Vertrieb Software & Tools im Vergleich (Seite 6)

Distributionssoftware ist ein Oberbegriff für digitale Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, den Waren- und Sendungsfluss von der Bestellung bis zur Zustellung effizient zu steuern. Diese Tools zielen darauf ab, alle Phasen der Auslieferung zu optimieren, von der Auftragsannahme über die Kommissionierung und den Versand bis hin zur Sendungsverfolgung und Retourenabwicklung. Sie bieten eine Vielzahl von Funktionen, die den gesamten Distributionsprozess abdecken und Logistik-, Fulfillment- und Operations-Teams helfen, ihre Arbeit strukturierter und produktiver zu gestalten.

Zentraler Bestandteil von Distributionssoftware ist häufig ein Transportation Management System (TMS) oder eine Versandplattform, die die Anbindung an Carrier, Speditionen und Last-Mile-Dienstleister verwaltet. Ein solches System bietet eine zentrale Steuerungsebene, in der alle Sendungen, Frachtdokumente und Tracking-Informationen erfasst und aktualisiert werden, sodass Logistik-Teams jederzeit den Status einer Lieferung einsehen können. Durch diese Daten lassen sich Versandkosten besser kontrollieren und Service-Level-Vereinbarungen gegenüber Kund*innen zuverlässig einhalten.

Neben TMS-Funktionen bieten viele Distributionssoftware-Lösungen auch Werkzeuge zur Automatisierung wiederkehrender Logistikprozesse. Dazu gehören die automatische Versandetiketten-Erzeugung, die regelbasierte Carrier-Auswahl (Shipping Rules), die Sendungsverfolgung mit Statusmeldungen sowie die Erstellung von Frachtbriefen und Gefahrgutdokumenten. Mit diesen Funktionen können Versandteams effizienter arbeiten und Zeit für Ausnahmebehandlung und Qualitätssicherung gewinnen.

Distributionssoftware unterstützt außerdem das Tour- und Flottenmanagement, also die Planung und Überwachung von Fahrzeugen, Routen und Fahrer*innen. Durch GPS-Tracking, Geofencing und Routenoptimierungs-Tools können Disponent*innen den Überblick darüber behalten, wo sich Fahrzeuge befinden, welche Stopps geplant sind und wo Verzögerungen entstehen. Das sorgt für mehr Transparenz im Fuhrpark und hilft Unternehmen, Leerfahrten zu reduzieren und die Auslastung zu verbessern.

Auch die Integration mit anderen Unternehmenslösungen wie ERP-, Shop- oder Lagerverwaltungssystemen (WMS) ist ein häufiges Merkmal von Distributionssoftware. Dies ermöglicht es, die Auslieferung nahtlos mit Vertrieb, Einkauf und Lager zu verknüpfen und eine einheitliche Sicht auf Bestände, Aufträge und Sendungen über verschiedene Abteilungen hinweg zu gewährleisten. Somit wird ein konsistentes Liefererlebnis sichergestellt und Datensilos zwischen Bestellung, Lager und Versand werden aufgebrochen.

Distributionssoftware ist auch mobil verfügbar, was es Lager-, Außendienst- und Fahrpersonal ermöglicht, von unterwegs aus auf relevante Daten und Tools zuzugreifen. So können Kommissionierer*innen Pickaufträge auf Handheld-Geräten quittieren, Fahrer*innen elektronische Lieferscheine unterschreiben lassen und Werkstattmitarbeiter*innen Schäden direkt vor Ort dokumentieren. Dies trägt dazu bei, den Distributionsprozess flexibel und schnell an veränderte Auftragslagen, Verkehrssituationen und Kund*innenanforderungen anzupassen.

Zentrale technische Funktionen einer Distributionssoftware

Die Auswahl der richtigen Distributionssoftware kann entscheidend für die Lieferzuverlässigkeit eines Unternehmens sein. Eine gut gestaltete Lösung bietet verschiedene technische Funktionen, die den Auslieferungsprozess optimieren und die Effizienz steigern. Im Folgenden werden die zentralen Funktionen einer Distributionssoftware näher erläutert.

