Mit einem WhatsApp-Unternehmenskonto besser und effizienter kommunizieren

1. Was ist ein WhatsApp-Unternehmenskonto?
2. Diese Vorteile bietet ein Unternehmenskonto bei WhatsApp
3. Was kostet ein WhatsApp-Unternehmensaccount?
4. So kannst du ein WhatsApp-Unternehmenskonto einrichten
5. Wofür ist ein WhatsApp-Unternehmenskonto gut?
6. Mit diesem Tool macht WhatsApp für Businesses am meisten Spaß
7. Fazit: WhatsApp-Unternehmenskonto am besten über die WhatsApp Business API

Wer seinen Kund*innen einen guten Service bieten möchte, muss in der Regel mit ihnen kommunizieren. Neben klassischen Kanälen wie E-Mail und Social Media kommt hier auch immer häufiger WhatsApp ins Spiel: Mit einem WhatsApp-Unternehmenskonto können Businesses ihre Kund*innen einfach und rund um die Uhr beraten und sie mit wichtigen Infos über ihre Produkte und Services versorgen. Wie so oft gibt es allerdings auch dabei einiges zu beachten.

Wir erklären dir, was WhatsApp-Unternehmenskonten können, wofür sie gut sind und wie du sie am besten für dein Geschäft einsetzt. Einfach so mit einem privaten WhatsApp-Konto durchstarten? Lieber nicht.

Was ist ein WhatsApp-Unternehmenskonto?

Vielleicht gehörst auch du zu den monatlich rund zwei Milliarden Nutzer*innen von WhatsApp. Über den Messenger aus dem Hause Meta kommunizieren wir mit unseren Freund*innen, teilen Urlaubsbilder in Familiengruppen oder planen den nächsten Mannschaftsausflug. Und immer häufiger chatten wir auf WhatsApp auch mit Unternehmen; fragen sie zum Beispiel nach Versandstatus oder bekommen Reminder für Nachbestellungen.

Möglich wird das für die Firmen mithilfe eines WhatsApp-Unternehmenskontos. Statt die Chats mit deinen Kund*innen neben dem Verlauf mit deiner Oma zu händeln, kannst du einen WhatsApp-Unternehmensaccount anlegen und so Privates und Geschäftliches trennen. Dafür bietet der Messenger-Dienst zwei Lösungen: WhatsApp Business und die WhatsApp Business API. Sie haben unterschiedliche Vorteile für Unternehmen und halten verschiedene Funktionen für die Kundenkommunikation bereit.

Diese Vorteile bietet ein Unternehmenskonto bei WhatsApp

WhatsApp-Unternehmenskonten sind auf die gewerbliche Nutzung des Messengers ausgelegt. Die Profile sind mit „Offizieller Unternehmensaccount“ oder „Unternehmensaccount“ gekennzeichnet und von WhatsApp verifizierte Unternehmenskonten erhalten einen grünen Haken. So können Kund*innen sie gut erkennen und leichter von privaten Chats unterscheiden.

Eröffnest du für dein Business ein WhatsApp-Unternehmenskonto, hat das eine ganze Reihe Vorteile. Unter anderem:

• Eine große Reichweite dank rund zwei Milliarden Nutzer*innen weltweit
• Hohe Öffnungsraten von ca. 98 Prozent und dadurch effektives Marketing
• Effiziente Kundenkommunikation mithilfe von Automatisierungen und Integrationen mit anderen Softwares
• DSGVO-konformer Versand von WhatsApp-Newslettern über die WhatsApp Business API
• Schnelle Kommunikation und Bearbeitung von Anliegen innerhalb kurzer Zeit
• Mehr Zeit für komplexere Anfragen auf anderen Kanälen

Und auch für deine Kund*innen ist es von Vorteil, wenn dein Unternehmen ein WhatsApp-Konto besitzt. So sparen sie sich beispielsweise bei einfachen Fragen die oft unliebsamen Anrufe bei Service-Hotlines und bekommen schnell die Infos, die sie brauchen. Das sorgt wiederum für Zufriedenheit und stärkt deine Kundenbindung.

