HubSpot KI im Alltag: So nutzt du die smarten Funktionen wirklich sinnvoll
Wie du die KI-gestützten Werkzeuge von HubSpot gewinnbringend einsetzt, um die Erwartungen deiner Kunden zu übertreffen und Wettbewerbsvorteile zu sichern
- Warum HubSpot KI gerade jetzt relevant ist
- Was HubSpot KI eigentlich umfasst
- So nutzt du HubSpot KI im Marketing-Alltag wirklich sinnvoll
- HubSpot KI in Sales & Service – was wirklich hilft
- Use Case: So hat Brevonto HubSpot KI im Alltag integriert
- Tools, die HubSpot KI sinnvoll ergänzen
- Fazit: Jetzt den Vorsprung sichern und mit HubSpot KI starten
- HubSpot KI (Breeze AI) automatisiert Routineaufgaben in Marketing, Vertrieb und Service, um Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.
- Die KI-Tools wie der Breeze Copilot und spezialisierte Agents erstellen Inhalte, analysieren Daten und automatisieren Workflows direkt im CRM.
- Durch intelligente Datenanreicherung und Verhaltensanalysen (Buyer-Intent) fokussiert sich der Vertrieb auf die vielversprechendsten Leads.
- Im Service beantworten KI-Bots wiederkehrende Anfragen rund um die Uhr, was die Antwortzeiten drastisch verkürzt und die Kundenzufriedenheit erhöht.
- Ein frühzeitiger Einstieg in die Nutzung von HubSpot KI sichert Wettbewerbsvorteile durch gesammelte Erfahrungsdaten und optimierte Prozesse.
Warum HubSpot KI gerade jetzt relevant ist
Info: Die branchenweite Auswertung von Botpress (1 000+ deutsche Unternehmen) zeigt, dass KI-gestützte Supportsysteme Antwortzeiten um bis zu 80 % verkürzen und Supportkosten um 30–70 % reduzieren.
Dabei werden die Tools direkt da zur Verfügung gestellt, wo sie am besten in den Workflow passen. Im Marketing zum Beispiel bei der Contenterstellung, im Vertrieb bei der Arbeit mit Leads und Deals sowie im Service direkt im Kundendialog.
Tipp: Sichert euch durch die Nutzung vorhandener und neuer KI-Funktionalitäten Wettbewerbsvorteile. Wenn ihr Zeit zum Upskilling und Testing investiert, sammelt ihr wertvolle Erfahrungsdaten, während andere noch abwarten oder im Alltag rotieren. Ähnlich wie bei Marketing-Automation 2012 gilt: Wer früh startet, nimmt den größten Erfahrungsvorsprung mit.
Was HubSpot KI eigentlich umfasst
Breeze Copilot: dein KI-Assistent im Alltag
- Content-Erstellung:
Verwandle erste Stichworte oder Rohdaten per Prompt in ausgefeilte Content-Entwürfe. Copilot analysiert bestehende CRM-Daten, übernimmt die hinterlegte Brand Voice und schlägt in Sekunden gut strukturierte Inhalte vor. Du kannst auf Knopfdruck Varianten testen oder den Text um Keywords erweitern lassen. Copilot passt dabei Lesezeit, Lesbarkeitsstufe und SEO-Grundparameter gleich mit an. Anschließend landet der Draft im Content-Hub, wo du ihn nur noch feinjustierst oder direkt veröffentlichst.
- Datenzusammenfassung:
Lasse dir sämtliche CRM-Daten blitzschnell in Klartext komprimieren. Gib zum Beispiel den Prompt „Fasse mir alle offenen Deals über 20.000 € bis Monatsende zusammen“ ein. Breeze Copilot zieht die relevanten Felder aus Deals, Kontakten und Aufgaben, erkennt doppelte Einträge, priorisiert nach Abschlusswahrscheinlichkeit und liefert dir eine übersichtliche Liste mit Status, Owner und nächsten Schritten.
