Die besten Social-Intranet-Plattformen im Anbietervergleich

Was ist Social Intranet Software?

Eine Social-Intranet-Software (Social Intranet App) ermöglicht die Bereitstellung einer ausschließlich firmenintern zugänglichen Plattform zur Kommunikation bzw. zum Informationsaustausch und zur Kollaboration für Mitarbeiter:innen sowie andere Angehörige eines Unternehmens. Nutzer:innen bekommen dort beispielsweise die Möglichkeiten, zu diskutieren, Fragen zu stellen, wichtige Dokumente oder Termine zielgenau, schnell zu verbreiten und sich innerhalb geschlossener oder auch offener (Projekt-)Gruppen auszutauschen. Dabei sind entsprechende Lösungen in ihren Möglichkeiten und Prozessen an typische soziale Netzwerke angelehnt. Heute ist der Übergang zwischen einer Intranet Lösung und einer Social Intranet Software oftmals fließend, da fast niemand mehr ein klassisches Top-down-Intranet benötigt. Je nach Anwendungsfall laufen Social Intranet Tools manchmal auch unter den Bezeichnungen „Collaboration-Software“, „Team-Software“ oder „agile Projektmanagement-Software“. Mitarbeiter-Apps können durchaus ebenfalls in diese Kategorie fallen.

Gute Social Intranet Anbieter bzw. Software Intranet bringen unter anderem folgende Features oder Vorteile mit:

• Die Schaffung eines Knotenpunkts für Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Zentraler Zugriff auf Unternehmensdokumente und Mediendateien
• Schnelle unternehmensweite Weitergabe von Informationen.
• Integration mit anderen business-wichtigen Software-Lösungen zur Prozessoptimierung.
• Effizienzsteigerung spezifischer Unternehmensprozesse und Unterstützung des Wir-Gefühls und des Internal-Brandings bzw. der Corporate Identity.

Das sind beliebte Social Intranet Softwares

• Microsoft SharePoint

• Haiilo

• HUMANSTARSapp

• Überblick

• Workplace by Facebook

• Staffbase

• Just Social

• Jive

• Beekeeper

• Intrexx

Was ist das besondere an Social Intranet Software und Mitarbeiter Apps im Vergleich zu klassischer Intranet Software?

Der Ausdruck „Intranet“ beschreibt erst einmal ein firmeninternes Netz, welches nicht öffentlich zugänglich ist. Heute wird der Begriff häufig übergreifend für eine Vielzahl von internen Anwendungen synonym verwendet, wenn diese wichtige Informationen übermitteln, organisatorische Vorgänge managen oder auch die Zusammenarbeit optimieren lassen. Das Social Intranet basiert dabei auf einer Idee, die vollkommen von der Intention des sogenannten klassischen Intranets abweicht. Beim letzterer greift bei jeglichen Prozessen das Top-down-Prinzip. Das heißt, dass hier in aller Regel Vorgesetzte Inhalte in Umlauf bringen bzw. Vorgänge anstoßen. Die Belegschaft hat keine Möglichkeiten zur Interaktion, zum Geben von Feedback oder gar zur Generierung von eigenem Contents. Die Inhalte eines solchen Intranets sind damit eher statisch. Das Social Intranet bedient sich hingegen Konzepten, die man von sozialen Netzwerken kennt. Jeder hat die Chance, sich einzubringen, sprich Beiträge zu posten, zu teilen, zu kommentieren etc. Zudem gibt es normalerweise direkte Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge. Einen ähnlich interaktiven Ansatz verfolgen auch Mitarbeiter-Apps. Zu Social Intranet Software sind Mitarbeiter-Apps im Vergleich jedoch allgemein weniger umfangreich und eher auf die Kommunikationsoptimierung ausgerichtet.

Wie funktioniert Social Intranet Software?

Eine Social Intranet Software ist in seinen Funktionen in aller Regel an typische soziale Netzwerke, wie Facebook oder Twitter, angelehnt. Der große Unterschied gegenüber diesen offenen Netzwerken besteht darin, dass Social Intranet Lösungen abgeschlossene Netzwerke generieren, zu denen ausschließlich Mitarbeiter und andere Angehörige eines Unternehmens Zugang haben. Jeder Beteiligte bekommt hier einen individuellen Account mit spezifischen Login-Daten. Die Mitglieder haben dann die Möglichkeit, sich - wie von anderen sozialen Netzwerkumgebungen bekannt - anzumelden und mit Kollegen zu chatten, aktuelle Projekte weiterzubringen oder einfach zu liken, Neuigkeiten abzufragen, wichtige Dokumente zu teilen, direkt an Aufgaben im Team zu arbeiten und vieles mehr zu tun. Dabei stehen insbesondere die Kommunikation und Kollaboration im Vordergrund. Wichtige Nachrichten, Dokumente, Termine etc. können durch ein Social Intranet schneller und direkter verbreitet werden. Eine solche Lösung bildet zudem eine zentrale Plattform, auf der Anwender:innen unmittelbar zentrale Projektdaten zusammenfließen lassen und diese bearbeiten können. Insbesondere Unternehmen, die stark auf Kollaboration bzw. Teamwork setzen, ziehen aus Social Intranet Software in der Regel große Vorteile. Hier können beispielsweise Teamräume geschaffen werden, in denen jeweils beteiligte Personen Ideen entwickeln, Probleme lösen, Aufgaben organisieren oder Projekte vorantreiben.