Mit einem WhatsApp-Unternehmenskonto kannst du deine Kund*innen jederzeit mit wichtigen Infos und Updates versorgen

Was kostet ein WhatsApp-Unternehmensaccount?

Möchtest du mit deinem Business von den Vorteilen von WhatsApp profitieren, kannst du zwischen der WhatsApp Business App und der WhatsApp Business API wählen. Sie bieten verschiedene Features sowie Möglichkeiten, mit deinen Kund*innen zu kommunizieren und schlagen mit unterschiedlichen Kosten zu Buche:

Kosten und Funktionen der WhatsApp Business App

Download und Nutzung der WhatsApp Business App sind kostenlos. Sie wurde speziell für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer*innen entwickelt und ähnelt im Aufbau dem klassischen WhatsApp Messenger. Über die Business-App kannst du mit deinen Kund*innen chatten, Textbausteine und automatisierte Antworten einrichten, deine Kontakte kategorisieren und Produktkataloge erstellen. Die Broadcast-Funktion erlaubt außerdem den Versand einer Nachricht an bis zu 256 Kontakte gleichzeitig. Allerdings: Die WhatsApp Business App ist auf einen einzigen Mitarbeiter-Account beschränkt und eignet sich wegen ihrer limitierten Funktionen nicht für professionellen Kundenservice oder umfangreiche Marketing-Maßnahmen. Darüber hinaus ist ihre Verwendung in der Regel nicht DSGVO-konform, weshalb du die WhatsApp Business App nur vorsichtig einsetzen solltest.

Kosten und Funktionen der WhatsApp Business API

Weil Kund*innen mehr von deinem Service erwarten, kannst du mithilfe der WhatsApp Business API gezielter auf ihre Bedürfnisse eingehen. Da die API selbst keine Nutzeroberfläche besitzt, muss du sie entweder in ein eigens entwickeltes Tool integrieren (sofern WhatsApp dir den direkten Zugriff auf die API erlaubt) oder auf einen offiziellen WhatsApp Business Solution Provider (BSP) zurückgreifen. BSP bieten dir unterschiedliche Funktionen und Möglichkeiten, die WhatsApp API für dein Unternehmen zu nutzen und mit deiner Kundschaft zu kommunizieren. Da es viele verschiedene Anbieter mit teilweise unterschiedlichen Features und Vorteilen gibt, können sich die Kosten für solche Tools stark unterscheiden. Grundsätzlich gilt aber: Jede Konversation über die WhatsApp API kostet Geld. Unterschieden wird dabei zwischen Chats für Marketing, Verwaltung, Authentifizierung und Service. Für die jeweiligen Kategorien fallen unterschiedliche Kosten je 24h-Konversation zwischen 6,36 Cent und 11,31 Cent an. Die ersten 1000 Service-Chats sind jeden Monat kostenlos (Stand: Juli 2024).

Greifst du über einen BSP auf die WhatsApp Business Platform zurück, kannst du beispielsweise – anders als mit der regulären WhatsApp Business App – DSGVO-konformes WhatsApp-Marketing betreiben, in großem Stil WhatsApp Newsletter versenden und deine wichtigsten Tools integrieren, um alle notwendigen Kundeninfos in deine Konversationen einfließen zu lassen.

Als Unternehmen kannst du WhatsApp über die Business App oder über die Business API nutzen. Bildquelle: Mateo

So kannst du ein WhatsApp-Unternehmenskonto einrichten

Möchtest du mit deinem Business auf WhatsApp vertreten sein, brauchst du ein WhatsApp-Unternehmenskonto. Dieses richtest du für die Nutzung der WhatsApp Business App mit einer Handy- oder Festnetznummer wie folgt ein:

1. Lade die WhatsApp Business App auf dein Smartphone herunter und stimme den Nutzungsbedingungen zu.
2. Gib deine Telefonnummer ein und verifiziere dich anschließend mit dem SMS-Authentifizierungscode bzw. per Anruf auf deine Festnetznummer.
3. Richte dein WhatsApp-Unternehmensprofil mit allen wichtigen Unternehmensinfos ein und starte mit dem Messenger durch.