Dasselbe Prinzip funktioniert für Leads, Tickets oder Marketing-Kampagnen: Ein kurzer Befehl, und du erhältst eine punktgenaue Zusammenfassung inklusive Kennzahlen. Ideal für Daily-Stand-ups, Management-Reports oder schnelle Entscheidungshilfen. - Prompt-basierte Workflows:
Baue komplexe Automatisierungen in HubSpot mit einem einzigen Satz auf. Tippe zum Beispiel: „Wenn ein Kontakt das Demo Formular ausfüllt und der Lead Score über 70 liegt, erstelle eine Aufgabe für Sales und sende eine personalisierte E-Mail an den Kontakt.“
Copilot analysiert den Prompt, wählt die passenden Trigger (Formulareinsendung + Eigenschaftsprüfung), setzt Bedingungen, ordnet die Aktionen in der logischen Reihenfolge an und zeigt dir das fertige Workflow-Diagramm im Editor an. Du kannst jede Komponente sofort anpassen oder per Folge-Prompt verfeinern („Baue eine Wartezeit von acht Stunden ein, falls der Kontakt in Zeitzone EST ist“). Zusätzlich schlägt Copilot Trigger, Bedingungen und Aktionen vor. Selbst komplexe Mehrzweck-Workflows sind binnen Minuten produktionsreif. - Reporting on demand:
Verwandele Ad-hoc-Fragen in fertige Dashboards. Gib beispielsweise ein: „Erstelle mir einen Report aller Website-Besucher vom Wochenende“
Innerhalb weniger Sekunden erstellt Copilot ein mehrseitiges Report-Set: Diagramme für Traffic-Quellen, Heatmaps für Besuchszeiten und ein Tabellen-Export im CSV-Format. Du kannst den Report direkt in einen bestehenden HubSpot-Dashboard-Slot pinnen, als PDF verschicken oder per Folge-Prompt verfeinern („Filtere nur Google Traffic“). Copilot aktualisiert das Layout sofort und legt bei Bedarf eine geplante E-Mail-Auslieferung an.
Breeze Agents: spezialisierte KI-Bots
- Customer Agent im Service Hub:
Beantwortet automatisiert rund um die Uhr wiederkehrende Supportanfragen. Damit reduzierst du euer Ticketvolumen und gibst dem Support-Team Zeit für komplexe Fälle frei.- Schnell trainierbar: Eine PDF/Word-Datei hochladen oder eine URL crawlen und nach wenigen Minuten ist der Bot live
- 24/7-Support mit Antworten aus deiner Knowledge-Base – mehrsprachig und kontextbezogen
- Knowledge Base Agent im Service Hub:
Analysiert Ticketverläufe, erkennt kontinuierlich Wissenslücken und erstellt automatisch Artikelentwürfe, sodass deine Knowledge Base wächst und das Support-Team nur noch zur Qualitätskontrolle eingreifen muss.- liefert Artikel-Drafts zur schnellen Veröffentlichung in deiner Brand Voice
- analysiert erfolgreiche Customer-Agent-Antworten und nutzt diese Erkenntnisse für die weitere Contenterstellung.
- Content Agent im Content Hub:
Generiert Blogbeiträge, Landingpages, Podcasts, Metadaten, interne Links und KI-Bilder in deiner Brand Voice.- Liefert fertige Datensätze direkt im HubSpot-Template
- Tipp: Nutze die Remix-Funktion und lass aus deinem Blogartikel automatisch z. B. 3 LinkedIn-Posts, eine Instagram-Story und eine Landingpage erstellen. Das spart Zeit und steigert deine Relevanz im Suchmaschinenmarketing.
- Der HubSpot KI-Video-Generator ist derzeit unter dem Namen “AI Video Snippets” im Early-Access-Programm für Professional und Enterprise Versionen verfügbar. Mit diesem erstellst du 15- bis 60-sekündige Clips aus bestehenden Blog- oder Landingpage Abschnitten. Das Ergebnis: Ein Social-Video, das sofort im Dateimanager landet und als Modul in deine Seite eingebettet werden kann.
