WhatsApp Business einrichten: In acht Schritten einen WhatsApp-Unternehmensaccount erstellen

1. Welche Voraussetzungen gibt es für Profile bei WhatsApp Business?
2. Wie kann ich WhatsApp Business einrichten? Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Unternehmensaccount und die Funktionen
3. WhatsApp-Business-Funktionen nutzen
4. WhatsApp Business Premium einrichten
5. Das solltest du über Marketing mit WhatsApp Business wissen!
6. Kann ich WhatsApp und WhatsApp Business gleichzeitig nutzen?
7. Welche Tools für die optimale Nutzung von WhatsApp Business?
8. Fazit: So gelingt die Einrichtung von WhatsApp Business

WhatsApp wird monatlich von weit mehr als zwei Milliarden Menschen genutzt. Für viele von uns gehört der Messenger zum Alltag wie der morgendliche Kaffee, der Check des Terminplaners oder die Erledigung der Hausarbeit. Er ist auf dem Smartphone immer parat und dient gerade bei Jüngeren als Kommunikationsmittel Nummer eins. Im Jahr 2022 verbrachten User durchschnittlich 18 Stunden im Monat mit WhatsApp und verschickten täglich 140 Milliarden Nachrichten (Tendenz konstant steigend).

Diese Omnipräsenz und betreffende Gewohnheiten führen dazu, dass sich immer mehr Nutzer*innen wünschen, über das Instant-Messaging der App auch typische Unterhaltungen mit Unternehmen durchführen zu können. In der Tat bietet WhatsApp Business genau dafür – und sogar zur direkten Präsentation von Produkten oder für spezifisches Marketing – einige überaus hilfreiche Features. Damit ergeben sich nicht nur erstklassige Chancen, die Qualität der Customer Journey durch absolut vertraute Abläufe sowie einfache, persönliche und direkte Konversationen erheblich zu pushen, sondern man kann obendrein sehr geschäftswichtige Alleinstellungsmerkmale schaffen. Gerade in Deutschland halten bislang nämlich nur die wenigsten Unternehmen eine WhatsApp-Support-Option bereit!

Aber was wird genau benötigt, um WhatsApp für den Kundenservice zu nutzen, wie kann man WhatsApp Business einrichten – und ist es vielleicht sogar möglich, mehrere Accounts zu führen? Antworten auf diese Fragen und einige Tipps für hilfreiche WhatsApp-Business-Tools bekommst du hier!

Welche Voraussetzungen gibt es für Profile bei WhatsApp Business?

Um WhatsApp Businessnutzen zu können, benötigst du zunächst einmal die entsprechende App. Mit dem herkömmlichen WhatsApp für private Nutzer*innen sind die geschäftlichen Funktionen nicht zugänglich. Die Anwendung gibt es ebenfalls im App-Store deines Betriebssystemanbieters (Android oder Apple). Du solltest sie ganz einfach finden, wenn du „WhatsApp“ in die Suche eingibst. Das typische App-Logo hat hier ein „B“ in der Mitte.

Ist das geschehen, braucht es nicht viel mehr als eine Handynummer und die Durchführung der typischen Schritte, um einen WhatsApp-Business-Account zu erstellen. Kosten fallen nicht an. Du musst nicht einmal unbedingt eine geschäftliche Nummer nutzen. Es ist auch keine Eingabe bestimmter Daten erforderlich, die WhatsApp zeigen, dass du wirklich ein Unternehmen betreibst. Theoretisch kannst du die Business-App also auch als privaten Messenger verwenden. Die AGB sehen allerdings grundsätzlich einen kommerziellen Betrieb vor. WhatsApp kann den nicht geschäftlichen Einsatz also gegebenenfalls unterbinden.

Alternativ zum Download der WhatsApp-Business-App gibt es eine WhatsApp Business API. Hierbei handelt es sich um eine Schnittstelle für Programmierer. Sie verschafft Zugriff auf die WhatsApp-Business-Plattform und ermöglicht es vor allem Drittanbietern von Instant-Messaging-Lösungen, die WhatsApp-Dienste bzw. -Funktionen in ihre Produkte einzubinden. Für die meisten Endanwender – wahrscheinlich auch für dich – ist diese Form nicht direkt interessant. Es sei denn, du möchtest für dein Geschäft beispielsweise eine individuelle Support-Anwendung entwickeln (lassen) oder als Software (zum Verkauf) anbieten.

