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Digitalisierung im Personalwesen: Therme Erding wagt nach 26 Jahren HR-Neuanfang
Chantal Seiter10.7.2026
Wie die größte Therme der Welt mit Factorial und der Telekom ihr Personalmanagement in die Gegenwart holt und was andere Unternehmen daraus lernen können
Inhalt
- 750 Mitarbeitende, 26 Jahre Zettelwirtschaft
- Warum zögert der deutsche Mittelstand bei HR-Digitalisierung?
- T Business: Wenn der Netzbetreiber die Personalakte digitalisiert
- Vertrauen als entscheidende Basis für Digitalisierung im Personalwesen
- Wie läuft die Einführung von Factorial ab?
- Was digitales HR mit Factorial in der Therme Erding verändert hat
- Basis für fundierte Entscheidungen und digitale HR-Strategien
In den Saunen, Schwimmbecken und Restaurants der Therme Erding dreht sich alles darum, dass Gäste abschalten können. Was dafür hinter den Kulissen nötig ist, sehen die Besuchenden jedoch nicht. Dort arbeiten 750 Mitarbeitende im Gästeservice, in der Küche, der Technik, im Housekeeping und der Gartenpflege. Viele von ihnen sind in Schichtsystemen tätig, haben keinen festen Schreibtisch und sind über das gesamte Gelände verteilt. Für all diese Mitarbeitenden funktionierende HR-Prozesse zu gestalten, ist eine Herausforderung, die viele Standardlösungen bislang nicht abbilden konnten. Über 40 verschiedene Berufsgruppen, von der Köchin bis zum Techniker, brauchen ein System, das genauso vielfältig ist wie die Belegschaft selbst.
Gemeinsam mit der Deutschen Telekom und dem HR-Softwareanbieter Factorial hat sich die Therme Erding dieser Aufgabe angenommen. Wie es dazu kam, welche Rolle die Deutsche Telekom dabei gespielt hat und was Unternehmen in ähnlichen Situationen daraus mitnehmen können, erfährst du hier.
Das Wichtigste in Kürze
- Nach 26 Jahren dezentraler Zettelwirtschaft digitalisiert die Therme Erding ihr Personalmanagement für rund 750 Mitarbeitende über die HR-Plattform Factorial.
- Die Deutsche Telekom agierte dabei als vertrauenswürdige Partnerin, die den Mittelstand aktiv bei der Auswahl und Implementierung moderner Softwarelösungen begleitet.
- Die neue Plattform optimiert Onboarding-Workflows, stellt eine zuverlässige interne Kommunikation sicher und entlastet Führungskräfte im operativen Alltag spürbar.
- Durch die geschaffene zentrale Datenbasis baut die HR-Abteilung administrative Hürden ab und kann künftig strategische statt rein verwaltende Entscheidungen treffen.
750 Mitarbeitende, 26 Jahre Zettelwirtschaft
Mehr als ein Vierteljahrhundert ist die Therme Erding gewachsen und zählt immer mehr Gäste, Bereiche und Mitarbeitende. Mit dieser Vielfalt ist auch die Anforderung gewachsen, eine zentrale Personalverwaltung zu finden, die wirklich zu mehr als 40 Berufsgruppen passt.
In über 26 Jahren Unternehmensgeschichte hatte sich vieles dezentral organisiert. Führungskräfte entwickelten eigene Ablagesysteme und für Informationen zur Personalakte, zu Auswertungen oder Kontaktmöglichkeiten mussten sie sich oft an die Personalabteilung wenden. Auch ein zentrales Kommunikationssystem fehlte lange, wodurch es zunehmend schwieriger wurde, neue Unternehmensleitlinien, Events oder Dienstanweisungen anzukündigen und wirklich alle Mitarbeitenden zuverlässig zu erreichen.
Denn: Ein System, das die Anforderungen von mehr als 40 Berufsgruppen in einem Schichtbetrieb wirklich abdeckt, war auf dem Markt lange schwer zu finden.
