Digitale Events veranstalten: Alles, was Ihr wissen müsst

Spätestens seit Corona sind digitale Events eine weitverbreitete, beliebte Alternative zu Vor-Ort-Veranstaltungen und vom Markt nicht mehr wegzudenken. Victoria Weber, Host des Creatorway-Podcasts, erklärt Euch in diesem Gastbeitrag, was Ihr bei der Planung beachten müsst, wie Ihr Euer Event trotz mangelnder räumlicher Nähe interaktiv gestalten könnt - und welche Tools gerade im Kommen sind. Los geht’s!

Was sind digitale Events?

Ein digitales Event ist ein Ereignis, das online geschieht (oder zumindest teilweise - zu den Hybriden kommen wir noch!) und einen Anfang sowie ein Ende hat. Da das Ganze digital abläuft, müssen Eure Teilnehmer*innen nicht reisen, sondern können von aller Welt aus zuschauen bzw. dabei sein. Normalerweise haben digitale Events daher eine potenziell größere Zielgruppe, weil niemand mehr aus bekannten Gründen wie “Ich habe keinen günstigen Flug gefunden” raus fällt. 

Einer der maßgeblichen Unterschiede zu physischen Events ist, dass Ihr niemanden vor Ort “abholen” müsst. Es ist also viel weniger die räumliche Atmosphäre, auf die es ankommt. Trotzdem hat ein digitales Event auch hier seine Herausforderungen. Denn gerade, wenn Eure Nutzer*innen theoretisch zu jeder Zeit den virtuellen Raum verlassen können, kommt es umso mehr auf das Erlebnis an.

Es gibt unendlich viele Arten digitaler Events, die meisten sind aber digitale Versionen der Formate, die Ihr schon kennt. So ist etwa das Pendant zu einem Seminar ein Webinar und das Pendant zu einer Konferenz eine Online-Konferenz. Theoretisch lassen sich viele klassische Event-Formate in einer Online-Version abbilden, wobei es auch Event-Arten gibt, die erst online entstanden sind.

Was macht ein gutes digitales Event aus?

Für die Teilnehmer*innen: Das Erlebnis & die Kontakte

An welche Events erinnern sich die Teilnehmer*innen? An solche, die ein Erlebnis geboten haben. 

Ihr müsst Euch also überlegen, wie Ihr virtuell eine fesselnde Atmosphäre schaffen könnt - ohne dass die Teilnehmer*innen räumlich anwesend sind. Wenn Ihr es hinbekommt, dass bei dem Event möglichst viele Sinne angesprochen werden, dann hat es hohe Erfolgschancen. 

• Besonders hilfreich dazu ist Nähe, ein “Community-Gefühl”, also dass Eure Teilnehmer*innen das Gefühl haben, Teil eines größeren Ganzen zu sein.
• Eure Zuschauer*innen sollten nicht nur passive Beobachter*innen sein, sondern möglichst aktiv eingebunden werden.
• Wenn Ihr eine Veranstaltung mit Info-Inhalten plant, wäre es am besten, wenn die Teilnehmer*innen (zumindest einen Teil) direkt umsetzen können, statt nur per Frontalunterricht Theorie zu lernen.

Quelle: eigene Aufnahme

Für Euch als Veranstalter*in: Eure Ziele erreichen

Als Veranstalter*in ist es wichtig, dass Ihr nicht einfach ein Event veranstaltet, ohne zu wissen, wohin es Euch führen soll. Euer gesetztes Ziel definiert Eure Vorbereitung und Eure KPIs (Key Performance Indicators). 

Ein starkes Event für Euch bedeutet also, dass Ihr wisst, was Ihr durch das Event erreichen wollt werden soll. Das können ganz unterschiedliche Dinge sein:

Eure Ziele: Wofür digitale Events genutzt werden können 

Ihr könnt Euch als Thought Leader in Eurer Branche branden und besondere Ansätze innerhalb eurer Themenwelt teilen.

