Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Die 7 besten Zeiterfassungs-Tools

1. Warum müssen Kleinbetriebe Arbeitszeit erfassen?
2. Wie sieht das aktuelle Zeiterfassungsgesetz 2023 aus?
3. Über welche Wege ist die Zeiterfassung möglich?
4. Welche Funktionen und Vorteile hat eine Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe?
5. Die 7 besten Softwares für Kleinbetriebe
6. Fazit
7. FAQs

Warum müssen Kleinbetriebe Arbeitszeit erfassen?

Wie sieht das aktuelle Zeiterfassungsgesetz 2023 aus?

Über welche Wege ist die Zeiterfassung möglich?

1. Stundenzettel:

2. Elektronische Zeiterfassung:

3. Webbasierte oder mobile Anwendungen:

Welche Funktionen und Vorteile hat eine Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe?

• Arbeitszeiterfassung: Die Software ermöglicht eine automatische und genaue Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen.
• Urlaubsplanung: Die Mitarbeiter*innen können ihre Urlaubsanträge in der Software einreichen. Mithilfe der Software werden die verfügbaren Urlaubstage koordiniert und überwacht.
• Überstundenmanagement: Die Software erfasst und überwacht automatisch Überstunden.
• Projektmanagement: Zuordnung von Arbeitszeiten zu einzelnen Projekten. Das ermöglicht eine genaue Erfassung der Projektzeiten und hilft bei der Ressourcenplanung und der Überwachung des Projektfortschritts.
• Berichterstellung: Die Software generiert detaillierte Berichte über die erfassten Arbeitszeiten und Überstunden. Diese Berichte bieten einen umfassenden Überblick über die Arbeitszeitdaten und können für Abrechnungen, die Lohnbuchhaltung oder die Analyse von Arbeitsmustern verwendet werden.

• Effizienzsteigerung: Die betriebliche Effizienz kann verbessert werden, indem manuelle Arbeitsabläufe reduziert und die Genauigkeit der Zeiterfassung erhöht werden. Das gilt bspw. für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Zeitersparnis: Die automatisierte Arbeitszeiterfassung erspart die manuelle Erfassung.
• Transparenz: Ein klarer Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen hilft, Überstunden oder Fehlzeiten zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen.
• Bessere Planung: Arbeitszeitdaten können genutzt werden, um Aufgaben besser zu verteilen und die Ressourcenplanung zu optimieren.
• Rechtssicherheit: Eine Zeiterfassungssoftware hilft Unternehmen, gesetzliche Vorgaben und Bestimmungen, insbesondere im Bereich der Arbeitszeitregelungen, einzuhalten und mögliche rechtliche Risiken zu minimieren.

Die 7 besten Softwares für Kleinbetriebe

1.  clockin (Kostenlos Testen)

2.  Crewmeister (Kostenlos Testen)

3.  TimeTac (Kostenlos Testen)

6.  ZEP (Kostenlos Testen)

1. clockin

clockin auf OMR Reviews

clockin (Kostenlos Testen) ist eine benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware, die Unternehmen dabei unterstützt, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen genau zu dokumentieren. Die Software kann flexibel an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden und eignet sich sowohl für den Einsatz im Büro als auch im Außendienst. clockin selbst wirbt damit, die einfachste App zu sein, mit der auch nicht-technikaffine Menschen sofort loslegen können. Tatsächlich ist die einfache Handhabung einer der Vorteile, die OMR-Reviewer*innen häufig nennen. 

• Mitarbeiterverwaltung: Digitale Personalakte, Arbeitspläne für Mitarbeiter*innen erstellen.
• Zeiterfassung: Erfassung der Arbeitszeiten über verschiedene Wege wie App, Browser und Zeiterfassungsterminal.

• Export von Stundenzetteln: Stundenzettel der Mitarbeiter*innen als Excel- oder CSV-Datei für die Lohnabrechnung exportieren.
• Projektzeiterfassung: Erfassung der Arbeitszeit nach Projekten, Hinzufügen von Fotos, Skizzen und Notizen zur Projektdokumentation und Teamkommunikation.
• Analyse: Auswertung der erfassten Daten, um Trends und Muster zu erkennen.
• Dashboard: Übersicht für das Management, in der alle mit clockin erfassten Informationen zusammenfließen.
• Schnittstellen: Schnittstellen für eine einfache Rechnungsstellung.

2. Crewmeister

Crewmeister auf OMR Reviews

Crewmeister (Kostenlos Testen) bezeichnet sich als All-Inclusive-Paket, das aus drei Hauptelementen besteht: Zeiterfassung, Schichtplanung und Urlaubsverwaltung. Mit der automatisierten Zeiterfassung ermöglicht Crewmeister eine genaue Aufzeichnung der Arbeitszeiten. Die Aufzeichnung kann über verschiedene Geräte wie Smartphones, Tablets, PCs oder Terminals erfolgen. Die Erfassung funktioniert auch mit GPS-Daten und kann zusätzlich einzelnen Kunden oder Tätigkeiten zugeordnet werden. Mit dem Schichtplaner lässt sich die Auslastung der Mitarbeiter*innen besser steuern, was einen positiven Effekt auf Effizienz und Produktivität hat. Dank Urlaubsplaner können Mitarbeiter*innen Urlaubsanträge schnell und einfach einreichen und genehmigen lassen.