- Prospecting Agent im Sales Hub (nur auf Englisch verfügbar):
Analysiert CRM- und Web-Aktivitäten, identifiziert heiße Accounts und erstellt personalisierte Outreach-E-Mails, sodass dein Vertrieb fokussiert nachfassen und die Response-Raten steigern kann. - Personalisierte Outreach-Mails und Follow-Ups basieren auf vergangenen Konversationen
- Hinweis: Der Prospecting Agent liefert Prioritäten in Echtzeit. Die Mehrwerte schöpfst du nur aus, wenn ihr saubere CRM-Daten habt und einen schnellen Sales-Follow-up sicherstellen könnt.
Breeze Intelligence: Datenpower unter der Haube
- Liefert auf Wunsch zusammenfassende Company-Profile direkt ins CRM, sodass Vertriebler*innen Recherchezeit sparen.
- Credit-Modell: Für jedes angereicherte Attribut werden kostenpflichtige Credits verbraucht. Möglich sind bis zu 40 Attribute pro Kontakt / Firma. Laut HubSpot Abo-Credits starten die Kosten bei 0,003 € pro Attribut.
Achtung Kostenfalle: Wenn du große Excel-Listen hochlädst, kannst du euer Monatsabo unbewusst vervielfachen. Definiere vorab Credit-Limits und klare Regeln, sonst droht eine „Abo-Falle“ bei Massen-Uploads.
Wandle Freitext (z. B. Jobtitel) in strukturierte Werte wie Funktionsbereich und Hierarchielevel um.
- Anwendung per Prompt direkt bei der Datensatzspeicherung
- Typische Anwendungsfälle:
Branche nach Standardschlüssel ermitteln oder die Management-Ebene aus dem Jobtitel ableiten. - Entlastet Marketing & Ops bei der Datennormalisierung (z. B. Jobtitle-Klassifizierung)
Buyer-Intent zur Identifikation der Hot Leads:
- Liefert einen Score je Account. So priorisierst du Telefonate, Follow-ups oder personalisierte Mailings auf Basis belastbarer Signale.
- Vertriebs-Praxis: Lass dein Sales-Team nach Messen zuerst die Hot-Leads anrufen, während bei allen anderen erst nach erneuter Interaktion, z. B. mit der Website, nachgefasst wird.
- Tipp: Funktioniert am besten bei hohem Web-Traffic und sauberem Tracking; geringe Besucherzahlen limitieren die Aussagekraft
Info: Mehr KI-Power jenseits von Breeze
Breeze AI deckt einen Großteil der Standardfälle ab. Darüber hinaus gibt es noch zwei weitere AI-Möglichkeiten in HubSpot für High-End-Szenarien (derzeit in Beta bzw. im Early Access verfügbar):
- Bring Your Own Model verbindet eigene oder Drittanbieter-LLMs (GPT-4, Claude 3, Mistral u. a.) über Workflow-Actions wie “Ask OpenAI” oder per Custom API mit HubSpot. Ideal, wenn du Spezial-Prompts, firmeneigene Modelle oder Datacenter-Vorgaben nutzen musst, die Breeze aktuell nicht abdeckt. Erfordert mindestens Operations Hub Professional/Enterprise oder eine App-Integration; jeweiliges LLM-Abo wie ChatGPT kommt on top.
- HubSpot in OpenAI (Deep Research Connector) ist eine native Schnittstelle, mit der ChatGPT (Team, Enterprise, Edu) euer HubSpot-CRM als Datenquelle anzapft, ohne Daten fürs Model-Training freizugeben. Ermöglicht komplexe Analysen oder Fragen wie „Wer ist mein bester Kunde?“. Die Ergebnisse werden als Prompt wieder in HubSpot zurückgespielt. Läuft in allen HubSpot Plänen ab Professional Lizenz und mit kostenpflichtigem ChatGPT-Abo.