• Das digitale Event kann als Verkaufsmotor für ein (neues) Produkt oder Angebot wirken.
• Ihr könnt Euch als ansprechende*r Arbeitgeber*in bei potenziellen Bewerber*innen positionieren.
• Durch Euer digitales Event könnt Ihr potenziellen Kunde*innen Eure Expertise zeigen.
• Ihr könnt über Events oder Eventreihen eine Community aufbauen.
• Ihr könnt Eure Mitarbeiter*innen, von denen ein großer Teil im Home Office sitzt, einander näher bringen und digitale Mitarbeiter-Events veranstalten.
• Ihr könnt Weiterbildungen online veranstalten und so Kosten für physische Weiterbildungen sparen - bei gleichzeitig örtlicher Flexibilität.
• Je nachdem, was Ihr vorhabt, ist der Aufbau und das, was für Euer Event in der Vorbereitung wichtig ist, komplett unterschiedlich. 

Welche Vorteile haben digitale Events?

Digitale Events haben eine viel geringere Einstiegshürde als “physische” Events - sowohl für Euch als Veranstalter*in als auch für die Teilnehmer*innen. 

Ihr spart Euch alle logistischen Knackpunkte, die ein physisches Event mit sich bringt: Catering, Toiletten, Räumlichkeiten mieten und vor allem - eine richtig gute Location zu finden. Die Kosten (und auch der zeitliche Vorlauf) sind deswegen viel geringer, weil ihr außer der Technik, den Gagen für eventuelle Speaker und der Werbung für das Event nicht die Posten im Budget habt, die physische Events oft teuer machen.

Außerdem gibt es den Vorteil, dass auch Kundengruppen als Event-Teilnehmer*innen infrage kommen, die größere Veranstaltungen sonst eher meiden: Introvertierte können in Ruhe mitmachen, und Ihr könnt auch Teilnehmende, die keine Menschenmengen oder Small Talk mögen, gut ansprechen. Außerdem ist es möglich, sowohl Speaker als auch Teilnehmer*innen, die aus unterschiedlichen Gründen nicht reisen können, mit dabei zu haben. Mögliche Stolpersteine, wie kranke Kinder, ausgefallene Flüge oder natürlich eine Pandemie fallen weg.

Wie wird ein digitales Event geplant?

In unserem eigenen Unternehmen haben wir über lange Zeit ausschließlich kostenlose Webinare mit mehreren Hundert Anmeldungen gehalten - und erst danach zum ersten Mal eine kostenpflichtige Online-Konferenz veranstaltet. Aus eigener Erfahrung wissen wir deswegen: Es ist ein großer Unterschied, ob Ihr Euer Event kostenpflichtig oder kostenlos anbietet. 

• Je höher der Ticket-Preis, desto höher ist normalerweise auch das Ad-Budget, falls Ihr Anzeigen schalten wollt. 
• Ihr müsst entscheiden, ob sich das Event finanziell selbst tragen oder strategisch überhaupt keinen Gewinn erwirtschaften muss, um Eure Ziele zu erfüllen. Ein Mitarbeiter-Event hat normalerweise das Ziel, Eure Mitarbeiter*innen zu motivieren, sie untereinander bekannt zu machen und sie an Euer Unternehmen zu binden - und natürlich nicht, einen direkten Profit zu erwirtschaften. Bei einem Produkt-Launch oder einem großen Online-Kongress sieht das dann wiederum ganz anders aus.
• Alternativen zu hohen Ticketpreisen für Teilnehmer*innen sind - wie bei physischen Events - Sponsoren und Partnerschaften mit anderen Unternehmen, die gerne Zugang zu Eurer Zielgruppe wollen.

Als Erstes solltet Ihr also, nachdem Ihr Euer Ziel für das Online-Event bestimmt habt, festlegen, wie es finanziert wird und ob es für die Teilnehmer*innen etwas kosten soll.

