Bewerbermanagementsysteme: Drei Gründe, warum oft die falsche Software gewählt wird

1. Definition Bewerbermanagementsystem (BMS):
2. Woran liegt die Unzufriedenheit mit Bewerbermanagementsystemen?
3. Die größten Auswahlfehler
4. Die Must-Haves
5. Die Anforderungen der Zielgruppen an Bewerbermanagementsysteme
6. Fazit

Bewerbermanagementsysteme (BMS), oder auch Applicant Tracking Bewerbermanagementsysteme (BMS), oder auch Applicant Tracking System (ATS) genannt, haben nicht überall den besten Ruf. Woran das liegen könnte, wie man die Entscheidung für eine unpassende Software vermeidet, damit du in Zukunft doch von Bewerbermanagement-Tools profitieren kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Man könnte es eine Hass-Liebe nennen. Personalmanager*innen und Bewerbermanagementsysteme scheinen nicht so einfach auf einen Nenner zu gelangen. Personalmanager*innen, die das Kästchen für „zufrieden mit dem Bewerbermanagementsystem“ ankreuzen würden, muss man mit der Lupe suchen. Auch wenn ich diesen Eindruck hier nicht durch eine repräsentative Umfrage belegen kann – in meiner Wahrnehmung wird kaum ein anderes Thema kritischer diskutiert. Beispielsweise, wenn es um die berühmte Candidate Experience geht, also die Usability im Bewerbungsprozess.

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Definition Bewerbermanagementsystem (BMS):

Das BMS ist ein IT-System, welches den gesamten Personalgewinnungsprozess unterstützt. Die Unterstützung richtet sich sowohl in Richtung des Unternehmens als auch in Richtung der Kandidat*innen. Dabei beginnt der Gesamtprozess bei der Vakanzklärung bzw. Personalplanung und endet mit dem Onboarden einer Person.

Die sehr allgemeine und umfassende Definition ist nicht immer maßgeblich für die Systemanbieter*innen. Nicht in allen Fällen wird der Gesamtprozess von nur einem System abgebildet. Und selbstverständlich gibt es Anbieter*innen, die auf Teilprozesse fokussieren, in denen sie gewisse Stärken ausspielen. Nicht zuletzt aus diesem Grund gestaltet sich die Suche nach einem passenden BMS beliebig komplex.

Woran liegt die Unzufriedenheit mit Bewerbermanagementsystemen?

Es ist immer leicht anderen die Schuld zuzuweisen, insbesondere wenn es sich bei der Gegenseite um Software handelt. Schnell ist die Software nicht gut genug oder ist veraltet oder bringt das falsche Mindset mit. Bei dieser Schuldzuweisung vergisst man aber leider sehr schnell, dass man als Unternehmen meist die Software ausgewählt hat und im Grunde selbst schuld an der eigenen Misere ist. Die Auswahl von Software ist ein sehr komplexer Prozess und beginnt häufig direkt mit einem Missverständnis. Du suchst keine Software-Lösung – sondern eine Software als Tool. Anders gesagt: Du darfst nicht erwarten, dass ein BMS deinen Job erledigt. Die Aufgabe von Software, wie zum Beispiel Aivy besteht darin, dich in deinem Job zu unterstützen. Dieser kleine Denkfehler bei der Systemauswahl kann große Wirkung entfalten, wenn es zum Beispiel um Datenpflege geht. Software ist in vielen Fällen nur so gut wie die Menschen, die sie anwenden.

Mit dieser kleinen Vorrede und Einordnung der aktuellen Situation kommen wir im ersten Schritt zu drei Gründen, die dir mit Sicherheit einige Unzufriedenheit bescheren werden, wenn es an die alltägliche Arbeit mit einem Bewerbermanagementsystem geht. In einem zweiten Schritt betrachten wir drei absolute Must-Haves, die dich in das Zeitalter der Daten basierten HR Arbeit führen. Hier sprechen wir von den Trends in diesem Umfeld. Im letzten Schritt geht es um drei Top Anforderungen von Kandidat*innen Seite an Bewerbermanagementsysteme. Denn wie bereits erwähnt, muss das System auch den Nutzer*innen auf Kandidat*innen Seite schmecken und hier kommen die wirklich innovativen Themen zum Tragen. 

