Was kostet ein PIM-System?

1. Die Kostenfaktoren eines PIM-Systems
2. Die Kosten eines PIM-Systems nach Softwaretyp
3. Die besten PIM-Systeme
4. Zusammenfassung: Was kostet ein PIM-System

Mithilfe eines PIM-Systems verwalten Unternehmen ihre Produktinformationen an einem zentralen Ort. Dazu zählen Beschreibungen, Preise, technische Spezifikationen und Bilder, die über verschiedene Vertriebskanäle hinweg konsistent gehalten werden sollen. Doch welche Kosten kommen bei der Einführung und Nutzung eines PIM-Systems auf Unternehmen zu?

Die Kostenfaktoren eines PIM-Systems

Die Gesamtkosten eines PIM-Systems werden von mehreren Faktoren beeinflusst:

Anzahl der User*innen

Die meisten PIM-Anbieter verwenden ein Preismodell, das auf der Anzahl der Nutzer*innen basiert. Die monatlichen Kosten beginnen bei etwa 99 Euro pro Nutzer*in und können bei umfangreichen Funktionen und großen Nutzerzahlen bis zu 5.000 Euro pro Monat betragen​. Einige Anbieter bieten Staffelpreise, bei denen der Preis pro Nutzer*in mit steigender Anzahl sinkt. Für größere Unternehmen sind daher oftmals attraktive Rabatte möglich.

Anzahl der SKUs (Produktdatensätze)

Auch die Anzahl der zu verwaltenden Produktdatensätze, auch als Stock Keeping Units (SKUs) bezeichnet, ist ein wesentlicher Kostenfaktor. Einige Anbieter verlangen höhere Gebühren, wenn eine bestimmte Anzahl von SKUs überschritten wird. Typischerweise starten PIM-Systeme mit einem Basispaket für Unternehmen mit bis zu 1.000 SKUs. Hat dein Unternehmen hingegen mehr als 10.000 SKUs, können die monatlichen Kosten deutlich ansteigen und zusätzliche Gebühren für die Datenverwaltung fällig werden.

Funktionsumfang und Module

Natürlich hat auch der Umfang der gewünschten Funktionen einen Einfluss auf die Kosten eines PIM-Systems. Während Basispakete einfache Funktionen zur Verwaltung und Veröffentlichung deiner Produktdaten bieten, umfassen kostspieligere Module unter anderem Digital-Asset-Management (DAM), Workflow-Automatisierung und Multichannel-Veröffentlichungen. 

Je mehr Module und erweiterte Funktionen dein Unternehmen benötigt, desto höher fallen die Lizenz- und Implementierungskosten aus​. Individuelle Anpassungen wie maßgeschneiderte Funktionen oder zusätzliche Schnittstellen zu ERP- oder CRM-Systemen können die Kosten ebenfalls erhöhen. 

Länge der Vertragslaufzeit

Die meisten PIM-Systeme werden mit einer Vertragslaufzeit zwischen zwölf und 36 Monaten angeboten. Kurze Vertragslaufzeiten ermöglichen mehr Flexibilität, kommen jedoch häufig mit höheren Kosten daher. Einige Anbieter bieten zudem monatliche Kündigungsoptionen an, jedoch zu höheren Preisen.

Implementierung und Schulungen

Die Implementierungskosten variieren stark, abhängig von der Komplexität deines Projekts, der Größe deines Unternehmens und deinen gewünschten Anpassungen. Dabei fallen unter anderem Kosten für folgende Aufgaben an:

• Projektmanagement und Beratung: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung deines Projekts.
• Datenmigration: Datentransfer bestehender Produktdaten in das neue System.
• Schulungen: Einweisung deiner Mitarbeiter*innen in die Nutzung des Systems.
• Konfiguration: Anpassung des Systems an die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens.

Die Implementierungs- und einmaligen Kosten können von wenigen Tausend Euro bis zu über 150.000 Euro reichen. Durchschnittlich liegen die Preise bei etwa 30.000 Euro, wobei einfache Implementierungen auch schon für deutlich weniger realisierbar sind.

Laufende Kosten

Neben den Implementierungskosten fallen oft noch zusätzliche Kosten für Wartung, Updates und Support an. Diese können jährlich zwischen 10 % und 20 % der Lizenzgebühren betragen. Auch Hosting-Gebühren sind bei Cloud-Lösungen inbegriffen, während bei On-Premise-Lösungen zusätzliche IT-Ressourcen und eine Infrastruktur notwendig sind.

