Ohne Projektmanagement-Phasen ist nichts zu holen

Dass Phasen sinnvoll sind, zeigt die Komplexität von Projekten

Wer schon das ein oder andere Projekt gemanagt hat oder sogar ein alter Hase darin ist, kennt die ein oder andere Weisheit über die Phasen im Projektmanagement. Wir wollen uns in diesem Artikel jedoch grundsätzlichen Fragen stellen und geben einen Grundkurs.

Was sind die 5 Phasen eines Projektes? Ist Projektmanagement ein Prozess? Und welche Tools helfen Euch beim Managen? Um gemächlich in diesen Artikel zu starten, fangen wir mit einer grundsätzlichen Frage an: Wie sieht der Prozess von Projektmanagement aus? Projekt starten, daran arbeiten, abschließen. Gut, so simpel ist es dann doch nicht. Würdet Ihr nach diesem Prinzip vorgehen, hättet Ihr schnell viel Chaos, aber wenig finalen Erfolg. Erfahrene Projektmanager:innen werden an dieser Stelle zustimmend nicken und Unternehmensberater:innen angstvoll Gänsehaut bekommen, wenn sie daran denken in was für Projekt-Schutthaufen sie hin und wieder eingeführt werden – weit weg von strukturierten Phasen.

Wir geben Euch einen lockeren Fahrplan bezüglich der Phasen im Projektmanagement mit an die Hand.

Aller Anfang ist Planung

Apropos Fahrplan: Vor jeder Projektumsetzung steht die Auswahl des Phasenmodells und die Wahl des dazu passenden Projektphasenplans. Neben dem Unterschied zwischen 4- und 5-phasigem Projektmanagement, gibt es den Unterschied zwischen einfachen, parallelen, interaktiven und gemischten Phasenmodellen. Je nach Umfang des Projektes ergibt sich die Sinnhaftigkeit eines Modells.

  • Einfaches Phasenmodell = Eine Phase strikt nach der anderen
  • Paralleles Phasenmodell = Phasen werden gleichzeitig begonnen bzw. bevor die vorige Phase abgeschlossen ist
  • Iteratives Phasenmodell = Es werden Phasen und Prozesse wiederholt
  • Gemisches Phasenmodell = Eine Symbiose aus dem iterativen und parallelen Modell

Anschließend werden die verschiedenen Phasen und dazugehörige Meilensteine in einem Plan festgehalten, der jedem Beteiligten einen Überblick gibt.

Meile um Meile erreicht Ihr beim 5-Phasen-Projektmanagement das Ziel

Von Anfang bis Ende durchläuft Projektmanagement viele Stadien, wobei das Gesamte ein Prozess darstellt, bestehend aus vielen kleineren. Je nach Projektphasenmodell werdet Ihr unterschiedliche Fokusse feststellen. Folgende Phasen des Projektmanagements könnt Ihr Euch abspeichern und kommen in der Realität am meistens zum Tragen:

  • Phase 1 – Start
  • Phase 2 – Planung
  • Phase 3 – Durchführung
  • Phase 4 – Controlling
  • Phase 5 – Abschluss

Ihr stoßt gerne mal auf 4-Phasen-Projektmanagement, welches Durchführung & Controlling in einer Phase verheiratet. Das eine ist nicht unbedingt besser als das andere, allerdings gibt es gute Gründe, warum Ihr in 5 Phasen einteilen solltet. Die Begründung verraten wir Euch weiter unten.

In jeder Phase gibt es mindestens einen, oftmals mehrere Meilensteine, die als Kontrollpunkte gesehen werden. Sie verhindern das unnatürliche Ausdehnen des magischen Dreiecks des Projektmanagements. Eine geometrische Figur, die wohl in vielen Business-Bereichen gerne genutzt wird.

Das Magische Dreieck des Projektmanagements

Durch Meilensteine wird regelmäßig kontrolliert, ob Kosten, Zeitaufwand und Qualität in Einklang stehen. In der Schnelllebigkeit der Business-Welt ein Vorteil gegenüber klassischen Methoden, erst zum Schluss eines Projektes Phasen auszubessern oder sich wiederholende Prozesse zum nächsten Mal effektiver zu gestalten. Heutzutage ist das zu teuer und zu unnötig.

