Mit diesen Tools organisiert das OMR Crew Management 12.000 Mitarbeitende

Vor mehr als zehn Jahren hat Philipp Westermeyer die erste Digitalmesse in Hamburg veranstaltet. Als das OMR Festival 2011 in die erste Runde ging, kamen rund 200 Besucher*innen, um sich mit Gleichgesinnten aus der Online-Marketing-Branche auszutauschen. In den darauffolgenden Jahren hat sich einiges getan: Die Unternehmen wurden namhafter, die Speaker*innen berühmter und Hollywood-Stars wie Ashton Kutcher und Quentin Tarantino waren am Start. Das OMR Festival hat sich als größte Veranstaltung für digitales Marketing in Deutschland etabliert und lockt mittlerweile jährlich um die 70.000 Besucher*innen in die Hamburger Messehallen. 

So ein Festival organisiert sich allerdings nicht von allein. Hinter dem Wachstum stecken eine Menge Arbeit und ein riesiges Team – und auch das will organisiert werden. Um welche Aufgaben sich das OMR Crew Management kümmert, mit welchen Tools es täglich arbeitet und auf welche Software die Mitarbeitenden auf keinen Fall verzichten könnten, verrät uns Paul Kalvelage, Head of Crew Management bei OMR. 

In unserer Serie „Tech Stack“ verraten Unternehmen aus der Digitalbranche, welche Tools sie nutzen und warum sie sich gerade für diese Software-Lösungen entschieden haben.

Ohne diese Tools geht nichts

Das Crew Management managt die Crew – logisch. Aber um welche Aufgaben kümmert sich das Team genau? „Die Abteilung Crew Management kümmert sich um alle Belange des internen und externen Personals bei unseren Veranstaltungen. Wir planen, betreuen und evaluieren alle Prozesse und sorgen für reibungslosen Service und Support”, sagt Paul. Das OMR Festival wächst von Jahr zu Jahr und somit auch die Zahl der internen und externen Mitarbeitenden. Während 2019 ca. 8000 Mitarbeitende zur Crew gehörten, waren es bei OMR23 bereits 12.000. 

Um da nicht den Überblick zu verlieren, organisiert man so ein großes Team am besten mit praktischen Tools. Das sind Pauls Must-haves: 

Airtable: Unser zentrales Rekrutierungs- und Schichtplanungs-Hub.
sipgate: Unsere zuverlässige Telefonzentrale. 
Helpscout: Unser E-Mail-Support-Tool – immer da, wenn jemand Hilfe braucht.
Google Sites: Das ultimative Crew-Portal, wo alles zusammenläuft.
Slack: Unser digitales Wohnzimmer, wo die gesamte Team-Kommunikation stattfindet.
Zapier: Unser Automations-Zauberer, der nahtlose Verbindungen zwischen unseren Tools schafft.
HubSpot Marketing Hub: Für gezielte und wirkungsvolle E-Mail-Kampagnen.
Customer.io: Unser E-Mail-Automatisierungsspezialist.
PandaDoc: Für schnelles und sicheres Vertragsmanagement.
Google Workspace: Unser täglich Brot für alle Büroaufgaben.
Miro: Das digitale Whiteboard, das Ideen zum Leben erweckt.
Asana: Dort, wo Aufgaben geboren und erledigt werden.
Global Event Technologies: Cashless-Payment, Access-Control und für uns ebenfalls wichtig: Zeiterfassung. 

Echter Gamechanger unter den Must-haves

Jedes dieser Tools hat eigene Vorteile und löst spezielle Probleme. Eines sticht dabei jedoch besonders hervor: „Unser All-Star ist definitiv Airtable. Es dient als Brücke zwischen unserer Hauptdatenbank und myOMR, unserer spezialisierten Inhouse-Datenbank. Das ermöglicht uns, zahlreiche Prozesse zu steuern, ohne wertvolle Entwicklungsressourcen zu binden. Besonders schätzen wir die ‘Shared Views’, die ‘Interfaces’, die ‘Forms’ und die smarten Automatisierungsfunktionen. Zudem sind die zahlreichen Extensions ein echter Gamechanger für uns“, erklärt Paul. Insbesondere in Kombination mit den anderen Tools ist Airtable der absolute Liebling des Teams. „Es bietet uns die Agilität, um schnell auf Veränderungen zu reagieren und ein maßgeschneidertes System für unsere speziellen Anforderungen zu erstellen – alles ohne enorme Kosten oder zusätzlichen Aufwand”, ergänzt Paul.

Im Großen und Ganzen ist das Crew Management mit den aufgezählten Tools happy, wenn da nicht dieser eine kleine Wunsch wäre: „Unsere Tools sind großartig, aber der heilige Gral wäre eine Plattform, die alle Kommunikationskanäle integriert. Das würde uns ermöglichen, jeden einzelnen Kontakt nachzuvollziehen und unsere Crew mit einem noch umfassenderen Service zu versorgen”, sagt Paul.

Nie ohne mein Team 

Mit wachsendem Festival steigt der Bedarf an effizienten Abläufen innerhalb des Teams. Und auch der Umgang mit Tools muss an die steigende Mitarbeiterzahl angepasst werden. Hier helfen praktische Automationen: „Wir lieben Tools, die uns mehr Quality Time mit unserer Crew ermöglichen, denn wir möchten jede Chance nutzen, unser fantastisches Team noch besser kennenzulernen. Mit Zapier verbinden wir unsere Tools und sparen lästige und eventuell sogar fehleranfällige Arbeit ein”, verrät Paul das Geheimnis hinter der Zusammenarbeit.

Das OMR Crew Management kennt sich mit den Herausforderungen eines stetig wachsenden Teams sehr gut aus und weiß mittlerweile genau, wie es diese bewältigt. Zu guter Letzt wollen wir daher von Paul wissen, ob er einen Tool-Tipp für die verschiedenen Team-Größen parat hat. Da #crewlove allerdings sehr großgeschrieben wird, fällt Pauls Tipp anders aus als erwartet: „Das wertvollste ‘Tool’ ist immer noch ein hervorragendes Team. Technologie hin oder her: Großartige Menschen machen den Unterschied.” Seinen Tool-Tipp will er dir jedoch keinesfalls vorenthalten: „Um konkret zu antworten: Die Kombination aus Slack und Asana hat sich für uns als unschlagbar erwiesen, auch wenn es Alternativen gibt, die ebenso exzellent sind. Für uns sind sie aber genau das Richtige.” 

Diese Tools nutzt das OMR Crew Management

Hier eine Liste aller Tools, die beim OMR Crew Management zum Einsatz kommen: