Was sind PIM-Systeme?
E-Commerce-Lösungen und (digitale) Produktkataloge, Informationen zur Zusammensetzung von angebotenen Waren, deren Abmessungen und weitere technische Daten – all das und mehr ist wichtig, um effizient sowie schließlich effektiv Geschäfte (im Netz) zu machen. Wo aber hin mit all diesen Fakten und wie sind sie zweckdienlich zu organisieren? Ein Product-Information-System, zu Deutsch „Produktinformationssystem“ und kurz „PIM“, sammelt entsprechende Daten an zentraler Stelle. Somit erhalten Anwender:innen eine umfassende und dabei gebündelte Übersicht. Gleichzeitig besteht die Chance, die vielen Informationen zielgenau an die richtigen Kanäle zu leiten. Die gesammelten Informationen können unter anderem wichtig für technische, logistische und marketing-spezifische Zwecke sein. Über ein PIM-System lassen sie sich – ganz unabhängig von Medien, Abteilungen, Unternehmen und über unterschiedliche Systeme hinweg – nutzen. Nicht alle diese einzelnen Systemkomponenten, für die betreffende Daten wichtig sind, müssen somit mit eigenen Informationsspeichern bzw. Verwaltungs-Tools agieren – die relevanten Daten werden ausschließlich im PIM-System vorgehalten. Ein PIM-System kann als Multichannel-Tool beschrieben werden, mit dem viele Bereiche des (E-)Commerce zu steuern sind. Beispielsweise bietet eine PIM-Lösung im Marketing und im Management Gelegenheit, alle mit dem Sortiment des jeweiligen Unternehmens zusammenhängende Daten zu durchsuchen und diese auf möglichst vorteilhafte Weise an sämtliche Kanäle zu schicken, die diese Informationen brauchen.
Gute PIM-Systeme bringen unter anderem folgende Features bzw. Vorteile mit:
Sie sammeln und vereinheitlichen Produktinformationen aus verschiedenen Quellen.
PIM-Software identifiziert und korrigiert problematische oder inkonsistente Daten.
Sie lässt Daten und E-Commerce-Geschäftsprozesse teilweise automatisieren.
Sie verfügt über Funktionen zur schnellen Datenfindung und –organisation.
Sie vereinfacht den Prozess der Weiterleitung von Informationen an den Einzelhandel, soziale Medien und andere wichtige Marketing- oder Vertriebskanäle durch spezifische Features.
Das sind beliebte PIM-Systeme
Warum benötigt man ein PIM-System?
Große Mengen an Daten sind Segen und zugleich auch Fluch. Insbesondere in Unternehmen, die sehr viele Waren anbieten, können die entsprechenden Informationen schnell zu einem unübersichtlichen Wirrwarr werden, das ohne Weiteres kaum zu bändigen ist. Nicht selten liegen hunderte von Tabellenblättern mit zig Zeilen und Spalten vor, auf denen tausende Daten kontinuierlich aktualisiert und dann korrekt weitergeleitet werden müssen. Eine besondere Herausforderung können hier bestimmte Events, für die einzelne Daten erforderlich sind, sein: zum Beispiel im Zuge einer Rabattaktion, beim Start der Sommersaison, während des Weihnachtsgeschäfts oder auch beim Launch ganz neuer Produkte. Ein PIM-System bietet eine schlagkräftige Lösung. Es unterstützt Unternehmen dabei, wirklich alle wichtigen Informationen im Zusammenhang mit dem Produktsortiment zentral zu erfassen, zu organisieren, zu bearbeiten und weiterzuverwenden. Der Ansatz eines zentralen Speicher-, Management- und Bearbeitungssystems ist simpel, aber höchst effektiv. Er gewährleistet, selbst bei größten Datenfluten den Überblick zu behalten. Dabei werden praktisch automatisch auch die Teamarbeit verbessert und Silostrukturen aufgebrochen. Durch die zentrale Datenorganisation im PIM-System haben alle Abteilungen oder auch Zweigstellen eines Unternehmens immer den gleichen Zugriff auf die wichtigsten Produktdaten. Das ermöglicht eine nähere Zusammenarbeit und verringert das Risiko von Fehlern.
