Projektmanagement-Softwares im Vergleich

Unternehmen arbeiten und denken in Projekten. Um die Vielzahl an Projekten übersichtlich verwalten zu können, bedarf es einer Projektmanagement Software. Die Software bietet Nutzern umfangreiche Projektmanagement Tools. Diese sorgen für eine sinnvolle Aufgabenverteilung, ein fortlaufendes Controlling und eine effektive Kommunikation zwischen den Projektmitgliedern. Lerne die Vorzüge von Projektmanagement Software im Detail kennen.

Das sind beliebte Projektmanagement Tools:

• Trello

• Asana

• Jira

• awork

• monday.com

• Joinpoints

• MOCO

• Notion

• Wrike

• Bitrix24

• Stackfield

Grundzüge einer Projektmanagement Software

Laut allgemeiner Definition ist ein Projekt ein vorübergehendes Bestreben, ein einzigartiges Produkt oder eine einzigartige Dienstleistung zu schaffen. Dabei wird ein Projekt grundsätzlich in fünf Phasen unterteilt: Initiierung, Planung, Ausführung, Steuerung und Abschluss. Eine Projektmanagement Software sollte Tools für alle fünf Projektphasen bereitstellen, die das Arbeiten erleichtern und so effektiv wie möglich gestaltet.

Projektmanagement-Ansätze:

• Wasserfall Methode: Aufgaben werden nacheinander erledigt, bevor die nachfolgende Projektphase eröffnet wird. Aufgrund der linearen Aufgabenbetrachtung kann es schwierig sein Fehler aus vorangegangenen Phasen auszubessern.

• Iterative Methode: Die Projektarbeit erfolgt in Zyklen. Nach der Fertigstellung eines Projektteilabschnitts erfolgt zunächst eine eingehende Prüfung. Identifizierte Fehler werden gelöst. Erst dann beginnt ein neuer Teilabschnitt.

• Lean Methode: Diese Methode zielt auf das effektive und ressourcenschonende Arbeiten ab. Sie hilft Projektaufgaben bereits in frühen Projektstadien auszuschließen, die keinen Mehrwert bieten. Dadurch steigt die Produktivität.

• Kritische Ketten: Basiert auf einer altbewährten Managementphilosophie, die sich auf Einschränkungen konzentriert, die den Erfolg eines Projekts gefährden können. Durch die Ermittlung der kritischsten Einschränkungen können sich Unternehmen darauf vorbereiten, Projektprobleme zu vermeiden.

• Prozessbasierte Methode: Konzentration auf Ergebnisse zur Realisierung von Vorteilen. Diese Methode soll während der Projektarbeit zusätzliche Optimierungsvarianten für Produkte oder Dienstleistungen identifizieren, die einen ungeahnten Mehrwert bieten.

Nach einem kurzen Einblick in die Grundzüge des Projektmanagements richten wir den Blick nun auf die Vorteile einer Projektmanagement Software. Die Übersicht ermöglicht einen detaillierten Einblick in die Funktionen. Dadurch erleichtert sich der interne Abstimmungs- und Entscheidungsprozess.

Projektmanagement Software – die Vorteile für Unternehmen

Einer der Hauptgründe für die Nutzung von Projektmanagement Software liegt in der übersichtlichen Verwaltung von Aufgaben, Ressourcen und Kosten in Abhängigkeit von der Zeit. Darüber hinaus sprechen folgende Punkte für die Nutzung.

Hauptvorteile einer Projektmanagement Software:

• Übersichtliche Verwaltung von parallel ablaufenden Projekten.

• Verbesserung der Teamarbeit aufgrund praktischer Kommunikations-Tools.

• Intelligente Überwachung der jeweiligen Projektphasen anhand eines leicht verständlichen Bewertungssystems.

• Steigert langfristig die Produktivität und das zielgerichtete Arbeiten von Projektmitarbeitern.

• Deckt freie Ressourcen auf. Daraus entstehen neue Möglichkeiten.

• Erstklassiges Design von Kalender- und Projektansichten.

• Sinnvolle Integration weitere Software-Komponenten.

Für die Implementierung einer Projektmanagement Software stehen Unternehmen übrigens unterschiedliche Varianten zur Verfügung. Best-of-Breed-Software-Lösungen stellen ausschließlich Tools für das Projektmanagement zur Verfügung. All-in-One-Suiten bieten Kunden abteilungsübergreifende Softwarelösungen an. Punktlösungen ergänzen Projekt Management Tools durch Funktionen wie Projektzusammenarbeit oder Projektanalyse. Branchenspezifische Softwareanbieter richten ihr Angebot an bestimmte Branchen.

