Personaleinsatzplanung Software im Vergleich
Rebecca Loeks10.11.2025
Prüfe die besten Tools zur Schichtplanung für KMUs, Gastro & Handwerk im Check
Inhalt
- Die besten 8 Tools für deine Schichtplanung
- Welche Software zur Schichtplanung passt zu dir?
- Weitere Tools als Ergänzung deiner Schichtplanung
- Fazit: Spezialisierung schlägt All-in-One
Die passende Fachkraft zur richtigen Zeit, am korrekten Ort – eine effiziente Personaleinsatzplanung ist das Rückgrat vieler Branchen. Doch manuelle Pläne in Excel sind fehleranfällig und zeitraubend.
Du suchst nach einer modernen Lösung? Eine spezialisierte Software für Schichtplanung und kann hier Abhilfe schaffen. Wir stellen dir in dieser Übersicht die Top-Tools auf OMR Reviews vor, basierend auf echten Nutzerbewertungen.
Das Wichtigste in Kürze
- Spezialisierte Schichtplanungs-Software ersetzt fehleranfällige Excel-Pläne.
- Tools wie gastromatic und Ordio bieten branchenspezifische Funktionen.
- Aplano und Shiftbase punkten mit einfacher Handhabung und Preis-Leistung.
- Papershift und HR WORKS eignen sich für komplexe, integrierte HR-Lösungen.
- Wähle das Tool basierend auf deinen spezifischen Anforderungen und Branche.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Die besten 8 Tools für deine Schichtplanung
Egal ob Gastronomie, Einzelhandel oder Industrie – eine gute Software für Schichtplanung spart Zeit und Nerven. In diesem Artikel findest du die Tools, die bei OMR Reviews am besten bewertet wurden. Den Anfang macht unsere Übersichtstabelle, die dir einen schnellen Vergleich der wichtigsten Kriterien ermöglicht.
Tool | Ideal für | Preis | Serverstandort |
|---|---|---|---|
Aplano | Gastronomie, Einzelhandel, Events | Ab 0,50 € je User/Monat | Deutschland |
gastromatic | Gastronomie, Hotellerie, Bäckereien | Ab 91,00 € im Monat | Deutschland |
Shiftbase | KMUs, Einzelhandel, Gastronomie | Ab 30 € Grundgebühr für bis zu sechs User/Monat | Niederlande (EU-konform) |
Ordio | Handwerk, Dienstleister*innen | Ab 89,00 € je Standort und Monat | Deutschland |
Papershift | Alle Branchen, KMUs & Enterprise | Auf Anfrage | Deutschland |
MOCO | Agenturen, Kreativ-Dienstleister*innen | Ab 15 € je User/Monat | Schweiz (EU-konform) |
HR WORKS | Mittelstand | Ab 12,90 € je User/Monat | Deutschland |
askDANTE | KMUs, Industrie, Dienstleister*innen | Kostenfrei | Deutschland |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Aplano
Aplano positioniert sich als eine der modernsten Lösungen am Markt, mit starkem Fokus auf eine intuitive, visuelle Benutzeroberfläche und eine leistungsstarke Mitarbeiter-App. Der Fokus liegt auf der schnellen Drag & Drop-Planung, die in Echtzeit mit allen Geräten synchronisiert wird.
Das Tool kombiniert die reine Schichtplanung mit einer integrierten Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung, was es zu einer schlanken All-in-One-Lösung für Branchen wie Gastro oder Einzelhandel macht. Mit Serverstandort in Deutschland wird zudem großer Wert auf DSGVO-Konformität gelegt.
Features:
- Digitale Schichtplanung (per Drag & Drop)
- Mitarbeiter-App
- Zeiterfassung
- Abwesenheitsverwaltung
- Schichttausch-Funktion
Geeignet für: Gastronomie, Einzelhandel, Eventbranche, Gesundheitswesen.