Was kostet ein PIM-System?
Durch immer größere Datenmengen, zunehmende E-Commerce-Kanäle und nicht zuletzt auch vielfältigere Marketing-Möglichkeiten gewinnen Management-Systeme, die Teile entsprechender Prozesse effizienter gestalten zusehends an Bedeutung. PIM-Systeme müssen in diesem Zusammenhang besonders hohen Anforderungen genügen. Die sachgerechte Konsolidierung, Strukturierung, Anreicherung und weitere Bearbeitung von Produktdaten aus unterschiedlichsten Systemen kann überaus wichtig für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens sein. Die vielen Anforderungen des modernen PIM in einer Software vollumfänglich abzudecken, bedeutet für die Entwickler einen enormen Aufwand. Eine kostenlose Open-Source-Lösung, die alle wichtigen To-dos übernimmt, kann kaum angeboten werden. Zwar werden kleinere Unternehmen mit einer in ihren Möglichkeiten eingeschränkten kostenfreien Software manchmal glücklich, spätestens dann, wenn das Sortiment stärker wächst, sich die Vertriebs- und Marketing-Aktivitäten ausweiten und generell mehr Kunden kaufen, ist in den meisten Fällen der Griff zu einem Enterprise-PIM-System aber unausweichlich. Solche PIM-Tools stehen häufig zunächst kostenlos zum Testen bereit. Ist der Testzeitraum abgelaufen, können sich Interessierte oftmals für unterschiedliche Bundles entscheiden. Die Kosten pro Monat reichen von rund 100 Euro bis hin zu 10.000 Euro. Einige Entwicklerunternehmen bieten ausschließlich individuell oder modular zusammengestellte PIM-Systeme. Damit werden dann normalerweise auch deren Kosten im Einzelfall kalkuliert. Im Allgemeinen ist der Preis eines PIM-Systems von folgenden Faktoren abhängig:
Anzahl der Nutzer:innen
Integrierte Standardmodule bzw. -Features
Schnittstellen und zu bedienende Kanäle
Anzahl der Produkte
Größe des Speicherplatzes
Zusätzliche Funktionen
Komplexität der Anforderungen
Neben sehr unterschiedlichen monatlichen Kosten bei den einzelnen Anbietern sind auch die verschiedenen Mindestvertragslaufzeiten erwähnenswert. Einige Lösungen kommen ganz ohne eine solche Frist aus, andere dagegen setzen bis zu 36 Monate voraus. Zu den Kosten für das PIM-System an sich und zur eventuell einzukalkulierenden Mindestvertragslaufzeit kommt noch der Aufwand für die Implementierung. Viele Anbieter von PIM-Software stellen einen Implementierungs-Service bereit. Die Kosten variieren auch hier stark. Dabei ist nicht selten der Projektumfang bzw. die Systemarchitektur, in welche das Programm integriert werden muss, entscheidend für die tatsächlich anfallenden Kosten der Anbindung. Eine Implementierung kann durchaus mit 10.000 Euro und mehr zu Buche schlagen.
Wer verwendet PIM-Systeme typischerweise?
Produkt-Management: Produkt-Manager verwenden PIM-Systeme, um Produkte sowie Produktkategorien zu definieren und zu tracken. PIM-Software hilft auch bei der Verwaltung der Beziehungen zwischen Produkten. Zum Beispiel können einige Produkte zusammen als Kits verkauft werden, während ähnliche Artikel andere Produkte ersetzen können.
Marketing: Die Marketing-Abteilung eines Unternehmens kann PIM-Software verwenden, um gedruckte oder Online-Kataloge zu erstellen. Marketing-Teams benötigen außerdem Produktinformationen, um Online-Marketing, Werbekampagnen oder auch Broschüren zu erstellen. Diese beziehen sie aus dem System.