Um allen Teilnehmer:innen eines Projektes – vom Kunden bis zum Mitarbeiter – einen Überblick zu geben, ist ein Projektphasenplan nach Gantt eine hilfreiche Sache. Diesen könnt Ihr oldschool an ein Flipchart malen oder passende Tools wie Monday und Asana verwenden. Er beinhaltet die fünf Phasen, die Meilensteine sowie die Abteilungen, die je nach Phase zum Einsatz kommen.

Welche Phase hat mehr Klasse

Es kann die Einführung eines neuen Getränks bei CocaCola sein, die Implementierung eines neuen Features in der App unseres Partners Trade Republic oder die Marketing-Umstrukturierung Eures Projekts. Ganz gleich welche Größe das Projekt hat: Ihr durchlauft immer die gleichen Phasen. Aber was passiert in den verschiedenen Projektmanagement-Phasen und was zeichnet sie aus?

Phase 1 – Start

Ein Projekt beginnt immer mit der Evaluierung des Möglichen, der Festlegung der Ziele und der monetären Prüfung. Viele Projekte kommen über den Status des Starts nicht hinaus, da sie sich wirtschaftlich nicht rentieren, zu risikobehaftet oder nicht umsetzbar sind – um nicht zu sagen Ihrer Zeit voraus. Möchtet Ihr das im Detail herauszufinden, solltet Ihr beispielsweise Marktstudien beauftragen oder Experten-Meinungen einholen.

Erst nachdem das geprüft wurde – ein Start beschlossene Sache ist – werden Arbeitspakete geschnürt, Projektmethodik, Kosten, Umfang und Zeitaufwand festgelegt. Der Vorteil dieser Phase ist schlichtweg Mühen, Zeit und Kosten sinnvoll einzusetzen oder schlicht weg zu sparen.

Phase 2 – Planung

Nun ist es an der Zeit den Projektphasenplan zu erstellen und die dazugehörigen Meilensteine zu setzen. Sämtliche beteiligten Teams und Personen werden über das Projekt und ihre Tätigkeiten darin informiert.

In unseren Augen ist das wichtigste jedoch an dieser Stelle die richtigen Kommunikationswege zu finden sowie das Qualitätsmanagement auf Vordermann zu bringen. Die US-amerikanische Analystin Mary Gerush von Forrester Resarch hat 2020 festgestellt, dass der Trend zum Projektmanager mit kommunikativen und soften Skills geht. Ihr solltet Euch somit bewusst sein, dass Ihr selbstredend Ahnung vom Metier des Projektes habt, aber gleichzeitig agil in jeder Phase handeln könnt und sämtliche Parteien eines Projektes gleichermaßen kommunikativ motiviert.

Phase 3 – Durchführung

Jetzt geht es an das Eingemachte. Die Arbeitspakete und Todos werden entsprechend der festgelegten Vorgehensmethode (z. B. Scrum) von den jeweiligen Teammitgliedern umgesetzt. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen, da in dieser Phase die angesprochene Kommunikation sowie Transparenz den größten Wert besitzen. Das wichtigste Learning ist im Prinzip die Anerkennung, dass Projektmanagement nicht auf einen allein ankommt – nämlich auf den:die Projektmanager:in – sondern auf ein gut funktionierendes Team.

Phase 4 – Controlling

An einem Projekt arbeiten bekanntlich mehrere Menschen mit unterschiedlichen Expertisen, die als Teil dem Puzzle hinzugefügt werden. Ihre Arbeit am Projekt sowie sämtliche Prozesse sollten währenddessen im Auge behalten werden, um als Projektmanager:in schnell und effizient handeln zu können, falls nötig. Die Schnelllebigkeit heutiger Projekte verlangt es, dass Controlling einen eigenen Platz bekommt; anders als beim 4-Phasen-Projektmanagement.

Das Controlling ist dabei keine Phase, die sich an die vorige reiht, sondern ist fast von Anfang an aktiv. Sie hält Qualität, Kosten und Zeitrahmen stets im Blick. Auch wenn wir von Phasen reden, geht es beim Projektmanagement nicht um das hintereinander Wegarbeiten, sondern um ein optimales Zusammenspiel. Zudem wiederholen sich Prozesse innerhalb der Phasen, sofern es erforderlich ist. Besonders häufig bekommt man das im Software Development zu sehen.

