Das sind die 6 besten kostenlosen Personalverwaltung-Softwares
Tim Fischer22.1.2026
In diesem Artikel stellen wir dir die Top 6 der kostenlosen Personalverwaltung-Softwares vor
Inhalt
- Die besten 6 besten kostenlosen Personalverwaltung-Softwares
- Personalverwaltung-Softwares zur Optimierung des HR-Workflows
- Kostenlose vs. kostenpflichtige Personalverwaltung-Software
- Alternativen: Wenn eine kostenlose Personalmanagement-Software doch nicht passt
- Fazit: So helfen dir kostenlose Personalverwaltung-Softwares
Eine effektive Personalverwaltung ist für Unternehmen unentbehrlich, doch nicht immer existiert ein großes Budget für Personalmanagement-Tools. Zum Glück bieten viele kostenlose Softwarelösungen eine überraschend breite Palette an Funktionen, die oft allen Anforderungen kleiner und mittelgroßer Unternehmen gerecht werden.
Von der digitalen Personalakte über die Zeiterfassung bis hin zur Gehaltsabrechnung: Diese Tools ermöglichen es dir, wichtige HR-Aufgaben effizient zu erledigen, ohne das Budget zu sprengen. Obwohl sie vielleicht nicht die gesamte Bandbreite an Funktionen kostenpflichtiger Software bieten, stellen sie eine plausible Alternative dar – gerade für kleinere Unternehmen oder Start-ups. In diesem Artikel stellen wir dir die sechs besten kostenlosen Personalverwaltung-Softwares vor.
Das Wichtigste in Kürze
- Kostenlose HR-Tools bieten kleinen Unternehmen und Start-ups effiziente Lösungen für Personalakten, Zeiterfassung und Recruiting ohne Budgetbelastung.
- Spezialisierte Tools wie Clockodo und timr fokussieren sich auf präzise Zeiterfassung, während Workwise und Instaffo den Recruiting-Prozess optimieren.
- Lösungen wie Personizer und askDANTE vereinen mehrere HR-Funktionen wie Urlaubsplanung und digitale Personalakten für kleine Teams in einer Software.
- Die Wahl der passenden Software sollte sich primär an der Teamgröße und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens orientieren.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Die besten 6 besten kostenlosen Personalverwaltung-Softwares
Basierend auf verifizierten Nutzerbewertungen und Erfahrungen, stellen wir dir die sechs besten Personalverwaltung-Softwares vor, die die Organisation deiner Personalakten, Management und Gehaltsabrechnungen vereinfachen:
Tool | Preis pro Monat | enthalten | Funktion |
|---|---|---|---|
Kostenlos | 1 User*in | Arbeits- und Projektzeiterfassung | |
Kostenlos | 1 User*in | Arbeitszeiterfassung oder Projektzeiterfassung oder Fahrtenbuch | |
Kostenlos mit 15% Hiring-Fee bei erfolgreicher Besetzung | unbegrenzt viele User*innen | Recruiting | |
Kostenlos | 5 User*innen | Zeiterfassung, Urlaubsplaner, Personalakte | |
Kostenlos | unbegrenzt viele User*innen | Bewerbermanagement | |
Kostenlos | 5 bzw. 15 User*innen (je nach Version) | Zeitmanagement |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Clockodo
Clockodo ist eine cloudbasierte Software, mit du Arbeits- und Projektzeiten einfach erfassen sowie Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit rechtssicher verwalten kannst.
Features in der kostenfreien Version:
- Arbeitszeiterfassung
- Projektzeiterfassung
- E-Mail-Support
- PDFs mit Clockodo-Logo
Geeignet für: Solo-Selbstständige
Clockodo Preise: ab 0 €, kostenlos für 1 User*in
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Intuitive Benutzeroberfläche | Grafische Darstellung in Berichten ausbaufähig |
Schnelle Projekt- und Budgetüberwachung | Fehlende Multifaktorauthentifizierung |
Nahtlose Integration in Lexoffice | Mobile App teilweise eingeschränkt gegenüber Web |
Clockodo macht es echt einfach, die Arbeitszeiten zu erfassen und dabei den Überblick zu behalten, egal ob es um verschiedene Projekte oder Kunden geht. Besonders hilfreich finde ich, dass man für jeden Kunden oder jedes Projekt unterschiedliche Stundensätze hinterlegen kann – das spart echt eine Menge Zeit. - Marc, IT Freiberufler
2. timr
timr bietet eine umfassende Cloud-Lösung für rechtssichere Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und ein finanzamtskonformes Fahrtenbuch für Büro, Homeoffice und Außendienst.