Die Belegschaft der Therme Erding im Überblick:
- rund 750 Mitarbeitende insgesamt
- ca. 75 Prozent in operativen Tätigkeiten ohne festen Schreibtisch (Gästeservice, Küche, Technik, Housekeeping, Gartenpflege)
- rund 200 Aushilfen und Werkstudierende
- Schichtsysteme, wechselnde Einsatzorte, kein gemeinsamer digitaler Touchpoint
Diese Ausgangssituation kennen viele Unternehmen, vor allem im Mittelstand. Besonders in Betrieben mit vielen Mitarbeitenden ohne feste Schreibtische fehlen oft die digitalen Grundlagen, die in Bürobetrieben längst selbstverständlich sind. Wer keine Firmen-E-Mail-Adresse und keine Zeit hat, sich in kurzen Pausen ins Intranet einzuloggen, bekommt nicht mit, was im Unternehmen passiert.
Über die Beteiligten
Therme Erding ist die größte Therme der Welt. Vor den Toren Münchens sind rund 750 Mitarbeitende beschäftigt, viele davon in operativen Tätigkeiten ohne festen Schreibtisch. Rund 200 von ihnen sind Aushilfen oder Werkstudierende.
Factorial ist eine HR-Software, die Personalmanagement und Mitarbeiterverwaltung für den Mittelstand in einer Plattform bündelt: von der digitalen Personalakte über Zeiterfassung und Schichtplanung bis hin zu Onboarding-Workflows, Kommunikation und IT-Management.
Die Deutsche Telekom hat sich in den vergangenen Jahren vom klassischen Infrastruktur-Anbieter zum Digitalisierungspartner für den Mittelstand entwickelt. Über ihr Techboost-Programm, in dem rund 1.500 Startups organisiert sind, empfiehlt die Telekom ihren Geschäftskunden passende Softwarelösungen für ihre Herausforderungen, darunter Factorial als Leuchtturm-Partner im HR-Bereich.
Warum zögert der deutsche Mittelstand bei HR-Digitalisierung?
Wer die Digitalisierung im Personalwesen angehen will, betritt einen Markt mit zahlreichen Anbietern und schwer vergleichbaren Versprechen. Hinzu kommt das unbequeme Gefühl, eine langfristige Entscheidung für viele Jahre zu treffen, die sich als falsch entpuppen könnte. Vor allem für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung oder große HR-Teams ist dieser Auswahlprozess aufwendig und risikobehaftet.
Zusätzlich beeinflussen insbesondere im deutschsprachigen Raum berechtigte Fragen rund um Datenschutz und DSGVO-Konformität die Software-Entscheidung. Cloud-Software und digitale Personalakten klingen für viele Mittelständler nach einem riskanten Schritt.
„Insgesamt ist die Bereitschaft zur Digitalisierung jedoch deutlich gestiegen, auch weil der Druck von außen größer wird durch Fachkräftemangel, Wettbewerb und steigende Anforderungen“, sagt Thomas Meßmer, Regionalleiter Midmarket Süd bei der Deutschen Telekom Geschäftskunden GmbH.
Auch die Therme Erding hat lange nach einer passenden Lösung gesucht. Der Markt für HRM-Systeme ist groß, echte Nutzungserfahrungen sind schwer zu finden, und ein System, das die Anforderungen von mehr als 40 Berufsgruppen abdeckt, ist keine Selbstverständlichkeit. Als Basis für die Entscheidung dienten letztlich Erfahrungsberichte auf OMR Reviews und die spätere Bestätigung durch die Telekom.
Die Therme Erding bei München ist die größte Therme der Welt. Für die hunderten Mitarbeitenden hat sie in Factorial ein digitales Zuhause fürs Personalwesen gefunden. Foto: Therme Erding
T Business: Wenn der Netzbetreiber die Personalakte digitalisiert
Dass T Business, das Geschäftskunden-Segment der Deutschen Telekom, bei der Entscheidung der Therme Erding eine Rolle gespielt hat, mag auf den ersten Blick überraschen. Der Anbieter von Telefonie- und Breitband-Infrastruktur ist schließlich nicht unbedingt als Vermittler von HR-Software bekannt. Dabei sind Digitalisierungsstrategien und die damit verbundenen Technologien zu einem festen Bestandteil des Telekom-Geschäfts geworden. „Wir liefern nicht nur die Infrastruktur, sondern begleiten Unternehmen ganzheitlich von der ersten Idee bis zur Umsetzung. Ob Cloud, Security, moderne Arbeitswelten oder eben auch Business-Software“, erklärt Thomas Meßmer. „Wir helfen unseren Kund*innen dabei, ihre Prozesse neu zu denken. Gerade im Midmarket sehen wir, wie entscheidend dieser Schritt für die Zukunftsfähigkeit ist. Und genau da sind wir aktiv beratend, vernetzend und oft auch als Türöffner für innovative Lösungen dabei.“
Über das TechBoost-Programm agiert die Telekom als aktiver Projekttreiber: Sie identifiziert bei ihren Bestandskund*innen konkrete Herausforderungen, stellt den Kontakt zu passenden Start-up-Partnern her und begleitet die Umsetzung. Allein in der Region Süd ist die Telekom jährlich an mehreren hundert Projekten dieser Art beteiligt. Die typischen Unternehmen haben dabei 50 bis 500 Mitarbeitende, sind oft inhabergeführt, regional verwurzelt und haben den Wunsch, effizienter zu werden, ohne dabei ihren persönlichen Charakter zu verlieren.
