ERP-System für die Lebensmittelindustrie: So findest du die passende Software

1. Was ist ein ERP-System und warum ist es so wichtig für die Lebensmittelindustrie?
2. Wozu eine spezielle ERP-Lösung für die Lebensmittelindustrie?
3. Die wichtigsten Anforderungen an ein ERP-System in der Lebensmittelindustrie
4. Die größten Herausforderungen bei der Einführung eines ERP-Systems
5. Auswahlkriterien für das passende ERP-System
6. Die GUS ERP-Lösung für die Lebensmittelindustrie
7. Fazit: Dein Weg zum perfekten ERP-System

Die Herausforderungen in der Lebensmittelindustrie sind vielfältig: strenge Vorschriften, hoher Qualitätsdruck und die Notwendigkeit, trotz allem effizient zu arbeiten. All das ist nur mit einer branchenspezifischen ERP-Lösung möglich. Doch wie sehen die Anforderungen genau aus und welche Funktionen muss ein solches ERP-System für die Lebensmittelindustrie mitbringen? Diesen und weiteren Fragen gehen wir in diesem Artikel nach.

Was ist ein ERP-System und warum ist es so wichtig für die Lebensmittelindustrie?

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Softwarelösung, in der alle wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens zusammenlaufen und verwaltet werden können. Ziel ist es, die Effizienz und Transparenz innerhalb der Organisation zu steigern, indem Daten zentralisiert und Abläufe optimiert und automatisiert werden. Durch die Vernetzung verschiedener Abteilungen wie Produktion, Lagerhaltung, Finanzwesen und B2B-Vertrieb bietet ein ERP-System eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Daten in Echtzeit zugänglich sind (Stichwort: Single Source of Truth).

Wozu eine spezielle ERP-Lösung für die Lebensmittelindustrie?

Die Lebensmittelindustrie bringt sehr spezifische Anforderungen mit sich. Dazu gehören beispielsweise flexible Rezeptur-Anpassungen, die Einhaltung von Kühlketten oder die Überwachung von Verfallsdaten. Nicht-spezialisierte ERP-Systeme erfüllen diese vielen Voraussetzungen häufig nicht optimal – oder sie erfordern zumindest umfangreiche Anpassungen. Mit einem branchenspezifischen ERP-System fällt ein Großteil dieser Konfiguration weg, da die wichtigsten Produktionsaspekte von vornherein Teil der Lösung sind. Welche Anforderungen das im Einzelnen sind, zeigen wir dir hier: 

Die wichtigsten Anforderungen an ein ERP-System in der Lebensmittelindustrie

Von der Einhaltung von Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) bis hin zum Lieferantenmanagement – die Aufgaben eines ERP-Systems für die Lebensmittelindustrie sind ebenso vielfältig wie anspruchsvoll: 

Haltbarkeits- und Verfallskontrolle

Eine der wichtigsten Funktionen besteht in der automatischen Überwachung von Mindesthaltbarkeits- und Verfallsdaten. Mithilfe des Systems sollte genau nachvollziehbar sein, welche Produkte noch verwendbar sind und welche nicht mehr dem Qualitätsanspruch gerecht werden. Dabei sollte das System automatisch Regeln für die Auslieferung nach dem FEFO-Prinzip (First Expired – First Out) umsetzen, um sicherzustellen, dass zuerst die am frühesten ablaufenden Produkte verbraucht werden. So hilft es, Lebensmittelabfälle zu reduzieren und wirtschaftliche Verluste zu minimieren.

Zuverlässige Qualitätskontrolle

Nicht nur die Verfallsdaten deiner Waren wollen ständig kontrolliert sein: Prüfpläne gewährleisten die Qualität deiner Lebensmittel entlang der gesamten Produktionskette. Das umfasst das Management von Prüfplänen und Prüfmitteln und sorgt für eine dauerhaft hohe Qualität der Güter. 

Chargenmanagement

In der Lebensmittelindustrie ist es wichtig, Chargen lückenlos nachvollziehen zu können, um die Sicherheit und Qualität der Produkte zu gewährleisten. Ein effizientes ERP-System ermöglicht eine vollständige und mehrstufige Rückverfolgbarkeit von Rohstoffen bis hin zu Endprodukten. Zudem sollte es möglich sein, Mischungen und Teilungen von Chargen zu managen und prozessbezogene Regeln für deren Nutzung und Verfügbarkeit aufzustellen.

Übersichtliche Lager- und Logistikverwaltung

Ineffizient gemanagte Lagerflächen sind auf Dauer ein hoher Kostenfaktor. Deshalb ist eine optimierte Lager- und Logistikverwaltung für jedes ERP-System Pflicht. Das betrifft Aspekte wie die Sendungsverwaltung, effiziente mobile Scannerdialoge für alle Lagerprozesse und die Abbildung komplexer Einlagerungsstrategien. Echtzeit-Daten helfen dir, deine Lagerprozesse transparent zu gestalten und Engpässe sowie Überbestände zu vermeiden.

