Die 6 besten CRM-Systeme für kleine Unternehmen und Start-ups

I'm a closer. I close deals.

Ihr habt ein Start-up oder arbeitet in einem kleinen Unternehmen und seid auf der Suche nach dem besten CRM-System für Eure Bedürfnisse und Euer Budget? Dann seid Ihr hier genau richtig! Wir stellen Euch die sechs besten (und bestbewerteten) CRM-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen im Vertrieb, Marketing vor und erklären Euch, worauf Ihr bei der Software-Auswahl achten solltet.

Was ist CRM für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)?

Ein CRM ist eine Software, die Unternehmen beim Customer Relationship Management (CRM), auch Kundenbeziehungsmanagement genannt, unterstützt. CRM Tools für Kleinunternehmen sind auf die Bedürfnisse von Betrieben mit einer geringen Mitarbeiterzahl ausgerichtet und unterstützen diese bei der Kommunikation mit Kundinnen und Kunden sowie Leads. Sie bieten Euch somit ähnliche Vorteile wie CRM-Systeme, die bei großen Unternehmen und Konzernen zum Einsatz kommen, sind aber in der Regel deutlich günstiger.

Wenn Ihr ganz genau wissen möchtet, was Customer Relationship Management (CRM) ist, dann schaut doch in unserem Blog-Beitrag zum Thema CRM vorbei.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines CRM-Systems für kleine und mittlere Unternehmen?

Generell lässt sich das gar nicht so leicht sagen! Das liegt daran, dass jedes Unternehmen eigene Anforderungen an ein CRM hat. Deswegen geht es darum das CRM-System auszuwählen, das genau die Funktionen, Schnittstellen und Integrationen bietet, die Ihr benötigt. Ein Vergleich der Softwares und des Funktionsumfangs dieser lohnt sich daher auf jeden Fall. Zudem ist es hilfreich Bewertungen und Erfahrungen anderer Nutzer*innen in Eure Entscheidung mit einfließen zu lassen. Hier hilft Euch unsere Plattform OMR Reviews weiter, auf der Ihr verifizierte Bewertungen und Reviews zu CRM-Software findet. Mit den praktischen Filteroptionen könnt Ihr zudem nach Software für Kleinunternehmen und nach den bestbewerteten CRMs filtern.

Zu den wichtigsten Eigenschaften und Vorteilen von CRM-Software für Kleinunternehmen (KMU) gehören:

  • Niedriger Preis des CRM
  • Umfang des CRM an Eure Unternehmensbedürfnisse und -größe anpassbar
  • Leicht zu verstehen
  • Zentralisierte Organisation von Kundendaten für optimale Zusammenarbeit
  • Automatisierte Kommunikation für eine maximale Ressourcennutzung
  • Datenanalysen und Segmentierung zur gezielten Ansprache von Kundinnen und Kunden
  • Umsatzreporting im Marketing und Vertrieb für besseren Überblick
  • Verbesserung des Kundenservices zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und -treue
  • Einfache Integration mit anderen Tools aus dem Tech-Stack Eures Unternehmens durch Schnittstellen
  • Cloudbasierte CRM-Software ohne IT-Ressourcen-Bedarf
  • CRM-System mit Kontaktverwaltung, E-Mail-Versand und -Nachverfolgung, Lead-Erfassung, Kundenservice-Modul, Report-Funktion und Automatisierung von Workflows

Das sind die Top 6 CRM-Softwares für kleine Unternehmen:

Das sind die sechs beliebtesten CRM-Systeme für kleine Unternehmen und Start-ups basierend auf verifizierten Bewertungen und Erfahrungen aus der OMR-Community:

  1. Salesforce CRM
  2. HubSpot CRM
  3. pipedrive
  4. CentralStationCRM
  5. Zoho CRM
  6. Microsoft Dynamics 365

Was die einzelnen CRM-Softwares auszeichnet und warum sie sich besonders für kleine Unternehmen eignen, erzählen wir Euch nun.