Factorial hat sich in diesem Programm als Leuchtturm-Partner für den HR-Bereich etabliert. Wenn Telekom-Teams bei Bestandskund*innen digitale Lücken im Personalbereich identifizieren, stellen sie den Kontakt zum Software-Anbieter her und schaffen damit die Grundlage für eine konkrete Zusammenarbeit. „Factorial hat uns überzeugt. Die Lösung trifft genau das, was unsere Kund*innen brauchen: Sie ist intuitiv, schnell implementierbar und bringt sofort spürbare Entlastung im Alltag. Gleichzeitig ist sie skalierbar und wächst mit dem Unternehmen mit“, begründet Thomas Meßmer die Zusammenarbeit.
Vertrauen als entscheidende Basis für Digitalisierung im Personalwesen
Dass die Telekom diese Brückenfunktion übernimmt, hat einen einfachen Grund: Kaum ein Name genießt im deutschen Mittelstand ein so großes Vertrauen. Für viele Unternehmen ist die Telekom der erste Ansprechpartner, wenn es um Infrastruktur geht. „Das Vertrauensverhältnis, das die Telekom über Jahrzehnte aufgebaut hat, überträgt sich auf ihre Empfehlung. Das spüren wir zum Beispiel in Kundengesprächen: Die Einstiegshürde sinkt deutlich, wenn Unternehmen wissen, dass Factorial den strengen Prüfprozess der Telekom durchlaufen hat“, sagt Laura Proefrock, Director of Strategy & Partnerships, DACH bei Factorial. „Für uns ist das nicht nur ein Türöffner, sondern auch ein großer Ansporn, diesen Standard zu halten.“
Auch für die Therme Erding hat die Bestätigung der Telekom die Entscheidung für Factorial erleichtert. Aufgrund der Recherche auf OMR Reviews hatten bereits erste Gespräche mit dem Softwareanbieter stattgefunden. Dass der langjährige Partner Telekom den Kontakt zu Factorial herstellte und die Zusammenarbeit damit auf eine vertraute Basis stellte, hat die Entscheidung erleichtert.
Mit der Telekom arbeitet das Unternehmen schon länger vertrauensvoll zusammen. Entsprechend stimmig habe es sich für das Team der Therme Erding angefühlt, als klar wurde, dass die Umsetzung über sie laufen würde.
„Wir verstehen uns als Kurator. Wir wählen Lösungen aus, die wirklich passen, und bringen sie in den richtigen Kontext. Am Ende geht es nicht um Technologie um der Technologie willen, sondern darum, Unternehmen in ihrer Entwicklung zu unterstützen“, erklärt Thomas Meßmer.
Wie läuft die Einführung von Factorial ab?
Für jeden Schritt und Teilbereich der Implementierung standen Spezialist*innen von Factorial zur Seite, die die Einrichtung gemeinsam mit dem Team durchgingen. Die Rückmeldungen liefen dabei erstaunlich schnell, auch die Reaktion bei aufgefallenen Fehlern. Auch im Anschluss brach der Kontakt nicht ab: Mit der zuständigen Account Managerin gibt es bis heute regelmäßigen Austausch und feste Feedback-Termine.
Die größten Pain Points vor der Einführung von Factorial:
- Dezentrale Ablagesysteme je Abteilung, kein zentraler Zugriff auf Personalakten oder Qualifikationsnachweise
- Führungskräfte mussten für jede Information die Personalabteilung kontaktieren
- Kein zentrales Kommunikationssystem, Ankündigungen erreichten nie alle Mitarbeitenden
- Onboarding ohne einheitlichen Prozess
Dass die Therme Erding eigenständig mit der Suche begonnen hatte, bevor die Telekom ins Spiel kam, ist für die Digitalisierungsprogramme kein Muss. In diesem Fall sorgte der Zufall dafür, dass zusammenkam, was zueinander passt.