Aplano Preise: Beginnt bei 0,50 € pro Nutzer*in und Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Modernes, intuitives Interface | Übersicht auf der Desktopversion könnte besser sein |
Übersichtliche Darstellung der Arbeitszeiten in Form von Grafiken und Berichten | Fehlende Möglichkeit, bereits erfasste Zeiten nachträglich zu bearbeiten |
Einsicht in die Planung über alle Standorte | Fehlende Hinweisfunktion |
Dienstpläne als Vorlagen anlegen |
Ich muss keinen Dienstplan manuell erstellen. Ich habe alle Mitarbeiter in einem System zur Verfügung und kann Stammdaten erfassen. Die Mitarbeiter werden direkt über den Dienstplan informiert und können selbst mit verwalten. Es spart uns viel Zeit! - Carolin, Café Bartels
2. gastromatic
gastromatic ist die Speziallösung für Branchen mit hohem Planungsaufwand und flexiblen Arbeitszeiten, wie Gastronomie, Hotellerie und Bäckereien. Der klare USP ist die Tiefe der Funktionen, die weit über die reine Dienstplanung hinausgehen: gastromatic verknüpft die Personaleinsatzplanung mit Umsatzprognosen und ermöglicht so eine bedarfsoptimierte und kostenorientierte Planung. Das Tool deckt den gesamten Prozess von der Planung über die Zeiterfassung und Lohnabrechnung ab.
Features:
- Digitale Schichtplanung (per Drag & Drop)
- Automatische Lohnabrechnung
- Zeiterfassung (per App)
- Urlaubs- & Abwesenheitsmanagement
- HR-Stammdaten
Geeignet für: Gastronomie, Hotellerie, Bäckereien, Einzelhandel.
gastromatic Preise: Ab 91,00 € im Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Vereinfachung der Mitarbeiterplanung | Gelegentlich langsame Ladezeiten |
Urlaubsmanagement | Mangelnde Flexibilität bei bestimmten Funktionen |
Verbindung mit der Lohnabrechnung | Mehr Self Service wünschenswert |
gastromatic ist ein so vielseitiges Tool, das besonders in der Gastronomiebranche sehr geschätzt wird. Am besten und am hilfreichsten sind für uns Dienstplanerstellung und Zeiterfassung. gastromatic ermöglicht eine einfache und effiziente Erstellung von Dienstplänen. Und die digitale Zeiterfassung hilft uns dabei, Arbeitszeiten genau zu dokumentieren und Überstunden korrekt zu berechnen. - Romina, Upstalsboom
3. Shiftbase
Shiftbase überzeugt mit einem klaren Fokus auf einfache Handhabung und einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Der USP ist die intuitive Bedienbarkeit, die es Unternehmen ermöglicht, ohne lange Einarbeitung schnell zeitsparende Dienstpläne zu erstellen, oft auf Basis von Vorlagen.
Die Software für Schichtplanung legt großen Wert auf Transparenz für die Mitarbeitenden, die per App nicht nur ihre Pläne, sondern auch ihre Stundenkonten und Abwesenheiten verwalten können. Mit einer kostenlosen Basisversion bietet Shiftbase einen sehr niederschwelligen Einstieg.
Features:
- Online-Dienstplan erstellen
- Plus-Minus-Stunden-Verwaltung
- Zeiterfassung per App oder Terminal
- Urlaubsplanung
- Reporting
Geeignet für: KMUs, Einzelhandel, Gastronomie, Callcenter.
Shiftbase Preise: Ab 30 € für bis zu sechs Mitarbeitende und Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Schneller und zuverlässiger Kundensupport | Gelegentliche Systemprobleme |
Detaillierte und vielseitige Zeiterfassung | Funktionen teilweise nicht selbsterklärend (z.B. Abwesenheitsverwaltung) |
Nutzer- und Rechteverwaltung | Ausbaufähige Integration mit anderen HR-Softwares |
Preis-Leistungs-Verhältnis |
Was mir an Shiftbase am besten gefällt, ist die moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche, durch die sich die App intuitiv bedienen lässt. Besonders praktisch finde ich die einfache Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen, die viel Zeit spart und Fehler reduziert. Außerdem ermöglicht die mobile Zeiterfassung allen Mitarbeitenden maximale Flexibilität – egal, ob im Büro oder unterwegs. - Simon-Johannes, 7seasTrading GmbH
4. Ordio
Ordio ist speziell für das Handwerk und andere Branchen mit mobilen Teams (z.B. Gebäudereinigung, Bau) konzipiert. Der Fokus liegt auf der Bündelung von Personaleinsatzplanung mit Auftragsmanagement und mobiler Zeiterfassung (inkl. GPS-Standortdaten).