Die größten Auswahlfehler

1. Die Wahl fällt auf das Bewerbermanagementsystem, dessen Anbieter bereits die restlichen Systeme stellt

Wenn die Wahl des Bewerbermanagementsystems über diese einfache Logik getroffen wird, ist Unzufriedenheit quasi vorprogrammiert. Doch gerade im Recruiting-Bereich wird man schnell mit der Anforderung konfrontiert, eine gewisse Systemarmut im Unternehmen zu beherzigen. Gemeint ist damit, dass sehr häufig die Entscheidung entsprechend des HR-Kernsystems getroffen wird.

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Viele Unternehmen versuchen, alle HR-Systeme aus einer Hand zu erhalten, um die Schnittstellen und Abstimmungskomplexität so gering wie möglich zu halten. So verständlich dieses Ansinnen mit Blick auf die IT-Abteilung ist, letztlich kann man davon ausgehen, dass hier eine so getroffene Wahl für Unmut sorgt. Denn ein HR-Kernsystem wird nur in den seltensten Fällen mit Blick auf die Qualität des zugehörigen ATS-Moduls ausgewählt.

Kommen wir zum zweiten Garant für hohe Unzufriedenheit:

2. Die eigene Recruitingstrategie ist nicht geklärt oder nicht präsent

Wie werde ich in den kommenden Jahren rekrutieren? Habe ich einen passiven Ansatz mit einem Schwerpunkt auf das Schalten von Stellenanzeigen? Verfolge ich den Ansatz, in nicht allzu ferner Zukunft eine Abteilung für die Direktansprache aufzubauen? Arbeite ich mit vielen Personalberatern zusammen? Habe ich ein Pool-orientiertes Recruiting?

Im Zusammenhang mit der Recruiting-Strategie lassen sich viele Fragestellungen aufwerfen, die durchaus relevant für die Wahl des Bewerbermanagementsystems sein können. Alle Systeme haben ihre spezifischen Stärken und Schwächen, die du über deine Recruiting-Strategie legen solltest. Du solltest also erst einmal darüber klar werden, wie du in Zukunft rekrutieren willst, um dann ein System auswählen zu können, das in der Lage ist, dich darin optimal zu unterstützen.

Der letzte Garant für Unzufriedenheit ist beinahe schon ein Klassiker:

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3. Auf die Wahl eines Bewerbermanagementsystems folgt eine Restrukturierung des Recruitings

Das klingt natürlich etwas absurd und wird meist auch gar nicht direkt nach Einführung des Systems erfolgen. Aber selbst mit wenigen Monaten Verzögerung kann es bereits zu großem Unmut führen. Meist ist hier eine detaillierte Betrachtung der Prozesse und Organisationsstrukturen nicht vor der Auswahl des Systems erfolgt. Manchmal wird man auch erst durch das System darauf gebracht, gewisse Prozesse zu hinterfragen. Sich aber erst im Nachhinein für ein Sourcing-Team zu entscheiden oder Teile in ein Peer-Recruiting-Konstrukt abzugeben, wird die meisten Systeme überfordern bzw. zu umfangreichen „Umbauarbeiten“ führen. In der Regel wird das System auf eine bestimmte Organisation und bestimmte Prozesse konfiguriert. Wenn ich diese im Nachgang gravierend verändere, wird das System mich nicht mehr optimal unterstützen.

Besonders beliebt ist in solchen Fällen der Satz: „Da braucht es doch nur noch ein zusätzliches Feld.“ Häufig sind wir Recruiter uns nicht der Komplexität einer Software bewusst und können daher ausgelöste Aufwände nur schwer einschätzen. Gerade hier macht sich Unzufriedenheit breit, die davon geschürt wird, dass man unter Umständen schlüsselfertige Systeme am Markt finden wird, die die neue Situation viel besser abbilden als das eigene, umständlich angepasste BMS.

