Webinar Software & Tools im Vergleich

Definition Webinar-Software: Was ist ein Webinar und wozu wird Webinar-Software benötigt?

Der Ausdruck „Webinar“ ist ein Kofferwort der Teilbegriffe „Web“ und „Seminar“. Webinare sind also grundsätzlich Seminare, die über das Netz bzw. online abgehalten werden. Solche Online-Seminare können vielfältige Intentionen haben. Selbstverständlich ist es möglich, alle erdenklichen Schulungen per Webseminar zu veranstalten: angefangen beim klassischen Schulunterricht und bei Universitäts-Leerveranstaltungen (E-Learning) über Schulungen von Mitarbeiter:innen in Unternehmen zur Erfüllung bestimmter Betriebsstandards bis hin zu Produktseminaren zur richtigen Nutzung von Maschinen oder anderen Waren. Darüber hinaus ist es möglich per Webinar auch Wellness-Kurse oder sogar gesundheitliche Anwendungen zu vermitteln. Weiterhin können Seminare im Netz für die Kundengewinnung oder -bindung genutzt werden – zum Beispiel indem Firmen neue Produkte und deren Funktionen vorstellen oder ihren Kund:innen regelmäßig Tipps zur maximal vorteilhaften Verwendung gekaufter Waren liefern. Webinare finden in einer der folgenden Varianten statt:

• Ein Online-Vortrag, der nach dem One-to-many-Prinzip funktioniert, was bedeutet, dass es einen Vortragenden und viele Zuhörer gibt.
• Ein Interaktions-Seminar im Internet, wobei die Vermittlung von spezifischem Wissen im Vordergrund steht, die Vermittler:innen und die Empfänger:innen aber im gegenseitigen Austausch stehen.

Darüber hinaus können Webinare entweder live oder on-demand bereitgestellt werden:

• Live-Webinare anbieten: Wie es die Bezeichnung leicht erahnen lässt, sind Live-Webinare Online-Seminare, die in Echtzeit bzw. unmittelbar übertragen werden.
• On-Demand-Webinare anbieten: Im Gegensatz zu Live-Webinaren werden On-Demand-Webseminare erst aufgezeichnet und können dann abgerufen werden, wobei eine Interaktion natürlich nicht möglich ist.

Webinar-Software kann auf einzelne dieser Bereiche spezialisiert sein. Es handelt sich dabei praktisch um Online-Seminar-Plattformen, die (idealerweise) sämtliche Funktionen umfassen, um ein oder eben regelmäßige Webinare auszurichten. Mithilfe dieser Tools können Veranstalter:innen ihre Seminare nicht nur übertragen, sondern sie auch im Vorfeld organisieren – von der Festlegung spezieller visueller Einstellungen für das Online-Seminar über dessen Zeitplanung, der Schaltung eines Registrierungsformulars für Teilnehmer:innen, Kostenabwicklung (für diejenigen, die kostenpflichtige Webinare anbieten) und Benachrichtigungen per E-Mail bis zur Analyse einer laufenden Veranstaltung und deren Auswertung.

Wie funktioniert Software für Webinare?

Eine Webinar-Software ist ein Werkzeug für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Seminaren im Internet. Entsprechende Online-Seminar-Plattformen können entweder heruntergeladen und auf einem bzw. mehreren Computern installiert oder direkt über einen Browser als Software-as-a-Service-Dienst (SaaS) genutzt werden. Die meisten Online-Seminar-Softwares verfügen über ein zentrales Dashboard und ein Feature-Menü. Darüber können Anbieter:innen von Online-Seminaren neue Webinare erstellen, Registrierungsseiten bearbeiten, E-Mails an (mögliche) Teilnehmer:innen versenden und weitere zentrale Aufgaben für die erfolgreiche Schaltung von Webseminaren erledigen. Das Dashboard enthält darüber hinaus wichtige Informationen über kommende oder laufende Webinare, wie die Anzahl der Teilnehmer:innen pro Webinar.

