So erstellt Ihr in 6 Schritten den perfekten Projektplan

Gute Planung ist das A und O im Projektmanagement

„Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert“, sagte einst Hannibal aus der 80er-Serie A-Team. Der Phrase lag aber stets auch die Planung zugrunde, was beim Projektmanagement nicht anders laufen darf. Umso besser die Planung, desto eher knallen am Ende die Korken, wenn das Projekt zur allgemeinen Zufriedenheit verlaufen ist. Ein Projektplan ist aber nicht nur wichtig für den Verlauf eines Projektes, sondern dient auch als Grundlage für ein gutes Kick-Off-Meeting und skizziert das gesamte Vorhaben. Dafür müssen zahlreiche Fragen beantwortet, Infos gesammelt und Aufgaben definiert werden.

Also haben wir uns hingesetzt und aufgeschrieben, was einen guten Projektplan ausmacht und wie Ihr einen Projektplan erstellt. Zusätzlich haben wir Euch eine Projektplan-Vorlage für Word erstellt, die Ihr weiter unten downloaden könnt und zeigen Euch das ein oder andere Projektplan-Beispiel. Insgesamt sind 6 Schritte herausgekommen, die ausreichen, um Euch optimal auf Projekte jeglicher Größenordnung vorzubereiten. Und als Spitze des Eisbergs liefern wir Euch passende Software-Empfehlungen von unserer Vergleichsplattform OMR Reviews mit.

Das beinhaltet ein Projektplan

Die Frage, wer für die Erstellung des Projektplans zuständig ist, stellt sich eigentlich nicht. Es sollte immer der:die Projektleiter:in sein. Er:sie muss sich am Ende vor den Auftraggebern und der Chef:innen-Etage rechtfertigen. Auf der anderen Seite obliegt es ihm:ihr sämtliche Beteiligten während des Projektes zu dirigieren, um die Ziele zu erreichen, die im Projektplan festgehalten wurden. Haltet aber immer im Hinterkopf, dass die Goals ambitioniert sein, jedoch realistisch bleiben und besonders nicht den (Finanz-)Rahmen sprengen dürfen. Im Grunde ist ein Projektplan nichts anderes als ein Blueprint, das so konkret wie möglich folgende Parts beinhaltet:

  • Ziele
  • Projekt skizzieren
  • Aufgaben festlegen
  • Zeitplan erstellen und visualisieren
  • Rollen festlegen
  • Ressourcen definieren
  • Kommunikation und Controlling bestimmen
  • Plan B haben
  • Kick-Off-Meeting terminieren und vorbereiten

Eine Zauberformel des Projektmanagements besagt, wie detailliert ein Projektplan sein sollte: umso genauer der Plan, desto erfolgversprechender die Umsetzung. Zugegeben, die Zauberformel haben wir soeben erfunden, jedoch ist pure Wahrheit dran. Bei der Projektplanung geht es zudem viel um Akzeptanz, Infos an wichtigen Stellen einholen und die Wegbereitung einer effizienten Umsetzung.

Schritt für Schritt zum perfekten Projektplan

Schritt 1 – Informationen gehen über alles

Ob es Euer erstes oder Euer x-tes Projekt ist: Der wichtigste Schritt, um einen guten Projektplan zu erstellen, ist der Gehalt an Informationen. Umso mehr Ihr sammeln könnt, desto konkreter wird die Planung. Unterhaltet Euch mit den Stakeholder:innen.

  • Was sind ihre Erwartungen?
  • Welche Ziele sollen in ihren Vorstellungen erreicht werden?
  • Inwiefern möchten sie auf dem Laufenden gehalten werden?
  • Welches Budget und welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
  • Wie passt das Projekt zur Unternehmensphilosophie?
  • Woran messen sie den Erfolg?

