Die besten kostenlosen CRM-Softwares im Vergleich: So digitalisierst du deinen Vertriebserfolg
Wir zeigen dir, welche Vor- und Nachteile kostenlose CRM-Software mit sich bringt und welche die besten sind.
- Die Vorteile: Warum sich kostenlose CRM-Systeme lohnen
- Der einzige „Nachteil“: Der Einrichtungsaufwand
- Die 5 besten kostenlosen CRM Softwares im Vergleich
- Fazit: Die richtige Wahl für dein Business
Kein Budget für Salesforce? So findest du ein kostenloses CRM, das wirklich mit deinem Business wächst – inklusive Funktionen, Preise und OMR Reviews User-Erfahrungen.
Die Verwaltung von Kundenbeziehungen ist das A und O für jedes wachsende Unternehmen. Doch gerade Startups und KMUs scheuen oft die hohen Anfangsinvestitionen für komplexe CRM-Suiten wie Salesforce oder Dynamics. Glücklicherweise bietet der Markt leistungsstarke und vor allem kostenlose CRM Softwares, die ideal für den Einstieg sind. Wir haben für euch die 5 besten kostenlosen CRM Softwares auf Basis der Bewertungen von echten Nutzer*innen auf OMR Reviews verglichen – für einen transparenten Überblick, der dir die Entscheidung erleichtert.
- Kostenlose CRM-Tools bieten Startups und KMUs einen günstigen Einstieg in professionelle Kundenbeziehungen.
- Top-Tools wie HubSpot, CentralStation CRM und Zoho bieten intuitive Nutzeroberflächen und Automatisierungen.
- Einrichtung erfordert Zeit, spart aber langfristig Aufwand im operativen Tagesgeschäft.
- Jedes Tool setzt individuelle Schwerpunkte – von Datenschutz bis hin zu All-in-One-Lösungen.
- Die Wahl des passenden CRMs hängt stark von Teamgröße, Anforderungen und Wachstumszielen ab.
Was ist eine kostenlose CRM Software?
Hinter der Abkürzung CRM verbirgt sich Customer-Relationship-Management. Es bezeichnet deine Strategie zur systematischen Pflege von Kundenbeziehungen – von der ersten Ansprache bis zum Support. Da dies manuell sehr aufwendig ist, unterstützen dich digitale Tools dabei, Prozesse in Vertrieb, Marketing und Service zu automatisieren und alle Kundendaten zentral zu speichern.
Eine kostenlose CRM Software, wie HubSpot CRM (Kostenlos Testen) oder SalesforceCRM hilft dir dabei, diese internen und externen Prozesse ohne monatliche Kosten abzubilden. Durch die Nutzung dieser Software stehen die Bedürfnisse deiner Kund*innen im Mittelpunkt, während du gleichzeitig Optimierungspotenziale aufdeckst.
Die Vorteile: Warum sich kostenlose CRM-Systeme lohnen
Schon einfache kostenlose CRM-Systeme, wie Pipedrive (Kostenlos Testen) oder SalesforceCRM bieten dir intuitive Dashboards, mit denen du den Überblick behältst. Das spart nicht nur Zeit bei der Suche nach Informationen, sondern bietet dir folgende konkrete Vorteile:
- Zeit- und Kostenersparnis: Statt Papierstapel oder Excel-Chaos hast du alle Daten an einem Ort. Du musst Informationen nur einmal erfassen und kannst sie jederzeit abrufen.
- Steigerung der Kundenloyalität: Wenn alle Kollegen Zugriff auf die Kontakthistorie haben, fühlen sich Kund*innen besser betreut. Du vermeidest doppelte Fragen und kannst personalisierte Angebote erstellen.
- Präzises Marketing: Das CRM zeigt dir, woher deine Leads kommen (z. B. SEO, Print oder Empfehlung). So kannst du dein Budget gezielter einsetzen.
- Höhere Datenqualität & Teamwork: Ob im Büro oder unterwegs – alle Abteilungen greifen auf dieselbe Datenbasis zu. Das verhindert Informationsverluste zwischen Marketing, Sales und Support.
- Fundierte Analysen: Warum konvertiert ein Lead nicht? Mit Berichten aus deiner kostenlosen CRM Software erkennst du Muster (z. B. Preis, Reaktionszeit) und kannst datenbasierte Geschäftsentscheidungen treffen.