Online-Seminare-Software als Software-as-a-Service-Dienst (SaaS) Webinar-Systeme als SaaS funktioniert normalerweise direkt in einem Browser, ohne dass irgendwelche Anwendungen heruntergeladen werden müssen. Diese Art von Software ist damit überall zugänglich, wo es eine Internetverbindung gibt. Häufig können diese Anwendungen auch ganz einfach von unterwegs als Webinar-App genutzt werden. Die Software wird automatisch aktualisiert und gewartet. Nutzer:innen müssen sich um so gut wie keine administrativen Arbeiten kümmern.

Herunterladbare Webinar-Software Bei Webinar-Software, die aus dem Internet heruntergeladen wird, müssen die Benutzer:innen eine Anwendung auf ihrem Computer installieren. Es können daraufhin praktisch dieselben Features zur Planung, Schaltung und Nachbereitung von Online-Seminaren genutzt werden wie bei bei einer SaaS-Lösung. Webinar-Software, die zum Download angeboten wird, kann eine bessere Performance bieten, wenn sie die üppigen Ressourcen des Personal Computers (PC), auf dem sie gehostet wird, voll nutzen kann. Falls dieser über wenig Rechenleistung verfügt, kann dies allerdings zu Performance-Einbußen im Vergleich zu SaaS-Webinar-Software führen. Die zusätzlichen Schritte, die zum Herunterladen und Installieren der Software erforderlich sind, können aber nicht nur für Organisatoren von Webinaren eine Barriere darstellen. Häufig müssen auch die Teilnehmer:innen an den Online-Seminaren eine entsprechende Anwendung installieren, was mitunter abschreckend wirkt und zu einer geringeren Teilnahmequote führt. Darüber hinaus müssen Software-Updates, Datensicherheit und andere administrative Arbeiten in aller Regel selbstständig durchgeführt werden. Derartige Webinar-Tools sind kaum zentral zu organisieren, da sie sich auf verschiedenen Computern befinden. Das macht die Arbeit mit ihnen relativ aufwendig. Außerdem sind sie somit schwieriger für wachsende Teams zu verwalten und zu skalieren.

Welche Vor- und Nachteile bietet Webinar Software?

Webseminare-Software spielt ihre Vorteile insbesondere in folgenden Bereichen aus:

• Aufmerksamkeit und Reichweite pushen: Ein Online-Seminar-Tool kann einem Unternehmen, einer Marke und deren Produkten oder auch speziellen Ideen, Methoden und anderen geistigen Gütern zu mehr Aufmerksamkeit verhelfen. Der Sinn von Webinar-Software ist die Verbreitung von Informationen. Der Inhalt selbst kann von lebensverändernd wertvoll bis hin zu beiläufig und dennoch zum Nachdenken anregend reichen. Egal, was vermittelt wird - Unternehmen können mithilfe von Webinar-Software vor ein großes Publikum treten und auf verschiedenste Weise Interesse an ihnen wecken.
• Bildung stärken: Webinare erweisen sich als ein zunehmend nützliches Lehrmittel. Viele Menschen ziehen es vor, remote zu lernen - und in Zeiten von Corona gibt es manchmal gar keine andere Option. Webinar-Tools ermöglichen es den Moderator:innen bzw. Expert:innen, Dozent:innen oder Lehrer:innen, fast wie vor Ort Schritt für Schritt durch Erklärungen oder Konzepte zu führen. Unterstützt werden können die persönlich vermittelten Fakten von Videos und anderen digitalen Assets, die es umso wahrscheinlicher machen, dass das jeweilige Webinar wirklich und lange Wirkung zeigt.
• Unternehmensinterne Benefits: Webinare sind nicht immer öffentlich. Webinar-Software kann auch innerhalb einer Organisation verwendet werden, um wichtige Meetings oder unternehmensweite Ankündigungen zu übertragen. Diese können ebenfalls gespeichert und für spätere Zwecke archiviert werden, sodass den Mitarbeiter:innen langfristig wertvolle Informationsressourcen zur Verfügung stehen.
• Live ist interessant und engagierend: Webinare begeistern die Menschen. Wenn man weiß, dass eine Präsentation oder eine andere Informationsvermittlung live übertragen wird, verleiht das dem Thema zusätzliche Bedeutung. Es gibt den Zuhörer:innen das Gefühl, an etwas Wichtigem, Aufregendem und/oder Neuem teilzunehmen. Aus diesem Grund ist es wahrscheinlicher, dass sich das Webinar-Publikum wirklich gemäß den Zielen des jeweiligen Online-Seminars engagiert, sprich betreffende Methoden anwendet, kauft oder anderswie aktiv wird. Umfragen und Abstimmungen geben den Teilnehmer:innen das Gefühl, stärker einbezogen zu sein und können dazu beitragen, dass Ideen besser verinnerlicht werden.
• Expertenstatus ausbauen: Ein Webinar zu einem Thema zu veranstalten, in dem sich ein Unternehmen gut auskennt, kann stark dazu beitragen, sich als Expertin oder Experte in einem bestimmten Bereich zu etablieren. Webinare ermöglichen es Betrieben oder auch Einzelpersonen, ihr Gesicht oder ihre Marke fester mit einem bestimmten Thema bzw. Geschäftsbereich zu verbinden.
• Leadgenerierung betreiben: Eine nicht zu unterschätzende Möglichkeit ist es, Webinare als Marketing-Instrument zu Generierung von Leads zu verwenden. Beispielsweise können so neue E-Mail-Adressen via Double-Opt-In-Verfahren oder sogar zahlende Kund:innen gewonnen werden. Um neue Kund:innen zu gewinnen, können beispielsweise kostenpflichtige Produkte oder Kurse im Webinar beworben oder sogar direkt verkauft werden.