Als Nächstes lautet der Plan: Schauen, wer alles dabei sein muss. Es ist ein großer Unterschied, ob Ihr nur interne Speaker habt oder Euch auch mit externen Personen abstimmen müsst. Je mehr Speaker beteiligt sind, desto mehr Vorlaufzeit solltet Ihr einplanen. Unterschätzt nicht, wie voll der Kalender guter Speaker ist oder wie schwierig begehrte Expert*innen zu bestimmten Terminen zu buchen sind.

So könnt Ihr bei der Planung vorgehen:

Schritt 1 - Alle Daten festlegen und blocken

Als Erstes müsst Ihr festlegen, wann Euer Event stattfinden soll. Bei physischen Events ist das oft von der Location abhängig - dieses Problem habt ihr digital nicht. Trotzdem solltet Ihr ein paar Dinge beachten:

• Gibt es alternative Events, die für Eure Zielgruppe in derselben Zeit (oder am Tag vorher/nachher) stattfinden?
• Sind zu dieser Zeit irgendwo Ferien oder Feiertage? (Wenn Ihr Euch an ein deutschsprachiges Publikum wendet, müsst Ihr außerdem die Ferien der verschiedenen Bundesländer beachten)

Schritt 2 - Speaker, Workshop-Leiter*innen oder Moderator*innen anfragen 

Ein gutes Line-up ist das A und O für Euer Event. Wenn Ihr alleine ein Webinar haltet, ist die Organisation natürlich, was das Personal angeht, deutlich unkomplizierter als eine virtuelle Konferenz mit vielen Speakern. Es ist also wichtig, dass Ihr möglichst schnell alle Personen kontaktiert, die Ihr gerne dabei haben wollt.

Damit es keine Missverständnisse gibt, empfiehlt es sich immer, ein Speaker-Agreement anzufertigen, also eine Vereinbarung der Zusammenarbeit. Die wichtigsten Punkte darin sind:

• Was wird erwartet, welchen Umfang hat der Beitrag und welche Vergütung habt Ihr ausgemacht?
• Wann muss der Speaker anwesend sein, bis zu welchem Zeitpunkt sollen eventuelle Präsentationen für Euer Approval eingereicht werden?
• Sollen/dürfen die Speaker Werbung für die Konferenz machen und wenn ja, in welchem Rahmen?
• Gibt es Aufzeichnungen und wenn ja, inwiefern dürfen sie von den Parteien (kommerziell) verwendet werden?
• Darf der Inhalt der Speaker auch an anderen Events wiedergegeben werden oder ist die Präsentation/der Workshop für Eure Veranstaltung exklusiv zu erstellen?

Je genauer Ihr festlegt, wie alles aussehen soll, desto weniger potenzielle Streitpunkte gibt es später.

Schritt 3: Zeitplan festlegen und Projektmanagement starten

Sobald Ihr die wichtigsten Eckdaten aus Schritt #1 und #2 festgelegt habt, geht es an die praktische Umsetzung. Ab sofort ist klassisches Projektmanagement gefragt:

• Ihr sorgt dafür, dass das Event beworben wird und die Ziele hinsichtlich der Ticket-Verkäufe/Anmeldungen erfüllt werden.
• Deadline-Management: Ihr kümmert Euch darum, dass alle zeitlichen Daten eingehalten werden, Speaker-Anzahlungen geleistet und Präsentationen rechtzeitig zum Durchsehen eingereicht werden

Gute Projektmanagement-Tools, die sich zur Eventplanung eignen, sind zum Beispiel monday.com, Asana oder ClickUp. Andere nutzen lieber Tools, wie Google Sheets oder Excel, um sich eine Übersicht der noch zu erledigenden Aufgaben zu verschaffen und alle zentral in einem großen Sheet zu haben.