Forschung & Entwicklung inklusive Rezepturverwaltung

Konsumentenwünsche, wirtschaftliche Aspekte oder gesetzliche Vorgaben machen es immer wieder notwendig, die Zusammensetzung von verarbeiteten Produkten zu verändern. Ein flexibles Management von Rezepturen ist für die deshalb Lebensmittelindustrie unverzichtbar. Ein ERP-System sollte die Verwaltung und Entwicklung von Rezepten einschließlich aller relevanten Produktmerkmale wie Nährwertangaben und Kosten abbilden.

Lieferantenbewertung

Nicht nur die betriebsinternen Abläufe sind wichtig – das ERP-System sollte vielmehr auch in der Lage sein, die Güte deiner Lieferant*innen zu bewerten. Hierzu gehört automatisiertes Scoring auf Basis von Qualitätsmerkmalen wie Termin- und Mengentreue oder Einhaltung von anderen Lieferparametern. Das sorgt letztlich für mehr Transparenz in der Lieferkette.

Handelsmodule

Effiziente Handelsprozesse optimieren die Auftragsabwicklung und minimieren Fehler. Ein ERP-System sollte Debitorenhierarchien, Produktgruppenlistungen sowie komplexe Preis- und Rabattstrukturen abbilden können. Dadurch reduziert es den Aufwand in der Auftragserfassung und vermeidet Fehler sowie Reklamationen, sodass du gut vorbereitet bist, um Geschäftsbeziehungen auch mit großen Playern der Branche zu pflegen.

Die größten Herausforderungen bei der Einführung eines ERP-Systems

Bei all diesen Anforderungen ist es kaum verwunderlich, dass die Einführung eines ERP-Systems viele Unternehmen vor gewaltige Herausforderungen stellt. Zu den typischen Stolpersteinen zählen fehlende interne Ressourcen. Häufig unterschätzen Unternehmen den Aufwand, der mit der Implementierung verbunden ist, oder haben nicht genügend geschultes Personal, um das Projekt erfolgreich umzusetzen. Daher ist es wichtig, im Vorfeld genau zu planen und sicherzustellen, dass die notwendigen Ressourcen – personell wie budgetär – bereitstehen.

Ein ebenso kritischer Faktor ist die Wahl der richtigen ERP-Software. Denn nicht alle Systeme sind gleich gut auf die spezifischen Anforderungen der Lebensmittelindustrie zugeschnitten. Achte darauf, dass der Anbieter Erfahrung in deiner Branche hat und Referenzen vorweisen kann. 

Weitere Herausforderungen können sein:

• Unzureichende Planung und Bedarfsanalysen

• Unterschätzte Komplexität der Implementierung

• Fehlende Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme

• Anpassung an spezifische Branchenanforderungen und gesetzliche Vorgaben

• Mitarbeiterakzeptanz und Schulungsbedarf

• Budgetüberschreitungen und versteckte Kosten

• Zeitliche Verzögerungen im Projektplan

• Sicherheits- und Datenschutzanforderungen

Auswahlkriterien für das passende ERP-System

Bevor es an die Wahl des passenden Anbieters geht, solltest du dir über folgende Punkte Gedanken machen:

1. Erfüllung des Anforderungsprofils: Überprüfe, inwiefern das ERP-System in der Lage ist, deine betriebseigenen Prozesse abzubilden und deine individuellen Anforderungen zu erfüllen. Dies umfasst sowohl Standardprozesse als auch spezielle Abläufe, die für dein Unternehmen einzigartig sind. Ein geeignetes ERP-System sollte flexibel und skalierbar sein, um zukünftige Entwicklungen und Herausforderungen bewältigen zu können.

2. Support: ERP-Systeme sind komplex und gerade zu Beginn der Einführung dürften viele Fragen aufkommen. Frage dich deshalb: Wie sieht der Support aus? Gibt es einen 24/7-Kundenservice und welche Kanäle stehen für schnelle Hilfe zur Verfügung?

3. Updates: Bringe in Erfahrung, wie regelmäßig Updates für die Software bereitgestellt werden und ob diese im Vertrag enthalten sind. Achte zudem auf die Sicherheit: Bei vielen ERP-Systemen kann es zu Update-Schwierigkeiten mit den Schnittstellen kommen, wenn zu viel individuelle Anpassungen vorgenommen wurden.

4. Kostenstrukturen: Frage nach den genauen Kostenstrukturen, einschließlich Implementierung, laufenden Lizenzen und eventuellen Zusatzkosten. Transparente Kostenaufstellungen helfen dir, Überraschungen zu vermeiden und besser zu planen.

