12 Tipps, um deinen Workshop erfolgreich durchzuführen

Workshops sind nicht nur ein Ort des Lernens, sondern auch des Austausches und des Netzwerkens und bieten eine fantastische Möglichkeit sich in der Gruppe auszutauschen, Neues zu lernen und Kontakte zu knüpfen. Doch um sicherzustellen, dass Euer Kurs den gewünschten Erfolg bringt, ist eine sorgfältige Planung unerlässlich!

Was macht einen guten Workshop aus?

Ein guter Workshop sollte von vorne bis hinten gut geplant und strukturiert sein, um den Teilnehmer*innen ein einzigartiges Erlebnis zu ermöglichen. Von einem klaren Ziel, über eine passende Location, hin zu einer Agenda und einem Zeitplan, bis zu einer passenden Gruppengröße und Platz für Kreativität sowie interaktive Materialien sollte auf Eurer Checkliste für einen guten Workshop nichts fehlen. 

12 Tipps, damit dein Workshop erfolgreich gelingt

Ein erfolgreicher Workshop erfordert eine gründliche Vorbereitung und um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden und die Teilnehmenden effektiv eingebunden sind, solltet Ihr Euch genügend Zeit einplanen, um alles sorgfältig organisieren zu können. 

1. Zielgruppendefinition

Ohne eine klar definierte Zielgruppe kommt wohl kein guter Workshop zustande. Deswegen solltet Ihr im Vorfeld unbedingt klären, um welche Teilnehmer*innen es sich bei Eurem Workshop handelt. Handelt es sich um Expert*innen, Anfänger*innen oder ist es eine gemischte Gruppe?
⁠Im Anschluss sollte Euer Thema auf die Bedürfnisse und das Vorwissen der Teilnehmenden zugeschnitten sein, um eine optimale Lernumgebung für alle zu schaffen.

2. Zielsetzung

Zunächst ist es wichtig, das Ziel des Workshops zu definieren. Diese Ziele sollten SMART-Ziele sein - spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Das Festlegen von klaren Zielen hilft dabei, den Workshop fokussiert zu halten und den Erfolg am Ende zu bewerten. 

Die Ziele können beispielsweise die Förderung des Teamgeists sein, bestimmte Fähigkeiten zu vermitteln oder Problemlösungen zu erarbeiten. 

3. Themenwahl

Die Wahl des richtigen Themas ist ein entscheidender Schritt, um einen erfolgreichen Workshop zu gestalten. Ein gut gewähltes Thema kann die Teilnehmenden begeistern, ihr Interesse wecken und ihre Lernbereitschaft steigern. 

Um ein passendes Thema zu finden, kann es hilfreich sein, z.B. mithilfe einer kurzen Umfrage herauszufinden, welche Themen von Interesse sind, auf welchem Stand die Teilnehmenden sind oder in welchem Bereich besonders Bedarf besteht. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der bei der Themenwahl unbedingt berücksichtigt werden sollte, ist die Machbarkeit. 

Ist das Thema realistisch und umsetzbar in der innerhalb zur Verfügung stehenden Zeit? Erfüllen die zur Verfügung stehenden technischen Materialien und die Umgebung alle Voraussetzungen, um das Thema erfolgreich umzusetzen? 

4. Location

Die Auswahl der richtigen Location für einen Workshop ist von entscheidender Bedeutung, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu gewährleisten. Eine gut gewählte Location kann die Produktivität und das Engagement der Teilnehmer*innen erhöhen und den Workshop zu einem unvergesslichen Erlebnis machen.

Diese Faktoren solltet Ihr bei der Wahl Eurer Location beachten: 

• Die Größe des Veranstaltungsortes sollte den Anforderungen des Workshops entsprechen

• Es ist wichtig, genügend Platz für die Teilnehmer*innen und Aktivitäten zu haben

• Ein gut ausgestatteter Workshop-Raum sollte über moderne technische Geräte verfügen 

• Die Lage der Location sollte gut erreichbar sein und über ausreichend Parkmöglichkeiten verfügen

• Ein ruhiges und ansprechendes Ambiente kann dazu beitragen, dass sich die Teilnehmer*innen wohlfühlen und sich besser auf den Workshop konzentrieren können

Neben diesen Aspekten spielt auch das Budget eine wichtige Rolle. Die Wahl einer Location, die den finanziellen Rahmen des Workshops nicht sprengt, sollte definitiv berücksichtigt werden. 

