Diese Salesforce-Automationen solltest du unbedingt kennen

Sergej Plovs4.2.2026

In diesem Artikel erfährst du, was Salesforce-Automationen wirklich leisten, welche Automationsarten es gibt und wie sie in der Praxis für verlässlichere Abläufe sorgen

Inhalt

Was sind Automationen in Salesforce?
Welche Vorteile bieten Automationen in Salesforce?
Welche Fehler vermeiden Automationen in Salesforce?
Die wichtigsten Arten von Automationen in Salesforce
Wie sehen Salesforce-Automationen in der Praxis aus?
Für wen sind Automationen in Salesforce geeignet?
Welche Tools lassen sich mit Salesforce für noch mehr Automatisierung kombinieren?
Fazit und Ausblick

Das Wichtigste in Kürze

Salesforce-Automationen setzen klar definierte fachliche Logik in verlässliche und nachvollziehbare Prozesse um, die nicht von Einzelpersonen abhängen.
Die Automatisierung führt zu einer höheren Verlässlichkeit, verbesserter Datenqualität, kürzeren Durchlaufzeiten und besserer Skalierbarkeit.
Prozessautomatisierungen verhindern typische Fehler wie verlorene Leads, fehlerhafte Übergaben zwischen Teams und inkonsistente Datenpflege.
Der Flow-Builder ist der zentrale Baustein für Automatisierungen und sollte durch Zuweisungsregeln und Freigabeprozesse ergänzt werden.

Was sind Automationen in Salesforce?

In Salesforce Sales Cloud bedeutet Automation nicht einfach nur, dass etwas schneller und ohne manuelle Schritte passiert. Automation ist der Punkt, an dem ein Prozess so klar abgebildet ist, dass Salesforce ihn zuverlässig ausführen kann. Ohne Bauchgefühl, ohne Zuruf, ohne dass einzelne Schritte an Erinnerungen oder persönlichen Routinen hängen.

Genau dort entsteht der eigentliche Nutzen. Salesforce trifft auf Basis definierter Regeln Entscheidungen, stößt Aktionen an und protokolliert sie nachvollziehbar und vollständig. Das kann eine Zuweisung sein, eine Freigabe, eine Erinnerung, ein Update von Feldern oder eine Eskalation im Service innerhalb des CRM-Systems.

In der Praxis begegnet mir hier oft ein Missverständnis: Viele Teams denken bei Automation zuerst an technische Features. Ich starte bewusst anders. Erst kommt die fachliche Logik. Wer soll wann reagieren? Welche Informationen müssen zu diesem Zeitpunkt vorhanden sein? Welche Ausnahmefälle sind realistisch? Erst wenn diese Fragen sauber beantwortet sind, wird aus Salesforce ein System, das Arbeit abnimmt, statt zusätzlichen Aufwand zu erzeugen.

Automatisierungen wirken in Salesforce an mehreren Stellen gleichzeitig: Sie strukturieren die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing und Service, weil Übergaben nicht mehr zufällig passieren. Sie stabilisieren die Datenqualität, weil Pflichtlogiken und Prüfungen nicht verhandelbar sind. Und sie machen Abläufe messbar, weil Entscheidungen nachvollziehbar im System landen.

Außerdem verkürzen sie Durchlaufzeiten, weil Standardfälle ohne manuelle Zwischenschritte direkt weiterlaufen oder automatisch eskaliert werden. Nicht zuletzt unterstützen sie auch Compliance und Governance. Denn Freigaben, Dokumentationspflichten und Berechtigungslogiken werden konsistent erzwungen und revisionssicher protokolliert.

Nach meinem Verständnis ist das der Kern: Automationen sind keine Spielerei und kein Selbstzweck. Sie sind die Übersetzung von gutem Prozessdenken in tägliche Routine.

Welche Vorteile bieten Automationen in Salesforce?

