Strukturiertes Interview als Must-have im Bewerbungsprozess: So gelingt es Euch. 

Unsere Gastautorin Aylin Sarica erklärt Euch in diesem Artikel, was ein strukturiertes Interview ist, wie Ihr Euch darauf vorbereiten könnt und was Ihr dabei sowohl als Bewerber*in oder Interviewer*in beachten solltet.
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⁠Es ist ein Match! Das ist idealerweise das Ergebnis eines Interviews auf beiden Seiten: Kandidat*in und Hiring-Manager*in sind voneinander überzeugt. Vergleichbar mit Dating geht es im Interview darum, herauszufinden, ob die Bedürfnisse, Eigenschaften und Werte beidseitig passen. Um diese Entscheidung bestmöglich treffen zu können, gibt es strukturierte Interviews. Damit Ihr diese vorbreiten und führen könnt, sowohl als People – oder Hiring-Manager*in oder als Kandidat*in werdet Ihr hier die wichtigsten Informationen und Tipps erhalten. Am Ende gibt es auch noch einen Leckerbissen für die Denker*innen unter Euch: Denn wann ein Interview erfolgreich war, bemisst sich möglicherweise anders als zunächst vermutet.

Was ist ein strukturiertes Interview? 

Ein strukturiertes Interview basiert auf einem vorher definierten Fragenkatalog und Auswertungskriterien. Somit erfordert dies seitens des potenziellen Arbeitgebers eine gründliche Vorbereitung. Das strukturierte Interview ist einem sog. freien Interview gegenüberzustellen, bei dem der*die Interviewer*in entweder kurz vorher oder spontan im Gespräch die Fragen definiert. Der Begriff „Interview“ suggeriert zwar, dass eine Person Fragen stellt und die andere antwortet. Jedoch fühlen sich Interviews für eine optimale Candidate Experience nicht unbedingt wie solche an, sondern eher wie ein Kennenlerngespräch. Für die Job-Kandidat*innen unter Euch: Es ist deshalb besonders wichtig, dass Ihr Euch nicht von dem Namen täuschen lasst und ebenfalls Fragen vorbereitet.

Warum werden strukturierte Interviews angewendet?

Im Recruiting ist es wichtig, sich seiner sog. Bias bewusst zu sein. Das Wort stammt aus dem Englischen und steht für Vorurteil, Neigung oder Befangenheit. Das heißt, dass die eigene Wahrnehmung aufgrund von unbewussten inneren Prozessen verzerrt ist. Dies ist gerade bei der Einstellung von Personal besonders kritisch und auch aufgrund des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) verboten, wenn u. a. Geschlecht, ethnische Herkunft oder Weltanschauung Entscheidungen dieser Art beeinflussen. 

Also gilt es, Personalentscheidungen nicht aus dem „Bauchgefühl“ heraus zu fällen. Hierfür ist das strukturierte Interview eine besonders gute Stütze. Denn durch die vorab definierten Fragen, kann das People – bzw. Recruiting Team sicherstellen, dass die Fragen Auskunft darüber geben, ob die Kandidat*innen zu den Anforderungen an die Position und das Unternehmen passen. Gleichzeitig wird durch die Vereinheitlichung von Fragen eine Vergleichbarkeit der Kandidat*innen geschaffen, welches nicht nur für diese fairer ist, sondern auch die Entscheidungsfindung vereinfacht. 

Nicht zu vergessen sind die Faktoren Zeit (=Geld) und Qualität. Im Vergleich zu freien Interviews ist bei strukturierten Interviews zwar zu Beginn, beim Aufsetzen der Interviewleitfäden, ein etwas höherer Aufwand notwendig, da die passenden Fragen und Kriterien definiert werden müssen. Jedoch gewinnt man diese Zeit während und nach den Interviews wieder dadurch, dass die Auswertung leichter und effizienter erfolgen kann. Darüber hinaus kann durch den einheitlichen Aufbau der strukturierten Interviews ein vorab definierter Qualitätsstandard eingehalten werden, der auch einem Wechsel der Interviewer:innen standhalten kann. 