Um den Erwartungen der Teilnehmer*innen gerecht zu werden, kann auch hier eine Umfrage oder ein Feedback zu den bevorzugten Standorten helfen. So könnt Ihr sicherstellen, dass der Workshop den Erwartungen aller Teilnehmer*innen gerecht wird.

5. Checkliste

Damit der geplante Workshop reibungslos abläuft und nichts vergessen wird, kann Euch eine Checkliste dabei helfen. Gliedert Eure Checkliste am besten in verschiedene Kategorien und hakt diese dann Schritt für Schritt ab, um nichts zu vergessen.

Hier sind einige Vorschläge, in welche Kategorien Ihr Eure Checkliste einteilen könnt: 

Zielsetzung:

• Definiert ein klares Ziel und was Ihr erreichen möchtet 

• Legt Themen fest, die während des Workshops behandelt werden sollen 

• Plant Pufferzeit für Diskussionen und Kreativität ein 

Teilnehmer*innen:

• Bestimmt eine Zielgruppe, mit der Ihr zusammenarbeiten wollt 

• Begrenzt den Workshop auf eine bestimmte Teilnehmerzahl, um effektiv arbeiten zu können 

Zeit und Ort:

• Lege einen geeigneten Termin 

• Bestimme die Dauer des Workshops. In der Regel ein paar Stunden bis 2 Tage 

• Finde einen passenden Veranstaltungsort, der 

Pausen, Snacks und Getränke:

• Plant ausreichend Pausen zur Erholung ein 

• Stelle genügend Snacks und Getränke bereit

• Organisiert ein Catering, dass ein Buffet aufbaut oder Sandwiches bringt 

• Berücksichtigt Allergien & Einschränkungen 

Agenda:

• Erstellt detaillierte Agenda mit sinnvollem Ablauf 

• Gebt direkt Zeitangaben mit an 

• Plant Pufferzeiten mit ein 

Materialien und Technik & interaktive Elemente::

• Checkt ab, welche Materialien Ihr für den Workshop benötigt (Flipcharts, Whiteboard, Stifte, etc.) 

• Prüft in der Location die technische Ausstattung (WLAN, Beamer, Lautsprecher, etc.) 

• Plant interaktive Übungen, Gruppenarbeiten oder Diskussionen mit ein  

Moderation:

• Bucht gegebenenfalls ein*e Workshop-Moderator*in 

• Bereitet ein Skript vor, um kein Thema zu vergessen 

• Bezieht die Teilnehmer*innen mit ein 

Feedback und Evaluierung:

• Plant eine Feedback-Runde mit ein, um  die Meinungen und Erfahrungen der Teilnehmer*innen zu sammeln

• Rückmeldungen können  helfen, um  Eure zukünftigen Workshops zu verbessern

 Follow-up:

• Haltet Kontakt zu den Teilnehmer*innen 

• Gebt eine Zusammenfassung mit an die Hand, um den Workshop unvergesslich zu machen 

Quelle: eigene Darstellung

Bei Canva Pro findet Ihr jede Menge coole Vorlagen für Eure Checkliste, die Ihr ganz einfach anpassen könnt, oder Du lädst Dir diese Vorlage einfach herunter.

6. Ablauf

1. Vorbereitung: Bevor der Workshop stattfindet, ist eine gründliche Vorbereitung erforderlich. Die Organisator*in definiert das Ziel des Workshops und legt die relevanten Themen fest. Es werden Materialien vorbereitet, wie z. B. Präsentationen oder Arbeitsblätter. 

2. Einführung: Der Workshop beginnt mit einer Einführung, bei der der Workshopleiter das Ziel und den geplanten Ablauf des Workshops erklärt. Zudem wird sicherstellt, dass alle auf dem gleichen oder zumindest ähnlichen Stand sind. 

3. Eisbrecher: Um die Teilnehmer*innen zu aktivieren und eine positive Atmosphäre zu schaffen, wird oft mit einer kurzen Vorstellungsrunde gestartet.   

