Elektronische Signatur erstellen – wir erklären Euch wie’s geht

So einfach geht das Erstellen von E-Signaturen!

Ihr möchtet eine elektronische Signatur (E-Signatur) erstellen, um Dokumente wie PDFs digital zu unterschreiben und wisst nicht genau, wie das geht? Dann seid Ihr hier genau richtig. Wir erklären Euch welche Arten von elektronischen Signaturen es gibt, was der Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Signaturen ist und wie Ihr elektronische Signaturen erstellt. Außerdem haben wir eine Übersicht aus E-Signature-Tools zusammengestellt, die Ihr für das Erstellen elektronischer Signaturen benötigt.

Was ist eine elektronische Signatur

Eine elektronische Signatur, auch elektronische Unterschrift genannt, ist eine rechtliche bindende Methode, mit der Ihr – ähnlich wie bei einer Unterschrift auf Papier – die Einverständnis zu einem digitalen Dokument wie einem PDF einholen oder geben könnt. Elektronische Signaturen können dadurch die Effizienz Eurer Prozesse und Transaktionen erhöhen und zur Kostenreduktion beitragen. Die rechtliche Rahmenbedingungen zu elektronischen Signaturen sind in der eiDAS-Verordnung der Europäischen Union festgelegt. Dort sind auch die Anforderungen an die verschiedenen Typen von elektronischen Signaturen definiert.

Arten von elektronischen Signaturen

Es gibt drei verschiedene Arten der elektronischen Unterschrift: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Was diese drei Typen unterscheidet, erklären wir Euch jetzt.

Einfache elektronische Signaturen

✓ Häufig verwendet, da sie schnell und einfach genutzt werden können

✓ keine bestimmten Anforderungen

✓ relativ geringe rechtliche Sicherheit, da nicht nachvollzogen werden kann, ob etwas im Nachhinein am unterschriebenen Dokument verändert wurde

Beispiele für einfache elektronische Signaturen sind das Signieren eines Dokumentes mithilfe mehrerer Klicks ohne Identitätsprüfung, das Hinzufügen einer eingescannten Unterschrift zu einer E-Mail oder das Unterschreiben auf dem Display eines Handscanners bei einer Postzustellung.

Fortgeschrittene elektronische Signaturen

✓ rechtlich sicherer als einfache elektronische Signaturen

✓ für Dokumente mit höheren rechtlichen Risiken

✓ strengere Auflagen für die Identitätsprüfung, die in der eiDAS-Verordnung festgelegt sind

✓ höhere Beweiskraft

Anforderungen laut eiDAS-Verordnung an fortgeschrittene elektronische Signaturen

  • Eindeutige Zuordnung und Verbindung der Signatur mit dem:r Unterzeichner:in
  • Identifizierung des:r Signatursteller:in muss möglich sein.
  • Elektronische Daten (bspw. Dokumente) müssen mit der Signatur verbunden sein, sodass nachträglich Änderungen erkennbar sind.
  • Signatur muss mit Mitteln erstellt sein, auf die nur der:ie Signatursteller:in Zugriff hat (bspw. Smartphone, Tablet oder Computer)

Beispiele für fortgeschrittene elektronische Signaturen sind das Hochladen, Prüfen und Hinzufügen eines Ausweisdokuments als Nachweisdatei. Auch das Hinzufügen eines Kontrollkästchens, dass Leser:innen des Dokumentes dieses verstanden haben, zählt als fortgeschrittene elektronische Signatur. Die verschiedenen Arten der Identitätsprüfung können auch kombiniert werden, um eine erhöhte rechtliche Sicherheit zu erreichen.

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)

✓ sicherste Form der elektronischen Signaturen/Identifizierung

✓ hohe Anforderungen und muss zusätzlich von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt werden

✓ lediglich für elektronische Daten für die die höchste rechtliche Beweiskraft inklusive Identifizierung benötigt wird

✓ Dokumente können nach dem Signieren nicht manipuliert werden

✓ ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt

Anforderungen laut eiDAS-Verordnung an qualifizierte elektronische Signaturen

  • gleiche Anforderungen wie bei fortgeschrittenen elektronischen Signaturen
  • Identität des:r Unterzeichner:in muss validiert werden
  • muss von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt werden (in Deutschland: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI))
  • Signaturschlüssel muss in einer qualifizierte Signaturerstellungseinheit (QSCD) liegen

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist eine zertifikatsbasierte Art der elektronischen Unterschrift, welche hohe gesetzliche Anforderungen erfüllt und mit der sich die Integrität eines Dokumentes nachweisen lässt und der:ie Unterzeichner:in eindeutig identifiziert werden kann. Qualifizierte elektronische Signaturen gehören laut eiDAS-Verordnung zu den digitalen Signaturen.