Auftrags- und Sendungsmanagement

Eine der wichtigsten Funktionen einer Distributionssoftware ist das Auftrags- und Sendungsmanagement. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, alle Informationen zu Bestellungen, Paketen und Frachten an einem zentralen Ort zu bündeln. Dazu gehören Empfänger*innendaten, Artikel- und Mengeninformationen, Versandanweisungen, Carrier-Vorgaben und Lieferzeitfenster. Durch eine zentrale Sendungsdatenbank können Logistik-Teams den Status jedes Auftrags in Echtzeit nachvollziehen, Ausnahmen frühzeitig erkennen und Engpässe in Lager und Versand priorisiert abarbeiten.

Multi-Carrier-Versand und Frachtabwicklung

Das Multi-Carrier-Versandmanagement ist eine weitere zentrale Funktion, die Distributionssoftware bietet. Hierbei handelt es sich um die Anbindung mehrerer Paket- und Frachtdienstleister über eine einheitliche Oberfläche. Die Software hilft Versandteams, je nach Tarif, Service-Level oder Zone automatisch den passenden Carrier auszuwählen, Versandetiketten zu drucken und Frachtbriefe zu erzeugen. Durch Regelwerke (Shipping Rules) lassen sich Sendungen nach Gewicht, Maßen, Wert oder Zielregion auf den jeweils günstigsten oder schnellsten Dienstleister verteilen.

Touren- und Routenplanung

Die Touren- und Routenplanung ist entscheidend für die Steuerung von Auslieferungen mit eigenem Fuhrpark oder Subunternehmen. Distributionssoftware bietet Algorithmen, die Stopps unter Berücksichtigung von Zeitfenstern, Fahrzeugkapazitäten, Fahrer*innenpausen und Verkehrsdaten zu optimalen Touren bündeln. Diese Funktion hilft Disponent*innen, Leerkilometer zu reduzieren, Lieferzeiten einzuhalten und CO₂-Emissionen zu senken. Echtzeit-Anpassungen während des Tages ermöglichen es zudem, kurzfristige Aufträge oder Ausfälle ohne manuellen Aufwand in laufende Touren einzuplanen.

Lager- und Pickprozess-Steuerung

Die Lager- und Pickprozess-Steuerung verbindet Bestand, Auftrag und Versand. Distributionssoftware unterstützt Kommissionier*innen mit mobilen Geräten, Pickwegen und Mengenkontrollen, sodass die richtigen Artikel in der richtigen Menge in den passenden Versandkarton gelangen. Funktionen wie Multi-Order-Picking, Pack-Plätze mit Gewichtskontrolle und automatisierte Verpackungsempfehlungen reduzieren Fehler und beschleunigen den Durchlauf. Durch die enge Kopplung an das Sendungsmanagement entsteht eine durchgängige Prozesskette von der Order bis zum versandbereiten Paket.

Sendungsverfolgung und Track-and-Trace

Die Sendungsverfolgung ist essenziell, um Transparenz für interne Teams und Endkund*innen herzustellen. Distributionssoftware sammelt Statusmeldungen aller angebundenen Carrier in einem zentralen Dashboard und stellt sie über automatische E-Mails, SMS oder ein Branded Tracking-Portal zur Verfügung. Mit diesen Funktionen können Service-Teams proaktiv über Verzögerungen informieren, Rückfragen reduzieren und Lieferqualität messen. Detaillierte Track-and-Trace-Daten dienen darüber hinaus als Grundlage für SLA-Reports und Carrier-Bewertungen.

Integration mit anderen Systemen

Eine leistungsfähige Distributionssoftware ermöglicht die Integration mit anderen Unternehmenslösungen wie ERP-, Shop-, OMS- und Lagerverwaltungssystemen (WMS). Diese Integration ist entscheidend, um einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Bestellung, Lager, Versand und Buchhaltung zu gewährleisten. Durch die nahtlose Verbindung können Versandteams auf alle relevanten Daten zugreifen, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. Diese Funktion fördert die Zusammenarbeit zwischen Operations, Customer Service und Vertrieb und trägt dazu bei, ein konsistentes Bild von Beständen, Aufträgen und Sendungen zu schaffen.

