Die 5 entscheidende Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

1. Was ist Projektmanagement und warum ist es relevant?
2. Die Erfolgsfaktoren fürs Projektmanagement im Einzelnen
3. Welche Tools bzw. welche Software eignen sich für Projektmanagement?

Wusstest du, dass unfassbar viele Projekte scheitern oder Probleme haben?

Der "Chaos Report" der Standish Group zeigt: Etwa 19 % der IT-Projekte scheitern komplett. Bei weiteren 43 % gibt's Probleme – sei es, weil das Budget überzogen wurde, sich der Zeitplan verschiebt oder die Funktionen nicht so ausfallen, wie sie sollen. Nur etwa jedes dritte IT-Projekt (38 %) ist ein Erfolg. Das heißt, es wird im vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen abgeschlossen (Quelle: Standish Group. (2020). Chaos Report).

Im Artikel „Projektmanagement erklärt: Definition und Grundlage“ wurde bereits auf das Thema Erfolgsfaktoren im Projektmanagement eingegangen. Heute möchte ich dir meine fünf entscheidenden Erfolgsfaktoren mitgeben, die dir helfen, dein Projekt zu einem vollen Erfolg zu machen.

Es spielt keine Rolle, ob dein Projekt groß oder klein ist, ob es sich um eine IT-Lösung, eine Marketingkampagne, die Entwicklung deines Unternehmens oder eine innovative Gründungsidee handelt – mit einem gut durchdachten Projektmanagement kannst du alle Ressourcen optimal nutzen, Zeitpläne zuverlässig einhalten und sicher sein, dass deine Projektziele erreicht werden. Es ist eine wunderbare Möglichkeit, die Qualität und den Erfolg des Projekts zu steigern, zudem unterstützt geplantes Projektmanagement auch die Zusammenarbeit im Team. So können alle Beteiligten mit vollem Elan auf das gemeinsame Ziel hinarbeiten und sich gegenseitig unterstützen – schau dir meine Erfolgsfaktoren im Projektmanagement an. 

Sind deine Projekte immer erfolgreich? Nein? Auch ich habe in den vergangenen Jahren festgestellt, dass es Projekte gibt, bei denen es nicht so klappt, wie man es sich wünscht. Manchmal habe ich Projekte nicht innerhalb der vorgegebenen Timeline meiner Kunden abschließen können oder das Budget war nicht passend zu den Vorstellungen der Kunden. Der Grund hierfür lag bereits am Anfang des Projektes, in den Basisthemen, welche am Anfang von einem Projekt auf dich zukommen. 

In diesem Artikel möchte ich dir gerne fünf Erfolgsfaktoren im Projektmanagement vorstellen, die dir helfen können, deine Projekte erfolgreich abzuschließen.

Anzeige

Das sichere Tool für Deine Projekte – Made in Germany

• ▶️ Alle PM-Funktionen
• ▶️ 100% DSGVO-Konform
• ▶️ ISO 27001, 27017 & 27018 zertifiziert
• ▶️ Ende-zu-Ende Verschlüsselung
• ▶️ Persönlicher Support in Rekordzeit

Jetzt kostenlos testen!

 

Was ist Projektmanagement und warum ist es relevant?

Projektmanagement ist eine wunderbare Kunst, die es uns ermöglicht, Projekte von der ersten Idee bis zur fertigen Umsetzung zu begleiten. Es beinhaltet die Planung, Durchführung und Kontrolle von Ressourcen, Zeit und Budget, um spezifische Ziele zu erreichen, und ist eine Möglichkeit, um gemeinsam mit einem starken Team diese Ziele zu erreichen. In einer zunehmend dynamischen und komplexen Geschäftswelt ist effektives Projektmanagement wirklich sehr wichtig. Eine strukturierte Planung und Kontrolle sind deshalb so wichtig, damit Projekte nicht aus dem Ruder laufen und wir alle nicht unnötig viel Arbeit und hohe Kosten haben. Und auch unsere Kund*innen am Ende eines Projektes zufrieden sind. Gutes Projektmanagement sorgt dafür, dass Ziele termingerecht erreicht werden und Ressourcen effizient genutzt werden, was den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens erheblich steigert.

Die Erfolgsfaktoren fürs Projektmanagement im Einzelnen

Erfolgsfaktor #1: Klare Zieldefinition

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projekt ist die klare Definition der Ziele. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Projektbeteiligten verstehen, was erreicht werden soll. Dies bedeutet nicht nur, die Ziele schriftlich festzuhalten, sondern auch, sie allen Beteiligten verständlich zu kommunizieren. Klare, messbare und realistische Ziele helfen dir, den Fokus zu behalten und den Erfolg deines Projekts zu messen.

