Die 8 besten Workflow Softwares kostenlos im Vergleich
Die optimale Lösung für Start-ups, Freelancer und kleine Teams: So findest du die passende Workflow Software, gratis
- Die besten Workflow Softwares kostenlos
- Fazit: Die richtige Wahl für dein kostenloses Workflow Management
Wenn du Teil eines kleinen Teams und Start-ups bist, stehst du oft vor demselben Problem: Die To-do-Liste wird länger, die Struktur fehlt und für teure Software ist kein Budget da. Trotzdem muss der Alltag laufen, Projekte müssen vorankommen, und das Team braucht funktionierende Prozesse.
Die gute Nachricht: Es gibt starke Workflow Softwares kostenlos, die du dauerhaft nutzen kannst. Sie helfen bei Aufgaben, Prozessen und Zusammenarbeit – ohne dass du dafür bezahlen musst.
Wir haben auf OMR Reviews die besten kostenlosen Workflow Tools nach Nutzerbewertungen und OMR Score verglichen – damit du auch ohne großes Budget bessere Abläufe schaffen kannst.
- Wir haben die besten aufgelistet, die auch für Start-ups und kleine Teams ohne großes Budget funktionierende Prozesse und Struktur bieten.
- Die Wahl des passenden Tools hängt von der Teamgröße und dem spezifischen Anwendungsfall ab.
- Spezialisierte kostenlose Tools richten sich an Unternehmen mit besonderen Anforderungen und bieten kostenlose Versionen oder Testversionen an.
- Viele Tools bieten im Free-Plan unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder an, jedoch mit Einschränkungen bei Funktionen wie Automatisierungen oder Speicherplatz.
Die besten Workflow Softwares kostenlos
Tool-Name | Geeignet für | Schlüssel-Workflow-Features | Teamgröße | Integrationen |
|---|---|---|---|---|
Asana | Projektteams, die Wert auf moderne AI-Funktionen legen | Aufgabenautomatisierung, Priorisierung, transparente Workflows | Klein bis groß | Zahlreiche APIs & Apps |
fynk | Unternehmen aller Größen, die KI-gestütztes Vertragsmanagement suchen | Genehmigungsverfahren, Workflow-Automatisierung, Vertragsdatenbank | Klein bis groß | API-Integrationen, eIDAS-konform |
Jira | Agile Softwareentwicklungs- und Produktmanagement-Teams | Scrum/Kanban-Boards, anpassbare Workflows, Release Forecasting | Mittel bis groß | BI-Systeme, Entwicklungstools |
Trello | Einzelpersonen und kleine Teams, die eine visuelle Kanban-Lösung suchen | Kanban-Boards, Butler-Automatisierung, Zeitleistenansichten | Klein | Power-Ups, Mobile Apps |
Process.Science | Mittelstand und Großkonzerne für datenbasierte Prozessoptimierung | Prozessanalyse, Echtzeit-Überwachung, KI-Action-Points | Mittel bis groß | Power BI, Qlik Sense |
monday.com | Teams, die ein flexibles, visuelles Work OS für vielfältige Abläufe suchen | No-Code-Automatisierungen, Gantt/Kalender, Gastzugang | Klein bis groß | CRM, Dev-Tools |
Univelop | Unternehmen, die individuelle No-Code-Workflows abbilden möchten | Low-Code-Prozesse, Abteilungsverknüpfung, Designmodus | Mittel bis groß | Alle Geräte, offline |
ClickUp | Teams, die eine All-in-One Projektmanagement-Lösung mit vielen Ansichten suchen | 10+ Ansichten, Automation, Workload-Management | Klein bis groß | Zeiterfassung, Chat |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Asana
Asana ist ein modernes und flexibles Projektmanagement-Tool, mit vielseitigen Workflow-Management-Lösungen, die Teams dabei unterstützten, Arbeitsabläufe klar zu strukturieren und Prozesse effizient zu steuern. Mit Funktionen zur Aufgabenautomatisierung, Priorisierung und Übersicht über laufende Workflows hilft Asana, Engpässe zu vermeiden und tägliche Abläufe transparenter zu gestalten. Dank flexibler Anpassungsmöglichkeiten und KI‑gestützter Funktionen eignet sich das Tool für Teams jeder Größe, die ihre Arbeitsprozesse optimieren möchten.