Mobile Anwendungen für Lager und Fahrpersonal

In einer mobilen Logistikwelt ist der Zugriff auf Distributionssoftware von verschiedenen Geräten aus unerlässlich. Viele moderne Lösungen bieten mobile Apps für Handhelds, Tablets oder Smartphones, die es Lager-, Werkstatt- und Fahrpersonal ermöglichen, ortsunabhängig auf Aufträge und Tools zuzugreifen. Dies ist besonders wichtig für Fahrer*innen und Außendienst-Mitarbeiter*innen, die häufig im Einsatz sind. Mit mobilen Anwendungen können sie elektronische Lieferscheine erfassen, Schäden dokumentieren, Empfangsunterschriften einholen und Tourenstatus in Echtzeit melden.

Reporting und Logistik-Analytics

Die Reporting- und Analytics-Funktionen sind essenziell, um den Erfolg der Distributionsaktivitäten zu messen. Distributionssoftware bietet Auswertungen zu Lieferquoten, Durchlaufzeiten, Versandkosten pro Paket, Carrier-Performance, Retourenquoten und Bestandsverfügbarkeit. Mit diesen Funktionen können Logistik- und Operations-Teams datengestützte Entscheidungen treffen, um Carrier-Verträge zu verhandeln, Lagerprozesse zu optimieren oder Standorte neu zu bewerten. Berichte können individuell angepasst und in Echtzeit generiert werden, was es einfacher macht, Engpässe und Verbesserungspotenziale im operativen Alltag zu identifizieren.

Retouren- und Reklamationsmanagement

Das Retouren- und Reklamationsmanagement ist eine weitere essenzielle Funktion innerhalb von Distributionssoftware. Diese Funktion hilft Versand- und Service-Teams, Rückläufer strukturiert zu erfassen, zu bewerten und in den Bestand zurückzuführen. Nutzer*innen können Retourenetiketten generieren, Rückgabegründe kategorisieren und Folgeprozesse wie Gutschrift, Austausch oder Verschrottung anstoßen. Darüber hinaus ermöglicht es eine bessere Auswertung von Retourenquoten nach Produkt, Region oder Carrier, was zur Steigerung der Liefer- und Produktqualität sowie zur Senkung der Versandkosten beiträgt.

Zielgruppen einer Distributionssoftware

Distributionssoftware wird von verschiedenen Zielgruppen genutzt, die jeweils spezifische Bedürfnisse und Anforderungen an die Software stellen. Diese Zielgruppen profitieren von den Funktionen, um ihre täglichen Aufgaben effizienter zu erledigen und ihre Liefer- und Servicelevel-Ziele zu erreichen. Im Folgenden werden die unterschiedlichen Zielgruppen sowie ihre Verwendung der Distributionssoftware detailliert beschrieben.

Versand- und Logistikmitarbeiter*innen

Versand- und Logistikmitarbeiter*innen sind die Hauptnutzer*innen einer Distributionssoftware. Sie setzen die Software täglich ein, um Aufträge zu kommissionieren, zu verpacken und zu versenden. Mit Funktionen wie Multi-Carrier-Versand, Etikettendruck und Sendungsverfolgung können sie den Status aller offenen Sendungen jederzeit überwachen und priorisieren. Außerdem ermöglicht die Software, wichtige Informationen zu Empfänger*innen, Paketmaßen und Service-Levels zu speichern und zu analysieren, sodass Versandmitarbeiter*innen sauber dokumentieren und schnell auf Ausnahmen reagieren können. Durch automatisierte Prozesse wie regelbasierte Carrier-Auswahl sparen sie Zeit und können sich auf die Bearbeitung komplexer Sendungen konzentrieren.