1. Salesforce CRM

Salesforce CRM CRM-System für kleine und mittlere Unternehmen mit Bewertung und Screenshot

Salesforce bietet mit Salesforce Essentials eine All-In-One-CRM-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) in den Bereichen Marketing, Service und Vertrieb an. Dafür könnt Ihr flexibel ein oder mehrere Module aus der Salesforce Cloud hinzubuchen, nämlich die Marketing Cloud, die Service Cloud und die Vertriebscloud. Dadurch könnt Ihr das System an Eure Bedürfnisse und Mitarbeiterzahl anpassen und bei Bedarf auch upgraden. Da auch mittelständische Unternehmen und Konzerne auf Salesforce CRM zurückgreifen, kann dieses CRM mit Euch mitwachsen.

Als cloudbasiertes System benötigt Salesforce CRM zudem kaum IT-Ressourcen, was bei wachsenden Unternehmen hilfreich ist, da das CRM skaliert werden kann. Praktisch ist auch die Bereitstellung des Programms als App für Tablets und Smartphones. So habt Ihr immer Zugriff auf die Cloud – egal wo Ihr gerade seid.

Mit der Sales Cloud könnt Ihr Euer Vertriebsteam mit Marketing, Service, Commerce und anderen Bereichen verknüpfen. Außerdem bietet sie Euch umfangreiche Analytics-Funktionen, die übersichtlich aufbereitet werden und Euch dabei helfen Erkenntnisse zu gewinnen und Prognosen zu treffen. Dadurch könnt Ihr mit der Salesforce CRM-Software Eure Kundinnen und Kunden zur richtigen Zeit und am richtigen Ort überzeugen und Eure Beziehungen zu ihnen verbessern. Weitere Tools zur Prognose, zum Lead-Management sowie zur Preisgestaltung und Angebotserstellung erleichtern es, Euch effektiv und schnell Aufträge abzuschließen. Durch die im CRM enthaltenen Onboarding- und Fortbildungs-Tools könnt Ihr neue Teammitglieder schnell einarbeiten und Euer Team weiterentwickeln.

Die Salesforce Marketing Cloud ermöglicht Euch mit dem Journey Builder personalisierte Customer Journeys zu bauen, die alle Kanäle Eures Unternehmens wie E-Mail, Mobile Apps, Ads und Webseitennutzung einbeziehen. So könnt Ihr jeden Touchpoint nachvollziehen. Darauf basierend könnt Ihr zum Beispiel personalisierte E-Mail-Marketing-Kampagnen erstellen, Mobile Marketing mithilfe von Push-, SMS- und Gruppennachrichten betreiben und automatisieren. Außerdem könnt Ihr mithilfe des Salesforce CRM auf Kanäle wie Facebook Messenger, Instagram und YouTube zugreifen, um auf Kundenanfragen und -bedürfnisse in Echzeit reagieren zu können. Im Advertising Studio könnt Ihr wirksame Werbekampagnen für Euer Unternehmen planen und umsetzen. Weitere Apps wie Salesforce Pardot geben Euch die Möglichkeit alle Marketing und Vertriebsprozesse an einem Ort zu bündeln.

Die Service Cloud gibt Euch einen detaillierten Überblick über alle Kundinnen und Kunden und hilft Euch dabei, gezielt auf Ihre Bedürfnisse zu reagieren. Ihr könnt außerdem Self-Service-Optionen oder einen Live-Chat auf Eure Webseite einbinden. Den personalisierten Support könnt Ihr aber zusätzlich in anderen digitalen Kanälen wie Messengern und sozialen Netzwerken fortführen.

Salesforce CRM Preis

Für die Service sowie die Sales Cloud werden für jedes Modul 25 Euro pro Benutzer*in pro Monat bei jährlicher Zahlung fällig. Dieses Angebot gilt für Unternehmen mit bis zu 10 Benutzer*innen. Für die Marketing Cloud bietet Salesforce unternehmensspezifische Kostenmodelle an.

Salesforce Alternative

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Salesforce Alternativen und könnt Euch relevante und verifizierte Bewertungen zu diesen durchlesen.


