All efforts on the ERP: Warum Ihr auf skalierbare ERP-Software setzen solltet

Philip Kehela von mokebo erzählt Euch im Gastartikel warum ERP-Systeme so wichtig sind und was Ihr bei der Auswahl berücksichtigen solltet

Ohne geht es nicht. Warenwirtschaftssysteme, oder auch Enterprise-Ressource-Planning (ERP), sind das Blutkreislaufsystem eines jeden Unternehmens. Wenn Ihr als Unternehmer:innen im eCommerce erfolgreich sein möchtet, braucht Ihr zwingend ein funktionierendes ERP-System. Hier laufen alle Fäden zusammen und damit die Prozesse auch dauerhaft funktionieren können, muss das System nachhaltig gepflegt werden. Ohne Kompromisse!

No machine room, no heartbeat, no gain: Warum Ihr unbedingt auf ein ERP-System setzen solltet

In einem Handelsunternehmen ist das Warenwirtschaftssystem bzw. ERP-System der Maschinenraum, in dem alle Arbeitsprozesse aus den verschiedenen Abteilungen an einer Stelle zusammenlaufen. Als zentrale Steuerungseinheit ist das wichtig, um den Überblick zu behalten und an den richtigen Stellen die richtigen Dinge zu tun. Damit klarer wird, wie diese Bündelung aussehen kann, ein Real-Live-Beispiel: Unsere Brand- und Produktentwicklung von mokebo arbeitet an neuen Produkten, zum Beispiel an einer Lampen-Serie. Sobald feststeht, dass wir diese Lampen in unser Sortiment aufnehmen und alle relevanten Infos des Herstellers vorliegen, legen wir sie im nächsten Schritt in unserem ERP-System an und füttern diesen Datensatz mit Informationen (Produktdetails wie Texte, Preise, Paketmaße, Lagerinformationen usw.) sowie hochwertigen Fotos. Zusätzlich müssen für einzelne Produktkategorien Einstellungen getroffen werden, die bestimmen, welche Daten wie auf den verschiedenen Verkaufsplattformen dargestellt werden (z.B. sind Produkteigenschaften wie „Leistung in Watt” für die Produktgruppe Beleuchtung besonders relevant).

Um alles miteinander zu verknüpfen, arbeitet unser gesamtes Operations-Team täglich in der Warenwirtschaft: In enger Zusammenarbeit mit den Lieferanten wird die Bestandssituation beobachtet, um out-of-stock-Situationen zu vermeiden. Dazu werden unter Berücksichtigung des aktuellen Lagerbestands sowie reservierten Bestellungen und tagesaktuellen Durchschnittsverkäufen Nachbestellungen ausgelöst. Schließlich ergibt sich aus den Liefermöglichkeiten des Herstellers sowie dem Versandprozess des Logistikdienstleisters die Lieferzeit, die dann den Kund:innen mitgeteilt wird.

Das Warenwirtschaftssystem spielt einerseits bei der Produktkonfiguration eine zentrale Rolle, bei der die Artikel mit Texten und Bildern aus der Feder des Content-Teams angereichert und Workflows durch das Operations-Team gelenkt werden. Andererseits aber auch nach Bestelleingang zur Steuerung der Kundenkommunikation durch das Customer Success-Team. Zusätzlich nutzt Team Finance die Datenbasis des ERP-Systems um Reportings zu erstellen und die Daten im Sinne der Business Intelligence auszuwerten. Bei einer Handelsmarke wie mokebo berühren also alle Kernteams an irgendeinem Punkt ihres Arbeitsprozesses die Warenwirtschaft. Hier müssen alle Zahnräder ineinandergreifen.

Im Jahr 2021 finden ERP-Systeme – wie so viele andere Softwarelösungen – in der Cloud statt. Noch vor wenigen Jahren mussten teure Pakete gekauft und implementiert werden, sogenannte On-Premise Lösungen. Heute gelten cloud-basierte Baukastensysteme, die durch ihre Flexibilität bestechen, mehr und mehr als Hygienefaktor des Erfolgs. Unternehmen können genau die Anwendungen buchen, die sie benötigen und die ihnen Vorteile bringen. Alles andere muss gar nicht erst abonniert werden. Die Agilität steht im Vordergrund.

Bei mokebo arbeiten wir in einem Hybrid-Modell teilweise im Kölner Office oder remote – ein komplett cloud- und browserbasiertes ERP-System ist für uns also enorm wichtig, um die Prozesse aufrecht zu erhalten. Daher haben wir uns mit Plentymarkets für eine Lösung entschieden, die von überall und jedem Betriebssystem bedient werden kann. Zudem legen wir Wert darauf, dass die Warenwirtschaft einen Fokus auf eCommerce-Marktplatzanbindungen hat.

