So macht Google Workspace bei NOZ/mh:n MEDIEN aus vielen eins

1. Bei Google Workspace gibt’s alles aus einer Hand
2. Viele Mitarbeitende und ein unflexibler Tech Stack
3. Mit Google Workspace wird bei NOZ/mh:n MEDIEN aus vielen eins
4. Mehr Flexibilität – nicht nur in Sachen Software
5. Agile und transparente Zusammenarbeit mit Google Workspace

Spätestens seit der Corona-Pandemie sind flexible Arbeitsmodelle auch in Deutschland auf dem Vormarsch. Mitarbeitende wollen gut von zu Hause oder unterwegs arbeiten und jederzeit auf wichtige Informationen und Inhalte zugreifen können. Zusätzlich sind viele Unternehmen heute wesentlich breiter aufgestellt und auch auf ausländischen Märkten vertreten. Dabei birgt die Internationalisierung nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern öffnet die Betriebe in Zeiten des Fachkräftemangels gleichzeitig für potenzielle Mitarbeitende an anderen Standorten. Jenseits von Bürogebäuden und festen Arbeitsplätzen braucht es dafür allerdings flexible und gleichermaßen sichere Software-Lösungen.

Diese bietet Google Workspace: Die unterschiedlichen Tools aus dem Hause Google unterstützen Teams weltweit bei der täglichen Zusammenarbeit. Einmal richtig implementiert, profitieren Unternehmen so von zahlreichen Funktionen für Kommunikation, Kollaboration, Sicherheit und Verwaltung.

Wie genau, verrät der Google Cloud Partner Seibert Group. Die Expert*innen für Modern Work begleiten Unternehmen bei der Implementierung und dem Roll-out von Google Workspace und helfen ihnen so, ihre interne (und externe) Zusammenarbeit zu optimieren.

Bei Google Workspace gibt’s alles aus einer Hand

„Wir sind ein bunter Haufen, der nach den Prinzipien Offenheit, Vertrauen und Selbstbestimmung arbeitet“, sagt Paul Herwarth von Bittenfeld, Head of Google Business bei der Seibert Group. Das Softwareunternehmen ist Google Cloud Premier und Atlassian Platinum Solution Partner. Ein Netzwerk aus mehr als 450 Expert*innen unterstützt Betriebe aller Art dabei, eine agile und kollborative Unternehmenskultur zu etablieren.

Dabei geht der Ansatz der Seibert Group weit über die technische Implementierung von Software hinaus: „Vielmehr geht es darum, einen kulturellen Wandel anzustoßen, der das volle Potenzial passender Software-Lösungen wie Google Cloud und Google Workspace ausschöpft“, so der Head of Google Business.

In Google Docs können Kolleg*innen in Echtzeit in Dokumenten arbeiten. Foto: Seibert Group

Dabei besticht Google Workspace mit zahlreichen Funktionen und Features:

