Google Workspace vs. Microsoft 365: Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

1. Was ist Google Workspace?
2. Was ist Microsoft 365?
3. Google Workspace vs. Microsoft 365 – Funktionen
4. Workflow-Automatisierung & Business-Anwendungen
5. Google Workspace vs. Microsoft 365 – Preis / Leistung
6. Google Workspace vs. Microsoft 365 – Empfohlene Tools / Alternativen
7. Fazit und Ausblick

Für die meisten Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur modernisieren und cloudbasiert aufbauen möchten, stellt sich ab einem gewissen Punkt meist die Frage: Google Workspace oder Microsoft 365? Diese beiden Suiten dominieren den Markt für Produktivitäts- und Bürosoftware und bieten weit mehr als nur E-Mail und digitalen Speicherplatz.

Ich habe in meiner beruflichen Laufbahn beide Plattformen intensiv genutzt – sowohl aus der Perspektive des Administrators als auch aus der des täglichen Anwenders. Dabei habe ich klare Vor- und Nachteile auf beiden Seiten kennengelernt.

In diesem Artikel teile ich meine Praxiserfahrungen mit dir. Ich werde die wichtigsten Unterschiede der beiden Tools beleuchten und dir dabei helfen, herauszufinden, welche Lösung für dein Unternehmen und deine spezifischen Anforderungen die bessere Wahl ist.

Was ist Google Workspace?

Google Workspace ist die Produktivitäts-Suite von Google und ist in deren Cloud-Sparte ansässig. Google Workspace ist eine Cloud-Native Lösung (Software, die von Grund auf in der Cloud entwickelt wurde), für den Zugriff auf die einzelnen Apps, wird also nur ein Browser benötigt. 

Je nach Abonnement variiert der Funktionsumfang. Die Google Workspace “Core-Services” sind allerdings in jedem Plan enthalten und können hier eingesehen werden. Zu den “Core-Services” zählen bekannte Tools für die tägliche Zusammenarbeit, unter anderem Gmail, Google Kalender, Google Drive, Google Docs und seit kurzer Zeit auch die Gemini App. 

In den höheren Plänen wie Business Plus oder Enterprise kommen erweiterte Funktionen hinzu, die meist auf die Compliance-Anforderungen großer Unternehmen ausgerichtet sind.  So ist bspw. ab dem Business Plus Abonnement eine eigene Daten-Archivierungs- und eDiscovery Lösung namens Google Vault enthalten. 

Ein aus meiner Sicht großer Vorteil liegt in der Integration mit dem restlichen Google-Ökosystem. Wenn du bereits mit Diensten wie der Google Marketing Platform oder der Google Cloud Platform arbeitest, kannst du die in Workspace erstellten Nutzer*innen und teilweise auch Gruppen dort nahtlos weiterverwenden. Das vereinfacht die Verwaltung von Zugriffen und Berechtigungen enorm.

Google Workspace wird über eine zentrale Oberfläche, nämlich die Admin Console administriert. Dort haben Administratoren die Möglichkeit, alle für den Workspace relevanten Einstellungen (Mail-Einstellung, Sicherheitsrichtlinien, Gruppenzugehörigkeiten, Berechtigungen) zu administrieren. Die Admin Console ist meiner Meinung nach relativ übersichtlich gestaltet, dennoch können die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten und Optionen schnell überwältigend wirken.

Das führt mich zu einem wichtigen Punkt, den du kennen solltest: Google Workspace ist keine „Out-of-the-box“-Lösung (Spoiler: Microsoft 365 auch nicht). Eine sorgfältige Konfiguration ist unerlässlich, um die Plattform nicht nur sicher, sondern auch wirklich effizient für dein Team zu machen.

Die große Stärke von Google Workspace liegt für mich in der intuitiven und flüssigen Nutzung im Browser. Die einzelnen Apps sind exzellent miteinander und mit dem restlichen Google-Ökosystem verknüpft, was die täglichen Abläufe spürbar beschleunigt.

Was ist Microsoft 365?