4. Hauptteil: Im Hauptteil des Workshops werden die spezifischen Themen behandelt und  z. B. Diskussionen, Gruppenarbeiten oder Rollenspiele eingesetzt, um die Teilnehmer*innen zum aktiven Mitmachen und zur Interaktion anzuregen.

5. Praxisphase: Um das Gelernte anzuwenden und in die Praxis umzusetzen, folgen häufig praktische Übungen und Gruppenarbeiten. 

6. Zusammenfassung und Reflexion: Am Ende des Workshops erfolgt eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse und Erkenntnisse. Wenn Ihr mögt, könnt Ihr den Teilnehmer*innen auch noch eine Zusammenfassung des Workshops mitgeben, um so einen guten Eindruck zu hinterlassen und den Tag zu einem unvergesslichen zu machen. 

7. Abschluss und Feedback: Der Workshop endet mit einem dicken Dankeschön an die Teilnehmer*innen und die Zeit kann für ein Feedback genutzt werden. Im Nachgang kann es Raum für Fragen und Diskussionen geben. 

7. Agenda erstellen

Eine gut strukturierte Agenda ist entscheidend, um den Workshop effektiv durchzuführen. Die Agenda sollte die Themen an einem roten Faden entlangführen und ausreichend Zeit für Diskussionen, Übungen und Pausen vorsehen. 

Das Ziel dabei ist es, den Teilnehmer*innen einen klaren Überblick über den Ablauf des Workshops zu geben und sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte abgedeckt werden. Am besten gebt Ihr direkt ein Zeitfenster mit an, sodass Ihr aber auch die Teilnehmer*innen einen groben Überblick des Tages haben. 

Beispiel für eine Agenda:

8:00 - 8:30 Uhr 

Begrüßung und Einführung: Der Workshop beginnt in der Regel mit einer herzlichen Begrüßung der Teilnehmer*innen. Dabei wird der Zweck und das Ziel des Workshops erläutert. Es ist wichtig, eine angenehme und offene Atmosphäre zu schaffen, um die Teilnehmer*innen zu ermutigen, aktiv am Workshop teilzunehmen.

8:30 - 9:00 Uhr 

Vorstellungsrunde: Nach der Begrüßung folgt oft eine Vorstellungsrunde, bei der sich die Teilnehmer*innen gegenseitig kennenlernen. Jede Person stellt sich kurz vor und teilt ihre Erwartungen und Ziele für den Workshop mit. So wird das Eis schon mal gebrochen und ermöglicht es den Teilnehmenden, sich besser auf die gemeinsame Arbeit einzustellen.

9:15 - 11:30 Uhr

Theoretischer Input: Im nächsten Schritt bietet der Workshop theoretischen Input, um den Teilnehmenden das erforderliche Wissen zu vermitteln. Dies kann durch Präsentationen, Diskussionen oder auch andere Lehrmethoden geschehen. 

12:00 - 12:45 Uhr 

Zeit für eine Pause: Workshops erfordern oft eine hohe Konzentration und geistige Anstrengung der Teilnehmer*innen. Pausen ermöglichen es den Teilnehmenden, aber auch dem*der Workshopleiter*in, sich kurz zu erholen und ihre Energie wieder aufzuladen. Am besten stehen in dieser Zeit Snacks und Getränke zur Verfügung. 

13:00 - 14:30 Uhr 

Praktische Übungen und Gruppenarbeit: Ein wichtiger Bestandteil eines Workshops sind praktische Übungen und Gruppenarbeiten. Die Teilnehmer*innen haben die Möglichkeit, das erlernte Wissen anzuwenden und praktische Fähigkeiten zu entwickeln. Hier eignen sich zum Beispiel Rollenspiele, oder Simulationen. 

14:30 - 15:00 Uhr 

Pause: Durch eine weitere kurze Unterbrechung können alle Beteiligten eine frische Perspektive gewinnen und sich auf den letzten Teil des Workshops einlassen. Denkt an Wasser, Kaffee, Tee oder kleine Snacks wie Obst oder Gebäck. Berücksichtigt dabei eventuelle Einschränkungen oder Allergien der Teilnehmenden.