2. HubSpot CRM

HubSpot Sales Hub CRM-System für kleine und mittlere Unternehmen mit Bewertung und Screenshot
Ähnlich wie Salesforce bietet auch HubSpot ein CRM-System für kleine Unternehmen und Start-Ups an. Auch hier habt Ihr die Möglichkeit mehrere Module zusammenzustellen: Dazu zählen der HubSpot Marketing Hub, der Sales Hub sowie der Service Hub. Außerdem verfügbar ist auch ein CMS, also ein Content-Management-System Hub.

Hubspot CRM zeichnet sich durch seine intuitive Benutzeroberfläche und simple Bedienung aus. Zudem sind in der CRM-Software viele Bereiche automatisiert, wodurch manueller Aufwand entfällt: Dazu gehören E-Mails, Anrufe und Daten, die automatisch erfasst und verwaltet werden. Das ist insbesondere in kleinen Unternehmen und Start-ups hilfreich, weil dies bei begrenzter Mitarbeiterzahl Ressourcen für den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen freihält.

Daten werden übersichtlich und strukturiert in der Hubspot Pipeline festgehalten. So gelingt es Euch, mit Hubspot sämtliche Daten auf einen Blick zu sehen. Vielversprechende Leads, die am stärksten mit Eurer Webseite und Euren Inhalten interagieren, identifiziert Ihr mithilfe von Hubspot schnell. Dadurch könnt Ihr diese besonders spannenden Interessent*innen gezielt angehen. Zusätzlich bietet HubSpot Euch viele E-Mail-Vorlagen für die verschiedenen Phasen der Customer-Journey an. Diese lassen sich einfach an Eure Bedürfnisse anpassen. Das spart Euch viel Zeit und ermöglicht die persönliche Ansprache.

Auch eine Anbindung an Social Media ist in der CRM-Software vorhanden, was den Kontakt zu Kundinnen und Kunden zentralisiert und schnelle Antwortzeiten ermöglicht. Des Weiteren bietet Hubspot auch eine Live-Chat-Funktion, mit der Ihr auf Anfragen Eurer Nutzer*innen reagieren könnt. Auch ein Blog sowie E-Mail und Werbeanzeigen-Tracking gehören zur HubSpot Plattform.

Als cloudbasiertes System bietet HubSpot diesbezüglich ähnliche Vorteile wie Salesforce. Ein einfache Anbindung an E-Mail-Clients wie Outlook, G-Mail oder andere Software beispielsweise von Salesforce ist durch bereitgestellte Schnittstellen einfach möglich.

HubSpot CRM Preis

Die HubSpot Tools können kostenlos genutzt werden. Es entstehen aber ab einer bestimmten Nutzeranzahl beziehungsweise Menge an Kontakten Kosten. Für das Marketing Hub Starter fallen Kosten in Höhe von 41 Euro pro Monat für 1000 Marketingkontakte an. Für Sales Hub Starter sowie das Service Hub Starter berechnet Hubspot für bis zu vier User*innen 41€ pro Monat bei jährlicher Zahlung. Zudem gibt es die Starter Suite, die HubSpot CRM sowie die Tools Marketing Hub Starter, Sales Hub Starter und Service Hub Starter beinhaltet, für 46€ pro Monat.

HubSpot Alternative

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der HubSpot Alternativen und könnt Euch relevante und verifizierte Bewertungen zu diesen durchlesen.


 3. pipedrive

pipedrive CRM-System für kleine und mittlere Unternehmen mit Bewertung und Screenshot
Der Anbieter pipedrive bietet eine cloudbasierte CRM-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen an, welche auf den Vertrieb zugeschnitten ist.

