HR

Wie ein Personalinformationssystem Eure HR-Unit effizienter macht

Nils Martens 25.01.2022

Wir zeigen Euch mit dem Personalinformationssystem eines der Kernelemente des digitalen HR-Wesens.

Normalerweise tragen Software-Genres fancy Namen wie Supply-Chain-Management oder Collaboration-Software. Personalinformationssystem klingt viel mehr wie eine seit 20 Jahren veraltete IT-Infrastruktur in einer öffentlichen Behörde. Aber – und das ist ein großes Aber – dem ist zum Glück nicht so. Ein Personalinformationssystem, PIS abgekürzt und manchmal auch nur als Personalsystem tituliert – ist ein wichtiger Kern des Human-Resource-Managements. In diesem Bezug aber nicht mit einer namensgleichen Tool-Art zu verwechseln. Kurz um: PIS sind Datenbanken, die mit einer Menge Informationen gefüllt sind und zu einer Menge fähig sind.

Wozu genau, welche Arten von Personalinformationssysteme es gibt, wie groß die Rolle des Datenschutzes aussieht und welche Features in ein PIS passen, haben wir Euch aufgeschrieben. Auf die Antworten einiger weiterer Fragen liefern wir Euch zusätzlich 5 empfehlenswerte Personalinformationssystem-Anbieter, die Ihr auf OMR Reviews findet.

Was ist ein Personalinformationssystem (PIS)?

Per Definition ist ein Personalinformationssystem nichts anderes als die Datenbank Eurer HR-Infrastruktur. Zapft Ihr sie an, erhaltet Ihr sämtliche Infos über Eure Mitarbeiter:innen. Dazu gehören Sozialversicherungsnummern, Führungszeugnisse, Adressen und alles, was Ihr noch als HR-Manager:in über Eure Angestellt:innen wissen müsst. Demnach erfasst, speichert, verarbeitet, pflegt, analysiert und übertragt Ihr Personaldaten mit einem PIS. Im besten Fall arbeitet es noch intelligent, was die Effizienz Eurer Arbeit im HR nochmal mehr steigert – wofür ein PIS ohnehin bekannt ist. Welchem Irrtum Ihr definitiv nicht aufsitzen solltet: Personalinformationssysteme sind keine Softwares. Sie deklarieren den Verbund von Software und Hardware, um die Verwaltung und Analyse Eurer Angestellt:innen zu ermöglichen.

Welche Arten von PIS gibt es?

Dementsprechend gibt es verschiedene Arten von PIS. Welche Art für Euch relevant ist, hängt von Größe und Bedarf Eures Unternehmens ab. Nun gut, das gilt wohl für alle IT-Helferlein. Doch eine Regel könnt Ihr Euch bezüglich PIS merken: Umso größer das Unternehmen, desto umfangreicher die Anzahl der Features – weniger werden es, umso kleiner das Unternehmen ist. Außerdem wird grundlegend zwischen administrativen und dispositiven Systemen unterschieden. Das eine verwaltet, das andere plant und steuert.

Die Funktionen eines PIS

Aufgeteilt werden die Funktionen in die Kategorien Personalabrechnung, Stammdatenverwaltung, Administration, Personalberichterstattung, Zeitermittlung sowie Personalplanung. Würdet Ihr das ultimative Personalinformationssystem aufbauen, könntet Ihr Euch hinterher auf folgende Funktionen verlassen – auch wenn ein PIS selten alle Features umfassen muss:

  • Verwaltung der Stammdaten
  • Organisationsmanagement
  • Self-Service für alle Angestellt:innen und Manager:innen des Unternehmens
  • Verwaltung von Abwesenheit und Urlaub
  • Dienstpläne verfassen
  • Leistungsanalyse der Mitarbeiter:innen
  • Ausbildungsverlauf strukturieren und analysieren
  • Optimierung von Workflows in den verschiedenen Abteilungen
  • Personalbedarfsplanung
  • Recruiting
  • Bewerbermanagement
  • (Automatisierte) Lohnabrechnung
  • Personalkostenplanung
  • Organisation von Weiterbildung der Angestellt:innen
  • Reports und Analysen sämtlicher Daten (beispielsweise Fluktuationsrecherche)

Nice to have sind zudem noch grafische Aufbereitungen der Daten und einige kleine Features, die meist in großen HR-Softwares zu finden, aber nicht von entscheidender Bedeutung sind. Schaut Euch am besten die Features der Tools auf OMR Reviews genauer an, um Ihre Relevanz für Euch zu prüfen. Schließlich bedeutet auch bei einem PIS: umfassend = teuer!

