Webinar durchführen: Die ultimative Schritt-für-Schritt-Anleitung zum erfolgreichen Webinar

Gerade in der heutigen Zeit finden viele Veranstaltungen online statt. Die Teilnehmer:innen loggen sich online ein, lehnen sich zurück und verfolgen die Veranstaltung. In unserer ultimativen Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären wir Euch, auf was es bei einem gelungenen Webinar ankommt und wie auch Ihr im Handumdrehen ein Webinar durchführen könnt.

Was ist ein Webinar?

Ein Webinar ist ein Seminar, das über das Web – also das Internet – gehalten wird. Dabei kann es sich unter anderem um Schulungen, Fortbildungen oder Informationsveranstaltungen handeln. Kurz gesagt sind Webinare Veranstaltungen, die mithilfe einer Videokonferenz-Software online stattfinden. Die Teilnehmer:innen können daher ortsunabhängig an dem Webinar teilnehmen. Die einzige Voraussetzung ist ein funktionierender Internetzugang.

Um ein Webinar erfolgreich erstellen und durchführen zu können, bedarf es drei Schritte: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Jeder dieser Schritte setzt sich wiederum aus weiteren Schritten zusammen. Wir erklären Euch ganz genau, was Ihr bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Webinars beachten müsst und wie Euer Webinar ein voller Erfolg wird.

Worauf müsst Ihr bei der Vorbereitung eines Webinars achten?

Die Organisation eines Webinars ist aufwendig und kompliziert? Quatsch! Wir zeigen Euch, auf was es bei der Vorbereitung ankommt. Sie ist das A und O eines erfolgreichen Webinars.

Schritt 1: Thema des Webinars auswählen

Überlegt Euch, zu welchem Thema Ihr ein Webinar durchführen möchtet. Dazu empfehlen wir Euch, ein für die Zielgruppe relevantes Thema auszuwählen. Je interessanter das Thema für Euer Zielpublikum ist, desto mehr Anmeldungen zu Eurem Webinar werdet Ihr bekommen. Inspiration könnt Ihr Euch beispielsweise in sozialen Netzwerken wie Facebook oder LinkedIn holen. Dort könnt Ihr auch recherchieren, was Eure Zielgruppe spannend findet und zu welchem Thema sie mehr erfahren möchte. Achtet bei der Themen-Findung außerdem auf einen ansprechenden Titel.

Schritt 2: Erstellung des Webinar-Konzepts

Sobald Ihr ein Thema für Euer Webinar gefunden habt, geht es an die Erstellung des Konzepts. Dabei geht es in erster Linie um die Erstellung einer groben Outline und einer Präsentation. Verschafft Euch einen ersten Überblick über Eure Ideen und gebt dem Webinar eine gute Struktur. Denkt nicht nur an die Inhalte für die Präsentation, sondern auch an mögliche Fragen der Teilnehmer:innen. 

Erst wenn sich ein roter Faden durch das Konzept des Webinars zieht, solltet Ihr mit der Gestaltung der Präsentation beginnen. Dabei gilt: Weniger ist mehr. Überladet Eure Präsentation nicht mit Informationen und vermeidet ganze Sätze. Im Idealfall verwendet Ihr nur Stichwörter und beschränkt die Informationen auf die wichtigsten Aspekte. Die Teilnehmer:innen haben sich aus gutem Grund zu Eurem Webinar angemeldet. Sie wollen etwas Neues erfahren, indem sie sich zurücklehnen und Euch oder den Referent:innen lauschen können. Die Präsentation sollte dabei nur eine Unterstützung sein.

Schritt 3: Moderation des Webinars

Wer wird das Webinar moderieren? Gibt es mehrere Referent:innen? Wer verfügt über die fachliche Expertise? Alle diese Fragen solltet Ihr Euch hier stellen. Die für die Moderation verantwortliche Person übernimmt die Steuerung des Webinars, behält die Zeit im Auge und kümmert sich um den Chat. Im Chat können Teilnehmer:innen jederzeit Fragen an die Referent:innen stellen.