- Produktivität durch Automatisierung: Das Tool übernimmt Routineaufgaben wie Erinnerungen an Anrufe oder automatische E-Mails, sodass du dich auf das Kerngeschäft konzentrieren kannst.
Der einzige „Nachteil“: Der Einrichtungsaufwand
Einen kleinen Haken gibt es: Um die Vorteile einer kostenlosen CRM Software nutzen zu können, musst du initial Zeit investieren. Die Einrichtung des Tools und das saubere Einpflegen der Daten erfordern Sorgfalt.
Dies ist jedoch kein echter Nachteil, sondern eine Investition: „Wissen ist Macht.“ Die Zeit, die du am Anfang in die Struktur steckst, sparst du im operativen Tagesgeschäft später vielfach wieder ein.
Die 5 besten kostenlosen CRM Softwares im Vergleich
Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion | Geeignet für |
HubSpot Sales Hub | Ab 45,99 € pro Monat | Ja | Skalierende Teams, die eine All-in-One-Plattform suchen. |
CentralStation CRM | Ab 24 € pro Monat | Ja, bis 3 Nutzer*innen, 200 Kontake | Teams & Solo-Selbstständige, die Wert auf Einfachheit & DSGVO legen. |
Zoho CRM | Ab 14 € pro Monat | Ja | KMUs, die eine anpassbare All-in-One-Lösung im Zoho-Ökosystem suchen. |
Bitrix24 | Ab 49 € pro Monat | Ja | Teams, die CRM mit umfangreichem Projektmanagement kombinieren wollen. |
Along AI | Ab 59 € pro User/Monat | Ja | B2B-Sales-Teams mit komplexen, stakeholder-zentrierten Prozessen. |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. HubSpot Sales Hub
HubSpot Sales Hub ist Teil des mächtigen HubSpot-Ökosystems, das Marketing, Sales und Service vereint. Die kostenlose Version dient als hervorragendes Fundament für den Einstieg in professionelles CRM und wächst mit deinem Unternehmen mit.
Features:
- Kostenloses CRM als zentrales Kernstück der gesamten Plattform.
- Automatisierungsfunktionen für Follow-ups, E-Mail-Sequenzen und Lead-Zuweisungen.
- Umfassende Nachverfolgung der Customer Journey (E-Mail-Tracking).
- Intuitive Pipeline-Verwaltung und anpassbare Dashboards.
- Nahtlose Integrationen mit Marketing- und Service-Komponenten.
Geeignet für: Skalierende Startups und KMUs, die eine ganzheitliche All-in-One-Plattform suchen und mittelfristig alle Bereiche (Marketing, Sales, Service) ausbauen möchten.
HubSpot Sales Hub Preise: Bietet eine umfangreiche und dauerhaft kostenlose Version mit Basisfunktionen für Sales, Marketing und Service. Die kostenpflichtigen Versionen (Starter, Professional, Enterprise) beginnen ab 45,99 € pro Monat (jährliche Zahlung).
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Sehr benutzerfreundlich und intuitive Oberfläche. | Preisstruktur für Premium-Funktionen wird als verwirrend und hoch empfunden. |
Leistungsstarke Automatisierungen und enge Integrationen. | Kann durch Funktionsvielfalt anfangs überwältigend wirken. |
Zentrales Nervensystem für alle Kundenkontakte und -daten. | Einige Prozesse wirken unausgereift oder als Kompromiss. |
“HubSpot Sales Hub bringt Struktur in den Alltag und macht Vertrieb einfach smarter.” – Marcel Keisers, Projektleitung Digital Change bei e.bootis AG.
2. CentralStation CRM
CentralStation CRM überzeugt mit seiner schlanken, intuitiven Oberfläche und ist Made in Germany, was bei Datenschutz und Support punktet. Es ist ideal für kleine Teams und Solo-Selbstständige, die schnell starten wollen, ohne von Funktionsvielfalt erschlagen zu werden.
Features:
- Zentrale Verwaltung von Kontakten, Firmen und Projekten.
- Zusammenarbeit durch einfache Aufgabenverteilung und Wiedervorlagen.
- Übersichtliche 360°-Sicht auf den Kunden inkl. Kommunikationshistorie (E-Mails, Notizen).
