Workshop planen und vorbereiten – mit diesen Tipps & Tricks klappt’s

1. Was ist ein Workshop und was ist das Ziel dessen?
2. Workshop & Zielgruppe – Auf was ist zu achten?
3. Wie wählt man das richtige Thema und erstellt eine Agenda?
4. Wie lange sollte ein Workshop dauern?
5. Welche Ressourcen werden für einen erfolgreichen Workshop benötigt?
6. Wie wählt man den richtigen Veranstaltungsort für einen Workshop?
7. Workshop Einladung & Informationen
8. Welche Moderationstechniken sind besonders effektiv? Wie bewegt man die Gäste zur aktiven Teilnahme?
9. 7 Fehler bei der Workshop-Planung
10. Tools für deinen Workshop und die Vorbereitung
11. Fazit: Tipps und Tricks zum Workshop planen
12. Häufig gestellte Fragen

• Klare Zielsetzung: Definiere klare Ziele und plane die Agenda zielgerichtet.
• Interaktive Methoden: Nutze Brainstorming und Gruppenarbeit für aktive Teilnahme.
• Teilnehmerzahl: 8 bis 15 Personen für optimale Beteiligung.
• Flexibilität: Passe den Workshop flexibel an die Gruppendynamik an.

Was ist ein Workshop und was ist das Ziel dessen?

Workshop & Zielgruppe – Auf was ist zu achten?

• Umfragen erstellen: Versende vorab eine kurze Umfrage an die potenziellen Teilnehmer*innen, um ihre Erwartungen, Interessen und Kenntnisse zum Workshop-Thema zu erfassen. Dafür gibt es verschiedene Tools, wie Google Forms.
• Interviews führen: Sprich direkt mit ausgewählten Teilnehmer*innen oder dem Auftraggeber, um ein tieferes Verständnis ihrer spezifischen Anforderungen und Ziele zu erhalten. Stelle Fragen über ihre Probleme, Ziele und Erwartungen an den Workshop.
• Analyse der Zielgruppe: Untersuche demografische Daten wie Alter, Berufsfeld, Erfahrung und Lernziele, um den Workshop-Inhalt optimal anzupassen. Wenn du dich vorab über typische Probleme und Ziele deiner Zielgruppe informierst, kannst du nicht nur mehr Relevanz im Workshop herstellen, sondern auch die Erwartungen übertreffen und ein besonderes Erlebnis schaffen.
• Feedback aus früheren Veranstaltungen: Nutze Rückmeldungen aus vorherigen Workshops, um zu erkennen, welche Themen und Methoden bei ähnlichen Zielgruppen gut ankamen und welche weniger effektiv waren.
• Absprache mit Teilnehmer*innen: Kläre mit Auftraggeber*innen oder Vorgesetzten ab, welche konkreten Ergebnisse oder Lernziele sie von dem Workshop erwarten, um die Ausrichtung entsprechend anzupassen.

Wie wählt man das richtige Thema und erstellt eine Agenda?

In 6 Schritten zur perfekten Agenda

1. Ziele definieren: Bestimme klare und messbare Ziele, die du mit dem Workshop erreichen möchtest. Diese Ziele bilden die Grundlage für die Struktur der Agenda.
2. Struktur festlegen: Teile den Workshop in thematisch gegliederte Abschnitte ein, die logisch aufeinander aufbauen. Beginne mit einer kurzen Einführung, führe durch die Hauptthemen und schließe mit einer Zusammenfassung oder Diskussion ab. Steigere im Hauptteil die Komplexität der Themen, sodass nach leichten Grundlagen, die Tiefen des Themas ergründet werden.
3. Zeitmanagement: Ordne jedem Themenblock eine realistische Zeitspanne zu und plane Pufferzeiten für Fragen, Diskussionen und Pausen ein. So bleibt der Workshop im Zeitrahmen und kann flexibel auf Teilnehmerbedürfnisse reagieren.
4. Methoden einplanen: Wähle geeignete Workshop-Methoden, wie Gruppenarbeiten, Diskussionen oder praktische Übungen, um die Teilnehmenden aktiv einzubinden. Diese Methoden sollten gezielt an den jeweiligen Themenblock angepasst werden.
5. Flexibilität: Plane genügend Spielraum für spontane Anpassungen während des Workshops ein. Falls bestimmte Themen intensiver behandelt werden müssen, kannst du so flexibel reagieren. Nicht jeder Workshop wird perfekt nach Planung verlaufen. Flexibilität und das Eingehen auf deine Teilnehmer*innen ist enorm wichtig.
6. Schlussrunde: Beende den Workshop mit einer Reflexions- oder Feedbackrunde. So können die Teilnehmenden das Gelernte noch einmal festigen, und du erhältst wertvolle Rückmeldungen für zukünftige Workshops.
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Wie lange sollte ein Workshop dauern?