Vergesst aber eines nicht: Wenn Ihr Projektleiter:in sein, versteht Ihr etwas von der Materie, in der das Projekt spielt. Wenn Ihr denkt, dass Erwartungen oder Ziele unrealistisch sind, müsst Ihr das ansprechen. Anderenfalls werden diese hinterher so groß auf Seiten der Stakeholder:innen sein, dass Ihr unmöglich erfolgreich sein könnt. Bringt auch Eure Ideen mit ein. Das Wichtige an einer solchen Unterhaltung ist der Austausch und der informative Gehalt für Euch. Ihr könnt Euch zusätzlich auch Lessons Learned anschauen – entweder aus Euren eigenen vergangenen Projekten oder denen anderer Projektmanager:innen. Schritt eins ist also das Fundament Eures Projektplans.

Schritt 2 – Ziele auf den Punkt bringen

Nun müsst Ihr es schaffen, die Ziele möglichst präzise auf den Punkt zu bringen. Definiert sie und erklärt, wann sie als erreicht gelten. Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Dabei geht es sowohl um die Festlegung der Meilensteine, die zwischendurch erreicht werden wollen, als auch um das absolute Endziel. Nicht jedes Projekt hat solch eins; vor allem, wenn Ihr Euch im agilen Projektmanagement bewegt. Hierbei reichen die einzelnen Definitionen der Milestones und/oder Sprints und wann diese als erfolgreich abgeschlossen gelten.

Unterschätzt den Wert dieses Schrittes nicht. Deklariert Ihr die Ziele nicht genau oder gebt „Das Projekt soll irgendwann zwischen 2022 und 2024 abgeschlossen sein“ an, ist Euer Projekt fast schon zum Scheitern verurteilt. Da sind zum einen unerfüllte Erwartungen und zum anderen mangelnde Effizienz zu erwarten. Die Ziele und Zwischenstopps dienen auch als Anhaltspunkte für das Team und die Steakholder:innen. Legt Ihr fest, wann, was und warum erledigt sein soll, weiß jeder was Sache ist.

Schritt 3 – Aufgaben definieren

Eine hilfreiche Unterstützung ist anschließend die Definierung sämtlicher To-dos. Also, was habt Ihr und das Team zu erledigen, um die Ziele zu erreichen. Dabei könnt Ihr zusammenhängende To-Dos in Arbeitspakete gruppieren, um den Überblick zu behalten. Habt Ihr bereits konkrete Personen im Kopf, die sich dem jeweiligen Aufgabenfeld widmen sollen, ordnet sie zu. Anderenfalls könnt Ihr Fähigkeiten und Positionen dazuschreiben, um in Schritt 5 die nötigen Ressourcen und Rollen auflisten zu können. Deadlines sind ebenfalls ein wichtiges Instrument, um die Ziele rechtzeitig zu erledigen. Arbeitet aber immer ein wenig Puffer ein, schließlich ist kein Plan 1:1 umsetzbar, ohne unerwartete Ereignisse zu passieren.

Für die Visualisierung der Aufgaben nutzt Ihr am besten Projektmanagement-Tools. Dort zentralisiert Ihr sämtliche Vorgänge für das ganze Team, könnt den im nächsten Schritt folgenden Zeitplan aufstellen und teilt die To-dos schnell und einfach zu. Das Ganze bezeichnet man auch als Pflichtenheft. Es beinhaltet jedes Ergebnis und jede Leistung, welche notwendig sind, um das Projekt fertigzustellen. Je nach Projekt empfehlen Nutzer:innen auf unserer Software-Vergleichsplattform OMR Reviews dafür folgende drei SaaS:

Sprechen Euch diese noch nicht an, warten noch über 30 weitere Tools für das Projektmanagement auf OMR Reviews auf Euch.

Schritt 4 – Zeitplan visualisieren

Erstellt einen Projektablaufplan, der Euch und alle anderen im Team glasklar aufzeigt, wie die Reise aussieht, wann die einzelnen Etappen geschafft sind und wann das Ziel als erreicht gilt. Diesen visualisiert Ihr am besten, um ihn einerseits im Kick-Off-Meeting gut präsentieren zu können, anderseits haben alle Projektbeteiligten jederzeit einen Überblick.