E-Commerce: E-Commerce-Manager benötigen PIM-Tools, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Produkte mit den richtigen Eigenschaften online verfügbar machen. PIM hilft Unternehmen auch dabei, ihre E-Commerce-Shops bei Änderungen an ihren Produkten zu aktualisieren.
Produktionsunternehmen: Betriebe mit Direktvertrieb nutzen PIM-Systeme, um ihre Produkte über mehrere Kanäle zu verkaufen, zum Beispiel über die Website, einen Onlineshop, Online-Marktplätze, wie Amazon und eBay, oder auch soziale Netzwerke. Hersteller können PIM ebenfalls verwenden, um Produktinformationen an andere Systeme, wie ERP oder PLM, zu übertragen und dort weiter zu verwerten.
Welche Arten von PIM-Systemen gibt es grundsätzlich?
Die meisten PIM-Systeme werden als proprietäre Software angeboten. Hier haben Anwender:innen kaum Gelegenheit, individuelle Anpassungen abseits der Standardoptionen vorzunehmen. Einige Entwickler stellen ihre Lösungen auf Open-Source-Basis bereit. Open-Source-Anbieter haben häufig eine Community-Edition im Programm, die kostenlos zur Verfügung steht und ein guter Ausgangspunkt für Unternehmen ist, die vielleicht keine großen Investitionen in diese Art von Software tätigen können. Die großen Nachteile von PIM-Community-Softwares sind, dass Nutzer:innen die Implementierung und Wartung selbst übernehmen müssen und dass die Lösungen manchmal on-premise geliefert wird. Letzteres bedeutet, dass sie heruntergeladen und auf einem eigens verwalteten Server installiert werden müssen. Aus funktionaler Sicht konzentrieren sich einige Entwickler nur auf PIM, während andere zusätzlich verwandte Module oder Lösungen, wie beispielsweise Digital-Asset-Management-Software, anbieten. Es gibt auch Anbieter von Business-Intelligence-Tools und Daten-Management-Software, die ihre Lösungen anpassen, um mit PIM-Anbietern zu konkurrieren.
Welche typischen Funktionen bringt eine PIM-Software mit?
Die folgenden Funktionen haben PIM-Tools häufig an Bord:
Sie bieten Features, um Produktinformationen aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren - einschließlich aller Arten von Datenbanken, Software, wie ERP oder E-Commerce, und Dokumenten, wie Tabellen.
Sie bieten anpassbare Workflows und Prozesse, die festlegen, welche Benutzer Produktinformationen veröffentlichen oder aktualisieren können und welche Benutzer Änderungen genehmigen dürfen.
PIM-Systeme haben Filter und Suchoptionen, die es Anwendern:innen ermöglichen, Produkte anhand von Kriterien, wie physischen Eigenschaften (Größe, Farbe oder Gewicht), Preis, Name oder Beschreibung, schnell zu finden.
Sie ermöglichen, Massenaktualisierungen an Produktinformationen vorzunehmen - zum Beispiel sollte die Änderung der Beschreibung für alle Produkte in einer Kategorie in einem Arbeitsgang erfolgen können, anstatt jedes einzelne Produkt ändern zu müssen.
Sie lassen die Verwaltung verschiedener Arten von Inhalten über Produkte, wie PDFs, Bilder oder Videos, zu.
Für manche Anforderungen können zudem die folgenden Funktionen von großem Nutzen sein:
Die Möglichkeit, Partnern:innen, wie Händlern:innen und Distributoren, den Zugriff auf die PIM-Lösung zu verschaffen und Produktinformationen auf deren Websites oder Onlineshops zu nutzen.
Die Option einer spezifischen Verwaltung von Produktinformationen, um deren Veröffentlichung auf Marktplatz-Plattformen, wie Amazon oder eBay, zu erleichtern.
Data-Governance und Master-Data-Management, die großen Unternehmen helfen können, riesige Mengen an Produktinformationen und Inhalten besser zu verwalten.
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