Für die Kundenkommunikation im großen Stil über einen WhatsApp BSP gibt’s in der Regel Unterstützung vom jeweiligen Software-Anbieter. Plattformen wie zum Beispiel Mateo helfen dir bei der Einrichtung deines WhatsApp-Unternehmenskontos – inklusive neuen Telefonnummern, falls du bei null startest.

Wofür ist ein WhatsApp-Unternehmenskonto gut?

Ein WhatsApp-Unternehmenskonto bietet dir viele Vorteile und Möglichkeiten, die Kommunikation mit deinen Kund*innen zu optimieren. So stärkst du langfristig deine Kundenbindung und holst auch intern mehr aus deinen Prozessen raus. Das hilft dir in zahlreichen Anwendungsfällen, wie zum Beispiel:

• Kundensupport: Er steht an erster Stelle, wenn es um eine effiziente und zufriedenstellende Kommunikation mit deinen Kund*innen geht. Biete deiner Kundschaft mithilfe von WhatsApp Echtzeit-Support an, richte automatische Antworten auf häufige Fragen ein oder integriere einen Chatbot, der sich um einfachere Anliegen kümmert. Das reduziert Wartezeiten und verbessert die Kundenzufriedenheit.
• Bestellbestätigungen und Lieferstatus: Informiere deine Kund*innen automatisch über den Verbleib ihrer Bestellungen und versorge sie mit den nötigen Updates – und zwar über den Kanal, den sie wahrscheinlich sowieso am häufigsten nutzen.
• Terminvereinbarungen und Erinnerungen: Plane unkompliziert Termine mit deinen Kund*innen und erinnere sie rechtzeitig an diese. So reduzierst du Ausfälle, kannst deine Kapazitäten besser planen und einen guten Service gewährleisten.
• Marketing und Promos: Erstelle Marketingkampagnen und schicke deinen Kund*innen personalisierte Angebote direkt auf ihr Smartphone. So erreichst du besonders hohe Öffnungsraten und bist deiner Zielgruppe noch näher.
• Feedback und Umfragen: Alles super? Nutze dein WhatsApp-Unternehmenskonto, um dein Business zu verbessern. Frage deine Kund*innen nach Feedback oder führe Umfragen zu Produkten durch.
• Verkauf und Beratung: Integriere Produktkataloge in deinen WhatsApp-Unernehmensaccount und berate deine Kund*innen bei Bedarf persönlich. So erleichterst du ihre Entscheidungsprozesse und kurbelst deine Verkäufe an.
• Automatisierungen: Antworte automatisiert auf häufig gestellte Fragen und lasse deine WhatsApp Business Platform Nachrichten für Erinnerungen, Versandbestätigung und andere Updates allein versenden. So haben deine Teams mehr Zeit für komplexere Anliegen.

Ein WhatsApp-Unternehmenskonto bietet dir viele Chancen, deinen Kund*innen den besten Service zu bieten. Automatisierungen entlasten deine Teams und die Präsenz auf WhatsApp sorgt dafür, dass dein Unternehmen dort ist, wo sich deine Kund*innen sowieso aufhalten. Das steigert deine Sichtbarkeit und erleichtert die Kontaktaufnahme für alle Seiten.