Logistik- und Supply-Chain-Leitung

Logistikleiter*innen und Supply-Chain-Manager*innen nutzen Distributionssoftware, um die Leistung ihrer Teams zu überwachen und strategische Entscheidungen zu treffen. Sie greifen auf umfangreiche Analyse- und Reporting-Funktionen zurück, um KPIs wie On-Time-Delivery-Rate, Cost-per-Shipment oder Retourenquote zu verfolgen und Trends in der Auslieferung zu erkennen. Dies hilft ihnen, die Effektivität ihrer Logistikstrategien zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Darüber hinaus ermöglicht die Software, Carrier-Verträge zu vergleichen und die Auslastung von Standorten oder Fuhrparks zu steuern.

Disponent*innen und Tourenplanung

Disponent*innen sind für die tägliche Steuerung des Fuhrparks und der Tourenplanung verantwortlich. Sie nutzen Distributionssoftware, um Routen zu optimieren, Fahrzeuge zuzuweisen und Lieferzeitfenster einzuhalten. Mithilfe von Echtzeit-Tracking, Geofencing und automatisierten Eingangs- und Ausgangsmeldungen können sie schnell reagieren, wenn Sendungen verspätet sind oder Aufträge umgeplant werden müssen. Die Software unterstützt zudem dabei, Fahrer*innenarbeitszeiten, Pausen und Pflichtruhezeiten regelkonform zu berücksichtigen.

Fahrer*innen und Auslieferungspersonal

Fahrer*innen und Auslieferungspersonal sind oft unterwegs und benötigen mobile Distributionssoftware, um ihre Touren effizient abzuwickeln. Die mobile Zugänglichkeit der Software ermöglicht es ihnen, jederzeit auf Tourenlisten zuzugreifen, Stopps zu quittieren und Empfangsbestätigungen digital zu erfassen. Sie nutzen die Software, um Navigationsanweisungen zu folgen, Schäden oder Reklamationen zu dokumentieren und ihre Status- und Aufenthaltsmeldungen automatisch an die Disposition zu übermitteln. Diese Funktionalität ist entscheidend, um die Kommunikation mit der Zentrale zu verbessern und sicherzustellen, dass keine Lieferung unbestätigt bleibt.

Customer-Service- und Operations-Teams

Customer-Service- und Operations-Mitarbeiter*innen profitieren ebenfalls von Distributionssoftware, insbesondere von den Track-and-Trace-Funktionen. Durch den Zugriff auf die vollständige Historie einer Sendung können sie schnell und effektiv auf Anfragen, Reklamationen und Lieferprobleme reagieren. Diese Software hilft ihnen, Lieferkonflikte zeitnah zu klären und proaktiv mit Kund*innen zu kommunizieren, wenn Verzögerungen entstehen. Wenn Service-Teams Einblicke in Retourengründe und Carrier-Performance haben, können sie passgenaue Lösungen wie Ersatzlieferungen oder Gutschriften anbieten, die die Kund*innenzufriedenheit erhöhen und langfristige Geschäftsbeziehungen stärken.

Unternehmensführung

Die Unternehmensführung, einschließlich Geschäftsführer*innen und COOs, verwendet Distributionssoftware, um strategische Einblicke in die Logistik- und Lieferaktivitäten zu gewinnen. Sie benötigen umfassende Berichte und Analysen, um die Gesamtleistung der Auslieferung zu bewerten und langfristige Standort-, Carrier- und Investitionsentscheidungen zu treffen. Die Funktionen zur Analyse von Versandkosten, Servicelevel-Erreichung und Lieferketten-Risiken ermöglichen es der Unternehmensführung, informierte Entscheidungen zu treffen und Ressourcen entsprechend zuzuweisen. Dies trägt dazu bei, Liefertreue, Margen und Wettbewerbsfähigkeit langfristig abzusichern.

IT-Abteilungen

Die IT-Abteilungen sind für die Implementierung und Wartung der Distributionssoftware verantwortlich. Sie sorgen dafür, dass die Software reibungslos funktioniert, sicher ist und mit anderen Unternehmenslösungen wie ERP, Shopsystemen, OMS und WMS integriert werden kann. IT-Fachkräfte kümmern sich um die Anbindung von Carrier-APIs, EDI-Schnittstellen und Geräten wie Handhelds oder Etikettendruckern und schulen die Mitarbeitenden im Umgang mit der Software. Diese Zielgruppe spielt eine entscheidende Rolle bei der Auswahl der geeigneten Software und der Unterstützung der anderen Nutzer*innen in der optimalen Nutzung der Funktionen.