Ein starker Fokus der CRM-Software liegt dabei auf der Sales-Pipeline, die den Sales-Prozess visualisiert. Darin könnt Ihr Deals nach ihrem Wert, der Gewinnwahrscheinlichkeit und erwartetem Abschlussdatum hinzufügen und verfolgen.

pipedrive hilft Euch auch dabei Leads im Lead-Posteingang aus manuellem Import, Tabellenkalkulationen oder anderen Quellen automatisiert zusammenzuführen. Dort können diese anschließend von Vertriebsmitarbeiter*innen qualifiziert werden. Im Kontaktmanagement könnt Ihr eine unbegrenzte Kontaktdatenbank führen und anhand dieser E-Mails, Anrufe sowie weitere Aktivitäten planen und im Aktivitätskalender festhalten. Vertriebsdokumente könnt Ihr mithilfe von pipedrive-Daten automatisch generieren und mit eSignatures unterschreiben.

Auch zur Einbindung eines Chatbots, Livechats sowie von anpassbaren Webformularen zur Leadgenerierung, bietet Euch pipedrive CRM alles was Ihr braucht.

Ein KI-gesteuerter Vertriebsassistent gibt Euch Leistungstipps und empfiehlt Automatisierungen. Mit Workflow-Automatisierungen könnt Ihr wiederkehrende Aufgaben und E-Mails automatisieren und den Vertrieb entlasten. Außerdem könnt Ihr Daten mit einem Klick durch Informationen aus externen Quellen anreichern.

Durch Reports und Dashboards habt Ihr immer die aktuellen Zahlen im Blick. Mit den nativen iOS und Android Apps von pipedrive könnt Ihr auch unterwegs auf die CRM-Software zugreifen. Der pipedrive Marketplace mit über 200 Integrationen hilft Euch beim Anbinden von pipedrive in Eure bisherigen Tools.

pipedrive Preis

Der Essential Plan von der CRM Software pipedrive kostet 12,50 Euro pro Benutzer*in und Monat bei jährlicher Abrechnung. Einige der zuvor erwähnten Funktionen stehen erst ab der Advanced-Version zur Verfügung, welche einen Preis von 24,90 Euro pro Monat und User*in hat. Je nach benötigtem Funktionsumfang ist ein Upgrade auf Professional oder Enterprise möglich.

pipedrive Alternative

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der pipedrive Alternativen und könnt Euch relevante und verifizierte Bewertungen zu diesen durchlesen.


4. CentralStationCRM

CentralStationCRM CRM-System für kleine und mittlere Unternehmen mit Bewertung und Screenshot
CentralStationCRM bietet ein CRM-System für kleine und mittlere Unternehmen und ist speziell darauf ausgelegt diese im Marketing und Vertrieb zu unterstützen. Dadurch zeichnet sich die CRM-Software durch eine simple und intuitive Bedienung und einen übersichtlichen Funktionsumfang aus, weswegen die Einarbeitungszeit für Euch und Euer Team recht gering ist. Komplexe Prozesse und Funktionen, die nur für größere Unternehmen wichtig sind, hat das CentralStation-Team bewusst weggelassen.

Das CRM verfügt über eine Kontaktverwaltung mit Adress- und Kundendaten, E-Mails, Notizen, To-Dos und Terminen und alle Aktivitäten des Teams werden transparent inklusive Benachrichtigungen dargestellt. So behaltet Ihr ganz sicher den Überblick und könnt super kollaborieren.

Außerdem habt Ihr die Möglichkeit in der CentralStationCRM-Software Kundendaten mithilfe von individuellen Filtern optimal für Marketing und Vertrieb aufzubereiten.

Die CRM-Lösung unterstützt Euch auch beim Angebots- und Projektmanagement durch bereitgestellte Tools zur Vertriebsplanung, Wiedervorlagen und Aufgabenlisten.

Auch wenn CentralStationCRM nicht über eine native App verfügt, könnt Ihr auf die CRM-Software mit einen internetfähigen Gerät jederzeit zugreifen.

CentralStationCRM Preis

Die Starter Version von CentralStationCRM ist dauerhaft kostenlos und kann von 3 Nutzer*innen in Eurem Unternehmen verwendet werden. Da Ihr darin aber nur 200 Kontakte pflegen und 20MB Daten speichern könnt, ist ein Upgrade auf die Team-Version schnell notwendig. Diese bietet für den Preis von 18 Euro pro Monat die Möglichkeit mit drei Nutzer*innen 3000 Kontakte zu verwalten und 1GB Daten zu speichern. Wenn Ihr die Small Office Variante für 49 Euro wählt, könnt Ihr zehn Nutzer*innen im Unternehmen anmelden, 10.000 Kontakte verwalten, und 3GB Daten in der Cloud speichern. Die weiteren Pakete erweitern die Anzahl an Nutzer*innen, Kontakten und die Größe des Speichers sukzessive.