Methode für eine klare Zieldefinition: SMART-Ziele

Eine klare Zielsetzung bietet die Möglichkeit, dass das Projekt ein deutlich definiertes Endziel und eine langfristige Strategie hat, die alle Teammitglieder verstehen und anstreben. Die Zielsetzung sollte am besten SMART formuliert werden und umfasst somit spezifische (specific), messbare (measurable), erreichbare (achievable), relevante (relevant) und zeitgebundene (time-bound) Ziele. Wenn du die Methode der SMART-Ziele einsetzt, ist die Wahrscheinlichkeit höher, die den Fortschritt und Erfolg des Projekts leiten.

Die festgesetzten Ziele solltest du auf einer Projekt-Page festhalten. Hier eignen sich Notion

Erfolgsfaktor #2: Effektive Kommunikation

Kommunikation ist das Herzstück jedes Projekts. Eine effektive Kommunikation gewährleistet, dass alle Teammitglieder über den gleichen Informationsstand verfügen, potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert, angesprochen und gelöst werden und alle Beteiligten ihre Ideen und Bedenken offen teilen können. Es ist jedoch ebenso wichtig, dass die Kommunikation innerhalb des Teams respektvoll und zugänglich ist. Selbstverständlich stellt eine effektive Kommunikation einen wichtigen, jedoch eher weichen Erfolgsfaktor im Projektmanagement dar. 

Methode: Regelmäßige Meetings

Eine Methode, um eine effiziente Kommunikation im Team zu fördern, sind regelmäßige Meetings. Diese Meetings sollten nicht nur formell, sondern auch informell stattfinden, um ein Gefühl der Gemeinschaft zu schaffen. Hier kannst du gemeinsam mit deinem Team Fortschritte besprechen, Herausforderungen identifizieren und Lösungen erarbeiten. 

Methode: Feedback-Kultur

Es ist wichtig, eine offene Feedback-Kultur zu fördern, in der Teammitglieder ermutigt werden, konstruktives Feedback zu geben und es auch anzunehmen. Dies optimiert die Kommunikation und fördert eine kontinuierliche Verbesserung der Teamarbeit. Schließlich ist es wichtig, den letzten Projektzyklus zu betrachten, mögliche Verbesserungen zu erkennen und diese für eine optimierte zukünftige Zusammenarbeit umzusetzen.

Projektmanagement-Tools für eine effiziente Kommunikation

• Slack
• Asana
• Notion
• Jira

Erfolgsfaktor #3: Reflexion und Anpassung

Reflexion und Anpassung sind essenzielle Erfolgsfaktoren im Projektmanagement, da sie es Teams ermöglichen, kontinuierlich aus Erfahrungen zu lernen, Verbesserungen vorzunehmen und im weiteren Projektverlauf sich selbst zu verbessern. Durch regelmäßige Rückblicke kannst du Projekterfolge und -misserfolge analysieren, so erhältst du wertvolle Erkenntnisse. Diese wiederum helfen dir, Prozesse und Strategien anzupassen, um die Effizienz und Effektivität deiner kommenden Projekte zu steigern. Indem du und dein Team offen für Veränderungen bleiben und Anpassungen in Prozessen, Tools oder Entscheidungen annehmen, können sie besser auf unvorhergesehene Herausforderungen reagieren.

Methode: Kontinuierliches Lernen und Verbesserung

In Abhängigkeit von der Projektgröße ist es empfehlenswert, in regelmäßigen Abständen eine Dokumentation der entstandenen Risiken und deren Auswirkungen auf das Projekt in einem geteilten Workspace zu erstellen. Diese Erkenntnisse bilden eine ideale Grundlage für die Planung Ihrer kommenden Projekte. Sie ermöglichen eine optimierte Evaluierung, um die eingesetzten Tools, Methoden, die Zusammenarbeit sowie den Projektfortschritt zu bewerten und bei Bedarf anzupassen.

Erfolgsfaktor #4: Engagement der Stakeholder

Ein weiterer entscheidender Erfolgsfaktor im Projektmanagement ist das Engagement der Stakeholder. Unter dem Begriff "Stakeholder" werden alle Personen bzw. Gruppen zusammengefasst, die ein Interesse an einem Projekt haben. Hierzu zählen beispielsweise Kund*innen, externe Partner*innen sowie das Management. Eine regelmäßige Information sowie die Einbeziehung in Entscheidungen sind von großer Wichtigkeit, um das Vertrauen und die Unterstützung der Stakeholder zu gewinnen. Wie können Sie dies erreichen?

Methode: Geteilte Dokumente bzw. Workspaces

Meine Erfahrung ist, dass geteilte Dokumente oder Workspaces eine ideale Grundlage bieten, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen haben, Entscheidungen nachvollziehen können, die Meeting-Protokolle einsehen und sich über den Status von laufenden Projekten und Terminen auf dem Laufenden halten können.

Anzeige

Sparen Sie 50 % Zeit und Kosten für unnötige E-Mails und Meetings.