Vorteile einer Distributionssoftware aus Unternehmenssicht

Die Implementierung einer Distributionssoftware kann für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich bringen, die sowohl die Effizienz steigern als auch die Lieferqualität erhöhen. Diese Softwarelösungen sind darauf ausgelegt, Auslieferungsprozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu verbessern und die Kund*innenzufriedenheit zu erhöhen. Im Folgenden werden die wesentlichen Vorteile einer Distributionssoftware aus Unternehmenssicht detailliert erläutert.

Effizienzsteigerung in Versand und Lager

Ein wesentlicher Vorteil der Distributionssoftware ist die signifikante Steigerung der Effizienz innerhalb der Logistikorganisation. Durch Automatisierungsfunktionen werden zeitaufwändige Aufgaben wie das Erzeugen von Versandetiketten, das Erstellen von Frachtbriefen oder das Versenden von Versandbenachrichtigungen automatisiert. Dies ermöglicht es Versand- und Lagerteams, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Qualitätskontrolle, Ausnahmebehandlung und Prozessverbesserung zu konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Aufgaben aufzuhalten. Eine höhere Effizienz führt in der Regel zu einer schnelleren Bearbeitung von Sendungen und damit zu kürzeren Lieferzeiten.

Verbesserte Datenorganisation und -zugänglichkeit

Distributionssoftware zentralisiert alle relevanten Daten an einem Ort, was eine strukturierte und organisierte Verwaltung von Aufträgen, Sendungen und Carrier-Informationen ermöglicht. Diese zentrale Datenbasis erleichtert den Zugriff auf Informationen und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder auf den aktuellsten Sendungsstatus zugreifen können. Ein strukturierter Umgang mit Daten minimiert das Risiko von Fehlversand, doppelten Etiketten oder unvollständigen Frachtdokumenten und trägt dazu bei, die Qualität der Auslieferung zu verbessern. Zudem können Unternehmen dank umfassender Analysen und Berichte wertvolle Einblicke in Lieferzeiten, Versandkosten und Carrier-Leistung gewinnen.

Optimierte Liefer- und Kund*innenerlebnisse

Die Nutzung einer Distributionssoftware ermöglicht es Unternehmen, das Lieferversprechen gegenüber Kund*innen aktiv zu gestalten und zu verbessern. Durch transparente Track-and-Trace-Funktionen, Branded Tracking-Seiten und proaktive Statusmeldungen können Service-Teams gezielt informieren und das Vertrauen in die Lieferqualität stärken. Die Fähigkeit, historische Daten zu Lieferzeiten und Reklamationen einzusehen, erlaubt es Unternehmen, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um Liefertreue zu sichern und Retouren zu reduzieren. Verlässliche und positive Liefererlebnisse sind entscheidend für die Kund*innenbindung und tragen zur Steigerung der Wiederholungskäufe bei.

Bessere Kapazitäts- und Bedarfsplanung

Mit Distributionssoftware können Unternehmen präzisere Kapazitäts- und Versandprognosen erstellen, indem sie historische Sendungsdaten und saisonale Muster auswerten. Diese Informationen helfen Operations- und Logistikleitung, realistische Kapazitätsziele zu setzen und strategische Entscheidungen zu treffen, etwa bei der Personalplanung, der Carrier-Auswahl oder dem Ausbau von Fulfillment-Standorten. Durch die Verfügbarkeit von datenbasierten Analysen können Unternehmen Volumenspitzen frühzeitig erkennen und schnell auf Veränderungen im Markt reagieren. Eine fundierte Bedarfsprognose ermöglicht es, Ressourcen effizienter zu planen und Investitionen gezielter zu steuern.

