Verwaltung von Unternehmensprozessen, jedoch unterscheiden sie sich in ihrem Umfang, ihrer Funktionalität und ihrer Zielsetzung.

Definition und Fokus

Warenwirtschaftssystem (WWS): Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung und Steuerung von Warenströmen innerhalb eines Unternehmens. Es dient der Abwicklung und Optimierung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Einkauf, der Lagerhaltung, dem Vertrieb und der Logistik. Ein WWS umfasst in der Regel folgende Kernfunktionen:

1. Lagerverwaltung: Erfassung und Verwaltung von Lagerbeständen, Überwachung von Mindestbeständen, Lagerplatzverwaltung und Inventuren.
2. Bestellwesen: Abwicklung von Bestellungen bei Lieferanten, Überwachung von Lieferterminen und Verwaltung von Bestellvorgängen.
3. Wareneingang: Überprüfung und Erfassung von eingehenden Waren, Qualitätssicherung und Verbuchung im System.
4. Warenausgang: Koordination der Auslieferung von Waren an Kunden, Erstellung von Lieferscheinen und Versandabwicklung.
5. Vertrieb und Verkauf: Unterstützung des Verkaufsprozesses durch Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung.

Das Hauptziel eines Warenwirtschaftssystems ist es, die Warenflüsse im Unternehmen effizient zu steuern, Engpässe zu vermeiden, Bestände zu optimieren und die Verfügbarkeit von Produkten sicherzustellen.

ERP-System (Enterprise Resource Planning): Ein ERP-System hingegen ist ein integriertes Softwaresystem, das über die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems hinausgeht und eine Vielzahl von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen abdeckt. Ein ERP-System vereint verschiedene Module, die unterschiedliche Unternehmensbereiche unterstützen, wie zum Beispiel:

1. Finanzbuchhaltung: Verwaltung von Finanzdaten, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Controlling.
2. Personalwesen: Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Urlaubsplanung und Personalentwicklung.
3. Produktionsplanung: Steuerung und Überwachung von Produktionsprozessen, Kapazitätsplanung, Materialbedarfsplanung und Fertigungssteuerung.
4. Supply Chain Management: Integration und Optimierung der gesamten Lieferkette, von der Beschaffung über die Produktion bis zur Distribution.
5. Customer Relationship Management (CRM): Verwaltung von Kundenbeziehungen, Unterstützung im Vertrieb und Marketing sowie After-Sales-Service.

Der Zweck eines ERP-Systems ist es, alle wichtigen Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu integrieren und eine zentrale, einheitliche Datenbasis zu schaffen. Dadurch können Informationen in Echtzeit verfügbar gemacht und unternehmensweite Entscheidungen unterstützt werden.

Abgrenzung und Integration

Der Hauptunterschied zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einem ERP-System liegt also im Umfang und in der Integration der Geschäftsprozesse. Ein Warenwirtschaftssystem fokussiert sich spezifisch auf den Bereich der Warenverwaltung und Logistik, während ein ERP-System umfassender ist und auch andere Bereiche wie Finanzen, Personalwesen und Produktion integriert.

Ein ERP-System kann dabei auch ein Warenwirtschaftssystem enthalten, das als ein Modul innerhalb des ERP-Systems fungiert. In einem solchen Fall ist das Warenwirtschaftssystem in das größere ERP-System integriert, und die Daten aus dem Warenwirtschaftsmodul werden nahtlos mit anderen Modulen, wie der Finanzbuchhaltung oder der Produktionsplanung, verknüpft. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf alle relevanten Unternehmensprozesse und fördert eine höhere Effizienz und Transparenz.

Anwendungsbereiche und Vorteile

Anwendungsbereiche:

• Kleinere Unternehmen nutzen oft zunächst nur ein Warenwirtschaftssystem, da es spezifische Bedürfnisse im Bereich der Lagerverwaltung und des Vertriebs abdeckt.
• Mittlere bis große Unternehmen setzen häufig ERP-Systeme ein, um eine umfassende Lösung für die Verwaltung sämtlicher Geschäftsprozesse zu haben.

Vorteile eines ERP-Systems:

• Integration: Alle Unternehmensbereiche arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform, was den Informationsfluss verbessert und Datensilos verhindert.
• Effizienz: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Vermeidung von Doppelarbeit wird die Produktivität gesteigert.
• Transparenz: Echtzeit-Daten ermöglichen es, fundierte Entscheidungen zu treffen und schnell auf Veränderungen im Markt zu reagieren.
• Skalierbarkeit: ERP-Systeme können mit dem Unternehmen wachsen und leicht an neue Anforderungen angepasst werden.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems:

• Spezialisierung: Bietet gezielte Funktionen für die Verwaltung von Waren und Beständen, was besonders für Handelsunternehmen von Vorteil ist.
• Kosteneffizienz: Für Unternehmen, die keinen Bedarf an einem umfassenden ERP-System haben, bietet ein Warenwirtschaftssystem eine kostengünstigere Lösung.
• Einfachheit: Weniger komplexe Implementierung und Nutzung im Vergleich zu einem umfassenden ERP-System.