„Das ist ein schönes Beispiel dafür, wie wir heute arbeiten. Wir hören genau hin, wo über Infrastrukturthemen hinaus Herausforderungen liegen. Bei der Therme Erding ging es genau darum: Prozesse effizienter gestalten, insbesondere im HR-Bereich. Nach der Vermittlung hören wir nicht auf“, erklärt Thomas Meßmer. „Wir begleiten solche Projekte weiter und sorgen dafür, dass die Lösung auch wirklich im Alltag ankommt.“
Strukturen analysieren
Gemeinsam mit der Telekom durchleuchtet das Unternehmen seine bestehenden Prozesse und identifiziert konkrete Pain Points
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Lösung matchen
Die Telekom schlägt Factorial oder einen anderen passenden Software-Partner als spezifische Lösung für die bestehenden Herausforderungen des Unternehmens vor
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Begleitet implementieren
Im Fall der Therme Erding stand für jeden Teilbereich (Onboarding, Dokumentenverwaltung, Kommunikation und Zeiterfassung) ein*e Factorial-Spezialist*in zur Verfügung. Die Implementierung erfolgte Schritt für Schritt.
Wer diesen Weg gemeinsam mit der Telekom gehen will, arbeitet dabei mit mehreren Expert*innen zusammen. Vertrieb, Solution-Consulting und je nach Projekt auch Spezialist*innen aus Cloud oder Security sind fest in die Digitalisierungsprojekte eingebunden. Auf Kundenseite sind typischerweise Geschäftsführung, HR und IT beteiligt. Partner wie Factorial bringen die fachliche Tiefe ins Projekt. „Entscheidend ist, dass alle an einem Strang ziehen. Diese Orchestrierung ist eine unserer Stärken“, so Thomas Meßmer.
Was digitales HR mit Factorial in der Therme Erding verändert hat
Was HR-Digitalisierung im Alltag bedeutet, lässt sich bei der Therme Erding seit der Einführung von Factorial beobachten: Nach einer anfänglichen Skepsis an der einen oder anderen Stelle hat sich das System inzwischen fest etabliert. Viele Teammitglieder begegneten der Umstellung von Anfang an mit Offenheit und Freude und heute wird Factorial in allen Bereichen und Rollen regelmäßig genutzt. Vielen wird im Arbeitsalltag erst nach und nach bewusst, welches Potenzial die Software darüber hinaus noch bietet.
Wenn die Therme Erding heute ein neues Benefit einführt, ein Teamevent ankündigt oder einfach ein Dankeschön an die gesamte Belegschaft schicken will, erreicht die Nachricht nun wirklich alle 750 Mitarbeitenden. Kommunikation ist für ein Unternehmen dieser Größe entscheidend, und das ist mit Factorial endlich für alle möglich. Dass sich neue Mitarbeitende von Anfang an wohlfühlen, ist der Therme Erding besonders wichtig: Schon vor der Anstellung und zum Jobstart sorgen die Onboarding-Flows in Factorial für eine höhere Qualität, weil kein Schritt mehr vergessen wird.
Diese Veränderungen hat Factorial der Therme Erding gebracht:
- Die Unternehmenskommunikation erreicht jetzt zuverlässig alle 750 Mitarbeitenden.
- Onboarding-Workflows stellen sicher, dass kein Schritt vergessen wird und neue Mitarbeitende automatisch um Feedback gebeten werden.
- Führungskräfte können Reports selbst abrufen und Aufgaben direkt im Tool anlegen, ohne den Umweg über die Personalabteilung gehen zu müssen.
- Abteilungen werden frühzeitig über neue Mitarbeitende informiert, sodass sie Arbeitsmittel rechtzeitig vorbereiten können.
Zwei Ergebnisse stechen dabei besonders hervor: Das Onboarding neuer Mitarbeitender ist spürbar schneller geworden. Zudem hat sich der eNPS, also der Employee Net Promoter Score als Maß für die Mitarbeiterzufriedenheit, verbessert. Factorial vereinfacht damit nicht nur administrative Abläufe, sondern wirkt sich messbar auf die Erfahrung der Mitarbeitenden aus.
