Die 8 besten HR-Softwares für den Mittelstand
Katharina-Maria Röder27.1.2026
Mit diesen Softwares professionalisierst du deine HR-Prozesse in KMU
Inhalt
- Die 8 besten HR-Softwares für KMU im Vergleich
- Was zeichnet HR-Softwares für den Mittelstand aus?
- Was sind die Vorteile vom Einsatz einer HR-Software in KMU?
- Fazit: Individuelle Lösungen für den Mittelstand
HR-Verantwortliche haben eine Schlüsselposition, wenn es um den Unternehmenserfolg geht. Die Hauptaufgaben sind Personalbeschaffung, -bindung, -planung und der Personaleinsatz, um Unternehmensziele zu erreichen. KMU geraten schnell an zeitliche und finanzielle Grenzen. Genau hier setzten HR-Softwares für den Mittelstand an. Sie sollen Zeit und Geld sparen und Raum für Unternehmensentwicklung schaffen.
Das Wichtigste in Kürze
- HR-Software hilft KMU, Personalprozesse effizient zu digitalisieren und administrative Aufgaben zu minimieren.
- Tools wie clockin, ZEP und Clockodo bieten intuitive Zeiterfassungslösungen für unterschiedliche Einsatzbereiche.
- Mit Lösungen wie HR WORKS oder coveto lassen sich Recruiting, Lohnabrechnung und Reisekosten ganzheitlich verwalten.
- Hrmony und fiverr bieten ergänzende Funktionen zur Mitarbeiterbindung und projektbasierten Talentakquise.
- Durch zentrale Daten und Automatisierung verbessern KMU ihre Entscheidungsfindung und Rechtssicherheit.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Die 8 besten HR-Softwares für KMU im Vergleich
Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion | Geeignet für |
Ab 3,19 € pro Nutzer | Ja (14 Tage) | Kleine und mittelständische Unternehmen mit mobilen oder Büro-Mitarbeitenden | |
Ab 2,00 € | Ja (14 Tage) | Selbstständige und Teams jeder Größe, insbesondere Beratungen und Agenturen | |
Ab 4,00 € pro Nutzer (Kostenlose Version verfügbar) | Ja | Unternehmen jeder Größe, die Arbeits- und Projektzeiten erfassen möchten | |
Ab 5,00 € pro Nutzer | Ja (14 Tage) | Agenturen und Teams, die projektzentriert arbeiten | |
Ab 1,50 € pro Nutzer | Ja (1 Monat) | Unternehmen jeder Größe zur Verwaltung von Mitarbeiterbenefits | |
Ab 119,00 € | Ja (30 Tage) | Mittelstand, Personalvermittler und Personalabteilungen | |
Auf Anfrage | Keine eindeutige Angabe auf der Produktseite gefunden | Unternehmen, die flexibel mit freiberuflichen Talenten arbeiten möchten | |
Auf Anfrage | Ja (2 Wochen) | KMU und Mittelstand zur vollständigen Digitalisierung von HR-Prozessen |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. clockin
clockin ist eine speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelte Software zur digitalen Zeiterfassung via Smartphone, Tablet oder PC. Neben der reinen Stundenbuchung bietet das Tool Funktionen für das Abwesenheitsmanagement sowie die digitale Projektdokumentation.
Features:
- Digitale Zeiterfassung per App und Terminal
- Abwesenheits- und Urlaubsmanagement
- Projektplanung und digitale Projektakten
- Digitale Checklisten und Foto-Dokumentation
- Schnittstellen zu DATEV, Lexware Office und sevdesk
Geeignet für: Kleine und mittelständische Unternehmen, die sowohl mobile Mitarbeitende als auch klassische Büro-Teams verwalten.