Die Schlüssel am ERP-Bund: Auf diese Funktionen kommt es bei Eurer ERP-Software an

Damit unsere Remote-Teams in Echtzeit Zugang haben, muss ein ERP-System im E-Commerce zum einen agil und browserbasiert sein. Zum anderen sollte eine Warenwirtschaft im eCommerce offen und anpassbar sein und verschiedene Plugins/Apps über Programmierschnittstellen (APIs) anbinden können. Alles, was Ihr als Händler:innen braucht, Euch Eure Warenwirtschaft aber nicht bieten kann, könnt Ihr so über Plugins lösen. Drittanbieter (oder das ERP-System selbst) können diese meist in Marketplaces wie dem von Plentymarkets zur Verfügung stellen und Ihr Euch die passenden Anwendungen installieren. Plugins reichen von der Anbindung weiterer Zahlungsanbieter oder Buchhaltungslösungen bis hin zu Schnittstellen zu verschiedenen Vertriebskanälen wie Amazon oder Otto.

Das war für uns einer der entscheidendsten Faktoren, warum wir uns für Plentymarkets entschieden haben. Durch beispielsweise die Einbindung des DHL-Plugins können wir Versandlabels direkt und selbstständig erstellen, Versandadressen ändern und Stornierungen vornehmen. Das Kredo: Verlasst niemals Eure Warenwirtschaft für einen Geschäftsprozess der integrierbar ist. Alle Aufgaben von Versand über Nachbestellungen bis hin zum Customer Support können an Ort und Stelle erledigt werden.

Wo ERP-Systeme noch besser werden müssen

Allerdings: Auch die Möglichkeit über APIs und Schnittstellen zu skalieren ist begrenzt. Mein Wunsch wäre zum Beispiel ein ERP-System, das viele eCommerce und remote orientierte Vorteile bietet, sich aber gleichzeitig in hohem Maße selbst individualisieren lässt. Bei Plentymarkets gibt es ein festes Grunddesign von Auftrags- oder Produktdaten mit vorgefertigten Design, das sich selbst durch Plugins und APIs nicht so sehr verändern lässt wie die größeren Warenwirtschaftssysteme von SAP – um eines zu nennen. Klar haben wir uns mal gefragt, ob wir nicht zu SAP wechseln wollen. Bei der Überlegung ergibt sich dann aber die einfache Formel: Je länger Ihr den Weg mit einem ERP-System geht, desto schwieriger ist es, wieder umzudrehen! Plentymarkets hat ein robustes Herz. Über 80 Prozent von dem, was wir brauchen, können wir damit abbilden. Außerdem hätten wir riesengroße Wechselkosten, ein Umziehen wäre mit Abstand das größte IT-Projekt, das wir je hatten. Umso wichtiger, im ersten Schritt die richtige Entscheidung zu treffen.

Ich gebe zu: Bei uns ist signifikante Arbeitszeit aus den vergangenen dreieinhalb Jahren in den Aufbau unseres ERP-Systems geflossen, damit wir alle Geschäftsprozesse skalieren können: Logistik, Produktdaten, Verbindung zu Vertriebskanälen oder Data Intelligence. Aber nur so geht’s. Wenn Ihr als E-Commerce Händler:innen erfolgreich sein möchtet, müsst Ihr Euer ERP-System ernst nehmen und alle Prozesse dort zusammenführen. Eine Warenwirtschaft sollte immer die Single Source of Truth sein. Wenn Ihr es wirklich richtig machen möchtet, wenn Ihr eine perfekte Data Quality und Customer Experience gewährleisten möchtet, dann braucht Ihr eine funktionierende Warenwirtschaft an einem Ort und nicht auf mehreren Vertriebskanälen verteilt.

Begin with the end in mind: Auf ein skalierbares ERP setzen

Dabei hilft es, das Ganze aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Sich immer nur von einer Übergangslösung zur nächsten zu hangeln ist auf lange Sicht nicht zielführend. Stellt Euch vor, Ihr seid mit vielen 100 Produkten von verschiedenen Herstellern auf mehrere Kanälen erfolgreich. Ihr habt also eine sehr komplexe Warenwirtschaft. Wenn das Euer Ziel ist, dann müsst Ihr von dort aus zurück arbeiten und überlegen, was es braucht, um dort hinzukommen. Wir haben unser ERP-System von Beginn an durch alle Abteilungen hinweg penibel gepflegt und noch einen Schritt vorher: Wir haben uns für eine Warenwirtschaft entschieden, die mit uns mitwachsen kann.

Achtung Abhängigkeit: Der Wechsel zu einem neuen ERP ist zeit- und kostenintensiv

Zugegeben: Diese Abhängigkeit birgt durchaus auch Risiken. Die DHL hatte in den vergangenen Jahren immer mal wieder Probleme mit ihren APIs. Zig Händler:innen waren durch Fehler im System auf einmal nicht mehr in der Lage, ihre Sendungs-Labels über ihre Warenwirtschaftssysteme zu erstellen. Dann herrscht Alarmstimmung. Denn wenn wir Händler:innen den Versand nicht rechtzeitig bestätigen, bekommt der Seller Account bei Amazon oder Shopify schlechte Bewertungen, rutscht in der Suchergebnisseiten ab und die Kund:innen drehen verständlicherweise durch. Deswegen sitzen bei ERP-Anbietern wie Plentymarkets riesige Teams im Bereich Maintenance, um alles zu kontrollieren, weil sie wissen, dass an ihnen mehrere Millionen Euro Umsatz und tausende Aufträge pro Stunde hängen. Wenn irgendetwas fehlschlägt, sind sie dafür verantwortlich.