Schritt 4: Zeitplanung fürs Webinar

Ein Webinar sollte je nach Thema zwischen 30 und 90 Minuten in Anspruch nehmen. Länger sollte Euer Webinar nicht dauern, da auch die Aufmerksamkeitsspanne Eurer Teilnehmer:innen begrenzt ist. Denkt bei der Zeitplanung nicht nur an die eigentliche Präsentation, sondern auch an die Fragen der Teilnehmer:innen. Häufig ist genau die Fragerunde am Ende der spannendste Teil. Kalkuliert dafür also genügend Zeit ein.

Abhängig von Eurem Zielpublikum solltet Ihr außerdem eine passende Uhrzeit für Euer Webinar wählen. Möchtet Ihr beispielsweise Personen, die im Büro arbeiten, erreichen, bietet sich die Mittagszeit an. Ist Euer Zielpublikum etwas jünger, könnte das Webinar auch am späten Nachmittag oder Abend stattfinden. Wir empfehlen Euch dennoch, Freitagabend und Montagvormittag sowie Webinare am Wochenende zu vermeiden.

Schritt 5: Technik fürs Webinar

Um ein Webinar erfolgreich durchzuführen, gibt es bereits unzählige Tools. Diese Tools unterstützen Euch nicht nur bei der Planung und Ausführung, sondern auch beim Versenden der Einladungen und der Kommunikation mit den Teilnehmer:innen.

Webinar-Tools ermöglichen eine hohe Teilnehmeranzahl und eine Aufnahme- und Analyse-Funktion. Die besten Webinar-Softwares haben wir auf OMR Reviews zusammengefasst und unsere Nutzer:innen haben sie für Euch bewertet.

Abgesehen von einem passenden Webinar-Tool braucht Ihr natürlich auch ein internetfähiges Gerät, eventuell ein Headset mit Mikrofon und einen Internetanschluss. Wir empfehlen Euch, nicht auf öffentliche WLAN-Netzwerke zurückzugreifen, sondern eine stabile Internetverbindung zu Hause oder im Büro zu wählen.

Schritt 6: Webinar-Einladung und -Anmeldung

Damit sich Teilnehmer:innen bei Eurem Webinar anmelden können, müsst Ihr sie zuerst einladen. Dabei helfen Euch die sozialen Medien. Sowohl auf Facebook oder Xing als auch auf LinkedIn könnt Ihr Events erstellen und Euer Zielpublikum auf das Webinar aufmerksam machen. Handelt es sich bei Eurer Zielgruppe um Mitarbeiter:innen oder Kolleg:innen, könnt Ihr die Einladungen natürlich auch per E-Mail versenden.

Für die Anmeldung empfehlen wir Euch, eine Anmeldeseite auf Eurer Website einzurichten. Um Eure Teilnehmer:innen noch mehr zu animieren, könnt Ihr auf der Anmeldeseite nochmals etwas detaillierter auf den Inhalt und mögliche Referent:innen eingehen. Außerdem dürfen Datum und Uhrzeit sowie ein kurzes Formular zur Anmeldung nicht fehlen. Vergesst dabei nicht auf den Hinweis zur DSGVO.

Schritt 7: Erinnerung zum Webinar

Wir raten Euch, ungefähr ein bis zwei Tage vor dem Webinar eine Teilnehmerliste zu erstellen und an alle Teilnehmer:innen nochmals eine Erinnerungs-Mail zu schicken. So vergisst mit Sicherheit niemand Euer Webinar und die Vorfreude steigt.

Wie kann ich ein Webinar erfolgreich durchführen?

Ist die Webinar-Vorbereitung abgeschlossen und der Tag X gekommen, steht der Durchführung Eures Webinars nichts mehr im Weg. Auch für diesen Teil haben wir eine Webinar-Checkliste vorbereitet. So könnt Ihr auf Nummer sicher gehen.

