Was ist die RACI-Matrix – und wie hilft sie dir im Projektalltag?

1. Was ist eine RACI-Matrix?
2. Wer sollte eine RACI-Matrix nutzen – und warum?
3. Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine RACI-Matrix?
4. Vorteile und Nachteile der RACI-Matrix
5. So erstellst du eine RACI-Matrix – Schritt für Schritt
6. Diese Projektmanagement-Tools unterstützen die RACI-Matrix
7. Fazit: Wann sich der Einsatz der RACI-Matrix wirklich lohnt

Wer kennt es nicht… Projekte in Unternehmen geraten ins Stocken, weil unklar ist, wer wofür verantwortlich ist. Entscheidungen bleiben liegen, Aufgaben werden doppelt erledigt – Chaos entsteht. Doch solche Herausforderungen lassen sich oft schnell und mit wenig Aufwand lösen. Für das oben beschriebene Problem kann uns die sogenannte „RACI-Matrix“ unterstützen. Sie hilft uns, klare Rollen zu definieren: Wer ist verantwortlich (Responsible), wer trifft die Entscheidungen (Accountable), wer wird konsultiert (Consulted) und wer wird informiert (Informed)? Ich setze die RACI-Matrix in den meisten meiner Projekte ein, um von Anfang an klare Verantwortlichkeiten definiert zu haben. Das schafft Struktur und Effizienz. Im folgenden Artikel möchte ich euch diese Methodik vorstellen – damit auch du sie in deinen Projekten erfolgreich einsetzen kannst. Falls du bisher weniger Berührungspunkte mit dem Thema Projektmanagement hattest, möchte ich dir an dieser Stelle einen OMR-Review-Artikel empfehlen, welcher die Grundlagen des Projektmanagements zusammenfasst: Was ist Projektmanagement? – Definition und Grundlagen

Vorlage RACI-Matrix

Was ist eine RACI-Matrix?

Die RACI-Matrix ist ein Werkzeug aus dem Projektmanagement, das Rollen und Verantwortlichkeiten in Projekten eindeutig zuordnet. Die Abkürzung RACI steht dabei für:

• R – Responsible (Verantwortlich)
• A – Accountable (Rechenschaftspflichtig)
• C – Consulted (Konsultiert)
• I – Informed (Informiert):

Was mich persönlich an der RACI-Matrix überzeugt, ist ihre Klarheit. Statt sich auf vage Rollenbeschreibungen zu verlassen, schafft sie eine transparente Zuordnung. Gerade in komplexen Projekten mit vielen Stakeholdern vermeidet sie so Missverständnisse und unnötige Diskussionen. Doch was bedeuten die vier Rollen/Verantwortlichkeiten nun im Detail?

Die vier RACI-Matrix-Verantwortlichkeiten:

Responsible:

Eine bestimmte Rolle oder ein*e konkrete*r Mitarbeiter*in trägt die Verantwortung für die Umsetzung einer Aufgabe – sie oder er ist für die operative Durchführung zuständig. Dabei kann „Responsible“ auch bedeuten, dass die betreffende Person den Prozess nur anstößt, während die eigentliche Ausführung durch andere Rollen oder Mitarbeitende erfolgt. In einigen Kontexten wird „Responsible“ zudem im Sinne einer disziplinarischen Verantwortung interpretiert.

Accountable:

Eine bestimmte Rolle oder ein*e konkrete*r Mitarbeiter*in ist im wirtschaftlichen und/oder rechtlichen Sinne verantwortlich und muss Rechenschaft ablegen. Der „Accountable“ trifft Entscheidungen, genehmigt Arbeitsergebnisse und haftet für deren Qualität und Vollständigkeit.

Consulted:

Eine bestimmte Rolle oder ein*e konkrete*r Mitarbeiter*in sollte in eine Tätigkeit einbezogen werden, da sie oder er über relevantes Fachwissen, Informationen oder Erfahrungen verfügt, die für die erfolgreiche Durchführung der Aufgabe oder das Erreichen des gewünschten Ergebnisses erforderlich sind.