• Kurzer Workshop (1,5-4 Stunden): Zur Einführung in Themen oder für spezifische tiefgreifende Themen
• Halbtägiger Workshop (4-6 Stunden): Für komplexere Themen inkl. Praxis-Übungen
• Ganztägige Workshops (6-8 Stunden): Für sehr komplexe Themen, die Praxis-Übungen, Diskussionen und genügend Platz für den Austausch bedürfen
• Mehrtägiger Workshop: Für sehr umfangreiche oder strategische Themen, die die Ausarbeitung eines Handlungsplans für das Unternehmen beinhalten

Welche Ressourcen werden für einen erfolgreichen Workshop benötigt?

• Veranstaltungsort: Der Raum sollte ausreichend groß, gut erreichbar und angenehm gestaltet sein. Flexibles Mobiliar und gute Beleuchtung tragen zur Konzentration bei.
• Technik: Ein Beamer oder großer Bildschirm, eine stabile Internetverbindung, Mikrofon und Whiteboard sind grundlegend. Technische Backups wie Ersatzkabel sollten griffbereit sein.
• Materialien: Notizblöcke, Stifte, Moderationskarten und eventuell spezifische Arbeitsblätter sind notwendig.
• Verpflegung: Catering in Form von Getränken und Snacks ist bei längeren Workshops hilfreich. Bei ganztägigen Workshops sollte auch ein Mittagessen eingeplant werden.

Wie wählt man den richtigen Veranstaltungsort für einen Workshop?

Workshop Einladung & Informationen

• Workshop-Thema und Ziele: Stelle das Thema des Workshops vor und erläutere kurz die Ziele, damit die Teilnehmenden wissen, was sie erwartet und was ihnen der Workshop bringt.
• Datum, Uhrzeit und Dauer: Nenne das genaue Datum, die Start- und Endzeit sowie die geplante Dauer des Workshops, damit die Teilnehmenden ihren Tag entsprechend planen können.
• Veranstaltungsort: Gib den genauen Ort des Workshops an, inklusive Adresse und, wenn nötig, Anfahrtsbeschreibung oder Hinweise zur Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
• Agenda oder Ablaufplan: Füge eine grobe Agenda bei, damit die Teilnehmenden eine Vorstellung vom Ablauf des Tages haben und sich auf die Inhalte vorbereiten können.
• Anmeldung und Rückmeldung: Weise auf die Anmeldemodalitäten hin und gib eine Frist für die Rückmeldung an. Falls es eine Teilnehmerbegrenzung gibt, sollte dies ebenfalls erwähnt werden.
• Benötigte Materialien: Informiere darüber, ob die Teilnehmenden Materialien wie Laptop, spezielle Software oder andere Arbeitsutensilien mitbringen müssen.
• Verpflegung: Erwähne, ob Verpflegung bereitgestellt wird und ob besondere Anforderungen, wie z. B. vegetarische oder vegane Optionen, berücksichtigt werden.
• Kontaktinformationen: Gib eine Kontaktperson an, die bei Fragen oder speziellen Anforderungen erreichbar ist.

Welche Moderationstechniken sind besonders effektiv? Wie bewegt man die Gäste zur aktiven Teilnahme?

