HubSpot KI im Alltag: So nutzt du die smarten Funktionen wirklich sinnvoll

1. Warum HubSpot KI gerade jetzt relevant ist
2. Was HubSpot KI eigentlich umfasst
3. So nutzt du HubSpot KI im Marketing-Alltag wirklich sinnvoll
4. HubSpot KI in Sales & Service – was wirklich hilft
5. Use Case: So hat Brevonto HubSpot KI im Alltag integriert
6. Tools, die HubSpot KI sinnvoll ergänzen
7. Fazit: Jetzt den Vorsprung sichern und mit HubSpot KI starten

Stell Dir einen Arbeitstag vor, an dem dein Team alle wichtigen Informationen auf einen Blick vorfindet, manuelle Dateneingabe entfällt und niemand nach einem Report ruft, der mal eben schnell erstellt wird. Stattdessen erhalten Leads in Sekunden passgenaue Antworten, Vertriebschancen landen ganz oben auf der To-do-Liste, und der Support konzentriert sich auf komplexe Fälle. Wie das geht? HubSpot KI (Breeze AI) erledigt für euch die Routinearbeit im Hintergrund.

Egal, ob du tief im HubSpot Ökosystem steckst oder gerade die ersten Schritte planst: Nach diesem Artikel weißt du, wo ihr KI in HubSpot gewinnbringend für Marketing-, Sales- & Serviceprozesse einsetzen könnt.

Warum HubSpot KI gerade jetzt relevant ist

Kund*innen erwarten heute schnelle Reaktionen, echte Personalisierung und hohe Relevanz. Wer weiterhin auf manuelle und ineffiziente Abläufe setzt, bezahlt das mit höheren Kosten und schlechteren Kundenerfahrungen. Mit KI und Automatisierung lassen sich diese Erwartungen zuverlässig erfüllen und zugleich Serviceaufwand, Durchlaufzeiten und Fehlerquoten spürbar senken. 

Die HubSpot KI "Breeze" liefert CRM-übergreifende Lösungen, die auf euren eigenen Daten basieren. Der Vorteil: deinen Mitarbeitern stehen KI-Tools direkt in der gewohnten Anwendung zur Verfügung.

Dabei werden die Tools direkt da zur Verfügung gestellt, wo sie am besten in den Workflow passen. Im Marketing zum Beispiel bei der Contenterstellung, im Vertrieb bei der Arbeit mit Leads und Deals sowie im Service direkt im Kundendialog.

Was HubSpot KI eigentlich umfasst

Die HubSpot KI heißt Breeze AI. Darunter zählen der Chatbot “Breeze Copilot”, die HubSpot Assistants “Breeze Agents” und “Breeze Intelligence” zur intelligenten Datenanreicherung. Alle drei HubSpot AI Funktionen helfen euch dabei, durch KI-gestützte CRM-Aktivitäten eure Marketingziele zu erreichen, eure Lead-to-Customer-Rate zu erhöhen, euren ROI zu verbessern sowie in Sales und Service kundenzentrierter zu agieren.

Die drei HubSpot AI Funktionen

Breeze Copilot: dein KI-Assistent im Alltag

Breeze Copilot in HubSpot

Den Hubspot KI-Chatbot Breeze Copilot kannst du dir vorstellen wie deinen persönlichen virtuellen Assistenten. Er erstellt Content, fasst CRM-Datensätze zusammen, baut Reports und schlägt Workflows per Prompt vor. Ehemals bekannt als HubSpot Chatspot, unterstützt dich Breeze Copilot direkt in deiner gewohnten HubSpot Umgebung:

• Content-Erstellung: 
  Verwandle erste Stichworte oder Rohdaten per Prompt in ausgefeilte Content-Entwürfe. Copilot analysiert bestehende CRM-Daten, übernimmt die hinterlegte Brand Voice und schlägt in Sekunden gut strukturierte Inhalte vor. Du kannst auf Knopfdruck Varianten testen oder den Text um Keywords erweitern lassen. Copilot passt dabei Lesezeit, Lesbarkeitsstufe und SEO-Grundparameter gleich mit an. Anschließend landet der Draft im Content-Hub, wo du ihn nur noch feinjustierst oder direkt veröffentlichst. 