Die Planer weisen nicht nur Schichten, sondern ganze Aufträge mit allen relevanten Dokumenten zu, während die Mitarbeiter*innen vor Ort ihre Zeiten und den Projektfortschritt direkt per App erfassen. Dies schließt die Lücke der Personalplanung im Büro und der Auftragsdokumentation auf der Baustelle.
Features:
- Mobile Zeiterfassung
- Einsatzplanung (Aufträge & Teams)
- Digitale Stundenzettel
- Urlaubsplanung
- Chat-Funktion
Geeignet für: Handwerksbetriebe, Bau, Gebäudereinigung, mobile Teams.
Ordio Preise: Ab 89,00 € je Standort und Monat (beliebig viele User)
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Reaktionsschnelles Support-Team | Beschränkte Reporting-Funktionen |
Vorlagen für unterschiedliche Dienstpläne | Keine Admin-App vorhanden, nur eine Mitarbeiter-App |
Verknüpfung von Verfügbarkeitsabfrage und Dienstplanerstellung | Fehlende Integration von Netto-Lohnabrechnungen |
Feste und gut erreichbare Ansprechpartner*innen |
Wir können uns in einem Betrieb mit über 130 Angestellten keine intransparente Abrechnung über Papier oder fehleranfällige Excel-Tabellen erlauben. Außerdem schaffen wir es, das gesamte Micromanagement von der Abfrage der Verfügbarkeiten bis hin zu Aufgabenmanagement, Zeiterfassung oder auch Dokumente intelligent abzufragen über Ordio digital zu erledigen. - David, Ninja Food GmbH
Lesetipp: Die beste Zeiterfassungs-App im Handwerk optimiert deine Prozesse. Klick rein für den Vergleich.
5. Papershift
Der größte Vorteil von Papershift ist die enorme Flexibilität und Skalierbarkeit der Software, die sie für nahezu jede Branche und Unternehmensgröße, vom kleinen Café bis zum Enterprise-Unternehmen, geeignet macht. Das Tool ist modular aufgebaut und lässt sich exakt an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Papershift deckt den gesamten Workflow von der Personaleinsatzplanung über die minutengenaue Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung ab. Ein weiteres Kernmerkmal ist die aktive Einbindung der Mitarbeiter*innen, die sich z.B. auf offene Schichten bewerben können.
Features:
- Online-Dienstplan
- Digitale Zeiterfassung (Stempeluhr)
- Abwesenheitsmanagement
- Lohnabrechnungs-Exporte
- Mitarbeiter-App
Geeignet für: KMUs und größere Unternehmen aller Branchen.
Papershift Preise: Auf Anfrage
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Übersichtliche und einfache Handhabung | Gelegentlich langsame Ladezeiten und Synchronisationsprobleme |
Echtzeit-Einsicht in Plus- oder Minusstunden | Unflexibles Preismodell |
Unkomplizierter, geräteübergreifender Zugang | Einschränkung bestimmter Funktionen, wie Berichterstattung und Anpassung |
Papershift lässt sich geräteübergreifend problemlos nutzen. Es bietet einen unkomplizierten und übersichtlichen Zugriff auf Dienst- und Urlaubszeiten. Super praktisch ist auch die Möglichkeit, nach Teams bzw. Arbeitsbereichen zu filtern. - Julian, Ströer Content Group
6. MOCO
MOCO ist keine klassische Software für Schichtplanung, sondern eine schlanke Agentursoftware, deren Vorteil in der Verknüpfung der Auslastungsplanung mit dem Projektcontrolling liegt. Die Personaleinsatzplanung dient hier primär dazu, die Kapazitäten von Teams und Mitarbeitenden auf laufende oder geplante Projekte zu verteilen.