Um das Event möglichst reibungslos zu planen, empfiehlt es sich normalerweise, eine*n Hauptverantwortliche*n zu haben, der*die das Event managt. Selbst wenn ihr ein ganzes Team zur Planung habt, hilft es, jemanden zu haben, der die finalen Entscheidungen trifft.

Das Wichtigste an der Planung: Technik-Proben. Und zwar viele!

Egal, wie oft Ihr schon Events gehalten habt - online gilt: Testen, testen, testen! Spätestens einige Tage vor der virtuellen Veranstaltung solltet Ihr deswegen mit allen Speakern, Panel-Teilnehmer*innen oder Workshop-Leitern einen ausführlichen Tech-Check machen. Egal, welches Videokonferenz-Tool Ihr wählt - es gibt immer einige Details, die beim Organisieren vergessen werden.

Aus Erfahrung wissen wir, dass selbst bei größter Routine technische “Problemchen” passieren können, mit denen Ihr nicht gerechnet habt. Wenn man bei Zoom etwa die Webinar-Funktion (wieder)aufsetzt, ist standardmäßig der Chat für Teilnehmer*innen deaktiviert und kann nicht live geändert werden. Es ist deswegen essenziell, VORHER eine digitale Veranstaltung (auch mit Teilnehmern) zu simulieren. Selbst wenn die Teilnehmenden es aus informellen Calls gewohnt sind, dass etwas nicht klappt - bei einem ordentlich organisierten Event erwarten sie Professionalität. 

Tipp 1: Lieber zu viel kommunizieren als zu wenig - aber klar

Weil Ihr bei einem digitalen Event keine “Wegweiser” in den Raum stellen könnt, die bei Fragen helfen, ist es wichtig, immer wieder zu kommunizieren, an wen sich Leute bei Fragen wenden können. Gerade weil viele E-Mail-Programme immer strikter werden und viel im Spam-Briefkasten landet, hilft es Euch, alternative Wege zu haben, Eure Teilnehmer*innen auf dem Laufenden zu halten. Das führt uns auch zum nächsten Tipp: 

Tipp 2: Macht es Euren Teilnehmern über-einfach (auch am Event-Tag selbst!)

Je einfacher es für Eure Teilnehmer*innen ist, sich zurechtzufinden, desto besser. Es ist zum Beispiel von Vorteil, bei Online-Konferenzen eine zentrale Veranstaltungsseite zu haben, statt ständig neue Zoom-Links zu senden. Diese eine Live-Seite kann eins Eurer Teammitglieder dann laufend aktualisieren, neue Infos online stellen, Live-Sessions posten, Foto-Eindrücke einpflegen und mehr. Es hilft natürlich auch, jemanden zu haben, der während des gesamten Events E-Mails und Social Media auf eventuelle Probleme oder Fragen zum Zugang überwacht.

Alternativ könnt Ihr begleitende Kommunikationskanäle einrichten - sowie einen Slack-Kanal, eine Gruppe bei Discord oder auch Facebook-Gruppen. Bei manchen Events empfiehlt es sich, den Teilnehmer*innen per SMS Bescheid zu geben, wenn neue Sessions starten. Das geht natürlich nur, wenn Ihr vorher die Telefonnummern gesammelt und die Erlaubnis eingeholt habt.

Wie können digitale Events interaktiv gestaltet werden?

Um einfach nur “Infos mit Bild und Ton” zu sehen, können sich Eure Teilnehmer*innen auch Youtube-Videos ansehen. Damit Eure Veranstaltung also auch wirklich Event-Charakter bekommt, müsst Ihr etwas mehr tun. Deswegen hilft es, Euch zu überlegen, welche Elemente Ihr einbauen könnt, um Eurem Event den Hauch zu verleihen, der es besonders macht.