Was ist der Unterschied zwischen einem PIS und einer HR-Software?

Das früher oder später die Frage aufkommt, was bitte der Unterschied zwischen einem PIS und einer Human-Resource-Software ist, können wir nachvollziehen. Aus diesem Grund widmen wir uns nun der Antwort. Eine HR-Software umfasst die Verwaltung von Personal. Dazu gehören nicht zwangsläufig Themen wie Talentmanagement, Recruiting oder Zeiterfassung. Der Aufbau eines Personalinformationssystems bildet dagegen sämtliche datenbezogenen Elemente der digitalen Personalverwaltung ab – Informationen benötigt man schließlich an sehr vielen Stellen in der HR-Abteilung.

Somit kann es durchaus vorkommen, dass mehrere Tools Euer PIS abbilden, welche über Schnittstellen miteinander arbeiten. Zwar ist es üblich, dass HR-Softwares modular aufgebaut sind, jedoch deckt kaum ein Tool alle Aufgaben ab, die in der Personalabteilung auftauchen.

Welches Ziel hat ein PIS?

Bei einem PIS geht es darum, ein ganzheitliches Bild aller Personalinformationen zu zeichnen, um sie auszuwerten und administrativ zu nutzen. Die Zielsetzung eines Personalinformationssystems fokussiert sich somit auf die Zentralisierung aller Infos, das Vereinfachen von Arbeitsprozessen und dem simplen Zugriff für alle Beteiligten – HR-Abteilung, Mitarbeiter:innen, Manager:innen. Dabei wird auf allen Seiten wertvolle Zeit gespart, die in neue Personalentwicklungen investiert werden kann. Heute ist Fluktuation und Mitarbeiter:innen zufriedenzustellen mehr denn je ein Thema, was viel Aufwand seitens der Arbeitgeber:innen verlangt. Dem und anderen Anforderungen gerecht zu werden, können Papierakten und konservative Arbeitsprozesse nicht mehr schaffen.

Die Vor- und Nachteile eines PIS

Vor- und Nachteile existieren natürlich auch mit einem PIS. Da es jedoch ein ganzheitliches System darstellt, welches aus zahlreichen Software-Features besteht, können die Vor- und Nachteil schwer auf den Punkt gebracht werden. Sie variieren je nachdem, wie Euer PIS aussieht und in welchem Szenario es angewendet wird. Wir haben Euch daher Vor- und Nachteile aufgelistet, die häufig festgestellt werden – schaut, welche auf Euch zutreffen.

Vorteile

  • Frühzeitige Erkennung von Personalveränderungen feststellen – beispielsweise, wenn einige Mitarbeiter:innen in den Ruhestand gehen und die Lücke mit neuem Personal zu schließen ist.
  • Erstellen von Reports und Analysen für Optimierungsprozesse und um Entwicklungen binnen Minuten festzustellen (im Idealfall grafisch dargestellt).
  • Gravierende Zeitersparnisse durch automatisierte und digitalisierte Darstellung sämtlicher Daten.
  • Mitarbeiter:innen haben selbst Zugriff auf ihre Personalinformationen und sind bei der Ergänzung dieser behilflich.
  • Schnellere Genehmigungen für Änderungen.
  • Mobile Nutzung, um größtmögliche Flexibilität für HR, Management und Mitarbeiter:innen zu ermöglichen.
  • Rechte zu vergeben, ermöglicht es PIS als zentrales Daten-System zu agieren, jedoch jeden nur so viel sehen zu lassen, wie es demjenigen erlaubt ist.