Hauptfunktionen von Projektmanagement Software

Folgende Standardfunktionen sind in den meisten Projektmanagementlösungen enthalten:

• Tools für die Projektdefinition: Anhand der Projektdefinitionsfunktion lässt sich die Projektstruktur definieren und festlegen. Nach der Implementierung der Projektstruktur können Projektbeteiligte Aufgaben anpassen.

• Projektplanvorlagen: Projektmitglieder nutzen Vorlagen für die Anlage neuer Projekte. Projektplanvorlagen gelten als Ausgangspunkt für ein Projekt. Sie enthalten wichtige Regeln, die Projektfristen, Aufgabenabhängigkeiten und Workflows betreffen. Sie stehen allen zur Einsicht bereit.

• Meilensteine: Ein Projekt wird in fünf Phasen unterteilt. Den Phasen werden Meilensteine, ein Bündel an Aufgaben, zugeordnet, die in einem festgelegten Zeitraum erledigt werden müssen. Um Projekte sinnvoll planen zu können, sind Meilenstein-Tools ein Must-have in einer Projekt Management Software.

• Visualisierungen: Visualisierungs-Tools stellen Aufgaben, Fristen und Meilensteine visuell dar. Sie ermöglichen Benutzern einen Drilldown zu jeder Ebene der Projektstruktur, um Aktivitäten, Kosten, Produktivität und freie Ressourcen übersichtlich belegen zu können. Sie lassen sich mit wenigen Klicks in Berichte integrieren.

• Prozess- und Workflow: Diese Tools definieren die Aktivitäten in den jeweiligen Phasen eines Projekts. Diese Funktionen sind flexibel nutzbar und können mit Genehmigungen hinterlegt werden.

• Ressourcenmanagement: Das Ressourcenmanagement ist besonders wichtig, da es erhebliche Auswirkungen auf die Projektkosten haben kann. Projektteams profitieren von der Möglichkeit, Ressourcen auf mehrere Aktivitäten eines Projektes zu verteilen, wodurch sie Materialien in großen Mengen beschaffen und Einkaufskosten sparen können. Zudem können nicht verfügbare Ressourcen durch kompatible Alternativen ersetzt werden.

• Tools für die Projektdokumentation: dienen der Verwaltung von Dokumenten, die grundsätzlich für die Projektarbeit benötigt werden. Verträge, Arbeitserklärungen, Angebote und Vorschläge werden elektronisch gespeichert, sodass Benutzer sie jederzeit leicht freigeben können. Es ist wichtig, dass eine Projektmanagementlösung diese Funktion enthält.

• Analyse-Tools: Berichterstellung, Analyse und Dashboards werden von allen an einem Projekt beteiligten Parteien verwendet. Es ist daher wichtig, dass die Analysefunktion flexibel nutzbar ist. Gleichzeitig sollten vertrauliche Informationen wie private Daten oder finanzielle Daten nur über sichere Portale an autorisierte Benutzer weitergegeben werden und nicht allen Projektbeteiligten frei zur Verfügung stehen.

Zusätzliche Software-Lösungen für die Arbeit in Projekten

Einige Software-Anbieter haben ihr Software-Angebot bereits aufgestockt. Andere Anbieter stellen Software-Funktionen separat, als Add-Ons, ihren Kunden zur Nutzung bereit. Dies betrifft folgende Softwarearten:

• Kollaborations-Software: Kollaborationsplattformen können getrennt von Projektmanagement Software verwendet werden. Die Vorteile liegen jedoch in der Systemeinbindung, insbesondere bei komplexen Projekten.

• Dokumenten-Management-Software: Die Dateifreigabe ist eine wichtige Funktion mit der alle Parteien auf Dokumente zugreifen können. Mit erweiterten Funktionen zur Dokumentenverwaltung können Benutzer beim Erstellen und Ändern von Dokumenten zusammenarbeiten. Der Zugriff auf Dokumente sollte nach Aufgabenbereichen verwaltet werden, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen zu beschränken.

• Abrechnung- und Kostenmanagement-Software: sind für das Projektmanagement nicht immer erforderlich, können jedoch für komplexe Projekte sehr wichtig sein. Wenn mehrere Parteien an einem Projekt beteiligt sind, muss sichergestellt werden, dass die verwendeten personellen und materiellen Ressourcen angemessen in Rechnung gestellt werden.

