Das sind die 7 besten Tools für Digital-Kanban-Boards 

Mit diesen Kanban-Tools verliert Ihr nie wieder den Überblick über Eure Projekte

Die Aufgabenliste wird immer länger, die Projekte immer umfangreicher und alles muss rechtzeitig erledigt werden. Vielleicht nicht heute, aber Ihr kommt nicht darum herum. Die Gefahr, dass die Produktivität Eures Teams mit zunehmender Anzahl von Projekten und steigender Komplexität sinkt, wurde bereits von vielen Studien erwiesen. Denn Multitasking ist nicht, wie häufig behauptet wird, ein Talent, sondern erschwert Euch Eure Arbeit. Tausend Dinge gleichzeitig im Kopf zu haben, zu beginnen und dann doch nicht fertigzustellen ist nicht nur ineffektiv, sondern auch äußerst unbefriedigend.

Damit Ihr nicht unter Zeitdruck geratet und den Überblick über alle anstehenden Themen behalten könnt, kann Euch ein Kanban-Board helfen. Kanban ist eine von vielen Projektmanagement-Methoden, die es gibt. Deswegen stellen wir Euch in diesem Artikel vor, was die Kanban-Methode ist und wofür Ihr sie nutzen könnt. Außerdem lernt Ihr die Vorteile eines digitalen Kanban-Tools kennen und bekommt einen Überblick über die sieben besten Tools für digitale Kanban-Boards.

 

Was ist die Kanban-Methode und wofür könnt Ihr sie nutzen?

Der Begriff Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet in etwa so viel wie “Karte“. Ihren Ursprung fand sie im Jahr 1947 durch Taiichi Ohno in der Prozessoptimierung von Toyota. Die Einführung führte zu einer höheren Produktivität und einem erhöhten Fokus in der Produktion, sodass die Kanban-Methode später auch außerhalb dieses Bereiches angewendet wurde. Heute wird sie vor allem von Softwareentwicklungsteams genutzt. Aber Ihr könnt sie auch in so gut wie jedem anderen Bereich Eures Unternehmens einsetzen, wenn Ihr das möchtet. Aber wie sieht diese Methode aus und worin liegt ihre Stärke?

Zuerst einmal richtet Ihr Euch ein sogenanntes Kanban-Board ein. Auf diesem sammelt Ihr alle Aufgaben, die es abzuarbeiten gilt. Geht dabei so detailliert wie möglich vor. Natürlich könnt Ihr eine einzelne Aufgabe wie bspw. „Blogartikel: Digital Kanban schreiben“ definieren – das wird nur dem dahinterstehenden Aufwand nicht gerecht werden. Darin steckt nämlich viel mehr: Struktur überlegen, Thema recherchieren, Artikel schreiben, Korrekturschleife etc. Also brecht die Aufgabe in ihre einzelnen Arbeitsschritte herunter und schreibt sie alle auf.

Durch die Kanban-Methode bekommt Ihr also einen Überblick über alle offenen Aufgaben und könnt sie so in Eurer Projektmanagement-Planung berücksichtigen. Wenn Ihr alle To-Dos kennt, könnt Ihr Euer Zeitmanagement optimieren. Hierbei hat Euer Kanban-Board noch einen großen Vorteil gegenüber einer To-Do-Liste. Denn diese könnt Ihr zwar Stück für Stück abarbeiten, allerdings könnt Ihr einer Liste nicht entnehmen, ob Ihr Euch zu viele oder zu wenige Aufgaben zugemutet habt. Sie stehen dort, egal, ob Ihr angefangen habt sie zu bearbeiten oder nicht, es ist als kein Fortschritt sichtbar, bis die Aufgabe erledigt ist und gestrichen werden kann.

Das ist bei der Kanban-Methode anders. Je nachdem, wie groß Euer Team ist, wie viele Arbeitsschritte anfallen und wie Ihr am besten arbeiten könnt – das Kanban-Board ist Euch stets zu Diensten und lässt sich ganz so einrichten, wie Ihr und Euer Team es benötigt. Deswegen ist sie gerade bei umfangreichen Projekten, an denen mehrere Teammitglieder gleichzeitig arbeiten sehr beliebt, da der aktuelle Status jederzeit eingesehen werden kann und jede:r weiß, woran die restlichen Mitglieder gerade arbeiten. Euer Kanban-Board kann sowohl physisch, z. B. in Form eines Whiteboards, in Eurem Büro hängen, oder aber für alle digital einsehbar sein.