Wie lässt sich der Projektablaufplan darstellen? Dazu legt Ihr diesen am besten ebenfalls in einem Projektmanagement-Tool an. Die meisten haben dafür ein entsprechendes Feature integriert – meist in Anlehnung an das Gantt-Chart – wie beispielsweise awork oder MeisterTask. Auf diese Weise bildet Ihr sämtliche Aufgaben grafisch ab, wodurch zusammenhängende To-dos klar werden, Deadlines einsehbar sind und Meilensteine hervorgehoben werden.

Gantt-Zeitplan

Zeitplanung als Gantt-Chart im Projektmanagement.

Den besten Tipp, den wir Euch in Bezug eines Zeitplans geben können, ist aber folgender: Legt Euch einen Plan B zurecht! Damit meinen wir genau zwei Dinge. Das eine ist zeitlicher Puffer, den Ihr immer und überall beachten solltet, da immer mal jemand ausfallen oder etwas anderes dazwischenkommen kann. Das andere ist das gedankliche Durchspielen von Szenarien, die entstehen könnten und im Worst Case Euren Projektplan inklusive Eurer Timeline auf den Kopf stellen. Dabei helfen Euch die bereits erwähnten Lessons Learned und Eure eigene Erfahrung. Aber bleibt entspannt: Ihr könnt Euch unmöglich auf alles vorbereiten!

Ist Eure Planung durchdacht, müsst Ihr nicht gleich mit Chaos rechnen, wenn etwas nicht so läuft wie es soll. Ihr könnt Euch stattdessen vollkommen dem aufgetretenen Problem widmen, ohne Angst haben zu müssen, dass das restliche Kartenhaus zusammenfällt. Der Projektplan wird derweil weiter umgesetzt.

Schritt 5 – Ressourcen und Rollen festlegen

„Wer bin ich – und wenn ja, wie viele“ könnte auch das Motto zu Schritt 5 lauten. „Ich“ ist in diesem Fall der Projektplan und „wie viele“ legt fest, was an Ressourcen und personellem Aufwand notwendig sind, um diesen umzusetzen. Diese Entscheidung müsst Ihr treffen, habt aber im Gespräch mit den Stakeholdern:innen bereits erfahren, was zur Verfügung steht, respektive festgestellt, was Ihr ungefähr braucht. Während der Ausarbeitung des Zeitplanes habt Ihr außerdem konkretisiert, wie groß das Team sein muss, um sämtliche Aufgaben innerhalb Eures Zeitrahmes umzusetzen. Zu den Ressourcen gehören somit zusammenhängend

  • Personal
  • monetäres Budget
  • Zeit

und darüber hinaus

  • Räumlichkeiten
  • Arbeitsgeräte und Materialien

Ressourcen machen ebenfalls einen Puffer notwendig. Mitarbeiter:innen können während des Projekts das Unternehmen verlassen oder krank werden. Oftmals entsteht zudem mehr Arbeit als erwartet. In diesen Fällen sollten genug Ressourcen in Form von Personal und Geld vorhanden sein, um solche Szenarien aufzufangen. Da kann der Projektplan noch so gut sein: Kaum ein Projekt schafft eine Punktlandung bezüglich Ressourcen und Zeitplan!

Schritt 6 – Kommunikations-Wege und Controlling

Kommunikation ist nicht nur in Beziehungen wichtig, damit es langfristig zusammen klappt, sondern auch existenziell für den Erfolg eines Projektes. Zahlreiche Studien im und außerhalb des Projektmanagements haben mittlerweile bewiesen, dass schlecht durchdachte Kommunikation ein Zeitfresser par excellence ist. Glücklicherweise hat die digitale Welt diverse Software-Lösungen auf Lager, die Euch und dem Team eine effektive Arbeit am Projekt liefern, sowie Eurem Team ermöglichen Informationen schnell auszutauschen. Wichtig ist nur, dass Ihr sämtliche Kommunikationskanäle im Projektplan vorgebt. Folgende legen wir Euch nahe:

  • E-Mails für Quartals-Reports an Steakholder:innen und Vorgesetzte
  • Slack für die interne Kommunikation (rechnet Zeit ein, es für das Projekt einzurichten)
  • Google Meet für Videokonferenzen (mit Bildschirmübertragung, falls nötig), um nicht immer auf Vor-Ort-Meetings angewiesen zu sein
  • Projektmanagement-Tools, in denen sämtliche Fortschritte, Protokolle und Änderungen für jeden einsehbar festgehalten werden
Slack-Kommunikation

Kommunikation über das Tool Slack.