Features:
- Erstellen & Zuweisen von Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Abhängigkeiten
- Aufgaben-Priorisierung, To-Do-Listen und wiederkehrende Aufgaben
- Projekte in Listen-, Board- und Kalenderansicht
- Visuelle Workflow-Automation mit Triggern, Bedingungen und Aktionen zur End‑to‑End-Abbildung von Geschäftsprozessen, inklusive unbegrenzter Automatisierungen ohne Task‑Limits (ab Starter)
- Zeitleisten- und Gantt-Ansicht (ab Starter)
Geeignet für: Einzelpersonen und kleine Teams (kostenlos) bis hin zu Unternehmen, die komplexe Arbeiten abteilungsübergreifend koordinieren möchten.
Asana Preise: Die kostenlose Version ist ab 0,00 $ pro Monat erhältlich.
Der Personal-Plan ist kostenlos und bietet unbegrenzte Aufgaben und Projekte für bis zu 10 Teammitglieder. Die kostenpflichtigen Pläne Starter (ab 10,99 $ pro Monat und User) und Advanced (ab 24,99 $ pro Monat und User) bieten erweiterte AI-Funktionen, Zeitleisten und Portfolios.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Übersichtliche Benutzeroberfläche | Optimierungsbedarf bei mobiler App |
Clustern der Aufgaben möglich durch verschiedene Boards | Aufwendigere Einarbeitung |
Ob Kanban-Board, Timeline oder Aufgabenliste – jede:r kann mit der Ansicht arbeiten, die am besten passt. Zusätzlich lassen sich wiederkehrende Workflows mit wenigen Klicks automatisieren, was uns im Alltag viel Zeit spart. – Olaf, netkin Marketing
2. fynk
fynk ist eine cloudbasierte Workflow- und Vertragsmanagement-Software, die alle Schritte im Vertragsprozess zentral in einer Plattform bündelt. Das Tool unterstützt die Automatisierung von Arbeitsabläufen rund um die Vertragserstellung, Prüfung, Freigabe und digitale Signatur. KI‑gestützte Funktionen helfen, wiederkehrende Aufgaben zu beschleunigen, Risiken zu identifizieren und Genehmigungsprozesse effizient zu steuern. Durch transparente Workflows und benutzerdefinierte Dashboards behalten Teams den Überblick über Fristen, Zuständigkeiten und Dokumentenstatus.
Features:
- KI-unterstützte Dokumentenanalyse und -erstellung zur Beschleunigung vertragsbezogener Workflows
- Elektronische Signaturen (SES, AES, QES) konform mit eIDAS für durchgängig digitale Freigabeprozesse
- Genehmigungsverfahren und Workflow-Automatisierung zur Abbildung mehrstufiger Freigaben.Vertragsdatenbank, Massenerstellung & API-Integrationen für zentral gesteuerte Vertrags-Workflows
- Datenhaltung in EU-zertifizierten Rechenzentren für compliancekonforme, durchgängig digitale Vertragsprozesse.
Geeignet für: Unternehmen aller Größen, die eine robuste, effiziente Lösung für das KI-gestützte Vertragsmanagement suchen – insbesondere in Recht, Einkauf und Vertrieb.
fynk Preise: Die kostenlose Version ist ab 0,00 € pro Monat erhältlich.
