Digitalisierung im Personalwesen: Therme Erding wagt nach 26 Jahren HR-Neuanfang

HR-Management, auch bekannt als Human Resource Management, bezeichnet den strategischen und kohärenten Ansatz zur Verwaltung des wertvollsten Assets eines Unternehmens: der Mitarbeitenden. In diesem Rahmen fungiert HR-Management als Schnittstelle zwischen der Organisation und ihren Mitarbeiter*innen und umfasst eine Vielzahl an Aufgaben und Verantwortungsbereichen, die darauf abzielen, die Arbeitsbeziehungen zu optimieren und eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen. Im Zuge der Digitalisierung haben sich diverse Software-Lösungen etabliert, die Unternehmen dabei unterstützen, HR-Aufgaben effizienter und strukturierter zu bewältigen. Diese reichen von ganzheitlichen HR-Management-Systemen bis hin zu spezialisierten Tools, die sich auf Teilbereiche des HR-Managements konzentrieren. Hierbei lassen sich verschiedene Software-Typen und Unterkategorien unterscheiden: * HR-Management-Systeme (HRMS): Komplexe, modulare Systeme, die eine Vielzahl von HR-Aufgaben abdecken können, darunter die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen und Rekrutierung. * Talent Management Software: Lösungen, die darauf abzielen, das Beste aus den Mitarbeitern herauszuholen, indem sie bei der Entwicklung von Fähigkeiten helfen und Karrierepfade aufzeigen. * Rekrutierungssoftware: Tools, die den gesamten Rekrutierungsprozess, von der Ausschreibung bis zur Einstellung, digitalisieren und somit effizienter gestalten. * Software für die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung: Diese ermöglichen eine unkomplizierte Dokumentation und Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubstagen. * Lern- und Entwicklungsplattformen: Systeme, die die Weiterbildung von Mitarbeiter*innen fördern, indem sie zum Beispiel E-Learning-Angebote zur Verfügung stellen.

Ein Human Resource Management System, kurz HRMS, ist eine integrierte Softwareplattform, die darauf ausgelegt ist, die vielfältigen und komplexen Aufgaben im Personalmanagement zu automatisieren, zu optimieren und zu zentralisieren. Durch die Kombination von traditionellen HR-Aufgaben mit moderner Informationstechnologie ermöglicht ein HRMS die Steigerung sowohl der Effizienz als auch der Effektivität von Personalabteilungen. Diese Systeme sind in verschiedenen Geschäftsbereichen weit verbreitet. Großunternehmen nutzen sie, um die komplexen Anforderungen der Personalverwaltung für eine große Belegschaft zu bewältigen. Mittelständische Unternehmen setzen HRMS ebenfalls ein, um Effizienz zu steigern und wettbewerbsfähig zu bleiben. Aber auch Non-Profit-Organisationen und der öffentliche Dienst haben die Vorteile erkannt und nutzen HRMS-Systeme zur Verwaltung ihrer Mitarbeiter*innen und Freiwilligen. Die Hauptzielgruppen für HRMS sind HR-Manager*innen und -Mitarbeiter*innen, die das System für die tägliche Verwaltung von Personalangelegenheiten nutzen. Darüber hinaus greifen Führungskräfte auf die Analyse- und Berichtsfunktionen des Systems zurück, um strategische Entscheidungen zu treffen. Ein HRMS löst dadurch eine Vielzahl von Herausforderungen in Unternehmen. Es spart Zeit durch die Automatisierung von Prozessen und erhöht die Datenkonsistenz durch die Zentralisierung von Informationen. Außerdem unterstützt es die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien.  Um als Human Resource Management System zu gelten, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen:  * Personalverwaltung  * Zeit- und Anwesenheitsmanagement  * Rekrutierung und Talentmanagement * Berichtsfunktionen und Analysen