Wenn Euer Unternehmen, nachhaltig wachsen möchte, sind festgelegte und effiziente Recruiting Prozesse unabdingbar. Ein strukturiertes Interview ist ein wichtiger Bestandteil dieser. 

Wie ist der Ablauf eines strukturierten Interviews? 

Der Ablauf und die Dauer kann sich je nach Position und Prozessschritt unterscheiden. Beim ersten Kennenlernen belaufen sich die Interviews typischerweise auf 30 – 60 Min. Die Gespräche mit dem Fachbereich können etwas länger dauern, vor allem wenn es sich um Management-Positionen handelt, hier können sie 60 – 120 Min dauern. Da jedes Unternehmen unterschiedliche Interview-Schritte hat, ist es wichtig direkt im Erstgespräch nachzufragen, wie der weitere Interviewprozess aussieht, um Euch bestmöglich für die nächsten Schritte vorzubereiten.  

Der Rahmen: Intro und Abschluss

Inhaltlich hat das strukturierte Interview immer einen klaren Rahmen: das Intro und den Abschluss. Das Intro beginnt üblicherweise mit etwas Smalltalk, es wird nach dem Wohlbefinden gefragt und die Interviewer*innen stellen sich kurz vor. 

Wenn Ihr selbst Interviews führt, ist es gut, auch den Kandidat*innen kurz den Ablauf des Interviews zu erläutern. Durch diese Transparenz stellt Ihr Euch mit Eurem Gegenüber auf Augenhöhe: Beide Seiten wissen, was auf einen zukommt. Im Abschlussteil werden die Rahmendaten geklärt: Kündigungsfrist bzw. mögliches Startdatum, Gehaltsvorstellungen, Arbeitsmodelle etc. Darüber hinaus wird über die nächsten Schritte aufgeklärt und beide Seiten verabschieden sich. So weit, so gut. Aber wie ist nun der Hauptteil des strukturierten Interviews aufgebaut?

Der Hauptteil: Unternehmenspräsentation, Selbstpräsentation und Rückfragen

Falls Ihr auf der Unternehmensseite seid, solltet Ihr an dieser Stelle zwischen Bewerber*innen und Kandidat*innen, die von Euch selbst kontaktiert wurden, unterscheiden. 

Stichwort: Candidate Experience

Bei Bewerber*innen kann davon ausgegangen werden, dass diese sich bereits mit dem Unternehmen auseinandergesetzt haben, sodass im Rahmen einer Selbstpräsentation näher auf den bisherigen beruflichen Werdegang, die dort gewonnenen Erfahrungen und Skills erfragt werden können. In Interviews mit Fachbereichen ist damit zu rechnen, dass es hier ins fachliche Detail geht, da diese erfahren möchten, ob die Person den fachlichen Anforderungen genügt bzw. diese übertrifft. Anders ist es, wenn es sich um zum Beispiel mittels Active Sourcing kontaktierte Kandidat*innen handelt. Hier solltet Ihr nach dem Intro und einer Vorstellungsrunde näher auf Euer Unternehmen eingehen: Was ist die Gründungsgeschichte? Was sind Eure Services bzw. Produkte? Wie arbeitet Ihr und was sind Eure Werte, Vision und Mission? Hier gilt es, die passenden Schwerpunkte nach den möglichen Interessen und Bedürfnissen Eurer Kandidat*innen zu wählen. Die Reihenfolge der Unternehmens- bzw. Selbstpräsentation ist somit nach Zielgruppe zu bestimmen. 