Die Must-Haves

Neben den klassischen Fehlern, die ich bei der Auswahl begehen kann, muss ich mir im Klaren darüber sein, welches die Basic Anforderungen an ein solches System in der heutigen Zeit sind. Dabei scheinen sich ebenfalls viele Unternehmen noch nicht darüber einig zu sein, wann genau die Zukunft beginnt und welche Anforderungen längst Standard sind. So sind mobile Bewerbunsgprozesse beispielsweise längst als Standard anzusehen. Die Liste der Top drei Must-haves ist nicht erschöpfend und kann je nach euren Unternehmensanforderungen auch entsprechend erweitert werden. Nichtsdestotrotz sollte ein Augenmerk auf folgende Themen gelegt werden:

1. Registrierungsfreie Bewerbung

Nach wie vor wird unterschätzt, wie viele Bewerbungen durch zu umständliche System Setups nicht abgeschlossen werden. Laut der Langzeitstudie "Trendence HR Monitor" geben 47,7 % der ITler*innen sowie Software Engineers an, dass sie sich nicht bewerben werden, sofern sie zu einer Registrierung im ATS aufgefordert werden. Als Personaler*in gehe ich damit das Risiko ein, dass ich jede zweite Bewerbung wieder verliere, in die ich zuvor bereits Geld investiert habe. Eine gewisse Vielfalt in den Möglichkeiten der Bewerbung anzubieten (z.B. LinkedIn Profil, VOICE Massage, Parsing, Email, etc.), ist damit nicht nur ein Entgegenkommen in Richtung der Kandidat*innen sondern zahlt sich tatsächlich in einem höheren ROI (Return on Investment) aus, wenn man diese zunächst in Form von Anzahl Bewerbungen misst. Damit kommen wir direkt zum zweiten Must-Have.

2. Messbarkeit der Kanal- sowie Bewerbungsqualität

Rekrutierung kann erst dann wirklich effizient und erfolgreich sein, wenn ich als Unternehmen die für mich "funktionierenden" Kanäle identifizieren kann. Dies kann über eine quantitative Messung erfolgen, die aber durchaus fehlleitend sein kann, oder aber mein System unterstützt eine qualitative Betrachtung und damit ein qualitatives Reporting der Quellen meines Bewerbungseingangs. Bewege ich mich auf einer quantitativen Schiene in Form von Anzahl Bewerbungen, kann das auch zu einem sehr ineffizienten Recruiting führen, da die Bewerbungen ggf. überwiegend völlig unpassend sind. Die Anbindung von externen Kanälen wie Indeed sowie das dokumentieren der Bewerbungsqualität sind entscheidende Schritte auf dem Weg zu einer Daten basierten effizienten Rekrutierung. Dies führt uns zum dritten Must-Have: dem Blick nach Innen - die eigene Prozessqualität. 

3. Messbarkeit der Prozessschritte

All die gute Qualität der Bewerbungen nutzt Unternehmen nichts, wenn sie in langwierigen Recruiting Prozessen die Top Kandidat*innen verprellen. Bewerbermanagementsysteme sollten daher ein transparentes Monitoring der einzelnen Schritte des Recruiting und/ oder Sourcing Prozesses gewährleisten. Kennzahlen wie Time2Hire sollten wir auf Knopfdruck je Vakanz geliefert bekommen. Aber auch in der operativen Nutzung müssen schnell Prozesszeit-Killer identifizierbar sein und verzögerte Rückmeldeprozesse schnell und präzise auf die Ursache zurückführbar sein. Eine übergeordnete Transparenz der Prozesse sowie deren Zeiten ist der Schlüssel zu einer wettbewerbsfähigen Rekrutierung. Immer wieder sehen wir in den Zahlen unserer Studien, wie entscheidend Geschwindigkeit ist, was uns zu unseren letzten drei Themen bringt: die Anforderungen der Zielgruppen.

