ERP-Auswahl: So findest du das passende ERP-System

1. Was ist ein ERP-System?
2. ERP-System auswählen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
3. ERP-Auswahl: Beratung beauftragen oder selbst durchführen?
4. 6 Herausforderungen bei der ERP-Auswahl
5. Was sind beliebte ERP-Lösungen?

In diesem Artikel zeigen wir dir, worauf du bei der Auswahl deines ERP-Systems achten solltest.

Ein ERP-System erlaubt es dir, deine täglichen Abläufe zu rationalisieren und zu verwalten. Es dient als Herzstück eines Unternehmens und sorgt für die nahtlose Integration der wichtigsten Geschäftsfunktionen. Angesichts seiner Bedeutung und Komplexität ist die Wahl einer ERP-Lösung keine leichte Entscheidung. Du musst nicht nur eine Software finden, die deinen geschäftlichen Anforderungen gerecht wird. Du solltest ebenso einen Anbieter suchen, der erstklassigen Support bietet und darfst natürlich auch dein Budget nicht außer Acht lassen. Um dich bei deiner Entscheidung zu unterstützen, haben wir die wichtigsten Faktoren für die Auswahl eines ERP-Systems zusammengestellt.

Was ist ein ERP-System?

Enterprise-Resource-Planning (ERP) ist ein System aus integrierten Softwareanwendungen, das die täglichen Geschäftsprozesse verwaltet. Ein typisches ERP-System umfasst mehrere Module, darunter:

• Verkauf
• Marketing
• Personalwesen
• Beschaffung
• Finanzen
• Lieferkette
• E-Commerce Systeme
• Customer-Relationship-Management
• Projektmanagement
• Produktion
• IT
• Maschinenbau und Anlagenbau

Die Vorteile von ERP-Systemen sind zahlreich. Ein ERP-System, wie Xentral ERP

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ERP-System auswählen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Kenne deine Ziele:

Dies ist einer der wichtigsten Schritte bei der Auswahl einer ERP-Software für dein Unternehmen. Er erfordert eine gründliche Bestandsaufnahme deines Unternehmens und seiner Prozesse. Dabei solltest du auch deine zukünftigen Pläne zur Diversifizierung oder Expansion berücksichtigen. Auch die Rolle von KI kann für dein Unternehmen entscheidend werden. So optimiert Haufe X360

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Je nachdem, welche Art von Unternehmen du betreibst, könnten deine Ziele wie folgt aussehen:

• Verkürzung der Lieferzeiten
• Reduzierung der Lagerkosten
• Optimierung der Lagerbestände
• Anpassung der Supply Chain
• Verbesserung des Cashflows
• Steigerung der Kundenzufriedenheit

Beim Definieren deiner Geschäftsziele ist es wichtig, dass du einige Vertreter*innen deines Unternehmens in den Prozess einbeziehst. Dazu können deine IT-Mitarbeiter*innen, Abteilungsleiter*innen und Endnutzer*innen gehören.

2. Bestimme die geschäftlichen Anforderungen

Die Wahl eines ERP-Systems sollte nicht ausschließlich aufgrund seiner Beliebtheit auf dem Markt erfolgen. Konzentriere dich stattdessen auf die Bedürfnisse deines Unternehmens. Warum genau brauchst du ein ERP-System? Welche Bereiche deines Unternehmens sollen verbessert werden? Welche Funktionen sind obligatorisch und welche sind nur Nice-to-haves? Mit diesen Informationen kannst du eine Checkliste für die ERP-Auswahl erstellen.

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3. Entwickle eine Strategie für die Datenmigration

Ohne qualitativ hochwertige Daten kann dein Unternehmen keinen Nutzen aus der neuen ERP-Software ziehen. Obwohl du die Daten erst bei der Einführung des neuen Systems migrieren wirst, ist es jetzt an der Zeit, mit der Planung zu beginnen.

Wenn du vorher kein ERP-System hattest, müssen deine Daten über verschiedene Abteilungen und mehrere Systeme verteilt werden. Du brauchst also nicht nur eine Strategie, wie du diese Daten sammeln kannst. Du musst dir auch Gedanken darüber machen, wie du sie bereinigen kannst, um Duplikate zu entfernen. Bedenke, dass ERP-Anbieter in der Regel nicht für die Organisation und Bereinigung deiner Daten zuständig sind. Es liegt also an dir, für die Richtigkeit der Daten zu sorgen. Manche ERP-Systeme bieten Qualitäts-Checker an, die dir bei Datenpflege helfen.