• Projekt-Optimierungs-Software: dient der Analyse abgeschlossener Projekte. Die Software deckt Engpässe und andere Faktoren auf, die sich negativ auf frühere Projekte ausgewirkt haben. In der Analyse von Projekten liegt ein enormes Verbesserungspotential für zukünftige Projekte, die keinesfalls ungenutzt bleiben sollten.

• Simulations-Software: Mithilfe der Projektsimulation können Szenarien für Projekte erstellt und verglichen werden, um die bestmögliche Option für ein neues Projekt zu ermitteln. Jedes Szenario beschreibt Möglichkeiten zum Zuweisen von Ressourcen und Meilensteinen und kann auch Einschränkungen und Engpässe berücksichtigen. Komplexe Projekte profitieren von der Softwareintegration.

• Projektbuchhaltungs-Software: Hierbei handelt es sich um ein Modul aus der Buchhaltung. Der Hauptvorteil der Integration besteht in der transparenten Verfolgung von Projektkosten und -einnahmen, denn die Projektbuchhaltung liefert wichtige Informationen zur finanziellen Leistung jedes Projekts und diese fließt letztendlich in den Gewinn ein.

• Earned Value Management Software (EVM): Eine weitere Möglichkeit, Projektleistungen transparent zu verfolgen. EVM hilft Unternehmen, Projektkosten einzuschätzen, tatsächliche Kosten zu ermitteln und zu verfolgen sowie den erzielten Wert des Projekts zu berechnen. Die hochfunktionale Software ist teuer und daher eher für Unternehmen mit einem hohen Projektaufkommen vorteilhaft in der Anschaffung.

• Risikomanagement-Software: Trotz intensiver Planung und Überwachung können Projekte durch unerwartete Ereignisse wie Naturkatastrophen, Hacking oder Personalveränderungen negativ beeinflusst werden. Mithilfe von Projektrisikomanagement-Software können potenzielle Horrorszenarien durchgespielt werden – ein erheblicher Lerneffekt, der sich positiv auf die Projektarbeit auswirken kann.

• Kundendienst-Software: Wird für die Sicherstellung der Einhaltung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen in einer Kunden-Projektdienstleister-Beziehung gewinnbringend eingesetzt. Die Kundendienstabteilung ist normalerweise der Hauptansprechpartner zwischen Unternehmen und Kunde. Für sie ist es wichtig, schnell und effizient auf Kundenwünsche reagieren zu können. Sie sind auch dafür verantwortlich, Probleme zu identifizieren, die die Beziehung zum Kunden gefährden können, und sie an Projektmanager weiterzuleiten.

• HR-Software: HR-Software ist für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern unverzichtbarer Bestandteil – auch im Projektmanagement. HR-Software wird für die Aufstellung von Arbeitsplänen, Vergütungsmodellen und die Einhaltung von Arbeitsgesetz und Tarifverträgen benötigt. Da die Lohnkosten ein wichtiger Teil der Gesamtkosten eines Unternehmens sind, sollten sie klar und übersichtlich nachzuverfolgen sein.

• Beratungs-Software: Projektberatungsdienste unterstützen Unternehmen in der Weiterentwicklung ihrer Projektarbeit. Berater arbeiten mit Führungskräften und Projektmanagern zusammen, um zu bestimmen, wie die Projektarbeit sinnvoll optimiert werden kann. Durch die Integration entsteht eine dauerhafte Beratungsmöglichkeit.

• Content-Management-System-Software: Abhängig von der Branche und Komplexität der zu erbringenden Projektleistung müssen Projektmanager auf Marketing-Tools zurückgreifen, um korrekt mit unterschiedlichsten Interessengruppen zu kommunizieren und ihre Ansichten sinnvoll zu vertreten.

• Partnerverwaltungs-Software: Projektmanager arbeiten häufig mit externen Unternehmen zusammen, die auf Geschäftsbereiche spezialisiert sind, für die das Unternehmen nicht über das erforderliche Fachwissen verfügt. Beispielsweise müssen Unternehmen möglicherweise mit Rechtsberatern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Verträge und andere Dokumente den Vorschriften entsprechen. Das Auslagern bestimmter Aufgaben an Freiberufler kann außerdem vorteilhafter sein als die Einstellung von neuen Mitarbeitern. In diesen Fällen müssen Projektmanager nachverfolgen können, mit wem sie arbeiten, wofür sie verantwortlich sind und wie sie arbeiten.

• Prozessautomatisierungs-Software: Dient der Definition von Teamprozessen in Unternehmen mit einer großen Mitarbeiterzahl, um das Arbeiten zu optimieren. Während eine Projekt Management Software einige Funktionen für das Workflow-Management enthält, ermöglichen die Tools einer Prozessautomatisierungs-Software die Integration in die Geschäftsprozessmanagementsoftware.