Die Devise ist deswegen: Kein (ausschließlich) frontales “Lehren”. Dadurch, dass Eure Zuschauer*innen im Büro sind oder von Zuhause aus mitmachen, sind sie ständig in Gefahr, abgelenkt zu werden. Wenn Ihr also 2-Stunden-Vorträge ohne jegliche Unterbrechung plant, ist es schwierig, die Leute bei der Stange zu halten.

Deswegen ist es wichtig, die Teilnehmer*innen möglichst viel einzubinden. Ein Live-Chat ist eine klassische Lösung, Interaktion zu schaffen - vergesst aber nicht, die Leute aktiv dazu aufzurufen, auf bestimmte Sachen zu antworten. Dafür bieten sich Tools wie Zoom oder Webinar-Plattformen wie WebinarJam an. Auch Discord oder Webex ermöglichen Euch, dass Eure Zuschauer live im Chat diskutieren können.

Größere Gruppen aufbrechen: Viele Tools wie ClickMeeting lassen Euch Eure Zuhörerschaft in kleinere Unter-Gruppen aufteilen, die sich dann zu einem speziellen Thema austauschen können oder eine Aufgabe lösen müssen. In sogenannten Breakout-Sessions könnt Ihr sie die gelernten oder angeregten Dinge direkt umsetzen lassen. 

Zusammen brainstormen & Ideen entwickeln

Wenn Euer Event zur Umsetzung anregen soll, ist es am besten, es direkt während des Events zu machen. Dazu gibt es einige Programme, mit denen das wirklich einfach geworden ist. Miro ist beispielsweise eines der Tools, das sich dabei besonders hervorgetan hat. Es hat das klassische “Post-it-Kleben” online gebracht, sodass sich Eure Teilnehmer*innen dort live beteiligen können. So könnt Ihr Teilnehmende dazu aufrufen, eigene Ideen anzuheften oder Ihre Meinung zu bestimmten Ideen zu posten.

Welche Anbieter & Plattformen gibt es für digitale Events?

Welche die beste Software für Eure Videokonferenz ist, kommt darauf an, welche Features Euch wichtig sind. Die bekanntesten Tools sind Zoom, Microsoft Teams und Google Meet, die zwar im Kern dieselben Funktionen haben, in den Details aber unterschiedlich sind. Von Discord haben zwar im Gegensatz zu den bekannteren Tools viele (noch) nie gehört, es entwickelt aber gerade eine rasante Popularität, auch in größeren Unternehmen und für private Gruppen.

Alle weiteren wichtigen Informationen zum Herunterladen von Discord findet Ihr auf unserer Discord-Downloadseite.

Wie bewerbt Ihr Euer digitales Event am besten?

Wie immer beim Promoten: Es kommt ganz darauf an, wen Ihr ansprechen wollt. Wenn Ihr Bestandskunden einladen möchtet, ist Eure bestehende E-Mail-Liste die beste Quelle für Teilnehmer*innen - wenn Ihr dagegen neue Kund*innen akquirieren wollt, müsst Ihr investieren. 

Überlegt Euch, wo die Zielgruppe, die Ihr erreichen wollt, sich bewegt, und welche Anzeigen sich dementsprechend eignen. Klassische Ads bei Google Ads, Facebook/Instagram, LinkedIn oder auch TikTok lassen sich auf Event-Käufe optimieren. Plant dabei genug Zeit für die Testphasen ein, oft müssen nämlich verschiedene Zielgruppen getestet werden, bis die Ergebnisse zufriedenstellend sind. 

Tipp: Bei mehreren Events das Momentum nutzen

Wenn Ihr jetzt schon wisst, wann das nächste Event stattfindet - nutzt die Euphorie der gerade laufenden Veranstaltung, um bereits Tickets für die Nächste zu verkaufen. Am letzten Tag des Events könnt Ihr ein ansprechendes Angebot machen. Das hat einen doppelten Nutzen: Diejenigen, die bei Social Media gesehen haben, “wie toll es war”, und FOMO entwickelt haben, wollen das Ganze beim nächsten Mal nicht verpassen. Und diejenigen, die Ihr bereits al Teilnehmer*innen überzeugen konntet, sind kurz bevor das Event endet, besonders euphorisch.