4. Erstelle eine Longlist mit ERP-Systemen

Bevor du eine Liste mit potenziellen ERP-Anbietern erstellst, benötigst du Auswahlkriterien. Dazu gehören alle Faktoren, die du (abgesehen von deinen geschäftlichen Anforderungen) beim Kauf einer ERP-Lösung berücksichtigen musst:

Branchenerfahrung: Deine potenziellen ERP-Anbieter sollten über mehrere Referenzen von Unternehmen verfügen, die mit deinem Unternehmen vergleichbar sind. Das bedeutet, dass sie in Bezug auf Größe, Transaktionsvolumen und Geschäftsanforderungen sich ähneln sollten. Da dir die Anbieter keine schlechten Referenzen vorlegen werden, solltest du dich gründlich über sie informieren.

Der Ruf des Anbieters: Achte auf Bewertungen früherer Kund*innen, die sich auf den Kundenservice und den Langzeitsupport des Anbieters beziehen. Du solltest dich auch über die finanzielle Stabilität sowie unternehmensinterne Probleme des Dienstleisters informieren. Schließlich willst du nicht eine große Summe Geld in einen Anbieter investieren, der kurz vor dem Zusammenbruch steht.

Kosten: Konzentriere dich auf ERP-Systeme, die innerhalb deiner Preisspanne liegen. Es ist Zeitverschwendung, über umfangreiche Lösungen nachzudenken, die du in deinem Unternehmen ohnehin nicht voll nutzen kannst. Außerdem solltest du die Anbieter nach den Kosten für die Implementierung, die Wartungsgebühren, den laufenden Support und die Schulungskosten fragen.

Skalierbarkeit: Dein Unternehmen entwickelt sich ständig weiter. Deshalb ist es wichtig, ein flexibles ERP-System zu wählen, das mit deinem Unternehmen wachsen kann. Es sollte skalierbar und anpassbar sein, um deine aktuellen und zukünftigen Anforderungen zu erfüllen. Das System sollte überdies in der Lage sein, deine aktuellen Geschäftslösungen zu integrieren.

5. Erstelle eine Shortlist mit potenziellen ERP-Anbietern

Um deine Longlist in eine Shortlist zu verwandeln, solltest du Gespräche mit den Anbietern vereinbaren. Hierbei solltest du deine geschäftlichen Anforderungen sowie deine kurz- und langfristigen Ziele mitteilen. Du solltest die Anbieter auch mit Fachexperten aus verschiedenen Abteilungen deines Unternehmens zusammenbringen. Wenn sie vorgeben, alle deine Anforderungen erfüllen zu können, solltest du sie nach dem Wie fragen. Lässt sich dies mittels Standardfunktionen umsetzen? Oder erfordert es eine ausführliche Konfiguration oder die Integration eines Drittanbieters?

6. Vereinbare ERP-Demos mit den von dir ausgewählten Anbietern

Um dir einen Eindruck davon zu verschaffen, was die ERP-Lösungen wirklich leisten können, sind ERP-Demos ein guter Ausgangspunkt. Sie geben deinem Team einen detaillierten Einblick in die Funktionen des ERP-Systems. Zudem wird klar, ob die getestete Software deinen Geschäftsanforderungen gewachsen ist. Wenn der Anbieter deine Erwartungen nicht erfüllen kann, solltest du ihn von deiner Liste streichen.

7. Ist dein Unternehmen für den Wandel gewappnet?

Ein ERP-Projekt, das erhebliche organisatorische Veränderungen mit sich bringt (zum Beispiel neue Geschäftsprozesse oder neue Software), erfordert mehr Vorbereitungszeit. Du musst mit den Beschäftigten über die Vorteile des neuen Systems und die Gründe für die Umstellung sprechen. Informiere deine Mitarbeiter*innen über die für sie relevanten Änderungen, was ihre Akzeptanz für das neue System steigert. Beginne so bald wie möglich mit der Umsetzung dieses Plans – am besten noch bevor du dich für die endgültige ERP-Software entschieden hast.

8. Verhandle mit den ERP-Anbietern

Wie bei jeder Verhandlung fangen die Anbieter in der Regel damit an, die Software zu ihrem Listenpreis anzubieten und reduzieren dann den Preis. Du solltest dich also nicht scheuen, den Preis unter das erste Angebot zu drücken. In der Regel sind sie bei der Preisgestaltung ihrer Software flexibel, weil sie noch weitere Einnahmequellen haben – sei es durch laufende Wartung, professionelle Dienstleistungen oder Schulungen.