Der größte Vorteil von Automationen ist aus meiner Sicht die Verlässlichkeit. Prozesse laufen nicht so, wie sie in Workshops an die Moderationswand gepinnt sind, sondern so, wie sie im Alltag wirklich stattfinden. Genau hier entstehen Reibungen. Leads werden beispielsweise zu spät kontaktiert, Aufgaben werden doppelt (oder gar nicht) erledigt, wichtige Informationen bleiben in E-Mails hängen statt im CRM-System.

Eine gut gebaute Automation nimmt diese Zufälle aus dem Ablauf. Sie sorgt dafür, dass der nächste Schritt nicht von der Tagesform einzelner Mitarbeitender abhängt, sondern von einem definierten Prozess, den Salesforce konsequent ausführt.

Ein zweiter Vorteil ist Geschwindigkeit – aber nicht als Selbstzweck, sondern als Grundlage für eine verlässliche Customer Experience sowie für Echtzeit-Personalisierung an den relevanten Touchpoints. Entscheidend ist hier, wo Tempo wirkt: Im Vertrieb etwa ist es häufig die erste Reaktion auf eine Anfrage. Im Service dagegen sind es klare Reaktionszeiten und eine saubere Eskalation.

Wenn Salesforce Zuständigkeiten automatisch klärt, Prioritäten setzt, erinnert und bei Bedarf eskaliert, sinken Liegezeiten spürbar. Gleichzeitig wirkt der Ablauf für Kund*innen professioneller, weil Verantwortung sichtbar ist und Rückfragen seltener werden.

Automationen verbessern außerdem die Datenqualität. In vielen Organisationen ist Datenpflege eine Pflichtübung. Das ist nachvollziehbar, aber riskant. Jede Auswertung, jede Segmentierung und jeder Einsatz von KI in der Marketing Automation steht und fällt mit der Qualität der Daten. Dafür setzen Automationen Regeln durch: Pflichtfelder werden zum richtigen Zeitpunkt abgefragt, Dubletten werden reduziert – und Statuswechsel folgen einer Logik. So wird Salesforce zur belastbaren Quelle, statt zur Sammlung gut gemeinter Einträge.

Ein weiterer Vorteil, den viele anfangs unterschätzen, ist die Skalierbarkeit. Sobald Volumen und Komplexität steigen, kippen manuelle Routinen schnell. Mehr Leads, mehr Cases, mehr Kampagnen und oft auch mehr Strecken in der Marketing Automation bedeuten nicht nur mehr Arbeit, sondern auch mehr Fehlerquellen.

Automationen wirken hier wie feste Leitplanken. Sie halten die Qualität stabil, auch wenn Teams wachsen oder sich Strukturen ändern. Meiner Ansicht nach ist das der Punkt, an dem Salesforce vom Tool zur Plattform wird. Denn Abläufe bleiben tragfähig und müssen nicht ständig neu erklärt werden.

Welche Fehler vermeiden Automationen in Salesforce?

In vielen Organisationen, die Salesforce nutzen, entstehen Probleme nicht wegen fehlender Funktionen, sondern wegen fehlenden Verbindlichkeiten im Ablauf. Genau hier helfen Prozessautomatisierungen. Sie verhindern typische Fehler, die im Alltag fast zwangsläufig passieren, sobald mehrere Teams, viele Vorgänge und hoher Zeitdruck zusammenkommen.

Meines Erachtens ist das oft der eigentliche Business Case: Nicht jede Automation spart sofort Minuten. Stattdessen verhindern viele von ihnen vor allem teure Nebenwirkungen, die später als Reklamationen, Pipeline-Verluste oder interne Abstimmungsschleifen zurückkommen.

Ein Klassiker ist der verlorene oder verspätete Lead. Eine Anfrage kommt herein, landet in einer Liste und bleibt liegen, weil Zuständigkeiten unklar sind oder der Eingang im Postfach untergeht. Eine Automation kann Leads sofort nach Regeln zuweisen, Prioritäten setzen und Folgeaktivitäten anlegen. Das senkt die Abhängigkeit von einzelnen Personen und sorgt dafür, dass der Prozess auch dann funktioniert, wenn es hektisch wird.