15:15 - 16:45 Uhr

Diskussion und Reflexion: Nach den praktischen Übungen folgt oft eine Diskussions- und Reflexionsphase. Die Teilnehmer*innen haben die Möglichkeit, ihre Erfahrungen und Erkenntnisse zu teilen, Fragen zu stellen und gemeinsam Lösungsansätze zu erarbeiten. 

16:45 - 17:00 Uhr 

Zusammenfassung: Am Ende des Workshops erfolgt eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse und Erkenntnisse. Die Teilnehmer*innen erhalten eine Übersicht über das Besprochene und können ihre individuellen Lernerfolge reflektieren. 

17:00 - 17:30 Uhr 

Abschluss und Feedback: Der Workshop endet mit einem abschließenden Dankeschön an die Teilnehmer*innen. Eine kurze Feedbackrunde bietet sich ebenfalls an, um herauszufinden, was den Teilnehmenden besonders gut gefallen hat und was bei zukünftige Workshops zu verbessern ist. Auch im Nachhinein könnt Ihr noch für Fragen und einen kurzen Smalltalk zur Verfügung stehen, um Euren Teilnehmenden ein gutes Gefühl zu geben. 

8. Feedback einholen

Am Ende eines Workshops ist es super wichtig, sich Feedback der Teilnehmenden einzuholen, um zukünftige Workshops noch besser gestalten zu können. 

Unter anderem könnt Ihr folgende Fragen an die Gruppe stellen, um Euch Feedback einzuholen: 

• Was hat Euch am Workshop am besten gefallen?

• Welche Inhalte haben Ihnen besonders gut gefallen und welchen nicht?

• War die Workshop-Dauer angemessen oder hätte es etwas mehr oder weniger Zeit sein müssen?

• Gibt es Verbesserungsmöglichkeiten in Bezug auf die Organisation oder den Ablauf des Workshops?

Hier können Euch auch Onlinetools wie Typeform oder Google Forms unterstütze. 

Quelle: https://www.solonoma.de/freelancertools/umfragen-und-feedback/

9. Materialien vorbereiten

Je nach Art des Workshops können verschiedene Materialien erforderlich sein, wie z.B. Präsentationen, Handouts, Flipcharts oder technische Geräte. Es ist wichtig, diese Materialien im Voraus vorzubereiten und sicherzustellen, dass sie den Inhalt des Workshops unterstützen. 

Die Vorbereitung der Materialien für einen Workshop ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Workshop reibungslos abläuft und die Teilnehmer*innen optimal von der Veranstaltung profitieren können. Im Folgenden werden einige wichtige Schritte und Materialien aufgeführt, die bei der Vorbereitung eines Workshops berücksichtigt werden sollten.

• Arbeitsunterlagen: Folien, Handouts, Arbeitsblätter oder Notizbücher können im Vorfeld vorbereitet und während der Workshops zur Verfügung gestellt werden. Stellt sicher, dass ausreichend Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen und keine Teilnehmer*in leer ausgehen. 

• Präsentationsmaterialien: Wenn Ihr während Eures Workshops eine Präsentation halten möchten, bereitet alle erforderlichen Materialien dafür vor. Überprüft im Vorfeld, ob der Projektor funktioniert und die Präsentationsdateien einsatzbereit sind. Geht die Präsentation auch einmal für Euch oder vor Freund*innen und Familie durch. Auch eventuelle Demonstrationsmaterialien oder Requisiten dürfen nicht fehlen, um den Inhalt des Workshops anschaulich zu vermitteln.

• Schreibutensilien: Um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen und den Teilnehmenden einen kleinen Wow-Effekt zu bieten, könnt Ihr als kleine Aufmerksamkeit Schreibutensilien wie Stifte, Marker und Notizblöcke zur Verfügung stellen. Falls Ihr einen Workshop mit festen Sitzplätzen habt, könnt Ihr die Schreibutensilien auch auf den jeweiligen Plätzen platzieren. 

• Technische Hilfsmittel: Wenn Euer Workshop technische Hilfsmittel, wie beispielsweise Laptops, Tablets oder bestimmte Programme erfordert, dann solltet Ihr rechtzeitig sicherstellen, dass diese Hilfsmittel vor dem Workshop bereitgestellt und getestet werden. Überprüft außerdem die Internetverbindung, um Aussetzer während Eures Vortrags oder beim Erarbeiten von Aufgaben der Teilnehmer*innen zu vermeiden. 