Features in der kostenlosen Version:
(eines der drei Features ist zu wählen)
- Arbeitszeiterfassung mit 2 Arbeitszeitarten, oder
- Projektzeiterfassung mit 5 aktiven Aufgaben, oder
- Fahrtenbuch: 1 Fahrzeug und 2 Kategorien (ohne Tour)
Geeignet für: Solo-Selbstständige
timr Preise: ab 0 €, kostenlos für 1 User*in (beschränkt auf 1 Funktion)
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Einfache Handhabung ohne Schulung | Benutzeroberfläche wirkt teilweise veraltet |
Hervorragender und schneller Support | Fehlender Dark Mode und Erinnerungsfunktionen |
Zuverlässiger Offline-Modus | Nutzerverwaltung bei sehr großen Teams hakelig |
Was ich an Timr wirklich schätze, ist die Möglichkeit, alle Projekte sauber voneinander zu trennen und trotzdem alles an einem Ort im Blick zu behalten. Ich kann meine Arbeitszeit minutengenau erfassen, egal ob ich gerade schreibe, konzipiere oder in Meetings bin. Das schafft Vertrauen gegenüber meinen Kunden und gibt mir selbst ein viel besseres Gefühl für meinen tatsächlichen Aufwand. - Angela, Freelancerin
3. Instaffo
Instaffo ist eine KI-gestützte Recruiting-Plattform, die Unternehmen direkt mit vorqualifizierten und wechselbereiten Talenten matcht, um Besetzungszeiten drastisch zu verkürzen.
Features:
- KI-Matching nach Gehalt, Skills und Standort
- Zugang zu einem Pool von 300.000+ Talenten
- Direkte Kommunikation via Bewerberchat
- Automatisierte Vorselektion von Kandidat*innen
- Integration mit gängigen ATS-Systemen
Geeignet für: Unternehmen, die effizientes Active Sourcing betreiben und insbesondere Fachkräfte in IT und Sales finden möchten.
Instaffo Preise: unbegrenzt viele User*innen kostenlos, 15% Hiring-Fee bei erfolgreicher Besetzung
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Hohe Rückmeldequote der Talente | Matching-Algorithmus nicht immer perfekt |
Sehr gute persönliche Beratung | Fehlende Freitext-Option bei Skill-Eingabe |
Schnelles Schalten von Stellenanzeigen | Teils inkonsistente Sprache (Deutsch/Englisch) |
Die Plattform ist intuitiv, der Service war durchweg freundlich und professionell – und vor allem: Wir haben in kurzer Zeit passende Kandidaten gefunden. Im Vergleich zu klassischen Recruiting-Agenturen bietet Instaffo eine deutlich effizientere, transparente und angenehmere Herangehensweise. Die Personalbeschaffung ist für uns damit definitiv einfacher und schneller geworden. - Swen, bimanu Cloud Solutions GmbH
4. Personizer
Personizer ist eine in Deutschland entwickelte HR-Software, die Zeiterfassung, Urlaubsplanung und eine digitale Personalakte in einem intuitiven Tool vereint.
