ERP-SaaS: Definition, Funktion und Implementierung

Tim Fischer 30.5.2024

Bei ERP-SaaS handelt es sich um ein cloudbasiertes ERP-System. Was dieses auszeichnet, erfährst du in diesem Artikel

In diesem Beitrag erfährst du, was es mit SaaS-ERP, einem cloudbasierten ERP-System, auf sich hat und wie du dieses implementieren kannst.

SaaS-ERP ist eine Art cloudbasierte ERP-Lösung. Sie wird über das Internet aus dem Rechenzentrum eines Anbieters für Kund*innen bereitgestellt. SaaS-ERP bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile wie niedrige Kosten, eine fortschrittliche Benutzeroberfläche sowie Zugang zu neuen Technologien wie KI und IoT. Wenn du wissen willst, wo SaaS-ERP zum Einsatz kommt, welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt und wie du es implementieren kannst, solltest du jetzt weiterlesen.

Was bedeutet Software-as-a-Service (SaaS)?

Um überhaupt zu verstehen, was es mit SaaS-ERP auf sich hat, solltest du dir die beiden Akronyme einzeln ansehen. SaaS steht für Software-as-a-Service – einem Teilbereich des Cloud-Computings. Beim SaaS-Modell werden die IT-Infrastruktur als auch die Software über einen externen Anbieter betrieben und durch die Kund*innen als Dienstleistung genutzt. Somit können User die Software in der Cloud nutzen, ohne diese lizenzieren zu müssen oder die Hardware zu erwerben. Der Service wird dabei über das Internet bereitgestellt, während die Kund*innen die Software für eine monatliche Gebühr erwerben.

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Was bedeutet Enterprise-Resource-Planning (ERP)?

Enterprise-Resource-Planning (ERP) bezeichnet einen Prozess, den Unternehmen nutzen, um die wichtigsten Bereiche ihres Betriebs zu verwalten. Das ERP-System ermöglicht es den Anwender*innen, ihre Backoffice-Prozesse zu automatisieren und liefert eine einzige Quelle für Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen.

Die Hauptfunktionen von ERP-Lösungen umfassen:

  • Buchhaltung & Finanzwesen
  • Beschaffung
  • Projektmanagement
  • Enterprise-Performance-Management (EPM)
  • Supply-Chain-Management (SCM)
  • Anpassungsfähige Intelligenz
  • Predictive Analytics ERP
  • Risikomanagement

Empfehlenswerte ERP-Systeme

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ERP-SaaS: Definition und Funktionsweise

SaaS-ERP ist eine cloudbasierte ERP-Lösung, die als Service über das Internet bereitgestellt und in der Regel als monatliches Abonnement per User vertrieben wird. Das ERP-System wird auf den Servern des Anbieters betrieben, der die Software üblicherweise vierteljährlich aktualisiert.

Meist wird SaaS-ERP in einer mandantenfähigen Architektur ausgeführt. Das bedeutet, dass die Daten der einzelnen Mandanten vom Anbieter getrennt gehalten werden – die Softwareinstanz, die Datenbank und die unterstützende Infrastruktur werden jedoch gemeinsam genutzt.

Ein SaaS-ERP-System lässt sich einfach implementieren und nutzen, insbesondere da der Anbieter für die Aktualisierung und Wartung zuständig ist. Dies erhöht die Systemsicherheit und schützt das ERP-System vor Bedrohungen und Abstürzen. Zudem werden die IT-Kosten gesenkt. Die Kehrseite der Medaille ist, dass die Anbieter überwiegend Standardfunktionen anbieten und wenig Spielraum für individuelle Anpassungen im SaaS-ERP-Modell lassen.

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Welche Vorteile bietet ERP-SaaS für Unternehmen?

Der digitale Wandel schreitet immer schneller voran. Unternehmen müssen sich daher in die Lage begeben, ihre Masse an Daten effizient zu nutzen. Dies ist jedoch nicht möglich, wenn die Daten deines Unternehmens auf mehreren unterschiedlichen Systemen gespeichert sind, von denen einige möglicherweise nicht kompatibel sind. Hier kommt die SaaS-ERP-Software ins Spiel, die als einzige Quelle für deine Unternehmensdaten dienen kann.

Das Hosting von ERP in der Cloud hat viele Vorzüge. Bisher war die Implementierung von ERP ein langwieriger und schwieriger Prozess. Unternehmen waren gezwungen, eine komplexe Datenintegration durchzuführen und eine umfangreiche Infrastruktur einzurichten. Die SaaS-ERP-Implementierung gestaltet sich jedoch viel einfacher, da die Plattform von einem Cloud-Dienstleister gehostet und über das Internet bereitgestellt wird. Gleichzeitig verbessert SaaS-ERP-Software die Geschwindigkeit der Bereitstellung von Daten. Außerdem ist eine SaaS-ERP-Implementierung preiswerter als On-Premise-ERP, da die meisten IT-Kosten, die bei herkömmlichen ERP-Modellen anfallen, umgangen werden.

