Mehr als nur Service: Warum CX Design dein stärkster Wachstumshebel ist

Wie gute Erlebnisse Kunden binden, Abwanderung senken und deinen Erfolg planbar machen

Christoph Pschorn Sponsored Gastartikel Valantic
Inhalt
  1. Was ist Customer Experience Design?
  2. Abgrenzung von CX
  3. Herausforderungen beim CX-Design
  4. Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung des CX-Designs
  5. Best Practice Beispiele mit Fokus auf Pimcore
  6. Diese Tools können dich bei der Optimierung unterstützen
  7. Starte jetzt: Dein Weg zur kundenzentrierten Marke
Der Erfolg deines Unternehmens steht und fällt mit der Erfahrung, die Kund*innen mit deiner Marke machen – und zwar in jeder Interaktion, auf jedem Kanal und in jeder Phase ihrer Reise. Customer Experience Design ist der Schlüssel, um genau diese Erfahrung gezielt zu gestalten, zu optimieren und nachhaltig zu verbessern. Es geht darum, Kund*innen nicht nur zufriedenzustellen, sondern sie wirklich zu begeistern und langfristig zu binden.Doch das ist leichter gesagt als getan: Relevante Zielgruppen sind anspruchsvoller denn je, und die Vielzahl an Touchpoints macht die Gestaltung einer konsistenten Customer Journey zur Herausforderung. Genau hier kommt CX-Design ins Spiel.

Das Wichtigste in Kürze

  • Customer Experience Design (CX-Design) gestaltet gezielt alle Interaktionen entlang der Customer Journey, um Kund*innen zu begeistern und langfristig zu binden.
  • Der Ansatz verbindet Kundenzentrierung, Personalisierung, Omnichannel-Erlebnisse und emotionale Bindung zu einer konsistenten Markenerfahrung.
  • Im Unterschied zum Service Design betrachtet CX-Design die gesamte Marken-Erfahrung über alle Touchpoints hinweg.
  • Design Thinking liefert innovative Ideen, während CX-Design deren Umsetzung und kontinuierliche Optimierung der Kundenerfahrung sicherstellt.
  • Erfolgreiches CX-Design erfordert Kundendaten, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, optimierte Touchpoints und passende Technologien wie PXM-Plattformen.
Mit dem richtigen CX-Design schaffst du einen echten Wettbewerbsvorteil und machst Kund*innen zu Fans deiner Marke. Lass uns starten!

Was ist Customer Experience Design?

Customer Experience Design (CX-Design) dreht sich darum, die Erfahrung von Menschen mit deinem Unternehmen so positiv wie möglich zu gestalten. Von der ersten Berührung mit deiner Marke bis hin zum After-Sales-Service – alles zählt. CX-Design ist ein ganzheitlicher Ansatz und geht weit über die Optimierung einzelner Berührungspunkte hinaus. Es verbindet Customer-Experience-Management und Service-Design mit einer klaren Vision: Die Zielgruppen sollen sich gesehen, verstanden und wertgeschätzt fühlen – und dadurch langfristig an deine Marke gebunden werden.

Wichtige Aspekte des CX-Designs:

  • Kundenzentrierung: Deine Bedürfnisse, Wünsche und Erwartungen stehen im Mittelpunkt.
  • Personalisierung: Schaffe maßgeschneiderte Erlebnisse, die wirklich relevant sind.
  • Omnichannel-Strategie: Verbinde digitale und physische Kanäle für eine konsistente Erfahrung.
  • Emotionen: Begeisterung, Vertrauen und Zufriedenheit – das sind die Gefühle, die du bei deinen Kund*innen hervorrufen möchtest.
Letztlich ist Customer-Experience-Design die Kunst, Interessent*innen nicht nur zufriedenzustellen, sondern sie zu Fans deiner Marke zu machen.