Diese Vorteile hat ein digitales Kanban-Board

Eine Wand voller Zettel ist Euch zu unordentlich und Ihr arbeitet vielleicht sogar an verschiedenen Orten? Dann ist die digitale Version des Kanban-Boards Eure Lösung. Dieses könnt Ihr Euch wie eine virtuelle Pinnwand vorstellen, auf der Ihr die Kärtchen, auf denen Eure Aufgaben stehen, anpinnt. Hierzu erstellt Ihr zunächst einmal Listen, denen Ihr Namen zuweist. So hat z. B. die Liste, in der Ihr zunächst alle Aufgaben sammelt, meistens den Namen „Backlog“. Jede weitere Liste stellt einen Schritt Eurer Arbeit an dem Projekt dar.

Die meistgenutzten Listen für digitale Kanban-Boards sind „To Do“, „Work in Progress“ und „Done“. Die Aufgaben, die Ihr Euch für einen bestimmten Zeitraum, z. B. einen Arbeitstag, vorgenommen habt, schiebt Ihr in die Spalte To Do. Sobald Ihr eine Aufgabe aktiv angeht, verschiebt Ihr sie in die Liste „Work in Progress“. Euer Ziel sollte es sein, am Ende eines Arbeitstages alle Aufgaben aus „To Do“ und „Work in Progress“ in „Done“ verschoben zu haben. Damit habt Ihr dann alles, was Ihr Euch vorgenommen habt, geschafft.

Kanban-Board

So kann ein physisches Kanban-Board aussehen

Der große Vorteil an einem digitalen Kanban ist, dass alle Personen, die an einem Projekt arbeiten, die aktuell zu erledigenden Aufgaben und den aktuellen Status einsehen können. Dabei ist es egal, ob Ihr im gleichen Raum, in verschiedenen Etagen oder remote arbeitet – Alle haben zu jedem Zeitpunkt dieselben Informationen. Außerdem werden physische Board schnell unübersichtlich, wenn mehr und mehr Karten hinzukommen. Digitale Tools ermöglichen es Euch, die Teamperformance zu visualisieren und somit die Effektivität des Workflows zu messen. Eine weitere Möglichkeit, die Euch ein Digital-Kanban bietet, ist die Integration anderer Tools. So können z. B. Softwaretools oder CRM’s angebunden oder verschiedene Automatisierungen erstellt werden, die Euch Arbeit abnehmen.

Die Auswahl an Kanban-Software ist mittlerweile riesig und die Möglichkeiten zur Optimierung Eures Projektmanagements erscheinen schier unerschöpflich. Wir haben die sieben besten digitalen Kanban-Tools unter die Lupe genommen und stellen sie Euch im folgenden Abschnitt mit Ihren Möglichkeiten sowie ihren Vor- und Nachteilen vor.

Die 7 besten Kanban-Tools

Nun aber mal Butter bei die Fische: Welche Online-Tools für Kanban gibt es? Neben den Vor- und Nachteilen der Top 7 Kanban-Tools erfahrt Ihr in diesem Abschnitt auch alles zu den Kosten und Einsatzmöglichkeiten der verschiedenen Digital-Kanban-Boards.

Trello für Digital-Kanban-Boards

 

 

 

Wir starten mit der Kanban-Software Trello. Mittlerweile ist es eines der am meisten genutzten Projektmanagement-Tools mit über 25 Millionen Nutzer:innen. Um es zu nutzen, registriert Ihr Euch einfach auf www.trello.com. Ihr müsst also kein zusätzliches Tool auf Euren Rechnern installieren, um das digitale Kanban-Board nutzen zu können. Das Tool legt seinen Fokus auf eine einfach handhabbare Oberfläche, schön aufbereitet, aber ohne viel Schnickschnack. Alle wichtigen Informationen könnt Ihr in diesem Kanban-Tool auf den Karten festhalten: Von Notizen über Labels und Checklisten bis hin zu Fristen, Dateien, Kommentaren und den zuständigen Kolleg:innen, denen Ihr eine Karte zuweisen könnt, alles ist an einem Ort bzw. einer Karte gebündelt. Die Karten können einfach per Drag & Drop von einer Liste zur nächsten verschoben werden.