• Zeiterfassung: Automatisierte Zeiterfassung per Smartphone, Tablet oder PC, auch offline sowie Projektzeiterfassung mit GPS-Standorterfassung.
• Schichtplaner: Vereinfachte Personalplanung mit Schichtvorlagen für wiederkehrende Schichten. Mitarbeiter*innen werden automatisch über die ihnen zugeteilten Schichten informiert. Abwesenheiten und Urlaube werden ebenfalls automatisch im Schichtplaner vermerkt.
• Urlaubsplaner: Verwaltung von Urlaubsanträgen und Überwachung des Resturlaubs.
• Lohnabrechnung: Alle Daten für die Lohnabrechnung oder Nachkalkulation einfach exportieren.

3. TimeTac

TimeTac auf OMR Reviews

TimeTac (Kostenlos Testen) ist eine flexible Zeiterfassungssoftware, die sich sowohl für mittlere als auch für große Unternehmen eignet. Sie ermöglicht es den Benutzer*innen, Arbeitszeiten, Projektzeiten, Urlaubs- und Abwesenheitszeiten einfach zu erfassen und zu verwalten. Das cloudbasierte System kann auf allen Geräten genutzt werden, egal ob PC/Mac, Smartphone, Tablet oder Zeiterfassungsterminal. Alle erfassten Daten werden zentral gesammelt. Die Software besteht aus verschiedenen Modulen, die einzeln oder in Kombination genutzt werden können. Jedes Modul wird pro User*in aktiviert und lizenziert.

• Verwaltung verschiedener Arbeitszeitmodelle: Es ist möglich, verschiedene Arbeitszeitmodelle mit Sollstunden, Zuschlagssätzen und Kernzeiten zu definieren und zu verwalten.
• Export in die Lohnabrechnung: Die erfassten Daten können als Excel-, PDF- oder CSV-Datei heruntergeladen werden oder über Schnittstellen/API exportiert werden.
• Live-Statusübersicht: Echtzeit-Übersicht über die Anwesenheit der Mitarbeiter*innen, inklusive Pausen und Tätigkeiten.
• Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten: Arbeitszeiten nach Mitarbeiter*innen, Abteilungen oder Aufgaben filtern und auswerten.
• Projektzeiterfassung: Zeiten speziell für ein Projekt und dessen Aufgaben erfassen und daraus Projektberichte generieren.
• Integration mit anderen Systemen: Zahlreiche Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP, CRM, Projektmanagement und Buchhaltung. Über die TimeTac API können beliebige Anwendungen auf TimeTac zugreifen.
• Personalplanung: Personal tage-, wochen- oder monatsweise planen. In der Planungsansicht sieht man, welche Mitarbeiter*innen an einem bestimmten Tag verfügbar oder abwesend sind.
• Urlaubsverwaltung: Mitarbeiter*innen können Urlaubsanträge einfach online einreichen und Vorgesetzte können diese schnell und einfach genehmigen oder ablehnen.
• Vertretungsregelungen: Mit TimeTac lassen sich Vertretungsregelungen definieren, um sicherzustellen, dass die Arbeit auch während der Abwesenheit von Mitarbeiter*innen problemlos weiterläuft.
  

4. Clockify

Clockify auf OMR Reviews

• Zeiterfassungssystem: Die Zeit kann entweder durch Starten und Stoppen eines Timers während der Arbeit oder durch manuelle Eingabe der Stunden erfasst werden. Die Zeiterfassung kann über den Desktop oder über eine App erfolgen.
• Arbeitszeittabelle: Mit der Arbeitszeittabelle können Benutzer*innen ihre erfassten Arbeitszeiten übersichtlich verwalten und anzeigen.
• Kiosk-Modus: Mit dem Kiosk-Modus kann ein gemeinsames Gerät zum Einstempeln genutzt werden.
• Kalenderintegration: Das Erfassen von Arbeitszeiten wird noch einfacher.
• Apps und Integrationen: Clockify bietet Apps für verschiedene Plattformen und über 80 Integrationen mit anderen Tools und Softwarelösungen, wie bspw. Trello oder Asana.
• Dashboard: Das Dashboard bietet einen Überblick über die erfassten Arbeitszeiten und ermöglicht es, Kennzahlen zu verfolgen.
• Berichte: Erstellung von detaillierten Berichten über die erfassten Arbeitszeiten, die zur Analyse und Abrechnung verwendet werden können.

