Zeiterfassung im Außendienst: Was du als Arbeitgeber*in wissen musst

1. Müssen Außendienstmitarbeiter*innen ihre Arbeitszeit erfassen?
2. Worauf muss bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst geachtet werden?
3. Was gilt als Arbeitszeit im Außendienst?
4. Ist Fahrzeit im Außendienst Arbeitszeit?
5. Wann ist Fahrzeit im Außendienst keine Arbeitszeit mehr?
6. Wie können Mitarbeiter*innen im Außendienst ihre Arbeitszeit erfassen?
7. Fazit

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter*innen zu erfassen. Das gilt auch für die Mitarbeiter*innen im Außendienst. Bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst gibt es jedoch Besonderheiten. Was gilt als Arbeitszeit? Ist Reisezeit auch Arbeitszeit? Wie kann die Arbeitszeit erfasst werden? Diese und weitere Fragen zur Zeiterfassung im Außendienst werden wir in diesem Artikel beantworten. 

Müssen Außendienstmitarbeiter*innen ihre Arbeitszeit erfassen?

Die Arbeitszeiterfassung ist auch für Außendienstmitarbeiter*innen gesetzlich vorgeschrieben. Gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) müssen Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen erfassen.

Das Arbeitszeitgesetz wurde eingeführt, um Arbeitnehmer*innen zu schützen und einheitliche Arbeitszeitrichtlinien festzulegen. Es regelt verschiedene Aspekte der Arbeitszeit, unter anderem Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen. Mit der Arbeitszeiterfassung soll sichergestellt werden, dass die gesetzlich vorgeschriebene Höchstarbeitszeit von acht Stunden pro Tag bzw. 40 Stunden pro Woche eingehalten wird. Dabei geht es nicht darum, die Mitarbeiter*innen zu überwachen, sondern vielmehr um die Dokumentation der vereinbarten Arbeitszeiten gemäß den Arbeitsverträgen. Die genaue Art der Zeiterfassung kann je nach Tätigkeit und Größe des Unternehmens variieren. Wichtig ist jedoch, dass die Erfassung ordnungsgemäß und genau erfolgt, um eine korrekte Abrechnung und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten. Es lohnt sich auch, einen Blick in den Tool Talk zur Zeiterfassung zu werfen. 

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Worauf muss bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst geachtet werden?

Für Mitarbeiter*innen im Außendienst gibt es bei der Arbeitszeiterfassung ein paar Besonderheiten. Zum einen ist die Frage zu berücksichtigen, was im Außendienst überhaupt als Arbeitszeit gilt. Darauf gehen wir im nächsten Abschnitt näher ein. Zum anderen kann es schnell zu Überstunden kommen, wenn Außendienstmitarbeiter*innen viel unterwegs sind. Daher ist eine genaue und gleichzeitig einfache Zeiterfassung notwendig. Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung infrage kommen, sehen wir uns ebenfalls noch an. Bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst gelten die gleichen datenschutzrechtlichen Anforderungen wie bei der Arbeitszeiterfassung im Betrieb. Bei der Nutzung von Apps oder anderer Software ist auf einen datenschutzkonformen Umgang mit den Daten zu achten.

Was gilt als Arbeitszeit im Außendienst?

Generell ist Arbeitszeit die Zeit, in der Arbeitnehmer*innen ihrer Tätigkeit nachgehen und für ihren Arbeitgeber erreichbar sind. Dabei ist die im Arbeitszeitgesetz festgelegte Höchstarbeitszeit zu beachten. Zur Arbeitszeit zählen also auch Pausen und Ruhezeiten. Für Außendienstmitarbeiter*innen ist die Reisetätigkeit ein fester Bestandteil im Arbeitsalltag. Ohne Reisen können sie ihre Tätigkeit nicht ausüben. Daher ist auch die Reisezeit zwischen den Einsatzorten Arbeitszeit. Neben der Tätigkeit bei den Kundinnen und Kunden vor Ort gilt auch die Fahrzeit zum ersten Kunden bzw. zur ersten Kundin des Tages sowie die Fahrzeit vom letzten nach Hause als Arbeitszeit, sofern die Außendienstmitarbeiter*innen keinen festen Arbeitsort haben. Diese Rechtsprechung geht auf eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs zurück. 

Ist Fahrzeit im Außendienst Arbeitszeit?