Abgrenzung von CX

Customer Experience Design vs. Service Design

Customer Experience Design und Service Design werden oft miteinander verwechselt, da beide Ansätze darauf abzielen, Interaktionen zwischen Kund*innen und Unternehmen zu verbessern. Doch es gibt grundlegende Unterschiede:
  • Service Design:
    Beim Service Design steht die Gestaltung eines spezifischen Service-Prozesses im Mittelpunkt. Es geht darum, einzelne Dienstleistungen zu strukturieren, zu planen und zu optimieren – vom ersten Kontakt bis zur finalen Ausführung eines Services. Im Fokus stehen die internen Abläufe und die Koordination von Ressourcen, die für die Bereitstellung des Services notwendig sind. Ziel ist es, die Funktionalität und die Effizienz der Dienstleistung zu gewährleisten und gleichzeitig die Bedürfnisse der Kund*innen zu erfüllen.
  • Customer Experience Design:
    CX-Design hingegen betrachtet die gesamte Customer Journey, also die komplette Erfahrung der Kund*innen mit einer Marke – nicht nur während eines einzelnen Service-Prozesses. Es umfasst alle Berührungspunkte (Touchpoints), sei es die Website, der Kundenservice, der Kaufprozess oder Social Media. Das Ziel ist es, eine nahtlose und emotionale Verbindung zwischen Kundinnen und Marke zu schaffen, die über den konkreten Service hinausgeht. CX-Design ist also viel umfassender und legt einen stärkeren Fokus auf die emotionale Bindung und die langfristige Kundenzufriedenheit.
Kurz gesagt: Service Design konzentriert sich auf die Optimierung einzelner Dienstleistungen, während CX-Design die gesamte Marken-Erfahrung über alle Kanäle hinweg im Blick hat.

Customer Experience vs. Design Thinking

Auch Customer Experience Design und Design Thinking haben Überschneidungen, unterscheiden sich jedoch deutlich in ihren Ansätzen und Zielsetzungen:
  • Design Thinking:
    Design Thinking ist eine kreative Problemlösungsmethode, die darauf abzielt, innovative Lösungen zu entwickeln. Der Prozess ist iterativ und besteht aus mehreren Phasen, wie Empathie für Kund*innen schaffen, Probleme definieren, Ideen entwickeln, Prototypen bauen und testen. Das Ziel von Design Thinking ist es, neue Ideen und Produkte zu entwickeln, die spezifische Probleme lösen und die Bedürfnisse der Zielgruppe erfüllen. Es ist ein Ansatz, der sich auf die Entwicklung konzentriert und nicht unbedingt auf die langfristige Optimierung der Kundenerfahrung.
  • Customer Experience Design:
    CX-Design hingegen ist weniger eine Methodik als ein kontinuierlicher Prozess, der darauf abzielt, die gesamte Kundenerfahrung zu verbessern. Während Design Thinking auf die Entstehung von innovativen Ideen fokussiert ist, geht CX-Design einen Schritt weiter und betrachtet die praktische Umsetzung und die kontinuierliche Optimierung der Touchpoints entlang der Customer Journey. CX-Design ist also längerfristig angelegt und konzentriert sich nicht nur auf die Lösung eines spezifischen Problems, sondern auf die Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung über alle Phasen hinweg.
Die beiden Ansätze ergänzen sich ideal: Design Thinking ist der kreative Einstieg für innovative Lösungen, während CX-Design diese Lösungen konkret umsetzt und nachhaltig verbessert.

Herausforderungen beim CX-Design

Wie bei jedem großen Projekt gibt es auch beim Customer Experience Design einige Stolpersteine. Hier sind die größten Herausforderungen und wie du sie lösen kannst:
1. Kund*innen wirklich verstehen
Viele Unternehmen denken, sie wissen, was ihre Kund*innen wollen – aber oft stimmt das nicht ganz. Ohne eine klare Customer Journey Map kann es zum Beispiel passieren, dass wichtige Touchpoints übersehen werden.
Lösung: Investiere in Tools wie Customer Data Platforms (CDP), um Daten zu sammeln und zu analysieren. Plattformen wie Pimcore helfen hier enorm.
2. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
CX-Design erfordert Teamarbeit – und das über alle Abteilungen hinweg. Wenn Marketing, Vertrieb und IT nicht an einem Strang ziehen, leidet die Kundenerfahrung.
Lösung: Implementiere ein klar definiertes Customer Experience Center Design, das die Zusammenarbeit fördert und alle auf dieselben Ziele einschwört.
3. Technologische Komplexität
Die richtige Technologie ist essenziell – doch oft fühlen sich Unternehmen überwältigt von der Vielzahl an Optionen.
Lösung: Nutze No-Code-Lösungen und intuitive Plattformen wie Pimcore, um Prozesse zu automatisieren und Komplexität zu reduzieren.
 