In Kombination mit der präzisen Projektzeiterfassung und der Rechnungsstellung wird so die Profitabilität von Aufträgen in Echtzeit sichtbar. Es ist das ideale Tool für Agenturen, Berater*innen und Kreativ-Dienstleister*innen, die projektbasiert arbeiten.
Features:
- Projektzeiterfassung
- Rechnungsstellung
- Auslastungsplanung
- Akquise-Tracking
- Reporting
Geeignet für: Agenturen, Freelancer*innen, Beratungsfirmen, Kreativ-Dienstleister*innen.
MOCO Preise: Ab 15 € je Nutzer*in und Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Intuitives Design und Benutzerfreundlichkeit | Einschränkungen bei der Anpassung von Berichten |
Reaktionsschneller Support | Einschränkungen der mobilen App im Vergleich zur Desktop-Version |
Preis-Leistungs-Verhältnis | Kalkulation komplexer Aufträge |
Wir sind seit 10 Jahren sehr zufrieden mit MOCO. Wir verfolgen damit Leads, schreiben Angebot, erstellen Projekte und erfassen die Stunden. Es ist für unsere Urlaubsplanung zuständig und diverse Analysen. - Stefan, Neue Formation GmbH
7. HR WORKS
HR WORKS ist eine umfassende HR-Software-Suite für den Mittelstand. Die Personaleinsatzplanung ist hier kein isoliertes Tool, sondern ein nahtlos integriertes Modul, das auf die Daten der zentralen digitalen Personalakte, der Zeiterfassung und des Abwesenheitsmanagements zugreift.
Dadurch ermöglicht das System eine tägliche Einsatz- und Urlaubsplanung, die auch kurzzeitige Ausfälle in Echtzeit berücksichtigt. Anstatt einer spezialisierten Einzellösung für Schichtpläne bietet HR WORKS eine ganzheitliche Verwaltung.
Features:
- Einsatzplanung als Modul
- Digitale Personalakte
- Zeiterfassung
- Urlaubs- & Abwesenheitsmanagement
- Reisekostenabrechnung
Geeignet für: Mittelständische Unternehmen, die eine All-in-One HR-Lösung suchen.
HR Works Preise: Ab 12,90 € je User und Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Reisekostenabrechnung | Gelegentliche Leistungsprobleme |
Benutzerfreundliche Oberfläche | Mangelnde Integration mit anderen Tools |
Schnittstelle zu DATEV | Mangelnde Anpassungsmöglichkeiten |
Seit der Einführung von HRworks habe ich die wichtigsten Informationen zu meinem Team im Blick. Dazu zählen neben der täglichen Einsatz- und Urlaubsplanung auch kurzzeitige Ausfälle aufgrund von Krankheit. Freigaben für mein Team, egal ob Urlaub-, Beleg- oder Reisekosten lassen sich in wenigen Klick bewerkstelligen und unsere internen Kommunikationsaufwände haben sich massiv reduziert. - Paul, DriversCheck GmbH
8. askDANTE
askDANTE verknüpft eine gesetzeskonforme Zeiterfassung mit einer tief integrierten Personaleinsatzplanung. Beide Module greifen auf dieselbe Datenbasis zu: Der Schichtplan wird direkt gegen reale Abwesenheiten, Urlaube und bestehende Arbeitszeitkonten geprüft. Das Tool bietet dafür zwei Modi: Einen Kompakt-Schichtplan für die schnelle, intuitive Drag & Drop-Planung in kleineren Teams und einen Pro-Planer für komplexe Anforderungen. Dazu zählen z.B. rollierende Schichtsysteme oder die Planung nach vordefinierten Personalbedarfen.
Einzigartig ist das sogenannte Alarmcenter, das Manager*innen automatisch informiert, wenn eingeplante Mitarbeitende nicht zur Schicht erscheinen oder sich verspätet einstempeln. Zudem berücksichtigt das System bei der Planung Mitarbeiter-Qualifikationen (über Tags) oder kann Plandaten an die Zeiterfassung koppeln (z.B. Stempelzeiten auf Schichtbeginn runden).
