Aufwandsschätzung: Softwareprojekte präzise planen

1. Aufwandsschätzung von Softwareprojekten: Definition
2. Warum ist Aufwandsschätzung von Softwareprojekten wichtig?
3. 10 Methoden für die Aufwandsschätzung von Softwareprojekten
4. Tools und Software zur Aufwandsschätzung
5. Fazit: Das Fundament für erfolgreiche Softwareeinführung

Ohne Aufwandsschätzung in Softwareprojekten fehlt jeder Planung die notwendige Basis. Sie bestimmt, wann ein Projekt fertig wird, wie teuer es wird und welche Ressourcen benötigt werden. Doch gerade in der Softwareentwicklung sind Schätzungen notorisch schwierig. Anforderungen ändern sich schnell, Technologien entwickeln sich weiter, und Abhängigkeiten von Drittsystemen erhöhen die Unsicherheit. In diesem Artikel erfährst du mehr über die Aufwandsschätzung in Softwareprojekten und lernst zehn Methoden kennen, die dir dabei helfen, den tatsächlichen Aufwand zu ermitteln.

Aufwandsschätzung von Softwareprojekten: Definition

Aufwandsschätzung ist der Prozess, mit dem der benötigte Arbeits- und Ressourcenbedarf für Aufgaben oder das gesamte Projekt bestimmt wird. Ziel ist es, im Voraus abzuschätzen, wie viel Zeit, Personal und Budget erforderlich sind, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Gerade in der Softwareentwicklung ist die Aufwandsschätzung entscheidend, weil Projekte oft durch folgende Faktoren geprägt sind:

• Komplexität: Softwareprojekte bestehen aus vielen voneinander abhängigen Komponenten wie Architektur, Logik, Schnittstellen und Tests. Schon kleine Änderungen können große Auswirkungen haben.
• Unsicherheit: Zu Beginn eines Projekts ist oft unklar, wie detailliert die Anforderungen sind oder wie sich externe Abhängigkeiten (zum Beispiel APIs, Hardware, Cloud-Dienste) verhalten.
• Dynamik: Anforderungen ändern sich regelmäßig, weil Kunden und Kundinnen neue Ideen haben, Marktbedingungen wechseln oder gesetzliche Vorgaben angepasst werden.

Warum ist Aufwandsschätzung von Softwareprojekten wichtig?

Eine präzise Aufwandsschätzung bei der Softwareentwicklung ist kein „nice-to-have“, sondern überlebenswichtig für Teams, die Projekte selbst finanzieren, ebenso wie für Unternehmen, die im Auftrag entwickeln. Im Folgenden haben wir ihre Bedeutung zusammengestellt: 

Grundlage für Zeit- und Terminplanung

Eine Aufwandsschätzung in Softwareprojekten ist unverzichtbar, um realistische Zeitpläne zu erstellen. Ohne sie weiß niemand, wann ein Projekt oder ein Feature tatsächlich abgeschlossen werden kann. Sie liefert die Basis für Roadmaps, Meilensteine und Sprintpläne. Gerade in komplexen Softwareprojekten führt eine Fehleinschätzung oft zu erheblichen Verzögerungen. 

Wenn ein Modul beispielsweise nicht wie geplant in 50 Stunden, sondern erst nach 200 Stunden fertig ist, verschieben sich automatisch nachfolgende Arbeitsschritte wie Integrationstests, Qualitätssicherung, Abnahmen und der geplante Go-live. Besonders kritisch ist das in Projekten mit externer Kundschaft, da Terminüberschreitungen zu Vertragsstrafen oder Imageverlust führen können.

Budget- und Kostenkontrolle

Jede Schätzung fließt direkt in die Kalkulationen ein und Auftraggeber wollen früh wissen, welche Projektkosten auf sie zukommen. Fehleinschätzungen können dabei existenzbedrohend sein. Wird zu niedrig kalkuliert, entsteht ein Verlustgeschäft. Wird zu hoch angesetzt, besteht die Gefahr, dass der Auftrag verloren geht.