Idealerweise ist das Interview so verlaufen, dass auch die Kandidat*innen bzw. Bewerber*innen bei Bedarf zwischendrin aufkommende Fragen klären konnten. Kurz vor dem Abschluss wird in jedem Fall noch mal dediziert Zeit für Rückfragen eingeräumt. Wer hier keine Fragen stellt, kann den Eindruck hinterlassen, kein ernsthaftes Interesse an dem Unternehmen, der gemeinsamen Zusammenarbeit oder an der eigenen Entwicklung zu haben. Trotz eines guten Interviews kann dies die eigenen Chancen erheblich verschlechtern. Also: Bereitet Euch für diesen Teil Fragen vor bzw. notiert Euch im Laufe des Gesprächs direkt aufgekommene Fragen, sodass Ihr diese spätestens jetzt stellen könnt. 

Welche Fragen werden im strukturierten Interview gestellt? 

Über die Fragen entscheidet typischerweise der Personalbereich in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich, abhängig von der zu besetzenden Position. Alle Fragen zielen generell darauf ab, Eure Motivation, besondere Erfahrungen und Kompetenzen (Soft- und Hardskills) sowie Eure Werte & Charaktereigenschaften kennenzulernen. Im Folgenden findet Ihr ein paar Beispiele, wie solche Fragen aussehen können:

Fragen zur Motivation:

• Weshalb hast Du Dich bei uns beworben?
• Wie bist Du auf uns aufmerksam geworden?
• Weshalb bist Du aktuell offen für einen Wechsel?
• Was sind Gründe dafür, dass Du Dich für die Position XY interessierst?

Fragen zu Erfahrungen und Kompetenzen:

Verantwortung: 

• Welche Aufgaben hattest du? 
• Wie viele Mitarbeiter*innen hast du fachlich und/oder disziplinarisch geführt?
• Welche Kunden hattest du?
• Wie viel Budgetverantwortung hattest du? 

Teamzusammenarbeit: 

• Wie war dein Team zusammengesetzt? 
• Welche Rolle hattest du in deinem Team? 
• Was hat in der Zusammenarbeit besonders gut funktioniert und was nicht?
• Wann gab es mal einen Konflikt in deinem Team?

Feedbackfähigkeit:

• Welches Feedback hast du zuletzt von deinen Teammitglieder*innen/Vorgesetzt*innen erhalten? 
• Wann hast du zuletzt etwas kritisiert? Wie wurde dein Feedback aufgenommen?
• Von welchem Feedback konntest du besonders viel lernen? 

Umgang mit Herausforderungen: 

• Welches deiner Projekte war besonders herausfordernd?
• In welcher Situation bist du mal an deine Grenzen gekommen?
• Wann warst du mal unzufrieden mit einem Ergebnis eines Projekts

Hard-Skills:

• Mit welchen Tools hast du bisher gearbeitet?
• Mit welchem KPI arbeitest du? Wie misst du den Erfolg?
• Auf einer Skala von 0 -5, wie gut beherrschst du XXX?
• Wie viele XXX hast du bisher durchgeführt / geleitet?

Fragen zu Werten/ Charaktereigenschaften

• Was sagen deine Freunde über dich?
• Was hast du bei deinem letzten Arbeitgeber besonders geschätzt / was hat dir gefehlt?
• Auf welche drei Eigenschaften von dir bist du besonders stolz?
• Was möchtest du als nächstes lernen?
• Was macht für dich [Unternehmenswert einfügen] aus? 

Welche Vor- und Nachteile hat ein strukturiertes Interview? 

Vorteile eines strukturierten Interviews ergeben sich vor allem aus den vorab erstellten Fragenkatalogen und Bewertungskriterien. Sie können einerseits den Aufwand im Bewertungsprozess reduzieren und andererseits können sie eine erhöhte Objektivität und Fairness ermöglichen. Ersteres beeinflusst die Faktoren Geld und Zeit, welche auf Unternehmensseite besonders wichtig sind. Letzteres ist natürlich auch für die Bewerber*innen und Kandidat*innen unter Euch besonders wertvoll. 