 

Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung des CX-Designs

Ein durchdachtes Customer Experience Design Consulting läuft in klaren Schritten ab. Hier ist ein kurzer Überblick:
  1. Zielsetzung: Was willst du erreichen? Mehr Loyalität, höhere Conversion-Rates oder emotionale Bindung?
  2. Kund*innen verstehen: Analysiere Bedürfnisse und Verhalten und leite konkrete Handlungsschritte und Ziele ab.
  3. Customer Journey Mapping: Visualisiere die Reise deiner Kund*innen und finde Schwachstellen.
  4. Touchpoints optimieren: Verbessere die Interaktionen, die am meisten Einfluss auf die Kundenerfahrung haben.
  5. Feedback integrieren: Nutze Kundenmeinungen als Grundlage für Optimierungen.
  6. Kontinuierliche Verbesserung: CX-Design ist kein Einmal-Projekt – bleib am Ball und optimiere laufend.

Checkliste für CX-Design

Hier ist eine praktische Checkliste, die du bei deinem CX-Projekt nutzen kannst:
  • Zielgruppe definiert?
  • Customer Journey Map erstellt?
  • Daten gesammelt und analysiert?
  • Touchpoints optimiert?
  • Personalisierung integriert?
  • Feedback eingeholt und umgesetzt?
  • Passende Tools ausgewählt?

Best Practice Beispiele mit Fokus auf Pimcore

Pimcore ist eine echte Geheimwaffe, wenn es um Retail Customer Experience Design und Product Experience Management (PXM) geht. Durch die Verbindung aus Product Information Management (PIM), Digital Asset Management (DAM) und Commerce in einer PXM-Plattform ergeben sich für Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten:
  1. Personalisierte Produktempfehlungen: Pimcore ermöglicht es, Daten aus verschiedenen Quellen zu bündeln und personalisierte Empfehlungen auszusprechen – perfekt für E-Commerce.
  2. Optimierung der Customer Journey: Mit dem Customer Management Framework von Pimcore kannst du jede Interaktion deiner Kund*innen analysieren und optimieren.
  3. Omnichannel-Erlebnisse: Pimcore sorgt dafür, dass deine Inhalte über alle Kanäle konsistent sind, sei es Website, Social Media oder E-Mail-Marketing.
Mehrere Dienstleister, unter anderem valantic als Pimcore Global Partner unterstützen Unternehmen bei der Implementierung von Product Experience Management (PXM) Systemen, um nahtlose und einzigartige Kundenerfahrungen zu schaffen.

Diese Tools können dich bei der Optimierung unterstützen

Pimcore ist ideal für Unternehmen, die ihre digitale Strategie zentralisieren wollen. Mit Funktionen wie Customer Data Management, Digital Experience Management und Product Information Management bietet Pimcore alles, was du brauchst, um ein erfolgreiches CX-Design umzusetzen.
Adobe Experience Manager kombiniert Content-Erstellung und Datenmanagement für maßgeschneiderte Erlebnisse. Es eignet sich besonders für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen.
So schätzen User das Produkt einWhat users think about this product
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BenutzerfreundlichkeitEase of Use
Kategorie-Durchschnitt: 87%Category Average: 87%
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Erfüllt die AnforderungenMeets Requirements
Kategorie-Durchschnitt: 91%Category Average: 91%
0 %7 %15 %22 %30 %37 %45 %53 %60 %68 %75 %83 %91 %
KundensupportCustomer Support
Kategorie-Durchschnitt: 89%Category Average: 89%
0 %6 %13 %20 %27 %33 %40 %47 %54 %60 %67 %74 %81 %
Einfache EinrichtungEase of Setup
Kategorie-Durchschnitt: 84%Category Average: 84%
Bloomreach fokussiert sich auf Retail-Customer-Experience-Design und bietet KI-gestützte Lösungen für personalisierte E-Commerce-Erlebnisse.
Dymatrix unterstützt Unternehmen bei Customer-Experience-Management und Service-Design und hilft mit datengetriebenen Ansätzen, Kundenerlebnisse zu optimieren.
Magnolia punktet durch eine flexible Content-Management-Lösung, die sich perfekt für Unternehmen eignet, die ihre Inhalte über mehrere Kanäle hinweg steuern möchten.

Starte jetzt: Dein Weg zur kundenzentrierten Marke

Customer Experience Design ist mehr als ein Trend – es ist eine Notwendigkeit, um in der heutigen digitalen Welt erfolgreich zu sein. Egal, ob du dich für Pimcore, Adobe Experience Manager oder Bloomreach entscheidest – mit den richtigen Tools und einer klaren Strategie kannst du Erlebnisse schaffen, die deine Kund*innen begeistern und langfristig an deine Marke binden.Erinnere dich: CX-Design ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Also, setze klare Ziele, verstehe deine Kund*innen und optimiere kontinuierlich. Wenn du Unterstützung brauchst, kannst du auch eine Customer Experience Design Agency oder Consulting-Dienstleister in Anspruch nehmen.Starte jetzt und mach deine Marke zur ersten Wahl für Kund*innen – nicht nur einmal, sondern immer wieder.
Christoph Pschorn
Autor*In
Christoph Pschorn

Christoph Pschorn ist Managing Director bei valantic, Division Customer Experience.

