Die 6 besten Warenwirtschaftssysteme für Kleinunternehmen

Im Einzelhandel tätig zu sein oder einen Onlineshop zu betreiben, bedeutet auch, taglich mit Warenbewegungen beschäftigt zu sein. Sei es die Bestellung oder Lieferung von Ware, die Lagerung von Ware oder auch die Versendung von Ware. Hier den Überblick zu behalten, wie viel Ware noch da ist und was davon bereits bestellt und bald in den Versand geht, ist gar nicht so einfach. Zum Glück gibt es hierfür Warenwirtschaftssysteme, die für Euch den Überblick behalten.

Was genau Warenwirtschaftssysteme sind, welche Funktionen für Euch relevant sind und welche sich für Kleinunternehmen eignen, das verraten wir Euch in diesem Artikel.

Was versteht man unter einem Warenwirtschaftssystem?

Warenwirtschaftssysteme werden auch mit WaWi oder WWS abgekürzt und kommen dort zum Einsatz, wo Waren bewegt werden: im Einzelhandel und in Onlineshops. Seid Ihr im Einzelhandel tätig oder habt Euren eigenen Onlineshop, legen Eure materiellen Güter viele Wege zwischen Euren Lieferant:innen, Eurem Lager und Euren Kund:innen zurück.

Hier den Überblick zu behalten und zu wissen, wie viel Warenbestand im Lager vorhanden ist, welche Ware bestellt und verkauft wurde und wie viel Ware retourniert wurde, ist elementar, um Euer Business am Laufen zu halten.

Ein digitales Warenwirtschaftssystem hilft Euch dabei, diesen gesamten Warenfluss in Eurem Unternehmen digital darzustellen. So habt Ihr jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand Eurer Warenwirtschaft.

Ein Warenwirtschaftssystem sollte allerdings nicht mit einem ERP-System gleichgesetzt werden, da hier große Unterschiede in den Software-Anforderungen und dem Funktionsumfang bestehen. Was genau die Unterschiede zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einem ERP-System sind, haben wir Euch ausführlich in einem Artikel erklärt.

Welche Bereiche zählen zur Warenwirtschaft?

Ein Warenwirtschaftssystem deckt die wichtigsten Bereiche Euer Warenwirtschaft ab, damit Ihr einen größtmöglichen Nutzen aus solch einer Software ziehen könnt. Zu den wichtigsten Bereichen Eurer Warenströme gehören folgende Bereiche:

• Bedarfsermittlung und Einkauf von Waren
• Logistik und Lagerung der Ware
• Versand der Ware
• Waren-Controlling
• Abrechnung

Mit einem Warenwirtschaftssystem seid Ihr in der Lage, die Prozesse von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis hin zum Warenverkauf zu organisieren. Zudem könnt Ihr Euer Warenwirtschaftssystem auch an Euer Shopsystem anbinden, wenn Ihr einen Onlineshop betreibt.

Wann ist ein Warenwirtschaftssystem für Kleinunternehmen sinnvoll?

Wie oben bereits erwähnt, werden Warenwirtschaftssysteme dort eingesetzt, wo Waren gehandelt und bewegt werden. Das bedeutet, dass Waren eingekauft und an Dritte wieder verkauft werden. Für Euer Kleinunternehmen ist es vielleicht noch möglich den Überblick zu behalten, solange Ihr nur wenige Produkte vertreibt und die Nachfrage danach noch nicht hoch ist.

Aber je mehr Euer Business wächst, desto schneller lässt sich Euer gesamter Warenfluss kaum noch manuell bzw. händisch organisieren und nachverfolgen. Spätestens dann wird es Zeit, die lästigen Excel-Tabellen durch ein digitales Warenwirtschaftssystem für Kleinunternehmen zu ersetzen.

Welche Funktionen sollte ein gutes Warenwirtschaftssystem für Kleinunternehmen haben?