Wie immer bei Software-Lösungen gibt es auch bei Webinar-Services gewisse Nachteile bzw. Probleme, die auftreten können. Die nachfolgenden Reibungspunkte sind typisch:

• Unerwartete Kosten: Es ist längst nicht nur die Webinar-Software selbst, welche mit Kosten verbunden ist, die häufig sogar regelmäßig zu Buche schlagen – nämlich mit jedem neuen Webinar. Die größte Kostenüberraschung bei der Planung, Bewerbung und Durchführung eines Webinars liegt im der Zeit- und Personalaufwand, der dafür aufzubringen ist. Gerade Unternehmen, die über keine speziellen Teams für entsprechende Aufgaben haben, können schnell den Überblick darüber verlieren, wie viel Zeit und Ressourcen für Ihre Webinare bereitzustellen sind.
• Datenschutz: Zu Webinaren müssen sich Teilnehmer:innen normalerweise im Vorfeld anmelden. Normalerweise werden diese Online-Seminare zudem getrackt um deren Erfolge oder eben Misserfolge schließlich anhand konkreter Daten analysieren zu können. Darüber hinaus ist es möglich, Webseminare aufzuzeichnen, um die dort übermittelten Informationen Teilnehmer:innen und vielleicht anderen Interessierten auch im Nachhinein noch bereitzustellen. Bei all dem werden persönliche Daten und vielleicht sogar Interaktionen einzelner Seminar-Teilnehmer:innen verarbeitet. Damit Webinar-Betreiber:innen dabei nicht Gefahr laufen, in juristische Schwierigkeiten zu geraten, müssen sie stets den Überblick aktueller Datenschutzgesetze behalten und diese umfassend für ihre Online-Seminare berücksichtigen. Es lohnt sich zudem bei der Auswahl der Webinar-Software darauf zu achten, dass sie geltende Datenschutzgesetzt einhält und Funktionen zur Einhaltung der DSGVO bereithält.

Beste Webinar-Software finden: Wie wählt man die passende Software für Online-Webinare aus bzw. worauf sollte man besonders achten?