Ressourcen- und Teamplanung

Teams können nur sinnvoll eingesetzt werden, wenn der Aufwand bekannt ist. Die Aufwandsschätzung in Softwareprojekten hilft dabei, die passenden Entwickler*innen mit den richtigen Kompetenzen einzuplanen. Fehlt diese Grundlage, entstehen Überlastungen im Team oder Leerlaufzeiten, die das Budget unnötig belasten und die Produktivität mindern.

Risikomanagement und Pufferplanung

Jedes Projekt birgt Risiken, zum Beispiel durch technische Unklarheiten, externe Abhängigkeiten oder neue Technologien. Methoden wie die Drei-Punkt-Schätzung, die optimistische, realistische und pessimistische Szenarien berücksichtigt, helfen dabei, Unsicherheiten explizit einzukalkulieren. Dadurch wird ersichtlich, wie groß der tatsächliche Spielraum ist, was die Planung passender Pufferzeiten ermöglicht.

Kommunikation und Transparenz

Eine gute Aufwandsschätzung in Softwareprojekten schafft Transparenz und fördert die Kommunikation zwischen Entwickler*innen, Projektmanager*innen und der Kundschaft. Sie tragen zudem zum Austausch zwischen den Beteiligten bei und helfen zu klären, ob wirklich alle Funktionen bedacht wurden. Oft treten dabei fehlende Punkte oder versteckte Anforderungen zutage, die ansonsten unentdeckt geblieben wären.

Priorisierung und Entscheidungsfindung

Wenn klar ist, welche Features besonders aufwändig sind, können Kunden und Kundinnen sowie Produktmanage*rinnen fundierte Entscheidungen treffen. Eine Aufwandsschätzung in Softwareprojekten zeigt, welche Funktionen besonders aufwändig sind und ob sie sofort umgesetzt werden müssen oder ob ein MVP zunächst ausreichend ist. Dadurch lassen sich Ressourcen gezielt einsetzen und die Entwicklung auf die Inhalte fokussieren, die den größten Nutzen im Verhältnis zum Aufwand bieten.

Vergleichbarkeit und Lernkurve

Wiederholte Aufwandsschätzungen in Softwareprojekten schaffen eine wertvolle Datenbasis. Unternehmen können dadurch Muster erkennen, etwa dass Testphasen im Durchschnitt 25 bis 30 Prozent der Entwicklungszeit beanspruchen. Solche Erfahrungswerte gestalten zukünftige Schätzungen präziser, erhöhen die Vergleichbarkeit und verbessern die Planbarkeit neuer Projekte erheblich.

10 Methoden für die Aufwandsschätzung von Softwareprojekten

Von klassischen bis zu agilen Ansätzen – diese zehn Methoden helfen dir, den Aufwand in Softwareprojekten strukturiert zu bestimmen.

1. Expertenschätzung

Eine der klassischen Methoden der Aufwandsschätzung in Softwareprojekten ist die Expertenschätzung. Dabei verlässt du dich auf die Erfahrung einzelner Entwickler*innen oder Projektleiter*innen. Diese schätzen anhand ähnlicher Aufgaben, Technologien und Komplexitäten ein, wie viel Zeit bestimmte Arbeitspakete beanspruchen könnten. 

Häufig entstehen Expertenschätzungen in Meetings oder durch gezielte Rückfragen bei erfahrenen Teammitglieder*innen. Diese Methode stellt sich schnell und unkompliziert dar, insbesondere, wenn die Anforderungen noch unklar sind. Nachteilig ist jedoch, dass sie stark von individueller Erfahrung und psychologischen Faktoren wie Optimismus oder Druck von außen beeinflusst wird.

2. Analoge Schätzung

Bei dieser Methode wird ein neues Vorhaben mit einem abgeschlossenen, möglichst ähnlichen Projekt verglichen. Die Grundidee lautet: „Wenn Projekt A 400 Stunden benötigt hat, wird Projekt B mit vergleichbarem Umfang etwa in derselben Größenordnung liegen.“ 

Diese Herangehensweise ist besonders nützlich, wenn viele historische Projektdaten vorliegen. Schwierig wird es allerdings, weil keine zwei Projekte völlig identisch sind. Technische Unterschiede, Teamgrößen oder neue Abhängigkeiten können den Aufwand massiv beeinflussen.