Welche Vorteile bieten Intranet Lösungen?

Diverse klare Vorteile wurden zuvor bereits direkt oder indirekt angesprochen. Im Folgenden soll nun ganz konkret auf die Benefits von Social Intranet Software eingegangen werden.

• Neben offensichtlichen Kostenvorzügen gegenüber physischen Medien zur Mitarbeiter:innen-Information (Wegfall von Druckkosten für eine Unternehmenszeitschrift, keine Aufwände für Aushänge usw.) erhöht eine Social Intranet Software auch die Informationsgeschwindigkeit. Nachrichten können schnell und sehr gezielt an Mitarbeiter:innen ausgespielt werden. Insbesondere Unternehmen, die sich auf dynamischen Märkten bewegen, also prompt auf Veränderungen reagieren müssen, profitieren hier enorm.
• Die Bündelung von Wissen verringert Zeitverluste, die bei der klassischen Suche nach Informationen und/oder Ansprechpartnern:innen häufig gegeben sind. Die oft beklagten Reibungsverluste können deutlich minimiert werden.
• Social Intranet Software kann erheblich dazu beitragen, die E-Mail-Flut in Unternehmen einzudämmen, indem Fragen, Diskussionen, Tasks etc. einfach in entsprechenden Räumen des Social Intranets organisiert werden. Das spart letztendlich sehr viel Zeit.
• Teamräume erlauben es, Teamwork und generell Kollaboration effizient zu gestalten. Unternehmen können ihre Agilität antreiben und einfach sehr flexibel von praktisch jedem beliebigen Ort aus an Projekten zusammenarbeiten.
• Vor allem durch die Chancen, dass Mitarbeiter:innen im Social Intranet Ideen und Verbesserungsvorschläge diskutieren sowie generell Input liefern bzw. frei interagieren können, erhöht sich die Innovationsfähigkeit eines Betriebs. Darüber hinaus wirken sich entsprechende Möglichkeiten und Freiheiten tendenziell sehr positiv auf die Unternehmenskultur, das Wir-Gefühl sowie die Corporate Identity aus.
• Auch in puncto Datenschutz hat Social Intranet Software Vorteile. Alles was dort diskutiert, bearbeitet oder organisiert wird, ist für die Außenwelt nicht zugänglich. Zudem können Inhalte durch unterschiedliche Nutzerrollen eingeschränkt werden.

Was sind die zentralen Funktionen von Social Intranet Software?

Social Intranet Anbieter stellen natürlich ganz unterschiedliche Systemkomponenten bereit. Es gibt aber einige typische Funktionen, die viele Social Intranet Lösungen mitbringen. Dazu gehören insbesondere die Standard-Funktionen eines sozialen Netzwerkes, wie folgende.

• Individuelle Accounts mit Profilen
• Live-Chat-Funktion
• Newsfeed
• Interaktionsmöglichkeiten, wie Liken, Folgen, Teilen
• File-Sharing
• Gruppen oder Teamräume

Erweiterte Features fördern ein umfassendes Wissens- und Erfahrungsmanagement. Beispielsweise können Wikis und Blogs komplexe Sachverhalte, die für einen großen Teil der Belegschaft direkt oder indirekt Relevanz haben, darlegen und so eine Schwarmintelligenz pushen. Zudem bekommen Mitarbeiter:innen Gelegenheit, mit einer Expertensuche und einem Expertenaustausch immer schnell genau die richtigen Fachleute für spezifische Anliegen auszumachen. Manch eine Social Intranet Software bringt auch Funktionen mit, die man eher von einem CRM-Tool (CRM - Customer-Relationship-Management) oder einem HRM-Tool (HRM - Human-Ressources-Management) erwarten würde. Anwender:innen haben bei solchen Lösungen zum Beispiel die Möglichkeit, die externe Kommunikation ebenfalls zu optimieren, wie etwa mit Kunden:innen und Partnern, oder jene gleich als Gäste in das Intranet einzubeziehen. Das Social Intranet kann darüber hinaus zum Zeiterfassungssystem werden, das einen dynamischen Kalender und Optionen zur Urlaubsplanung umfasst.

Welche Typen von Social Intranet Software gibt es?

