Die 8 besten CRM-Systeme für kleine Unternehmen und Start-ups

1. Was ist CRM für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Start-ups?
2. Was sind die wichtigsten Funktionen eines CRM-Systems für KMU und Start-ups?
3. Expert*innen helfen dir bei der Auswahl einer CRM-Software
4. Das sind die Top 8 CRM-Softwares für kleine und mittlere Unternehmen
5. 1. weclapp
6. 2. HubSpot Sales Hub
7. 3. CentralStationCRM
8. 4. cobra CRM
9. 5. Salesforce Sales Cloud
10. 6. Pipedrive
11. 7. Skalieren.ai
12. 8. TecArt CRM

Hast du ein Start-up oder arbeitest du in einem kleinen Unternehmen und bist auf der Suche nach dem besten CRM-System für deine Bedürfnisse und dein Budget? Dann bist du hier genau richtig! Wir stellen dir die zehn besten (und bestbewerteten) CRM-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen und Start-ups im Vertrieb und Marketing vor und erklären dir, worauf du bei der Software-Auswahl achten solltest.

Was ist CRM für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Start-ups?

Ein CRM-System ist eine Software, die dir als Unternehmen beim Customer Relationship Management (CRM), auch Kundenbeziehungsmanagement genannt, unterstützt. CRM-Tools für Kleinunternehmen und Start-ups sind speziell auf die Bedürfnisse von Betrieben mit einer geringen Mitarbeiterzahl ausgerichtet und helfen dir bei der Kommunikation mit deinen Kund*innen und Kunden sowie Leads. Sie bieten dir ähnliche Vorteile wie CRM-Systeme, die bei großen Unternehmen und Konzernen eingesetzt werden, sind aber in der Regel deutlich günstiger.
Wenn du ganz genau wissen möchtest, was Customer Relationship Management (CRM) ist, dann schau doch im passenden OMR-Glossar-Beitrag vorbei.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines CRM-Systems für KMU und Start-ups?

Generell lässt sich das gar nicht so leicht sagen. Das liegt daran, dass jedes Unternehmen eigene Anforderungen ans Customer-Relationship-Management (CRM) hat. Deswegen geht es darum, das CRM-System wie Hublify Commerce Plattform (Jetzt mehr erfahren) auszuwählen, welches genau die Funktionen, Schnittstellen und Integrationen bietet, die du benötigst. Ein Vergleich der Softwares und des Funktionsumfangs dieser lohnt sich daher auf jeden Fall. Zudem ist es hilfreich, Bewertungen und Erfahrungen anderer Nutzer*innen in deine Entscheidung mit einfließen zu lassen.
Hier hilft dir unsere Plattform OMR Reviews weiter, auf der du verifizierte Bewertungen und Reviews zu CRM-Softwares findest. Mit den praktischen Filteroptionen kannst du zudem nach CRM-Software für Kleinunternehmen und nach den bestbewerteten CRM-Systemen filtern.

Zu den wichtigsten Eigenschaften und Vorteilen von CRM-Software für Kleinunternehmen (KMU) gehören:

• Niedriger Preis des CRM-Systems: Oftmals sind Marketing-Budgets bei kleinen und mittleren Unternehmen begrenzt. Deshalb ist es wichtig, dass CRM-Softwares möglichst kostengünstig eingerichtet und betrieben werden können.

• Umfang des CRM-Systems an deine Unternehmensbedürfnisse und -größe anpassbar: Da KMUs und Start-ups häufig schnell wachsen, sollte die CRM-Software mit dem Wachstum mithalten können. Daher ist es extrem wichtig, dass sich das CRM-System an die Anforderungen und Größe deines wachsenden Unternehmens anpassen kann.

• Leicht zu verstehen: Zu günstigen CRM-Softwares gibt es oftmals keine Schulungen durch Mitarbeiter*innen des CRM-System-Anbieters. Deshalb ist es essentiell, dass die Software leicht zu verstehen und bedienen ist. Bestenfalls sollten auch viele kostenlose Online-Lernressourcen zur Verfügung stehen.