- DSGVO-konformer Service und Serverstandort in Deutschland.
- Hervorragender, persönlicher und reaktionsschneller Support.
Geeignet für: Kleine Teams, Solo-Selbstständige und KMUs, die eine unkomplizierte, intuitive und DSGVO-konforme Lösung suchen.
CentralStation CRM Preise: Das Tool ist in der Basis-Version dauerhaft kostenlos für bis zu 3 User und 200 Kontakte. Die kostenpflichtigen Pläne starten bei 24 € pro Monat für 3 User und 3.000 Kontakte.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Extrem hohe Benutzerfreundlichkeit und einfache Einarbeitung. | Mobile App könnte umfangreicher sein. |
Hervorragender, persönlicher und schneller Kundensupport. | Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Prozesse. |
Fokus auf wesentliche Funktionen ohne unnötigen Ballast. | Wunsch nach mehr vorkonfigurierten Schnittstellen (z.B. Buchhaltung). |
“Ein deutsches TOP-CRM zum fairen Preis, mit einfacher Bedienung und einem sehr guten Kunden-Support” – Markus, Inhaber bei 1a-Social-Media.
3. Zoho CRM
Zoho CRM ist eine hochgradig anpassbare und multifunktionale CRM-Lösung, die sich nahtlos in die umfangreiche Zoho One Suite integriert. Es bietet einen hohen Funktionsumfang, besonders für Unternehmen, die ihre Prozesse von Grund auf digitalisieren möchten.
Features:
- Anpassbare Benutzeroberfläche (Canvas) und komplexe Workflow-Automatisierung.
- Umfangreiche Integration in die gesamte Zoho-Produktwelt (Finance, Campaigns, Desk).
- Lead-Management, Sales-Automatisierung und umfassende Reporting-Möglichkeiten.
- Kostenlose Version für bis zu 3 User verfügbar.
- Zentrale Verwaltung von Kundendaten und Verkaufschancen.
Geeignet für: KMUs und Unternehmen, die eine flexible, anpassbare CRM-Lösung mit einem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis suchen und idealerweise das Zoho-Ökosystem nutzen wollen.
Zoho CRM Preise: Zoho CRM bietet eine kostenlose Version. Die kostenpflichtigen Standard-Versionen starten ab 14 € pro Monat pro Benutzer.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Hohe Anpassbarkeit und Flexibilität (Customizing, Workflows). | Der Funktionsumfang kann anfangs überwältigend wirken (Lernkurve). |
Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zu „Big Playern“. | Supportqualität und Reaktionszeit (teilweise in Englisch/Indien) wird bemängelt. |
Nahtlose Integration mit anderen Zoho-Produkten. | Deutsche Übersetzungen sind stellenweise mangelhaft. |
“Zoho digitalisiert alle wesentlichen Unternehmensbereiche und bietet neben hoher Benutzerfreundlichkeit ein unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis!” – sandra, Digital Marketing Consultant und HR Management bei CEYOND Group.
4. Bitrix24
Bitrix24 ist eine umfassende All-in-One-Plattform, die CRM, Projektmanagement, Teamkommunikation (Intranet) und sogar einen Website-Builder vereint. Es bietet eine sehr umfangreiche kostenlose Version, die ideal für den Einstieg in die digitale Zusammenarbeit ist.
Features:
- Kostenlose CRM-Funktionen für Leads, Kontakte und Auftragsverwaltung.
- Umfangreiches Toolset für Projektmanagement (Kanban, Gantt-Diagramme).
- Integriertes Social Intranet und Chat-Funktionen als Kommunikations-Hub.
- Einfache Automatisierung von Vertriebs-Pipelines.
- Möglichkeit zum Self-Hosting für volle Datenkontrolle (kostenpflichtig).
Geeignet für: Teams, die eine einzige Plattform für CRM, Projektmanagement und interne Kommunikation suchen und eine sehr umfangreiche kostenlose Basis für den Start benötigen.