Durch die aktive Auseinandersetzung mit Factorial ergeben sich für die Therme Erding außerdem regelmäßig weitere Anwendungsbereiche für die HR-Software. Abteilungsleitungen legen mit dem Tool beispielsweise Aufgaben für ihre Mitarbeitenden an und können Reports abrufen, die einen Überblick über die Belegschaft bieten und helfen, schneller Entscheidungen zu treffen.
Foto: Therme Erding
Basis für fundierte Entscheidungen und digitale HR-Strategien
Der Case der Therme Erding ist kein Spezialfall für die Freizeitwirtschaft. Gewachsene analoge Strukturen, dezentrale Ablagen und eine schwer erreichbare Belegschaft sind der Normalzustand in tausenden mittelständischen Betrieben in Deutschland. Digital HR ist dort oft noch Neuland, insbesondere im Handel, im Handwerk, in der Gastronomie und im Tourismus. Vor allem in Bereichen wie diesen muss HR-Digitalisierung auch übers Smartphone mitgedacht werden.
Hier zählt kein technisch möglichst ausgefeiltes System, sondern eines, das zur eigenen Realität passt. Es muss intuitiv genug für Menschen ohne IT-Hintergrund sein und der Anbieter muss einen Support bieten, der nicht nach dem Go-live aufhört. „Factorial wurde von Anfang an für genau diese Realität entwickelt. Es ist mobil, intuitiv nutzbar und für alle zugänglich, nicht nur für HR-Spezialist*innen“, sagt Laura Proefrock.
Um künftig noch mehr Möglichkeiten bieten zu können, hat das Software-Unternehmen mit DATEV-Schnittstelle das Modul Factorial IT entwickelt. Es bringt Personalwesen und IT auf einer Oberfläche zusammen und ermöglicht so beispielsweise automatisierte Gerätebeschaffung, Multi-OS-Gerätemanagement und die Verwaltung von Software-Zugängen. „Wenn neue Mitarbeitende starten – ob in der Therme, im Büro oder im Außendienst –, werden nicht nur die HR-Prozesse automatisch ausgelöst, sondern auch das passende Endgerät bereitgestellt, Zugänge eingerichtet und die relevanten Teams informiert, ohne dass manuelle Abstimmungen zwischen HR und IT nötig sind“, so Laura Proefrock.
„Die Digitalisierung der HR-Prozesse ist tatsächlich der erste, sichtbare Schritt. Wenn ein Unternehmen erst einmal eine gemeinsame Datenbasis hat, alle Mitarbeitenden auf einer Plattform sind und Prozesse automatisiert ablaufen, entstehen ganz neue Möglichkeiten für fundierte Personalentscheidungen auf Basis belastbarer Daten, frühzeitige Erkennung von Trends bei Fluktuation oder Weiterbildungsbedarf. Und: Eine HR-Abteilung, die nicht mehr primär in der Verwaltung steckt, kann strategisch agieren.“
Ob das auch für dein Unternehmen gilt, hängt von deiner Ausgangssituation ab. Einen Überblick über Erfahrungen anderer Nutzer*innen mit Factorial findest du auf OMR Reviews. Wer wissen will, wie die Telekom Mittelstandsunternehmen bei der Digitalisierung begleitet, findet mehr Informationen bei Telekom für Geschäftskunden.
Autor*In
Chantal Seiter
Chantal ist Redakteurin bei OMR Reviews. Wenn sie gerade mal nicht in die Tasten haut, betreibt sie Café Hopping oder erkundet neue Städte. Am liebsten beides zusammen. Vor ihrem Start bei OMR Reviews hat die Eigentlich-Kielerin in Kreativagenturen und als Freelancerin gearbeitet. 2022 hat sie außerdem eine Weiterbildung zur Fashion Stylistin abgeschlossen.
Dieser Artikel erscheint auf OMR Reviews – der führenden DACH-Plattform für B2B-Software-Bewertungen, Software-Vergleiche, Agenturen, Business Services und B2B-Tech-Content. Mit mehr als 80.000 verifizierten Bewertungen und 12.000+ gelisteten Tools hilft OMR Reviews Unternehmen dabei, passende Software-Lösungen und Dienstleister fundiert zu recherchieren, zu vergleichen und bessere Entscheidungen zu treffen.