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Im Artikel erwähnte Softwares

Im Artikel erwähnte Software- oder Service-Kategorien

Experience Management
Software für Experience-Management konsolidiert das Feedback einer bestimmten Zielgruppe und liefert verwertbare Erkenntnisse und Folgeschritte, um den Kreis zu schließen. Lösungen für das Erfahrungsmanagement bauen auf den Funktionen von Umfragesoftware und Software für das Management von Unternehmensfeedback auf und fügen Funktionen hinzu, die es Unternehmen ermöglichen, auf der Grundlage des erhaltenen Feedbacks fundierte Maßnahmen zu planen und zu ergreifen. Insbesondere stellen diese Tools Analyse-Dashboards für Feedbackdaten bereit, die von allen Beteiligten im Unternehmen eingesehen werden können. Einige Produkte bieten auch Gamification-Funktionen oder agentenbasierte Bewertungsmetriken, um Mitarbeiter zu motivieren, die von der Plattform gebotenen Einblicke zu nutzen. Experience-Management-Lösungen können für verschiedene Anwendungsfälle in einem Unternehmen eingesetzt werden, darunter Customer Experience (CX), B2B Account Experience, Product Experience und Marktforschung. Obwohl die meisten Angebote nur auf einen Anwendungsfall spezialisiert sind, zielen einige Produkte auf mehrere Gruppen von Befragten ab und ermöglichen es Unternehmen, ihre Zielgruppen zu segmentieren. Produkte, die auf CX spezialisiert sind, sammeln Kundenfeedback und geben die Erkenntnisse an die Mitarbeiter weiter, die auf der Grundlage dieses Feedbacks geschlossene Kreisläufe einrichten können. Produkte, die für B2B-Kundenerfahrungen entwickelt wurden, sammeln Kundenfeedback und liefern Erkenntnisse an Vertriebs- oder Kundenerfolgsteams. Lösungen für Produkterfahrungen helfen Produktmanagement-Teams bei der Sammlung und Analyse von Feedback zu den Erfahrungen ihrer Kunden mit einem Produkt. Marktforschungslösungen schließlich bieten spezielle Funktionen wie Forschungspanels, mit denen Unternehmen ihre Zielgruppe befragen können. Software für das Erfahrungsmanagement bietet die Funktionen für die Entwicklung und Implementierung von Umfragen, die von Umfrageprodukten bereitgestellt werden, und die geschäftsorientierten Analysefunktionen, die von Lösungen für das Feedbackmanagement in Unternehmen bereitgestellt werden. Experience-Management-Tools unterscheiden sich von Umfrage-Tools, da sie zusätzliche Funktionen bieten, die geschlossene Kreisläufe zur Nachbereitung des Feedbacks ermöglichen. Aufgrund der Stapelbarkeit dieser Produktgruppen schließen sich die Kategorien Erfahrungsmanagement, Unternehmens-Feedback-Management und Umfragen gegenseitig aus, um Klarheit über den genauen Funktionsumfang der einzelnen Softwarelösungen zu schaffen. Um sich für die Aufnahme in die Kategorie Erfahrungsmanagement zu qualifizieren, muss ein Produkt: * alle Funktionen einer Unternehmenslösung für Feedback-Management bieten * Verbindung mit anderen Datenbeständen * Analyse und Segmentierung von Erfahrungsdaten über alle Punkte der Customer Journey * Relevante Echtzeit-Einsichten aus dem Feedback an relevante Stakeholder liefern * Bereitstellung von multidirektionalen Kommunikationskanälen, die es den Beteiligten ermöglichen, auf das Feedback zu reagieren oder es mit der Geschäftsführung zu teilen * Erleichtern Sie geschlossene Handlungsabläufe auf der Grundlage der Meinung der Befragten
CRM
Ein CRM-System unterstützt Mitarbeiter:innen in großen, mittelständischen und kleinen Unternehmen beim Customer Relationship Management (CRM). Dafür erfasst es alle relevanten Informationen zu Leads, Kund:innen sowie Unternehmen und sammelt sie übersichtlich an einem Ort. Zu den erfassten Kundendaten im CRM gehören unter anderem Stammdaten, Kontaktdaten, Touchpoints, die Kundenhistorie, Transaktionsdaten und weitere Informationen. Des Weiteren können CRM-Lösungen persönliche Präferenzen der Kund:innen und Leads speichern. Diese sind essentiell für die Analyse der Kundenbindung sowie zur Lead- und Bestandskundenpflege und können von Mitarbeiter:innen