Zugriffsrechte und Verwendungsmöglichkeiten im beruflichen Kontext

Leitende Projektmanager benötigen vollen Zugriff auf alle Funktionen der Software. Sie legen neue Projekte an, definieren Ziele und Aufgaben und überwachen alle Phasen eines Projekts. Sie erkennen Abweichungen und greifen lenkend in das Projekt ein. Projektmanager sollten darüber hinaus die Verwaltung von Zugriffsrechten für interne und externe Mitarbeiter übernehmen können. Am Projekt beteiligte Mitarbeiter verwenden Projekt Management Software für Aktualisierungen ihres Arbeitsfortschrittes und zur Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Sie erhalten so jederzeit einen aktuellen Einblick in das Projekt.

Externe Dienstleister sollten einen eingeschränkten Zugriff haben. Der Schutz von betriebsinternen Daten steht im Vordergrund. Kunden erhalten ein automatisches Feedback und die Möglichkeit der Kommunikation mit dem Dienstanbieter. Sie nutzen die Funktion zur Vereinbarung von Terminen und dem Austausch wichtiger Projektdaten.

Führungskräfte verwenden hauptsächlich Analyseberichte, um Projekte unkompliziert überwachen zu können. Neben Statusberichten ist die Gesamteffektivität der Projektarbeit von Interesse. Zudem profitieren sie von automatischen Hinweisen, wenn wichtige Meilensteine in der Projektarbeit ihrer Mitarbeiter erreicht wurden.

Aktuelle Trends im Zusammenhang mit Projektmanagement Software

In Zukunft werden immer mehr Anbieter ihre Funktionen innerhalb einer Multi-Cloud bündeln. So wird es neben den eigentlichen Funktionen für die Projektarbeit auch Programme für die Kundenverwaltung, Buchhaltung oder den Kundensupport geben. Das führt zu einer Senkung der Kosten bei gleichzeitiger Steigerung der Funktionalität. Dadurch werden sich in Zukunft auch viele kleinere Unternehmen die Software leisten können. Das wirkt sich letztendlich positiv auf interne Arbeitsweisen, die Projektarbeit und Teamkommunikation aus.

Ein weiterer Trend betrifft die von Toyota entwickelten Lean-Manufacturing-Prinzipien. Im Kern geht es um die Ressourcenschonung im gesamten Projektverlauf. Projektmanager werden angehalten, im Sinne des Umweltschutzes und der Nachhaltigkeit, unnötige Verschwendung zu reduzieren. Andere Anbieter lenken ihren Fokus auf das virtuelle Projektmanagement. Aufgaben sollen in virtuellen Teams erledigt werden, um intern Kosten zu senken. Virtuelle Teams beziehen sich auf Mitarbeiter, die an mehreren Standorten remote arbeiten. So lässt sich unabhängig vom Arbeitsort ein Projektteam aus hochqualifizierten Mitarbeitern zusammenstellen, die ihre Erfahrungen und Sichtweisen miteinander austauschen und für das Projekt bündeln.

Mögliche Probleme während der Nutzung von Projektmanagement Software

Probleme betreffen in der Regel die Projekt Management Tools oder die Integration der Software. Je nach Größe des Unternehmens wachsen die Anforderungen an eine Software im Laufe der Jahre. Einzelne Funktionen reichen dann eventuell nicht mehr aus. Ärgerlich wird es immer dann, wenn die einzige Lösung ein teurer Umstieg auf einen anderen Software-Anbieter ist. Unser Tipp: Bewerte eine neue Projekt Management Software nicht nur aus dem aktuellen Blickwinkel, sondern werfe den Blick in die Zukunft. Besteht die Software bereits heute aus allen notwendigen Tools? Kleine Unternehmen sollten sich hingegen die Frage stellen, ob der Umfang der Software-Tools zu umfangreich ist und folglich zu hochpreisig.

Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter die neue Software ablehnen. Sie greifen auf eine frei erhältliche Software oder alt bewährte Arbeitsmethoden zurück. Dadurch entstehen sogenannte Informationssilos. Diese führen wiederum zu Fehlern in der Datenverarbeitung. Auch hier gilt: Kommunikation! Projektmitarbeiter sollten in die Entscheidungsprozess eingebunden werden und die Möglichkeit erhalten eine neue Software vorab zu testen. So können mögliche Schwachstellen der Software aufgedeckt werden und Probleme in der Nutzung bereits deutlich früher vermieden werden.