Die Basisversion der Workflow Software ist kostenlos für Einzelpersonen und bietet unbegrenzt viele Dokumente, digitale Signaturen und KI-gestützte Funktionen. Die Preise für erweiterte Features beginnen ab 19,00 € pro Monat und User im Essential-Plan und beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testversion.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Flexibler Lizenzansatz | Optimierungsbedarf bei dem Unterschriftenprozess |
Moderne und intuitive Benutzeroberfläche | Gewöhnungsbedürftige Tag-Struktur |
Als Nutzer des Vertragsmanagement Tools Fynk möchten ich meine vollste Zufriedenheit zum Ausdruck bringen. Fynk hat sich als ein durchdachtes und zuverlässiges Werkzeug erwiesen, das nicht nur unseren Alltag vereinfacht, sondern auch den Umgang mit Verträgen effizienter gestaltet. – Dominik, Advance Business Partner GmbH
3. Jira
Jira ist eine umfassende Workflow‑Management‑Software, die Teams bei der strukturierten Planung, Verfolgung und Optimierung von Aufgaben unterstützt. Das Tool bietet flexible Funktionen zur Abbildung individueller Arbeitsabläufe: von Aufgabenmanagement, über Genehmigungsprozesse bis hin zur Automatisierung wiederkehrender Schritte. Besonders in agilen Umgebungen ermöglicht Jira eine klare Visualisierung von Workflows, unterstützt kollaborative Abstimmungen und sorgt durch integrierte Analysefunktionen für Transparenz im gesamten Aufgabenzyklus.
Features:
- Scrum- und Kanban-Boards zur Visualisierung und Steuerung teamweiter Workflows
- Anpassbare Workflows und Release Forecasting für planbare, durchgängige Auslieferungsprozesse
- Roadmaps (Basic/Advanced) zur übergreifenden Planung und Abstimmung mehrerer Workflows
- Umfangreiches Bug Reporting und Monitoring zur Einbettung von Fehlerbehebung in bestehende Workflows
- Automation für Einzelprojekte und global (ab Premium) zur Reduzierung manueller Schritte in wiederkehrenden Abläufen.
Geeignet für: Agile Softwareentwicklungsteams und Unternehmen, die ein robustes und skalierbares Aufgaben- und Projektmanagement-Tool benötigen, insbesondere im Produktmanagement.
Jira Preise: Die kostenlose Version ist ab 0,00 $ pro Monat erhältlich.
Der Free-Plan ist für bis zu 10 Benutzer*innen kostenlos verfügbar, inklusive Scrum und Kanban Boards und 2 GB Speicherplatz. Der Standard-Plan ist ab 7,00 $ pro Monat und User erhältlich.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Individuell anpassbare Workflows | Komplexer Einstieg in das Tool |
Benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Bedienung | Optimierte Suche nur begrenzt möglich |
JIRA begleitet mich schon seit Beginn meiner Berufs-Karriere im E-Commerce und in der Produktentwicklung. Es gehört meiner Meinung nach zu den Tools, die man immer wieder und bei allen möglichen Unternehmen wiederfindet. – Stane, Douglas
4. Trello
Trello ist eine visuelle Workflow‑Management‑Software auf Basis des Kanban‑Prinzips, mit der Teams Aufgaben und Prozesse übersichtlich strukturieren können. Über Boards, Listen und Karten lassen sich Arbeitsabläufe individuell abbilden und priorisieren. Automatisierungen durch den integrierten „Butler“ reduzieren manuelle Schritte und erleichtern die Prozesssteuerung. Durch seine flexible Gestaltung eignet sich Trello besonders für Teams, die klare visuelle Workflows und eine einfache, kollaborative Organisation bevorzugen.
Features:
- Unbegrenzte Karten und Mitglieder im Free-Plan zur Abbildung auch umfangreicher Team-Workflows
- Kanban-basiertes System (Boards) und Automatisierung (Butler) zur Strukturierung und teilweisen Automatisierung von Aufgaben-Workflows
- Dashboard-, Zeitleisten- und Kalenderansicht (ab Business Class) für unterschiedliche Sichten auf laufende Workflows
- Unbegrenzter Speicherplatz (10 MB pro Datei) zur Ablage relevanter Dokumente direkt im Workflow-Kontext
- Mobile Apps für iOS und Android zur Steuerung und Aktualisierung von Workflows unterwegs.