Personaleinsatzplanung-Software, (engl. Employee-Scheduling-Software) automatisiert die Erstellung, die Pflege und das Tracking von Personaleinsatzplänen. Die Implementierung einer solchen Personalplanungssoftware im Unternehmen kann die Produktivität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter*innen verbessern und liefert einen besseren Überblick über die Personalplanung. Die Softwarelösungen erfassen in der Regel den Dienstplan von Mitarbeiter*innen und tracken Urlaubstage, Krankheitstage und sonstige Abwesenheiten. Einige Softwares für Personalplanung geben auch automatische Warnhinweise, wenn es zu Terminkonflikten in der Einsatzplanung kommt. Die erfassten Dienstplan-Daten können im Nachhinein in die Finanzsoftware-Lösung des Unternehmens wie eine Lohnabrechnungssoftware übertragen werden. Mitarbeiterplanungssoftwares bieten häufig auch simple Funktionen zur Analyse sowie zum Aufgabenmanagement. Die Softwares werden meist zur Personal- und Schichtplanung in Einzelhandelsunternehmen und weiteren Branchen eingesetzt. Personaleinsatzplanungssoftware ist weniger leistungsfähig als Personalverwaltungssoftware, welche häufig in Human-Ressource-Management-Software (HRMS), Human-Capital-Management-Software (HCM) oder andere zentrale HR-Softwares integriert ist. Simple Versionen der Personaleinsatzplanungssoftwares, deren Kernfunktionen die Erstellung von Dienstplänen ist, werden als Dienstplan-Softwares bezeichnet. Um sich als Software für Personaleinsatzplanung zu qualifizieren, muss die Lösung: * die Erstellung und Pflege von Dienstplänen automatisieren * es möglich machen, Mitarbeiteraufgaben einzusehen und zu verwalten * Mitarbeiter*innen Self-Service-Funktionen für die Planung ihrer Dienste und Schichten inklusive Messaging-Tools und Schichttausch-Option bieten

Bewerbermanagement-Software, auch E-Recruiting-Software genannt, wird im Recruiting-Prozess für das Bewerbermanagement eingesetzt. Sie bildet den gesamten Bewerbungsprozess ab und sorgt dafür, dass die Personalgewinnung so einfach und effizient wie möglich abläuft. Mithilfe einer E-Recruiting-Software lassen sich so schnellstmöglich freie Stellen mit geeigneten Mitarbeiter:innen besetzen. Bewerbermanagement-Software unterstützt in jedem Schritt des Recruiting-Prozesses, vom Ausschreiben einer Stelle, über Erfassen eingehender Bewerbungen und der Kommunikation mit Bewerber:innen, bis hin zur Einstellung der richtigen Kandidaten und Kandidatinnen. Entlang dieses Prozesses steht vor allem die durch die Software erzielte Zeit- und Kostenersparnis im Vordergrund. Gutes Bewerbermanagement zahlt aber auch positiv auf die Arbeitgebermarke ein und ist als Teil des Employer Branding zu verstehen. Bewerbermanagement-Software kann, je nach Anbieter, entweder einzeln oder als Teil einer HR-Management Software implementiert werden.

Zeiterfassung Software ermöglicht die präzise und systematische Erfassung der Arbeits- und Anwesenheitszeiten von Mitarbeiter*innen. Sie dokumentiert Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen, Überstunden, Schichten sowie Urlaubs- und Abwesenheitszeiten. Diese Lösungen sind essenziell für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorschriften. Die Hauptzielgruppe sind Personalabteilungen, kleine und mittlere Unternehmen sowie Betriebe mit Schichtarbeit oder manuellem Stempelbedarf. Der Hauptnutzen liegt in der Optimierung von HR-Prozessen, der Sicherstellung der Compliance und der Schaffung von Transparenz bei der Arbeitszeitdokumentation. Um in der Kategorie Zeiterfassung aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features aufweisen: - Arbeitszeiterfassung: Präzise Aufzeichnung von Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und anderen relevanten Zeitdaten. - Abwesenheitsmanagement: Verwaltung und Genehmigung von Urlaub, Krankheitstagen und anderen Fehlzeiten. - Überstundenverwaltung: Automatische Erfassung und Berechnung von Überstunden und Zeitausgleich. - Schichtplanung und -verwaltung: Unterstützung bei der Erstellung und Organisation von Arbeitsplänen und Schichten. - Compliance-Reporting: Generierung von Berichten zur Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorschriften und zur Dokumentationspflicht.