• Google Workspace besteht aus einzelnen Cloud-Produkten, die nicht heruntergeladen, installiert und manuell upgedatet werden müssen. Nutzer*innen brauchen lediglich einen modernen Browser und eine stabile Internetverbindung (einige Anwendungen sind nach erstmaligem Laden auch offline verfügbar).
• Im Google Drive – dem allgemeinen Speicherort – lassen sich neben Dokumenten aus Google Tools auch weitere Dateien wie PDFs, Bilder, Videos und Word- oder PowerPoint-Dokumente abspeichern, öffnen und teilen. Dabei sind alle Google-Files verschlüsselt.
• In Google Docs für Textverarbeitung, Google Sheets für Tabellenkalkulationen und Google Slides für Präsentationen können Teams in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten – inklusive automatischer Speicherung und klarer Versionshistorien, die Datenverlust und Versionschaos verhindern. Intelligente Funktionen wie das Verknüpfen von Dokumenten und sogenannte Smart-Chips erleichtern zudem die tägliche Arbeit, indem sie weiterführende Informationen wie Kontaktdaten anzeigen oder aus kryptischen URLs leicht lesbare Links machen.
• Apps wie Gmail, Google Chat, Google Meet und der Google Kalender ermöglichen einen schnellen und direkten Austausch mit Kolleg*innen und externen Kontakten – von überall.
• Funktionen wie Fokuszeiten im Google Kalender und individuelle Benachrichtigungseinstellungen unterstützen beim Digital Wellbeing, Google-Meet-Features wie Live-Untertitel in verschiedenen Sprachen verringern Barrieren in Videokonferenzen.
• Über eine zentrale Adminkonsole lässt sich Google Workspace umfangreich verwalten. Sicherheitsrichtlinien, Benutzer- und Geräteverwaltung, eDiscovery und Eingrenzung des Datenstandorts auf die EU sind unkompliziert möglich.
• Als Cloud-Lösung bietet Google Workspace außerdem zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit anderen Softwares, zum Beispiel ERP-Systemen oder CRM-Tools wie SAP, HubSpot und Salesforce.

Der Google Kalender ermöglicht eine einfache Terminplanung und bietet individuelle Einstellungen für Benachrichtigungen. Foto: Seibert Group

Viele Mitarbeitende und ein unflexibler Tech Stack

Diese breite Palette an Funktionen und die einfache Nutzung der Tools macht Google Workspace für viele Unternehmen zu einer attraktiven Lösung für den Arbeitsalltag. Eines von ihnen ist NOZ/mh:n MEDIEN. Die Mediengruppe ist mit mehr als 3000 Mitarbeitenden und rund 43 Unternehmen an 68 Standorten vertreten und in zahlreichen Branchen aktiv. Neben 31 Tageszeitungen wie zum Beispiel der Neuen Osnabrücker Zeitung und dem Flensburger Tageblatt befinden sich unter anderem Druckereien, Logistikunternehmen, E-Commerce-Anbieter, Dienstleistungsunternehmen und das Agenturnetzwerk GROW im Portfolio der Gruppe.

Seit 2016 ist NOZ/mh:n MEDIEN stark gewachsen und sah sich mit einer zunehmend heterogenen IT-Infrastruktur konfrontiert. Neben dem steigenden Sicherheitsrisiko bremsten die ursprünglichen Lösungen die Mitarbeitenden der Gruppe aus, statt sie optimal im Business-Alltag zu unterstützen. Auch waren eine schnelle und flexible Zusammenarbeit im Team oder gar die Arbeit im Homeoffice kaum möglich.

Deshalb entwickelte die Unternehmenstochter NOZ Digital das Projekt „Arbeitswelten 2025“. Dieses sollte nicht nur das Sicherheitskonzept der Gruppe neu aufstellen, sondern auch eine moderne und flexible Arbeitsweise für bestehende und zukünftige Mitarbeitende ermöglichen.

Mit Google Workspace wird bei NOZ/mh:n MEDIEN aus vielen eins

Bei dieser Neugestaltung der Zusammenarbeit innerhalb der Unternehmensgruppe unterstützte die Seibert Group. „Wegen der bisher genutzten, klassischen Microsoft-Office-Infrastruktur lag es zunächst nahe, mit Microsoft ins Gespräch zu gehen“, so Paul Herwarth von Bittenfeld. „Allerdings erschien ein gemeinsames Projekt mit Seibert und Google sinnvoller, um bei NOZ/mh:n MEDIEN auch einen kulturellen Wandel anzustoßen.“

Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt, in dem die Mediengruppe Google Workspace auf Herz und Nieren getestet hat und auch die Geschäftsführung Erfahrungen mit den neuen Tools sammeln konnte, begann die Planung des unternehmensweiten Rollouts. Unter dem Slogan „unit(s) – Aus vielen wird eins“ sollten alle Firmen innerhalb der Gruppe in einem virtuellen Workspace vereint werden.