Den einzelnen Aufgaben in Form von digitalen Karten könnt Ihr zudem Power-Ups, sozusagen zusätzliche Leistungen für Eure Boards, und Automatisierungen hinzufügen. Hierzu zählen beispielsweise die erweiterte Ansicht von Details auf der Vorderseite der Karten oder die ein zusätzlicher Kalender, in dem die Fälligkeitstermine Eurer verschiedenen Aufgaben angezeigt werden. Wenn Ihr Eure Listen z. B. nach dem Ende eines Projektes ad Acta legen wollt, bietet Euch Trello die Möglichkeit des Archivierens an. Die Liste bzw. die Karten sind dann von Eurem Board verschwunden, können im Archiv aber immer wieder eingesehen werden, falls Ihr doch nochmal etwas nachschauen wollt.

Trello-Kosten:

  • Basis – Kostenlos, Umfang: 10 Boards
  • Standard – 5 USD pro Benutzer:in und Monat, Umfang: Unbegrenzte Anzahl an Boards, erweiterte Automatisierungsfunktionen, erweiterte Checklisten, Benutzerdefinierte Felder
  • Premium –10 USD pro Benutzer:in und Monat, Umfang: Zusätzliche Vorlagen für Arbeitsbereiche, unbegrenzte Automatisierungsbefehle
  • Enterprise – 17,50 USD pro Benutzer:in und Monat, Umfang: Priority Support, erhöhter Sicherheitsumfang und mehr Kontrollmöglichkeiten

Möchtet Ihr noch nach anderen Kanban-Tools suchen? Dann schaut Euch die Trello-Alternativen auf unserer OMR Reviews Plattform um.

Monday als Projektmanangement-Tool

 

 

 

Weiter geht es mit dem Projektmanagement-Tool Monday. Auch dieses verfügt über ein integriertes Kanban-Board. Hierbei bietet Euch das Kanban-System zahlreiche Personalisierungsmöglichkeiten an, mit denen Ihr Euren Workflow sowie die Bedienoberfläche nach Euren Wünschen und Bedürfnissen gestalten könnt. In diesem Kanban-Tool könnt Ihr genau wie bei Trello verschiedene Automatisierungen hinzufügen. Zusätzlich hat Monday eine Zeiterfassung sowie einen Kalender als auch eine Dateiablage integriert. Die verschiedenen Versionen, zwischen denen Ihr wählen könnt, unterscheiden sich nicht wie so häufig in den Nutzungsmöglichkeiten, sondern in der Anzahl der Nutzer:innen, die einen Monday-Zugang bekommen. Die Features für Zeiterfassung, Timeline Views, HR, Marketing, Remote Work und Softwareentwicklung sind allerdings nur in der höherpreisigen Version enthalten.

Monday-Kosten:

  • Standard: 39 €/ Monat, Umfang: GANTT-Diagramme, Bis zu 250 Automatisierungen, Dashboard aus bis zu 5 Boards generieren
  • Basic: 59 € / Monat, Umfang: 5 Nutzer:innen

Ihr möchtet noch Monday-Alternativen kennenlernen? Auf OMR Reviews haben wir für Euch Kundenbewertungen zu anderen Kanban-Tools. Schaut jetzt vorbei.

MeisterTask für Eure Kanban-Borads

 

 

 

Das Kanban-Tool MeisterTask legt seinen Fokus auf die Kreativität in Eurem Projektmanagement. Die Spalten auf Euren Kanban-Boards könnt Ihr individuell benennen, hinzufügen oder verschieben, unterschiedliche Farben hinterlegen und eine Beziehung zwischen zwei Aufgaben hergestellt werden. Diese kann z. B. lauten, dass Aufgabe B erst begonnen werden kann, wenn Aufgabe A bereits erledigt wurde. Dies sorgt für eine bessere Übersicht bei Euch Nutzer:innen. Das Herzstück von MeisterTask ist das Dashboard. Über dieses könnt Ihr Eure Prioritäten festlegen, Projekt-Timelines einsehen und alle Aufgaben im Blick behalten. Das Kanban-Tool kann sowohl in einer Desktop- als auch als Mobile-App aufgerufen werden. Wenn Ihr die Bundle-Version des Kanban-Tools kauft, könnt Ihr dort zusätzlich das zugehörige Mind-Mapping-Tool anbinden.