Features in der kostenlosen Version:
- Arbeits- und Pausenzeiterfassung per Klick
- Digitaler Urlaubsplaner inkl. persönlicher und Team-Kalender
- Zentrale digitale Personalakte für Verträge
- Mobile App für Zeiterfassung von unterwegs
- CSV-Export für die Lohnabrechnung
Geeignet für: kleine Unternehmen
Personizer Preise: ab 0 €, kostenlos für bis zu 5 User*innen
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Schnelle Einrichtung und intuitive Bedienung | Reports könnten dynamischer gestaltet sein |
Transparente Übersicht aller Abwesenheiten | Keine Sperrfunktion für mobile Zeiterfassung |
Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis | Urlaubsübersicht bei 6-Tage-Wochen hakelig |
Das Tool ist sehr leicht und intuitiv zu bedienen, außerdem ist es ansprechend gestaltet. Durch die unterschiedlich farbigen Markierungen in der Kalenderübersicht ist schnell und einfach einsehbar, wer aus dem Team gerade im Urlaub ist oder von Zuhause arbeitet. Auch das Einreichen von Abwesenheitsanträgen funktioniert ganz unkompliziert und erspart das Pflegen von eingestaubten Excel-Sheets. - Lisa, CleverReach GmbH & Co. KG
5. Workwise
Workwise bietet eine ganzheitliche Recruiting-Lösung, die Multiposting, Bewerbermanagement und einen riesigen Talent-Pool kombiniert, um den gesamten Einstellungsprozess zu vereinfachen.
Features in der kostenlosen Version:
- Kostenlose, individualisierbare Karriereseite für Unternehmen
- Bewerbermanagement (ATS) mit Kanban-Ansicht
- KI-gestützter Job-Import und Matching
- Individuelle Fragen
- Gemeinsame Einschätzung und Kommentarfunktion
Geeignet für: Unternehmen, die eine zentrale Plattform für alle Recruiting-Schritte suchen und Reichweite generieren wollen
Workwise Preise: ab 0 €, unbegrenzt viele User*innen kostenlos in der Free Version
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Hohe Reichweite und viele Bewerbungen | Schnittstelle zu Personio optimierungsbedürftig |
Faires Preis-Leistungs-Verhältnis | Suchfilter könnten granularer sein |
Sehr gute persönliche Betreuung | UI-Fehler bei langen Textbausteinen |
Mit Workwise ist der Prozess wirklich deutlich einfacher geworden. Man muss sich nicht mehr mit den einzelnen Jobportalen herumschlagen, sondern sieht direkt die Kandidatenprofile inklusive Fotos und Lebensläufe an einem Ort. Die Kommunikation läuft unkompliziert über den integrierten Chat, und auch die Terminvereinbarung funktioniert reibungslos. Es fühlt sich an, als hätte man einen virtuellen Assistenten, der das gesamte Recruiting erleichtert. - Michael, Troi
6. askDANTE
askDANTE ist eine vielseitige Zeiterfassungslösung, die zusätzlich Schichtplanung, eAU-Abfrage und Projekt-Controlling in einer Cloud-Umgebung für KMUs anbietet.
Features in der kostenlosen Version:
Starter Free (für bis zu 15 User*innen)
- Arbeitszeiterfassung
- Urlaub
- Anwesenheitskalender
- Arbeitszeitkonten
- Terminals zum Kauf
Enterprise Free (für bis zu 5 User*innen)
- Zeitarten
- Homeoffice-Quoten
- Projektzeiterfassung
- Tagging
- Rollierende Schichtsysteme
- IP Filter
Geeignet für: Kleine bis mittlere Teams
askDANTE Preise: ab 0 €, kostenlos für bis zu 5 bzw. 15 User*innen (je nach Version)
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Exzellente Skalierbarkeit für Wachstum | Resturlaub-Umrechnung teils manuell nötig |
Umfangreiche DATEV-Schnittstelle | Dokumentation könnte detaillierter sein |
Sehr flexibler und reaktionsschneller Support | Lizenz-Erhöhung nur über den Support möglich |
Seit wir askDANTE in unserem kleinen Beratungs-Unternehmen nutzen, haben wir einen klaren Überblick über unsere Arbeitszeiten sowie Projektstunden. Besonders beeindruckt sind wir von der Flexibilität des Programms. Ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice – askDANTE funktioniert nahtlos auf allen Geräten. Der Support von askDANTE ist ebenfalls spitze. - Andreas, ideas4hotels - expert experience
Personalverwaltung-Softwares zur Optimierung des HR-Workflows
Personalsoftwares bieten sowohl für kleine als auch für große Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Sie ermöglichen es dir nicht nur, die Zeitpläne und den Urlaub der Mitarbeiter*innen zu verwalten. Sie helfen auch dabei, den Rekrutierungsprozess zu optimieren und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. So haben deine Mitarbeiter*innen Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Du kannnst dich nicht entscheiden, welche Personalverwaltung-Software für dein Unternehmen infrage kommt? Oder du willst einfach nur die derzeit beliebtesten Personalplanungs-Tools entdecken? Dann besuch jetzt OMR-Reviews. Dort erhältst du einen Überblick über diverse HR-Softwares (kostenlos wie kostenpflichtig) inklusive deren Funktionen und Preise. Du kannst auch unsere verifizierten Bewertungen lesen, um die Erfahrungen anderer Nutzer mit dem jeweiligen Tool zu erfahren. So stellst du sicher, dass du die passende Software für deine geschäftlichen Anforderungen findest.
