Payroll Benchmark Report 2026: Warum Vertrauen allein nicht reicht
Nils Knäpper25.9.2026
So steht es um die Lohnabrechnung in Deutschland 2026
Inhalt
- Der Confidence Gap: 87 Prozent Zuversicht, 81 Prozent Realität
- Wo die Fehler wirklich entstehen
- Was Fehler in der Lohnabrechnung kosten
- Das stille Compliance-Risiko
- Investieren wollen fast alle Unternehmen
- Fazit: Drei Schritte aus der Blackbox
Wie zuverlässig ist die deutsche Lohnabrechnung wirklich? Das hat der Software-Anbieter Personio in seinem neuen Payroll Benchmark Report 2026 untersucht. Und der zeigt eine deutliche Lücke zwischen dem Vertrauen der Unternehmen in ihre Prozesse und der tatsächlichen Genauigkeit. Fehler entstehen dabei weniger durch komplizierte Vorschriften als durch Medienbrüche, manuelle Übergaben und fehlende Schnittstellen – mit Folgen für Kosten, Compliance und Mitarbeitende. Was der Report sonst noch beleuchtet, erfährst du hier.
Du willst alle Insights? Hier geht es direkt zum Payroll Benchmark Report 2026 von Personio.
Das Wichtigste in Kürze
- 87 Prozent der Verantwortlichen halten ihre Lohnabrechnung für zuverlässig, gemessen laufen aber nur 81 Prozent der Abrechnungen im ersten Anlauf korrekt durch.
- Die meisten Fehler entstehen an den Übergaben zwischen HR, Zeiterfassung und Finance, während die Regulatorik als Hindernis mit 7 Prozent auf dem letzten Platz landet.
- Fehlerhafte Abrechnungen kosten im Schnitt 17.500 EUR pro Jahr, bei Unternehmen bis 50 Mitarbeitenden entspricht das bis zu 173 Prozent der regulären Payroll-Betriebskosten.
- Zum 1. Januar 2027 endet die Übergangsfrist für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, die dann automatisiert den gesamten Datensatz prüft.
- Auf der Investitionsliste steht KI mit 40 Prozent ganz oben, die messbar höhere Genauigkeit liefern derzeit aber verbundene Systeme mit 85 statt 79 Prozent.
Der Confidence Gap: 87 Prozent Zuversicht, 81 Prozent Realität
Auf den ersten Blick scheint die Lage positiv: 87 Prozent der befragten Unternehmen geben an, ihrer Lohnabrechnung zu vertrauen. Bei genauerem Hinsehen ist das Vertrauen jedoch weniger stabil, als es zunächst wirkt.
Denn nur 29 Prozent sind wirklich sicher, dass ihre Abrechnung zuverlässig funktioniert. Weitere 57,3 Prozent sagen: Eigentlich ist das Unternehmen auf Kurs – trotzdem sind sie jederzeit auf Überraschungen gefasst. Und das spiegelt sich auch in der Realität wider: Im Schnitt ist jede fünfte Abrechnung beim ersten Versuch inkorrekt.
Auffällig ist außerdem: Je näher Befragte an der eigentlichen Abrechnung arbeiten, desto geringer fällt ihr Vertrauen aus. Während 92 Prozent der CFOs ihrer Payroll vertrauen, sind es bei HR-Manager*innen 87 Prozent, bei Payroll-Manager*innen 83 Prozent und bei Heads of Payroll 81 Prozent.
Das verdeutlicht, wer die möglichen Bruchstellen im Prozess kennt. Wer an der Lohnabrechnung beteiligt ist, weiß, an welchen Stellen Daten fehlen, verspätet eintreffen oder manuell nachbearbeitet werden müssen.
Über die Studie
Für den Payroll Benchmark Report 2026 wurden 1.200 Payroll- und HR-Verantwortliche sowie CFOs befragt. Die Unternehmen beschäftigten zwischen 1 und mehr als 2.000 Mitarbeitenden. Die Erhebung wurde im Frühjahr 2026 von Censuswide im Auftrag von Personio durchgeführt.
Wo die Fehler wirklich entstehen
Doch wo liegen die Herausforderungen? Auch das hat der Report untersucht. Das Ergebnis: Fehler häufen sich vor allem an den Übergängen, also dort, wo Daten in ein anderes System wechseln oder Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.
Zu den häufigsten Fehlerquellen zählen:
- variable Vergütung,
- Ein- und Austritte,
- Datenexporte an externe Lösungen,
- Zeit- und Abwesenheitsdaten.