Schritt 1: Technik-Check des Webinars

Bevor Ihr mit dem Webinar beginnt, solltet Ihr nochmals einen Technik-Check machen. Versichert Euch, dass sowohl Headset, Mikrofon als auch der Zugang zum Webinar-Tool funktionieren und Eure Internetverbindung stabil ist.

Schritt 2: Vor dem Start

Ladet spätestens 30 Minuten vor Beginn die Präsentation in das Webinar-Tool. So könnt Ihr Euch nochmals versichern, dass die Software ordnungsgemäß funktioniert und Euch erwarten keine unangenehmen Überraschungen. Außerdem empfehlen wir Euch, ungefähr 5 bis 10 Minuten früher das Webinar zu starten.

Bis alle Personen eingetroffen sind, könnt Ihr schon mal das Eis brechen und die Teilnehmer:innen nach ihrem Unternehmen, ihrer Herkunft oder auch einfach nach ihrem Gemütszustand fragen. Dadurch lockert Ihr die Stimmung und die Teilnehmer:innen fühlen sich willkommen. Wartet nicht zu lange auf fehlende Personen. Aus Erfahrung nehmen nur etwa die Hälfte aller angemeldeten Teilnehmer:innen tatsächlich am Webinar teil.

Schritt 3: Webinar-Einleitung

Im Rahmen der ersten Minuten könnt Ihr Euch, eventuelle Referent:innen und das Thema vorstellen. Überdies könnt Ihr den Ablauf des Webinars präsentieren und sowohl auf die Chat-Funktion als auch die Fragerunde am Ende hinweisen. Zusätzlich solltet Ihr die Teilnehmer:innen bereits zu Beginn darauf hinweisen, dass das Webinar aufgenommen wird. So können sie Euch ihre volle Aufmerksamkeit schenken und müssen nicht ans Mitschreiben denken.

Schritt 4: Webinar-Hauptteil

Jetzt geht es ans Eingemachte. Im Hauptteil Eures Webinars geht Ihr oder die eingeladenen Expert:innen genau auf das Thema ein. Die Präsentation veranschaulicht die wichtigsten Punkte nochmals. Achtet beim Sprechen darauf, nicht um den heißen Brei zu reden, sondern direkt zum Punkt zu kommen. Schweift Ihr zu sehr vom Thema ab, verliert Ihr eventuell die Aufmerksamkeit Eurer Teilnehmer:innen.

Schritt 5: Webinar-Abschluss

Neigt sich Euer Webinar langsam dem Ende zu, ist es an der Zeit für die Verabschiedung. Zudem könnt Ihr an dieser Stelle weitere Webinare ankündigen. Plant dafür eventuell eine eigene Folie in Eurer Präsentation ein. Ihr könnt die Teilnehmer:innen außerdem um ein kurzes Feedback bitten. Wer zwischendurch keine Fragen wünscht, kann sie im Chat sammeln und zum Abschluss auf diese eingehen.

Wie funktioniert die Nachbearbeitung eines Webinars?

Geschafft! Ihr habt Euer Webinar erfolgreich durchgeführt. Nun geht es an die Nachbereitung. Die nachfolgenden Schritte könnt Ihr dabei in einer beliebigen Reihenfolge ausführen. Wichtig ist jedoch, dass Ihr keinen der Schritte vergesst.

Schritt 1: Webinar-Präsentation versenden

Versendet die Präsentation und eventuelle zusätzliche Unterlagen an die Teilnehmer:innen. Dies könnt Ihr entweder direkt per E-Mail oder über die sozialen Netzwerke tun. Informiert die Teilnehmer:innen zusätzlich darüber, wie sie zu der Aufzeichnung des Webinars gelangen und wie lange diese verfügbar ist. Besitzt Ihr einen YouTube- oder Video-Kanal, könnt Ihr das Webinar auch dort hochladen. So erreicht Ihr noch viele weitere Interessent:innen.