• Zentralisierte Organisation von Kundendaten für optimale Zusammenarbeit: Die zentrale Sammlung und Organisation von Kundendaten sollte durch das CRM-System gewährleistet sein, sodass direkt zu Beginn eine gute Datengrundlage für schnell wachsende KMUs geschaffen wird.

• Einfache Integration mit anderen Tools aus dem Tech-Stack deines Unternehmens durch Schnittstellen: Der Tech-Stack deines Unternehmens umfasst die Softwares, die du bereits nutzt. Optimalerweise verfügt das CRM-System über Schnittstellen zu diesen Tools, sodass eine einfache Anbindung gewährleistet ist.

• Cloudbasierte CRM-Software ohne IT-Ressourcen-Bedarf: Insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen stehen oft begrenzte IT-Ressourcen zur Verfügung. Deshalb ist es von Vorteil, auf eine cloudbasierte SaaS-CRM-Lösung zurückzugreifen, da diese auch gewährleistet, mit dem Unternehmen mitwachsen zu können.

• CRM-System mit Kontaktverwaltung, E-Mail-Versand und -Nachverfolgung, Lead-Erfassung, Kundenservice-Modul, Report-Funktion und Automatisierung von Workflows: Ein CRM-System sollte über möglichst viele Funktionen verfügen oder um diese erweiterbar sein. Selbst wenn noch nicht alle Funktionen zu Beginn benötigt werden, können sie später bei Bedarf einfach benutzt oder hinzugebucht werden.

• Automatisierte Kommunikation für eine maximale Ressourcennutzung: Ein gutes CRM-System bietet die Möglichkeit, die Kommunikation, wie E-Mails, zu automatisieren. Das bietet den Vorteil, dass diese Automatisierungen nur einmalig angelegt werden müssen und dann automatisch E-Mails bei bestimmten Events (z.B. bei einer Handlung auf deiner Website) ausgelöst werden. Das ist insbesondere für KMUs mit kleinen Teams wichtig, da die Mitarbeiter*innen sich dadurch auf andere Aufgaben konzentrieren können.

• Datenanalysen und Segmentierung zur gezielten Ansprache von Kund*innen: CRM-Softwares, die umfangreiche Funktionen zur Datenanalyse und Segmentierung besitzen, ermöglichen es, die Zielgruppen besser zu verstehen und diese gezielter anzusprechen.

• Umsatz-Reporting im Marketing und Vertrieb für besseren Überblick: Da der Umsatz oft eine der wichtigsten Kennzahlen (KPIs) im Marketing und Vertrieb ist, ist ein ausführliches Umsatz-Reporting im CRM-System unverzichtbar.

• Verbesserung des Kundenservices zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und -treue: Durch gezieltes Customer-Relationship-Management (CRM) mit einer dafür vorgesehenen Software kann die Kommunikation mit Leads und Kund*innen verbessert werden. Dies trägt wiederum zu einer Steigerung der Zufriedenheit bei.

Expert*innen helfen dir bei der Auswahl einer CRM-Software

Der Gründer und Managing Director der Agentur Finc3, Björn Sjut, ist unser Experte für CRM-Systeme. Er gibt dir im OMR Reviews Briefing hilfreiche Tipps zur Entscheidung für eine CRM-Software: „Die wichtigste Frage bei der Auswahl von CRM- und Marketing-Automation-Systemen ist: Wer (Team) soll mit welchen Nutzer*innen/Kundensegmenten über welche Kanäle mit welchen Zielen interagieren/kommunizieren – und wodurch wird das getriggert und wie müssen wir reporten? Wenn du diese Fragen beantwortest, etwa in einer Mindmap, dann zwingst du dich dazu, zunächst die Use Cases für das CRM-System zu erarbeiten und kannst danach dir unterschiedliche Software-Lösungen anschauen und schlanke Prototypen bauen.“

Wenn du mehr Tipps von Björn und weiteren Expert*innen erhalten möchtest, kannst du das OMR CRM-Briefing kostenlos downloaden.