Wenn du Unterstützung bei der Content-Erstellung benötigst, schau doch mal bei den Top Online Marketing Agenturen vorbei.

• Datenzusammenfassung:
  ⁠Lasse dir sämtliche CRM-Daten blitzschnell in Klartext komprimieren. Gib zum Beispiel den Prompt „Fasse mir alle offenen Deals über 20.000 € bis Monatsende zusammen“ ein. Breeze Copilot zieht die relevanten Felder aus Deals, Kontakten und Aufgaben, erkennt doppelte Einträge, priorisiert nach Abschlusswahrscheinlichkeit und liefert dir eine übersichtliche Liste mit Status, Owner und nächsten Schritten. 
  
  ⁠Dasselbe Prinzip funktioniert für Leads, Tickets oder Marketing-Kampagnen: Ein kurzer Befehl, und du erhältst eine punktgenaue Zusammenfassung inklusive Kennzahlen. Ideal für Daily-Stand-ups, Management-Reports oder schnelle Entscheidungshilfen.
  
• Prompt-basierte Workflows: 
  Baue komplexe Automatisierungen in HubSpot mit einem einzigen Satz auf. Tippe zum Beispiel: „Wenn ein Kontakt das Demo Formular ausfüllt und der Lead Score über 70 liegt, erstelle eine Aufgabe für Sales und sende eine personalisierte E-Mail an den Kontakt.“
  
  Copilot analysiert den Prompt, wählt die passenden Trigger (Formulareinsendung + Eigenschaftsprüfung), setzt Bedingungen, ordnet die Aktionen in der logischen Reihenfolge an und zeigt dir das fertige Workflow-Diagramm im Editor an. Du kannst jede Komponente sofort anpassen oder per Folge-Prompt verfeinern („Baue eine Wartezeit von acht Stunden ein, falls der Kontakt in Zeitzone EST ist“). Zusätzlich schlägt Copilot Trigger, Bedingungen und Aktionen vor. Selbst komplexe Mehrzweck-Workflows sind binnen Minuten produktionsreif.
  
• Reporting on demand: 
  Verwandele Ad-hoc-Fragen in fertige Dashboards. Gib beispielsweise ein: „Erstelle mir einen Report aller Website-Besucher vom Wochenende“ 
  
  Innerhalb weniger Sekunden erstellt Copilot ein mehrseitiges Report-Set: Diagramme für Traffic-Quellen, Heatmaps für Besuchszeiten und ein Tabellen-Export im CSV-Format. Du kannst den Report direkt in einen bestehenden HubSpot-Dashboard-Slot pinnen, als PDF verschicken oder per Folge-Prompt verfeinern („Filtere nur Google Traffic“). Copilot aktualisiert das Layout sofort und legt bei Bedarf eine geplante E-Mail-Auslieferung an.

Breeze Agents: spezialisierte KI-Bots

Die HubSpot Breeze Agents

Nutze KI-Bots in HubSpot für spezifische Aufgaben, um dir wiederkehrende Aufgaben verlässlich abzunehmen oder dich im Alltag zu unterstützen. Dazu gehören:

• Customer Agent im Service Hub: 
  Beantwortet automatisiert rund um die Uhr wiederkehrende Support­anfragen. Damit reduzierst du euer Ticketvolumen und gibst dem Support-Team Zeit für komplexe Fälle frei.

  • Schnell trainierbar: Eine PDF/Word-Datei hochladen oder eine URL crawlen und nach wenigen Minuten ist der Bot live

  • 24/7-Support mit Antworten aus deiner Knowledge-Base – mehrsprachig und kontextbezogen
    

• Knowledge Base Agent im Service Hub: 
  Analysiert Ticketverläufe, erkennt kontinuierlich Wissenslücken und erstellt automatisch Artikelentwürfe, sodass deine Knowledge Base wächst und das Support-Team nur noch zur Qualitätskontrolle eingreifen muss.