Der große Vorteil einer maßgeschneiderten App oder Software liegt darin, dass die Anforderungen zur Einhaltung der europäischen Datenschutzgesetze hier umfassend und sicher zu berücksichtigen sind. Beim normalen WhatsApp Business ist das nicht ohne Weiteres gegeben. Darüber hinaus können nützliche zusätzliche Features für die Kommunikation oder das Marketing eingebunden bzw. (aus Sicht der Endanwender*innen) genutzt werden.

Wie kann ich WhatsApp Business einrichten? Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Unternehmensaccount und die Funktionen

Wer einen WhatsApp-Unternehmensaccount einrichten möchte, muss natürlich zuerst einmal die App installieren und die zur Verwendung unbedingt erforderlichen Eingaben machen. Um die Anwendung wirklich effektiv nutzen zu können, sollte darüber hinaus bekannt sein, welche spezifischen Features sie bietet und wie diese funktionieren. Im Folgenden findest du eine WhatsApp-Business-Anleitung für jeden Bereich.

Klassischen WhatsApp-Business-Account einrichten

1. Lade WhatsApp Business bei Google Play oder im Apple App Store herunter und öffne die App über das B-Symbol auf deinem Homescreen.
2. Lies die Nutzungsbedingungen gründlich und bestätige über den entsprechenden Button, dass du diese einhalten wirst.
3. Wähle nun dein Zugriffsland aus und gib deine Telefonnummer im internationalen Format ein.
4. Im Anschluss legst du fest, ob du deinen Code zur Registrierung per Anruf oder SMS bekommen möchtest.
5. Nachdem die Ziffernfolge bei dir angekommen ist, gibst du sie in die betreffenden Felder ein.
6. Ist das geschehen, wirst du gefragt, ob du der App gestattest, auf deine Kontakte und andere Medien zuzugreifen – bestätige dies.
7. Du trägst zum Schluss noch deinen Firmennamen ein, definierst eine Unternehmenskategorie und legst ein Profilbild fest.
8. WhatsApp Business ist damit einsatzbereit, du solltest dein Profil über die Optionen aber noch mit weiteren zentralen Betriebsdaten anreichern.

WhatsApp Business auf dem PC einrichten

Du kannst WhatsApp Business auch über deinen Desktop-Rechner verwenden. Das hat vor allem praktische Vorteile. So lassen sich über die Computertastatur besonders schnelle Eingaben machen – und auch Produktdaten für deine Kataloge (dazu unten noch genauer) sind meistens leichter hochzuladen. Für die Einrichtung bzw. Nutzung am Desktop stehen dir grundsätzlich zwei Optionen offen:

1. Du kannst WhatsApp im Browser aufrufen.
2. Oder du installierst die Software für Windows bzw. Mac.

In beiden Fällen gilt es, ganz ähnliche Schritte für die Inbetriebnahme zu absolvieren:

• Lade WhatsApp im Microsoft App Store für Windows oder im Apple App Store für macOS herunter und installiere es. Oder besuche WhatsApp Web für den Browser-Einsatz.
• Beim Öffnen des Dienstes – sowohl per App als auch mit der Webversion – bekommst du einen QR-Code angezeigt.
• Öffne nun WhatsApp Business auf deinem Smartphone oder installiere es zuvor wie oben beschrieben.
• Schaue in den Einstellungen nach der Option „Verknüpfte Geräte“ (die Bezeichnung kann sich bei Updates ändern und von System zu System unterschiedlich sein).
• Tippe dort auf den Button zum Hinzufügen eines neuen Systems, womit ein QR-Code-Scanner erscheinen sollte.
• Lese den Code der Desktop-Anwendung aus – und schon synchronisiert sie sich mit deinem Business-Account am Smartphone, womit du loslegen kannst.

WhatsApp-Business-Funktionen nutzen

WhatsApp Business bietet spezifische Funktionen, die dir eine effiziente Kundenbetreuung über den Messenger ermöglichen und dir zudem die Chance bieten, deine Verkäufe unmittelbar anzutreiben. Du findest sie bei Apple unter „Einstellungen“ und bei Android unter „Weitere Optionen“.

Kataloge: Mit dem Katalog-Feature kannst du deine Produkte direkt in WhatsApp präsentieren. Das ermöglicht deinen (potenziellen) Kund*innen, deine Angebote zu durchsuchen, ohne die App zu verlassen. Du kannst jeden Artikel mit Bildern, Beschreibungen, Preisen, Links und Artikelnummern versehen. Das macht es nicht nur einfacher für Interessierte, sondern spart auch dir viel Zeit, da du wiederkehrende Anfragen zu Produktinformationen minimierst. Ein gut gepflegter Katalog kann die Conversion-Rate erhöhen, da Besucher*innen sofort sehen, was du anbietest und unmittelbar ihr Interesse bekunden können.