Damit ein Warenwirtschaftssystem Euch und Eurem Kleinunternehmen auch wirklich unterstützen und Euren Arbeitsaufwand minimieren kann, sollte es bestimmte Funktionen anbieten. Diese sind in einigen Warenwirtschaftssystemen für Kleinunternehmen modular aufgebaut, sodass Ihr sie nach Euren Bedürfnissen zusammenstellen könnt.

Folgende Funktionen sind für ein Warenwirtschaftssystem zu empfehlen:

• Wareneinkauf und Wareneingang
• Lagerhaltung der Waren
• Verkauf und Warenausgang
• Verwaltung von Stammdaten (z. B. Kundennamen, Adressen, Produktbezeichnungen) und Bewegungsdaten (z. B. Lagerbestände, Bestelldatum)
• Verwaltung von Chargen und Seriennummern
• Anbindung an Kasse und Shopsystem
• Retouren-Management
• Inventur-Management
• Controlling-Funktionen
• Anbindung an Eure Finanzbuchhaltung und bei Bedarf auch an Euer CRM-System

Mit diesen Funktionen könnt Ihr die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems genießen und seid damit in der Lage, Prozesse zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und Zeit einzusparen. Das macht sich auch bei Eurem Wachstum und Eurer Kundenzufriedenheit bemerkbar.

Das sind die Top 6 Warenwirtschaftssysteme für Kleinunternehmen auf OMR Reviews

Das sind die sechs beliebtesten Warenwirtschaftssysteme für Kleinunternehmen basierend auf verifizierten Bewertungen und Erfahrungen aus der OMR-Community:

Billbee

weclapp

Sage ERP

ALPHAPLAN

Pickware

Haufe X360

Was die einzelnen Warenwirtschaftssysteme auszeichnet, erklären wir Euch nun. Mehr hilfreiche Informationen und Nutzerbewertungen findet Ihr auf OMR Reviews in der Kategorie ERP-Systeme.

1. billbee als Warenwirtschaftssystem Kleinunternehmen

billbee auf OMR Reviews

billbee ist eine cloudbasierte Multichannel-Software für den E-Commerce, welche nach der Registrierung direkt einsatzbereit ist. Das Setup des Warenwirtschaftssystems für Kleinunternehmen ist einfach und intuitiv und kann ohne IT-Kenntnisse vorgenommen werden. Zudem bietet billbee Euch die Möglichkeit, verschiedene Funktionen individuell nach Euren Bedürfnissen zusammenzustellen.

Mit billbee könnt Ihr Euer Warenwirtschaftssystem mit über 100 Schnittstellen wie bspw. Shopify, Shopware, Paypal, Klarna, amazon pay, lexoffice, GetMyInvoices oder DATEV verbinden.

billbee-Funktionen

• Artikelkategorien
• Nummernkreise
• Barcodes
• Preisgruppen und Staffelpreise
• Bestandsabgleich
• Bestandsverwaltung
• Lagerverwaltung
• Bestellabwicklung
• Versand und Retouren
• Auftragsdokumente
• Berichte und Fehlerbenachrichtigungen
• Automatisierte Exporte
• Automatischer Rechnungsversand und Rechnungsarchiv
• Zahlungserinnerungen und Mahnwesen
• Kundenverwaltung
• Kundenkommunikation
• Kundenportal

billbee-Kosten

Ihr könnt mit billbee alle Funktionen für 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Anschließend ist der Preis von der Anzahl Eurer Aufträge abhängig. Unter Aufträge versteht billbee „alle angelegten oder importierten Bestellungen & Rechnungskorrekturen. Ausschlaggebend ist das Import- bzw. Erstellungsdatum in Billbee.“. (Quelle: billbee-Website).

Der monatliche Preis wird netto angegeben. In dem billbee-Paket sind unbegrenzte Anbindungen User-Anzahl sowie alle Funktionen, billbee-API und Mail-Support enthalten.

So kostet beispielsweise das billbee-Paket mit knapp 200 Aufträgen pro Monat 43 Euro netto.

Weitere Infos zu den Preisen von billbee sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

billbee-Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der billbee-Alternativen und verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen. Damit könnt Ihr ein für Euch geeignetes Warenwirtschaftssystem für Kleinunternehmen auswählen.