3. Bottom-up-Schätzung

Die Bottom-up-Schätzung gilt als eine der präzisesten Formen der Aufwandsschätzung von Softwareprojekten. Dabei zerlegst du das gesamte Projekt in kleine, überschaubare Arbeitspakete (Work Breakdown Structure, WBS). 

Jedes dieser Pakete wird dabei einzeln geschätzt, bevor alle Werte zu einer Gesamtsumme addiert werden. Das fördert die Diskussion im Team und macht Abhängigkeiten sichtbar. Allerdings erfordert diese Methode eine gute Vorbereitung und zeigt sich nur praktikabel, wenn die Anforderungen ausreichend detailliert beschrieben werden.

4. Top-down-Schätzung

Im Gegensatz dazu beginnt die Top-down-Schätzung mit einer Gesamteinschätzung für das Projekt. Anschließend wird diese Zahl in Teilbereiche wie Backend, Frontend oder Qualitätssicherung heruntergebrochen. 

Die Top-down-Schätzung ist in frühen Projektphasen hilfreich, wenn nur wenige Informationen verfügbar sind, da sie eine schnelle Orientierung bietet. Der Nachteil: Sie bleibt oft grob und übersieht wichtige Details oder Risiken.

5. Drei-Punkt-Schätzung (PERT-Methode)

Eine weitere bewährte Form der Aufwandsschätzung in Softwareprojekten ist die Drei-Punkt-Methode, auch PERT genannt. Dabei werden drei Szenarien geschätzt: ein optimistisches, ein realistisches und ein pessimistisches. 

Aus diesen Werten wird ein Erwartungswert errechnet, der die Unsicherheit im Projekt berücksichtigt. Der Vorteil liegt darin, dass Risiken systematisch sichtbar gemacht werden. Der Nachteil ist hingegen, dass mehr Aufwand für Berechnungen und Diskussionen im Team notwendig wird.

6. Parametrische Schätzung

Die parametrische Schätzung nutzt historische Daten und messbare Größen wie Codezeilen, Funktionspunkte oder Testfälle, um den Aufwand systematisch zu berechnen. Sie eignet sich besonders gut, wenn viele Projektdaten vorliegen, da sich daraus objektive und relativ genaue Prognosen ableiten lassen. 

Oft wird dafür die geplante Arbeitsmenge mit durchschnittlichen Werten aus abgeschlossenen Projekten multipliziert. Der Nachteil: Fehlen verlässliche Daten. Und wenn sich das neue Projekt stark von den bisherigen unterscheidet, sinkt zudem die Aussagekraft.

7. Function-Point-Analyse (FPA)

Die Function-Point-Analyse bewertet Software aus Anwendersicht, indem Eingaben, Ausgaben, Abfragen sowie interne und externe Datenbestände gewichtet werden. Daraus entsteht eine Punktzahl, die sich in den Entwicklungsaufwand übersetzen lässt. 

Die Function-Point-Analyse bietet einen standardisierten Ansatz, der unabhängig von Programmiersprachen funktioniert. Allerdings ist die Durchführung aufwendig und für kleinere Teams oft schwer praktikabel.

8. Agile Methoden

In agilen Projekten wird die Aufwandsschätzung von Softwareprojekten häufig mit speziellen Methoden durchgeführt. Beim Planning Poker zum Beispiel, schätzen alle Teammitglieder parallel und diskutieren anschließend die Unterschiede. 

T-Shirt-Sizing hingegen klassifiziert Aufgaben in Größen wie S, M oder L. Story Points bewerten schließlich die Komplexität und den Umfang in abstrakten Einheiten, deren Dauer sich später aus der Teamgeschwindigkeit (Velocity) ergibt. Diese Ansätze fördern die Transparenz und die Diskussionsfähigkeit im Team, setzen aber Erfahrung voraus.