Steigerung der Teamzusammenarbeit

Distributionssoftware fördert die Zusammenarbeit innerhalb von Logistikteams sowie zwischen verschiedenen Abteilungen wie Vertrieb, Customer Service und Einkauf. Die Integration von Tools ermöglicht einen nahtlosen Austausch von Informationen und fördert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Eine verbesserte Zusammenarbeit führt zu einem besseren Verständnis von Auftragslage, Bestand und Lieferversprechen und einem kohärenteren Ansatz zur Erreichung der Servicelevel-Ziele. Teams, die effektiv zusammenarbeiten, sind in der Regel produktiver und erreichen bessere Ergebnisse.

Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit

Eine moderne Distributionssoftware ist oft anpassungsfähig und skalierbar, was bedeutet, dass Unternehmen sie je nach ihren spezifischen Anforderungen und Wachstumszielen modifizieren können. Die Möglichkeit, zusätzliche Carrier, Standorte, Lagerorte oder Verkaufskanäle anzubinden, macht es einfacher, mit den sich ständig ändernden Marktbedingungen und Kund*innenanforderungen Schritt zu halten. Unternehmen können die Software an ihr Wachstum anpassen, etwa beim Eintritt in neue Länder, beim Aufbau eines D2C-Kanals oder beim Outsourcing an einen 3PL, ohne dass ein umfassender Wechsel oder eine Neuinvestition notwendig ist.

Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit und Lieferqualität

In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt ist die Nutzung einer Distributionssoftware ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Unternehmen, die moderne Technologie und datengetriebenes Arbeiten in der Logistik nutzen, können schneller liefern, Versandkosten besser kontrollieren und sich von der Konkurrenz abheben. Eine gut implementierte Distributionssoftware bietet nicht nur einen klaren Vorteil in der Effizienz, sondern auch in der Qualität der Auslieferung und der Flexibilität im Geschäftsalltag.

Auswahlprozess für die passende Distributionssoftware

Der Auswahlprozess für die passende Distributionssoftware kann komplex sein, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen, um die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zu erfüllen. Um diesen Prozess systematisch zu gestalten, kann eine schrittweise Vorgehensweise helfen, die von der Erstellung einer Long List bis zur finalen Entscheidung reicht. Im Folgenden wird dieser Prozess detailliert beschrieben.

1. Bedarfsanalyse durchführen

Der erste Schritt im Auswahlprozess besteht darin, eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen. Dabei ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu identifizieren. Dazu gehören die vorhandenen Versand- und Logistikprozesse, das Sendungsvolumen, die Anzahl der Standorte, die genutzten Carrier, die gewünschten Funktionen und Integrationen sowie die Zielgruppen, die von der Software profitieren sollen. Eine enge Zusammenarbeit mit Versand-, Lager- und Operations-Teams sowie der IT hilft, ein umfassendes Bild der Anforderungen zu erhalten.

2. Erstellung einer Long List

Auf Basis der Bedarfsanalyse wird eine Long List von potenziellen Distributionssoftware-Anbietern erstellt. Diese Liste umfasst alle Lösungen, die den identifizierten Anforderungen gerecht werden können, von TMS- und Multi-Carrier-Plattformen über WMS- und Fleet-Management-Lösungen bis hin zu spezialisierten Last-Mile- oder 3PL-Tools. Es ist hilfreich, sowohl etablierte Anbieter als auch innovative neue Lösungen zu berücksichtigen. Recherchen können durch Online-Bewertungen, Empfehlungen von Branchenkolleg*innen und Fachartikel unterstützt werden.

3. Kriterien für die Short List definieren

Im nächsten Schritt erfolgt die Definition der Kriterien, die für die Auswahl der Distributionssoftware entscheidend sind. Diese Kriterien können funktionale Aspekte (z. B. Multi-Carrier, Routenplanung, Track-and-Trace, Retouren), technische Anforderungen (z. B. Integration mit bestehenden ERP-, Shop- oder WMS-Systemen, Anbindung von Handhelds und Druckern, Cloud- oder On-Premise-Betrieb), Kosten (z. B. Lizenzgebühren, Pro-Sendung-Kosten, Implementierungskosten) und Support (z. B. Schulungen, Carrier-Onboarding, Service-Level-Agreements) umfassen. Es ist wichtig, diese Kriterien klar zu formulieren und Prioritäten zu setzen, um die späteren Entscheidungen zu erleichtern.