Schritt-für-Schritt zur passenden Lösung

Um das richtige ERP-System auszuwählen, solltest du mit einer umfassenden IST-Analyse beginnen. Hierbei erfasst du den aktuellen Stand deiner Geschäftsprozesse und identifizierst bestehende Schwachstellen und Optimierungspotenziale. Dieser Schritt hilft dir, klare Anforderungen an das neue ERP-System zu formulieren und stellt sicher, dass du tatsächlich eine Lösung findest, die zu deinem Unternehmen passt.

Nachdem du die IST-Analyse abgeschlossen hast, geht es darum, die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens festzulegen. Was sind die entscheidenden Funktionen, die das neue ERP-System abdecken muss? Welche Prozesse sollen optimiert oder automatisiert werden? Notiere diese Anforderungen detailliert, um potenzielle Anbieter gezielt danach bewerten zu können.

Anschließend erfolgt die Recherche nach geeigneten Anbietern. Achte dabei auf die Branchenexpertise und Erfahrungsberichte aus der Lebensmittelindustrie. Fordere Demos und Testversionen an, um die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität der Systeme selbst zu prüfen. Es ist auch ratsam, Referenzen zu kontaktieren, um ehrliche Meinungen und Erfahrungen zu hören.

Bevor die endgültige Entscheidung fällt, solltest du den Anbieter auch hinsichtlich der Integrationsfähigkeit des ERP-Systems in deine bestehende IT-Landschaft überprüfen. Kann die neue Software nahtlos in deine bereits genutzte Infrastruktur integriert werden oder sind gegebenenfalls kostspielige Anpassungen erforderlich? All diese Fragen solltest du im Vorfeld abklären.

Die GUS ERP-Lösung für die Lebensmittelindustrie

Du siehst also: Bei der Wahl des passenden ERP-Systems gibt es eine Menge zu beachten. Ein Unternehmen, das seine Software gezielt auf die Bedürfnisse der Lebensmittelindustrie ausrichtet, ist die GUS Group aus Köln

GUS-OS Suite auf OMR Reviews

Diese bietet in Form ihrer GUS-OS Suite eine ganzheitliche Lösung mit umfassender Branchenexpertise in den Bereichen Lebensmittel, Chemie und Pharmaindustrie. Das hauseigene ERP-System zielt darauf ab, den gesamten Geschäftszyklus eines Unternehmens abzudecken und effiziente sowie transparente Abläufe sicherzustellen.

Besonders hohen Wert legt die GUS Group auf Flexibilität und die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben in der Lebensmittelbranche. Die Individualisierbarkeit der Lösung ermöglicht es, die Software exakt an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen, um so eine optimale Unterstützung sicherzustellen.

Features und Highlights der GUS ERP-Lösung:

• Branchenexpertise: Über 40 Jahre Erfahrung in der Prozessindustrie

• Einhaltung aller Branchenstandards: Standardisierte Einhaltung der Lebensmittel-Informationsverordnung (LMIV), des International Food Standard (IFS) und der Vorgaben des British Retail Consortium (BRC)

• Produktpass: Deklaration von Allergenen und Zutaten

• Mehrstufige Rezepturverwaltung: Versionsmanagement zur Steuerung komplexer Rezepturen

• Konditionsverwaltung und -abrechnung: Unterstützung von EDI, Boni und Rabatten im LEH

• Produktentwicklung: Werkzeuge zur Entwicklung und Optimierung von Produkten

• Rezepturkalkulation: Flexible Deckungsbeitragsschemata zur Kostentransparenz

• Packmittelversionsverwaltung: Verwaltung und Nachverfolgung von Packmittelversionen

• Chargenanalysen und -dokumentation: Analysen und Dokumentation über alle Chargenstufen hinweg

• Synchronisierte Unternehmensplanung: Integration von Absatz-, Produktions-, Beschaffungs- und Finanzplanung

Fazit: Dein Weg zum perfekten ERP-System

Die Wahl des richtigen ERP-Systems ist ein wichtiger Schritt, um langfristig die Qualität deiner Waren und deinen Unternehmenserfolg zu sichern. Starte deshalb mit einer umfassenden Bedarfsanalyse, um die spezifischen Anforderungen deines Betriebs zu identifizieren und recherchiere gezielt nach Anbietern mit einschlägiger Branchenerfahrung. Eine spezialisierte Lösung für die Lebensmittelindustrie, wie sie die GUS-OS Group bietet, zahlt sich langfristig aus, da sie nicht nur alle gesetzlichen Vorgaben einhält, sondern auch speziell auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnitten ist. Noch mehr Informationen zu der ERP-Software erhältst du auf OMR Reviews oder direkt beim Anbieter GUS Group.