Der bemühte Mythos vom „Paragrafendschungel“ findet in den Ergebnissen dagegen wenig Bestätigung. Die Regulatorik landet mit 7 Prozent auf dem letzten Platz der genannten Hindernisse für eine fehlerfreie Abrechnung. Deutlich häufiger genannt werden Systemgrenzen und fehlende Automatisierung mit 35 Prozent, schwache Integrationen mit 32 Prozent sowie manuelle Excel-Prozesse mit 29 Prozent.
Für die meisten Unternehmen bedeutet das: Das Risiko liegt nicht allein in der Komplexität des Steuer- und Sozialversicherungsrechts, sondern in den Brüchen zwischen HR, Zeiterfassung, Payroll und Finance.
Was Fehler in der Lohnabrechnung kosten
Fehlerhafte Abrechnungen verursachen laut Report im Durchschnitt Kosten von 17.500 Euro pro Jahr. Davon entfallen 12.900 Euro auf externe Kosten, etwa für Beratung oder zusätzliche Dienstleistungen. Weitere 4.600 Euro entstehen durch die interne Zeit, die Mitarbeiter*innen für Korrekturen aufwenden.
Im Durchschnitt verbringen HR-Abteilungen acht Stunden pro Monat mit der Fehlerbehebung. Bei Unternehmen mit mehr als 2.000 Mitarbeitenden steigt der Aufwand auf 11,6 Stunden.
Wie groß der absolute bzw. relative Schaden ist, hängt von der Größe des Unternehmens ab: Bei bis zu 50 Mitarbeitenden entsprechen die Fehlerkosten 87 bis 173 Prozent der regulären Payroll-Betriebskosten. Auf jeden geplanten Euro für den Payroll-Betrieb kommt damit teilweise fast ein weiterer Euro für die Fehlerbeseitigung.
Ab einer Größe von etwa 1.000 Mitarbeitenden sinkt dieser Anteil in den einstelligen Bereich. Das bedeutet allerdings nicht, dass weniger Fehler passieren. Die Kosten verteilen sich lediglich auf mehr Beschäftigte.
Der teuerste Posten taucht in dieser Rechnung allerdings nicht auf: das verlorene Vertrauen der Mitarbeiter*innen. Im Schnitt verzeichnen Unternehmen sechs Beschwerden über die Lohnabrechnung pro Monat. Nur 5 Prozent der befragten Unternehmen bleiben vollständig beschwerdefrei.
Eine falsche Abrechnung ist deshalb mehr als ein administratives Problem. Sie kann die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter*innen belasten – besonders dann, wenn Fehler wiederholt auftreten oder nur langsam korrigiert werden.
Das stille Compliance-Risiko
Fehler in der Payroll bleiben nicht immer intern. 79 Prozent der befragten Unternehmen wurden im vergangenen Jahr geprüft. Bei 23 Prozent der Prüfungen gab es gravierende Befunde. Besonders häufig betroffen waren Firmen aus dem Gesundheitswesen, Business Services, Finanzwesen und der Technologiebranche.
Die Folgen der Prüfungen machen das Risiko deutlich:
- 87 Prozent mussten Korrekturen mit Auswirkungen auf Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge vornehmen.
- 85 Prozent hatten fehlerhafte Einreichungen.
- 78 Prozent verzeichneten mindestens einen strafbewehrten Vorfall.
Zusätzlichen Handlungsdruck erzeugt die elektronische Unterstützung von Betriebsprüfungen. Zum 1. Januar 2027 endet laut Report die Übergangsfrist für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung. Arbeitgeber*innen müssen ihre Entgeltunterlagen dann nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung vollständig elektronisch führen und digital bereitstellen.
Die Deutsche Rentenversicherung weist bereits heute darauf hin, dass prüfrelevante Daten im Rahmen der euBP elektronisch übermittelt werden müssen. Das Verfahren soll Prüfungen beschleunigen und kann Prüfungen vor Ort teilweise ersetzen. Gleichzeitig bedeutet die zunehmende Automatisierung: Datenbrüche, fehlende Informationen und Widersprüche lassen sich schwerer übersehen.
Für Unternehmen wird es damit wichtiger, nicht nur einzelne Abrechnungen zu prüfen. Sie müssen nachvollziehen können, wie Daten durch den gesamten Prozess fließen, von der Zeiterfassung über HR und Payroll bis zur Finanzbuchhaltung.
Investieren wollen fast alle Unternehmen
Die gute Nachricht hierbei: 97 Prozent der befragten Unternehmen planen bereits Investitionen in ihre Lohnabrechnung. An erster Stelle steht dabei KI, in die 40 Prozent der Firmen investieren wollen. Datensynchronisation und Integrationen folgen mit 37 Prozent. Die grundlegende Automatisierung landet mit 19 Prozent dagegen erst auf Platz sieben.