9. Delphi-Methode (Wideband Delphi)

Die Delphi-Methode ist eine strukturierte Form der Aufwandsschätzung in Softwareprojekten. Mehrere Fachleute geben dabei zunächst unabhängig voneinander ihre Einschätzungen ab, die anschließend anonym zusammengeführt und diskutiert werden.

Nach mehreren Runden entsteht meist ein Konsens. Diese Vorgehensweise ist sehr präzise, reduziert den Einfluss dominanter Stimmen und eignet sich für komplexe Projekte. Allerdings ist sie zeitintensiver als einfache Expertenschätzungen.

10. Was-wäre-wenn-Analyse und Szenario-Techniken

Diese Methode beschäftigt sich mit hypothetischen Szenarien, die den Projektaufwand beeinflussen können. Dabei stellst du Fragen wie: „Was passiert, wenn die externe API doppelt so viel Aufwand verursacht wie geplant?“ oder „Wie wirkt es sich aus, wenn alles sofort reibungslos funktioniert?“ 

Auf diese Weise werden Risiken sichtbar und es können realistische Puffer eingeplant werden. Der Vorteil: eine sehr genaue Risikobetrachtung. Die Kehrseite der Medaille sind der Zeitaufwand sowie komplexe Szenarien.

Tools und Software zur Aufwandsschätzung

Eine präzise Aufwandsschätzung in Softwareprojekten gelingt nur, wenn Planung, Steuerung und Qualitätssicherung eng verzahnt sind. Deshalb greifen viele Teams auf spezialisierte Projektmanagement- und Testing-Tools zurück. Sie helfen dabei, Arbeitspakete zu strukturieren, Fortschritte transparent zu gestalten und gleichzeitig die Qualität im Blick zu behalten.

Projektmanagement-Tools

Lösungen für Projektmanagement wie Jira, Asana, monday.com oder awork unterstützen dich bei der Koordinierung von Projekten und der realistischen Einschätzung des Aufwands. Sie ermöglichen die Erstellung von Roadmaps, Sprint-Plänen und Backlogs und machen sichtbar, wie viel Kapazität dein Team tatsächlich hat. 

In Verbindung mit Zeiterfassungs- oder Reporting-Funktionen kannst du Abweichungen zwischen geplanten und realen Aufwänden analysieren und diese Erkenntnisse für zukünftige Schätzungen nutzen. Einen umfassenden Überblick zu Projektmanagement-Software wie ConSol CM (Jetzt mehr erfahren) findest du auf OMR Reviews.

Software-Testing-Tools

Aufwandsschätzungen profitieren auch stark von einer sauberen Teststrategie. Tools wie Postman, Selenium oder BrowserStack machen es möglich, Testfälle systematisch zu automatisieren, die Performance zu prüfen und Fehlerquellen frühzeitig zu identifizieren. Auf diese Weise lassen sich Risiken besser einschätzen und Pufferzeiten realistischer einplanen. 

Crowdtesting-Plattformen wie Testbirds ergänzen das Ganze zusätzlich, indem sie reale Nutzerfeedbacks liefern – ein oft unterschätzter Faktor, der zusätzliche Entwicklungsaufwände nach sich ziehen kann. Bei OMR Reviews findest du verschiedene Software-Testing-Tools für jeden Unternehmensbedarf.

Fazit: Das Fundament für erfolgreiche Softwareeinführung

Eine realistische Aufwandsschätzung in Softwareprojekten bildet das Fundament für eine erfolgreiche Entwicklung. Sie schafft Transparenz darüber, welche Ressourcen in Form von Zeit, Budget und Personal tatsächlich benötigt werden. Fehlt diese Grundlage, kann es schnell zu Überlastungen, Terminchaos und enttäuschten Kunden und Kundinnen kommen.

Entscheidend ist dabei, Schätzungen nicht als in Stein gemeißelte Vorhersagen zu verstehen, sondern als flexible Orientierungspunkte, die im Projektverlauf regelmäßig überprüft und angepasst werden sollten. So tragen sie dazu bei, Risiken frühzeitig zu erkennen, Erwartungen zu steuern und die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten zu stärken.