Personaleinsatzplanung Software im Vergleich
Rebecca Loeks27.10.2026
Prüfe die besten Tools zur Schichtplanung für KMUs, Gastro & Handwerk im Check
Inhalt
- Die 8 besten Tools für Personaleinsatzplanung im Vergleich
- Welches Tool passt zu dir?
- Weitere Tools als Ergänzung deiner Schichtplanung
- Fazit: Die richtige Software hängt an Teamgröße und Abrechnungsmodell
Gute Software für die Personaleinsatzplanung nimmt dir genau die Arbeit ab, die bei Excel-Dienstplänen am meisten Zeit frisst: Schichten besetzen, Ausfälle kurzfristig auffangen, Arbeitszeiten erfassen und alles sauber an die Lohnabrechnung übergeben. Je nach Betrieb unterscheiden sich die Anforderungen aber deutlich. Ein Café mit zwölf Aushilfen braucht etwas anderes als eine Klinik mit Qualifikationsprüfung oder eine Handelskette mit KI-gestützter Bedarfsplanung.
Wir haben uns die acht bestbewerteten Tools für Personaleinsatzplanung auf OMR Reviews angesehen: mit Funktionen, Preisen und dem, was Nutzer*innen in ihren Bewertungen tatsächlich loben und kritisieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Software für Personaleinsatzplanung ersetzt fehleranfällige Excel-Dienstpläne und verbindet Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung.
- Für kleine Teams mit kleinem Budget eignen sich Aplano (ab 0,50 € pro User), Crewmeister (modular pro User) und Shiftbase (kostenloser Tarif verfügbar).
- gastromatic und Ordio bündeln Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnabrechnung, Ordio rechnet dabei pro Standort statt pro Kopf ab.
- Planerio ist mit Qualifikationsprüfung und Rufbereitschaften stark im Gesundheitswesen und in der Pflege.
- plano und Quinyx richten sich an große Schichtbetriebe mit Bedarfsprognosen, KI-Planung und komplexen Regelwerken. Preise gibt es auf Anfrage.
- Wähle das Tool nach Teamgröße, Branche und Abrechnungsmodell und teste die App gemeinsam mit deinem Team.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Die 8 besten Tools für Personaleinsatzplanung im Vergleich
| Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion |
|---|---|---|
| gastromatic | Ab 69,50 € | Keine Angabe |
| Crewmeister | Ab 0,55 € pro User | Ja (14 Tage) |
| Aplano | Ab 0,50 € pro User | Ja (14 Tage) |
| Planerio | Ab 1,90 € pro User | Demo auf Anfrage |
| Shiftbase | Ab 30,00 € (Kostenlose Version verfügbar) | Ja (14 Tage) |
| Ordio | Ab 89,00 € pro Standort | Ja (7 Tage) |
| plano | Auf Anfrage | Demo auf Anfrage |
| Quinyx | Auf Anfrage | Demo auf Anfrage |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. gastromatic
gastromatic ist eine cloudbasierte Software für Personalverwaltung, Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung. Ziel ist es, HR-Prozesse zu digitalisieren, Planung und Verwaltung zu automatisieren und das Team über eine App anzubinden. Mit 4,7 Sternen aus 193 Bewertungen führt gastromatic das OMR-Score-Ranking der Kategorie an.
Warum dieses Tool?
gastromatic deckt von der Dienstplanung bis zur Lohnabrechnung den kompletten Personalprozess ab und lässt sich per Add-ons bis zum automatisierten Dienstplan ausbauen.
gastromatic deckt von der Dienstplanung bis zur Lohnabrechnung den kompletten Personalprozess ab und lässt sich per Add-ons bis zum automatisierten Dienstplan ausbauen.
Features
- Dienstplanung mit Auswertungen
- Zeiterfassung
- Personalverwaltung
- Lohnabrechnung (Add-on)
- Automatisierter Dienstplan (Add-on)
- Dokumentencreator und E-Signaturen (Add-on)
- API- und HR-Schnittstellen (Add-on)
Ideal für: Betriebe aus Gastronomie und Hotellerie, die Dienstplan, Zeiterfassung und Lohn in einem System bündeln wollen.