Informed:

Eine bestimmte Rolle oder ein*e konkrete*r Mitarbeiter*in sollte über eine Tätigkeit auf dem Laufenden gehalten werden. Dabei kann zwischen einem Informationsrecht – also dem Anspruch auf relevante Informationen – und einer Informationspflicht unterschieden werden, bei der die Person regelmäßig, beispielsweise zyklisch, über den Fortschritt, die Durchführung oder Ergebnisse einer Aufgabe informiert werden muss.

Wer sollte eine RACI-Matrix nutzen – und warum?

Wenn du in einem Projektumfeld arbeitest, das Schnittstellen, Abhängigkeiten oder mehrere Teams umfasst, kann ich dir die RACI-Matrix sehr empfehlen. Besonders in interdisziplinären Teams oder in größeren (Kunden‑)Projekten ist sie aus meiner Sicht fast schon unverzichtbar.

Typische Anwendungsfälle:

• IT-Teams und Produktentwickler*innen, die an mehreren Projekten mit verschiedenen Stakeholdern beteiligt sind.
• Crossfunktionale Teams, bei denen die Verantwortlichkeiten oft verschwimmen.
• Unternehmensweite Initiativen und Projekte, an denen diverse Abteilungen beteiligt sind und bei denen viele Abhängigkeiten entstehen bzw. zu klären sind.

Warum ist das Festlegen von Verantwortlichkeiten nun aber so wichtig? Weil ohne klare RACI-Zuordnung häufig Verantwortungslücken oder sogar Doppelarbeit entstehen. Ich erlebe es in meinem Projektalltag immer wieder: In Projekten ohne RACI-Matrix werden Themen regelmäßig liegen gelassen mit der Aussage „Dafür bin ich nicht verantwortlich“. Ohne jedoch dann schlussfolgernd einen Verantwortlichen ausfindig machen zu können. 

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine RACI-Matrix?

In meinen Projekten hat sich gezeigt: Je früher, desto besser. Die RACI-Matrix entfaltet ihren größten Nutzen, wenn sie bereits zu Beginn der Projektplanung erstellt wird. Spätestens wenn du den Projektstrukturplan oder die Aufgabenpakete aufsetzt, solltest du die RACI-Matrix integrieren. Auch im agilen Projektmanagement wie ConSol CM (Jetzt mehr erfahren) lässt sich die Methode hervorragend umsetzen.

Geeignete Zeitpunkte:

• Bei der Projektinitialisierung, wenn Rollen noch unklar sind.
• Bei komplexen Arbeitspaketen mit mehreren Beteiligten.
• Wenn du während des Projekts merkst, dass es immer wieder zu Abstimmungsschwierigkeiten kommt.

In agilen Projekten kann es sogar sinnvoll sein, die RACI-Matrix iterativ weiterzuentwickeln, insbesondere bei sich häufig ändernden Anforderungen oder Teamzusammensetzungen.

Vorteile und Nachteile der RACI-Matrix

Wie viele Projektmanagement-Methoden und -Tools wie Stackfield (Jetzt mehr erfahren) kann auch die RACI-Matrix in gewissen Kontexten Nachteile haben. Die RACI-Matrix kann meiner Meinung nach in sämtlichen Projektmanagement-Methoden und -Frameworks genutzt werden. Falls dich das Thema PM-Methoden/-Frameworks interessiert, findest du hier eine Übersicht dazu: Die meistgenutzten Projektmanagement-Methoden

Zur besseren Veranschaulichung möchte ich dir im Folgenden kurz die Vorteile den mir aufgefallenen Nachteilen gegenüberstellen.

Vorteile

• Klare Verantwortlichkeiten: Jede*r weiß, was von ihr oder ihm erwartet wird.
• Bessere Kommunikation: Die Matrix sorgt dafür, dass die richtigen Personen informiert oder konsultiert werden.
• Vermeidung von Konflikten: Wenn die Rollen klar sind, entstehen weniger Missverständnisse.
• Flexibel einsetzbar: von kleinen Aufgaben bis zu großen Projekten anwendbar.
• Einfaches Tool: Die RACI-Matrix kann relativ simpel erstellt werden und ist leicht verständlich.