Genauso häufig beobachte ich brüchige Übergaben zwischen Marketing und Vertrieb oder zwischen Vertrieb und Service. Ohne klare Systemlogik entstehen hier Lücken. Informationen fehlen, der nächste Schritt bleibt offen – und am Ende arbeitet jemand mit Annahmen statt mit Fakten. Automationen dagegen standardisieren Übergaben, fordern Pflichtinformationen ein und knüpfen Statuswechsel an Bedingungen. Das ist keine Kontrolle, sondern Absicherung. Und wenn Übergaben sauber laufen, sinkt der Abstimmungsaufwand spürbar.

Ein weiterer Fehler ist eine inkonsistente Datenpflege. Ohne Regeln wird Salesforce schnell zum Spiegel individueller Arbeitsweisen. Das Ergebnis sind unvollständige Datensätze, Dubletten und Reports, die mehr Diskussionen als Erkenntnisse liefern. Mit Validierungen, Dubletten-Management und klaren Lifecycle-Regeln wird die Datenpflege geführt und damit verlässlicher. Das spart später Zeit, weil weniger nachgearbeitet werden muss.

Auch im Service lassen sich typische Fehler vermeiden. Ohne automatische Eskalation werden SLAs (Service Level Agreements) übersehen, Cases wandern zwischen den Teams hin und her oder bleiben in falschen Prioritäten hängen. Eine saubere Automation macht Fristen sichtbar, löst Eskalationen aus und hält Verantwortlichkeiten klar. Für mich ist das ein Qualitätsmerkmal. Denn Service sollte nicht von den Tagesformen einzelner Personen abhängen.

Wichtig ist dabei eine klare Haltung. Automationen sollten nicht jede Ausnahme wegdrücken und auch nicht jede Entscheidung ersetzen. Stattdessen sollen sie die häufigsten Fehlerquellen schließen und Standardfälle stabil abbilden. Dort, wo Prozesse regelmäßig kippen, sind Prozessautomatisierungen meist der wirksamste Hebel.

Die wichtigsten Arten von Automationen in Salesforce

Wenn ich mir Organisationen ansehe, die Salesforce einsetzen, fallen mir meist zwei Muster auf: Entweder es gibt sehr wenig Automation im CRM. Dann hängt zu viel am Einzelnen. Oder es gibt sehr viel Automation. Dann fehlt die Ordnung.

Entscheidend ist dabei jedoch nicht die Menge, sondern die Passung. Salesforce bietet mehrere Automationsarten, die für unterschiedliche Aufgaben entwickelt wurden. Wer sie sauber einordnet, spart später Aufwand bei Wartung, Performance und Fehlersuche.

Der wichtigste Baustein ist heute Flow. Ich halte Flow für den Standard, weil er schnell umsetzbar ist und nah am Standardprozess bleibt.

Screen Flows nutze ich, wenn Nutzende durch einen Prozess geführt werden sollen, zum Beispiel über eine Schaltfläche oder eine Aktion. Das ist besonders hilfreich, wenn Teams sauber arbeiten müssen, dabei aber von einem großen Formular ausbremst werden.

Auto Launched Flows laufen ohne Nutzerinteraktion im Hintergrund und werden von anderen Elementen angestoßen – etwa durch Automationslogik, Aufrufe aus Apex oder anderen Prozessen.

Record Triggered Flows reagieren auf Änderungen an Datensätzen, etwa bei Statuswechseln, Feldlogik oder dem Anlegen von Aufgaben. Wichtig ist hier die Unterscheidung zwischen Logik vor dem Speichern und Aktionen nach dem Speichern. Und: In der Praxis zahlt es sich aus, wenige gut strukturierte Flows zu bauen, statt viele kleine ohne klare Linie.