Nicht ideal für: Teams, deren Admins vor allem mobil arbeiten: Viele Verwaltungsfunktionen sind laut Bewertungen nur am Desktop vollständig nutzbar.
gastromatic Preise: Der Einstieg liegt beim Starter-Tarif ab 69,50 € pro Monat, Enterprise gibt es als individuelles Angebot.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Übersichtliche, schnell erlernbare Dienstplanung | Admin-Funktionen in der App eingeschränkt |
| Transparenz für Mitarbeitende zu Schichten, Stunden und Urlaub | Teils lange Ladezeiten bei großen Datenmengen |
| Schneller, kompetenter Support | Verschachtelte Einstellungen, Zusatzmodule erhöhen die Kosten |
Besonders gut gefallen mir die übersichtliche Dienstplanung und die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten – Bastian, Atrium Hotel Mainz
2. Crewmeister
Crewmeister ist eine All-in-One-Software für digitale Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Schichtplanung und Abwesenheitsmanagement. Mit 1.066 Bewertungen ist es das meistbewertete Tool dieser Liste.
Warum dieses Tool?
Crewmeister ist modular aufgebaut: Du buchst nur die Module, die du brauchst, und zahlst pro User.
Crewmeister ist modular aufgebaut: Du buchst nur die Module, die du brauchst, und zahlst pro User.
Features
- Dienst- und Schichtpläne digital erstellen, inklusive Schichtvorlagen
- Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung per App, Browser oder Terminal
- GPS-gestützte und Offline-Zeiterfassung für mobile Teams
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit Teamübersicht
- Projektzeiterfassung nach Projekten und Kund*innen
- DATEV- und Excel-Export für die Lohnabrechnung
Ideal für: Kleine und mittelständische Unternehmen mit etwa 2 bis 50 Mitarbeitenden, etwa aus Handwerk, Dienstleistung, Gastronomie, Pflege, Agenturen und Produktion.
Nicht ideal für: Betriebe mit komplexen Zeitmodellen oder Freigabe-Workflows, die flexible Auswertungen und Regeln brauchen.
Crewmeister Preise: Der Schichtplaner kostet ab 0,92 € pro User und Monat, der Urlaubsplaner als günstigstes Modul ab 0,55 €.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Einfache Bedienung, kaum Einarbeitung nötig | Funktionen und Einstellungen teils versteckt |
| Freundlicher Support per Telefon, Chat und Mail | App teils instabil, Stempelungen gehen verloren |
| Mobile Zeiterfassung und digitale Urlaubsanträge | Auswertungen und Regeln wenig flexibel |
Die Bedienung ist insgesamt sehr benutzerfreundlich und übersichtlich. – Klaus, Klosterbrauerei Reutberg e.G.
3. Aplano
Aplano ist eine Software für die Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung in kleinen und mittelständischen Betrieben. Teamleitungen erstellen damit Schichtpläne, verwalten Abwesenheiten und werten Arbeitszeiten aus, Mitarbeitende sehen ihre Schichten in der App und stellen dort Urlaubsanträge.
Warum dieses Tool?
Aplano hat mit 0,50 € pro User den günstigsten bezahlten Einstiegspreis der Liste.
Aplano hat mit 0,50 € pro User den günstigsten bezahlten Einstiegspreis der Liste.
Features
- Schichtplanung für Smartphone, Tablet und PC
- Zeiterfassung durch Mitarbeitende
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
- Schichttausch zwischen Mitarbeitenden
- Standortübergreifende Planung
- Export von Auswertungen in mehreren Dateiformaten
Ideal für: Kleine und mittelständische Betriebe, laut Bewertungen etwa Kitas, Zahnarztpraxen, Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitseinrichtungen.
Nicht ideal für: Teams, die erfasste Zeiten und Pausen häufig nachträglich korrigieren müssen.
Aplano Preise: Der Core-Tarif startet bei 0,50 € pro User und Monat, Enterprise gibt es auf Anfrage.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Übersichtliche Dienstplan-Ansicht | Ansichten in App und Desktop ausbaufähig |
| Intuitiv für Admins und Mitarbeitende | Nachträgliche Änderungen an Zeiten eingeschränkt |
| Urlaubsplanung und Schichttausch | Benachrichtigungen teils verzögert |
Wir können jederzeit neue Mitarbeiter anlegen, editieren und sogar Stammdaten einpflegen. – Joli, Fahrschule Rettig GmbH
4. Planerio
Planerio ist eine cloudbasierte Workforce-Management- und Dienstplanungssoftware, die Planung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und digitale Personalakte verbindet. Laut Anbieter nutzen über 4.000 Standorte in der DACH-Region die Software.