Die Kosten eines PIM-Systems nach Softwaretyp

Wie stark die oben genannten Preisfaktoren zu Buche schlagen, ist auch vom Softwaretyp abhängig. Hier findest du eine Übersicht der Kostenstruktur für die Modelle Open Source, Saas und On-Premise:

Open Source

Open-Source-PIM-Systeme wie Pimcore oder Akeneo sind in der Regel kostenlos. Es fallen jedoch Gebühren für die Implementierung, Anpassung und Integration der Tools an. Beispielsweise kann die Installation und Konfiguration etwa 900 € kosten. Regelmäßige Upgrades können bis zu 4.800 € jährlich betragen. Die Gesamtkosten über zwei Jahre können inklusive Wartung und Anpassung bis zu 92.400 € betragen, wenn man die notwendigen Anpassungen und Wartungsarbeiten berücksichtigt. 

Hinzu kommen noch Serverkosten, beispielsweise für das Hosting, sollte dein Unternehmen die Infrastruktur selbst bereitstellen. Die Wartungskosten für Open-Source-Lösungen sind je nach Komplexität und Supportlevel unterschiedlich, können jedoch bis zu 7.200 € jährlich betragen.

SaaS (Software as a Service)

SaaS-PIM-Systeme sind in der Regel als Abonnement erhältlich. Sie umfassen sämtliche Kosten für Lizenz, Hosting, Wartung und Updates. Die jährlichen Kosten belaufen sich bei mittelgroßen Unternehmen auf rund 20.000 €. Der Vorteil ist, dass alle Wartungs- und Upgrade-Kosten im Abo enthalten sind, wodurch du die Kosten für dein PIM-System besser planen kannst. Das macht diese Option oft kostengünstiger als Open-Source-Lösungen. Ebenso fallen keine Kosten für die Einrichtung oder Serverinfrastruktur an, da diese durch den Anbieter bereitgestellt werden.

On-Premise

Kommen wir zu den On-Premise-Lösungen, die eine erhebliche Anfangsinvestition erfordern. Diese entsteht durch Kosten für Hardware, Lizenzen und die Einrichtung der Serverinfrastruktur. Die monatlichen Kosten für die Server können 2.000 Euro leicht übersteigen.

Wartung, Support und regelmäßige Updates erfordern oft eine starke interne IT-Unterstützung und regelmäßige Investitionen in die IT-Infrastruktur. Die Wartungskosten betragen jährlich etwa 20 % der Lizenzkosten.

Die besten PIM-Systeme

Die Einführung eines PIM-Systems stellt eine entscheidende Investition dar. Um dir bei der Auswahl zu helfen, findest du hier eine Übersicht der besten PIM-Systeme. Zusätzlich kann die Unterstützung von Business Strategy Beratungsagenturen dabei helfen, die richtige Lösung für dein Unternehmen zu finden und eine nachhaltige Implementierungsstrategie zu entwickeln.:

• Akeneo
• Plytix
• Pimcore
• Contentserv
• mediacockpit
• eggheads
• entitys.io
• Kontainer
• 4ALLPORTAL
  
  

Zusammenfassung: Was kostet ein PIM-System

Die Gesamtkosten eines PIM-Systems hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Anzahl der Nutzer*innen, die Menge der zu verwaltenden Produktdatensätze (SKUs), der gewünschte Funktionsumfang und die Vertragslaufzeit. Mehr Nutzer*innen und eine höhere Anzahl an SKUs führen zu steigenden Kosten. Der Funktionsumfang sowie individuelle Anpassungen und Schnittstellen zu anderen Systemen tragen ebenso zu den Kosten bei.

Die Implementierungskosten variieren je nach Unternehmensgröße und Komplexität des Projekts von wenigen Tausend Euro bis über 150.000 Euro. Neben den anfänglichen Implementierungskosten gibt es laufende Kosten für Wartung, Updates und Support, die etwa 10 bis 20 Prozent der Lizenzgebühren ausmachen.

Die Kostenstruktur unterscheidet sich außerdem je nach Softwaretyp. Open-Source-Lösungen sind in der Anschaffung günstig, erfordern jedoch Investitionen in Anpassungen, Wartung und gegebenenfalls Hosting. SaaS-Modelle beinhalten Lizenz-, Hosting- und Wartungskosten, was eine bessere Planbarkeit bietet. On-Premise-Lösungen erfordern hingegen hohe Anfangsinvestitionen in Hardware und Infrastruktur sowie fortlaufende Ausgaben für Wartung und IT-Support.