Dokumentenmanagement Sponsored

So setzt Ihr einen Digital Workplace um

Carolin Puls 8.9.2022

Wir erklären Euch, wie Ihr mit einem Digital Workplace erfolgreich arbeiten könnt

Die Corona-Pandemie hat einen strukturellen Wandel in der Arbeitswelt mit sich gebracht. Durch verpflichtende Home-Office-Regelungen mussten Unternehmen digitale Lösungen schaffen, um Ihren Mitarbeiter:innen die Arbeit aus den eigenen vier Wänden zu ermöglichen. Vielleicht ist Euch dieser Wandel in Eurem Unternehmen aber gar nicht so stark aufgefallen – dann habt Ihr Euch sicherlich schon vorher die Vorteile von New Work zunutze gemacht. Hierzu gehört auch, dass Euer Arbeitsplatz nicht mehr ein rein physischer Ort ist, sondern Ihr theoretisch von jedem Ort auf der Welt mit Euren Kolleg:innen zusammenarbeiten und Eure Aufgaben erledigen könnt.

Ein wichtiger Bestandteil dieser Entwicklung ist Euer Dokumentenmanagement (DMS), um den stetigen Informationsaustausch auch dann zu gewährleisten, wenn Ihr nicht am gleichen Standort arbeitet wie Eure Kolleg:innen. Durch die konsequente Bereitstellung aller wichtigen Dokumente beschleunigt Ihr Prozesse, findet schneller die notwendigen Informationen und könnt rechtliche Vorgaben leichter umsetzen. Dies betrifft in großem Ausmaß die Unterlagen, die Ihr bisher in einem Ordner im Büroschrank abgelegt habt – Kunden- und Lieferantenakten, Bestellungen, Rechnungen und Verträge.

Mit der Umstellung von analogen Ordnern auf digitale Akten in Dokumentenmanagementsystemen (auch Enterprise-Content-Management-System, kurz ECM, genannt) schafft Ihr einen ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen. Aber was genau ist ein Digital Workplace und wie könnt Ihr ihn in Eurem Unternehmen erfolgreich umsetzen? Das erklären wir Euch in diesem Artikel einmal genauer.

Was ist ein Digital Workplace?

Als Digital Workplace bezeichnet man eine vollständig mobile und digitale Arbeitsumgebung, durch die Ihr orts- und zeitunabhängig Eure Arbeit erledigen könnt. Dabei wird der Informationsaustausch und das Wissensmanagement Eures Unternehmens weiterhin sichergestellt und kann kontinuierlich erweitert werden. Die Zielsetzung hierbei lautet, die betriebswirtschaftlichen Interessen Eurer Arbeitgeber:innen zu wahren und sie mit einer modernen Arbeitskultur zu verknüpfen. Aber Euer Digital Workplace beinhaltet nicht nur Anforderungen an eine von allen Mitarbeiter:innen genutzte Software, sondern auch die Gestaltung und Optimierung der Prozesse innerhalb des Unternehmens.

Ein Digital Workplace kann je nach Anforderung Eures Unternehmens verschiedene Plattformen, Tools und Kollaborationswerkzeuge beinhalten, die Ihr für Eure tägliche Arbeit benötigt. Generell gesprochen ist ein digitaler Arbeitsplatz aber stets eine digitale Oberfläche, auf der Mitarbeiter:innen über Mobile Devices arbeiten, ihre Daten und Dokumente speichern und Informationen teilen können.

Was sind die Vorteile eines Digital Workplace?

Die Nutzung einer Digital Workplace bringt für Euch und Euer Unternehmen verschiedene Vorteile mit sich.

  • Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten: Viele Arbeitnehmer:innen schätzen die flexible Gestaltung ihrer Arbeitszeit und des Arbeitsortes sehr, da es zu einer besseren Work-Life-Balance beiträgt. Durch einen Digital Workplace bleibt Ihr auch an unterschiedlichen Arbeitsorten mit Euren Kolleg:innen in Kontakt und könnt Euren Arbeitstag so gestalten, wie er zu Eurem Leben passt.
  • Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Eine gemeinsame Plattform, die alle Eure Kolleg:innen nutzen, erleichtert Euch den abteilungsübergreifenden Austausch von Informationen und Dokumenten. Ihr müsst nicht mehr darauf warten, dass eine andere Person eine Akte an Euch weitergibt, sondern könnt parallel darauf zugreifen. So könnt Ihr Arbeitsläufe schneller abschließen.
  • Effektiveres Arbeiten und Kosteneinsparungen: Durch die Nutzung von Digital Workplaces spart Ihr Papier und Zeit ein, die Ihr normalerweise durch das händische Abheften von Rechnungen, Belegen und anderen Dokumenten aufbringen würdet. Mit einem Klick erhaltet Ihr alle Informationen, die Ihr benötigt und könnt so Eure Produktivität optimieren. Wenn Ihr ausschließlich digital arbeitet, versendet Ihr Eure Dokumente auch digital an Kund:innen und Lieferant:innen. Hierdurch entfallen Kosten für Briefumschläge, Porto und Papier. Weiterhin könnt Ihr Eure Dokumente mit nur einem Klick revisionssicher archivieren, wenn Ihr die Aufbewahrungsfrist im Vorfeld definiert habt. So seid Ihr rechtssicher und erfüllt gesetzliche Vorgaben.
  • Steigerung der Transparenz: Ihr räumt Unklarheiten in Arbeitsprozessen durch die digitale Zusammenarbeit zügig aus, da Ihr transparent einsehen könnt, wer Dokumente zuletzt bearbeitet und eingesehen hat. So könnt Ihr bei Rückfragen schnell die zuständigen Ansprechpartner:innen identifizieren und Euch anschließend direkt wieder Euren Aufgaben widmen. Durch automatisierte Workflows und Erinnerungen sowie fest definierte Prozesse reduziert Ihr die Durchlaufzeit und Fehleranfälligkeit.
  • Verbesserte interne und externe Kommunikation: Weil alle Dokumente und Informationen digital in Eurem DMS abgelegt sind, könnt Ihr Euren Kolleg:innen und Kund:innen gegenüber schnellere und detaillierter Aussagen treffen. Dies wirkt sich positiv auf Eure geschäftlichen Beziehungen aus.