aus dem Vertrieb und Marketing genutzt werden. Welche Funktionen ein CRM-System beinhaltet, hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab, in dem die Software eingesetzt werden soll. CRM-Systeme können sowohl für B2C als auch B2B eingesetzt werden, es gibt cloudbasierte Software oder serverbasierte on-premise Tools sowie Best-of-Breed- oder Komplettlösungen. Doch nicht nur die Eigenschaften, auch Kosten unterscheiden sich bei den CRM-Systemen stark. CRM-Softwares werden häufig separat von anderen Software-Lösungen wie ERP-Systemen, Marketing-Automation-Software, E-Mail-Marketing-Software oder Account-Management-Software angeboten, bieten aber häufig Schnittstellen und Integrationen zu diesen Anwendungen, um eine plattformübergreifende und verbesserte Customer Experience zu ermöglichen. Die CRM-Software-Reviews und -Erfahrungen ermöglichen es Euch die Stärken und Schwächen der jeweiligen Software-Anbieter zu erkennen und das geeignete CRM-System für Euer Unternehmen zu finden. Ihr wollt echte CRM-Profis werden? Im OMR Professional Guide to CRM für B2C und B2B warten 124 Seiten geballtes Expertenwissen auf Euch.
Design
Design Software umfasst eine breite Palette von Anwendungen, die es Fachleuten und Amateur*innen ermöglichen, visuelle Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und zu veröffentlichen. Diese Softwarelösungen richten sich an Grafikdesigner*innen, Architekt*innen, Ingenieur*innen, Spieleentwickler*innen und andere kreative Berufe, die digitale Medien als Teil ihres Schaffensprozesses verwenden. Die Softwarelösungen im Bereich Design variieren stark je nach dem spezifischen Anwendungszweck. 3D-Modellierungssoftware wird häufig in der Architektur, im Maschinenbau, in der Spieleentwicklung und in der Filmindustrie eingesetzt, um dreidimensionale Objekte und Szenen zu schaffen. 3D-Malprogramme ergänzen diesen Prozess, indem sie Künstler*innen Werkzeuge an die Hand geben, um Texturen und Details auf 3D-Modelle aufzutragen. Grafikdesign-Software ermöglicht die Erstellung von Grafiken und visuellen Elementen für Druck und digitale Medien, während Software-Design-Tools insbesondere für die Gestaltung von Software-Schnittstellen und Benutzererfahrungen verwendet werden. Video-Software hingegen deckt ein breites Spektrum von Bedürfnissen ab, von der Videobearbeitung über die Postproduktion bis hin zur Animation. Um in der Kategorie Design Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: * Benutzerfreundliche Oberfläche: Intuitive Bedienelemente und eine klare Benutzeroberfläche, die sowohl Einsteiger*innen als auch Profis gerecht wird. * Vielfältige Werkzeugpalette: Eine umfangreiche Auswahl an Werkzeugen für Zeichnung, Modellierung, Texturierung und Animation. * Kompatibilität und Integration: Kompatibilität mit verschiedenen Dateiformaten und die Möglichkeit, sich nahtlos in andere Software-Tools zu integrieren. * Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit: Einstellbare Einstellungen und Funktionen, die mit dem Benutzer*innen und dessen Projekten wachsen können. * Aktive Community und Support: Zugang zu einer aktiven Nutzercommunity und professionellem Support für Anwenderfragen und -probleme.
Product Experience Management (PXM)
Product Experience Management (PXM) Software hilft Unternehmen, umfassende und konsistente Produkterfahrungen über alle Vertriebskanäle hinweg zu bieten. Diese Softwarelösungen sind besonders wertvoll für Einzelhändler, Hersteller und B2B-Unternehmen, die sicherstellen möchten, dass ihre Produktinformationen und -präsentationen einheitlich, ansprechend und aktuell sind. PXM-Software unterstützt die Verwaltung, Optimierung und Verteilung von Produktinhalten und -daten, um das Kundenerlebnis zu verbessern und die Conversion-Raten zu steigern. Um in der Kategorie Product Experience Management (PXM) Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Zentrale Verwaltung von Produktdaten: Bietet eine zentrale Plattform zur Speicherung und Verwaltung aller Produktinformationen. - Content-Erstellung