Die Anforderungen der Zielgruppen an Bewerbermanagementsysteme

Ki ist gewünscht in mehreren Prozesschritten

Blicken wir auf die Zahlen der Zielgruppen so wird schnell klar, dass KI im Bewerbermanagementsystem gewünscht ist, aber nicht überall. Durch die immer weiter verbreitete Integration von KI wird aber deutlich, dass die Erwartung der Zielgruppen vor allem durch die sie umgebende Welt getriggert wird. Vereinfacht gesagt: was sie in alltäglichen Tools erleben, wollen sie auch im Bewerbungsprozess erleben. So sehen 46,8% einen klaren Vorteil in KI generierten Rückantworten. Auf Anbieterseite wäre das ein KI Buddy, der den Bewerbungsprozess begleitet beispielsweise. Das ganze Feld der Terminabsprachen wird ebenfalls mit 37,6% in KI Hand gesehen. 

Tatsächlich sieht 1/3 der akademischen Zielgruppe das allgemeine Bewerbermanagement bei einer KI, was eben nochmals das Thema eines KI Buddys unterstützt, der/ die den kompletten Bewerbungsprozess begleitend zur Seite steht.

Eingabe/ Übernahme der Daten - möglichst einfach

Was viele Unternehmen nach wie vor Unterschätzen ist die Dropout Rate von Bewerber*innen, die aufgrund diverser Hürden den Prozess abbrechen. Da wird viel Geld in Ansprache und Überzeugung (Gewinnung) gesteckt und dann scheitert es oft an systemischen Blockern. So sagen 31,3% der Befragten, dass sie ihr Bewerbungsvorhaben abbrechen, wenn sie keinen Business Profil Link verwenden können. Die Zahl der Abbrecher*innen steigt weiter auf 33,5%, wenn ein Online Formular ausgefüllt werden muss. Das ganze wird lediglich durch die Registrierung getoppt, die 42,5% der Befragten zum Abbruch bringt. Hier kann ich bei der Auswahl des Bewerbermanagementsystems im Grunde direkt Kosten aufrechnen. Je nach Ausstattung kann ich - sofern ich meine Recruiting Analytics Hausaufgaben gemacht habe - die Kosten für Fehlende Features in diesem Bereich direkt durch abspringende Kandidat*innen berechnen.

Zeit ist das wahre Gold - wie lange dürfen die Prozesse dauern

Das in der heutigen Welt Zeit bares Geld ist, muss niemandem mehr erklärt werden. Umso ungläubiger, guckt man, wenn man sich die Prozesszeiten in den Bewerbungsprozessen ansieht. Hier stellt sich natürlich die Frage, ob Zeit nicht relativ ist. Dem ist natürlich so und ein kommunikativ, gut begleiteter Prozess hat einen gewissen Puffer, was die Zeit angeht. Etliche candidate experience Studien zeigen was die kommunikative Begleitung angeht allerdings Verbesserungpotenziale. Zeitgleich zeigen die Erhebungen im Bereich KI, dass Kandidat*innen sich vor allem dort KI wünschen, wo viel Zeit in der ersten Auswahl und damit einem frühen Stadium des Prozesses fließt. 

Betrachten wir nun die tatsächlichen Zeitvorstellungen, so erwarten 94,3 % der Akademiker*innen eine persönliche Rückmeldung nach 1 Woche. 91,7% erwarten eine Gesamtdauer von Erstkontakt bis Vertragsangebot von unter einem Monat. Über 40% sehen die Gesamtdauer unter 2 Wochen - 10 Werktage. Um diesen Erwartungen auch nur in Ansätzen gerecht zu werden, benötigt man Bewerbermanagementsysteme die neben einer sinnvollen KI Einbindung auch Automatisierungen anbieten. 

Fazit

Es ist unbenommen, dass Systeme am Markt existieren, die als grundsätzlich schwächer eingestuft werden können als andere. Die aufgeführten Gründe machen aber auch deutlich, dass eine schwache Vorbereitung und fehlende Hausaufgaben im HR-Bereich ebenfalls sicher zu einer Enttäuschung führen. Es lohnt sich daher Auswahl-Projekte aufzusetzen, um vor allem Gewissheit darüber zu bekommen, was man möchte. Darüber hinaus lohnt es sich, Systeme auf Basis des eigenen Anforderungskatalogs auf Herz und Nieren zu prüfen.