Warum dieses Tool?
Planerio prüft Qualifikationen in Echtzeit und bildet Rufbereitschaften ab. Das macht es besonders stark für Gesundheitswesen und Pflege.
Planerio prüft Qualifikationen in Echtzeit und bildet Rufbereitschaften ab. Das macht es besonders stark für Gesundheitswesen und Pflege.
Features
- Digitale Dienstplanung, optional mit KI-Dienstplanung (Add-on)
- Echtzeit-Qualifikationsprüfung
- Rufketten und Rufbereitschaftsregeln
- Zeiterfassung per PC, Smartphone oder Terminal
- Vorbereitende Lohnabrechnung
- Über 100 Schnittstellen, etwa zu Personio, DATEV, SAP und HR Works
Ideal für: Krankenhäuser, Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen sowie Industrie und Logistik.
Nicht ideal für: Teams, die ihren Dienstplan überwiegend auf dem Smartphone verwalten: Die mobile Darstellung wird in Bewertungen als unübersichtlich beschrieben.
Planerio Preise: Der Starter-Tarif für bis zu 20 Mitarbeitende kostet 1,90 € pro User und Monat, größere Tarife gibt es auf Anfrage.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Übersichtlicher Dienstplan | Dienstplanänderungen nicht deutlich genug hervorgehoben |
| Mobiler Zugriff auf Pläne und Stunden | Mobile Ansicht erfordert viel Scrollen |
| Einfache Zeiterfassung und Anträge | Einarbeitung nötig, Funktionen teils schwer auffindbar |
Bei Planerio haben wir Abwesenheiten und Schichtplanung unter einem Dach und vermeiden so Fehler und Doppelarbeiten. – Katrin, Regenbogenkinder e.V.
5. Shiftbase
Shiftbase ist eine Softwarelösung für die Personalverwaltung, die Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und vorbereitende Lohnabrechnung kombiniert. Mit 4,8 Sternen gehört Shiftbase zu den bestbewerteten Tools der Liste.
Warum dieses Tool?
Shiftbase bietet als einziges Tool der Liste laut Preisseite einen dauerhaft kostenlosen Tarif, ideal, um ohne Budget zu starten.
Shiftbase bietet als einziges Tool der Liste laut Preisseite einen dauerhaft kostenlosen Tarif, ideal, um ohne Budget zu starten.
Features
- Schichtplanung
- Zeiterfassung per App oder Terminal
- Abwesenheitsmanagement
- Vorbereitende Lohnabrechnung
- Reports zu Arbeitszeiten und Personalkosten
Ideal für: Einzelhandel, Gastgewerbe und Gesundheitswesen, vom kleinen Betrieb bis zum größeren Unternehmen.
Nicht ideal für: Unternehmen, die stark individualisierte Auswertungen oder Einstellungen pro Team benötigen.
Shiftbase Preise: Es gibt eine kostenlose Version für bis zu 6 Mitarbeitende, bezahlte Tarife starten ab 30,00 € Grundgebühr pro Monat.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Schneller, freundlicher Support | Onboarding braucht Zeit |
| Übersichtliche Oberfläche und App | Statistiken und Lohnabrechnung wenig anpassbar |
| Gute Übersicht über Schichten, Stunden und Urlaub | Einstellungen teils nur unternehmensweit |
Shiftbase ist ein herausragendes Programm, das unseren Arbeitsalltag enorm vereinfacht hat. – Catrin, Oldenburger Eismanufaktur
6. Ordio
Ordio ist eine cloudbasierte Software für Personalmanagement und Lohnbuchhaltung, die den Schichtbetrieb automatisiert. Neben Schichtplanung und Zeiterfassung gehören digitale Personalakte, Checklisten und ein KI-Agent namens Nano dazu, der Engpässe erkennt und Schichtbesetzungen vorschlägt.
Warum dieses Tool?
Ordio rechnet pro Standort statt pro Kopf ab. Bei großen Teams je Filiale bleiben die Kosten so gut planbar.
Ordio rechnet pro Standort statt pro Kopf ab. Bei großen Teams je Filiale bleiben die Kosten so gut planbar.