4. Erstellung einer Short List

Auf Grundlage der definierten Kriterien wird die Long List reduziert und eine Short List erstellt. Diese Liste umfasst die vielversprechendsten Anbieter, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entsprechen. Es empfiehlt sich, mindestens drei bis fünf Lösungen in die Short List aufzunehmen, um eine fundierte Auswahl treffen zu können.

5. Demos und Testversionen anfordern

Nachdem die Short List erstellt wurde, sollten Demos und Testversionen der ausgewählten Softwarelösungen angefordert werden. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen oder Sandbox-Zugänge an, die es ermöglichen, die Software in der Praxis zu erleben. Während dieser Testphase sollten alle relevanten Teammitglieder aus Versand, Lager, Disposition und IT in die Nutzung der Software einbezogen werden, um ein umfassendes Feedback zu sammeln. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, die Benutzerfreundlichkeit, die Carrier-Anbindung und die Anpassungsfähigkeit der Software zu bewerten.

6. Bewertung der Testversionen

Nach der Testphase erfolgt die systematische Bewertung der getesteten Softwarelösungen. Dabei sollten die vorher definierten Kriterien als Bewertungsmaßstab dienen. Es ist hilfreich, eine Vergleichstabelle zu erstellen, in der die Stärken und Schwächen der einzelnen Lösungen festgehalten werden. Auch das Feedback der Nutzer*innen aus Versand, Disposition und IT ist in dieser Phase wichtig, um eine ganzheitliche Sicht auf die Vor- und Nachteile der einzelnen Softwarelösungen zu erhalten.

7. Preis-Leistungs-Verhältnis analysieren

Im nächsten Schritt sollte eine detaillierte Analyse des Preis-Leistungs-Verhältnisses der verbleibenden Softwarelösungen erfolgen. Hierbei gilt es, die Gesamtkosten (z. B. Lizenzgebühren, Pro-Label- oder Pro-Sendung-Kosten, Implementierungskosten, laufende Wartungskosten) mit den gebotenen Funktionen und Vorteilen der Software abzuwägen. Es ist ratsam, auch mögliche versteckte Kosten oder Zusatzgebühren wie Carrier-Onboarding, API-Calls oder Premium-Support in die Betrachtung einzubeziehen.

8. Entscheidungsträger*innen einbeziehen

Bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, ist es wichtig, alle relevanten Entscheidungsträger*innen in den Prozess einzubeziehen. Dazu zählen neben den Logistik- und Operations-Teams auch die Unternehmensführung, IT-Abteilung und gegebenenfalls Einkauf und Finanzabteilung. In einem gemeinsamen Meeting können die gesammelten Informationen und Bewertungen diskutiert werden, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden und die Entscheidung auf breiter Basis abgestützt ist.

9. Finale Entscheidung treffen

Nachdem alle Bewertungen, Rückmeldungen und Preis-Leistungs-Analysen durchgeführt wurden, kann die finale Entscheidung getroffen werden. In diesem Schritt wird der bevorzugte Anbieter ausgewählt, und die Konditionen für den Kauf der Software werden verhandelt. Es ist ratsam, eine schriftliche Bestätigung der vereinbarten Konditionen sowie eine klare Vereinbarung über den Implementierungsprozess, das Carrier-Onboarding und die Service-Level zu verlangen.

10. Implementierung und Schulung planen

Nach der Auswahl der passenden Distributionssoftware erfolgt die Planung der Implementierung. Dies umfasst die Einrichtung der Software, die Anbindung von ERP-, Shop- und Carrier-Systemen, die Konfiguration von Druckern und Handhelds sowie die Schulung der Mitarbeitenden in Versand, Disposition und Customer Service. Ein gut strukturierter Implementierungsplan hilft, den Übergang zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle Nutzer*innen die Software effektiv nutzen können.