clockin Preise: Die Preise starten bei 3,19 € pro Nutzer und Monat für die digitale Stechuhr. Die Projekt-Zeiterfassung kostet 5,59 € und die Vollversion inklusive Dokumentation liegt bei 7,99 € pro Nutzer und Monat.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Intuitive Bedienung und schnelle Einrichtung | Performance der mobilen App bei großen Datenmengen |
Enorme Zeitersparnis bei der Lohnvorbereitung | Erweiterung der Individualisierungsmöglichkeiten |
Transparenz über Projektzeiten und Überstunden | Ausbau der DATEV-Schnittstellen für Buchhalter |
Besonders stark ist die automatische Lohnvorbereitung: Statt am Monatsende mühsam Stundenzettel abzutippen und Pausenzeiten händisch zu korrigieren, liefert clockin auf Knopfdruck eine fertige, rechtssichere Auswertung aller Arbeits- und Überstunden für unser Lohnbüro- Niklas, BlackNautic GmbH
2. ZEP
ZEP ist eine modular aufgebaute Softwarelösung, die Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Projektmanagement flexibel kombiniert. Die Lösung wächst mit der Komplexität des Unternehmens und bietet spezialisierte Funktionen für das gesamte Projektgeschäft von der Planung bis zur Abrechnung.
Features:
- Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung (ZEP Clock)
- Detaillierte Projektzeiterfassung und Controlling
- Reisekostenmanagement und -abrechnung
- Ressourcen- und Kapazitätsplanung
- Angebots- und Rechnungsmanagement
Geeignet für: Unternehmen jeder Größe, insbesondere Beratungsfirmen, IT-Dienstleister, Agenturen und Kanzleien.
ZEP Preise: Die Preise beginnen bei 2,00 € pro Monat für ZEP Clock. ZEP Compact ist ab 7,00 € und die professionelle ERP-Lösung ZEP Professional ab 18,00 € pro Monat verfügbar.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Durchgängiger Prozess von Planung bis Abrechnung | Modernisierung der Benutzeroberfläche in Teilbereichen |
Hohe Transparenz über Projektauslastung und Budgets | Flexibilität bei komplexen Projekt-Hierarchien |
Schneller und kompetenter Kundensupport | Automatisierung von wiederkehrenden Einträgen |
ZEP hilft mir dabei, meine Arbeits- und Projektzeiten strukturiert und lückenlos zu erfassen, ohne dass ich dafür zusätzliche Tools oder manuelle Listen brauche. Dadurch löst es das Problem unübersichtlicher oder verstreuter Zeiterfassung komplett. - Manfred, purplecat AG
3. Clockodo
Clockodo ist eine cloudbasierte Software zur Arbeits- und Projektzeiterfassung, die Unternehmen dabei unterstützt, Stundenkonten rechtskonform zu führen. Mit Funktionen wie Stoppuhr-Erfassung, Abwesenheitsmanagement und einem flexiblen Berichtsbaukasten ermöglicht das Tool ein effizientes Ressourcenmanagement.
Features:
- Arbeitszeiterfassung per App, Browser oder Desktop-Stoppuhr
- Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung
- Projekt-Budgetüberwachung in Echtzeit
- Erstellung individueller Berichte
- Schnittstellen zu Lexoffice, sevDesk und weiteren Buchhaltungstools
Geeignet für: Unternehmen jeder Größe sowie Solo-Selbstständige, die eine einfache und präzise Zeiterfassung benötigen.
Clockodo Preise: Neben einer kostenlosen Version für Solo-Selbstständige gibt es den Basic-Tarif ab 4,00 € und den Pro-Tarif ab 10,00 € pro Nutzer und Monat. Erweiterte Plus-Pakete sind gegen Aufpreis verfügbar.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Sehr intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche | Einführung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung |
Nahtlose Integration in Buchhaltungssoftware | Funktionsumfang der mobilen App gegenüber Web-Version |
Transparente Darstellung der Projektrendite | Modernisierung der grafischen Berichtsaufbereitung |
Clockodo löst das Problem der unübersichtlichen Zeiterfassung, indem es manuelle Excel-Listen durch ein zentrales System ersetzt, das Fehler reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Dokumentationspflichten automatisiert. - Daniel, fravio GmbH
4. awork
awork ist eine Projekt-Plattform, die speziell auf die Bedürfnisse von Agenturen zugeschnitten ist und Projektmanagement mit Ressourcenplanung verbindet. Das Tool bündelt Aufgabensteuerung, Zeiterfassung und Team-Kollaboration in einer intuitiven, DSGVO-konformen Oberfläche.