Features
- Intelligente Schichtplanung mit KI-Agent Nano
- Zeiterfassung inklusive Änderungsanträgen
- Vorbereitende Lohnbuchhaltung mit DATEV- und Lodas-Export
- Komplette Lohnabrechnung (Add-on Payroll Plus)
- Digitale Personalakte und Dokumentenmanagement
- Checklisten und Aufgabenmanagement
Ideal für: Betriebe mit Schichtarbeit unabhängig von der Größe, etwa aus Gastronomie, Einzelhandel, Dienstleistung, Gesundheit und Pflege sowie Freizeit und Kultur.
Nicht ideal für: Sehr kleine Teams mit wenigen Mitarbeitenden pro Standort, für die eine Abrechnung pro User günstiger ausfällt.
Ordio Preise: Der Starter-Tarif kostet ab 89,00 € pro Standort und Monat (bei jährlicher Zahlung, zzgl. MwSt.).
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Klare Oberfläche, schnell erlernbar | Admin-Funktionen in der App eingeschränkt |
| Persönlicher Support und begleitetes Onboarding | Schichttausch und Schichtserien umständlich |
| Ersetzt Papier, Excel und Stundenzettel | Gelegentliche Ladefehler und Bugs nach Updates |
Unkompliziertes und umfangreiches Dienstplan-Tool mit tollem Preis-Leistungs-Verhältnis – Andrea, Apotheke im Marktkauf
7. plano
plano ist eine modulare Workforce-Management-Lösung der plano solutions GmbH aus Ilmenau, die seit 2006 auf Personaleinsatzplanung spezialisiert ist. Die Software umfasst Dienstplanung, Kapazitätsmanagement, Zeiterfassung, Qualifikationsmanagement und Reporting und ist als Cloud- oder On-Premise-Variante verfügbar.
Warum dieses Tool?
plano bringt mit Forecast-Funktionen wie Erlang-C und Budgetplanung die tiefste Bedarfsplanung der Liste mit.
plano bringt mit Forecast-Funktionen wie Erlang-C und Budgetplanung die tiefste Bedarfsplanung der Liste mit.
Features
- Optimierte Personaleinsatzplanung mit automatisierten Planungsvorschlägen
- Personalbedarfsermittlung und Forecast (z. B. Erlang-C)
- Zeitwirtschaft mit Buchungsregeln, Betriebs- und Tarifvereinbarungen
- Mitarbeiterportal mit Tauschbörse und Self-Scheduling
- Skill-Management und Qualifikationsmatrix
Ideal für: Mittlere und große Unternehmen im Schichtbetrieb, die Tarifregeln, Qualifikationen und Bedarfsprognosen abbilden müssen.
Nicht ideal für: Kleine Teams, die eine schlanke, sofort einsatzbereite Lösung mit transparenten Preisen suchen.
plano Preise: Alle Module gibt es auf Anfrage, eine kostenlose Demo ist verfügbar.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Übersicht über Schichten, Abwesenheiten und Besetzung | Überladene, wenig moderne Oberfläche |
| Schnelle Anpassung bei kurzfristigen Ausfällen | Mehrere Schichten nicht gleichzeitig bearbeitbar |
| Automatische Prüfung von Arbeitszeitregeln und Qualifikationen | Benachrichtigungen wenig konfigurierbar |
Die Schichtplanung ist transparent, übersichtlich und schnell anzupassen. – Janna, Labor Dr. von Froreich
8. Quinyx
Quinyx ist eine KI-gestützte Workforce-Management-Software, die Schichtplanung optimiert, Personalkosten senkt und bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützt. Neben Planung und Zeiterfassung deckt Quinyx Kommunikation, Budgetierung und Aufgabenmanagement ab.
Warum dieses Tool?
Quinyx richtet sich vor allem an große Schichtbetriebe ab 250 Mitarbeitenden und setzt stark auf KI-Bedarfsplanung und Automatisierung.
Quinyx richtet sich vor allem an große Schichtbetriebe ab 250 Mitarbeitenden und setzt stark auf KI-Bedarfsplanung und Automatisierung.