Bitrix24 Preise: Bitrix24 bietet eine kostenlose Version mit Basisfunktionen für unbegrenzt viele Benutzer. Die kostenpflichtigen Pläne, die erweiterte Features und mehr Speicher umfassen, beginnen ab 49 € pro Monat.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
All-in-One-Lösung vereint CRM, PM, Kommunikation. | Hohe Komplexität und Funktionsfülle kann Neueinsteiger überfordern. |
Sehr umfangreiche und leistungsstarke kostenlose Version. | Benutzeroberfläche und Design wirken teilweise unintuitiv. |
Gute Automatisierungsmöglichkeiten und faire Preisgestaltung. | Einige Funktionen (z.B. Kundennummernvergabe) sind überraschend rudimentär. |
“Wir wickeln die komplette Kundenkommunikation, Sales Funnel, Telefonie, Projektmanagement und HR Prozesse über Bitrix ab.” – Marcel, Co-Founder bei ideas in boxes.
5. Along AI
Along AI revolutioniert das B2B-Sales-Engagement, indem es einen gemeinsamen, zentralen Workspace für Käufer und Verkäufer schafft. Das Tool ist ein Game-Changer für komplexe Deals und Customer-Onboardings, die viele Stakeholder einbinden.
Features:
- Erstellung von zentralisierten, digitalen Sales Rooms (Alongspaces).
- Gemeinsamer Mutual Action Plan (MAP) für klare nächste Schritte und Verantwortlichkeiten.
- Transparente Engagement-Einblicke (Echtzeit-Tracking der Kundenaktivitäten).
- Effizientes Teilen von Materialien und Dokumentation an einem Ort.
- Verbesserung der Übergabe vom Sales- zum Customer-Success-Team.
Geeignet für: B2B-Sales- und Customer-Success-Teams, die komplexe Prozesse mit mehreren Stakeholdern strukturieren, den Sales Cycle verkürzen und ein professionelles Auftreten sicherstellen wollen.
Along AI Preise: Along AI bietet eine kostenlose Version mit grundlegenden Funktionen. Die Preise für die kostenpflichtigen Pläne, die erweiterte Funktionen und Collaboration beinhalten, starten bei 59 € pro Monat . Eine kostenlose Testversion ist verfügbar.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Schafft hohe Transparenz und Verbindlichkeit im Sales-Prozess (MAP). | Einarbeitung erfordert ein Umdenken im Prozess (Learning Curve). |
Beschleunigt Vertragsabschlüsse und vereinfacht das Onboarding. | Mehr CRM-Integrationen und individuelle Anpassungen gewünscht. |
Intuitive UI und zentrale Bündelung aller Kundeninteraktionen. | Mobile App-Funktionalität könnte besser sein. |
“Das beste Tool für Customer Engagement im Sales” – Charles, Chief Revenue Officer bei LabV Intelligent Solutions GmbH.
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du deine Anfrage hier einreichen.
Fazit: Die richtige Wahl für dein Business
Die Wahl der besten kostenlosen CRM Software hängt stark von den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens ab. Jedes Tool in unserer Top 5 bietet einen hervorragenden Einstieg, setzt jedoch unterschiedliche Schwerpunkte:
- Wenn du Wert auf Datenschutz, DSGVO-Konformität und eine extrem einfache, schlanke Oberfläche legst, ist CentralStation CRM (Testsieger im OMR Score) die beste Wahl. Es ist ideal für Solo-Selbstständige und kleine Teams, die schnell mit den Basics starten wollen.
- Für skalierende Startups, die mittelfristig Marketing, Sales und Service unter einem Dach vereinen möchten, führt kaum ein Weg am HubSpot Sales Hub vorbei. Die kostenlose Version bietet ein mächtiges Fundament, das bei Wachstum flexibel erweitert werden kann.
- Wenn dein Fokus auf komplexen B2B-Deals mit mehreren Stakeholdern und der Verkürzung des Sales Cycles liegt, bietet Along AI mit seinen "Alongspaces" einen innovativen, transparenten Ansatz, der weit über klassische CRM-Funktionen hinausgeht.
- Wer eine hohe Anpassbarkeit und die Integration in eine große Software-Suite zum fairen Preis sucht, sollte sich das Ökosystem von Zoho CRM genauer ansehen.
- Solltest du neben CRM-Funktionen auch umfangreiches Projektmanagement, Teamkommunikation und ein Intranet in einem einzigen Tool benötigen, ist Bitrix24 dank seiner All-in-One-Lösung und der großzügigen kostenlosen Version eine Überlegung wert.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: November 2025). Änderungen durch die Anbieter sind möglich.