Personaleinsatzplanung Software im Vergleich
Rebecca Loeks7.7.2026
Prüfe die besten Tools zur Schichtplanung für KMUs, Gastro & Handwerk im Check
Inhalt
- Die 8 besten Personaleinsatzplanung-Tools im Vergleich
- Welche Software zur Schichtplanung passt zu dir?
- Weitere Tools als Ergänzung deiner Schichtplanung
- Fazit: Spezialisierung schlägt All-in-One
Die passende Fachkraft zur richtigen Zeit, am korrekten Ort – eine effiziente Personaleinsatzplanung ist das Rückgrat vieler Branchen. Doch manuelle Pläne in Excel sind fehleranfällig und zeitraubend.
Du suchst nach einer modernen Lösung? Eine spezialisierte Software für Schichtplanung und kann hier Abhilfe schaffen. Wir stellen dir in dieser Übersicht die Top-Tools auf OMR Reviews vor, basierend auf echten Nutzerbewertungen.
Das Wichtigste in Kürze
- Spezialisierte Schichtplanungs-Software ersetzt fehleranfällige Excel-Pläne.
- Tools wie gastromatic und Ordio bieten branchenspezifische Funktionen.
- Aplano und Shiftbase punkten mit einfacher Handhabung und Preis-Leistung.
- Papershift und HR WORKS eignen sich für komplexe, integrierte HR-Lösungen.
- Wähle das Tool basierend auf deinen spezifischen Anforderungen und Branche.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Die 8 besten Personaleinsatzplanung-Tools im Vergleich
| Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Aplano | Ab 0,50 € / User / Monat | Ja (14 Tage) | Kleine bis mittelständische Betriebe mit Schichtplanung (Kita, Pflege, Gastro, Einzelhandel) |
| Shiftbase | Ab 30,00 € Grundgebühr (Kostenlose Version verfügbar) | Ja (14 Tage) | Mittelständische bis große Unternehmen in Einzelhandel, Gastgewerbe und Gesundheitswesen |
| gastromatic | Ab 7,00 € / Mitglied / Monat | Keine eindeutige Angabe auf der Produktseite gefunden | Unternehmen aus Gastronomie und Hospitality (51–1.000 Mitarbeitende) |
| Ordio | Ab 89,00 € / Standort / Monat | Ja (7 Tage) | Kleine und mittlere Unternehmen im Schichtbetrieb (Gastro, Einzelhandel, Pflege, Freizeit) |
| Papershift | Auf Anfrage | Ja (14 Tage) | Unternehmen jeder Größe mit Schichtarbeit (Gastro, Handel, Pflege, Handwerk, Produktion) |
| plano | Auf Anfrage | Ja (kostenlose Demoversion) | Mittelstand bis internationale Konzerne mit komplexer Personaleinsatzplanung |
| clockin | Ab 3,19 € / User / Monat | Ja (14 Tage) | Kleine bis mittlere Betriebe mit Außendienst-/Vor-Ort-Teams (Bau, Pflege, Handwerk, Gastro) |
| TIMEOS | Ab 4,50 € / Monat | Ja (14 Tage) | Unternehmen mit Schichtbetrieb aller Größen (Sicherheit, Gesundheit, Hotellerie, Handel) |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Aplano
Aplano positioniert sich als eine der modernsten Lösungen am Markt, mit starkem Fokus auf eine intuitive, visuelle Benutzeroberfläche und eine leistungsstarke Mitarbeiter-App. Der Fokus liegt auf der schnellen Drag & Drop-Planung, die in Echtzeit mit allen Geräten synchronisiert wird.
Das Tool kombiniert die reine Schichtplanung mit einer integrierten Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung, was es zu einer schlanken All-in-One-Lösung für Branchen wie Gastro oder Einzelhandel macht. Mit Serverstandort in Deutschland wird zudem großer Wert auf DSGVO-Konformität gelegt.
Features:
- Digitale Schichtplanung (per Drag & Drop)
- Mitarbeiter-App
- Zeiterfassung
- Abwesenheitsverwaltung
- Schichttausch-Funktion
Geeignet für: Gastronomie, Einzelhandel, Eventbranche, Gesundheitswesen.