  • liefert Artikel-Drafts zur schnellen Veröffentlichung in deiner Brand Voice

  • analysiert erfolgreiche Customer-Agent-Antworten und nutzt diese Erkenntnisse für die weitere Contenterstellung.

• Content Agent im Content Hub: 
  Generiert Blogbeiträge, Landingpages, Podcasts, Metadaten, interne Links und KI-Bilder in deiner Brand Voice.

  • Liefert fertige Datensätze direkt im HubSpot-Template

  • Tipp: Nutze die Remix-Funktion und lass aus deinem Blogartikel automatisch z. B. 3 LinkedIn-Posts, eine Instagram-Story und eine Landingpage erstellen. Das spart Zeit und steigert deine Relevanz im Suchmaschinenmarketing.

  • Der HubSpot KI-Video-Generator ist derzeit unter dem Namen “AI Video Snippets” im Early-Access-Programm für Professional und Enterprise Versionen verfügbar. Mit diesem erstellst du 15- bis 60-sekündige Clips aus bestehenden Blog- oder Landingpage Abschnitten. Das Ergebnis: Ein Social-Video, das sofort im Dateimanager landet und als Modul in deine Seite eingebettet werden kann.

• Prospecting Agent im Sales Hub (nur auf Englisch verfügbar): 
  Analysiert CRM- und Web-Aktivitäten, identifiziert heiße Accounts und erstellt personalisierte Outreach-E-Mails, sodass dein Vertrieb fokussiert nachfassen und die Response-Raten steigern kann.

• Personalisierte Outreach-Mails und Follow-Ups basieren auf vergangenen Konversationen

• Hinweis: Der Prospecting Agent liefert Prioritäten in Echtzeit. Die Mehrwerte schöpfst du nur aus, wenn ihr saubere CRM-Daten habt und einen schnellen Sales-Follow-up sicherstellen könnt.

Breeze Intelligence: Datenpower unter der Haube

HubSpot Breeze Intelligence

Die datengetriebene Komponente von Breeze AI Hubspot ergänzt fehlende Firmendaten wie Mitarbeiterzahl, Umsatz oder Branche automatisch aus Web-Quellen und öffentlichen Registern. Ideal, wenn dein Formular nur Basisfelder abfragt, um die Conversion-Hürde zu reduzieren.

• Liefert auf Wunsch zusammenfassende Company-Profile direkt ins CRM, sodass Vertriebler*innen Recherchezeit sparen.

• Credit-Modell: Für jedes angereicherte Attribut werden kostenpflichtige Credits verbraucht. Möglich sind bis zu 40 Attribute pro Kontakt / Firma. Laut HubSpot Abo-Credits starten die Kosten bei 0,003 € pro Attribut.

Smart Properties zur automatischen Datenanreicherung: 
Wandle Freitext (z. B. Jobtitel) in strukturierte Werte wie Funktionsbereich und Hierarchielevel um. 

• Anwendung per Prompt direkt bei der Datensatzspeicherung

• Typische Anwendungsfälle: 
  Branche nach Standard­schlüssel ermitteln oder die Management-Ebene aus dem Jobtitel ableiten.

• Entlastet Marketing & Ops bei der Daten­normalisierung (z. B. Jobtitle-Klassifizierung)

Tipp für eine bessere Datenqualität:

Lasse Zuordnungen, bei denen sich Breeze Intelligence unsicher ist, per Workflow als „unsicher“ taggen, um diese manuell vergeben zu können.

Buyer-Intent zur Identifikation der Hot Leads:

Buyer-Intent in HubSpot

Der HubSpot tracking code analysiert Verhaltens- und Engagementsignale wie Seitenaufrufe, Content-Downloads oder E-Mail-Interaktionen. Der Buyer-Intent identifiziert daraufhin die Accounts, die aktuell die höchste Kaufbereitschaft zeigen.