Das sind die Top 8 CRM-Softwares für kleine und mittlere Unternehmen

Das sind die zehn beliebtesten CRM-Systeme für kleine Unternehmen und Start-ups, basierend auf verifizierten Bewertungen und Erfahrungen aus der OMR-Community:

Was die einzelnen CRM-Softwares auszeichnet und warum sie sich besonders für kleine Unternehmen eignen, erzählen wir dir nun.

Ein Tool nicht gefunden, das dir wichtig ist? Schreib uns gerne, welches Tool wir hinzufügen sollten! Unsere Redaktion nimmt deine Anregungen gerne auf.

1. weclapp

weclapp auf OMR Reviews

weclapp ist eine cloudbasierte ERP-Software, die besonders auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten ist. Mit Modulen für CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projektmanagement hilft dir weclapp dabei, deine Geschäftsprozesse zentral und effizient zu steuern – ganz ohne Medienbrüche oder Insellösungen. Im Vergleich zu anderen ERP-Systemen punktet weclapp mit einer besonders intuitiven Benutzeroberfläche, schnellen Einrichtung und einem modularen Aufbau, der mit deinem Unternehmen mitwächst. Besonders attraktiv ist das Tool für Teams, die ihre Prozesse digitalisieren wollen, ohne sich gleich in komplexe On-Premise-Systeme einarbeiten zu müssen.

Weitere Funktionen von weclapp

• Zentrale Kundenverwaltung (CRM)

• Integrierte Warenwirtschaft mit Lagerverwaltung

• Automatisierte Angebotserstellung und Fakturierung

• Buchhaltung inklusive DATEV-Export

• Projektmanagement mit Aufgabenverfolgung und Zeiterfassung

• Unterstützung von Multichannel-Vertrieb und E-Commerce

• Teamkalender und E-Mail-Integration

• DSGVO-konforme Cloud-Infrastruktur (Serverstandort Deutschland)

weclapp Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von weclapp sowie der weclapp-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete Tool entscheiden.

2. HubSpot Sales Hub

HubSpot Sales Hub auf OMR Reviews

HubSpot Sales Hub ist ein leistungsstarkes Vertriebstool, das dir hilft, Leads effizient zu verwalten, Verkaufsprozesse zu automatisieren und Kund*innenbeziehungen gezielt auszubauen. Es ist Teil der umfassenden HubSpot-Plattform und lässt sich nahtlos mit dem Marketing-, CMS- und Service-Hub kombinieren. Besonders im Vergleich zu klassischen CRM-Systemen liegt der Fokus hier auf Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und klaren Vertriebs-Pipelines. HubSpot Sales Hub (Kostenlos Testen) eignet sich ideal für wachsende Teams, die ihren Vertrieb skalieren und gleichzeitig manuelle Aufgaben reduzieren wollen.

Weitere Funktionen von HubSpot Sales Hub

• Visuelle Deal-Pipeline mit Drag-and-Drop-Funktion

• E-Mail-Tracking und Vorlagen für den Vertrieb

• Automatisierte Follow-up-Sequenzen

• Lead-Scoring und Kontaktmanagement

• Meeting-Planer mit Kalenderintegration

• Live-Chat und Conversational Bots

• Angebots- und Vertragsmanagement

• Integration mit über 1.000 Tools (z. B. Gmail, Outlook, Slack)

HubSpot Sales Hub Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von HubSpot Sales Hub sowie der HubSpot Sales Hub-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete Tool entscheiden.

3. CentralStationCRM

CentralStationCRM auf OMR Reviews

CentralStationCRM ist ein webbasiertes CRM-System, das speziell für kleine Unternehmen, Selbstständige und Organisationen entwickelt wurde. Im Gegensatz zu komplexen Enterprise-Lösungen setzt das Tool auf maximale Übersichtlichkeit und einfache Bedienung – ganz ohne Schulungsaufwand. Es unterstützt dich dabei, Kontakte zentral zu verwalten, Vertriebschancen im Blick zu behalten und dein Team effizient im Kund*innenmanagement zu koordinieren. Besonders geeignet ist CentralStationCRM für Teams, die ein unkompliziertes, DSGVO-konformes CRM suchen, das sofort einsatzbereit ist und auf das Wesentliche fokussiert bleibt.