Hier findest du nochmal die Vor- und Nachteile eines ERP-SaaS-Systems auf einen Blick:

Vorteile von ERP-SaaS

Nachteile von ERP-SaaS

+ Geringere und einfach kalkulierbare Betriebskosten

- Die Kosten nehmen zu, wenn mehr User hinzukommen

+ Du zahlst lediglich für die User, die Zugang zum System benötigen

- Weniger Anpassungsmöglichkeiten der Software an individuelle Geschäftsprozesse

+ Mehr Datensicherheit und einfachere Instandsetzung

- Der Anbieter verwaltet alles und macht dich von seinen Fähigkeiten abhängig

+ Daten lassen sich leichter teilen

+ Großartige Out-of-the-Box-Funktionalität, die bereits diverse Aspekte des Geschäftsbetriebs abdeckt

+ Automatisierte Upgrades sparen Zeit und Aufwand und bieten den Nutzer*innen Zugriff auf die neuesten Features

+ Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert den Anwender*innen den Zugang zu mehr Systemfunktionen

+ Schnelle Skalierbarkeit und Flexibilität beim Einrichten oder Löschen von Nutzer*innen


Was beinhaltet ein modernes ERP-SaaS?

Moderne SaaS-ERP-Systeme setzen auf progressive Technologien und automatisieren Prozesse, um die Effizienz zu steigern. Dies untermauert auch eine 2020 durchgeführte weltweite Umfrage von Oracle und der Enterprise Strategy Group. Hierbei gaben 91 % der 700 befragten Führungskräfte des Finanz- und Betriebswesens an, dass „SaaS ein Wegbereiter für die Einführung neuer Technologien in Finanz- und Betriebsanwendungen ist.“ Werfen wir also einen Blick auf diese Technologien:

Internet of Things (IoT)

Du kannst dein ERP-System mit Echtzeitinformationen durch das Streaming von IoT-Daten optimieren. Dadurch kann dein Unternehmen mehr Transparenz und Effizienz gewinnen, indem es vorausschauende Wartung, Sicherheit am Arbeitsplatz, intelligente Fertigung und ein vernetztes Kundenerlebnis nutzt.

Die oben genannte Oracle-Umfrage besagt außerdem, dass Unternehmen mithilfe der IoT-Daten ihre benötigte Zeit für die Produktion und Erfüllung der Aufträge um mehr als sechs Werktage verkürzen können.

Digitale Assistenten

Mithilfe digitaler Assistenten, wie Chatbots, wird die Interaktion des ERP-Systems mit vielen weiteren Systemen vereinfacht. Ferner fördern sie die Produktivität, da sie Mitarbeiter*innen und Kund*innen bei ihren Aufgaben unterstützen, schnellere Analysen liefern, direkte Antworten geben und intelligente Empfehlungen aussprechen. Dies wird auch durch die Oracle-Studie bestätigt, in der die Befragten angaben, dass Chatbots zu einer Produktivitätsförderung von durchschnittlich 36 % beitragen.

Blockchain

Wenn Unternehmen eine sichere Zusammenarbeit mit zahlreichen Parteien anstreben, benötigen Sie eine Lösung, die alle Beteiligten in Echtzeit für den Datenaustausch zusammenbringt. Mit Blockchain können Unternehmen verlässliche Daten in einem kollaborativen Rahmen austauschen.

KI

Um bessere Entscheidungen zu fällen, Innovationen voranzubringen und Vorgänge zu automatisieren, machen sich Unternehmen die in ihren SaaS-ERP-Anwendungen integrierte KI zunutze. Zusammen mit dem maschinellen Lernen und der Robotic-Process-Automation (RPA) hilft die KI dabei, maßgeschneiderte Apps sowie vertikale Lösungen und Erweiterungen zu erstellen.

Wofür wird ein ERP-SaaS benötigt?

Es gibt viele Gründe, die für ein ERP-System sprechen. SaaS-ERP-Systeme kommen etwa häufig als Alternative zu On-Premise-ERP-Lösungen zum Einsatz. Das liegt insbesondere daran, dass sie günstiger und leichter zu pflegen sind und sich zudem einfacher mit anderen Usern und Systemen verknüpfen lassen. Ebenso nutzen Unternehmen SaaS-ERP, um Zugang zu fortschrittlichen Technologien zu erhalten, darunter KI, IoT und Blockchain.

Die Einsatzgebiete für SaaS-ERP sind äußerst vielfältig. So gibt es ERP-Systeme, zum Beispiel für IT-DienstleisterFinanzenMaschinenbau und ERP-Systeme für E-Commerce. SaaS-ERP dient dabei oftmals als erstes ERP-System für kleine Unternehmen und Start-ups. Dies ist auf die einfache Implementierung und die niedrigen Anschaffungskosten zurückzuführen.