Nachteile

  • Das Onboarding eines PIS ist meist mit hohen Kosten verbunden. Dazu gehören die Datenerfassung, die Etablierung des PIS in die bestehende Infrastruktur und die Instruktion des gesamten Personals.
  • Zusätzlicher zeitlicher Aufwand für die HR-Abteilung, damit sämtliche Daten stets gepflegt sind.
  • Ein PIS lässt Personalverantwortliche in die Gefahr laufen, zu sehr auf die Daten der Mitarbeiter:innen zu achten, statt auf das individuelle Potenzial. Ein Mittelweg ist ratsam. Vergesst also nicht die Soft Skills der Angestellt:innen!

Sicherheit und Datenschutz können PIS auch

Bei solch einem riesigen Datenpool wie es das PIS ist, können wir nachvollziehen, dass Unternehmensverantwortlichen und Datenschützer:innen fix mal die Haare zu Berge stehen. Neben einem Betriebsrat legen jedoch auch PIS-Anbieter Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Während Papierakten oder nicht gesperrte Dateien im Betriebssystem schnell von Menschen eingesehen werden können, welche die Erlaubnis nicht haben, geht das PIS in die sichere Offensive. Personalinformationssysteme haben daher in Bezug auf Datenschutz eine Menge zu bieten. So können Zugriffsrechte vergeben werden, damit jeder nur das sieht, was er oder sie sehen soll. Doch bevor Ihr Euch ein PIS zulegt, sprecht mit der datenschutzbeauftragten Person sowie dem Betriebsrat, um einen Positiv- bzw. Negativ-Katalog zu verfassen. Dieser entscheidet darüber, welche Daten erfasst und welche nicht erfasst werden dürfen.

Wie funktioniert die Einführung eines PIS?

Ein Personalinformationssystem im Unternehmen einzuführen, ist eine zeitintensive und umfassende Aufgaben. Wir würden gerne etwas anderes behaupten, aber in diesem Fall gilt: Bevor ein System Euch das Leben erleichtert, wird es Euch dieses schwer machen. Geht Schritt für Schritt vor, damit Ihr am Ende ein gut funktionierendes und zu Eurer Company passendes Personalinformationssystem habt. Beispielsweise könnten die Schritte wie folgt heißen:

  1. Besprecht Euch mit dem Betriebsrat und der datenschutzbeauftragten Person in Eurem Unternehmen.
  2. Sucht verschiedene Anbieter von PIS heraus (eine kleine Auswahl findet Ihr im nächsten Absatz; eine große Auswahl auf OMR Reviews)
  3. Plant und stimmt Euch mit dem ausgewählten Anbieter ab.
  4. Implementiert in Kooperation das neue PIS.
  5. Ernennt eine:n Daten-Verantwortliche:n für das PIS.
  6. Stellt sämtliche Arbeitsprozesse und Konfigurationen wie eingangs geplant ein.
  7. Organisiert ein Onboarding für sämtliche Mitarbeiter:innen, die mit dem PIS arbeiten müssen, ebenso für alle Mitarbeiter:innen, die Zugriff auf Ihre Akte bekommen sollen.
  8. Anschließend heißt es das PIS am Laufen zu halten.

5 Tool-Empfehlungen für Euer PIS auf OMR Reviews

Zum Schluss runden wir den Artikel ab, indem wir Euch die 5 besten PIS-Software-Anbieter vorstellen. Die genauen Preise haben wir diesmal nur am Rande erwähnt, da meist Kosten entstehen, die bei jedem von Euch unterschiedlich hoch sein können. Details zu jeder Software findet Ihr auf OMR Reviews, wo Ihr auch viele weitere Tool-Anbieter checken könnt. Folgende und andere PIS-Softwares findet Ihr in den Kategorien Bewerbermanagement und HR:

1. Personio

Personio Screenshot

 

Personio auf OMR Reviews

 

Bei Personio handelt es sich um eine der umfangreichsten und zugleich populärsten Softwares für den HR-Bereich. Dabei sorgt Personio besonders für effizientere Prozesse in der Personalabteilung. Zusätzlich könnt Ihr mit dem Tool Euer Personal verwalten, neues Personal rekrutieren und die Lohnabrechnung organisieren. Viele Workflows sollen dabei automatisiert laufen. Ihr könnt Personio modular zu einem PIS zusammenbauen, welches auf die Bedürfnisse Eures Unternehmens zugeschnitten ist. Kostentechnisch fängt Personio bei knapp 95 Euro pro Monat an.