Gleichzeitig wird durch den strukturierten und sorgfältig ausgewählten Aufbau und Inhalt der Fragen eine gewisse Qualität im Interviewprozess geschaffen. Somit wird sichergestellt, dass auch bei wechselnden Interviewpartner*innen ein gewisser Standard im Interviewprozess eingehalten wird.

Nachteile eines strukturierten Interviews können sich daraus ergeben, dass aufgrund der festgelegten Struktur kein spontaner Dialog entsteht bzw. die Flexibilität, auf einzelne Aspekte zu den Kandidat*innen einzugehen, nicht gegeben ist. 

Gerade erfahrene Personaler*innen und Führungskräfte werden wissen, dass auch trotz vorgegebenem Fragenkatalog natürliche Übergänge und ein angenehmer Dialog möglich sind. Die übergeordneten Ziele, wie eine optimale Candidate Experience unter den gegebenen Bedingungen sicherstellen und gleichzeitig eine fundierte Entscheidung treffen zu können, sind stets im Blick zu behalten. 

Welche Arten des strukturierten Interviews gibt es?

Es gibt unterschiedliche Arten des strukturierten Interviews mit verschiedenen Schwerpunkten. Falls Ihr auf Unternehmensseite seid, gilt es hier je nach Level bzw. und Anforderungen an die Position bzw. Art der Stelle zu entscheiden, welche Form des strukturierten Interviews sich besonders gut eignet. Für die Kandidat*innen und unter Euch: Je mehr Ihr über vergangene Erfahrungen reflektiert und nachvollziehbare und lösungsorientierte Schlussfolgerungen für die Zukunft mitnehmt, desto besser seid Ihr auf die unterschiedlichen Formen des strukturierten Interviews vorbereitet. 

Behavior Description Interview (BDI)

Wie der Name möglicherweise schon verrät, geht es in dieser Form des strukturierten Interviews um die Beschreibung von Verhalten. Diese Art verfolgt einen biografischen Ansatz. Der Grundgedanke hier ist, dass sich aus vergangenem Verhalten einer Person Rückschlüsse über Arbeitsweisen, Erfahrungen, Charaktereigenschaften und Werte ziehen lassen. Typischerweise beziehen sich die Fragen auf konkrete Situationen in der beruflichen Vergangenheit, um das Verhalten der Kandidat*innen zu bewerten. Um eine Vergleichbarkeit herzustellen, ist auch hier wichtig, dass bei allen Interviews die gleichen verhaltensbezogenen Fragen gestellt werden. 

Biografisches Interview (BI)

In dieser Form des strukturierten Interviews werden einzelne berufliche Stationen oder Situationen im Detail erfragt und durchleuchtet. Ähnlich wie im BDI beziehen sich die Fragen im biografischen Interview auf Verhaltensweisen in der Vergangenheit. Die Fragen können an die Selbstpräsentation der Kandidat*innen anknüpfen oder als Vertiefungsfragen genutzt werden. Die erfahrenen Interviewer*innen unter Euch wissen es schon: Hier gilt es besonders aufmerksam zu sein, eine schnelle Auffassungsgabe und ein Feingefühl für die passenden Situationen zu besitzen. Denn nur so kann an sinnvollen Stellen und zum richtigen Zeitpunkt näher auf konkrete Situationen, Handlungen und Entscheidungen eingegangen werden, die aussagekräftig und zugleich vergleichbar mit denen anderer Kandidat*innen sind. 

Situatives Interview (SI)

Im situativen Interview wird eine fiktive Situation vorgegeben oder simuliert, auf die die Kandidat*innen eingehen und ihr Vorgehen erläutern sollen. Hier werden von den Fachbereichen Fälle konstruiert, die eine hohe Relevanz für die Ausübung der Tätigkeit und der zu tragenden Verantwortung haben. Situative Fragen und Antworten sind somit zukunftsorientiert und können einen ersten Eindruck darüber geben, wie die Kandidat*innen auf unvorhersehbare Situationen reagieren und welche Verhaltensmöglichkeiten sie dabei erkennen. Bei der Konstruktion der Fälle solltet Ihr darauf achten, dass diese neutral und ohne Bewertungen geschildert werden, sodass die Antwort bzw. Reaktion nicht durch die Meinung der Interviewer*innen beeinflusst wird, sondern frei erfolgen kann. Auch für Bewerber*innen und Kandidat*innen können solche Fragen interessant sein, da sie hiermit Einblicke in zu meisternde Herausforderungen im künftigen Job erhalten können.