So erstellt Ihr eine elektronische Signatur

Wenn Ihr häufig elektronische Dokumente signieren müsst oder bisher händisch getätigte Signaturen ab sofort digital durchführen möchtet, solltet Ihr darüber nachdenken eine E-Signature Software einzusetzen. Mithilfe elektronischer und digitaler Signaturen könnt Ihr zudem Prozesse beschleunigen, nachhaltiger gestalten und Kosten (Porto, Druckkosten, Papier) sparen.

Diese Softwares zur Erstellung elektronischer Signaturen ermöglichen es Euch, einfach Dokumente zu erstellen und sie mit der gewünschten elektronischen oder digitalen Signatur zu versehen. Die E-Signatur-Softwares unterstützen die gesetzlichen Vorgaben, bieten Euch Zugriff auf eine Vielzahl an Zertifizierungsstellen und sie übernehmen sogar den Versand von unterschriebenen Dokumenten für Euch.

Je nach Anbieter der Software für elektronische Unterschriften gibt es geringfügige Unterschiede bei der Erstellung elektronischer Signaturen. Die Nutzung läuft in der Regel aber ähnlich ab. Wenn Ihr eine E-Signature-Software nutzen möchtet, um ein Dokument wie ein PDF mithilfe einer elektronischen Unterschrift von Anderen unterschreiben lassen möchtet, könnt Ihr wie folgt vorgehen:

Elektronische Signatur erstellen in 5 Schritten:

1. Meldet Euch bei der cloudbasierten Software zur Erstellung elektronischer Signaturen an.

2. Wählt das Dokumente oder gleich mehrere Dokumente aus, die unterschrieben werden sollen.

3. Fügt eine oder mehrere Personen hinzu, die das Dokument unterzeichnen sollen.

4. Definiert welche Felder für die Signatur verwendet werden sollen (Signaturfeld, Datum etc.)

5. Sendet das elektronische Dokument an die Unterzeichner:innen.

Dokument zum Signieren erstellen

In den E-Signature Softwares findet Ihr viele Möglichkeiten, um schnell Dokumente für rechtssichere elektronische Unterschriften vorzubereiten (Quelle: DocuSign)

Wenn der:ie Unterzeichner:in das Dokument erhält und es unterzeichnen soll, läuft das folgendermaßen ab.

Dokument elektronisch unterschreiben in 4 Schritten:

1. Das Dokument erhält der:ie Unterzeichner:in via E-Mail.

2. Wenn es sich um eine:n neue:n Nutzer:in der E-Signature Software handelt, muss diese:r zuerst eine der vorgegebenen Signaturen auswählen. Falls die Software für elektronische Signaturen bereits durch den:ie Nutzer:in genutzt wurde, kann die bereits verwendete Signatur wieder verwendet werden. Einige Tools bieten Nutzer:innen sogar die Möglichkeit eine eigene Signatur auf dem Smartphone oder Tablet zu zeichnen.

3. Der:ie Nutzer:in muss dann alle Felder ausfüllen, das Dokument signieren und die Fertigstellung mit einem Button bestätigen.

4. Anschließend werden alle Beteiligten darüber informiert, dass das Dokument signiert wurde und können auf die Unterlagen zugreifen und diese herunterladen.

elektronische Unterschrift auf dem Smartphone ausführen

So einfach könnt Ihr in vielen E-Signature-Software ein Dokument auf dem Smartphone unterschreiben (Quelle: DocuSign)

Softwares zum Erstellen von E-Signaturen

Es gibt jede Menge Software zum Erstellen elektronischer und digitaler Signaturen:

Auf unserer Software-Vergleichplattform OMR Reviews findet Ihr weitere Informationen sowie Bewertungen und Erfahrungen zu E-Signature-Software mithilfe derer Ihr die Tools vergleichen und die beste Software für Eure Anforderungen finden könnt.

Fazit

Das Erstellen von elektronischen und digitalen Unterschriften bietet viele Vorteile. Dazu zählen die Beschleunigung von Prozessen, Kosteneinsparungen und mehr Nachhaltigkeit. Um sicher zu gehen, dass alle rechtlichen Bestimmungen eingehalten werden, ist es wichtig sich über die verschiedenen Arten der elektronischen Signatur und den Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Signaturen zu informieren. Um das Erstellen elektronischer und digitaler Signaturen zu professionalisieren und rechtliche Bestimmungen einzuhalten, lohnt es sich außerdem auf ein E-Signature-Tool zurückzugreifen.

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