So unterstützt Euch DMS im Digital Workplace

Die Grundlage für einen Digital Workplace bildet das richtige Dokumentenmanagement, welches um unterschiedliche Komponenten erweiterbar ist. Inwieweit Ihr dies nutzen möchtet, hängt von Euren unternehmensinternen Anforderungen ab. Ein Dokumentenmanagementsystem wird Euch in der Bürokommunikation, dem Scannen, dem Workflow-Management, der revisionssicheren Archivierung und mit intelligenten Suchfunktionen unterstützen. All diese Prozesse finden ihren Ursprung im Herzstück des Digital Workplace – der E-Akte. In dieser werden alle Informationen gebündelt und mit den zugehörigen Workflows verknüpft. Die Inhalte lassen sich klassifizieren und mit anderen Dokumenten verbinden, sodass alle Kolleg:innen sehen können, wie bestimmte Vorgänge miteinander in Verbindung stehen. Die besonderen Vorteile Eurer digitalen Akten sind die Durchsuchbarkeit, Übersichtlichkeit, Sicherheit und der mobile Zugriff. Zudem ermöglichen sie Euch durch ihre Kompaktheit die Verwaltung großer Datenmengen, für die Ihr ansonsten vermutlich mehrere Büroschränke zur Verfügung stellen müsstet.

Mit der Nutzung der E-Akte ermöglicht Ihr Euren Kolleg:innen ein standortunabhängiges, sicheres und strukturiertes Arbeiten. Daher eignen sie sich sowohl für den Einsatz im Vertrieb, Rechnungswesen und Kundenmanagement als auch im Einkauf. Hierzu müssen im Vorfeld einmal alle analogen Dokumente digitalisiert werden, was je nach Umfang, zunächst viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Diese Investition wird sich aber im Laufe der Nutzung Eures DMS auszahlen, da Ihr deutlich weniger Zeit für Eure Arbeit benötigt, als wenn Ihr mit analogen Dokumenten arbeiten würdet.

Wenn Ihr einen Digital Workplace in Eurem Unternehmen einrichten wollt, geht Ihr am besten wie folgt vor:

  1. Dokumentiert den Ist-Zustand
  2. Legt den Soll-Zustand fest
  3. Definiert ein Ziel, welches Ihr mit dem Digital Workplace erreichen wollt
  4. Wählt einen Anbieter aus
  5. Startet mit einigen Kolleg:innen eine Testphase
  6. Implementiert das System
  7. Migriert Eure Daten
  8. Behebt die Probleme aus der Testphase
  9. Führt das DMS im gesamten Unternehmen ein

Mit diesen Softwares könnt Ihr ein Digital Workplace umsetzen

Auf unserer Softwarebewertungsplattform OMR Reviews findet Ihr in der Kategorie Dokumentenmanagement passende Tools, die Euch bei der Umsetzung eines Digital Workplace unterstützen. Mit dabei ist u. a. die Software enaio® von OPTIMAL SYSTEMS, die wir Euch jetzt genauer vorstellen.

enaio by OPTIMAL SYSTEMS

OPTIMAL SYSTEMS hat sich in den letzten 30 Jahren auf die Entwicklung und den Vertrieb von Enterprise-Content-Management-Software spezialisiert und spricht kleine, mittlere und große Unternehmen an. Die IT-Lösungen unterstützen Euch bei der Implementierung von Digital Workplaces. Zudem könnt Ihr mit der Enterprise-Management-Suite enaio® Euer Wissen effizient strukturieren, transparent verwalten und archivieren. Die Software ist modular aufgebaut und basiert auf vorgefertigten Konfigurationen. Damit spart Ihr Zeit und Ressourcen im Dokumentenmanagement und könnt die Zusammenarbeit in Eurer Organisation optimieren.

Noch mehr Einblicke zur Software bekommt Ihr auch im folgenden Video:

Weitere DMS-Software-Lösungen auf OMR Reviews

Neben enaio® findet Ihr auf unserer Plattform auch die Bewertungen und Erfahrungsberichte zu folgenden Softwares:

Zeitgemäß digital zusammenarbeiten

Ein Digital Workplace ist kein Trend, der wieder verschwinden wird, sondern wird sich durch seine bemerkenswerten Eigenschaften in immer mehr Unternehmen durchsetzen. Er bietet sowohl betriebswirtschaftliche als auch personelle Vorteile, schafft Transparenz und optimiert Eure Prozesse. Habt den Mut und wagt den Schritt in die digitale Arbeit. Ihr werdet sehen, dass neben dem richtigen Mindset nur die richtige Software notwendig ist, um noch besser zusammenzuarbeiten.

Carolin Puls
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Carolin Puls

Carolin ist freie Redakteurin bei OMR und mit ganzem Herzen Autorin. Als Brand Managerin war sie bereits bei verschiedenen Unternehmen aus der FMCG-Branche für das Marketing zuständig. Währenddessen hat Carolin berufsbegleitend Ihr Studium zur Marketing-Betriebswirtin abgeschlossen.

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