Features:
- Projektplanung mit Gantt-Charts und Kanban-Boards
- Integrierte Zeiterfassung direkt an Aufgaben
- Visuelle Ressourcen- und Kapazitätsplanung
- KI-Assistenz zur Workflow-Unterstützung
- Gastzugänge für Kunden und Freelancer
Geeignet für: Agenturteams und projektorientierte Unternehmen, die eine zentrale Steuerung ihrer Workflows suchen.
awork Preise: Der Basic-Tarif startet bei 5,00 € pro Nutzer und Monat. Das Standard-Paket liegt bei 11,00 € und das Professional-Paket bei 19,00 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Modernes und motivierendes Design | Komplexität der Automatisierungseinstellungen |
Einfache Einbindung externer Partner | Performance bei sehr hoher Anzahl an Aufgaben |
Exzellenter Kundensupport und Onboarding | Tiefe der individuellen Dashboard-Anpassung |
Aus meiner Erfahrung ist awork vor allem für Projektmanager hilfreich, die viele parallele Projekte und Teamressourcen im Blick behalten müssen. Besonders nützlich finde ich die Möglichkeit, Kundenprojekte sehr granular in Unterprojekte und Aufgaben aufzuschlüsseln. - Undine, knowmates GmbH
5. Hrmony
Hrmony ist eine digitale Plattform zur Verwaltung von Mitarbeiterbenefits wie Essenszuschüssen, Sachbezügen oder Mobilitätsbudgets. Arbeitgebende können damit steueroptimierte Benefits anbieten, während Angestellte ihre Belege unkompliziert per Web-App einreichen.
Features:
- Digitaler Essenszuschuss und Sachbezug
- Verwaltung von Mobilitäts- und Internetzuschüssen
- Automatische Belegprüfung und Rechnungserkennung
- Integration in bestehende HR-Software-Systeme
- Dashboard für Arbeitgebende zur Lohnkostenoptimierung
Geeignet für: Unternehmen jeder Branche und Größe, die ihr Employer Branding durch flexible Benefits stärken wollen.
Hrmony Preise: Die Starter-Tarife beginnen bei 1,50 € pro Nutzer und Monat. Das Business-Paket kostet 4,50 € und das Professional-Paket 7,50 € pro Nutzer und Monat.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Einfaches Hochladen und schnelle Prüfung von Belegen | Entwicklung einer nativen mobilen App |
Erhöhung des Nettoeinkommens ohne hohen Aufwand | Genauigkeit der automatischen Erkennung bei Pfandbeträgen |
Übersichtliche Darstellung der verfügbaren Budgets | Login-Sitzungsdauer im Browser-Zugang |
Hrmony macht die Nutzung von Arbeitgeberzuschüssen wirklich einfach und transparent. Besonders hilfreich finde ich die klare Struktur der App, sodass man alle Vorteile auf einen Blick sieht. - Carsten, Blechcon GmbH & Co. KG
6. coveto
coveto ist eine Online-Recruiting-Software, die den gesamten Bewerbungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung digitalisiert. Mit Fokus auf den Mittelstand bietet das Tool Funktionen für Multiposting, Bewerbermanagement und eine KI-gestützte Erstellung von Stellenanzeigen.
Features:
- Unlimitiertes organisches Multiposting
- KI-Stellenanzeigen-Editor mit Genderdecoder
- Automatisierte Kommunikation mit Bewerber*innen
- Extranet für Fachabteilungen und Entscheider*innen
- WhatsApp Recruiting und Talentpool-Verwaltung
Geeignet für: Mittelständische Unternehmen, Personalberatungen und Personaldienstleister.
coveto Preise: Die Preise starten bei 119,00 € pro Monat für das Basic-Paket. Der Premium-Tarif liegt bei 218,00 € und die HR-Pro-Version bei 340,00 € pro Monat.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Exzellenter, persönlicher Kundensupport | Benutzerfreundlichkeit der Pipeline-Konfiguration |
Hoher Grad an individueller Anpassbarkeit | Erweiterung der KI-Funktionen und Performance |
Effiziente Zentralisierung aller Bewerberdaten | Einführung akustischer Benachrichtigungen bei neuen Bewerbungen |
Das Recruiting über Coveto erleichtert verschiedene Schritte und Prozesse im gesamten Recruiting-Prozess. Von der Bewerber-Pipeline, den individuellen Anpassungen des Benutzerboards bis hin zum Multiposting kann man den Bewerberprozess effektiv gestalten. - Sophie, SocialUp! Consulting GmbH
7. fiverr
fiverr ist ein globaler Marktplatz für digitale Dienstleistungen, der Unternehmen den Zugang zu freiberuflichen Talenten in über 600 Kategorien ermöglicht. Von Design über Programmierung bis hin zu Content-Erstellung bietet die Plattform eine Infrastruktur für die flexible Projektzusammenarbeit.