Aplano Preise: Beginnt bei 0,50 € pro Nutzer*in und Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Modernes, intuitives Interface | Übersicht auf der Desktopversion könnte besser sein |
Übersichtliche Darstellung der Arbeitszeiten in Form von Grafiken und Berichten | Fehlende Möglichkeit, bereits erfasste Zeiten nachträglich zu bearbeiten |
Einsicht in die Planung über alle Standorte | Fehlende Hinweisfunktion |
Dienstpläne als Vorlagen anlegen |
Ich muss keinen Dienstplan manuell erstellen. Ich habe alle Mitarbeiter in einem System zur Verfügung und kann Stammdaten erfassen. Die Mitarbeiter werden direkt über den Dienstplan informiert und können selbst mit verwalten. Es spart uns viel Zeit! - Carolin, Café Bartels
2. Shiftbase
Shiftbase überzeugt mit einem klaren Fokus auf einfache Handhabung und einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Der USP ist die intuitive Bedienbarkeit, die es Unternehmen ermöglicht, ohne lange Einarbeitung schnell zeitsparende Dienstpläne zu erstellen, oft auf Basis von Vorlagen.
Die Software für Schichtplanung legt großen Wert auf Transparenz für die Mitarbeitenden, die per App nicht nur ihre Pläne, sondern auch ihre Stundenkonten und Abwesenheiten verwalten können. Mit einer kostenlosen Basisversion bietet Shiftbase einen sehr niederschwelligen Einstieg.
Features:
- Online-Dienstplan erstellen
- Plus-Minus-Stunden-Verwaltung
- Zeiterfassung per App oder Terminal
- Urlaubsplanung
- Reporting
Geeignet für: KMUs, Einzelhandel, Gastronomie, Callcenter.
Shiftbase Preise: Ab 30 € für bis zu sechs Mitarbeitende und Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Schneller und zuverlässiger Kundensupport | Gelegentliche Systemprobleme |
Detaillierte und vielseitige Zeiterfassung | Funktionen teilweise nicht selbsterklärend (z.B. Abwesenheitsverwaltung) |
Nutzer- und Rechteverwaltung | Ausbaufähige Integration mit anderen HR-Softwares |
Preis-Leistungs-Verhältnis |
Was mir an Shiftbase am besten gefällt, ist die moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche, durch die sich die App intuitiv bedienen lässt. Besonders praktisch finde ich die einfache Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen, die viel Zeit spart und Fehler reduziert. Außerdem ermöglicht die mobile Zeiterfassung allen Mitarbeitenden maximale Flexibilität – egal, ob im Büro oder unterwegs. - Simon-Johannes, 7seasTrading GmbH
3. gastromatic
gastromatic ist die Speziallösung für Branchen mit hohem Planungsaufwand und flexiblen Arbeitszeiten, wie Gastronomie, Hotellerie und Bäckereien. Der klare USP ist die Tiefe der Funktionen, die weit über die reine Dienstplanung hinausgehen: gastromatic verknüpft die Personaleinsatzplanung mit Umsatzprognosen und ermöglicht so eine bedarfsoptimierte und kostenorientierte Planung. Das Tool deckt den gesamten Prozess von der Planung über die Zeiterfassung und Lohnabrechnung ab.
Features:
- Digitale Schichtplanung (per Drag & Drop)
- Automatische Lohnabrechnung
- Zeiterfassung (per App)
- Urlaubs- & Abwesenheitsmanagement
- HR-Stammdaten
Geeignet für: Gastronomie, Hotellerie, Bäckereien, Einzelhandel.
gastromatic Preise: Ab 7,00 € im Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Vereinfachung der Mitarbeiterplanung | Gelegentlich langsame Ladezeiten |
Urlaubsmanagement | Mangelnde Flexibilität bei bestimmten Funktionen |
Verbindung mit der Lohnabrechnung | Mehr Self Service wünschenswert |
gastromatic ist ein so vielseitiges Tool, das besonders in der Gastronomiebranche sehr geschätzt wird. Am besten und am hilfreichsten sind für uns Dienstplanerstellung und Zeiterfassung. gastromatic ermöglicht eine einfache und effiziente Erstellung von Dienstplänen. Und die digitale Zeiterfassung hilft uns dabei, Arbeitszeiten genau zu dokumentieren und Überstunden korrekt zu berechnen. - Romina, Upstalsboom
4. Ordio
Ordio ist speziell für das Handwerk und andere Branchen mit mobilen Teams (z.B. Gebäudereinigung, Bau) konzipiert. Der Fokus liegt auf der Bündelung von Personaleinsatzplanung mit Auftragsmanagement und mobiler Zeiterfassung (inkl. GPS-Standortdaten).