Personio Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Personio-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Personalinformationssystem-Software entscheiden.

2. rexx systems

rexx-systems Screenshot

 

rexx-systems auf OMR Reviews

 

Gegenüber dem ersten Tool erweitert rexx systems seinen Schwerpunkt neben der Personalverwaltung mit dem Management von Talenten. Generell gilt rexx systems als All-in-One-Lösung und kommt einem kompletten PIS sehr nahe. Um letztendlich ein komplettes Personalinformationssystem zu ermöglichen, könnt Ihr mit rexx systems zahlreiche Softwares per Schnittstellen anbinden. Die Preise starten bei 400 Euro pro Monat.

rexx systems Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der rexx systems-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Personalinformationssystem-Software entscheiden.

3. Factorial

Factorial Screenshot

 

Factorial auf OMR Reviews

 

Die aus Spanien stammende HR-Software Factorial optimiert Euch Eure Prozesse in der Personalabteilung, während das Tool sämtliche Daten auswertet. Zudem könnt Ihr das gesamte Personalmanagement mit Factorial abdecken sowie fundierte Geschäftsentscheidungen auf Grundlage sämtlicher Daten treffen. Diese und viele andere Module erhaltet Ihr bereits ab 7,50 Euro pro Mitarbeiter:in und Monat, wenn Ihr das Komplettpaket nehmt. Das bietet Euch zu mindestens die besten Voraussetzungen für ein ordentliches PIS.

Factorial Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Factorial -Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Personalinformationssystem-Software entscheiden.

4. Greenhouse

Greenhouse Screenshot

 

Greenhouse auf OMR Reviews

 

Als Recruiting-Software ergänzt Greenhouse Euer PIS mit allem, was Ihr fürs Hiring benötigt. Zudem könnt Ihr mit Greenhouse Euer Onboarding digitalisieren, wodurch Ihr neue Mitarbeiter:in schon vor Ihrem ersten Tag instruieren und mit dem Team connecten könnt. Der Clou von Greenhouse ist jedoch, dass es mit über 400 externen Tools verknüpfbar ist, was die Software zu einem optimalen Baustein Eures PIS werden lässt. Feste Preise kennen die Entwickler hinter Greenhouse nicht, weshalb Ihr eine Anfrage stellen müsst – inklusive kostenloser Demo.

Greenhouse Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Greenhouse-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Personalinformationssystem-Software entscheiden.

5. SAP Success Factors

SAP Success Factors Screenshot

 

SAP Success Factors auf OMR Reviews

 

SAP – Datenbank-Experte himself – hat ebenfalls vor einigen Jahren eine Software ins Rennen geschickt, die sich um die Bedürfnisse von HR-Abteilungen kümmert. SAP Success Factors konzentriert sich dabei auf die Optimierung von HR-Prozessen, Recruiting sowie Karriere- und Entwicklungsmanagement. Dafür muss es auf eine ausreichend gefüllte Datenbank zurückgreifen – die Grundvoraussetzung für jedes gute Personalinformationssystem. SAP geht ebenfalls lieber in den direkten Kontakt mit Euch und bietet daher keine festen Preise an.

SAP Success Factors Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der SAP Success Factors-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Personalinformationssystem-Software entscheiden.

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Autor:In
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Verfolgt die Software-Welt schon seit Windows 3.1 – als Slack, Google Meets und Ahrefs noch nicht existierten. Für OMR Reviews ist Nils als Redakteur mit Hype auf Technik, Internetkultur und Software unterwegs. Außerdem kümmert er sich als Freelancer um die Content Creation & das Personal Branding von CEOs auf LinkedIn. In seiner Freizeit findet ihr ihn gerne mal beim FPS-Zocken.

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