Über Google Meet können Teams problemlos von überall Videokonferenzen abhalten und sich so schnell austauschen. Foto: Seibert Group

Mehr Flexibilität – nicht nur in Sachen Software

Seit der Einführung von Google Workspace bei NOZ/mh:n MEDIEN läuft die Kommunikation team- und unternehmensübergreifend über den Google Chat oder in Videokonferenzen bei Google Meet. Im Google Kalender legen die Mitarbeitenden unkompliziert Terminslots an und können einsehen, ob die Kolleg*innen vor Ort im Büro, von unterwegs oder im Homeoffice arbeiten.

Zudem hat sich das Hin- und Herschicken von Dateien erledigt, denn die Teams arbeiten in Google Workspace in geteilten Dokumenten. So können sie beispielsweise Redaktionsprozesse, bei denen es heutzutage mehr denn je auf Schnelligkeit ankommt, beschleunigen. Und auch Medien wie Bilder und Videos liegen in geteilten Ablagen bereit und stehen somit allen Mitarbeitenden jederzeit und überall zur Verfügung.

Dank des neuen Sicherheitskonzepts und Funktionen wie der Zwei-Faktor-Authentifizierung konnte NOZ/mh:n MEDIEN obendrein nicht nur die Sicherheit verbessern und Onboarding-Zeiten optimieren, sondern auch die Hardware-Auswahl für die Mitarbeitenden erweitern: Neben Windows-Geräten können diese nun auch auf MacBooks und Chromebooks zurückgreifen.

Agile und transparente Zusammenarbeit mit Google Workspace

Die positiven Effekte der Umstellung auf Google Workspace werden dabei nicht nur bei NOZ/mh:n MEDIEN deutlich, sondern auch bei zahlreichen anderen Kund*innen von Seibert Group: „In den Unternehmen, die wir bei der Einführung von Google Workspace begleiten durften, sind alle Teams oder sogar ganze Unternehmensteile enger zusammengewachsen“, sagt Maximilian Boos, Product Marketing Manager bei der Seibert Group. „Sie schätzen unter anderem die einfachen digitalen Kommunikationsmöglichkeiten wie die gemeinsamen Chat-Räume.“

Darüber hinaus …

• … vereinfachen die schnellere Kommunikation und direkte Kollaboration in Google-Dokumenten die Zusammenarbeit in den Teams.
• … werden Wissenssilos, wie lokal gespeicherte Excel-Sheets oder Word- und PowerPoint-Dateien, aufgebrochen und die Informationen in geteilten Ablagen in Google Drive für alle Mitarbeitenden verfügbar gemacht.
• … sorgt die Benutzerfreundlichkeit der Tools laut IT-Verantwortlichen für weniger Support-Aufwand und Google Workspace besticht obendrein mit einer einfach zu verwaltenden IT-Infrastruktur.
• … besteht die Möglichkeit, Arbeitsschritte mit Googles No-Code-Entwicklungsplattform AppSheet zu verbessern oder ganz zu automatisieren.

So unterstützt Google Workspace eine agile und transparente Unternehmenskultur – bei NOZ/mh:n MEDIEN und in Unternehmen wie Airbus, Viessmann oder Kärcher.

„Basierend auf unserer jahrelangen Erfahrung in der täglichen Nutzung können wir sagen, dass Google Workspace alle Anforderungen an eine moderne Produktivitätslösung erfüllt – das bestätigen auch unsere Kund*innen“, sagt Paul Herwarth von Bittenfeld. „Google entwickelt die Lösungen außerdem stetig weiter und passt sie an die Anforderungen der Wirtschaft sowie das Feedback der Nutzer*innen an. Und: Viele Talente kennen die Tools schon von der Nutzung während des Studiums oder von ihren Smartphones und können deshalb problemlos mit ihnen arbeiten.“