Geeignet für: Einzelpersonen sowie kleine und mittlere Teams, die eine visuelle, flexible und unkomplizierte Lösung für Aufgabenmanagement, Projektorganisation und Ideensammlung suchen.
Trello Preise: Die kostenlose Version ist ab 0,00 $ pro Monat erhältlich.
Die kostenlose Version bietet bis zu 10 Boards und unbegrenzte Karten. Die kostenpflichtige Business Class beginnt bei 10,00 $ pro Monat und User.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Visuelle Darstellung von Aufgaben | Keine integrierte Zeitplanungsfunktion |
Einfache und leistungsstarke Handhabung | Optimierungsbedarf bei der Verwaltung der Infrastruktur |
Die Oberfläche von Trello ist zweifelsohne eine seiner größten Stärken. Dank der einfachen Benutzeroberfläche und der leichten Handhabung können Projekte oder Aufgaben, sowohl beruflich als auch privat, auf organisierte, einfache, flexible und leistungsstarke Weise durchgeführt werden. – Karsten, Endori
5. Process.Science
Process.Science ist eine KI‑gestützte Workflow und Process-Mining-Plattform Plattform, die reale Prozessabläufe auf Basis von Unternehmensdaten transparent darstellt. Das Tool analysiert automatisiert Workflows, deckt Abweichungen und ineffiziente Prozessschritte auf und liefert datenbasierte Ansätze zur Optimierung bestehender Abläufe. Durch visualisierte Prozessmodelle und integrierte Analysefunktionen unterstützt Process.Science Unternehmen dabei, ihre Arbeitsprozesse zu standardisieren, Engpässe zu erkennen und kontinuierliche Verbesserungen umzusetzen.
Features:
- Nahtlose Integration in BI-Systeme (Microsoft Power BI, Qlik Sense) zur Auswertung und Optimierung von Prozess- und Workflow-Kennzahlen
- On-Premise- und Cloud-Verfügbarkeit für flexible Bereitstellung von Prozess- und Workflow-Analysen in unterschiedlichen IT-Umgebungen
- Prozessübersicht, -analyse und Echtzeit-Überwachung zur laufenden Identifikation von Engpässen und Abweichungen in Workflows
- Rollenbasierte Berechtigungen und Datenverschlüsselung für sichere, compliancekonforme Steuerung sensibler Prozessdaten
- KI-gestützte Action-Point-Erkennung (Road Map) zur Ableitung konkreter Maßnahmen zur Verbesserung bestehender Workflows.
Geeignet für: Großkonzerne und Mittelstand, die eine wissenschaftlich fundierte, KI-basierte Workflow Software mit Process-Mining-Lösung suchen, um tiefgreifende Optimierungspotenziale in komplexen Unternehmensprozessen zu identifizieren.
Process.Science Preise: Die kostenlose Version ist ab 0,00 $ pro Monat erhältlich.
Die AppSource Free Version ist kostenlos und bietet den Process Analyzer Visual für Power BI. Zudem gibt es die Möglichkeit, das Toll vollumfänglich 30 Tage kostenlos zu testen. Die Enterprise Version ist auf Anfrage erhältlich.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Nahtlose Integration mit führenden BI-Plattformen | Optimierungsbedarf bei der Zugänglichkeit von Analysen |
Kombination aus Process Mining und BI-Storytelling | Aufwendiges Onboarding |
Das UI ist genial durchdacht, du hast sofort das Gefühl, du weißt, was du tust, obwohl du gerade mit Hunderttausenden Prozessdaten jonglierst. Kein unnötiges Geklicke, kein Suchspiel in Menüs, keine Tech-Arroganz. – Marielouise, BMW Group
6. monday.com
monday.com ist eine zentrale Workflow‑Management‑Plattform, auf der Teams ihre Arbeitsabläufe planen, strukturieren und automatisieren können. Durch anpassbare Workflows, No‑Code‑Automatisierungen und KI‑gestützte Funktionen lassen sich Prozesse individuell abbilden und effizient steuern. Das Tool unterstützt Teams unterschiedlicher Größen und Branchen dabei, Transparenz über Aufgaben, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten zu schaffen und wiederkehrende Prozessschritte zu vereinfachen.