Interessierte haben bei Social Intranet Software grundsätzlich zwei Typen zur Auswahl: Sie können ein System in Anspruch nehmen, das auf den eigenen Servern läuft oder eine Cloud Intranet Software als SaaS (Software-as-a-Service) nutzen. Im erstgenannten Fall bestehen in aller Regel größere Freiheiten und Unternehmen wissen stets, wo ihre Daten gelagert sind. Die Informationen verlassen hier den Betrieb idealerweise nicht, was in Sachen Datensicherheit und Datenschutz immer ein klarer Vorteil ist. Bei entsprechenden Lösungen spricht man von On-Premise-Software. Diese hat jedoch nicht nur Vorteile: So müssen für das Hosting auf den eigenen Servern zunächst einmal die nötigen Ressourcen und ausreichend Know-how vorhanden sein. Des Weiteren sind Betriebe für die Wartung und Instandhaltung derartiger Systeme weitestgehend selbst verantwortlich. Ein externer Partner, der diese und weitere erforderlichen Voraussetzungen schafft, muss selbstverständlich extra bezahlt werden. Viele Interessenten:innen fragen sich in diesem Zusammenhang: Gibt es Intranet Software open source und on-premise? Ja, der Markt bietet auch Social Intranet Open Source Software, die vollkommen kostenlos verwendet werden kann. Die Verwaltung müssen Unternehmen dann aber immer noch selbst organisieren und die Funktionen solcher Anwendungen sind zumeist eingeschränkt. In der Cloud bzw. mit einer SaaS-Lösung bestehen oben genannte Probleme nicht. Das gesamte System inklusive Daten läuft dann auf den Servern des Social Intranet Anbieters. Hier ist allerdings unbedingt darauf zu achten, dass mit sämtlichen Informationen diskret sowie gemäß der DSGVO umgegangen wird.

Worauf sollte man bei der Auswahl einer Intranet Lösung bzw. Social Intranet App besonders achten?

Integration beachten Muss das zukünftige Social Intranet mit einem CRM-System, Google Drive, Microsoft Office oder anderen business-wichtigen Tools zusammenarbeiten können? Dann gilt es darauf zu achten, dass die Software der Wahl auch die passenden Integrationen mitbringt. Sollten ganz spezielle Systeme angeschlossen werden müssen, können IT-Profis häufig auch den Weg über eine entsprechende API-Schnittstelle gehen. Damit sind Integrationen zu fast jeder Software nachträglich hinzufügbaren – natürlich nur mit dem nötigen Know-how.

Langfristig denken Generell sollte darauf geachtet werden, ein System zu wählen, das regelmäßig und wahrscheinlich auch zukünftig kontinuierlich Aktualisierungen erhält. Nur dann kann man es wirklich auf lange Sicht zweckmäßig nutzen. Herauszufinden, ob diese Voraussetzung erfüllt wird, ist natürlich nicht einfach. Denn selbstverständlich sichern alle Entwickler ihren Kunden:innen langfristigen Support zu. Ob ein Unternehmen dieses Versprechen halten kann, ist jedoch durchaus über einen Blick auf die Update-Historie und allgemein auf das Bestehen der jeweiligen Software abzuleiten.

Sicherheit und Datenschutz beachten Man sollte auch bei der Anschaffung einer Social Intranet Software an die DSGVO denken. Mit einem Anbieter aus Deutschland sind Interessenten:innen, was den Datenschutz angeht, meistens auf der sicheren Seite. Zu achten ist zudem auf sicherheitsspezifische Referenzen des Social Intranet Anbieters.

Laufende und gegebenenfalls versteckte Kosten kalkulieren Mit Schnittstellen zur Datensynchronisation, weitreichenden Administrationsoberflächen und Service-Pauschalen kann das Investitionsrisiko gesenkt werden. Vor der Anschaffung einer Lösung lohnt es sich zudem immer, einen genauen Blick auf das Kleingedruckte zu werfen. Versteckte Kosten für Support, Updates und Wartung sind durchaus möglich.

Support prüfen Nicht wenige Intranet Anbieter stellen zwar gerne ihre Software bereit, aber keinen wirklich zufriedenstellenden Support. Interessierte sollten demzufolge auf direkte Kundenservice-Angebote, personelle Kapazitäten, eventuelle langjährige Erfahrungswerte mit einer Support-Community und generell Service-Referenzen achten. Oft ist bereits an der Webseite eines Anbieters zu erkennen, wie stark die Betreuung im Alltag ausfällt. Werden Chats und transparente Angaben zum Kundendienst geboten, wirft das ein positives Licht auf das Unternehmen. Dass Support in der Launch-Phase oder eine zielführende und auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnittene Betreuung extra kosten, ist relativ normal. Solche Angebote können für den langfristigen Erfolg des eigenen Social Intranets durchaus wichtig sein, was eine Investition dann rechtfertigt.