Weitere Funktionen von CentralStationCRM

• Zentrale Kontakt- und Kundenverwaltung

• Aufgaben- und Notizfunktionen für Teamarbeit

• Vertriebschancen und Deal-Pipeline

• E-Mail-Integration mit Verlaufshistorie

• Kalendersynchronisation (z. B. mit Google Calendar)

• DSGVO-konforme Datenhaltung auf deutschen Servern

• Rechte- und Rollensystem für Teammitglieder

• Mobile Nutzung über responsive Web-App

CentralStationCRM Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von CentralStationCRM sowie der CentralStationCRM-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.

4. cobra CRM

Cobra CRM auf OMR Reviews

cobra CRM ist eine etablierte CRM-Software „Made in Germany“, die vor allem auf mittelständische Unternehmen zugeschnitten ist. Sie unterstützt dich dabei, Kund*innenbeziehungen strukturiert zu pflegen, Vertriebsprozesse effizient zu steuern und Marketingaktivitäten zielgerichtet umzusetzen. cobra legt den Fokus auf hohe Anpassbarkeit, Datenschutzkonformität und Integration in bestehende IT-Infrastrukturen wie Outlook oder ERP-Systeme. Im Vergleich zu vielen cloudbasierten Tools bietet cobra auch On-Premise-Lösungen und ist besonders interessant für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen oder komplexen Vertriebsstrukturen.

Weitere Funktionen von cobra CRM

• Zentrale Kontakt- und Adressverwaltung

• Vertriebssteuerung mit Opportunity-Management

• Zielgruppenbildung für personalisiertes Marketing

• E-Mail-Kampagnen mit Erfolgsauswertung

• Dokumentenmanagement und Serienbrieffunktion

• Integration mit Outlook, Microsoft 365 und ERP-Systemen

• Individuelle Reports und Dashboards

• DSGVO-Compliance und Hosting in Deutschland oder lokal

cobra CRM Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von cobra CRM sowie der cobra CRM-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete CRM-Tool für dein Unternehmen entscheiden.

5. Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloud auf OMR Reviews

Salesforce Sales Cloud ist eines der weltweit führenden CRM-Systeme und bietet eine umfassende Plattform zur Digitalisierung und Automatisierung deiner Vertriebsprozesse. Das Tool richtet sich vor allem an mittlere und große Unternehmen, die ihren Vertrieb datengetrieben, effizient und skalierbar aufstellen möchten. Mit flexiblen Anpassungsmöglichkeiten, KI-gestützter Prognosefunktion und einer riesigen Auswahl an Integrationen hebt sich Salesforce deutlich von anderen Lösungen ab. Besonders stark ist die Sales Cloud im Bereich Enterprise Sales, internationaler Teams und bei Unternehmen mit komplexen Sales-Prozessen.

Weitere Funktionen von Salesforce Sales Cloud

• Lead- und Opportunity-Management mit KI-Unterstützung (Salesforce Einstein)

• Automatisierte Workflows und Vertriebsprozesse

• Individuell anpassbare Dashboards und Berichte

• Angebots- und Vertragsmanagement

• E-Mail-Integration und Aktivitäts-Tracking

• Forecasting-Tools und Umsatzprognosen

• Mobile App für den Außendienst

• Integration mit über 3.000 Tools über den AppExchange-Marktplatz

Salesforce Sales Cloud Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von Salesforce Sales Cloud sowie der Salesforce Sales Cloud-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete CRM-Tool für dein Unternehmen entscheiden.