Kurzlinks: Der Kurzlink (Short-Link) ermöglicht es dir, einen direkten Kommunikationskanal zu deiner Käuferschaft zu schalten. Du kannst diesen Link in E-Mails, auf deiner Website, in sozialen Medien oder sogar auf physischen Werbematerialien wie Flyern und Visitenkarten platzieren (zum Beispiel in Form eines QR-Codes). Wenn Interessierte auf die Verknüpfung klicken, öffnet sich sofort ein Chat-Fenster mit deinem Unternehmen. Es ist sogar möglich, den Kurzlink zu personalisieren, indem du eine vordefinierte Nachricht hinzufügst, die erscheint, wenn der Chat beginnt. Dies kann hilfreich sein, um (potenzielle) Kund*innen zu bestimmten Themen zu lenken oder erste Informationen einzuholen.

Nachrichten-Tools: WhatsApp Business bietet verschiedene Nachrichten-Tools, die dir helfen, deine Kundenkommunikation zu automatisieren und zu optimieren.

• Begrüßungsnachrichten: Diese Nachrichten werden automatisch gesendet, wenn Kontaktsuchende dich zum ersten Mal oder nach 14 Tagen Inaktivität anschreiben. Sie helfen dabei, einen professionellen ersten Eindruck zu hinterlassen und wichtige Informationen sofort bereitzustellen bzw. abzufragen.
• Abwesenheitsnachrichten: Diese Messages informieren Interessierte, wenn du nicht verfügbar bist. Du kannst sie so einstellen, dass sie außerhalb deiner Geschäftszeiten automatisch gesendet werden und zudem an bestimmte Gruppen adressieren.
• Schnellantworten: Mit dieser Option kannst du Vorlagen zur Beantwortung häufig gestellter Fragen oder andere standardisierte Nachrichten erstellen. Der Versand erfolgt aus einer Liste heraus mit wenigen Klicks. Diese Muster sparen Zeit und sorgen dafür, dass deine Nachrichten konsistent und professionell sind.

Labels: Labels helfen dir, deine Konversationen zu organisieren. Du kannst verschiedene Markierungen erstellen, um Kontakte nach bestimmten Kriterien zu kategorisieren, wie zum Beispiel „Neue Kund*innen“, „Warte auf Zahlung“, „Abgeschlossen“ oder „VIP-Kund*innen“. Dies ermöglicht es dir, deine Kommunikation gezielt zu steuern und den Überblick über den Status deiner Interaktionen zu behalten. Labels erleichtern es auch, segmentierte Nachrichten zu senden, was besonders bei Marketing-Kampagnen oder Follow-ups nützlich ist.

WhatsApp Business Premium einrichten

Seit 2022 steht auch eine Bezahlversion von WhatsApp Business zur Auswahl, nämlich WhatsApp Business Premium. Es handelt sich hierbei um ein Abo-Modell, mit dem du spezielle Funktionen in Anspruch nehmen kannst, die in der Standardvariante fehlen. Das betrifft im Wesentlichen die folgenden Optionen:

• Unterstützung von bis zu zehn Geräten
• Zuweisung von Nachrichten an Mitarbeiter*innen
• Eigene WhatsApp-Website für das Unternehmen
• Zusätzliche Features zur Individualisierung und Automatisierung

Und wie kann man WhatsApp Business Premium abonnieren? Folgendermaßen:

1. Schau in den Einstellungen von WhatsApp Business nach „Premium“.
2. Tippe „Kostenlosen Test starten“ oder „Abonnieren“ an.
3. Die anfallenden Gebühren werden direkt über deinen App Store abgerechnet.

Das solltest du über Marketing mit WhatsApp Business wissen!

Die Kommunikationsmethoden von WhatsApp Business sind rechtlich unbedenklich. Es geht hier darum, deinen Kund*innen eine zusätzliche Möglichkeit für Anfragen zu geben. Wenn sie mit dir Kontakt aufnehmen und du die Unterhaltung im Sinne der Anfrage führst, musst du dir grundsätzlich keine Gedanken machen, Schwierigkeiten zu bekommen.