Schritt 2: Kontakte knüpfen

Ihr habt im Rahmen des Webinars viele neue Kontakte geknüpft und eventuelle zukünftige Kund:innen bzw. Partner:innen kennengelernt? Super! Versucht den Kontakt zu diesen besonders zu pflegen, indem Ihr Kontaktanfragen auf diversen Plattformen an sie versendet. Zudem könnt Ihr alle Teilnehmer:innen per E-Mail fragen, ob sie in Zukunft Euren Newsletter erhalten möchten. Obwohl Eure Mitarbeiter:innen oder Kolleg:innen womöglich nicht am Newsletter interessiert sind, dient ein Webinar der Kommunikation und stärkt Eure Beziehung zu ihnen.

Schritt 3: Auswertung des Webinars

Zu guter Letzt könnt Ihr Euer Webinar auswerten. So wisst Ihr, wie Ihr im Vergleich zu vorherigen und zukünftigen Webinaren performt habt. Dafür könnt Ihr einerseits die Zahl der Anmeldungen mit der eigentlichen Teilnehmerzahl vergleichen. Andererseits könnt Ihr das Feedback der Teilnehmer:innen analysieren und bei der nächsten Vorbereitung inkorporieren.

Welche Webinar-Tools eignen sich zur Durchführung eines Webinars?

Um ein erfolgreiches Webinar durchzuführen, bedarf es nicht nur einer umfangreichen Vorbereitung. Ausschlaggebend für den Erfolg ist auch das verwendete Tool. Spezielle Webinar-Softwares erleichtern Euch nicht nur die Interaktion mit den Teilnehmer:innen, sondern unterstützen Euch auch bei der Analyse Eurer Performance. Das sind die beliebtesten Webinar-Tools auf OMR Reviews:

Google Meet

TeamViewer Remote Management

Webex

GetResponse

elopage

ClickMeeting

GoTo Webinar

• Google Meet: Die Software unterstützt Euch bei Videokonferenzen und Bildschirmpräsentationen. Außerdem könnt Ihr sie mit Eurem Google-Kalender synchronisieren.

• TeamViewer Remote Management: TeamViewer ermöglicht Euch, Webinare durchzuführen, mit bis zu 300 Teilnehmer:innen. Das Tool könnt Ihr auf Euren Computern, Tablets oder Mobilgeräten verwenden.

• Webex: Die Software gilt als Industrie-Standard und besticht durch ihre hohe Videoqualität. Bis zu 40.000 Teilnehmer:innen können mithilfe dieses Tools an Euren Webinaren teilnehmen.

• GetResponse: GetResponse bezeichnet sich selbst als leistungsstarkes und zugleich unkompliziertes Tool. Mithilfe der Software könnt ihr nicht nur Webinare durchführen, sondern auch Online-Verkäufe steigern.

• elopage: Bei elopage handelt es sich um eine All-in-One Online-Verkaufsplattform. Ihr könnt damit also Produkte erstellen und online verkaufen.

• ClickMeeting: ClickMeeting ist ideal für Bildungs-, Geschäfts- und Non-Profit-Organisationen. Mithilfe der Software könnt Ihr Webinare durchführen, um Produkte vorzustellen, Wissen weiterzugeben oder online mit Kund:innen in Kontakt zu treten.

• GoTo Webinar: GoTo Webinar dient der Erstellung und Aufzeichnung von Webinaren. Die Software bietet Euch außerdem integrierte Zeitpläne und Webinar-Vorlagen.

Fazit: Webinare sind die Veranstaltungen der Zukunft

Egal, ob Ihr für Eure Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen oder Kund:innen eine Veranstaltung organisiert. Mithilfe eines Webinars macht Ihr dies unkompliziert und ortsunabhängig für alle Teilnehmer:innen möglich. Worauf wartet Ihr also noch? Springt auf den Zug auf und organisiert mithilfe unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung Euer erstes Webinar.