2. weclapp als Warenwirtschaftssystem für kleine Unternehmen

weclapp auf OMR Reviews

weclapp ist ein nutzerfreundliches Warenwirtschaftssystem aus der Cloud für Kleinunternehmer:innen und KMUs. Die Software wird in Deutschland gehostet und GoBD-konform. weclapp wirbt damit, dass durch intelligente Workflows und hohe Automatisierungen eine schnelle und strukturierte Auftragsabwicklung erfolgen kann.

Auch weclapp ist sofort einsatzbereit und einfach in der Handhabung. Es eignet sich besonders für Einzel- und Großhändler:innen sowie Online-Händler:innen, Systemhäuser und produzierende Unternehmen.

weclapp bietet auch verschiedene Schnittstellen zu Zahlunsganbieter:innen (Paypal, Klarna, amazon pay, Stripe Payments), Onlineshop-Systeme (Shopify, Shopware, WooCommerce), Marktplätzen und Versanddienstleister:innen an.

weclapp-Funktionen

• Angebotsabwicklung
• Rechnungserstellung
• Lieferantenverwaltung
• Abwicklung von Teil- oder Komplettlieferungen
• Automatische Bestell- und Produktionsvorschläge
• Buchung der Lieferungen in den Lagerbestand
• Automatische Generierung von Eingangsbelege
• Lager- und Bestandsverwaltung
• Lagerzubuchungen, -abbuchungen und -umbuchungen
• Serien- und Chargenummern
• Abwicklung von Retouren und Gutschriften
• Inventur-Prozess und -Dokumente
• Klassischer Versand und Dropshipping möglich

weclapp-Kosten

Ihr könnt weclapp für 30 Tage kostenlos testen und die Kündigung der Testphase erfolgt nach Ablauf automatisch. Wenn Ihr Euch für weclapp entscheiden solltet, steht Euch das weclapp-Paket „ERP Handel“ zur Verfügung. Dieses kostet bei einer jährlichen Zahlung und einer Laufzeit von einem Jahr 89 Euro und bei einer Laufzeit von zwei Jahren 69 Euro netto Pro Monat und pro Nutzer:in.

In dem teureren ERP-Handel-Paket sind neben den Modulen der Cloud-CRM- und ERP-Dienstleistung-Pakete die Funktionen und Anbindungen der Bereiche Warenwirtschaft und Lagerverwaltung enthalten.

Weitere Infos zu den Preisen von weclapp sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

weclapp-Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der weclapp-Alternativen und verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen. Damit könnt Ihr ein für Euch geeignetes Warenwirtschaftssystem für Kleinunternehmen auswählen.

3. Sage ERP als Warenwirtschaftssystem Kleinunternehmen

Sage ERP auf OMR Reviews

Auch wenn Sage ERP streng genommen als ERP-System durchgeht (zumindest laut Produktbezeichnung), haben wir es hier in dieser Auflistung dennoch mit aufgenommen, da die Funktionen von Sage ERP den Funktionen der anderen hier gelisteten Warenwirtschaftssystemen entsprechen.

Zudem findet man die Software Sage ERP auf der Sage-Website auch unter dem Bereich Warenwirtschaftssystem. Sage ERP wurde in Deutschland entwickelt, ist cloudbasiert und wird auch in Deutschland gehostet.

Sage-ERP-Funktionen

• Angebots- und Rechnungserstellung
• Vertragsverwaltung
• Dokumentenmanagement
• Verwaltung von Stammdaten
• Preise und Rabatte
• Stücklisten
• Lagerverwaltung und Lagerbuchungen
• Mahnwesen
• Individuelle Prozessgestaltung
• Berichte, Reporte und Auswertungen
• Warenbestand mit Stichtagsinventur

Sage-ERP-Kosten

Sage ERP könnt Ihr für sieben Tage kostenfrei testen. Danach läuft die Testphase automatisch ab. Während dieser Tesphase steht Euch der Support von Sage kostenlos zur Verfügung. Möchtet Ihr anschließend die cloudbasierte Software weiter nutzen, kostet sie Euch 44,90 Euro netto pro Monat und pro User.