und -Optimierung: Unterstützt die Erstellung, Bearbeitung und Optimierung von Produktinhalten, um eine ansprechende Produktpräsentation zu gewährleisten. - Multichannel-Veröffentlichung: Ermöglicht die Veröffentlichung und Synchronisierung von Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle hinweg. - Personalisierung: Bietet Tools zur Personalisierung von Produktinhalten, um relevante und zielgerichtete Produkterlebnisse zu schaffen. - Datenqualitätssicherung: Stellt sicher, dass alle Produktdaten genau und konsistent sind, um Fehler und Inkonsistenzen zu vermeiden. - Analyse und Berichterstattung: Liefert detaillierte Analysen und Berichte zur Leistung der Produktinhalte und zur Identifizierung von Optimierungspotenzialen. PXM-Software ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Produktpräsentation und das Kundenerlebnis kontinuierlich verbessern möchten.
Product Information Management (PIM)
Product-Information-Management-Systeme, kurz auch PIM oder PIM-Systeme genannt, sind Anwendungen mit denen Produktinformationen strukturiert, verwaltet, angereichert, übersetzt und auf verschiedenen Marketing- und Vertriebskanälen distribuiert werden. Durch die zentrale und standortunabhängige Sammlung und Verwaltung der Produktdaten können Geschäftsprozesse mithilfe eines PIM-Systems standardisiert und effektiv durchgeführt und Omni-Channel-Marketing betrieben werden.  Das liegt daran, dass alle Informationen im PIM-System immer aktuell, konsistent und vollständig vorliegen. Dadurch unterstützen PIM-Softwares Unternehmen dabei, qualitativ hochwertige und medienneutrale Produktinformationen auf allen Kanälen zu verbreiten. Neben dieser hohen Datenqualität bringt der Einsatz eines Produktinformationssystems eine Zeitersparnis mit sich, da viele Arbeitsschritte durch standardisierte Prozesse entfallen und die Verteilung der Informationen schneller abläuft. Der Einsatz einer PIM-Software lohnt sich – unabhängig von Unternehmensgröße – wenn Unternehmen über ein umfangreiches Produktsortiment verfügen und viele Produktinformationen von Lieferant:innen, Dienstleister:innen sowie Kundinnen und Kunden aggregiert und anschließend in vielen Kanälen verteilt werden müssen.  PIM-Systeme können unzählige Datenformate verarbeiten. Dazu gehören Vermarktungsdaten (z. B. Bezeichnungen, Beschreibungen und Etiketten), Mediendateien (z. B. Fotos, Grafiken, Videos und Dokumente), technische Daten (z. B. Abmessungen, Gewicht und andere Spezifikationen) sowie Designdaten (z. B. Größen, Farben und Materialien). PIM-Softwares verteilen die Daten auf Marketing- und Vertriebskanälen wie E-Commerce, Point of Sale (PoS), Webseiten und Content-Management-Systemen, Apps, Social Media oder Printwerbemitteln (z. B. Kataloge, Etiketten, Datenblätter, Flyer und Handbücher). Zudem stehen diverse Exportformate wie .XLS oder .CSV bereit. PIM-Softwares enthalten oft Funktionen von Digital-Asset-Management-Softwares (DAM) und bieten Schnittstellen zu CRM-Systemen, CMS und ERP-Systemen.
Digital Asset Management (DAM)
Eine Digital Asset Management (DAM) Software ermöglicht die einfache Verwaltung von Mediadateien wie Fotos, Audios und Videos. Benutzer von Digital Asset Management Software können Dateien gruppieren, suchen und mit anderen Benutzern teilen. Viele Lösungen verfügen über weitere Funktionen, wie z.B. Vorschau- und Miniaturansichten von Assets, die für eine schnelle Verarbeitung optimiert sind oder auch die automatische Konvertierung von Dateien in andere Dateitypen und -größen. DAM-Systeme werden oftmals verwendet, um die Duplizierung gewisser Assets in Unternehmen zu reduzieren, Sammlungen zu pflegen und die Sicherheit der Assets mit rollenbasierten Berechtigungen zu kontrollieren. Viele Tools zum Digital Asset Management lassen sich außerdem in andere Verwaltungssoftwares integrieren, z.B. in Content-Management-Systemen, aber auch in Kreativsoftwares, wie z.B. Website Buildern oder Content-Marketing-Tools.

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