Scheduled Flows sind sinnvoll, wenn Zeit der Auslöser ist, etwa bei Follow-ups, stagnierenden Opportunities oder auslaufenden Verträgen. Hier entscheidet die Datenbasis, ob Flow-Automatisierungen wirklich helfen oder nur Rauschen erzeugen.

Platform Event Triggered Flows kommen ins Spiel, wenn Prozesse systemübergreifend angestoßen werden. Denn sie reagieren auf eingehende Ereignisse und übersetzen damit Events aus anderen Systemen sauber in Salesforce-Aktionen.

Neben Flow sind Routing und Work Distribution zentral. Zuweisungsregeln, Queues und Omni Channel klären Zuständigkeiten und steuern Auslastungen. Freigaben über Approval Processes reduzieren Risiken – etwa bei Rabatten oder Sonderkonditionen – sofern die Kriterien eng gefasst sind. Im Service wirken Workflow-Automatisierungen besonders stark bei SLAs und Eskalationen. Denn auf diese Weise wird aus Zielen operative Steuerung.

Oft unterschätzt wird die Automation der Datenqualität, also Validierungsregeln, Lifecycle-Logik und Dubletten-Management. Denn ohne saubere Daten bricht jede weitere Automation.

Benachrichtigungen und Auto-Responses können Prozesse stabilisieren, wenn sie handlungsorientiert bleiben. Und sobald Abläufe systemübergreifend werden, kommen Integrationen und event-getriebene Logiken ins Spiel – oft über eine iPaaS-Lösung wie Make oder n8n. Code ist hier dann sinnvoll, wenn er gezielt eingesetzt wird und nicht zur Abhängigkeit wird.

Zusammengefasst: Salesforce-Automationen sind kein einzelnes Feature, sondern ein Baukasten. Wer den richtigen Baustein für den richtigen Job wählt und diesen sauber betreibt, erhält Prozesse, die im Alltag halten – und nicht nur im Konzept.

Wie sehen Salesforce-Automationen in der Praxis aus?

In nahezu jedem Projekt lässt sich anhand Dutzender von Beispielen zeigen, wie Automationen spürbar entlasten können. Manche davon sind sehr branchenspezifisch, andere sind überall gleich, weil sie den Kernprozess stabilisieren. Ich beschränke mich hier bewusst auf drei Muster, die sich in der Projektpraxis immer wieder bewährt haben. Sie lassen sich in fast jedem Salesforce-Projekt sinnvoll umsetzen, weil sie Zuständigkeiten klären, Risiken früh sichtbar machen und die Service-Qualität messbar absichern.

Das erste dieser Muster ist Lead Routing mit klarer Priorisierung – ein Kernbaustein im Salesforce Lead Management. Eine Anfrage kommt herein, wird anhand weniger Merkmale eingeordnet, einem Team oder einer Person zugewiesen und erhält automatisch eine erste Folgeaktivität. Entscheidend ist dabei nicht die Zuweisung an sich, sondern die Verbindlichkeit danach. Denn diese prägt die Customer Experience im Erstkontakt. Ohne Task und Fälligkeit bleibt Routing hier oft nur Kosmetik.

Lesetipp

Lesetipp: Lead Management durch Salesforce? Wir zeigen dir, wie es geht.

Das zweite Muster ist Deal Health. Hier geht es darum, Risiken früh sichtbar zu machen, bevor sie im Forecast explodieren. Typische Signale sind fehlende nächste Schritte, lange Inaktivität oder ein unerklärlicher Sprung in der Phase. Eine Automation setzt dann nicht blind den Prozess fort, sondern erstellt eine gezielte Aufgabe, informiert den Owner oder fordert eine kurze Aktualisierung ein. So bleibt die Pipeline-Pflege nicht dem Zufall überlassen.