• Interaktive Lehrmethoden: Durch den Einsatz von Brainstorming, Gruppenarbeiten und moderierten Diskussionen förderst du den Austausch unter den Teilnehmer*innen. Diese Methoden ermöglichen es, verschiedene Perspektiven einzubringen und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten.
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• Offene Fragen: Offene Fragen regen die Teilnehmer*innen dazu an, ihre Meinungen und Erfahrungen zu teilen. Sie beleben die Diskussion und fördern eine tiefere Auseinandersetzung mit dem Thema. Gib genügend Zeit für Reflexionen und setze Impulse, um die Diskussion in die richtige Richtung zu leiten. Auch wenn die Teilnehmer*innen selbst überlegen sollen, bist du der Moderator und hast die Aufgabe, die Unterhaltung zu leiten.
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• Visuelle Hilfsmittel: Der Einsatz von Flipcharts, Whiteboards oder digitalen Tools unterstützt das Verständnis der Inhalte und motiviert die Teilnehmer*innen, ihre Ideen visuell darzustellen und somit aktiver am Prozess teilzunehmen. Ein gemeinsames Whiteboard (z. B. Miro) bringt mehr Interaktivität in den Workshop und steigert die Gruppendynamik.
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• Feedback-Runden: Regelmäßiges Feedback ermöglicht es den Teilnehmer*innen, ihre Meinung zu äußern und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Dies zeigt Wertschätzung für ihre Beiträge und fördert die Dynamik des Workshops.
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• Lob und Anerkennung: Das Anerkennen von Beiträgen und Ideen stärkt das Selbstbewusstsein der Teilnehmer*innen und ermutigt auch andere, sich aktiv zu beteiligen. Passe das Lob auf die Zielgruppe an. Erwachsene Teilnehmer wollen nicht "Das hast du toll gemacht" hören.
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• Einbeziehung in Entscheidungen: Indem du die Teilnehmer*innen in Entscheidungen einbeziehst, beispielsweise bei der Auswahl von Themen oder der Priorisierung von Diskussionspunkten, erhöhst du ihr Engagement und ihr Gefühl der Mitverantwortung. Übertrage einen Teil deiner Verantwortung auf die Gruppe und gib zu verstehen, dass der Outcome des Workshops von allen abhängt.
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• Eisbrecher und Energizer: Kurze, lockere Übungen zu Beginn oder zwischendurch helfen, das Eis zu brechen und die Stimmung aufzulockern. Sie fördern das Kennenlernen und machen die Teilnehmer*innen offener für die Zusammenarbeit. Zudem steigerst du somit den Gruppenzusammenhalt. Aktive Pausen können für mehr Konzentration sorgen.
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7 Fehler bei der Workshop-Planung

1. Unklare Zielsetzung: Einer der größten Fehler ist es, ohne klare Ziele in die Planung zu gehen. Wenn nicht von Anfang an definiert wird, was der Workshop erreichen soll, können die Inhalte und die Struktur ineffektiv werden.
2. Unzureichende Kenntnis der Zielgruppe: Es ist ein häufiger Fehler, die Bedürfnisse, Interessen und das Vorwissen der Teilnehmer*innen nicht ausreichend zu berücksichtigen. Dies führt dazu, dass der Workshop entweder zu anspruchsvoll oder zu oberflächlich ist und das Interesse der Teilnehmenden verliert.
3. Schlechte Zeitplanung: Ein weiterer Fehler ist eine schlechte Zeitplanung, sei es durch Überfrachtung der Agenda oder durch das Fehlen ausreichender Pufferzeiten. Dies kann dazu führen, dass der Workshop gehetzt wirkt oder wichtige Inhalte nicht ausreichend behandelt werden.
4. Mangelhafte Vorbereitung auf technische Anforderungen: Die Technik spielt eine zentrale Rolle in vielen Workshops. Ein häufiger Fehler ist, die technischen Anforderungen nicht im Voraus zu testen, was zu Verzögerungen oder gar zum Scheitern von Präsentationen oder interaktiven Elementen führen kann.
5. Fehlende Pausen: Das Auslassen oder Minimieren von Pausen ist ein häufiger Fehler, der die Konzentration und das Engagement der Teilnehmer*innen negativ beeinflussen kann. Regelmäßige Pausen sind wichtig, um die Aufmerksamkeit hochzuhalten.
6. Unflexible Agenda: Eine zu starre Agenda kann problematisch sein, da sie wenig Spielraum für spontane Diskussionen oder Vertiefungen bietet. Ein Workshop sollte zwar gut strukturiert, aber auch flexibel genug sein, um auf die Dynamik der Gruppe einzugehen.
7. Fehlendes Follow-up: Ein häufig vernachlässigter Aspekt ist das Follow-up nach dem Workshop. Ohne eine Nachbereitung, bei der Materialien, Zusammenfassungen oder weiterführende Informationen bereitgestellt werden, können die Ergebnisse des Workshops leicht verpuffen und der Lerntransfer bleibt ungenutzt.

Tools für deinen Workshop und die Vorbereitung

• Eventbrite (Event-Management-Plattform)
• EventMobi (Eventplanung & Management)
• ticket i/O (Eventanmeldung & Marketing)

• Google Forms (Online-Umfragen)
• Miro (Whiteboard)
• Milanote (Mindmapping-Tool)
• Doodle (Online-Umfragen)

• Miro (Whiteboard)
• Mentimeter (Workshop-Tool)
• MURAL (Whiteboard)
• Slido (Interaktive Präsentationen)
• Kahoot! (Gamification für Wissensvermittlung)

Fazit: Tipps und Tricks zum Workshop planen

Häufig gestellte Fragen

Welche Workshop-Methoden gibt es?

Welche Arten von Workshops gibt es?

Was sind die Ziele eines Workshops?

Was macht einen guten Workshop aus?

Wie viele Teilnehmer sollte ein Workshop haben?

Wann ist ein Workshop sinnvoll?