Mit Employee-Engagement-Software erbitten Unternehmen Feedback von ihren Mitarbeiter:innen, werten dieses aus, belohnen Erfolge und fördern so die Arbeitseinstellung und den Einsatzwillen von Angestellten. Die in den Tools enthaltenen Umfrageprogramme helfen Arbeitergeber:innen dabei, handlungsorientierte Erkenntnisse zu gewinnen und diese in Handlungsempfehlungen umzuwandeln. Der Einsatz einer Employee-Engagement-Plattform ermöglicht es Arbeitgeber:innen, die Stimmungslagen der Angestellten besser zu verstehen, Erfolge von Mitarbeiter:innen unternehmensweit anzuerkennen, positive Handlungen zu fördern und dadurch die Mitarbeitermotivation zu verbessern. Unternehmen bieten die Employee-Engagement-Lösungen die Möglichkeit, ihre Produktivität zu steigern und somit bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen. Meist setzen Mitarbeiter:innen von Personalabteilungen wie HR-Manager:innen oder Organisationspsycholog:innen oder Führungskräfte Employee-Engagement-Software entweder als Ergänzung oder als Ersatz für die Mitarbeiterbeurteilung ein. Die Softwares erfragen Feedback der Mitarbeiter:innen durch Pulsumfragen. Dabei handelt sich um Kurzumfragen, die in regelmäßigen Abständen versendet und einige Fragen enthalten, mit denen die Mitarbeiterzufriedenheit und -erfahrungen ausgewertet werden können. Die Befragungen können in der Regel in wenigen Minuten beantwortet werden. Umfragen können auch anonym durchgeführt werden und lassen dadurch keine Rückschlüsse auf einzelne Umfrageteilnehmer:innen zu. Viele Tools bieten Anwender:innen den Zugang zu Fragenkatalogen für die unkomplizierte und schnelle Erstellung von Pulsumfragen, die Möglichkeit, Mitarbeitergruppen beispielsweise nach Abteilung zu segmentieren und ausführliche Ergebnisberichte zur Erarbeitung von Handlungsvorschlägen, die auf dem Mitarbeiterfeedback beruhen. Häufig werden Mitarbeiter-Engagement-Softwares als eigenständige Lösungen implementiert; einige HR-Softwares bieten jedoch auch integrierte Employee-Engagement-Tools.  Um sich als Employee-Engagement-Plattform zu qualifizieren, muss die Lösung: * Benutzer:innen ermöglichen, Umfragen zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit durchzuführen * Erstellen und Versenden benutzerdefinierter Umfragen möglich sein * Funktionen zum Verwalten und Organisieren von Ergebnissen aus Pulsumfragen für Reportings bieten * die Mitarbeiteranerkennung über interne Kommunikationskanäle ermöglichen