Ebenso ist SaaS-ERP eine gefragte Option bei der Umstrukturierung eines ERP-Systems oder als zweite ERP-Plattform eines zweistufigen ERP-Systems. Viele Unternehmen migrieren auch von einem ausgedienten On-Premise-ERP-System zu Saas-ERP. Schließlich ist dies für sie die einfachste Möglichkeit, um an zukunftsweisende Technologien, wie Big Data oder Künstliche Intelligenz zu gelangen.

Worin unterscheiden sich ERP-SaaS, Cloud-ERP und On-Premise-ERP?

Wenn dein Unternehmen ERP einsetzen möchte, muss es sich zwischen einem lokal installierten System (On-Premise-ERP) und einer Cloud-ERP-Lösung entscheiden. Der Hauptunterschied besteht darin, dass On-Premise-Lösungen lokal auf deinen Unternehmensservern installiert und dann vom IT-Team verwaltet werden. Cloudbasierte ERP-Lösungen werden hingegen als Service bereitgestellt. Das ist auch der Grund für die Bezeichnung Software-as-a-Service. Die ERP-Software wird hierbei vom Anbieter in der Cloud betreut, während die Kund*innen mittels Browser oder App darauf zugreifen.

On-Premise-ERP

Cloud-ERP

Kosten

Niedrige Kosten im Vorfeld und vorhersehbare Kosten im Laufe der Zeit

Die anfänglichen Kosten sind deutlich höher, machen sich jedoch mit der Zeit bezahlt

Sicherheit

Der Anbieter sorgt sich um die Datensicherheit

Der*die Anwender*in ist für die Sicherheit zuständig

Implementierung

In der Regel einfache und zeitsparende Implementierung

Die Implementierung benötigt mehr Zeit, insbesondere wenn es viele Anpassungen gibt

Personalisierung

Bietet Stabilität und regelmäßige Updates des Anbieters, allerdings wenige Anpassungsmöglichkeiten

Zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten

Wie wird ERP-SaaS implementiert?

Da der Cloud-Anbieter für die IT-Infrastruktur zuständig ist und User die Software via Browser oder Smartphone-App nutzen, ist die SaaS-ERP-Implementierung nur eine Frage von Stunden oder wenigen Tagen. Verzögerungen können jedoch aufkommen, wenn Daten aus einem alten ERP-System migriert werden sollen. Natürlich musst du für deine Mitarbeiter*innen auch Zeit einplanen, sich mit der Software auseinanderzusetzen und sich an die neuen Möglichkeiten zu gewöhnen. Erschwerend kommt hinzu, dass SaaS-ERP mit weiteren SaaS-Anwendungen oder lokal installierter Software kommunizieren muss. 

Was kostet ein ERP-SaaS-System?

Wie bereits erwähnt, beruht SaaS auf einem Abonnementmodell. Daher fallen die Kosten für ERP-Software-as-a-Service im Vergleich zu On-Premise-ERP zunächst sehr gering aus – für dieses ist meist eine Vorablizenz nötig, die gerne mal mehrere Hunderttausend oder gar mehrere Millionen Euro betragen kann. Doch bereits nach ein paar Jahren und einem Zuwachs der Nutzerzahl kann SaaS die Gesamtkosten von On-Premise-ERP überholen. Da sie bei SaaS-ERP allerdings weniger finanzielle Mittel für Upgrades und die Wartung aufbringen müssen, sehen viele ERP-Anwender*innen SaaS als rentablere und zuverlässigere Lösung an.

Um die Gesamtbetriebskosten kalkulieren zu können, solltest du beim Kauf einer SaaS-ERP-Lösung besonders auf die unterschiedlichen Abonnementmodelle achten. Diese variieren stark und können sowohl gestaffelte Preise als auch Preise pro User beinhalten. Für die Cloud-Infrastruktur können zum Beispiel getrennte Preise aufgerufen werden, die von der Nutzung abhängen.

Was sind beliebte ERP-Systeme, die als Software-as-a-Service angeboten werden?

Es folgt eine Auflistung der besten ERP-Syteme, die als ERP-SaaS-Software erhältlich sind:

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Tim Fischer
Autor*In
Tim Fischer

Tim ist ein freiberuflicher Journalist / Content Writer, der OMR Reviews in den Bereichen Marketing und Softwares unterstützt. Seit seinem Onlinejournalismus-Studium schreibt er unter anderem für Computer Bild, XING und Finanzcheck.de. Wenn er nicht gerade am Texten ist, spielt er auf seiner Stratocaster die Klänge von Hendrix, Frusciante und Gilmour nach.

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