Digitalisierung im Lieferantenmanagement: Vom Aufwand zum Vorteil

1. Was ist Digitalisierung im Lieferantenmanagement?
2. Schritt für Schritt zur Digitalisierung
3. So geht’s: Typische Hürden meistern
4. Bekannte Lieferantenmanagement Tools

Du willst dein Lieferantenmanagement digitalisieren, weißt aber nicht, wo du anfangen sollst? Da bist du nicht allein. Viele Firmen arbeiten immer noch mit Excel-Listen, unübersichtlichen E-Mails und manuellen Abläufen.

Dieser Artikel zeigt dir, wie du die Digitalisierung im Lieferantenmanagement angehen kannst. Ganz ohne Fachchinesisch, dafür mit klaren, praktischen Schritten.

Was ist Digitalisierung im Lieferantenmanagement?

Digitalisierung in diesem Bereich bedeutet, von manuellen, papierbasierten Prozessen auf automatisierte, softwaregestützte Abläufe umzusteigen. Für Einsteiger heißt das konkret: Schluss mit endlosen Excel-Tabellen, verlorenen E-Mails und zeitraubenden, händischen Nachfragen.

Die wichtigsten Vorteile sind:

• Zentrale Datenverwaltung: Alle Lieferantendaten sind an einem Ort gesammelt und nicht über verschiedene Ordner und Systeme verstreut.
• Automatisierte Abläufe: Bestellungen, Genehmigungen und die Kommunikation laufen automatisiert.
• Transparenz: Du siehst in Echtzeit, wo deine Bestellung gerade ist und wann sie ankommt.
• Geringere Kosten: Mit digitalen Werkzeugen lassen sich bessere Preise verhandeln, unkontrollierte Einkäufe („Maverick Buying“) vermeiden und Ausgaben für Compliance reduzieren.
• Vorteile gegenüber der Konkurrenz: Während andere Firmen noch mit veralteten Prozessen kämpfen, kannst du schneller auf Marktveränderungen reagieren und neue Lieferanten effizienter anbinden.

Digitalisierung im Lieferantenmanagement verringert Kosten und schafft Transparenz.

Schritt für Schritt zur Digitalisierung

Die Theorie kennst du jetzt, aber wie setzt du das Ganze konkret um? Von der ersten Bestandsaufnahme bis zur vollständigen Integration: An diesen drei Phasen kannst du dich orientieren.

Vorbereitung und Planung

Ist-Analyse: Sammle alle aktuellen Lieferantendaten, Prozesse und Systeme. Was funktioniert, was nicht? Wo verlierst du am meisten Zeit?

Ziele setzen: Definiere konkrete Ziele: Möchtest du Zeit sparen, die Kosten senken oder die Compliance verbessern? Je klarer deine Ziele sind, desto einfacher wird die Auswahl der richtigen Tools.

Budget und Zeitrahmen: Kalkuliere nicht nur die Kosten für die Software, sondern auch für die Umsetzung, Schulungen und die interne Arbeitszeit. Plane genug Zeit für die vollständige Umstellung ein.

Umsetzung

Pilotprojekt: Starte mit einem kleinen Bereich, zum Beispiel einer Produktkategorie oder Abteilung. Teste das gewählte System über mehrere Monate und hole Feedback ein.

Schrittweise ausweiten: Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt führst du die Lösung in anderen Bereichen ein. Vergiss dabei nicht, die Mitarbeiter*innen ins Boot zu holen.

Integration und Optimierung: Verknüpfe das neue System mit deinen bestehenden Tools, wie zum Beispiel dem ERP-System oder der Buchhaltungssoftware. Automatisiere wiederkehrende Abläufe, und verbessere das System kontinuierlich.

Erfolgsmessung

So erkennst du, ob deine Digitalisierungsstrategie funktioniert:

So geht’s: Typische Hürden meistern

Erfahre, wie du häufige Stolperfallen geschickt umgehst und dabei Zeit, Nerven und Geld sparst.

Datenchaos und fehlende Transparenz

Oft sind Lieferantendaten über verschiedene Systeme verteilt. Niemand weiß, welche Verträge gültig sind. Die Suche nach einer einfachen Information dauert ewig. Excel-Listen werden nicht aktualisiert, E-Mails gehen verloren und der Überblick fehlt. 

So gehst du vor: 

• Beginne mit einer zentralen Lieferantendatenbank
• Sammle alle wichtigen Informationen (Kontaktdaten, Verträge, Bewertungen) an einem Ort
• Das muss nicht perfekt sein – Hauptsache, du hast eine einzige verlässliche Quelle

Widerstand im Team

Besonders in Unternehmen, die ihr Lieferantenmanagement noch nicht digitalisiert haben, gibt es oft Widerstand. „Das haben wir schon immer so gemacht“ ist ein Satz, den man oft hört. Mitarbeiter*innen fürchten, sich in neue Tools einarbeiten zu müssen oder dass ihre Stellen gefährdet sind. 

So gehst du vor:

• Kommuniziere die Vorteile klar, z. B. dass weniger Routinearbeit mehr Zeit für strategische Aufgaben bedeutet
• Starte mit den Mitarbeiter*innen, die neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen sind. Sie können dann als Vorbilder dienen
• Biete außerdem genügend Schulungen an und führe nicht alles auf einmal ein

Überforderung bei der Tool-Auswahl

Der Markt für Software zum Lieferantenmanagement ist groß. Viele Firmen wissen nicht, wo sie anfangen sollen, und wählen dann entweder ein zu komplexes oder zu unpassendes System. 

So gehst du vor: 

• Definiere zuerst, welche Anforderungen unbedingt erfüllt sein müssen
• Welche fünf Probleme willst du zuerst lösen? 
• Suche dann nach Tools, die genau diese Punkte abdecken – nicht mehr und nicht weniger

Auf OMR Reviews findest du zahlreiche Tools, inklusive Bewertungen echter Nutzer*innen. Einen ersten Überblick verschaffst du dir mit dieser Auswahl: 

Bekannte Lieferantenmanagement Tools