MeisterTask-Kosten:

  • Basic: Kostenlos, Umfang: Bis zu 3 Projekte
  • Pro: 8,25 € pro Monat und Nutzer:in, Umfang: Unlimitierte Projekte, Automatisierungen, WIP-Grenzwerte
  • Business: 20,75 € pro Monat und Nutzer:in, Umfang: Vergabe von Rollen, Rechten und Gruppen innerhalb des Teams
  • Enterprise: Auf Anfrage

MeisterTask ist noch nicht die passende Kanban-Software für Euch? Kein Problem! Auf OMR Reviews haben wir mehrere MeisterTask-Alternativen für Euch, inklusive Kundenbewertungen und Nutzerfahrungen.

Asana als Kanban-Tool

 

 

 

Asana ist nicht nur eine einfache Kanban-Software, sondern es bietet Euch zusätzliche Checklisten und einen Kalender, in dem Ihr die Fälligkeitstermine und Deadlines Eurer Projekte einsehen könnt. Im Tool selbst könnt Ihr Aufgaben kommentieren und zugehörige Dateien miteinander teilen. In Asanas Kanban-Board könnt Ihr mit verschiedenen Boards, Labels und Aufgabenzuweisungen an Eure Teammitglieder arbeiten. Ebenfalls könnt Ihr Workflows automatisieren und Euch hierdurch Euer Projektmanagement erleichtern. Weitere Funktionen wie das Setzen von Meilensteinen oder Timelines und die Anbindung weiterer Tools wie z. B. Adobe CC, stehen Euch allerdings erst mit den kostenpflichtigen Varianten des Digital-Kanban-Tools zur Verfügung.

Asana-Kosten:

  • Basic: Kostenlos, Umfang: Nutzung verschiedener Boards, bis zu 15 Benutzer:innen
  • Premium: 10,99 € pro Monat und Nutzer:in, Umfang: Unbegrenzte Dashboards, Aufgabenvorlagen, Meilensteine
  • Business: 24,99 € pro Monat und Nutzer:in, Umfang: Benutzerdefinierte Regeln und Felder
  • Enterprise: Preis auf Anfrage

Möchtet Ihr noch nach anderen Kanban-Tools suchen? Dann schaut Euch die Asana-Alternativen auf unserer OMR Reviews Plattform um.

Jira für Euer agiles Projektmanagement

 

 

 

Das nächste Kanban-Tool das wir uns anschauen, ist Jira. Dieses sagt über sich selbst, dass es die „Nummer 1 unter den Entwicklungsteams für agile Teams“ sei. Es ist intuitiv aufgebaut und klar strukturiert. Ihr könnt ein Kanban-Board nutzen, welches sich durch verschiedene Features ausweiten lässt. Ihr habt die Möglichkeit, eigene Workflows anzulegen oder aus einer Reihe von vorkonfigurierten Flows zu wählen. Außerdem könnt Ihr Software Roadmaps erstellen, die es Eurer IT ermöglicht, den Entwicklungsprozess eines Produktes mit den Unternehmenszielen im Einklang zu halten. Jira ist ein wahrer Tausendsassa der App-Integration, denn Ihr könnt mehr als 3000 verschiedene Apps einbinden. So könnt Ihr das Projektmanagement-Tool genau an Eure Bedürfnisse anpassen.

Jira-Kosten:

  • Free: Kostenlos, Umfang: Bis zu 10 Benutzer:innen
  • Standard: 70 USD pro Monat, Umfang: Bis zu 20.000 Benutzer:innen, Definition von Rollen
  • Premium: 140 USD pro Monat, Umfang: Projektarchivierung, Kapazitätsplanung
  • Enterprise: Auf Anfrage

Ihr möchtet noch Jira-Alternativen kennenlernen? Auf OMR Reviews haben wir für Euch Kundenbewertungen zu anderen Kanban-Tools. Schaut jetzt vorbei.

Notion Kanban-Boards

 

 

 

Notion ist das nächste Kanban-Tool im Bunde. Es bezeichnet sich selbst zurecht als „All-in-One Workspace“. Hierin könnt Ihr Aufgaben, Kanban-Boards, Datenbanken, einfache Notizen oder Wikis hinterlegen, wodurch das Tool für verschiedenste Bereiche in Eurem Unternehmen interessant sein kann. Notion kann als ein einziges großes Werkzeug zur Organisation verwendet werden. Mit der cloudbasierten Software könnt Ihr Euch sowohl in der Mobile- als auch in der Desktop-App Eure eigene kleine Projektmanagement-Welt erschaffen.