Features:
- Projektzeiterfassung
- Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung
- Modul zur Schichtplanung
- Stempeluhr (Hardware & App)
- DSGVO-konform
- DSGVO-konform
Geeignet für: Dienstleister*innen, Agenturen, Industrie, KMU.
askDANTE Preise: Kostenlose Basisversion, erweiterte Funktionen ab 2,65 € je User und Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Benutzerfreundlichkeit | Begrenzte Anpassungsoptionen |
Einfache Implementierung | Ausbaufähiger Self-Service |
Kontinuierliche Weiterentwicklung durch User-Feedback | Schichtplanung ist „nur” ein Modul |
Flexible Zeiterfassungsoptionen per App, Web und Terminal |
Das System hilft uns nicht nur, die Arbeitszeiten genau zu dokumentieren, sondern auch, Überstunden und Pausen effizient zu überwachen. Dank der übersichtlichen Auswertungen und Reports haben wir jederzeit einen klaren Überblick über die Arbeitszeiten und können unsere Ressourcen besser planen. Auch der Support ist hervorragend. - Miriam, PMD Solutions GmbH
Welche Software zur Schichtplanung passt zu dir?
Szenario | Unsere Empfehlung |
|---|---|
Du betreibst ein Restaurant oder Hotel und brauchst eine All-in-One-Lösung mit Lohnabrechnung. | gastromatic |
Du suchst eine flexible Software für ein KMU oder größeren Betrieb mit komplexen Anforderungen. | Papershift |
Du brauchst eine einfache, günstige Lösung für Schichtplanung und transparente Stundenkonten. | Aplano oder Shiftbase |
Du arbeitest im Handwerk oder hast mobile Teams, die Aufträge und Zeiten erfassen müssen. | Ordio |
Du bist eine Agentur und willst projektbasierte Auslastung planen und Zeiten erfassen. | MOCO |
Software ist nur das Werkzeug. Für die strategische Optimierung deiner Schichtplanung, die Einhaltung komplexer Gesetze oder das Change Management bei der Tool-Einführung brauchst du externe Expertise. Eine HR-Beratung bringt spezialisiertes Wissen und entlastet dein Team. Bevor du lange suchst: Finde einen Überblick über die Top-HR-Beratungen auf OMR Reviews.
Weitere Tools als Ergänzung deiner Schichtplanung
Deine Branche war nicht dabei oder du möchtest dir noch mehr Alternativen ansehen? Auf OMR Reviews findest du eine große Auswahl an geprüften Tools. Ob Personalverwaltungssoftware oder HR-Management-Software: Vergleiche weitere Lösungen und erstelle deinen idealen Tech Stack.
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Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du schnell und einfach nachholen und deine Anfrage hier einreichen.
Empfehlenswerte Workflow-Management-Systeme
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Workflow-Management-Softwares. Dort haben wir über 100 Tools für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich dabei unterstützt, die Produktivität deiner Mitarbeiter*innen zu unterstützen und die Nutzung deiner Ressourcen zu optimieren. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
Fazit: Spezialisierung schlägt All-in-One
Betrachtest du diese Personaleinsatzplanung Softwares im Vergleich wird klar, ein gutes Tool ist mehr als nur ein digitaler Kalender. Du profitierst von zufriedeneren Mitarbeiter*innen, geringerem administrativem Aufwand und einer optimalen Ressourcennutzung.
Spezialisierte Tools wie gastromatic für die Gastronomie oder Ordio für das Handwerk bieten oft passgenauere Lösungen als breite All-in-One-Pakete. Wenn du Wert auf eine einfache Bedienung und eine gute Mitarbeiter-App legst, sind Aplano oder Shiftbase einen Blick wert. Für komplexere Strukturen und die Integration in eine bestehende HR-Landschaft eignen sich Papershift oder HR WORKS. Analysiere genau, welche Funktionen du wirklich brauchst, bevor du dich entscheidest.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: November 2025). Änderungen durch die Anbieter sind möglich.