Welche typischen Features bieten ERP-Tools?

ERP-Systeme haben in der Regel schier unzählige nützliche Funktionen, die kaum allgemein aufzuführen sind. Einige Kern-Features finden sich jedoch immer wieder. Welche das sind, liest Du im Folgenden.

Buchhaltung

Fast jedes ERP-System bietet Funktionen für die Buchhaltung - von der Führung eines Hauptbuchs sowie eines Kontenplans bis hin zur Erstellung von Rechnungen, der Verarbeitung von Zahlungen und der Durchführung von Jahresabschlüssen. Einige ERP-Systems enthalten hier auch erweiterte Funktionen, wie Mehrwährungs- und Multi-Entity-Management für globale Unternehmen sowie Projektbuchhaltung für projektorientierte Dienstleister.

Front-Office

Zwar variiert der Grad der Unterstützung für Front-Office-Prozesse bei ERP-Systemen von einem Produkt zum anderen erheblich, entsprechende Features können dennoch als Standard betrachtet werden.

Back-Office

Neben der Buchhaltung umfassen ERP-Systeme oft eine breite Palette anderer Back-Office-Funktionen - von der Gehaltsabrechnung und dem Personal-Management (HR) bis hin zu spezifischen Wartungsvorgängen und der Einhaltung von Vorschriften. Betreffende Module werden auf verschiedene Weise bereitgestellt, zum Beispiel als Standardfunktionen, Add-ons oder auch durch Schnittstellen. So enthalten beispielsweise ERP-Systeme für mittlere und große Unternehmen häufiger ein Modul für Workforce-Management und lassen sich mit Talent-Management-Lösungen zusammenschalten. Ähnlich verhält es sich mit spezifischen Funktionen für die Instandhaltung. Käufer:innen von umfangreicherer ERP-Software können etwa Computerized-Maintenance-Management-Systeme (CMMS) oder Enterprise-Asset-Management-Software (EAM) fast immer nachträglich integrieren.

Logistik

Logistikfunktionen helfen Unternehmen, ihren Bestand an Rohstoffen, Komponenten und Produkten zu verwalten. Hersteller müssen Produktionsmittel, wie beispielsweise Stoffe für Bekleidung oder Teile für die Geräteherstellung, einkaufen, lagern und deren Verwendung optimal organisieren. Weiterhin müssen Unternehmen auch den Versand an Kunden, von Lieferanten und zwischen mehreren Lagern oder Produktionsstätten verfolgen können. Bei all dem und weiteren Logistik-To-dos bieten ERP Systems tatkräftige Unterstützung.

Produktion

Features im Bereich des Produktions-Managements bilden bei vielen ERP-Systems das Herzstück – zumindest für Fertigungsunternehmen. Diese Module berücksichtigen unter anderem Stücklisten, die Materialressourcenplanung (MRP), Master-Production-Schedules (MPS), Work-in-Process (WIP) und die Qualitätskontrolle. Produktionsleiter nutzen die Funktionen, um alle Phasen des Fertigungszyklus zu überwachen, fehlerhafte Produkte zu identifizieren und den Status der Produktionsanlagen sowie des Personals zu verfolgen.

Analytics

Der Analytics-Bereich einer ERP-Software verschafft normalerweise Einblicke und Daten zu allen Prozessen, die mit dem System verwaltet werden. Wenn Unternehmen separate Systeme für CRM oder HR verwenden, ist es häufig angebracht, diese mit dem ERP-System zu verbinden, um Daten übergreifend nutzen zu können. Damit beispielsweise die Nachfrage nach einem Produkt effizient abzuschätzen ist, sind für Einkäufer vielfältige Datentypen, die gegebenenfalls aus verschiedenen Systemen stammen, wie zum Beispiel die Verkaufshistorie aus dem CRM, offene Angebote aus dem Angebots-Management und Versanddetails sowie Retouren der Logistik-Software, überaus nützlich. Werden diese Bereiche direkt im ERP-System berücksichtigt, gestaltet sich die Analyse natürlich umso einfacher.

ERP Schnittstellen

Im Grunde gibt es für alle Abteilungen eines Unternehmens spezifische ERP-Features, dennoch setzen nicht wenige Bereiche auf eigene, spezialisierte Software-Helfer. Insbesondere Vertrieb und Marketing ziehen eigenständige System einem ERP-Modul vor, da diese die jeweiligen Anforderungen oftmals präziser abdecken. Um entsprechende Prozesse dennoch maximal zweckdienlich in das Enterprise-Ressource-Management einbinden zu können, bieten ERP-Systeme im Allgemeinen spezifische Schnittstellen.