• Liefert einen Score je Account. So priorisierst du Telefonate, Follow-ups oder personalisierte Mailings auf Basis belastbarer Signale.

• Vertriebs-Praxis: Lass dein Sales-Team nach Messen zuerst die Hot-Leads anrufen, während bei allen anderen erst nach erneuter Interaktion, z. B. mit der Website, nachgefasst wird.

• Tipp: Funktioniert am besten bei hohem Web-Traffic und sauberem Tracking; geringe Besucherzahlen limitieren die Aussagekraft

Form-Shortening für höhere Conversion-Raten: 

Blendet im Formular Felder aus, deren Inhalt bereits im CRM vorhanden ist oder füllt sie vorab aus, sodass Besucher*innen nur noch die wirklich nötigen Felder sehen.

Tipp: Kombiniere Form-Shortening mit Progressive Profiling. Statt redundanter Fragen werden neue Felder angezeigt, die weiterführende, relevante Informationen abfragen. Zusammen bilden Breeze Copilot, Breeze Agents und Breeze Intelligence den Kern der integrierten HubSpot AI Funktionen. Sie sind ohne externe Marketplace-Apps direkt im Portal aktivierbar, setzen jedoch je nach Feature mindestens Professional- bzw. Enterprise-Lizenzen und bei Data-Enrichment zusätzlich Credit-Budgets voraus.

So nutzt du HubSpot KI im Marketing-Alltag wirklich sinnvoll

HubSpot KI im Marketing Alltag

Content Pipeline von Idee bis Ausspielung

Erstelle mit dem Content Agent und Copilot Briefing, Gliederung und Entwurf, remixe den Kerninhalt in Social Serien, Newsletter Teaser und Landingpages und schließe Bildlücken mit der integrierten Bildgenerierung im Content Hub. 

Plane Social Posts direkt im Tool, generiere Betreffvarianten und Copy für E-Mail und setze schnelle A/B-Tests auf. So entsteht mehr Output mit konsistentem Stil und klarer Botschaft – ohne Kopieren zwischen Tools.

SEO auf Autopilot

Aktiviere Smart Properties, lasse Entitäten für SEO erkennen sowie Meta-Titel, Descriptions und Alt Tags vorschlagen. So wächst deine Website effizient, interne Verlinkungen werden konsistenter und Inhalte bleiben in der Brand Voice. 

Füge ergänzend die SEO Scans im Editor hinzu, um schnelle Onpage Chancen zu identifizieren und zuerst Maßnahmen mit hohem Impact und niedriger Hürde umzusetzen. Prüfe anschließend mit dem AI Search Grader, wie gut Inhalte in KI-Suchumgebungen auffindbar sind und optimiere Struktur, Relevanz und Klarheit. Wiederhole den Scan nach größeren Updates oder Remixes.

Lead Scoring, das richtig priorisiert

Ersetze starre Punkteschemata durch Buyer-Intent-Signale. Wenn eine Besucherin oder ein Besucher innerhalb von 48 Stunden die Pricing Seite, eine Fallstudie und das Demo Formular aufruft, setzt ein Workflow automatisch einen hohen Score, erstellt eine Aufgabe für den zuständigen Sales Rep und legt eine personalisierte Nachricht als Entwurf ab. 

Ergänze prädiktives Lead Scoring für eine feinere Priorisierung und übergib nur die besten Leads an Sales, während alle anderen parallel Brand Voice konforme Nurturing Strecken erhalten.

Operativer KI Copilot im Alltag

Setze Breeze Copilot für Ad-hoc-Analysen, Report Entwürfe, Listenbau, CRM Updates und schnelle Recherchen ein. 

Die Ergebnisse fließen direkt zurück in Content Planung, Social Kalender und E-Mail-Tests. Das reduziert Kontextwechsel und beschleunigt deine Routineaufgaben. 