Außerdem solltest du auf Vertragsbedingungen wie die Zahlungsmodalitäten achten (vor allem, wenn du nicht alles im Voraus bezahlen willst). Wenn du es nicht benötigst, solltest du auch nicht zu viele Lizenzen kaufen, selbst wenn es sich um ein einmaliges Angebot handelt. Denke daran, dass du Lizenzen im Laufe der Zeit immer nachkaufen kannst. Allerdings ist es fast unmöglich, die Anzahl der Lizenzen zu reduzieren, wenn du dich erst einmal dazu verpflichtet hast.

ERP-Auswahl: Beratung beauftragen oder selbst durchführen?

Auch wenn es so aussieht, als würdest du nur eine Software für dein Unternehmen kaufen, ist die Auswahl eines ERP-Systems eine große Herausforderung. Sie umfasst viele Prozesse und berücksichtigt verschiedene Aspekte deines Unternehmens. Um sicherzustellen, dass du dich nicht auf etwas festlegst, das du später bereust, kannst du externe Berater*innen engagieren.

Diese sparen dir nicht nur Zeit bei Auswahl deines ERP-Systems. Sie können auch die verschiedenen Stärken und Schwächen in deiner Organisationsstruktur beurteilen und Vorschläge für eine reibungslose ERP-Einführung unterbreiten. Da sie keine Beziehung zum Unternehmen haben und nicht von den Führungskräften beeinflusst werden, sind ihre Ansichten objektiv und unvoreingenommen.

Abgesehen von ihrer Objektivität, arbeiten externe Berater*innen mit einer Vielzahl von Kund*innen zusammen. Das bedeutet, dass sie ein hohes Maß an Erfahrung haben, wenn es um die Auswahl eines passenden ERP-Systems geht. Sie kennen auch die verschiedenen technologischen Trends, die die Implementierung eines ERP-Systems beeinflussen können.

Kommen wir zur Kehrseite der Medaille. Externe Berater*innen können einiges an Budget verschlingen – vor allem bei großen Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen. Darüber hinaus sind sie zwar bei der Beurteilung deines Unternehmens objektiv, können jedoch bestimmten ERP-Anbietern gegenüber voreingenommen sein. So kann es vorkommen, dass sie dir ein Produkt empfehlen, das nicht wirklich zu deinen Bedürfnissen passt. Deshalb solltest du auch bei der Wahl der ERP-Anbieter die Augen offen halten.

Alternativ kannst du natürlich deine eigene ERP-Suche mit deinem internen Team durchführen. Das ist vor allem dann vorteilhaft, wenn du dich bereits mit ERPs auskennst und deine Geschäftsabläufe nicht allzu kompliziert sind. Auf diese Weise kannst du Geld sparen und behältst die volle Kontrolle über dein ERP-Projekt.

6 Herausforderungen bei der ERP-Auswahl

1. Sich auf dem ERP-Softwaremarkt zurechtfinden

Die Nachfrage nach Automatisierung und präzisen Daten hat dazu geführt, dass es immer mehr ERP-Anbieter gibt. Für Unternehmen, die neu auf dem Gebiet sind, kann die Durchsicht von Hunderten von ERP-Softwares schnell überwältigend werden. Soll man sich für einen ERP-Anbieter entscheiden, den es schon seit Jahrzehnten gibt, oder für einen, der erschwingliche Optionen anbietet?

Außerdem kann man sich leicht von Systemen blenden lassen, die neue Technologien wie KI, Internet of Things und Predictive Analytics für ERP-Systeme beinhalten. So modern und innovativ sie auch sein mögen, solltest du deine geschäftlichen Anforderungen nicht aus den Augen verlieren. Erstelle eine Liste mit deinen funktionalen und technischen Anforderungen und nutze diese als Leitfaden, um die ERP-Optionen einzugrenzen. Obendrein solltest du dich auf ERP-Lösungen konzentrieren, die speziell für deine Branche oder dein Geschäftsmodell entwickelt wurden.

2. Unklarheiten bezüglich der Funktionen

Die Anbieter von ERP-Software sind Expert*innen darin, ihre Plattformen so attraktiv wie möglich aussehen zu lassen. Daher zeigen sie häufig Systemfunktionen, von denen sie wissen, dass sie dein Interesse wecken werden. Was sie dir nicht immer sagen – einige dieser Funktionen erscheinen „in Kürze“ und sind noch nicht verfügbar. Das ist nicht unbedingt ein Problem, solange du den Zeitplan für die Veröffentlichung genau kennst.