Alle Informationen zur Software CentralStationCRM, findet Ihr auf der Webseite des Unternehmens.

CentralStationCRM Alternative

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der CentralStationCRM Alternativen und könnt Euch relevante und verifizierte Bewertungen zu diesen durchlesen.


5. Zoho CRM

Zoho CRM CRM-System für kleine und mittlere Unternehmen mit Bewertung und Screenshot
Zoho bietet ein vollständiges CRM-System für kleine Unternehmen sowie weitere Applikationen im Marketing wie Zoho Campaigns oder Zoho Social an.

Die Zoho-CRM-Software zeichnet sich durch eine unkomplizierte Benutzeroberfläche aus, was die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter*innen Eures Unternehmen verringert. Um Euch den Einstieg weiter zu erleichtern, stellt Zoho zudem Beratungs-, Onboarding- und Schulungsprogramme zu ihrem CRM-System zur Verfügung. Genau, wie die vorherigen Lösungen ist Zoho CRM cloudbasiert und eignet sich daher für dem Einsatz in Kleinunternehmen mit geringen IT-Kapazitäten.

Außerdem bietet die CRM-Software von Zoho Eurem Unternehmen die Möglichkeit Präsentationen und Meetings aus der Applikation herauszuführen sowie Webinare zu veranstalten und somit Leads in Kundinnen und Kunden umzuwandeln.

Durch Dashboards und native Mobile Apps habt Ihr immer die wichtigsten KPIs zu Umsätzen und Leistung im Blick. In der CRM-Lösung werden des Weiteren in gemeinsamen Feeds Informationen geteilt, Fragen beantwortet und Updates zu Verkaufschancen an alle Mitarbeiter*innen kommuniziert, sodass Ihr immer auf dem gleichen Stand seid.

Die CRM-Software punktet zudem durch eine Anbindung aller Kanäle wie Telefon, E-Mail, Live-Chat und Social Media und sendet Benachrichtigungen an Eure Mitarbeiter*innen, sobald Kund*innen mit Eurem Unternehmen interagieren.

Mit Zoho könnt Ihr auch zeitaufwändige und wiederkehrende Tasks durch Automatisierungen vermeiden. Das ermöglicht Euch auf eingehende Leads optimal zu reagieren und die nötigen Aktionen auszuführen.

Zoho CRM stellt Euch zudem Echtzeitberichte und -analysen zur Verfügung, die wichtige Geschäftsentscheidungen des Unternehmens erleichtern können. Die Vertriebsleistung im Absatzgebiet habt Ihr dadurch immer optimal im Blick, genauso wie Leistungsindikatoren, um Prognosen zu treffen und Trends zu erkennen.

Mithilfe des Migrationsassistenten lassen sich zudem einfach Daten aus Tabellen und anderen CRM-Systemen importieren. Außerdem bindet Ihr mithilfe der vollständig erweiterbaren Entwicklerplattform die Zoho CRM-Software optimal in Eure Systemlandschaft und bisher verwendete Anwendungen mit ein.

Zoho CRM Preis

Genau wie die zuvor besprochenen CRM-Softwares ist Zoho CRM in verschiedenen Versionen erhältlich. Die Standard Version kostet 12 Euro pro Benutzer*in pro Monat bei einer jährlichen Abrechnung. Das nächstgrößere Professional-Paket ist für den Preis von 20 Euro pro Benutzer pro Monat erhältlich.

Ihr möchtet mehr über Zoho CRM erfahren? Dann schaut doch auf der Webseite des Unternehmens vorbei.

Zoho Alternative

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Zoho Alternativen und könnt Euch relevante und verifizierte Bewertungen zu diesen durchlesen.


6. Mircosoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 CRM-System für kleine und mittlere Unternehmen mit Bewertung und Screenshot
Microsoft Dynamics 365 bietet zwei Module als CRM-Systeme für kleine Unternehmen sowie Start-ups an: Dazu gehören Mircosoft Dynamics 365 Sales und Customer Service.

Microsoft 365 Sales verspricht eine Steigerung des Customer Engagement, in dem es Euch dabei hilft Euch auf erfolgsversprechende Neukunden zu fokussieren. Dafür erhaltet Ihr eine vollständige Übersicht über alle Kundeninteraktionen und habt die Möglichkeit alle wichtigen Stakeholder zu identifizieren. Die CRM-Software hilft Euch dabei, Interaktionen mit den Kundinnen und Kunden Eures Unternehmens zu personalisieren und auf den Verkaufskontext zu beziehen, was mit besseren Kundenbeziehungen und erhöhten Abschlussraten belohnt wird.

Auch die Produktivität Eures Teams könnt Ihr mithilfe von Microsoft Dynamics 365 Sales steigern. Dies gelingt, da die CRM-Software eine effektive Zusammenarbeit mit Kolleg*innen und Kund*innen ermöglicht: Alle Mitarbeiter*innen haben Zugriff auf relevante Dokumente zur Erstellung von Kaufangeboten und ständig anfallende Aufgaben könnt Ihr automatisieren. Praktisch ist auch, dass Microsoft Dynamics 365 Sales unterwegs ohne Internetverbindung genutzt werden kann.

Durch Real-Time-Data in der Sales-Pipeline mit Dashboards und Reportings könnt Ihr mit dem CRM von Microsoft effektive Entscheidungen mit den neusten Daten treffen und könnt durch Kundenbefragungen strategische Insights erhalten.

Ein großer Vorteil von Microsoft Dynamics 365 ist dabei die einfache Anbindung von Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams etc.). Da die Benutzeroberfläche bereits vertraut ist, erleichtert das den Einstieg Eures Teams in die CRM-Software von Microsoft.

Microsoft Dynamics 365 Customer Service unterstützt Euch dabei, die Kundenservice-Prozesse Eures Unternehmens zu optimieren. So ermöglicht die CRM-Software Eure Service-Angebote zu personalisieren. Außerdem könnt Ihr Self-Service-Portale einrichten, sodass Kundinnen und Kunden ihre Probleme eigenständig lösen können, was zur Steigerung der Kundenzufriedenheit beitragen kann.

Durch eine übersichtliche Oberfläche mit bekanntem Design könnt Ihr neue Mitarbeiter*innen im Customer Service schnell onboarden. Ihr könnt außerdem gezielt und informiert auf deren Bedürfnisse reagieren, da alle Informationen zu den Kundinnen und Kunden auf einen Blick verfügbar sind.

Zudem steht Euch eine Leistungsübersicht der Kundenservice-Mitarbeiter*innen zur Verfügung, die es ermöglicht deren Leistung zu monitoren und zu optimieren.

Microsoft bietet auch ein Marketing-Modul für Ihre CRM-Software an, das aber nicht auf KMU ausgerichtet ist.

Microsoft Dynamics 365 Preis

Microsoft Dynamics 365 Sales kostet 54,80€ pro Benutzer*in im Monat und das Customer Service Modul zusätzliche 42,20€ pro Benutzer*in pro Monat. Es gibt jedoch die Möglichkeit, die zweite Applikation für 16,90€ pro Benutzer*in pro Monat hinzuzubuchen.

Microsoft Dynamics 365 Alternative

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Microsoft Dynamics 365 Alternativen und könnt Euch relevante und verifizierte Bewertungen zu diesen durchlesen.

Weitere CRM-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen

Weitere CRM-Software für kleine Unternehmen könnt Ihr auf OMR Reviews finden und vergleichen. Insgesamt haben wir dort über 18 CRM-Systeme gelistet, die Euch im Customer Relationship Management (CRM) unterstützen können. Also schaut vorbei und vergleicht die Tools mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:

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