Mit diesem Tool macht WhatsApp für Businesses am meisten Spaß

Wie schon erklärt, ist es für Businesses besonders sinnvoll, WhatsApp über die Business API zu nutzen. So profitierst du von zahlreichen Features, Automatisierungsmöglichkeiten und von einer Skalierbarkeit, die die klassische WhatsApp Business App nicht bietet. Da der Zugang zur API nur wenigen Unternehmen vorbehalten ist, solltest du dich für die Einrichtung eines WhatsApp-Unternehmenskontos nach einem WhatsApp Business Solution Provider umsehen. Sie haben Tools wie Mateo in petto, mit denen du effektives WhatsApp-Marketing betreiben und deinen Kund*innen einen gelungenen Rundum-Service bieten kannst.

Mateo auf OMR Reviews

Mateo ermöglicht dir so beispielsweise:

• Newsletter-Marketing über WhatsApp: Achte darauf, dass deine Kund*innen dem Empfang von WhatsApp Newslettern zugestimmt haben; außerdem muss auch WhatsApp dir den Versand sogenannter Promotional Messages erlauben. Dann kannst du deinen Kund*innen über Mateo personalisierte WhatsApp-Nachrichten wie Produktvorschläge oder Unternehmens-Updates senden.
• Service-Fenster: Wenden sich deine Kund*innen über WhatsApp an dein Unternehmen, musst du ihnen innerhalb von 24 Stunden antworten, damit der Chat aktiv bleibt. Das steigert die Customer Experience und sorgt für eine schnelle Bearbeitung von Fällen. Hier kannst du auch Chatbots integrieren, die deine Kund*innen notfalls an Mitarbeitende weiterleiten.
• Nachrichtenvorlagen: Verwende Vorlagen für Bestellbestätigungen, Zahlungsaufforderungen und Versandinformationen. Diese Vorlagen müssen von WhatsApp genehmigt werden. Mithilfe von Platzhaltern kannst du die Nachrichten automatisiert personalisieren.
• Nahtlose Integration in deinen Tech Stack: Verknüpfe Mateo mit weiteren Business-Tools und habe so immer alle wichtigen Daten und Infos parat. Schaltest du die Automation-Software Zapier zwischen, kannst du mit deinem WhatsApp-Unternehmenskonto auf die Infos aus Tausenden Softwares wie z. B. HubSpot, Salesforce und Shopify zugreifen und so im Handumdrehen personalisierte Versandbestätigungen und andere wichtige Updates verschicken.
• Kommunikation auf allen Kanälen: Indem du Mateo mit weiteren Tools verbindest, kannst du deine gesamte Kundenkommunikation über eine Inbox steuern. Kontaktiere deine Kund*innen über ihre bevorzugten Kanäle und beantworte E-Mails oder Instagram-Anfragen einfach über eine Nutzeroberfläche.
• Datenschutz: Mateo erfüllt sämtliche deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen. Alle Nachrichten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt, um eine sichere Kundenkommunikation zu gewährleisten.
• Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen: Mateo ist für Unternehmen jeder Größe skalierbar und kann so einfach mitwachsen. Das Tool funktioniert mit einer unbegrenzten Anzahl Endgeräten, Nutzer*innen und Rufnummern. So können sich alle Teammitglieder einbringen und für höchste Kundenzufriedenheit sorgen.

Fazit: WhatsApp-Unternehmenskonto am besten über die WhatsApp Business API

Du besitzt noch kein WhatsApp-Unternehmenskonto? Das solltest du lieber schnell nachholen (außer du verkaufst Dinge wie Alkohol, Tabakwaren; das verstößt nämlich gegen die Handelsrichtlinien des Messenger-Dienstes). Indem du mit deinem Business auf WhatsApp vertreten bist, findest du dort statt, wo sich ein Großteil deiner Kund*innen sowieso schon aufhält. Sende ihnen mithilfe eines WhatsApp Business Solution Providers wie Mateo personalisierte Newsletter, beantworte ihre brennendsten Fragen und kurbel deine Verkäufe an. So stärkst du deine Kundenbindung sowie Markenwahrnehmung und erleichterst deinen Teams mit Features wie der universellen Inbox zudem die Kommunikation auf allen relevanten Kanälen. Win-win-win also.