Governance und Quick Start

Sichere eure Qualität durch Review Pflicht, Quellenchecks und die sparsame Nutzung sensibler Daten.

Starte heute mit drei Schritten: Produziere einen Leitartikel und remixe ihn. Plane Social Posts und E-Mails daraus und teste die Varianten. Setze einen SEO Scan mit To do Liste für zwei Wochen auf.

Halte deine Brand Voice immer aktiv, damit alle Touchpoints deiner Kund*innen mit deinem Unternehmen einheitlich klingen.

HubSpot KI in Sales & Service – was wirklich hilft

Einsatz von HubSpot KI in Sales und Service

Wenn Vertrieb und Service im Tagesgeschäft untergehen, sind es selten „große Strategiethemen“, die Energie rauben, sondern Kleinkram: Fünfmal dieselbe Frage im Postfach, Leads ohne Kontext, Tickets ohne Priorität. Genau hier greift die künstliche Intelligenz von HubSpot. Statt zusätzlicher Tools bekommst du mit Breeze AI datenschutzkonforme, vollintegrierte Helfer, die deinem Team wertvolle Zeit freiräumen.

HubSpot KI im Sales-Team: Schneller zu relevanten Gesprächen

• Buyer-Intent für echte Priorität:
  Jeden Morgen siehst du auf einen Blick, welche Accounts sich gerade intensiv mit deiner Website beschäftigen. Keine Bauchentscheidungen mehr: Du rufst ganz einfach zuerst dort an, wo echtes Interesse vorhanden ist.

• Prospecting Agent für personalisierte Ansprache:
  Der Agent zieht Signale aus CRM und Web zusammen, schlägt Zielkonten vor und baut dir sofort passende E-Mail-Entwürfe inklusive Betreff und nächsten Schritten. Du prüfst, passt an, sendest. Hinweis: aktuell nur auf Englisch verfügbar.

• Copilot für Ad-hoc-Analysen:
  Frage Breeze Copilot nach offenen Deals, No-Show-Terminen oder Pipeline Risiken bis Monatsende. Du bekommst klare Listen, kurze Zusammenfassungen und konkrete Next Steps – ideal für Daily-Stand-ups und deine Wochenplanung.

HubSpot KI im Service-Team: Tickets reduzieren und Wissen ausbauen

Customer Agent: Antworten rund um die Uhr

Binde den Agenten in Chat und E-Mail ein. Er beantwortet wiederkehrende Fragen mit Inhalten aus eurer Knowledge Base und eskaliert an dich oder dein Team, wenn er unsicher ist. So sinkt die Last durch Standardanfragen und ihr konzentriert euch auf komplexe Fälle.

Knowledge Base Agent: Lücken finden, Inhalte liefern

⁠Der Agent erkennt anhand von Suchanfragen und Ticketmustern, wo Antworten fehlen, und erstellt Artikelentwürfe, die du nur noch prüfst und freigibst. Deine Self Service Library wächst kontinuierlich und trifft die Fragen deiner Kund*innen.

Smart Properties: saubere Servicedaten
⁠

Wandle Freitext aus Tickets automatisch in strukturierte Felder wie Problemtyp, Produktlinie oder Dringlichkeit. Dashboards, SLAs und Automatisierungen greifen direkt auf diese Daten zu. Das reduziert manuelle Nachpflege und verbessert Auswertungen.

Use Case: So hat Brevonto HubSpot KI im Alltag integriert

Ausgangssituation:

Die Brevonto GmbH (Name verändert) ist ein SaaS Anbieter mit 120 Mitarbeitenden. Der Support startete jeden Tag mit demselben Bild: 

• ein überfülltes Postfach, 

• viele Rückfragen zur Lizenzverlängerung, 

• immer wieder dieselben How to Themen

Monatlich kamen rund 6.000 Tickets herein. Die durchschnittliche Erstantwortzeit lag bei acht Minuten. Niemand hatte das Gefühl, wirklich nach vorne zu arbeiten.