Multimodales Interview (MMI)

Das multimodale Interview besteht aus einer unveränderlichen Abfolge von acht Gesprächskomponenten. Fünf dienen der Evaluation der Kandidat*innen, das heißt es werden dabei die Antworten und das Verhalten geprüft und bewertet. Die übrigen drei Komponenten dienen dazu, dem Interview einen natürlichen Gesprächsverlauf zu geben und die Kandidat*innen zu informieren.

Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus den oben erläuterten Arten von Interviewfragen: 

1. Gesprächsbeginn (ohne Bewertung)
2. Selbstpräsentation (Bewertung)
3. Freier Gesprächsteil (Bewertung) 
4. Berufsorientierung & Organisationswahl (Bewertung)
5. Biografiebezogene Daten (Bewertung)
6. Informationen über die auszuübende Tätigkeit (ohne Bewertung)
7. Situative Fragen (Bewertung)
8. Gesprächsabschluss (ohne Bewertung)

Wann kommt ein strukturiertes Interview zum Einsatz?

Der Einsatz eines strukturierten Interviews ist unabhängig von Karrierelevel und Position möglich, da die Fragen im Vorfeld von den Fach- und Personalbereichen vorbereitet und an die Zielgruppe angepasst werden. 

Wie könnt Ihr Euch als Kandidat*in auf ein strukturiertes Interview vorbereiten? 

Eine gute Vorbereitung ist sehr wichtig, da Ihr hiermit nicht nur Eure Erfolgschancen erhöht, sondern Euch auch persönlich weiterentwickeln könnt. 

Me, Myself and I

Der erste Schritt der Vorbereitung ist die Auseinandersetzung mit Euch selbst: Welchen Job möchtet Ihr ausüben? Was sind Gründe dafür? Wohin möchtet Ihr Euch entwickeln? Welches Umfeld oder welche Voraussetzungen braucht es hierfür? Was sind Eure Werte? Mithilfe solcher Fragen könnt Ihr tatsächlich am Ende des Interviews herausfinden, ob Eure Bedürfnisse und Wünsche, mit denen des Unternehmens übereinstimmen – nicht umsonst vergleichen wir dies deshalb gerne mit Dating. Je besser Ihr Euch selbst kennt, desto besser könnt Ihr auch auf die Fragen antworten.

STAR-Biographie

Im zweiten Schritt solltet Ihr Eure beruflichen Stationen durchzugehen und Euch Notizen zu wichtigen Herausforderungen, Erfahrungen und Learnings notieren. Gleicht diese mit den Anforderungen in der Stellenausschreibung ab und stellt sicher, dass Ihr für jede Anforderung mindestens eine relevante Erfahrung oder Situation aus Eurem (Berufs-)Leben herleitet. Hiring Manager*innen oder Recruiter*innen lassen sich am besten anhand von konkreten Beispielen überzeugen. Hierfür solltet Ihr die STAR-Methode verwenden. Erst Situation erläutern, dann die zu lösende Aufgabe sowie durchgeführte Handlung(en) und schließlich das Ergebnis. Eure Beispiele könnt Ihr auch mit Freunden oder mit Eurer Familie besprechen und sie bitten, Euch Feedback zu geben. So übt Ihr auch gleich Eure Ausdrucksfähigkeit. 