Während Google Workspace in der Cloud geboren wurde, hat Microsoft 365 den umgekehrten Weg beschritten. Es ist die Transformation des traditionellen Branchenstandards Microsoft Office in die Cloud und damit Googles größter und wichtigster Konkurrent. Der wohl größte und philosophische Unterschied zu Google Workspace ist damit auch leicht zu erkennen, Microsoft 365 verfolgt einen hybriden Ansatz. Du bist also nicht gezwungen, ausschließlich im Browser zu arbeiten. Die bekannten Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook etc. kannst du wie gewohnt lokal auf deinem Computer installieren und nutzen. 

Wenn du dich das erste Mal mit Microsoft 365 beschäftigst, kann die schiere Menge an Lizenzen, Plänen und Add-ons überwältigend wirken. Doch genau hier liegt aus meiner Sicht die größte Stärke der Plattform, nämlich die enorme Flexibilität. Dieser Vorteil geht, ähnlich wie bei Google, weit über die Kernfunktionen wie Mailing und Datenablage hinaus. Microsoft 365 lässt sich nahtlos in das restliche Ökosystem des Konzerns einbetten und mit mächtigen Diensten wie der Microsoft Power Platform (zur Automatisierung von Prozessen und für Analysen), Dynamics 365 (ERP-Software) oder der Azure Cloud-Plattform verbinden. So kannst du dir eine Infrastruktur schaffen, die nahezu jeden Geschäftsprozess abbildet.

Diese Philosophie setzt sich in der Verwaltung fort. Statt einer einzigen Konsole wie bei Google gibt es hier mehrere spezialisierte Admin-Center, zum Beispiel für Sicherheit, Identitäten (Microsoft Entra) oder die Mail-Verwaltung (Exchange). Für mich als Administrator bedeutet das mehr Kontrolle und tiefere Eingriffsmöglichkeiten. 

Für kleinere Unternehmen, ohne dedizierte IT-Abteilung kann dieser dezentrale Ansatz aber auch ein Risiko darstellen, da man leicht den Überblick verliert oder wichtige Sicherheitseinstellungen übersieht. Ein aus meiner Sicht unschlagbarer Vorteil von Microsoft 365 ist die nahtlose Integration in die Microsoft-Welt der vergangenen Tage. Viele Firmen haben jahrzehntelang auf Produkte wie Active Directory zur Nutzerverwaltung oder Microsoft Exchange für E-Mails gesetzt. Microsoft bietet hier exzellente Werkzeuge und hybride Migrationspfade, um diese etablierten Systeme schrittweise und sicher in die Cloud zu überführen. Das macht den Übergang für viele Unternehmen deutlich einfacher und risikoärmer.

Dieser sanfte Übergang spiegelt sich letztlich auch in der Akzeptanz wider. Die Mitarbeiter*innen können weiterhin ihre vertrauten Tools wie Outlook oder Word auf dem Desktop nutzen, während im Hintergrund bereits die moderne Cloud-Infrastruktur arbeitet. Diesen „stillen“ Wandel habe ich in Projekten oft als entscheidenden Erfolgsfaktor erlebt.

Google Workspace vs. Microsoft 365 – Funktionen

Im direkten Funktionsvergleich zeigt sich schnell: Beide Suiten decken die Grundlagen exzellent ab. Der Teufel steckt jedoch, wie so oft, im Detail und in der grundlegenden Philosophie der Tools. Lass uns das genauer aufschlüsseln, damit du die für dich richtige Wahl treffen kannst.

Textverarbeitung, Tabellen & Präsentationen 

Lange Zeit galt für mich die Regel: Für professionelle Formatierungen und komplexe Datenanalysen führt kein Weg an Microsofts Desktop-Apps Word, Excel und PowerPoint vorbei. Sie waren und sind für viele der unangefochtene Branchenstandard. Google hat mit seinen reinen Webanwendungen Docs, Sheets und Slides aber enorm aufgeholt und viele fehlende Funktionen ergänzt. Heute ist die Entscheidung komplexer:

Microsoft 365 ist aus meiner Sicht immer noch die erste Wahl, wenn du aufwendige Layouts, erweiterte Serienbrieffunktionen in Word oder tiefgehende Datenanalysen mit unzähligen Diagrammtypen und Makros in Excel benötigst.