Oftmals findet Ihr Communication-Features auch in den Projektmanagement-Tools selbst. Weiter unten zählen wir einige auf.

Am Ende dürft Ihr zudem nicht vergessen eine Controlling-Instanz einzubauen, die den Hut aufhat. Diese ist dafür verantwortlich, dass der Projektplan umgesetzt wird und Zeiten eingehalten werden. Das könnt Ihr als Projektleiter:in sein oder Ihr teilt eine:n Projektmanager:in dafür ein. In letzterem Fall solltet Ihr dennoch immer im Bilde über alles sein.

Finaler Schritt – Kick-Offs vorbereiten

Um sämtliche Beteiligten informativ und vorbereitend auf einen Nenner zu bringen, helfen Kick-Off-Meetings. Diese sind mindestens genauso wichtig wie ein ordentlicher Projektplan

Möglichkeiten für einen Projektablaufplan und kostenlose Vorlage

Die da wären: Handschriftlich verfassen, Word- oder Excel-Dokument erstellen oder ein Projektmanagement-Tool verwenden. Das erste ist wohl zu old school für die heutigen (digitalen) Zeiten, die anderen beiden Möglichkeiten sind durchaus gängig. Meistens ist es ratsam, einen Mix aus beidem zu verwenden. Seid Ihr gerne in Microsofts Produkten unterwegs, haben wir Euch eine Projektplan-Vorlage für Word erstellt.

Ihr möchtet z. B. eine Projektplan-Vorlage für Excel? Die findet ihr in der Software selbst, wenn Ihr unter den Vorlagen nach „Gantt-Diagramm“ oder „Projektplan“ sucht. Sowohl bei Word als auch bei Excel könnt Ihr anschließend hervorragend ein PDF daraus machen, welches Ihr ausgedruckt oder digital an die Steakholder:innen und andere Verantwortliche austeilen könnt.

Das ergänzt Ihr anschließend mit einem Projektmanagement-Tool. In diesem könnt Ihr die Mehrheit der sechs Schritte umsetzen, um die Planungen dem gesamten Team zugänglich zu machen. Auf OMR Reviews findet Ihr über 30 Stück, zu denen verifizierte Nutzer:innen jeweils ihre Erfahrungen teilen. Eine kleine Auswahl findet Ihr hier:

  • Asana wurde u. a. vom Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz entwickelt und gehört zu den prominentesten Projektmanagement-Tools auf dem Markt.
  • Factro ist eine Cloud-Software für Aufgaben- und Projektmanagement. Ein Fokus des in Deutschland entwickelten Tools ist das Erstellen von Projektstrukturplänen und Gantt Charts.
  • MeisterTask setzt auf die Kanban-Methode und ist Meister darin die Aufgaben an den Workflow Eures Teams anzupassen.
  • Notion vereint im Grunde die Eigenschaften von Word, Excel und OneNote. Es hilft Euch den Projektplan zu erstellen, zu organisieren und die To-Dos zu managen.
Notion-Projektplan

Notion in der Projektplanung.

6 Minuten diesen Artikel gelesen und nun raucht der Kopf etwas? Ja, das gehört alles zu einem Projektplan, aber im Grunde ist dieser rasch erstellt, sobald Ihr die wichtigsten Infos zusammengetragen habt. Zusammen mit unserer Word-Vorlage und der passenden Software sind die Weichen für ein erfolgreiches Projekt schnell gestellt.

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