Eine Jahreszahlung von Sage ERP kostet 484,92 Euro netto, was auf den Monat runtergerechnet 40,41 Euro netto sind – natürlich je Nutzer:in.

Weitere Infos zu den Preisen von Sage ERP sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

Sage-ERP-Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Alternativen von Sage ERP und verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen. Damit könnt Ihr ein für Euch geeignetes Warenwirtschaftssystem für Kleinunternehmen auswählen.

4. ALPHAPLAN als Warenwirtschaftssystem für kleine Unternehmen

ALPHAPLAN auf OMR Reviews

Das cloudbasierte Warenwirtschaftssystem von ALPHAPLAN kommt direkt vom Hersteller des IT-Systemhauses CVS Ing.GmbH und eignet sich für unterschiedlichste Branchen. Mit über 30 Jahren Markterfahrung und einigen gewonnenen Preisen (zuletzt in der Kategorie Multichannel-Handel) weißt ALPHAPLAN, was es tut und was seine Kund:innen brauchen. So profitiert Ihr mit der Software von Effizienz- und Zeitvorteilen in Eurem Tagesgeschäft.

ALPHAPLAN bietet Euch natürlich auch verschiedene Schnittstellen an, um Eure Daten bspw. einfacher und schneller mit der Buchhaltung oder den Transportdienstleister:innen zu teilen.

ALPHAPLAN-Funktionen

• Ausgeklügelte Benutzeroberfläche für schnellen Datenzugang
• Schnelleres Arbeiten durch Multi-Document-Interface
• Umfangreicher Suchfunktion
• Bevorzugte Datensätze als Favoriten speichern
• Benutzerindividuelle Darstellung
• Dokumentenverwaltung
• Angebotserstellung
• Festlegung von Artikelsets
• Automatisierte Abarbeitung von Aufträgen (Stapelverarbeitung)
• Gültigkeitszeiten für Preise und Rabatte
• Preisprioritätensetzung möglich
• Mengen- und Preiskontrollen
• Qualitätssicherung und Lieferantenbewertung
• Mahnwesen
• Flexible Auswertung der Verkäufe, inkl. Verkaufsstatistiken
• Individuelle Anpassung an eigene Anforderungen
• Erstellung individueller Schnittstellen ist möglich

ALPHAPLAN-Kosten

Informationen zu den Preisen von ALPHAPLAN sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

ALPHAPLAN-Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der ALPHAPLAN-Alternativen und verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen. Damit könnt Ihr ein für Euch geeignetes Warenwirtschaftssystem für Kleinunternehmen auswählen.

5. Pickware als Warenwirtschaftssystem für Kleinunternehmen

Pickware auf OMR Reviews

Pickware ist ein cloudbasierte Warenwirtschaftssystem für Kleinunternehmen, welches sich auf die Integration des Shopsystems Shopware spezialisiert hat. Mittels verschiedener Plugins könnt Ihr Euer Warenwirtschafssystem nach eigenen Anforderungen und Bedürfnissen erweitern. Die Plugins sind schnell isntallsiert und bieten eine Echtzeitsynchronisation.

Pickware-Funktionen

• Zentrale Verwaltung mehrerer Lager
• Individuelle Nutzung und Zuordnung der Lagerfläche
• Smarter Lagerplatzgenerator
• Bestandspflege
• Automatisieurngen und Warnhinweise beim Einkauf und Lieferantenmanagement
• Lieferantenverwaltung
• Überblick aller Lagerbestände
• Automatische Bestellvorschläge
• Picklisten, um Wegzeiten und Packfehler zu minimieren
• Mehrschrittige Retourenabwicklung
• Storni
• Automatische Rechnungserstellung und -versand
• Diverse Analysen und Auswertungen

Pickware-Kosten

Pickware bietet Euch einen kostenfreien und unverbindlichen Probemonat an. Anschließend hängt das Preismodell davon ab, ob Ihr Shopware 5 oder Shopware 6 im Einsatz habt. Pickware ERP ist Bestandteil der Shopware 5 Professional Edition und ist somit kostenlos zu erhalten.