Weitere Ideen für digitale Events

Alles, was Events besonderer und “menschlicher” macht, hilft Euch, zufriedene Teilnehmer*innen zu bekommen. Diese drei Ideen sorgen für einen zusätzlichen Boost für Euer Event:

Live-Verlosungen: Eine Idee ist es, am Anfang des Events anzukündigen, dass man einen bestimmten Satz in den Chat schreiben soll, wenn ein “Code-Wort” fällt. So hören Euch die Teilnehmer*innen garantiert aufmerksamer zu. Oder Ihr vergebt Preise für diejenigen, die an den meisten Sessions anwesend waren, am meisten im Chat kommentiert oder bei Eurem Brainstorming mit Miro am meisten beigetragen haben. Denkt darüber nach, was Ihr anreizen wollt, und überlegt, welchen Preis Ihr passend zum Ziel Eures Events vergebt.

Virtuelle Aftershow-Partys: Bei unserer eigenen Online-Konferenz “Hallo Designer” haben wir uns entschieden, eine kleine After-Show-Party über Zoom zu machen. Auch wenn nicht alle Speaker dabei sein konnten, bot das eine Möglichkeit, abseits des straffen Programms noch einmal in Ruhe zu sprechen und das Event aus Speaker-Sicht zu erörtern. Grundsätzlich sind solche informellen Gelegenheiten immer das, was bei virtuellen Events zu kurz kommt. Überlegt also am besten, wie Ihr solche etwas lockereren Formate ins Digitale holen könnt. So ermöglicht Ihr Euren Teilnehmer*innen, mehr über die anderen zu erfahren und sich zu vernetzen.

Feedback-Fragen: Nach dem Event ist vor dem Event! Innerhalb einiger Tage nach dem Event lohnt es sich, Feedback einzuholen. Solange die Erinnerung frisch ist, ist das Feedback auch besonders brauchbar und detailreich. Selbst wenn nicht alle antworten, und Feedbacks verzerrt sein können (die besonders Begeisterten und die besonders Verärgerten antworten oft am meisten) - es hilft Euch, besser zu werden. Tools, um Feedback unkompliziert abzufragen, sind zum Beispiel Microsoft Forms oder Google Forms. Kürzere Formulare funktionieren überwiegend besser, da sie nicht zu viel Arbeit für die Teilnehmer bedeuten und mehr Leute sie auch wirklich abschicken.

Moderator*innen festlegen: Je größer die Teilnehmerzahl, desto mehr muss aktiv im Chat moderiert werden. Das könnt Ihr normalerweise nicht alleine leisten, während Ihr gleichzeitig einen virtuellen Vortrag haltet. Kommuniziert von Anfang an deutlich, was beim Event erlaubt ist - und wann Ihr Euch das Recht vorbehaltet, Teilnehmende trotz bezahlter Tickets aus dem Chat zu entfernen. Im wirklichen Leben würden sie nicht so schnell “buh” schreien - online dagegen vergessen sie oft, dass die Menschen, die sie kritisieren, echt sind. Deswegen ist es wichtig, dass Ihr bei erhöhten Publikumsgrößen Chat-Moderator*innen habt, die die Stimmung der Teilnehmenden im Blick haben und Störenfriede bei Bedarf entfernen. Ihr seid dafür verantwortlich, dass die Vortragenden nicht unangebracht im Chat behandelt werden und dass alle eine gute Zeit haben.

Mit dieser Anleitung sollte hoffentlich nichts mehr schiefgehen. Das, was Ihr auf jeden Fall für Eure digitale Veranstaltung mitnehmen solltet, ist: Lieber einen Tech-Check zu viel als einen zu wenig.

Viel Erfolg bei der Planung Eures ersten oder nächsten virtuellen Events!