6. Pipedrive

Pipedrive auf OMR Reviews

Pipedrive ist ein intuitives CRM- und Sales-Tool, das speziell für Vertriebsteams entwickelt wurde, die Wert auf Übersichtlichkeit und Effizienz legen. Die Software hilft dir dabei, Leads zu verwalten, Verkaufschancen visuell darzustellen und den Fortschritt jeder Opportunity im Blick zu behalten. Im Vergleich zu komplexeren CRM-Systemen punktet Pipedrive vor allem durch seine einfache Bedienung, schnelle Einrichtung und klare Fokussierung auf den Verkaufsprozess. Besonders für kleine und mittlere Teams, die ihren Vertrieb strukturiert und datengestützt aufbauen möchten, ist Pipedrive eine passende Lösung.

Weitere Funktionen von Pipedrive

• Visuelle Deal-Pipeline mit Drag-and-Drop-Logik

• E-Mail-Integration inkl. Vorlagen und Tracking

• Automatisierungen für Aufgaben und Follow-ups

• Lead- und Kontaktmanagement

• Aktivitäten- und Terminverfolgung

• Umsatzprognosen und Berichte

• Mobile App für Android und iOS

• Integration mit über 400 Tools (z. B. Zoom, Slack, Mailchimp)

Pipedrive Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von Pipedrive (Kostenlos Testen) sowie der Pipedrive-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete CRM-Tool für dein Unternehmen entscheiden.

7. Skalieren.ai

Skalieren.ai auf OMR Reviews

skalieren.ai ist eine smarte Softwarelösung für die automatisierte B2B-Leadgenerierung. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz unterstützt dich das Tool dabei, relevante Zielgruppen zu identifizieren, personalisierte Kontaktanfragen zu erstellen und deine Vertriebsprozesse effizient zu skalieren. Im Vergleich zu klassischen CRM- oder Outreach-Tools liegt der Fokus bei skalieren.ai auf Automatisierung und datengetriebener Segmentierung, vor allem über LinkedIn und E-Mail. Besonders für Startups, Agenturen und wachsende B2B-Vertriebsteams bietet die Software eine effektive Möglichkeit, mit minimalem manuellen Aufwand hochwertige Leads zu generieren.

Weitere Funktionen von skalieren.ai

• Automatisierte LinkedIn-Outreach-Kampagnen

• KI-basierte Zielgruppenerkennung und -ansprache

• Vorlagen für personalisierte Nachrichten

• Lead-Scoring und Conversion-Tracking

• CRM-Integration (z. B. mit HubSpot oder Pipedrive)

• Terminbuchungsfunktion via Kalenderintegration

• Analyse-Dashboard mit Performance KPIs

• DSGVO-konforme Datenverarbeitung

skalieren.ai Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von skalieren.ai sowie der skalieren.ai-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete Tool zur automatisierten Leadgenerierung entscheiden.

8. TecArt CRM

TecArt CRM auf OMR Reviews

TecArt CRM ist eine modulare CRM-Lösung aus Deutschland, die sich besonders an mittelständische Unternehmen richtet, die ihre Kundenprozesse individuell gestalten und gleichzeitig datenschutzkonform umsetzen möchten. Die Software ist sowohl als Cloud-Variante als auch On-Premise verfügbar und bietet dir umfangreiche Funktionen für Vertrieb, Service und Kommunikation – alles zentral gebündelt. Im Vergleich zu vielen Standardlösungen überzeugt TecArt durch seine hohe Anpassbarkeit, Mehrmandantenfähigkeit und tiefe Integration in bestehende IT-Landschaften. Besonders geeignet ist das Tool für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen und mehreren Standorten.

Weitere Funktionen von TecArt CRM

• Kontakt- und Kundenverwaltung mit Historienfunktion

• Angebots- und Auftragsverwaltung

• Ticketsystem für Kundenservice und Support

• Termin- und Aufgabenmanagement

• E-Mail- und Telefonintegration

• Rollen- und Rechtemanagement

• Individuelle Felder, Ansichten und Workflows

• Hosting in zertifizierten deutschen Rechenzentren oder lokal

TecArt CRM Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von TecArt CRM sowie der TecArt CRM-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete CRM-Tool für dein Unternehmen entscheiden.