Die Planer weisen nicht nur Schichten, sondern ganze Aufträge mit allen relevanten Dokumenten zu, während die Mitarbeiter*innen vor Ort ihre Zeiten und den Projektfortschritt direkt per App erfassen. Dies schließt die Lücke der Personalplanung im Büro und der Auftragsdokumentation auf der Baustelle.
Features:
- Mobile Zeiterfassung
- Einsatzplanung (Aufträge & Teams)
- Digitale Stundenzettel
- Urlaubsplanung
- Chat-Funktion
Geeignet für: Handwerksbetriebe, Bau, Gebäudereinigung, mobile Teams.
Ordio Preise: Ab 89,00 € je Standort und Monat (beliebig viele User)
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Reaktionsschnelles Support-Team | Beschränkte Reporting-Funktionen |
Vorlagen für unterschiedliche Dienstpläne | Keine Admin-App vorhanden, nur eine Mitarbeiter-App |
Verknüpfung von Verfügbarkeitsabfrage und Dienstplanerstellung | Fehlende Integration von Netto-Lohnabrechnungen |
Feste und gut erreichbare Ansprechpartner*innen |
Wir können uns in einem Betrieb mit über 130 Angestellten keine intransparente Abrechnung über Papier oder fehleranfällige Excel-Tabellen erlauben. Außerdem schaffen wir es, das gesamte Micromanagement von der Abfrage der Verfügbarkeiten bis hin zu Aufgabenmanagement, Zeiterfassung oder auch Dokumente intelligent abzufragen über Ordio digital zu erledigen. - David, Ninja Food GmbH
Lesetipp: Die beste Zeiterfassungs-App im Handwerk optimiert deine Prozesse. Klick rein für den Vergleich.
5. Papershift
Der größte Vorteil von Papershift ist die enorme Flexibilität und Skalierbarkeit der Software, die sie für nahezu jede Branche und Unternehmensgröße, vom kleinen Café bis zum Enterprise-Unternehmen, geeignet macht. Das Tool ist modular aufgebaut und lässt sich exakt an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Papershift deckt den gesamten Workflow von der Personaleinsatzplanung über die minutengenaue Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung ab. Ein weiteres Kernmerkmal ist die aktive Einbindung der Mitarbeiter*innen, die sich z.B. auf offene Schichten bewerben können.
Features:
- Online-Dienstplan
- Digitale Zeiterfassung (Stempeluhr)
- Abwesenheitsmanagement
- Lohnabrechnungs-Exporte
- Mitarbeiter-App
Geeignet für: KMUs und größere Unternehmen aller Branchen.
Papershift Preise: Auf Anfrage
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Übersichtliche und einfache Handhabung | Gelegentlich langsame Ladezeiten und Synchronisationsprobleme |
Echtzeit-Einsicht in Plus- oder Minusstunden | Unflexibles Preismodell |
Unkomplizierter, geräteübergreifender Zugang | Einschränkung bestimmter Funktionen, wie Berichterstattung und Anpassung |
Papershift lässt sich geräteübergreifend problemlos nutzen. Es bietet einen unkomplizierten und übersichtlichen Zugriff auf Dienst- und Urlaubszeiten. Super praktisch ist auch die Möglichkeit, nach Teams bzw. Arbeitsbereichen zu filtern. - Julian, Ströer Content Group
6. plano
plano von der plano solutions gmbh aus Ilmenau hat sich auf Workforce Management spezialisiert. Die Lösung plano WFM deckt alle Bereiche der modernen Personaleinsatzplanung ab – von Zeiterfassung und Kapazitätsmanagement über Schichtplanung bis hin zu Qualifikationsverwaltung, Reporting und Absence Management.
Features
- Schichtplanung / Personaleinsatzplanung
- Zeiterfassung und Kapazitätsmanagement
- Qualifikationsverwaltung
- Absence Management (Abwesenheitsmanagement)
- Self Rostering mit KI-gestützten Prognosen und automatisierten Planvorschlägen
Geeignet für: Mittelständische Betriebe bis internationale Konzerne mit komplexer Personaleinsatzplanung, u. a. aus Handel, Gesundheitswesen und Contact-Center-Umfeld.
plano Preise: plano gliedert sein Angebot in fünf Module (Planung, Zeitwirtschaft, Forecast, Mitarbeiterportal, Personalentwicklung), deren Preise ausschließlich auf Anfrage genannt werden; interessierte Unternehmen können eine kostenlose Demoversion testen.