Features:
- Zugang zu Freelancern in über 600 Kategorien
- Fiverr Pro für verifizierte Experten-Qualität
- Direktes Messaging und Dateiaustausch
- Transparente Paketpreise und Bewertungen
- Fiverr Enterprise für die Verwaltung großer Freelancer-Teams
Geeignet für: Start-ups, KMU und Konzerne, die spezialisierte Expertise für punktuelle oder langfristige Projekte suchen.
fiverr Preise: Die Preise für Dienstleistungen werden individuell von den Freelancern festgelegt. Spezielle Unternehmenslösungen wie Fiverr Pro oder Enterprise sind auf Anfrage verfügbar.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Riesige Auswahl an spezialisierten Experten weltweit | Schwankende Qualität zwischen verschiedenen Anbietern |
Schnelle Umsetzung auch bei engen Deadlines | Hohe Servicegebühren bei kleinen Projekten |
Klare Kostentransparenz vor Auftragsbeginn | Eingeschränkte Kommunikationswege im System |
Wir nutzen Fiverr um schnell an qualifizierte Expert*innen zu gelangen, welche das Wissen mitbringen, welches uns inhouse fehlt. Digitale Dienstleistungen zu finden & zu buchen ist echt ein Kinderspiel. - Marlon, Batterie24.de
8. HR WORKS
HR WORKS ist eine ganzheitliche HR-Software für den Mittelstand, die Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und Reisekostenabrechnung in einem System vereint. Durch automatisierte Workflows und tiefe Schnittstellen zu Systemen wie DATEV digitalisiert das Tool die gesamte administrative Personalarbeit.
Features:
- Digitale Personalakte und Dokumentenverwaltung
- Reisekostenabrechnung und Auslagenmanagement
- Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
- Bewerbermanagement und Onboarding
- HR-Analytics und vorbereitende Lohnbuchhaltung
Geeignet für: Kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre HR-Prozesse zentralisieren und rechtssicher digitalisieren möchten.
HR WORKS Preise: Die Preise für HR WORKS und HR WORKS Pro sind auf Anfrage beim Anbieter erhältlich. Es wird pro aktivem Nutzer abgerechnet.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Vollständige Abdeckung aller administrativen HR-Themen | Modernisierung der Administrator-Oberfläche |
Erstklassiger Kundenservice und Support-Hotline | Flexibilität bei individuellen Genehmigungsworkflows |
Hohe Akzeptanz durch Employee Self Service | Erweiterung der grafischen Reporting-Möglichkeiten |
Am besten gefällt mir an HRworks die übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche, die es ermöglicht, alle HR-Prozesse zentral und effizient zu steuern. Besonders schätze ich, dass das System sehr intuitiv aufgebaut ist – selbst neue Mitarbeitende finden sich schnell zurecht, ohne lange Schulungen zu benötigen. - Rahel Sophie, Link Engineering Company GmbH
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du deine Anfrage hier einreichen.
Was zeichnet HR-Softwares für den Mittelstand aus?
Personalabteilungen in KMU unterscheiden sich zu großen Unternehmen in Größe, Zuständigkeiten, Ressourcen und Personalbeschaffung. Der Größenunterschied bezieht sich auf die Büroflächen, Personal sowie Kund*innen und Produkte. Weniger Angestellte führen dazu, dass Personalverantwortliche mehr unterschiedliche Aufgaben haben als in größeren Unternehmen. In kleinen Unternehmen werden einer Person oft die Aufgaben einer ganzen Personalabteilung zugeteilt: Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung, Leistungsabwicklung sowie Planung und Entwicklung des Unternehmenswachstums.