Notion-Kosten:

  • Privat: Kostenlos
  • Personal: 0 USD pro Monat, Umfang: Persönliche Nutzung, teilbar mit bis zu 5 Personen
  • Personal Pro: 4 USD pro Monat, Umfang: Unlimitierter Dateiupload, unlimitierte Gästenanzahl
  • Teams: 8 USD pro Monat und Nutzer:in, Umfang: Unlimitierte Anzahl an Teammitgliedern, Collaborativer Workspace
  • Enterprise: Auf Anfrage

Notion ist noch nicht die passende Kanban-Software für Euch? Kein Problem! Auf OMR Reviews haben wir mehrere Notion-Alternativen für Euch, inklusive Kundenbewertungen und Nutzerfahrungen.

Awork für Euer Projekt- und Zeitmanagement

 

 

 

Awork nutzt einen anderen Ansatz, als es andere Kanban-Board-Tools tun, da es eine Vielzahl an verschiedenen Funktionen vereint, die Ihr in Eurem Projektmanagement benötigt. Neben der Planung des Projektes mit den humanitären Ressourcen vereint das Tool ebenfalls das Taskmanagement und Zeitmanagement sinnvoll miteinander. Dabei ist es intuitiv bedienbar und überzeugt durch sein aufgeräumtes Dashboard. In dieses könnt Ihr verschiedene Widgets integrieren, wie z. B. Eure täglichen Ziele, Zeitauswertungen, Notizen oder bevorstehende Geburtstage von Teammitgliedern.

Für das Management Eurer Projekte könnt Ihr das hier bereits vorgestellte Kanban-Board nutzen. Außerdem könnt Ihr Listenansichten oder Timelines hierfür verwenden. Für jedes Projekt könnt Ihr die gearbeitete Zeit erfassen und die wichtigsten Parameter zu Euren Kund:innen hinterlegen. Im Projekt selbst können die Zugriffsrechte durch die Vergabe verschiedener Rollen gesteuert werden. Weiterhin verfügt Awork über eine Vielzahl von Automatisierungen und Integrationen an. Zudem hat das Projektmanagement-Tool ein Autopilot-System das Euch darüber informiert, wenn gewisse Ziele, die Ihr Euch gesetzt habt, gefährdet sind.

Awork-Kosten:

  • Testversion: 14 Tage Kostenlos
  • Premium: 10 € pro Nutzer:in, Umfang: Bis zu 50 Nutzer:innen
  • Enterprise: 15 € pro Nutzer:in, Umfang: Individuell

Möchtet Ihr noch nach anderen Kanban-Tools suchen? Dann schaut Euch die Awork-Alternativen auf unserer OMR Reviews Plattform um.

Warum das Kanban-System ein großer Helfer für Euch ist

Na, seid Ihr überzeugt von digitalen Kanban-Tools? Sie unterstützen Euch in der Zusammenarbeit an umfangreichen Projekten und können von jedem Ort der Welt und vollkommen zeitunabhängig eingesehen werden. So kann jedes Teammitglied zu den Zeiten und an den Orten arbeiten, an denen es am produktivsten ist und weiß trotzdem stets über den aktuellen Stand Bescheid. Der größte Vorteil an Online-Kanban-Boards ist, dass sie Euch helfen, Eure Aufgaben im Blick zu behalten, wodurch Ihr Euer Zeitmanagement optimal anpassen könnt. So könnt Ihr alle Projekte abarbeiten, ohne Euch selbst unter Druck setzen zu müssen, dass Ihr nichts vergessen dürft.

Kanban-Boards sind also nicht nur ein Gewinn für Euren Arbeitsalltag, sondern auch für Eure Freizeit. Denn selbst, wenn Euch währenddessen noch eine Aufgabe einfallen sollte oder Ihr eine:r Kolleg:in eine Notiz zu der bearbeiteten Aufgabe zukommen lassen wollt, könnt Ihr dies entspannt von unterwegs erledigen und könnt Euch danach Eurem Feierabend widmen. Welche digitale Kanban-Software am besten zu Eurem Team passt, müsst Ihr natürlich selbst herausfinden. Macht dazu eine Bestandsaufnahme der Eigenschaften, die Eure Kolleg:innen von einem Tool erwarten und die es zwingend erfüllen muss. Hier gibt es kein „richtig“ und kein „falsch“. Erlaubt ist, was für Euch funktioniert. Und wenn ein Tool dann doch nicht zu Euch passen sollte, könnt Ihr einfach das nächste ausprobieren. Nun bleibt nur noch eines zu sagen: Ran an Euer digitales Kanban-Board!

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