Input aus OMR Reviews
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Hohe Flexibilität und permanente Weiterentwicklung des Produkts bei großer Kundenorientierung | Teilweise Bugs in Updates, Ticketbearbeitung im Support dauert manchmal zu lange |
| Übersichtliches, benutzerfreundliches System mit schnellen Auswertungen für Planer | Pflege von Bedarfen für einzelne Zeiteigenschaften ist aufwändig, wenig flexibel bei tariflichen Anpassungen |
| Hohe Datenqualität und automatische Prüf-/Kontrollfunktionen reduzieren Planungsfehler | Hilfefunktion an manchen Stellen wenig hilfreich; einige Features aus dem alten Rich Client fehlen noch |
Produkt ist sehr flexibel und wird permanent weiterentwickelt. Sehr große Kundenorientierung! Support reagiert sehr schnell. - Michael, Admin bei Vodafone Deutschland GmbH
7. clockin
clockin ist ein digitales Betriebssystem für kleine und mittlere Betriebe, das Team, Büro, Aufträge und Kunden in einem System verbindet. Zeiten, Fotos, Notizen, Aufgaben und Dokumentationen werden per App vor Ort digital erfasst und laufen zentral im Büro zusammen.
Features
- Zeiterfassung & digitale Stechuhr (App, Terminal oder PC, rechtssicher und offline-fähig)
- Digitale Projektakte mit Fotos, Skizzen und Notizen
- Mobile Dokumentation & Checklisten inkl. PDF-Export
- Dienst- und Schichtplanung per Drag-and-Drop mit Tausch- und Bewerbungsfunktion
- Abwesenheiten & Personalakte (Urlaub, Krankmeldungen, DSGVO-konform)
Geeignet für: Kleine bis mittlere Betriebe mit Außendienst-/Vor-Ort-Teams, z. B. auf der Baustelle, im Pflegeeinsatz, im Handwerk oder in der Gastronomie, die Zeiterfassung, Dokumentation und Personaleinsatzplanung digitalisieren wollen.
clockin Preise: clockin bietet drei bezahlte Tarife pro Nutzer und Monat: „Digitale Stechuhr" (3,19 €) mit App-Zeiterfassung, „Projekt-Zeiterfassung" (5,59 €, inkl. lexoffice-Schnittstelle und Kundenverwaltung) und „Zeiterfassung und Dokumentation" (7,99 €).
Input aus OMR Reviews
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Sehr einfache, intuitive Bedienung ohne lange Einarbeitung, auch mobil per App | Gelegentliche kleine Wartezeiten/Ladeverzögerungen bei größeren Datenmengen |
| Zuverlässige, mobile Zeiterfassung, die Zettelchaos und manuelle Stundenzettel ersetzt | Manche Funktionen sind etwas versteckt, kleine Korrekturen teils umständlich |
| Automatisierte, rechtssichere Lohnvorbereitung, die der Lohnbuchhaltung viel Zeit spart | Adminbereich auf Handheld-Geräten und DATEV/LODAS-Anbindung noch ausbaufähig |
Besonders stark ist die automatische Lohnvorbereitung: Statt am Monatsende mühsam Stundenzettel abzutippen und Pausenzeiten händisch zu korrigieren, liefert clockin auf Knopfdruck eine fertige, rechtssichere Auswertung aller Arbeits- und Überstunden für unser Lohnbüro. - Robert, CEO bei FMZ GmbH
8. TIMEOS
TIMEOS ist eine moderne Dienstplanungssoftware mit integrierter Zeiterfassung, die Unternehmen eine flexible und effiziente Organisation ihrer Arbeitsabläufe ermöglicht. Alle relevanten Daten sind jederzeit mobil verfügbar, sodass Mitarbeitende und Führungskräfte stets den Überblick behalten.