KMU verfügen über weniger Ressourcen. Die Einnahmen sind geringer, weniger Budget ist für die HR-Aufgaben vorhanden. Personalverantwortliche in KMU müssen also kreativ werden, um mit weniger Mitteln möglichst viel zu erreichen. Hier kommt Personalsoftware für mittelständische Unternehmen ins Spiel. HR-Software, wie die von d.vinci Bewerbermanagement (Jetzt kostenlos testen) ist für KMU auf die genannten Aufgaben und Bedürfnisse ausgerichtet. Basis-Funktionen sind Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie An- und Abwesenheitsverwaltung. Weitere nützliche Funktionen sind Personalbeschaffung, Leistungsverwaltung und Portale für Mitarbeiter*innen.
Empfehlenswerte HR Tools & Softwarelösungen
Weitere empfehlenswerte HR-Software-Anbieter kannst du auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 500 HR-Softwares für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereiche des Human Resource Managements unterstützen. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
- HR Suites
- Recruiting, Bewerbermanagement & Personaleinsatzplanung
- Zeiterfassung
- Mitarbeiterbenefits
- Hrmony (Demo erhalten)
- Refluenced (Demo buchen)
- Benefits.me (Jetzt kostenlos testen)
Was sind die Vorteile vom Einsatz einer HR-Software in KMU?
- Arbeitsabläufe und -prozesse werden standardisiert: Durch die digitale Abbildung der Abläufe und Prozesse siehst du Optimierungspotenzial und kannst ein standardisiertes Vorgehen einführen. Aufgaben und Rollen werden klar definiert.
- Weniger Papier: HR-Software spart zusätzlich zum Papier auch deine Zeit. Dokumente sind schneller erstellt und an einem Ort gesammelt verfügbar. Berichte und Auswertungen lassen sich schnell und einfach erzeugen.
- Gehaltsabrechnungen und Ausgaben einfach erstellen und verwalten: Die Gehaltsabrechnungen deiner Mitarbeiter*innen kannst du mit HR-Software einfach und sicher generieren. Zusätzlich lassen sich auch andere Ausgaben wie Reisen und Fortbildungen einfach in das Tool einpflegen.
- Aufgaben delegieren: Durch Portale für Mitarbeiter*innen kannst du Aufgaben auslagern. Mitarbeiter*innen können bspw. selbst Urlaubsanträge einreichen oder Ausgaben für Reisen eintragen.
- Effiziente Personalbeschaffung: Personalmanagement-Software kann Daten von Bewerbenden mit dem Stellenprofil abgleichen. Das hilft dir, eine bessere Auswahl der Kandidat*innen zu treffen.
- Ortsunabhängiges Arbeiten: Durch die zentrale Verwaltung von Abläufen, Prozessen, Dokumenten und mehr kann die HR-Software von überall genutzt werden.
- Bessere Unternehmensentscheidungen: Durch Datenanalyse kannst du bessere Entscheidungen treffen. Zeigen Auswertungen bspw. viele Überstunden in bestimmten Bereichen oder auf Personenebene, kannst du daraus Maßnahmen ableiten und durchführen.
- Gesetzliche Vorschriften einhalten: Die einfachste Methode, um rechtssicher zu arbeiten, ist, eine HR-Software einzusetzen. Alle notwendigen Einstellungen und Abfragen sind im Tool bereits abgebildet.
Fazit: Individuelle Lösungen für den Mittelstand
Für den Mittelstand gibt es keine Einheitslösung, sondern spezialisierte Tools je nach Fokus. Unternehmen, die eine ganzheitliche HR-Verwaltung inklusive Reisekosten suchen, finden in HR WORKS einen starken Partner. Geht es primär um effiziente Zeiterfassung und Lohnvorbereitung, bieten clockin, ZEP und Clockodo intuitive Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten auf Handwerk oder Dienstleistung.
Für die kreative Projektarbeit und Agentursteuerung ist awork die führende Wahl, während coveto den Recruiting-Prozess für KMU optimiert. Wer seine Mitarbeiterbindung durch Benefits stärken möchte, greift zu Hrmony, und für punktuelle Experten-Unterstützung bleibt fiverr die erste Anlaufstelle. Alle vorgestellten Tools ermöglichen eine deutliche Reduzierung manueller Aufwände und steigern die Transparenz im KMU-Alltag.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen aus den jeweiligen Produktseiten (Stand: Januar 2026). Änderungen durch die Anbieter*innen sind möglich.