Wie du bereits weißt, ist sowohl die Fahrt vom Wohnort bis zum ersten Einsatzort als auch die Heimfahrt nach getaner Arbeit als vergütungspflichtige Arbeitszeit anzuerkennen, wenn die Mitarbeiter*innen im Außendienst keinen festen Arbeitsplatz haben. Die Fahrzeit zwischen den Kundinnen und Kunden zählt nur dann zur Arbeitszeit, wenn die Arbeitnehmer*innen während dieser Zeit an Weisungen des Arbeitgebers gebunden sind.

Wann ist Fahrzeit im Außendienst keine Arbeitszeit mehr?

Die Fahrzeit im Außendienst ist keine Arbeitszeit, wenn ...

• Arbeitnehmer*innen einen festen Arbeitsplatz haben und von dort aus zu Kundinnen und Kunden fahren.
• Arbeitnehmer*innen während der Fahrzeit frei sind, also keine Weisungen des Arbeitgebers befolgen müssen. Weisungen sind bspw. die Vorgabe einer Reihenfolge, in welcher die Kundinnen und Kunden besucht werden müssen, welche Produkte beworben oder verkauft werden oder welche Route Arbeitnehmer*innen nehmen sollen. 
• Arbeitnehmer*innen während der Fahrzeit privaten Tätigkeiten nachgehen, bspw. Telefonat mit Freunden und Familie.

Wie können Mitarbeiter*innen im Außendienst ihre Arbeitszeit erfassen?

Gesetzliche Vorschriften über die Form der Arbeitszeiterfassung gibt es bisher nicht. Für den Außendienst gibt es jedoch einige Besonderheiten, die bei der Wahl der Zeiterfassung zu beachten sind. Dazu gehören:

• mobile Nutzung
• einfache Handhabung
• Datenschutz
• Flexibilität

Im Folgenden schauen wir uns drei Möglichkeiten an, wie Arbeitszeiterfassung im Außendienst aussehen kann. 

1. Zeiterfassung mit einfacher Software

Die einfachste Variante ist die Zeiterfassung mit Excel-Listen. Mitarbeiter*innen tragen ihre Arbeitszeiten manuell in eine Excel-Tabelle ein, die dann an die Personalabteilung gesendet wird. 

Vorteile:

• einfache Handhabung
• flexibel von überall zugänglich
• individuell gestaltbar

Nachteile:

• kann zeitaufwendig sein
• Mitarbeiter*innen müssen ihre Arbeitszeiten selbst im Blick haben
• fehleranfällig durch manuelle Eingabe
  

2. Zeiterfassung mit speziellen Anwendungen

Neben Desktop-Anwendungen gibt es auch speziell für Smartphones entwickelte Apps zur Zeiterfassung im Außendienst, wie zum Beispiel MyTimeTracker . Mit mobilen Anwendungen zur Zeiterfassung können Außendienstmitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten direkt von ihrem Smartphone aus erfassen, egal wo sie sich gerade befinden. Desktop-Anwendungen bieten ähnliche Leistungen, verfügen aber oft über zusätzliche Funktionen wie Berichterstellung, Projektmanagement und Integration mit anderen Geschäftsanwendungen.

Vorteile:

• flexibler Zugriff von überall
• intuitiv und leicht zu bedienen
• Automatisierungen wie Erinnerungen oder Berichterstellung

Nachteile:

• Abhängigkeit von Technologie und Internetverbindung kann zu Ausfällen oder verzögerter Übertragung führen.
• Datenschutzbedenken aufgrund der Speicherung von personenbezogenen Daten.
• Begrenzte Offline-Funktionalität kann die Erfassung von Arbeitszeiten in bestimmten Situationen einschränken.

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3. Automatische Erfassung mit technischen Hilfsmitteln

Im Außendienst lässt sich die GPS-Funktion des Smartphones gut nutzen, um den Standort der Mitarbeiter*innen zu erfassen und so die Arbeitszeit automatisch zu protokollieren.

Vorteile:

• einfache Nutzung
• manueller Aufwand sehr gering
• minutengenaue Aufzeichnung

Nachteile:

• fehleranfällig, z. B. durch Verlust des GPS-Signals
• datenschutzrechtlich schwierig
• volle Überwachung der Aktivitäten für Mitarbeiter*innen mitunter unangenehm

Fazit

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