Die Prioritäten unterscheiden sich je nach Rolle: CFOs setzen mit 47 Prozent zuerst auf Integrationen. Heads of Payroll nennen mit 48 Prozent zunächst KI. Gleichzeitig nehmen Heads of Payroll den Handlungsdruck deutlich stärker wahr: 61 Prozent sehen einen dringenden Investitionsbedarf, bei den CFOs sind es 30 Prozent.
Der Report zeigt außerdem, welchen Unterschied eine bessere Systemverbindung machen kann. 71 Prozent der befragten Unternehmen arbeiten noch immer mit fragmentierten Systemen, nur 29 Prozent haben ihre Schnittstellen miteinander verbunden.
Dabei lassen sich laut Report gerade hier deutliche Verbesserungen erzielen: Unternehmen mit verbundenen Systemen erreichen eine First-Time-Right-Rate von 85 Prozent. Bei fragmentierten Setups liegt sie nur bei 79 Prozent.
Das spricht nicht gegen KI, zeigt aber wieder einmal, dass KI ein solides Fundament braucht. Wenn relevante Daten nicht vollständig, konsistent und zur richtigen Zeit vorliegen, kann auch ein „intelligentes“ System keine verlässliche Abrechnung sicherstellen.
Die sinnvollere Reihenfolge lautet daher: erst Datenflüsse und Schnittstellen stabilisieren, dann Prozesse automatisieren und anschließend prüfen, an welchen Stellen KI zusätzlichen Nutzen bringt.
Über Personio
Personio ist eine 2015 in München gegründete HR-Plattform für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Software bündelt zentrale HR-Prozesse und soll Unternehmen dabei unterstützen, Personal-, Zeit- und Payroll-Daten miteinander zu verknüpfen.
Nach eigenen Angaben nutzen über 16.000 Organisationen die Software, die damit zusammen mehr als eine Million Mitarbeitende verwalten. Mit dem Payroll Benchmark Report 2026 legt das Unternehmen erstmals eigene Marktdaten zur Entgeltabrechnung in Deutschland vor.
Fazit: Drei Schritte aus der Blackbox
Der Payroll Benchmark Report 2026 zeigt eine auffällige Lücke zwischen Vertrauen und tatsächlicher Genauigkeit bei Lohnangelegenheiten. Viele Unternehmen halten ihre Lohnabrechnung für zuverlässig, obwohl Korrekturen, manuelle Prozesse und Systembrüche zum Alltag gehören. Die größten Risiken entstehen dabei weniger durch die Regulatorik als durch unverbundene Daten und unklare Übergaben zwischen HR, Zeiterfassung, Payroll und Finance.
Aus den Ergebnissen lassen sich drei nächste Schritte ableiten:
- Prüfe dein aktuelles Setup. Wo wechseln Daten das System? Welche Prozesse hängen noch an Excel oder manuellen Exporten?
- Miss deine eigenen Kennzahlen. Wie hoch ist deine First-Time-Right-Rate? Wie viele Korrekturen und Beschwerden gibt es pro Monat?
- Verzahne HR und Payroll enger. Eine zuverlässige Abrechnung beginnt nicht erst im Payroll-System, sondern bei vollständigen und konsistenten Personaldaten.
Die vollständigen Ergebnisse, weitere Kennzahlen und die Auswertung nach Unternehmensgröße, Branche und Rolle findest du im Payroll Benchmark Report 2026.
Autor*In
Nils Knäpper
Nils ist Senior SEO-Texter bei OMR Reviews und im Content-Team die erste Adresse für KI-Themen. Er testet, wo sich Recherche, Analyse und Textproduktion automatisieren lassen, und baut die Workflows dafür selbst. Programmieren hat er nie gelernt. Das hält ihn nicht davon ab: Dank Vibe-Coding entsteht das meiste in Eigenbau. Abschalten geht trotzdem ohne KI, dann produziert er nämlich in Ableton Live Techno.
Dieser Artikel erscheint auf OMR Reviews – der führenden DACH-Plattform für B2B-Software-Bewertungen, Software-Vergleiche, Agenturen, Business Services und B2B-Tech-Content. Mit mehr als 80.000 verifizierten Bewertungen und 12.000+ gelisteten Tools hilft OMR Reviews Unternehmen dabei, passende Software-Lösungen und Dienstleister fundiert zu recherchieren, zu vergleichen und bessere Entscheidungen zu treffen.