Phase 5 – Abschluss

Bevor die Sektkorken knallen und der Erfolg eines Projektes gefeiert wird, setzen sich alle Beteiligten nochmals zusammen, um festzustellen, was erreicht wurde, inwiefern die Vorgaben eingehalten wurden und was aus dem ganzen Projekt für Zukünftige gelernt wurde. Möglich ist anderseits das Gegenteil, wenn das Projekt nicht die gewünschten Ergebnisse erzielt hat. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit an der ein oder anderen Stelle nachzujustieren oder das Projekt als gescheitert anzusehen.

Damit eben das nicht passiert, ist die gewissenhafte Umsetzung der ersten 4 Phasen durch alle Beteiligten – allen voran der Projektleiter – wichtig. Auf diese Weise kann während des Projekts dank der Meilensteine immer wieder gecheckt werden, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.

Was ist der Unterschied zwischen 4- und 5-phasigem Projektmanagement?

Gute Frage, einfache Antwort. Der auffälligste Unterschied ist, dass Phase 3 in zwei separate Phasen aufgeschlüsselt wird. Controlling und Durchführung finden somit voneinander getrennt statt. Das hat den Vorteil, dass die erste Gruppe sich rein darauf konzentrieren kann, dass alle Rahmenvereinbarungen, Aufgaben und Prozesse in akzeptabler Weise umgesetzt werden. Besonders bei größeren Projekten, wie die Einführung eines neuen Autos beispielsweise, ist dies die sinnvollere Variante. Viele Prozesse wiederholen sich, weshalb sich 5-phasiges Projektmanagement nach diesen richtet. Dabei können Sideprojects entstehen, die das Endergebnis des Hauptprojektes verbessern. Das bezeichnet ein iteratives Phasenmodell, während beim 4-Phasen-Projektmanagement oftmals ein paralleles Phasenmodell angewendet wird.

Die Anwendung von Phasen ergibt grundsätzlich Sinn, da Ihr fokussiert arbeiten, stetig die Qualität verbessern und im Vorfeld möglichst komplex planen könnt. Ihr seid während jeder Phase flexibel, aber denkt daran: vergesst das magische Dreieck nicht. Selbst wenn verschiedene Sichtweisen und Definitionen von Projektphasen existieren, für erfolgreiches Projektmanagement, sind sie unverzichtbar.

Im Vergleich haben beide Phasenmodelle Ihre individuellen Vor- und Nachteile. Sich beispielsweise steif an Projektmanagement-Definitionen nach DIN 69901 zu halten, ist wenig sinnvoll, da jedes Projekt seine eigene Natur hat. Nehmt es als Orientierung und vergesst neben der ganzen Theorie nicht die kommunikativen Aspekte und die Teamarbeit.

Optimaler Support kommt via SaaS

Glücklicherweise sind Excel-Tabellen oder Handgemaltes heute nicht mehr notwendig. Wir stellen Euch drei umfangreiche Tools vor, die Euch bei jeder Art von Projektmanagement ein treuer Begleiter sind.

  • monday.com: Hiermit lassen sich Projekte übersichtlich darstellen, sodass jeder Beteiligte weiß, was er:sie wann zu tun hat. Dabei kann jedes Phasenmodell grafisch dargestellt werden. Auf OMR Reviews zeichnet sich monday als eines der beliebtesten Tools im Projektmanagement aus.
  • awork: Gutes kommt oft aus Hamburg, ebenso awork. Das Tool ist Euch dabei behilflich, in den einzelnen Phasen die Projektarbeit zu vereinfachen und ortsunabhängig zu arbeiten. Ein weiterer positiver Punkt: Die Server stehen allesamt in Deutschland.
  • MeisterTask: Wenn Ihr auf den Kanban-Stil steht und einen Überblick der laufenden Aufgaben in Eurem Projektmanagement haben möchtet, seid Ihr mit MasterTask gut bedient. Ähnlich wie in Trello können Workflows automatisiert werden und im Kanban-Stil abgebildet werden.

Viele weitere Tools fürs Projektmanagement findet Ihr auf OMR Reviews.

 

Autor-Nils-MartensVerfolgt die Software-Welt schon seit Windows 3.1 und kurz darauf Win 95, als Slack, Google Meets und Ahrefs noch nicht existierten. Seit Anfang 2019 als Content Creator (Video & Social Media) für Unternehmen, Influencer und als Redakteur mit Hype auf Technik, Internetkultur und Software für OMR Reviews unterwegs. In seiner Freizeit findet ihr ihn gerne mal beim FPS-Zocken.

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