Das dritte Muster ist Service-Eskalation entlang eines SLA. Sobald ein Fall eine Schwelle erreicht, wird priorisiert, geroutet und bei Bedarf eskaliert. Meiner Ansicht nach ist das der Unterschied zwischen reaktivem Abarbeiten und aktivem Steuern.

Für wen sind Automationen in Salesforce geeignet?

Automatisierungen lohnen sich meiner Meinung nach für fast jede Organisation, die Salesforce nicht nur als Datenablage, sondern als zentrale Arbeitsplattform nutzt. Besonders stark ist der Effekt dort, wo viele Übergaben geschehen. Typisch hierfür sind etwa Teams, die Lead Management betreiben, mehrere Vertriebsrollen, ein wachsendes Service-Setup oder stark getaktete Kampagnen.

Sobald mehr als ein paar Personen am gleichen Kundenprozess beteiligt sind, entstehen ohne Automation zwangsläufig Lücken. Und obwohl alle das Richtige wollen, wird der Ablauf inkonsistent.

Geeignet sind Automationen in Salesforce auch dann, wenn Volumen und Geschwindigkeit steigen – etwa durch Wachstum, saisonale Peaks oder steigende Erwartungen an die Reaktionszeiten. In solchen Situationen kippen manuelle Routinen schnell. Automationen schaffen hier Stabilität, ohne dass sofort zusätzliche Kapazitäten aufgebaut werden müssen.

Bei alldem geht es weniger um Unternehmensgröße als um Reife. Automationen funktionieren gut, wenn es klare Prozesse gibt, definierte Verantwortlichkeiten und eine Datenbasis, die permanent gepflegt und aktuell gehalten wird. Wenn diese Grundlagen fehlen, wird Automation oft zur Verstärkung von Chaos. Genau deshalb starte ich in Projekten gern mit wenigen, gut gewählten Use Cases. Nicht weil mehr nicht möglich wäre, sondern weil Verlässlichkeit zuerst kommen muss.

Welche Tools lassen sich mit Salesforce für noch mehr Automatisierung kombinieren?

Salesforce bringt bereits viel Automatisierung mit. Dennoch endet der Prozess in der Praxis selten im CRM. Gerade rund um Lead-Gewinnung, Lead Nurturing und Kampagnensteuerung braucht es oft ergänzende Systeme, die sich z. B. auf Kommunikation, Formulare und Marketinglogik spezialisiert haben.

Ich achte dabei immer darauf, dass Salesforce die führende Quelle für Pipeline und Status bleibt. Das Zusatz-Tool liefert Signale und Inhalte, Salesforce setzt den Vertriebsprozess sauber fort.

EASY2 ist für mich vor allem dort sinnvoll, wo Leads strukturiert erfasst, angereichert oder aus verschiedenen Kanälen konsolidiert werden müssen. Das entlastet Teams, weil weniger manuelle Vorarbeit im CRM landet.
Der HubSpot MarketingHub passt gut, wenn Marketing und Vertrieb schnell gemeinsame Workflows, Scoring und segmentierte Strecken aufbauen wollen – und das ohne ein schweres Setup.
Brevo ist in vielen Mittelstandsprojekten eine pragmatische Wahl, wenn E-Mail-Kommunikation, einfache Journeys und Transaktionsmails zuverlässig laufen sollen.
Evalanche ist aus meiner Sicht stark, wenn B2B-Marketing-Automation gefragt ist – und Datenschutz, progressive Profilbildung und belastbares Lead Scoring eine zentrale Rolle spielen.
Zwei weitere Ergänzungen sehe ich in vielen Setups als echten Mehrwert: QUALTRICS bringt die Voice of the Customer in den Prozess. Also Feedback-, Zufriedenheits- und Experience-Signale, die in Salesforce nicht nur angezeigt, sondern in Aktivitäten und Follow-ups übersetzt werden können.
SnapAddy schließlich hilft dort, wo Datenqualität schon beim Erfassen entscheidet, etwa bei Visitenkarten, Kontaktdaten und Lead Capture. Wenn diese Daten sauber und schnell im CRM landen, greifen nachgelagerte Automationen zuverlässiger, vom Routing bis zum Nurturing.