Features:
- Anpassbare Boards, Dashboards und Workdocs zur Abbildung und Steuerung individueller Team-Workflows
- No-Code-Automatisierungen (250 Aktionen pro Monat im Standard-Plan) zur Reduzierung manueller Schritte in wiederkehrenden Abläufen
- Zeitleisten-, Gantt- und Kalenderansichten für unterschiedliche Perspektiven auf laufende Workflows und Abhängigkeiten
- Spezialisierte Produkte wie monday CRM und monday Dev zur Unterstützung bereichsspezifischer Workflows, etwa in Vertrieb und Entwicklung
- Gastzugang zur Zusammenarbeit mit Externen (ab Standard) für durchgängige Workflows über Team- und Unternehmensgrenzen hinweg.
Geeignet für: Organisationen jeder Größe und Branche, die ein flexibles, visuelles Work OS suchen, um Workflows zu konsolidieren, Automatisierungen zu nutzen und team-übergreifende Zusammenarbeit zu steuern.
monday.com Preise: Die kostenlose Version ist ab 0,00 € pro Monat erhältlich.
Die Basisversion des Workflow Tools ist für bis zu 2 Teammitglieder kostenlos. Der Basic-Plan startet bei 9,00 € pro Monat und User.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Gute Übersicht und Struktur einzelner Boards | Optimierungsbedarf bei Strukturierung |
Automatisierung verschiedener Tätigkeiten und Vorgängen | Optimierungsbedarf bei den Benachrichtigungen |
Monday schafft es eine grafisch sehr übersichtliche und intuitive Plattform zu bieten, mit der sich auch komplexere Vorgänge und Abläufe gut darstellen lassen. – Florian, E.H.S. Edition Hamburger Satz Druck GmbH
7. Univelop
Univelop ist eine flexible Workflow‑Management‑Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, individuelle Geschäftsprozesse ohne Programmierkenntnisse digital abzubilden und zu automatisieren. Über integrierte Workflows werden manuelle Aufgaben reduziert und Abteilungen nahtlos miteinander vernetzt. Dank seiner Skalierbarkeit lässt sich das System an unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen anpassen und unterstützt so eine effiziente Prozesssteuerung über alle Bereiche hinweg.
Features:
- Abbildung individueller Geschäftsprozesse (Low-Code/No-Code) zur flexiblen Gestaltung maßgeschneiderter Workflows ohne Programmieraufwand
- Integrierte Workflows zur Automatisierung manueller Schritte und Steuerung von Prozessen über mehrere Abteilungen
- Offline- & Online-Nutzung auf allen Geräten für durchgängige Workflow-Steuerung unabhängig vom Standort
- Designmodus und unbeschränkter Zugriff zur kontinuierlichen Anpassung und Überwachung laufender Workflows
- Verknüpfung von Abteilungen (HR, Buchhaltung, Vertrieb) für abteilungsübergreifende, nahtlose Geschäftsprozesse.
Geeignet für: Unternehmen, die einen flexiblen No-Code-Entwicklungs-Baukasten suchen, um individuelle, abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse ohne Programmierkenntnisse abzubilden und zu automatisieren.
Univelop Preise: Die kostenlose Version ist ab 0,00 € pro Monat erhältlich.