Nachteile

• Erstellungsaufwand: Für sehr kleine Projekte kann die Matrix überdimensioniert wirken.
• Mögliche Diskussionen: Die Definition von „accountable“ und „responsible“ wird nicht immer sofort von allen verstanden. Erfahrungsgemäß ist es sehr wichtig, diese beiden Rollen klar voneinander abzugrenzen und das den Projektmitarbeiter*innen auch zu erläutern.
• Statische Zuordnung: Die Matrix kann bei sich schnell ändernden Projekten zu starr sein, wenn sie nicht regelmäßig überprüft wird.
• Gefahr der Überkomplexität: Wenn zu viele Beteiligte eingetragen werden, kann die Übersichtlichkeit leiden. Die Herausforderung ist, ein klares und transparentes Verantwortlichkeits- und Rollenmodell zu entwickeln. 

Meine Erfahrung zeigt: Die Vorteile überwiegen klar – mit der Prämisse, dass die Matrix sorgfältig und realistisch gepflegt wird. Insbesondere der Punkt „Projektkommunikation“ kann durch den Einsatz einer RACI-Matrix deutlich verbessert werden (siehe Abbildung 2).

⁠Projektkommunikation mit und ohne RACI

So erstellst du eine RACI-Matrix – Schritt für Schritt

Oftmals schrecken Projektleiter*innen und Projektmitarbeiter*innen vor dem Einsatz neuer Methodiken und Tools zurück. Das Nutzen der oben beschriebenen RACI-Matrix ist jedoch – meiner Meinung nach – weder komplex noch kompliziert. Mit einer geplanten Vorgehensweise kannst du mit wenig Aufwand auch in deinen Projekten Verantwortlichkeiten klären und transparent machen. Im Folgenden beschreibe ich dir kurz und knapp die relevanten Schritte zur Erstellung einer RACI-Matrix.

⁠Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer RACI-Matrix

Schritt 1: Projekt/Prozess definieren

Zuerst solltest du klar definieren, für welches Projekt und/oder für welchen Prozess du die RACI-Matrix erstellen möchtest. Das ist insofern wichtig, als sichergestellt wird, dass die zu definierenden Rollen und Verantwortlichkeiten deutlich von anderen Projekten/Prozessen abgegrenzt sind. Solltest du noch am Anfang deines Projektes stehen, solltest du zuerst einen Projektplan erstellen. Diese Übersicht kann dir dabei helfen: So erstellt Ihr in 6 Schritten den perfekten Projektplan

Schritt 2: Aktivitäten und Aufgaben identifizieren

Die Basis einer RACI-Matrix ist eine Liste aller zuzuweisenden Aktivitäten und Aufgaben im Projekt. Diese Liste schafft euch Transparenz und die Grundlage zur Zuordnung der jeweiligen Verantwortlichkeiten.

Schritt 3: Rollen identifizieren und/oder festlegen

Identifiziere sämtliche beteiligte Rollen, die in der Matrix betrachtet werden sollen. Achtung: Du solltest tatsächlich die generischen Rollen aufnehmen, nicht die Personen, die diese gerade ausführen. Rollen bleiben dieselben. Personen können sich im Projektverlauf ändern. Rollen in diesem Kontext sind z. B. Projektleiter, Entwickler, Stakeholder, Scrum Master etc. 

Schritt 4: RACI-Zuordnungen vornehmen

Nun geschieht die eigentliche Zuordnung. Weise für jede Aufgabe jeder Rolle die entsprechend zutreffende RACI-Kategorie zu. Hier solltest du beachten, dass der Accountable nur einmal je Aufgabe vergeben wird, um Verantwortungsüberschneidungen zu vermeiden. Die anderen Kategorien können mehrfach vergeben werden – sollten dann jedoch begründet werden. 

Schritt 5: Überprüfen und Abstimmen

Nachdem du die RACI-Matrix initial erstellt hast, solltest du sie auf Stimmigkeit, Unklarheiten und Konflikte prüfen. Zudem solltest du für jede Aufgabe ein „R“ und ein „A“ vergeben haben. Im Anschluss ist es zwingend notwendig, die entstandene Matrix mit den relevanten Beteiligten abzustimmen.