Recherche

Last but not least: Interviews sind immer zweiseitig und auch als Kandidat*innen oder Bewerber*innen solltet auch Ihr im Interview Fragen stellen. Setzt Euch deshalb mit den Webpräsenzen (Website, Social Media) des Unternehmens und der Stellenausschreibung auseinander. Auch während des Interviews solltet Ihr aufkommende Fragen entweder direkt stellen oder festhalten und am Ende stellen. 

Was sollte von den Interviewer*innen bei der Vorbereitung eines strukturierten Interviews beachtet werden? 

Für das Erstellen eines Leitfadens für das strukturierte Interview benötigt Ihr zunächst ein mit dem Fach- und People- / Talent Bereich abgestimmtes Anforderungsprofil und klare Auswertungskriterien. Daraus könnt Ihr dann die Fragen ableiten und sie in eine hierfür geeignete Bewerbermanagement-Softwares dokumentieren. Bewerbermanagement-Softwares können Euch besonders gut dabei helfen. Eine Übersicht der besten Bewerbermanagement-Softwares kann Euch hier bei der Auswahl helfen. Wir haben Euch dazu ein paar Tools zusammengestellt:

Personio

JobShop von talentsconnect

rexx systems

talentstorm

Greenhouse

Zoho Recruit

Achtet bei der Definition der Fragen darauf, keine Suggestivfragen zu stellen und geschlossene Fragen zu meiden. Falls Ihr die Fragen nicht selbst definiert habt und das erste Mal ins Interview mit ihnen geht, solltet Ihr Euch mit den Fragen bekannt machen. Je besser Ihr sie kennt, desto natürlicher könnt Ihr das Gespräch leiten. Wer nicht abliest, kann Augenkontakt herstellen und Präsenz zeigen, was einen positiven Einfluss auf die Candidate Experience hat. 

Darüber hinaus solltet Ihr Euch als Interviewer*innen immer wieder Eure eigenen Bias bewusst machen. Dies ist ein wichtiges Fundament im gesamten Einstellungsprozess. Lebenslauf, Bewerbung und Social-Media-Präsenz der Kandidat*innen und Bewerber*innen sollten vor dem Bewerbungsgespräch noch mal durchleuchtet und etwaige Unstimmigkeiten oder interesseweckende Punkte notiert werden, sodass diese im Laufe des Interviews Beachtung finden können. Im Interview werdet Ihr Euer Unternehmen repräsentieren, deshalb ist es wichtig, dass Ihr die Vorstellung Eures Unternehmens und Eurer selbst, sowie Antworten auf mögliche Fragen von Kandidatenseite einübt. Macht es Euch zum Ziel, eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen, denn mit jedem Kontaktpunkt nach außen habt Ihr einen Einfluss auf Eure Employer Brand. 

Food for thought: Wann ist ein strukturiertes Interview erfolgreich?

„Ein erfolgreiches Interview!“, mit diesem Satz oder Gefühl möchtet Ihr möglicherweise gerne aus dem Interview gehen, unabhängig davon, auf welcher Seite Ihr sitzt. Mit einem erfolgreichen Interview verbinden viele das Ergebnis, dass es entweder zum nächsten Schritt im Einstellungsprozess oder sogar zur Einstellung kommt. Das ist auf jeden Fall ein Erfolg. Gleichzeitig ist dies nur eine Seite der Medaille. Manchmal findet eine Seite oder sogar beide durch das nähere Kennenlernen im Interview etwas ganz anderes heraus: Dass es nicht passt. 

Betrachtet diese Situation nicht nur als Misserfolg. Ihr könnt dies auch als kleinen Erfolg verbuchen. Wenn Ihr im Interviewprozess bemerkt, dass es nicht passt, dann bedeutet es weder für das Unternehmen noch für die Kandidat*innen, dass Ihr nicht gut genug seid. Sondern: Es passt zu diesem Zeitpunkt und unter diesen Umständen vielleicht einfach nicht. Dass Ihr das jetzt rausgefunden und somit Zeit, Aufwand und vielleicht Nerven gespart habt, ist ein Erfolg. Learnings mitnehmen und weiter geht’s!