Dieser Abhängigkeit sollte man sich bewusst sein und trotzdem bin ich davon überzeugt: Ab dem Zeitpunkt, ab dem Ihr mehr als ein paar Socken verkaufen möchtet, wird Euer Warenwirtschaftssystem das absolute Herzstück Eueres Unternehmens. Wer nicht mit einer robusten ERP arbeitet, hat langfristig verloren.

Philips Top-ERPs auf dem Markt

Auf dem ERP-Markt gibt es zahlreiche unterschiedliche Anbieter, die eigene Produkte vertreiben und unterschiedliche Bestandteile zur Verfügung stellen. Renommee und gute Erfahrungsberichte haben zum Beispiel diese Top 8:

Unsere Wahl

Plentymarkets bezeichnet sich als die „Komplettlösung für alle wichtigen E-Commerce-Prozesse“. Und für uns stimmt das. Wir brauchten eine Warenwirtschaft, die agil und browserbasiert arbeitet, damit wir von überall darauf zugreifen können. Die offene und anpassbare Lösung von Plentymarkets ermöglicht uns außerdem den Zugriff auf wichtige E-Commerce-Marktplätze wie die der DHL.

Für kleine Enterprises

Billbee ist inzwischen eine gern genutzte, cloud-basierte Warenwirtschaft, mit der sich Aufträge und Zahlungen durch Marktplätze abwickeln lassen. Billbee ist eher für kleinere Enterprises gedacht, TheFemaleCompany nutzt diese SaaS-Lösung zum Beispiel als ihr ERP-System.

Kennt fast jede:r

Shopify ist wohl eines der bekanntesten Shopsysteme. Mit Shopify sind Händler:innen in der Lage, ihre Produkte und Waren einfach und übersichtlich zu pflegen und an Marktplätze wie Amazon anzubinden. Der Fokus liegt aber ganz klar auf der Gestaltung und Steuerung des eigenes Webshop, auch wenn ERP-Funktionalitäten mit angeboten werden.

Alle Flows in einer ERP

Xentral, in das Frank Thelen und Christian Reber investiert haben, positioniert sich als vollwertiges und cloud-basiertes ERP-System, mit dem alle Flows einer Warenwirtschaft (Vertrieb, Logistik, Team, Produkt, Finanzen & Controlling) abgebildet werden können. Xentral bietet zudem viele Schnittstellen zu Zahllösungen (Paypal, Amazon Payments), oder Marktplätzen (Shopify, Amazon) an. Auch hier liegt ein großer Fokus auf dem E-Commerce.

Stark durch Schnittstellen

weclapp ist eines der schnellsten wachsenden E-Commerce ERP-Systeme und hat einen starken API-First Ansatz – sprich es liegt ein großer Fokus auf flexibler Konnektivität zu anderen Lösungen wie Zahlungsanbietern oder Webshop-Systemen. WeClapp verfolgt ein ein sehr ähnliches Prinzip wie Xentral und Plentymarkets und ist extrem offen und flexibel. Start-ups wie die Kölner Naughty Nuts arbeiten mit weClapp.

Der Alleskönner

Sage 100 hat deutlich weniger E-Commerce-Fokus und mehr reine ERP-Funktionen wie Abläufe, Rechnungswesen oder Bestandsplanung. Sie bietet diese Lösung noch On-Premise an und die Möglichkeit eine Desktop-Applikation zu nutzen; inzwischen gibt es aber auch Cloud-Lösungen.

Oracle ERP oder SAP S/4HANA sind vor allem ERP-Systeme für größere Enterprises mit teils globalen Use Cases und weniger auf E-Commerce ausgerichtet, weswegen wir uns bei mokebo bei der Auswahl eines ERP-Systems eher mit anderen Lösungen beschäftigt haben.

Philip Kehela ist Mitgründer von mokebo, einer deutschen Möbelmarke aus Köln. Für den Familienvater lief eigentlich alles nach Plan: Bei Amazon arbeitet er sich nach seinem Einstieg als Dualer Student schnell hoch und baute den Amazon Market Place als Account Manager mit auf. Es folgten weitere Stationen bei Amazon Music und im Silicon Valley. Doch trotz sicherer Position im Weltkonzern war Philip immer klar: Er möchte gemeinsam mit seinem besten Freund Moritz selbst gründen und ein Marktsegment Möbel mit frischen Ansätzen aus dem E-Commerce verbessern: 2018 wagten die beiden gemeinsam den Schritt in die Selbstständigkeit und gründeten die Möbelmarke mokebo, die über einen eigene Webshop sowie reichweitenstarke Plattformen wie otto.de oder Amazon vertrieben wird.

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