Forder eine kostenlose Beratung durch einen MeisterTask-Experten an.

Vertrieb kontaktieren

 

Erfolgsfaktor #5: Teamkoordination

In der Regel erfordern Projekte die Zusammenarbeit verschiedener Teams, darunter Entwickler, Designer, Marketing, Vertrieb und Support. Gutes Projektmanagement stellt sicher, dass alle Teams effektiv zusammenarbeiten, Kommunikationswege klar sind und alle Beteiligten auf gemeinsame Ziele hinarbeiten. 

Methode: Projektmanagement-Tools für die Zusammenarbeit

Projektmanagement-Tools sind ein wesentlicher Faktor für eine optimierte Teamkoordination. Sie stellen eine zentrale Plattform zur Verfügung, auf der alle Informationen, Aufgaben und Kommunikationsflüsse gebündelt werden können. Die Teams behalten so den Überblick, sehen transparent, an welchen Projekten die anderen Teams arbeiten, haben eine zentrale Dokumentenablage und können bei einigen Tools sogar die Möglichkeiten der KI oder Automatisierung ausschöpfen.

Anzeige

Den Kategorie-Leader testen

Die sichere Alternative aus Deutschland. Erfolgreich im Einsatz bei großen Organisationen mit bis zu 5.000 Mitarbeitenden.

Kostenlos ausprobieren

 

Welche Tools bzw. welche Software eignen sich für Projektmanagement?

Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools, die das Projektmanagement vereinfachen, effizienter gestalten und angenehmer machen. Diese Projektmanagement-Tools helfen dir, Aufgaben zu organisieren, Fortschritte zu verfolgen, Dokumentationen zu erstellen und die Zusammenarbeit mit deinem Team und Stakeholdern zu verbessern. Gerne gebe ich dir hier einen kleinen Überblick: 

Trello

Trello ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, das Teams durch ein intuitives Kanban-Board-System die Organisation von Aufgaben sowie die Planung und Verfolgung von Projekten mittels kartenbasierter Listen ermöglicht.

Asana

Asana ist eine webbasierte Projektmanagement-Software, die Teams bei der Planung, Organisation und Nachverfolgung von Aufgaben unterstützt. Dadurch werden die Zusammenarbeit und Produktivität durch klare Workflows und Projektübersichten verbessert.

Jira

Jira ist ein Projektmanagement-Tool, das speziell für die Softwareentwicklung erstellt wurde. Es unterstützt Teams bei der Planung, Verfolgung und Verwaltung von Aufgaben, Bugs und agilen Projekten mit umfangreichen Berichts- und Integrationsmöglichkeiten.

ClickUp

ClickUp ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool, das Teams dabei unterstützt, Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe durch anpassbare Ansichten und leistungsstarke Kollaborationsfunktionen effizient zu organisieren und zu verfolgen. Ein umfangreicher Pool an Vorlagen hilft dir bei der Erstellung deines nächsten Content-Plans oder der Planung der Markteinführung eines Produktes.

Slack

Slack ist eine Kommunikationsplattform, die Teams die Organisation in Channels, den Austausch direkter Nachrichten sowie das Teilen von Dateien ermöglicht. Damit lässt sich die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch super effizient gestalten. In Huddles hast du außerdem die Möglichkeit, deine Kolleg*innen direkt anzurufen oder einen Videocall mit dem gesamten Team zu starten.

Notion

Notion ist eine vielseitige All-in-One-Lösung, die eine anpassbare Plattform für die Organisation und Verwaltung von Projekten und Informationen bietet. Die Funktionen umfassen Notizen, Aufgabenmanagement, Datenbanken und Wikis. Damit unterstützt Notion dein Team bei der effizienten Zusammenarbeit.

Diese Tools unterstützen dich dabei, den Überblick zu bewahren, Aufgaben effektiv zuzuweisen und die Kommunikation im Team zu optimieren. Mit anderen Worten, dein gesamtes Projektmanagement im Blick zu behalten. 

Erfolgreiches Projektmanagement basiert auf einer systematischen Planung, einer klaren Kommunikation und einer engagierten Zusammenarbeit. Die Einhaltung realistischer Zeitvorgaben und die Berücksichtigung von Zeitpuffern für Planung und Vorbereitung sind wesentliche Faktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement. Hier noch einmal die fünf Erfolgsfaktoren zusammengefasst:

• klare Zieldefinition
• effektive Kommunikation
• Reflexion und Anpassung
• Stakeholder-Engagement
• Teamkoordination

All diese Faktoren wären aber nur halb so erfolgreich, wenn keine Tools zum Einsatz kommen. Die Integration dieser Erfolgsfaktoren in deine tägliche Arbeit als Projektmanager*in ermöglichen es dir, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass deine Projekte nicht nur pünktlich und im Budgetrahmen abgeschlossen werden, sondern auch die gewünschten Ergebnisse liefern.