Kostenlose vs. kostenpflichtige Personalverwaltung-Software
Personalverwaltung-Softwares sind oft eine kostspielige Angelegenheit. Das ist nicht verwunderlich, arbeiten sie doch mit hochsensible Daten und haben einen großen Einfluss auf den HR-Workflow. Zum Glück gibt es auch kostenlose Softwarelösungen auf dem Markt. Doch können diese mit den kostenpflichtigen Programmen fürs Personalmanagement mithalten? Eine Frage, die sich nicht pauschal beantworten lässt.
Bei kostenlosen Personalplanung-Tools musst du zwar Abstriche in Bezug auf den Support und die speicherbare Datenmenge hinnehmen. Teilweise können diese allerdings nur bis zu einer bestimmten Mitarbeiterzahl genutzt werden. Letztlich sollte jedoch die Eignung für dein Unternehmen im Vordergrund der Entscheidung stehen. Kleine Unternehmen und gastronomische Betriebe können also mit kostenloser Personal-Software auskommen. Ebenso solltest du darauf achten, dass auch deine Mitarbeiter*innen mit dem Programm klarkommen. Davon abgesehen bieten auch die meisten kostenpflichtigen Personalverwaltung-Softwares kostenlose Testversionen an. So kannst du leicht herausfinden, ob sich die Investition lohnen würde.
Noch ein Wort zu Open-Source-Personalverwaltung-Software: Aufgrund ihres offenen Quellcodes lassen sich diese Programme umschreiben und an eigene Bedürfnisse anpassen. Du solltest dir jedoch bewusst sein, dass eine Open-Source-Personalverwaltung erhebliche IT-Ressourcen benötigt. Solltest du keine eigene IT-Abteilung haben, ist dies möglicherweise nicht die beste Option für dein Personalmanagement.
Alternativen: Wenn eine kostenlose Personalmanagement-Software doch nicht passt
Falls du merkst, dass kostenlose Tools deine Anforderungen nicht erfüllen, lohnt sich ein Blick auf diese Alternativen:
Empfehlenswerte HR Tools & Softwarelösungen
Weitere empfehlenswerte HR-Software-Anbieter kannst du auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 500 HR-Softwares für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereiche des Human Resource Managements unterstützen. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
- HR Suites
- Recruiting, Bewerbermanagement & Personaleinsatzplanung
- Zeiterfassung
- Mitarbeiterbenefits
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- Refluenced (Demo buchen)
- Benefits.me (Jetzt kostenlos testen)
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du deine Anfrage hier einreichen.
Fazit: So helfen dir kostenlose Personalverwaltung-Softwares
Die Auswahl zeigt, dass verschiedene Personalverwaltungssoftwares unterschiedliche Schwerpunkte haben. Während Clockodo und timr auf eine präzise Zeiterfassung spezialisiert sind, bieten Personizer und askDANTE breitere HR-Funktionen wie Urlaubsverwaltung und Schichtplanung. Für Unternehmen mit Fokus auf Recruiting sind Workwise und Instaffo herausragende kostenlose Lösungen.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen aus den jeweiligen Produktseiten (Stand: Januar 2026). Änderungen durch die Anbieter*innen sind möglich.