Pickware ERP Starter ist für Shopware 6 verwendbar und kostet monatlich 99 Euro netto. Die Kündigung kann monatsweise erfolgen.

Weitere Infos zu den Preisen von Pickware sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

Pickware-Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Pickware-Alternativen und verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen. Damit könnt Ihr ein für Euch geeignetes Warenwirtschaftssystem für Kleinunternehmen auswählen.

6. Haufe X360 Warenwirtschaft

Haufe X360 auf OMR Reviews

Haufe X360, was früher unter dem Namen lexbizz lief, bietet ein Warenwirtschaftsmodul für Handelsunternehmen und kleine Betriebe an: Haufe X360 Warenwirtschaft. Durch die Kompatibilität zu den anderen Haufe X360 Modulen seid Ihr in der Lage, Euer Warenwirtschaftssystem um weitere Module zu ergänzen und dadurch Eure Geschäftsprozesse bestmöglich zu automatisieren.

Mit dem Warenwirtschaftssystem von Haufe X360 verfügt Ihr über alle Funktionen, um Eure Warenflüsse optimal darzustellen und zu optimieren. Haufe X360 Warenwirtschaft kann durch diverse Schnittstellen mit anderen Tools aus den Bereichen Shopsystem, Zahlungsanbieter:in und Versanddienstleister:in verbunden werden.

Haufe-X360-Funktionen

• Zweistufige Bestandsumalgerung
• Lagerplatz-/Standortkontrolle
• Bestellautomatisierungen
• Artikelanlage
• Serien- und Chargennummer
• Artikel-Varianten-Management
• Mengenumrechnungen
• Kundenauftrags- und Aktionsrabatte
• Lieferzeitpläne
• Bestandszuorndung
• Versandmanagement
• Erstellung von Kundenangeboten
• Verwaltung von Kundenaufträgen
• Kreditlimitprüfung
• Rechnungskonsolidierung
• Berichtswesen mit Drill Down
• CRM-Integration
• Wichtige Prozesse mittels Workflows automatisieren
• Echtzeitdaten von Lagerbeständen, Transitbeständen, Nachbestellmengen und Lagerhaltungskosten
• Echtzeitdaten in vorkonfigurierten Berichten und personalsierten Dashboards

Haufe-X360-Kosten

Ihr könnt eine Produkt-Demo der Software Haufe X360 Warenwirtschaft anfragen und ein:e Haufe-Mitarbeiter:in setzt sich mit Euch zwecks Beratungstermin in Verbindung. Zudem besteht eine kostenlose Testphase von 30 Tagen. Die Preise für Haufe X360 Warenwirtschaft sind abhängig von Euren gebuchten Modulen, sodass es keine Pauschalpreise auf der Website zu finden gibt.

Allerdings findet Ihr drei Rechenbeispiele von Haufe X360, damit Ihr eine grobe Preisorientierung bekommt. Das für Euch relevante Rechenbeispiel beinhaltet die Module Warenwirtschaft, CRM, Finanzbuchhaltung und Schnittstellen – und das ganze für einen monatlichen Netto-Preis von 78 Euro je Nutzer:in.

Weitere Infos zu den Preisen von Haufe X360 sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

Haufe-X360-Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Alternativen zu Haufe X360 und verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen. Damit könnt Ihr ein für Euch geeignetes Warenwirtschaftssystem für Kleinunternehmen auswählen.

Weitere Warenwirtschaftssysteme findet Ihr auf OMR Reviews

Auf OMR Reviews, der Vergleichsplattform für Business Software, haben wir insgesamt über 100 ERP- und Warenwirtschaftssysteme gelistet, die Euch bei der Warenwirtschaft Eures Einzelhandels oder Eures Onlineshops unterstützen können. Also schaut vorbei und vergleicht die Tools mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:

• MOCO
• SAP S/4HANA
• SAP Business One
• Xentral ERP
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• e.bootis-ERPII
• Oracle NetSuite
• JTL
• Oracle Cloud ERP
• plentymarkets
• Infor M3