Schritt 6: Dokumentieren und Kommunizieren

Sobald du die RACI-Matrix mit allen Beteiligten abgestimmt hast, solltest du sie zugänglich machen und an einem zentral zugänglichen Ort dokumentieren. Vor allem aber solltest du das Ergebnis an sämtliche Projektbeteiligte kommunizieren, um ein Bewusstsein für die geschaffenen Verantwortlichkeiten zu schaffen. Die RACI-Matrix dient im weiteren Verlauf des Projektes als Referenz für Verantwortlichkeiten.

Schritt 7: Regelmäßig aktualisieren

Wie bei vielen Projektmanagement-Dokumenten ist es auch für den Erfolg der RACI-Matrix sehr wichtig, diese regelmäßig zu aktualisieren. Treten Änderungen im Projekt oder Team auf, sollte die Matrix angepasst werden. Dies verhindert Missverständnisse und verbessert die Zusammenarbeit.

Diese Projektmanagement-Tools unterstützen die RACI-Matrix

Ich arbeite selbst gerne mit verschiedenen Tools, je nach Projektgröße und Teamzusammensetzung. Besonders positiv sind mir im Laufe der Jahre folgende Tools aufgefallen – und das deckt sich auch mit den Einschätzungen auf OMR Reviews:

• awork Ein intuitives Projektmanagement-Tool, das die Verantwortlichkeitszuordnung direkt an den Aufgaben integriert. Sehr übersichtlich für mittelgroße und große Teams.
• Notion extrem flexibel. Du kannst hier eigene RACI-Vorlagen erstellen und die Matrix in bestehende Projekt-Dashboards einbinden.
• Asana Perfekt für größere Teams und komplexe Projekte. Die Rollenverteilung wird klar visualisiert, und Benachrichtigungen stellen sicher, dass die „Informierten“ auch informiert bleiben.

Alle drei Tools lassen sich hervorragend in bestehende Workflows integrieren und bieten aus meiner Sicht einen echten Mehrwert, wenn es um die praktische Arbeit mit der RACI-Matrix geht.

Da uns Projektmanagement-Tools in der Praxis stark unterstützen können und in größeren Vorhaben/Projekten aus meiner Sicht gar unverzichtbar sind, habe ich dir hier noch einen Überblick zu kostenlosen PM-Tools eingefügt: Die 7 besten kostenlosen Projektmanagement-Softwares.

Führst du deine Projekte mit einer agilen Vorgehensweise durch, kann ich dir folgende Seite empfehlen. Sie gibt dir einen Überblick über nutzbare Tools im agilen Kontext und zudem kurz und knapp die Rahmenbedingungen von agilen Projekten: Top 7 Agile Tools für effektives Projektmanagement | Flexibel und effizient

Fazit: Wann sich der Einsatz der RACI-Matrix wirklich lohnt

Die RACI-Matrix ist für mich mehr als nur ein theoretisches Modell. Sie ist ein pragmatisches Werkzeug, das in meinen Projekten schon oft für Klarheit gesorgt hat – besonders, wenn viele Beteiligte im Spiel sind.

Wann lohnt sich der Einsatz also wirklich?

• Bei komplexen Projekten mit mehreren Schnittstellen
• Bei interdisziplinären Vorhaben, bei denen Rollen schnell verschwimmen können
• Wenn Unklarheiten oder Reibungsverluste auftreten und du diese gezielt auflösen möchtest

Wenn dein Projekt überschaubar ist und du ohnehin nur mit einem sehr kleinen Team arbeitest, brauchst du vielleicht keine vollständige RACI-Matrix. Aber sobald mehrere Abteilungen, externe Partner oder Kunden involviert sind, kann ich dir die Arbeit mit einer RACI-Matrix nur empfehlen. 

Mein Tipp: Einfach ausprobieren. Du wirst überrascht sein, wie schnell sich Verantwortlichkeiten klären – und wie viel reibungsloser dein Projekt danach läuft.