Für Testzwecke (max. 100 Einträge) ist die Version gratis verfügbar. Neben dem Light-User-Plan (10,00 € pro Monat und User). Bevor du den Light-Plan erwirbst, kannst du die Software 30 Tage kostenlos testen.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Intuitive Bedienung, auch auf mobilen Endgeräten | Keine genaue Kostenübersicht vorhanden |
Zusätzliches Material und Schulungen für den erweiterten Gebrauch | Intensivere Einarbeitungszeit |
Die erste Software, mit der wir komplett prozessorientiert die Kundenprozesse nachbauen können. Nicht nur für uns als Kunde, sondern auch in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden, ein absoluter Gamechanger. – Kilian, BT Nord Systemhaus GmbH
8. ClickUp
ClickUp ist eine umfassende Workflow‑ und Projektmanagement‑Plattform, die darauf ausgelegt ist, Ineffizienzen in Arbeitsprozessen zu minimieren und Abläufe transparent abzubilden. Nutzer:innen können Daten in unterschiedlichen Ansichten wie Listen, Boards, Kalendern oder Gantt-Diagrammen visualisieren und so Aufgabenverteilungen sowie Fortschritte besser nachvollziehen. Automationen, integrierte Zeiterfassung und ein detailliertes Rechtemanagement unterstützen eine strukturierte Prozessgestaltung und machen die Plattform vielseitig einsetzbar für Teams jeder Größe.
Features:
- Über 10 verschiedene Ansichten (Boards, Listen, Gantt, Whiteboards, Mind Maps) zur flexiblen Visualisierung und Steuerung von Workflows
- Automation, native Zeiterfassung, Ziele und Portfolios zur Automatisierung und Überwachung workflowbasierter Prozesse
- Kollaborative Dokumente und Echtzeit-Chat für nahtlose Kommunikation innerhalb laufender Workflows
- Unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder im Free-Plan zur Skalierung teamweiter Workflow-Abbildungen
- Ressourcenplanung und Workload-Management (ab Unlimited) zur optimierten Belastungssteuerung in Workflows.
Geeignet für: kleine bis große Teams, die eine hochgradig anpassbare, funktionsreiche All-in-One-Plattform suchen, um Projektmanagement und Workflows zu konsolidieren und Ineffizienzen zu eliminieren.
ClickUp Preise: Die kostenlose Version ist ab 0,00 $ pro Monat erhältlich.
Die kostenlose Version bietet unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder sowie 100 MB an Speicherplatz. Der Unlimited-Plan startet bei 9,00 $ pro Monat und User.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Effizienter Support | Optimierungsbedarf bei der Implementierung von Updates |
Umfangreiches Tool mit individueller Gestaltungsmöglichkeit | Komplexe und aufwendige Einrichtung |
Die Möglichkeit auch komplexe Strukturen für Teams, Meetings, Aufgaben und Projekten abzubilden sind der Wahnsinn. Je tiefer in die Funktionen des Tools vorgedrungen wird, desto mehr Möglichkeiten ergeben sich. – Frank, benuta GmbH
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du deine Anfrage hier einreichen.
Fazit: Die richtige Wahl für dein kostenloses Workflow Management
Welche Workflow Software gratis für dich passt, hängt von deiner Teamgröße und deinem Einsatzbereich ab.
Projektmanagement für Start-ups & kleine Teams
Jira
Der Klassiker für agile Entwicklung.
FOKUS:
- Agile Dev-Teams
- Komplexe Workflows
- Starke Struktur
Asana
Moderner Allrounder mit AI-Power.
FOKUS:
- Flexible Planung
- Intelligente AI-Features
- Vielseitige Teams
Trello
Visuelles Kanban für schnellen Start.
FOKUS:
- Einfache Bedienung
- Visuelle Boards
- Unkomplizierter Setup
Empfehlungen für Teams unter 10 Personen
Für Unternehmen mit speziellen Anforderungen:
Brauchst du individuelle Prozesse ohne Programmierkenntnisse? Dann sind Univelop und fynk (spezialisiert auf Vertragsmanagement) deine erste Wahl – beide überdurchschnittlich gut bewertet mit kostenlosen Einstiegsplänen. Process.Science richtet sich gezielt an Großunternehmen, die tiefgreifende, datenbasierte Prozessanalyse durch Process Mining suchen.
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