Features
- Dienstplanung mit automatischer Planung / fairer Verteilung
- Zeiterfassung per Stempeluhr (Smartphone, Tablet, Browser)
- Urlaubsplanung mit Genehmigungsworkflow
- Elektronische Personalakte mit eigenen Datenfeldern
- Schnittstellen (API / DATEV / iCal) und native Smartphone App
Geeignet für: Unternehmen mit Schichtbetrieb aller Größen (vom Kleinbetrieb mit 1–50 bis zu Organisationen mit 1.000 Mitarbeitenden), u. a. aus Sicherheitsdienst, Gesundheitswesen, Hotellerie, Handel und Facility Services.
TIMEOS Preise: TIMEOS bietet ein einziges Preismodell namens „Business Cloud" ab 4,50 € pro Monat nach dem Prinzip „Ein Preis – alles drin" ohne versteckte Zusatzkosten, das u. a. Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Rollen/Berechtigungen, API-Zugriff und SSO umfasst.
Input aus OMR Reviews
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Einfache, intuitive Bedienung bei großem Funktionsumfang | Aufgrund vieler Konfigurationsmöglichkeiten anfangs höherer Einarbeitungsaufwand |
| Schneller, kompetenter und telefonisch erreichbarer Kundensupport | Benutzeroberfläche/Design könnte moderner und frischer gestaltet sein |
| Deutliche Zeitersparnis durch übersichtliche Dienstplanung/Zeiterfassung inkl. App-Zugriff | Individuelle Auswertungen/Reports könnten flexibler sein; Handbuch fehlt teils |
Timeos nimmt uns täglich viel administrativen Aufwand ab. - Damian, Projektmanager bei Ippen Digital GmbH und Co. KG
Welche Software zur Schichtplanung passt zu dir?
- Wenn du ein sehr kleines Team mit knappem Budget planst, ist Aplano die beste Wahl.
- Wenn du eine Komplettlösung inklusive vorbereitender Lohnabrechnung mit kostenlosem Einstieg suchst, ist Shiftbase die beste Wahl.
- Wenn du ein Gastronomie- oder Hospitality-Betrieb bist, ist gastromatic die beste Wahl.
- Wenn du mehrere Standorte planst und pro Standort statt pro Kopf abrechnen willst, ist Ordio die beste Wahl.
- Wenn du eine breite Branchenabdeckung brauchst und individuelle Preisverhandlung kein Hindernis ist, ist Papershift die beste Wahl.
- Wenn du ein mittelständisches oder internationales Unternehmen mit komplexer, KI-gestützter Personaleinsatzplanung bist, ist plano die beste Wahl.
- Wenn dein Team überwiegend vor Ort arbeitet und Dokumentation per Foto/Checkliste braucht, ist clockin die beste Wahl.
- Wenn du maximale Preistransparenz mit einem Alles-inklusive-Modell willst, ist TIMEOS die beste Wahl.
Software ist nur das Werkzeug. Für die strategische Optimierung deiner Schichtplanung, die Einhaltung komplexer Gesetze oder das Change Management bei der Tool-Einführung brauchst du externe Expertise. Eine HR-Beratung bringt spezialisiertes Wissen und entlastet dein Team. Bevor du lange suchst: Finde einen Überblick über die Top-HR-Beratungen auf OMR Reviews.
Weitere Tools als Ergänzung deiner Schichtplanung
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Item 1 of 20
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Empfehlenswerte Workflow-Management-Systeme
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Fazit: Spezialisierung schlägt All-in-One
Ein pauschaler Testsieger lässt sich bei Personaleinsatzplanung-Software kaum benennen, weil die Anforderungen je nach Branche und Unternehmensgröße stark variieren. Kleine Teams mit begrenztem Budget fahren mit Aplano, clockin oder TIMEOS gut, während Gastronomiebetriebe mit gastromatic eine branchenspezifische Lösung erhalten. Wer eine Komplettlösung inklusive Lohnabrechnung sucht, sollte Shiftbase oder Ordio genauer prüfen. Für mittelständische Unternehmen und Konzerne mit komplexer, mehrstufiger Personaleinsatzplanung sind plano und Papershift die naheliegenderen Optionen – allerdings verlangen beide eine individuelle Preisanfrage. Am Ende lohnt sich für die meisten Unternehmen ein kostenloser Test der zwei bis drei am besten passenden Tools, da sich Bedienbarkeit und Funktionsumfang im Arbeitsalltag am schnellsten zeigen.
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