Features
- Dienstplanung und Dienstplanoptimierung durch Automatisierung
- KI-gestützte Personalbedarfsplanung
- Zeiterfassung inklusive Abwesenheiten und Verfügbarkeiten
- Interne Mitarbeiterkommunikation mit Newsfeed und Chat
- Aufgabenmanagement, Dokumentenverwaltung und Checklisten
- Dashboards, Statistiken und Reporting
Ideal für: Unternehmen im Schichtbetrieb mit 250 oder mehr Mitarbeitenden, etwa aus Einzelhandel, Lager und Logistik, Gastgewerbe und Facility Management.
Nicht ideal für: Kleine Betriebe, die eine günstige Lösung ohne Implementierungsaufwand suchen.
Quinyx Preise: Alle drei Pakete gibt es auf Anfrage, eine kostenlose Demo ist verfügbar.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Effiziente Schichtplanung und Verfügbarkeitsverwaltung | Reporting umständlich |
| Zentrale Sichtbarkeit von Plänen und Änderungen | Oberfläche nicht immer intuitiv |
| Soll-Ist-Vergleich der Arbeitszeiten | Ansichten und Filter wenig selbst konfigurierbar |
Quinyx lässt sich hervorragend in unsere bestehende Systemlandschaft integrieren – Nico, Flink SE
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du deine Anfrage hier einreichen.
Welches Tool passt zu dir?
- Wenn du Dienstplan, Zeiterfassung und Lohn in Gastronomie oder Hotellerie in einem System bündeln willst, ist gastromatic die beste Wahl.
- Wenn du als kleines Unternehmen vor allem rechtssichere Zeiterfassung brauchst und die Schichtplanung modular dazubuchen willst, ist Crewmeister die beste Wahl.
- Wenn du mit kleinem Budget eine einfache Schichtplanung für Praxis, Kita oder Einzelhandel suchst, ist Aplano die beste Wahl.
- Wenn du im Gesundheitswesen Qualifikationen und Rufbereitschaften sauber abbilden musst, ist Planerio die beste Wahl.
- Wenn du zuerst kostenlos testen und später mitwachsen willst, ist Shiftbase die beste Wahl.
- Wenn du mehrere Filialen mit vielen Mitarbeitenden pro Standort planst, ist Ordio die beste Wahl.
- Wenn du Personalbedarf prognostizieren und Tarifregeln abbilden musst, ist plano die beste Wahl.
- Wenn du ein großes Schichtunternehmen ab 250 Mitarbeitenden mit KI-Bedarfsplanung steuern willst, ist Quinyx die beste Wahl.
Weitere Tools als Ergänzung deiner Schichtplanung
Du suchst noch Alternativen oder Tools, die deine Schichtplanung ergänzen? Auf OMR Reviews findest du verifizierte Bewertungen zu zahlreichen weiteren Lösungen. Ob Personalverwaltungssoftware oder HR-Management-Software: Vergleiche weitere Tools und stell dir deinen idealen Tech Stack zusammen.
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Empfehlenswerte Workflow-Management-Systeme
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Workflow-Management-Softwares. Dort haben wir über 100 Tools für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich dabei unterstützt, die Produktivität deiner Mitarbeiter*innen zu unterstützen und die Nutzung deiner Ressourcen zu optimieren. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
Fazit: Die richtige Software hängt an Teamgröße und Abrechnungsmodell
Für kleine Teams sind Aplano, Crewmeister und Shiftbase die naheliegenden Kandidaten: günstig, schnell eingerichtet und laut Bewertungen einfach zu bedienen. Shiftbase punktet zusätzlich mit einer kostenlosen Version. gastromatic, Ordio und Planerio gehen einen Schritt weiter und verbinden Planung mit Lohnabrechnung, Personalakte oder Qualifikationsprüfung, wobei Ordio pro Standort und nicht pro Kopf abrechnet. Wer große Schichtbetriebe mit Bedarfsprognosen und komplexen Regelwerken steuert, landet bei plano oder Quinyx, muss dort aber mit Preisen auf Anfrage und mehr Einführungsaufwand rechnen. Unser Tipp: Nutze die Testphasen und Demos, und lass die Mitarbeitenden die App mittesten. Bei mehreren Tools ist die mobile Nutzung in den Bewertungen einer der häufigsten Kritikpunkte.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen aus den jeweiligen Produktseiten (Stand: Oktober 2026). Änderungen durch die Anbieter*innen sind möglich.