Mithilfe von Onboarding-Software koordinieren und vereinfachen Unternehmen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen in ihre Rollen. Das gelingt, indem Onboarding-Software Einführungsprozesse streamlint, digitalisiert (und somit papierlos macht) und in einem einheitlichen System konsolidiert. Mithilfe von Onboarding-Tools kommunizieren Arbeitgeber*in und Mitarbeiter*in bereits vor dem ersten Arbeitstag der*des neuen Mitarbeiter*in. Dadurch können neue Kolleg*innen früher produktiv sein und ins Team integriert werden. In Onboarding-Softwares können außerdem alle Dokumente und Unterlagen geteilt und der Schulungsfortschritt getrackt werden. Unternehmen, die Onboarding-Software einsetzen, können die Mitarbeiter-Fluktuation im ersten Jahr verringern. Zudem muss der*die Recruiter*in oder einstellende Person weniger Zeit in die Betreuung der neuen Mitarbeiter*innen investieren. Einige Onboarding-Softwares bieten weiterführende Funktionen, die über das Management von Onboarding-Formularen und -Vorlagen hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise die Möglichkeit, personalisierte Workflows für neue Angestellte zu erstellen, Willkommensportale einzurichten, Aufgaben zu verteilen, häufige Fragen zu beantworten oder Wissen zur Verfügung zu stellen. Zusätzlich können neue Arbeitnehmer*innen bereits früher mit bestehenden Mitarbeiter*innen in Kontakt gebracht werden.  Onboarding-Software ist häufig Teil eines HR-Management-Systems. Viele HR-Management-Suites enthalten Funktionen von Onboarding-Softwares. Des Weiteren lassen sich die meisten Onboarding-Softwares in HR-Management-Systeme oder Recruiting-Softwares integrieren. Um sich als Onboarding-Software zu qualifizieren, muss die Lösung: * die Kommunikation zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen vor dem ersten Arbeitstag erleichtern * Formulare und Dokumente, die für den Onboarding-Prozess notwendig sind, digital bereitstellen und deren Status nachverfolgen * die Erledigung der an neue Mitarbeiter*innen gestellten Aufgaben – wie Schulungen oder Events – tracken

Core HR Software ist ein grundlegendes System für das Human Resources Management, das zentrale HR-Aufgaben und -Prozesse in Unternehmen jeder Größe und Branche digitalisiert und automatisiert. Diese Softwarelösungen bieten eine solide Grundlage für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Gehaltsabrechnung, die Zeit- und Anwesenheitserfassung sowie für Benefits-Management. Sie sind unerlässlich für HR-Abteilungen, die eine effiziente, fehlerfreie und gesetzeskonforme Verarbeitung von Personalangelegenheiten anstreben. Core HR Software dient als zentrales Repository für Mitarbeiterinformationen und erleichtert das Reporting, die Compliance und die Strategieentwicklung im Personalwesen. Um in der Kategorie Core HR Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Mitarbeiterdatenmanagement: Ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten. - Gehaltsabrechnung und Vergütungsmanagement: Automatisiert die Berechnung und Auszahlung von Gehältern. - Zeit- und Anwesenheitserfassung: Unterstützt bei der Überwachung der Arbeitszeiten und Anwesenheit. - Benefits-Management: Verwaltet Mitarbeiterleistungen wie Versicherungen, Altersvorsorgepläne und mehr. - Compliance- und Berichtswesen: Hilft bei der Einhaltung von Arbeitsrecht und Unternehmensrichtlinien.

Absence Management Software ist ein wichtiges Tool für Unternehmen, um Abwesenheiten von Mitarbeitenden effizient zu verwalten und zu überwachen. Diese Software richtet sich an Organisationen aller Größen, die einen strukturierten und transparenten Ansatz für das Fehlzeitenmanagement suchen. Sie ist besonders nützlich in Bereichen, wo es wichtig ist, Abwesenheiten aufgrund von Krankheit, Urlaub oder anderen Gründen genau zu erfassen und zu analysieren. Absence Management Software bietet Funktionen wie Abwesenheitskalender, Genehmigungsworkflows, Integration mit Gehaltsabrechnungssystemen und Berichterstattung. Um in der Kategorie Absence Management Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Automatisierte Abwesenheitsverfolgung: Einfache Erfassung und Überwachung von Mitarbeiterabwesenheiten. - Genehmigungsworkflows: Effizientes Management von Urlaubsanträgen und anderen Fehlzeiten. - Integration in Gehaltsabrechnungs- und HR-Systeme: Nahtlose Verbindung mit bestehenden Personalverwaltungssystemen. - Detaillierte Berichterstattung und Analyse: Einblicke in Abwesenheitsmuster und deren Auswirkungen auf das Unternehmen. - Benutzerfreundliche Schnittstelle: Intuitive Bedienung für Mitarbeiter*innen und Management.