Obendrein ist es auch wichtig zu verstehen, welche Funktionen direkt einsatzfähig sind und welche Add-ons von Drittanbietern benötigen. Diese Details werden oft beschönigt, wenn es darum geht, Käufer*innen zu gewinnen. Wenn du den Anbietern keine spezifischen Fragen stellst, bleiben dir nur Vermutungen, die dich zusätzliche Zeit und Ressourcen kosten können.

3. Das Budget und die Fristen einhalten

Die Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems sind nicht so einfach, wie der Kauf einer Software und deren Einbindung in deine IT-Architektur. Die meisten dieser Projekte erstrecken sich über mindestens ein Jahr und bleiben selten innerhalb des Budgets. Weil sie so komplex sind, ist es auch schwierig, die benötigten Ressourcen und die Zeit genau zu kalkulieren.

Um die Unvorhersehbarkeit abzumildern, musst du in der Planungsphase flexibel und gründlich vorgehen. Achte darauf, dass du die Anwender*innen schon bei der ERP-Auswahl in das Projekt einbeziehst. So stellst du sicher, dass dein System auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist und vermeidest nachträglich Ausgaben für Anpassungen.

4. Das gesamte Team zur Zustimmung bewegen

Ein neues ERP-System bringt Veränderungen mit sich – das betrifft sowohl die Geschäftsprozesse als auch die Arbeitsweise der Mitarbeiter*innen. Hier regt sich oft Widerstand, weil den Beschäftigten nicht klar ist, wie das neue System ihre Arbeit erleichtern wird. Stattdessen werden sie oft in dem Glauben gelassen, dass es eine Entscheidung von oben ist, die ihnen aufgezwungen wurde.

Um diese Probleme zu umgehen, solltest du das Change Management zu einem wichtigen Bestandteil des ERP-Projekts machen. Ermutige zu offenen Diskussionen, höre dir an, was die Beschäftigten zu sagen haben und schenke ihren Bedenken Beachtung.

5. Verhandle, um das beste Angebot zu erhalten

Vom verwirrenden Fachjargon bis hin zu Software-Demos – die Vertreter*innen der Anbieter sind darauf trainiert, dir ihre ERP-Software zu verkaufen. Sobald das Gespräch beginnt, neigen sie dazu, das Heft in die Hand zu nehmen und sicherzustellen, dass du alle Funktionen und Extras ihrer ERP-Lösung kennst.

Anstatt alle Module und Funktionen auf einmal zu kaufen, solltest du mit denjenigen beginnen, die du am dringendsten brauchst. Wenn du zu einem späteren Zeitpunkt zusätzliche Module benötigst, kannst du diese jederzeit nachträglich implementieren. Außerdem solltest du mit dem Anbieter die Details der Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SoW) für die Implementierung besprechen. Unterschreibe den Vertrag nicht, wenn einer der folgenden Punkte unklar ist oder fehlt:

• Projektleistungen
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Details zu den Change-Management-Maßnahmen

6. Unvoreingenommen eine Entscheidung treffen

Du könntest zum Beispiel versucht sein, dich für einen Softwareanbieter wie SAP oder Oracle zu entscheiden, nur weil er einen großen Namen hat. In anderen Fällen bist du vielleicht von einem System angetan, dass deine Konkurrenz mit großem Erfolg einsetzt. Was auch immer der Grund für deine Befangenheit ist – wenn du dich bei deiner Entscheidung nicht von den Fakten leiten lässt, kann das zum Scheitern führen.

Letztendlich brauchst du eine ERP-Plattform, die genau auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten ist. Das kann ein Anbieter sein, von dem du noch nie gehört hast. Aber solange dieser zu deinem Unternehmen passt und über gute Referenzen sowie langjährige Erfahrung in der Branche verfügt, gibt es keinen Grund, warum du dich nicht für ihn entscheiden solltest.

Was sind beliebte ERP-Lösungen?

Hier sind einige der bekanntesten ERP-Systeme, die heute auf dem Markt erhältlich sind:

Billbee

microtech büro+

SAP S/4HANA Cloud, public edition

DreamRobot

Sage 100

Xentral ERP

JTL

Microsoft Dynamics 365 Business Central

SAP Business One

Pickware

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