10. Check

Vor dem Workshop ist es ratsam, die Räumlichkeiten und die technische Ausstattung sorgfältig zu überprüfen. Dazu gehören Aspekte wie die Bestuhlung, die Verfügbarkeit von Projektionsgeräten und die Funktionstüchtigkeit der Technik. 

11. Nachbereitung

Die Nachbereitung eines Workshops ist genauso wichtig, wie die Vorbereitung und Durchführung.

Nachdem Ihr Euren einen Workshop erfolgreich gemeistert habt, ist es wichtig den Prozess richtig abzuschließen und dazu gehört eine umfassende Nachbereitung. Hier sind einige Schritte, um Euren Workshop angemessen nachzubereiten:

1. Feedback sammeln: Fordere Feedback von den Teilnehmenden ein, um herauszufinden, was ihnen gefallen hat und was verbessert werden könnte. Du kannst auch Feedbackformulare nach dem Workshop zur Verfügung stellen und dieses zum Beispiel online über Typeform einholen. 

2. Dokumentation erstellen: Erstelle eine detaillierte Dokumentation des Workshops, einschließlich der behandelten Themen, der verwendeten Materialien und der erzielten Ergebnisse. Diese Dokumentation kann als Referenz für zukünftige Workshops dienen und den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden, um das Gelernte nochmals zu rekapitulieren.

3. Follow-up-Maßnahmen planen: Gibt es beispielsweise Folgeveranstaltungen oder individuelle Unterstützung, die Ihr den Teilnehmenden anbieten möchtet? 

4. Evaluation durchführen: Führt eine abschließende Evaluation des Workshops durch, um den Gesamterfolg zu bewerten. Überprüft, ob die definierten Ziele erreicht wurden und ob der Workshop den Bedürfnissen der Teilnehmenden gerecht wurde. 

12. Diese Tools können Euch bei der Planung und Durchführung Eures Workshops unterstützten

Asana und Trello: Egal, ob es um die Planung, Durchführung oder Nachbereitung eines Workshops geht, Asana und Trello sind zwei wertvolle Tools, die Euch dabei unterstützen, einen erfolgreichen Workshop zu und auch nachzugestalten. In den Tools könnt Ihr ganz easy Euren Workshop strukturieren, planen und Aufgaben an Mitarbeitende zuzuweisen. So behält jede*r einen Überblick über die verschiedenen Aktivitäten. 

Zoom, Google Meet & Co.: Manchmal passt es nicht und nicht jeder schafft es zur Besprechung zu erscheinen. Danke Zoom, Google Meet und Co. ist das heutzutage zum Glück kein Problem mehr. Durch die Funktion der Bildschirmfreigabe ermöglichen es diese Tools, Präsentationen, Dokumente oder andere Materialien direkt während des Meetings zu teilen. So kann jede*r Ideen und Anmerkungen äußern und seine Meinung mit in den Prozess einfließen lassen. 

Canva Pro: Von Präsentationen bis zu Social-Media-Grafiken und vielem mehr könnt Ihr ganz einfach professionell aussehende Designs erstellen und wenn Ihr keine Vorkenntnisse besitzt. Der Vorteil, Canva bietet eine breite Palette an allerlei Vorlagen, sodass Ihr noch einfacher coole Designs erstellen könnt. 

Typeform und Google Forms: Um Feedback von den Teilnehmer*innen zu erhalten oder eine Abstimmung zu einer Umfrage, während des Workshops, könnt Ihr Tools wie Google Forms oder Typeform nutzen. Diese Tools ermöglichen es, gezielte Fragen zu stellen und (anonymes) Feedback zu sammeln.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass die Beachtung dieser 12 Tipps für die Gestaltung Eures Workshops zu einer effektiven und erfolgreichen Veranstaltung führen kann. Durch eine klare Zielsetzung, aktive Teilnehmerbeteiligung, gute Strukturierung, visuelle Hilfsmittel, Feedback sowie eine gründliche Nachbereitung können Workshops zu wertvollen Lern- und Erfahrungsräumen werden.