Interessierten stehen viele verschiedene Webinar-Tools zur Auswahl, die sich in Funktionsumfang und Preis unterscheiden. Wer auf der Suche nach einem passenden Webinar-Anbieter ist, sollte einen differenzierten Webinar-Software-Vergleich durchführen und dabei zunächst eventuelle Speziallösungen für die eigene Branche oder den jeweiligen Einsatzbereich begutachten. Es gibt zum Beispiel Web-Seminar-Anbieter, die sich auf spezifische Bedarfe von Schulen und Universitäten spezialisiert haben. Andere Anbieter von Webinar-Software fokussieren insbesondere Wellness oder Sportangebote. Wieder andere sind vornehmlich auf unternehmensinterne Webinare ausgelegt. Schon während dieses ersten Schritts und schließlich auch bei der Sichtung von anderen allgemeiner ausgerichteten Webinar-Software-Anbietern sollten Interessierte zentral folgende Fragen stellen, deren Anforderungen die Mindestanforderungen an ein Webinar-System definieren:

• Sollen Webinare eher als einseitige Präsentation oder als Interaktionsveranstaltung ausgerichtet werden?
• Sollen Webinare live und/oder on-demand bereitgestellt werden?
• Wie viele Teilnehmer sind geplant?
• Wie lange soll ein Webinar durchschnittlich dauern?
• Welche Funktionen werden für die Ziele der Webinare benötigt - Whiteboards, Screencasts, Chatfunktionen, Branding, virtuelle Hintergründe, Analytics etc.?
• Werden Webinare kostenlos angeboten oder kostenpflichtig, womit ein integriertes Bezahlsystem wichtig wäre?
• Wie hoch ist das Budget für die Webinar-Software?

Was kostet ein Programm für Webinare?

Eine der ersten (und wichtigsten) Fragen, die sich Menschen stellen, wenn sie ihre Webinar-Optionen ausloten, ist die Frage: Wie viel wird das Webinar kosten? Die Preisstruktur und die Kosten, die mit jedem potenziellen Webinar und jeder Webinar-Plattform verbunden sind, zu verstehen, ist der Schlüssel, um den ROI Ihres Webinars zu planen und zu verwalten. Wer sich für Gratis-Software entscheidet, hat mitunter das Problem, dass zu bestimmten Zeiten technische Module nicht oder nicht in vollem Umfang zur Verfügung stehen. Die Übertragungsqualität ist begrenzt und die Anbieter lassen nur eine geringe Teilnehmerzahl zu. Für marketingorientierte Webinare sind diese Angebote deshalb ungeeignet. Für Schulungszwecke reichen kostenlose Produkte zwar manchmal aus, doch weil sie selten Aufzeichnungen unterstützen, ist der Abruf für nachträgliches Lernen nicht möglich. Insofern sind diese Produkte gerade einmal für den Hausgebrauch gedacht. Für professionelle Bedürfnisse müssen Webinar-Veranstalter zu kostenpflichtigen Diensten greifen. Die offensichtlichsten Kosten im Zusammenhang mit der Durchführung Ihres Webinars sind die Kosten für Ihre Webinar-Plattform. Einige einfache Webinar-Plattformen können bis zu einer bestimmten Teilnehmerzahl kostenlos genutzt werden, während für fortschrittlichere Technologien in der Regel eine monatliche oder jährliche Gebühr für die Durchführung Ihrer Veranstaltungen anfällt.

Die Preise für eine solide Webinar-Plattform reichen von 150 USD pro Monat bis zu 500 USD und mehr pro Monat, abhängig von Ihrem Paket und Ihren individuellen Anforderungen. Beim Kleingedruckten müssen Sie vorsichtig sein. Viele Unternehmen, vor allem diejenigen, die ihre Preise nicht auf ihrer Website veröffentlichen, neigen dazu, versteckte Gebühren und zusätzliche Kosten für Ihre Veranstaltungen einzuplanen, die Sie z. B. dafür bestrafen, dass Sie zusätzliche Moderatoren-Logins benötigen, mehr Teilnehmer:innen als erwartet haben oder sogar technischen Support während Ihrer Veranstaltung benötigen, wenn Sie nur ein Basispaket erworben haben. Zum Glück für Sie halten Unternehmen wie WorkCast ihre Preisstrukturen wirklich einfach, so dass Sie Ihre Kosten und Ihren ROI leicht vorhersagen können.