So nutzt du HubSpot KI im Marketing-Alltag wirklich sinnvoll
Content Pipeline von Idee bis Ausspielung
SEO auf Autopilot
Lead Scoring, das richtig priorisiert
Operativer KI Copilot im Alltag
Governance und Quick Start
HubSpot KI in Sales & Service – was wirklich hilft
HubSpot KI im Sales-Team: Schneller zu relevanten Gesprächen
- Buyer-Intent für echte Priorität:
Jeden Morgen siehst du auf einen Blick, welche Accounts sich gerade intensiv mit deiner Website beschäftigen. Keine Bauchentscheidungen mehr: Du rufst ganz einfach zuerst dort an, wo echtes Interesse vorhanden ist.
- Prospecting Agent für personalisierte Ansprache:
Der Agent zieht Signale aus CRM und Web zusammen, schlägt Zielkonten vor und baut dir sofort passende E-Mail-Entwürfe inklusive Betreff und nächsten Schritten. Du prüfst, passt an, sendest. Hinweis: aktuell nur auf Englisch verfügbar.
- Copilot für Ad-hoc-Analysen:
Frage Breeze Copilot nach offenen Deals, No-Show-Terminen oder Pipeline Risiken bis Monatsende. Du bekommst klare Listen, kurze Zusammenfassungen und konkrete Next Steps – ideal für Daily-Stand-ups und deine Wochenplanung.
HubSpot KI im Service-Team: Tickets reduzieren und Wissen ausbauen
Hinweis:
Datenqualität zuerst! Je sauberer Tracking, CRM-Felder und Knowledge Base, desto besser greifen Agents und Automatisierungen. Lege teamübergreifend, also mit Sales, Service und Marketing, klare Verantwortlichkeiten für die Pflege und den Review fest.
Use Case: So hat Brevonto HubSpot KI im Alltag integriert
Ausgangssituation:
Die Brevonto GmbH (Name verändert) ist ein SaaS Anbieter mit 120 Mitarbeitenden. Der Support startete jeden Tag mit demselben Bild:
- ein überfülltes Postfach,
- viele Rückfragen zur Lizenzverlängerung,
- immer wieder dieselben How to Themen
Umgesetzte Maßnahmen:
- Der Customer Agent wurde mit der öffentlichen FAQ, drei PDF-Guides und der Produktseite gefüttert. Nach wenigen Tagen beantwortete der Bot Standardfragen direkt im Chat und via E-Mail.
- Smart Properties liefen im Hintergrund mit und verwandelten Freitext in saubere Felder wie Problemtyp, Produktlinie oder Dringlichkeit. Die Tickets wurden dadurch besser sortiert und ließen sich schneller verteilen.
- Parallel aktivierte das Team Buyer-Intent. Accounts, die auffällig oft die Hilfe und Pricing Seiten besuchten, landeten automatisch auf einer kurzen Liste für das Salesteam. Dort fiel die Entscheidung leichter, ob ein proaktiver Anruf oder ein freundlicher Check-in per E-Mail sinnvoll war.
Ergebnisse nach 90 Tagen:
Nach 90 Tagen fühlte sich der Arbeitsalltag anders an und die Stimmung im Team war besser. Viele Routinefragen tauchten gar nicht mehr beim Team auf, stattdessen arbeitete das Team an kniffligen Fällen und neuen Hilfeartikeln.
- Automatisierte Lösung von Standardanliegen via Ticket: 52 %
- Durchschnittliche Erstantwortzeit: 17 Sekunden
- CSAT-Score: +14 Punkte (von 78 auf 92)
Tools, die HubSpot KI sinnvoll ergänzen
Verbindet CRM, Shop und ERP ohne Programmierung und erledigt Routineaufgaben automatisch, zum Beispiel Deals mit Bestellstatus aktualisieren oder Tickets aus Formularen anlegen.
Bringt wichtige Kennzahlen aus HubSpot, GA4 und Ads in ein klares Management Dashboard, zum Beispiel für wöchentliche Pipeline und Kampagnen Reviews.
Empfehlenswerte CRM Tools & Softwares
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Fazit: Jetzt den Vorsprung sichern und mit HubSpot KI starten
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