Anders sieht das allerdings mit gewissen Werbe- oder Marketing-Maßnahmen aus. So bietet die App beispielsweise keine konkreten Features für ein Double-Opt-in, was vor allem bei einem WhatsApp-Newsletter unabdingbar ist. Schicke deinen Kontakten also nicht einfach Angebote oder Informationen, die sie nicht angefragt haben. Wenn Personen einen sogenannten WhatsApp-Kanal abonnieren, sind die Voraussetzungen wieder etwas anders. In diesem Fall erwarten die User, die dir folgen, regelmäßig Updates oder WhatsApp-Kampagnen von dir zu erhalten. Kläre deine Follower genau auf, was sie von der Anmeldung zu deinem Channel zu erwarten haben.

Dazu noch zwei Tipps, die du unbedingt berücksichtigen solltest:

1. Grundsätzlich – auch beim reinen Messaging auf Anfrage – musst du deinen (potenziellen) Kund*innen die Chance geben, ihre Daten oder Chats mit allen Dateien und Daten löschen zu lassen. Am besten bewahrst du entsprechende Informationen generell nicht länger auf als nötig.
2. Eine juristische Auskunft vom Profi ist immer sinnvoll – egal, ob du WhatsApp alleine für den Kundendienst, für einen Newsletter oder im Rahmen von Kanälen verwenden möchtest. Dieser Artikel kann eine professionelle Rechtsberatung nicht ersetzen!

Kann ich WhatsApp und WhatsApp Business gleichzeitig nutzen?

Ja, das kannst du. WhatsApp und WhatsApp Business sind zwei eigenständige Apps, die sich durchaus gemeinsam auf deinem Smartphone installieren lassen.

Es ist sogar absolut empfehlenswert, die private und die geschäftliche Kommunikation über den Messenger durch die Nutzung beider Anwendungen strikt zu trennen. Du solltest für WhatsApp Business eine zweite Nummer einrichten, die nur zur Kundenbetreuung dient. So lässt sich alles leichter organisieren und du läufst weniger Gefahr, private oder anderswie kritische Inhalte versehentlich an deine Kundschaft zu senden. Auch datenschutzrechtlich ist eine Separierung durchaus relevant. Zum Beispiel können Kundeninformationen, die du eigentlich nicht längerfristig aufbewahren solltest, im Meer von privaten Kontakten schnell untergehen.

Tipp: Wenn du keine zweite Mobilfunknummer hast, kannst du als Alternative WhatsApp Business mit einer Festnetznummer einrichten. Die Verifizierung erfolgt dann über einen Anruf.

Welche Tools für die optimale Nutzung von WhatsApp Business?

Gerade dann, wenn du WhatsApp Business nicht nur für den Support, sondern als Marketing- und Werbekanal verwenden möchtest, ist es sinnvoll, spezifische Tools von Drittanbietern zu nutzen. Damit machst du deine Kampagnen effizienter und/oder datenschutzrechtlich sicherer. Sie bieten dir unter anderem mehr Automatisierung, detaillierte Features zur juristisch einwandfreien Erstellung von Newslettern, erweiterte Gestaltungsmöglichkeiten und mehr. Die folgenden WhatsApp-Marketing-Tools sind besonders empfehlenswert:

• Mateo
• Superchat
• charles
• Slack

Mit Superchat kannst du in unter einer Minute deinen eigenen Chatbot erstellen und deine Kundenkommunikation effizienter gestalten – möchtest du mehr erfahren? Schau dir dieses Video an!

Fazit: So gelingt die Einrichtung von WhatsApp Business

Wer WhatsApp für Unternehmen einrichten möchte, muss dafür nicht viel beachten. Die Inbetriebnahme funktioniert bei der Business-Standardversion ganz ähnlich wie beim herkömmlichen WhatsApp für Privatnutzer*innen. Es stehen damit diverse Features offen, die es ermöglichen, den Support und den Vertrieb bzw. die Präsentation von Produkten überaus effizient zu gestalten. Gerade diejenigen, die zudem Marketing- und Werbung über den Messenger betreiben möchten, sollten jedoch beachten, dass WhatsApp Business von Haus aus keine hinreichende Ausstattung mitbringt, um eine umfassende Datenschutzkonformität zu gewährleisten. Durch spezielle Tools kann hier Abhilfe geschaffen werden. Der korrekte Umgang mit Kundeninformationen ist aber auch bei der unterstützenden Kommunikation relevant. Für die ersten erfolgreichen Schritte mit deinem WhatsApp-Unternehmensaccount solltest du durch die Facts aus diesem Artikel bestens aufgestellt sein.