Google Workspace punktet für mich mit unschlagbarer Echtzeit-Zusammenarbeit. Die Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig und ohne Verzögerung an einem Dokument arbeiten, ist hier einfach flüssiger. Wenn dein Fokus auf schneller, unkomplizierter Kollaboration im Browser liegt, oder du kein Power-User der oben genannten Funktionen bist, bist du hier oft besser aufgehoben.

Kommunikation & Kollaboration

Hier prallen zwei Welten aufeinander, und deine Wahl hängt stark von deiner bevorzugten Arbeitsweise ab. Google setzt auf ein Duo aus schlanken Einzel-Apps. Google Chat für Direktnachrichten und Gruppenchats sowie Google Meet für Videokonferenzen. Die Tools sind nahtlos miteinander integriert, aber klar voneinander getrennt, simpel und extrem zuverlässig im Browser.

Microsoft verfolgt mit Microsoft Teams einen All-in-One-Ansatz. Die App ist eine zentrale Plattform, die Chat, Besprechungen, Dateiablage und Projektarbeit vereint und sich tief in andere Microsoft-Dienste und Apps von Drittanbietern integrieren lässt, sowohl im Web, als auch als Desktop-App.

Mein Fazit hier: Microsoft Teams ist objektiv die mächtigere Lösung. Dennoch höre ich oft in der Praxis von meinen Kunden, dass sie das aufgeräumte und "simple" Design von Googles Einzel-Apps im Vergleich zum oft als "überladen" empfundenen Teams bevorzugen. Hier musst du entscheiden, was besser zu deiner Unternehmenskultur passt.

Künstliche Intelligenz (KI)

Auch beim Trendthema KI liefern sich beide ein Kopf-an-Kopf-Rennen.

Bei Google Workspace ist Gemini integriert. Die KI kann dir direkt in Gmail Antworten formulieren, in Docs Texte verbessern oder als eigenständiger Chatbot (ähnlich ChatGPT) genutzt werden.

Bei Microsoft 365 heißt das Pendant Microsoft Copilot. Die Funktionalität ist sehr ähnlich: Copilot kann in Outlook lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen, in Word Texte entwerfen und steht dir ebenfalls als Chat-Assistent zur Seite.

Beide KI-Lösungen sind beeindruckend und entwickeln sich rasant weiter. Einen klaren Sieger kann ich hier nicht ausmachen, die Wahl hängt oft von der persönlichen Präferenz ab.

Workflow-Automatisierung & Business-Anwendungen

Hier zeigt sich aus meiner Sicht einer der größten strategischen Unterschiede, der für deine Entscheidung ausschlaggebend sein könnte, wenn du mehr als nur eine reine Bürosoftware suchst.

Microsoft hat mit der Power Platform ein extrem starkes Ökosystem geschaffen. Mit Power Automate kannst du zum Beispiel Workflows automatisieren (ähnlich wie bei Zapier oder Make), und das teilweise sogar kostenlos für alle M365-Kunden. Um das konkret zu machen: Ich habe in einem Projekt Power Automate genutzt, um den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter*innen größtenteils zu automatisieren. Auf Basis eines simplen Formulars wurden automatisch die nötigen Zugänge erstellt, Berechtigungen in verschiedenen Systemen angepasst und personalisierte Willkommens-E-Mails versendet. Der manuelle Aufwand wurde so auf ein Minimum reduziert. Das ist ein riesiger, praktischer Vorteil für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Google bietet mit AppScript ebenfalls eine Lösung zur Automatisierung. Diese richtet sich aber klar an Entwickler*innen, da hier Programmierkenntnisse erforderlich sind. Eine einfach zu bedienende, für alle zugängliche Workflow-Plattform wie Power Automate fehlt im direkten Angebot.

Wenn du also planst, Geschäftsprozesse tief zu integrieren und auch Mitarbeiter*innen ohne Code-Kenntnisse Automatisierungen bauen lassen willst, geht dieser Punkt für mich klar an Microsoft.

Google Workspace vs. Microsoft 365 – Preis / Leistung

Wie bereits erwähnt, gibt es bei beiden Suiten eine Vielzahl an unterschiedlichsten Lizenzen, welche fast alle als Abo Monatlich / Jährlich abgerechnet werden. Daneben gibt es noch eine Vielzahl an Add-Ons, welche dazugebucht werden können. In dem Fall fokussieren wir uns allerdings auf die Basis-Angebote beider Anbieter für Geschäftskunden auch die Einsteiger Angebote behandeln wir nicht, da diese für die meisten Unternehmen nicht infrage kommen.

 Stand: 07/2025

*Google Workspace Enterprise Preise sind nicht öffentlich, die Range ist eine grobe Schätzung. Microsoft bietet mehrere Versionen für Enterprise Kunden, wir haben uns hier auf die gängigsten fokussiert.

Allgemein kann man sagen, dass die Preise für die einzelnen Funktionen bei beiden Anbietern ähnlich sind. Zudem ist zu beachten, dass es sich hierbei um Listenpreise handelt, welche bei einem Kauf über einen Reseller ggf. verhandelt werden können. 

Google Workspace vs. Microsoft 365 – Empfohlene Tools / Alternativen

Obwohl die beiden Platzhirsche den Markt dominieren, gibt es Szenarien, in denen ich meinen Kunden bewusst einen Blick über den Tellerrand empfehle. Gerade wenn maximale Datenkontrolle und strenge Compliance-Anforderungen im Vordergrund stehen, stoßen die Standard-Cloud-Lösungen amerikanischer Konzerne manchmal an ihre Grenzen.

Hier können selbstgehostete Suiten wie ONLYOFFICE eine strategische Alternative sein. Sie bieten die Kernfunktionen rund um Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, werden aber auf den eigenen Servern betrieben. Das bedeutet: Sensible Daten verlassen niemals das Unternehmen. Für bestimmte Branchen ist das ein unschätzbarer Vorteil.

Die zweite Kategorie sind keine direkten Alternativen, sondern hoch spezialisierte Add-ons, die eine der Suiten gezielt erweitern. Ein exzellentes Beispiel aus meiner Praxis ist hier Empower, eine Erweiterung für Microsoft 365. Dieses Tool-Set sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter*innen Präsentationen und Dokumente erstellen, die zu 100 % dem Corporate Design entsprechen. Das sichert nicht nur einen professionellen Markenauftritt, sondern spart in der Praxis auch enorm viel Zeit bei der Erstellung.

Fazit und Ausblick

Wie ich eingangs erwähnt habe, durfte ich in den letzten Jahren beide Welten intensiv kennenlernen. Dabei hat sich ein klares Bild herauskristallisiert, das sich auch durch diesen Artikel zieht. Microsoft 365 ist zweifellos die mächtigere und flexiblere Lösung. Mit ihrem riesigen Funktionsumfang und dem tief integrierten Ökosystem an weiteren Business-Apps ist sie für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen oft die logische Wahl. Aus meiner Praxis weiß ich aber auch: Diese Komplexität kann schnell zu Problemen führen. Sei es durch Fehlkonfigurationen oder durch überforderte Mitarbeiter*innen.

Google Workspace verfolgt einen anderen Weg. Die Suite ist bewusst schlanker gehalten und besticht durch eine herausragende Benutzererfahrung und effiziente, webbasierte Arbeitsabläufe. Was ihr an Funktionsumfang im Vergleich zu Microsoft fehlt, macht sie durch Einfachheit und intuitives Design wieder wett.

Meine persönliche Empfehlung lautet daher:

Für kleinere, agile Unternehmen und Start-ups, deren Fokus auf unkomplizierter Kollaboration und den Kernfunktionen liegt, ist Google Workspace aus meiner Sicht oft die bessere und effizientere Wahl.

Für Unternehmen, die jahrelang in der traditionellen Microsoft Welt mit Windows-Servern und Active Directory verwurzelt waren, ist Microsoft 365 die sinnvolle Weiterentwicklung und meist der Weg des geringsten Wiederstandes.

Am Ende ist die Wahl der richtigen Bürosoftware aber auch eine Kulturfrage. Mein wichtigster Rat ist daher, führe vor der endgültigen Entscheidung einen Praxistest mit echten Teams durch. Denn erst im täglichen Gebrauch zeigt sich, welche der beiden Lösungen wirklich zu deinem Unternehmen passen.