Doch entscheidend ist am Ende nicht das Tool-Logo, sondern die saubere Kopplung von Einwilligungen, Lifecycle-Logik und Übergaberegeln. Ohne diese Disziplin wird Automatisierung schnell lauter, aber nicht besser. Dabei sind diese Integrationen viel mehr als Komfortfunktionen: Sie sind die Grundlage für das, was als Nächstes kommt: KI braucht konsistente Daten und klare Übergaben, sonst automatisiert sie nur schneller an der Realität vorbei.

Fazit und Ausblick

Automationen in Salesforce sind aus meiner Sicht kein Effizienzthema sondern ein Qualitätsprojekt. Ein Unternehmen, das seine Abläufe nicht im System verankert, überlässt Ergebnisse zu oft dem Zufall. Daher meine klare These: Wer Salesforce ernsthaft nutzt, kommt an Automationen nicht vorbei. Denn sie machen Verantwortung, Datenqualität und Übergaben verbindlich. Ohne diese Basis bleibt auch das beste Reporting nur eine gut gestaltete Rückschau.

Der nächste Entwicklungsschritt geht deutlich über klassische Regeln und Workflows hinaus: KI wird Automationen nicht ersetzen, sondern sie intelligenter machen. Erstens durch bessere Signale – denn Muster in Aktivitäten, Datenlücken und Kundenverhalten werden früher erkannt. Zweitens durch generative Unterstützung, die Inhalte, Zusammenfassungen und Vorschläge liefert, und in vielen Teams konkret als Creative Automation in Kampagnen-Assets sichtbar wird. Drittens durch Agentic AI, etwa mit Agentforce. Wenn also autonome Agents Aufgabenketten anstoßen, Entscheidungen vorbereiten und mit klaren Leitplanken auch ausführen können.

Der Hebel liegt dabei nicht in der Show, sondern in Governance, Daten und klaren Zuständigkeiten. Gerade wenn CRM und ERP zusammenspielen, wird diese Basis zum entscheidenden Faktor. Übrigens ein Thema, das auch im Vergleich SAP vs Salesforce oft unterschätzt wird.

Abschließend noch meine zweite These: Agentforce wird dort wirken, wo Automationen bereits sauber stehen. Ein Agent kann nur so gut arbeiten, wie der Prozess, den er vorfindet. Wenn Definitionen von Status, Priorität und Verantwortlichkeit schwammig sind, trifft ein Agent zwar schnellere Entscheidungen, aber nicht bessere. Nur wer zuerst Datenqualität, Lifecycle-Logik und klare Übergaben etabliert, schafft die Grundlage, damit Agentic AI wirklich entlastet und nicht nur schneller eskaliert. Sprich: Wer heute Chaos automatisiert, wird morgen Chaos delegieren.

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Autor*In

Sergej Plovs

Sergej Plovs ist Unternehmer, Berater, Stratege, Autor, Speaker, Innovator und einer der CRM-Pioniere in der DACH-Region. Seit über 20 Jahren beschäftigt er sich intensiv mit Customer-Relationship-Management (CRM) und der Optimierung der Customer Experience. Geboren und anschließend aufgewachsen in der Ukraine, studierte er Wirtschaftsinformatik in Deutschland. Seine umfassende Expertise basiert auf weit über 100 CRM-Projekten, die er in verschiedenen Stationen in der Forschung, in mittelständischen Unternehmen und in international tätigen Konzernen durchgeführt hat. Als Geschäftsführer des CX-Spezialisten Vision11 und als CX Top Voice auf LinkedIn mit einer beachtlichen Follower-Community gehört er heute zu den einflussreichsten CX-Experten im deutschsprachigen Raum.

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