Candidate Relationship Management Software (kurz: CRM für Recruiting) bezeichnet digitale Lösungen, mit denen Unternehmen ihre Beziehungen zu potenziellen Kandidatinnen systematisch aufbauen, pflegen und langfristig gestalten können. Ziel ist es, talentierte Fachkräfte bereits vor dem konkreten Bewerbungsprozess zu identifizieren, anzusprechen und in einem Talentpool zu verwalten. Diese Software richtet sich in erster Linie an HR-Abteilungen, Recruiterinnen und Talent Acquisition Teams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die dem zunehmenden Fachkräftemangel mit proaktivem Recruiting begegnen möchten. Eingesetzt wird Candidate Relationship Management Software in nahezu allen Branchen – insbesondere dort, wo der Wettbewerb um qualifizierte Bewerberinnen hoch ist. Neben dem Aufbau langfristiger Beziehungen zu Kandidatinnen ermöglicht die Software auch zielgerichtete Recruiting-Kampagnen, automatisierte Kommunikation und ein effektives Talentpool-Management. Durch individualisierte Ansprache, kontinuierliche Interaktion und eine positive Candidate Experience können Unternehmen sich als attraktive Arbeitgeberinnen positionieren. Die Lösungen sind häufig Teil umfassender Recruitment-Marketing-Plattformen und lassen sich nahtlos mit gängigen ATS-Tools und Jobportalen verknüpfen. Im Gegensatz zu klassischen CRM-Systemen liegt der Fokus hier nicht auf Kundinnen, sondern auf Bewerberinnen. Um in der Kategorie Candidate Relationship Management Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Zentrale Verwaltung und Segmentierung von Talentpools - *Automatisierte und personalisierte Kommunikation mit Kandidatinnen* - Integration mit ATS- und Karriereseiten - Reporting- und Analysefunktionen zur Erfolgsmessung - Datenschutzkonforme Verwaltung von Bewerberdaten

Workforce Management Software hilft Unternehmen bei der Planung, Verwaltung und Optimierung der täglichen Mitarbeiteraktivitäten. Diese Softwarelösungen sind essentiell für HR-Abteilungen, Schichtleiter und Unternehmensführer, die eine effiziente Personalplanung gewährleisten und die Produktivität steigern möchten. Durch Funktionen wie Zeit- und Anwesenheitserfassung, Schichtplanung, Urlaubsmanagement und Leistungsanalyse ermöglicht Workforce Management Software eine datengestützte Entscheidungsfindung, verbessert die Compliance und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Einsatz findet sie in einer Vielzahl von Branchen, darunter Einzelhandel, Gastgewerbe, Gesundheitswesen und Fertigung, wo die Koordination großer Mitarbeiterzahlen eine Herausforderung darstellt. Um in der Kategorie Workforce Management Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Zeit- und Anwesenheitserfassung: Ermöglicht eine präzise Erfassung von Arbeitszeiten und Anwesenheiten, unterstützt durch mobile Apps und Zeiterfassungsgeräte. - Schichtplanung und -verwaltung: Unterstützt die Erstellung und Optimierung von Schichtplänen unter Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen, Qualifikationen und Verfügbarkeit. - Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Bietet Tools zur Verwaltung von Urlaubsanträgen, Krankheitstagen und anderen Formen der Abwesenheit. - Leistungsmanagement und -analyse: Ermöglicht die Bewertung der Mitarbeiterleistung und Produktivität durch datenbasierte Analysen und Berichte. - Integration mit HR-Systemen: Unterstützt die nahtlose Integration mit anderen HR-Systemen, wie Lohn- und Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterdatenbanken, um Datenkonsistenz und -genauigkeit zu gewährleisten.