5. Ordio

Ordio auf OMR Reviews

• Schichtplan: Flexibler und intelligenter Schichtplan, der Mitarbeiter*innen einbezieht und eine transparente Planung für Unternehmen jeder Größe und Branche ermöglicht.
• Personalakte: Zentrale Aufbewahrung aller wichtigen Personaldokumente in einer digitalen Personalakte, einfache Verwaltung von Stammdaten bis zur Lohnbuchhaltung und jederzeit online Zugriff auf Personalinformationen.
• Arbeitszeiterfassung: Mit einer persönlichen App oder einer gemeinsamen Terminal Tablet App können Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeit minutengenau erfassen, entweder durch GPS-Check-In innerhalb eines bestimmten Bereichs oder an einem Terminal mit PIN und Foto-Identitätsnachweis.
• Verfügbarkeit: Zentrale Verwaltung von Abwesenheiten und Abfrage von Verfügbarkeiten. Mitarbeiter*innen reichen ihre Abwesenheiten selbst ein.
• Dokumentenmanagement: Individuell benötigte Dokumente werden nahtlos in die Arbeitsprozesse integriert und automatisierte Abfragezyklen stellen sicher, dass die relevanten Dokumente immer verfügbar sind.
• Warenbestellung: Mitarbeiter*innen können über die App Ordio Supply Waren von verschiedenen Händlern bestellen.
• Checklisten: Aufgaben einfach verwalten und auswerten und direkt mit Schichten verknüpfen.

6. ZEP

ZEP auf OMR Reviews

ZEP (Kostenlos Testen) ist eine Softwarelösung für Arbeitszeiten, Projektzeiten und Projektmanagement. Die Software ist modular aufgebaut und bietet verschiedene Produkte: ZEP Clock für die reine Arbeitszeiterfassung, ZEP Compact für die Projektzeiterfassung und ZEP Professional für die Digitalisierung des operativen Projektgeschäfts. ZEP bietet außerdem flexible Erweiterungen und Zusatzmodule, um individuelle Anforderungen umzusetzen.

• Zeiterfassung: Umfassende und genaue Zeiterfassung mit integrierten Pausenregelungen.
• Export: Exportieren und auswerten von Daten in verschiedenen Dateiformaten wie PDF, Word oder OpenOffice.
• Cloud-Lösung: ZEP ist eine Cloud-basierte Lösung, die ohne Installation auf lokalen Geräten funktioniert.
• Minijob-Zeiterfassung: Erfassung der Arbeitszeiten von geringfügig beschäftigten Mitarbeiter*innen gemäß den Vorgaben des Mindestlohngesetzes, inkl. rechtskonformer Dokumentation.
• Projektzeiterfassung: Projektzeiterfassung mit detaillierter Erfassung, Kennzeichnung von fakturierbaren und nicht-fakturierbaren Zeiten, Einschränkung der Buchung auf bestimmte Projekte und vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten.
• Datenverwaltung: Einfache Verwaltung der Daten von Mitarbeiter*innen sowie Kunden und Kundinnen.
• Projektmanagement: Detaillierte Projektverwaltung und Projektcontrolling mit vielfältigen Möglichkeiten zur Erstellung und zum Export von Berichten.
• Reisekostenabrechnung: Erfassung und Abrechnung von Reisezeiten, Verpflegungsmehraufwand (VMA), Kilometerpauschalen und anderen Belegen, einschließlich der Möglichkeit zur Weiterberechnung von Reisekosten.
• Preismanagement: Verwaltung von Preisgruppen, kunden- und projektspezifischen Preistabellen sowie Erfassung von Belegen für Fremdkosten in der Projektverwaltung.

7. Sawayo

Sawayo auf OMR Reviews

• Zeiterfassung: Gesetzeskonforme Zeiterfassung, kostenlos und flexibel anpassbar. Mitarbeiter*innen können ihre Arbeitszeiten einfach per App, Browser oder Terminal erfassen und revisionssicher archivieren.
• Abwesenheitsmanagement: Effizientes Abwesenheitsmanagement durch schnelle Urlaubsanträge, automatische Urlaubsberechnung und transparente Freigabeprozesse.
• Dokumentenverwaltung: Einfache Verteilung von Dokumenten zur Unterschrift, Statusüberwachung und automatische Benachrichtigungen.
• Lizenzverwaltung: Automatisierte Kontrolle von Lizenzen, Nachweisen und Zertifikaten zur Reduzierung von Haftungsrisiken und Vereinfachung der Verwaltung.
• Compliance-Meldungen: Einfache Einrichtung und rechtssicherer Meldeweg für Compliance-Hinweise.

Fazit

Die Zeiterfassung ist auch für Kleinbetriebe verpflichtend. Obwohl die Form bei weniger als 10 Mitarbeiter*innen frei wählbar ist, bieten Tools einige Vorteile. Durch den Einsatz von Zeiterfassungssoftware wie Factorial (Kostenlos Testen) können Kleinbetriebe ihre Betriebsabläufe optimieren, Zeit sparen, die Transparenz erhöhen, Ressourcen besser planen und Rechtssicherheit gewährleisten. Die Investition ist bei einigen der vorgestellten Tools sehr gering und passt auch in kleine Budgets.

FAQs

Die Kosten für eine digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Es gibt jedoch viele kostengünstige Zeiterfassungslösungen, die auch für kleine Budgets geeignet sind. Einige Tools (Direkt zum Anbieter) bieten kostenlose Basisversionen an, während erweiterte Funktionen in kostenpflichtigen Paketen ab wenigen Euro pro Monat und Nutzer erhältlich sind.