Umgesetzte Maßnahmen:

• Der Customer Agent wurde mit der öffentlichen FAQ, drei PDF-Guides und der Produktseite gefüttert. Nach wenigen Tagen beantwortete der Bot Standardfragen direkt im Chat und via E-Mail.

• Smart Properties liefen im Hintergrund mit und verwandelten Freitext in saubere Felder wie Problemtyp, Produktlinie oder Dringlichkeit. Die Tickets wurden dadurch besser sortiert und ließen sich schneller verteilen.

• Parallel aktivierte das Team Buyer-Intent. Accounts, die auffällig oft die Hilfe und Pricing Seiten besuchten, landeten automatisch auf einer kurzen Liste für das Salesteam. Dort fiel die Entscheidung leichter, ob ein proaktiver Anruf oder ein freundlicher Check-in per E-Mail sinnvoll war.

Ergebnisse nach 90 Tagen:

Nach 90 Tagen fühlte sich der Arbeitsalltag anders an und die Stimmung im Team war besser. Viele Routinefragen tauchten gar nicht mehr beim Team auf, stattdessen arbeitete das Team an kniffligen Fällen und neuen Hilfeartikeln. 

• Automatisierte Lösung von Standardanliegen via Ticket: 52 %

• Durchschnittliche Erstantwortzeit: 17 Sekunden

• CSAT-Score: +14 Punkte (von 78 auf 92)

„Unsere Kunden erhalten jetzt in Sekundenschnelle fundierte Antworten, während sich unser Support-Team auf komplexe Fälle konzentrieren kann.“ – Leitung Customer Success (anonymisiert)

Tools, die HubSpot KI sinnvoll ergänzen

Breeze ist stark und liefert alle AI use cases direkt im CRM. Den größten Zusatznutzen holst du dir mit Tools, die Datenqualität, Intent Signale, Personalisierung, Reporting und Compliance verbessern und die Lücken zwischen Hubs schließen.

make (zuvor Integromat): Baukasten für Automationen zwischen HubSpot und euren anderen Tools

Verbindet CRM, Shop und ERP ohne Programmierung und erledigt Routineaufgaben automatisch, zum Beispiel Deals mit Bestellstatus aktualisieren oder Tickets aus Formularen anlegen.

Salesforce CPQ: CPQ, Forecasting und Service für komplexe Deals

Erweitert HubSpot um Angebotslogik mit CPQ, belastbare Forecasts und SLA (Service Level Agreements) gesteuerten Service, mit Rücksignalen wie Closed Won und Case Ereignissen in HubSpot Workflows. Ideal, wenn Marketing in HubSpot läuft und Vertrieb sowie Service strukturierte Prozesse brauchen.

Databox: Schnelle Dashboards und KPI Reporting

Bringt wichtige Kennzahlen aus HubSpot, GA4 und Ads in ein klares Management Dashboard, zum Beispiel für wöchentliche Pipeline und Kampagnen Reviews.

Empfehlung:  aquilliance ist HubSpot Elite Partner und unterstützt dich bei der Entwicklung und Umsetzung eines skalierbaren CRM Setups. aquilliance konzipiert und implementiert neben HubSpot auch Salesforce, baut Make Automationen für Marketing, Vertrieb und Service und übernimmt die Schulung deines Teams sowie die fortlaufende Optimierung der geschaffenen Lösung.

Fazit: Jetzt den Vorsprung sichern und mit HubSpot KI starten

Breeze AI bringt KI dorthin, wo du sie wirklich brauchst, nämlich direkt ins CRM. Content entsteht schneller, die Ticketqualität steigt, Sales arbeitet an den richtigen Accounts und eure Datenbasis wird stabiler. Starte mit kleinen Piloten, lege Credit Limits fest, halte Review Regeln ein und optimiere jede Woche nach. So wird HubSpot AI vom Buzzword zur messbaren Verbesserung in Marketing, Sales und Service. 

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