Urlaubsplanung leicht gemacht: Wie du Unternehmens-Software für Abwesenheitsmanagement nutzen kannst

1. Was sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen für Urlaubsplanung?
2. Wie kann eine Urlaubsplaner-App beim Abwesenheitsmanagement unterstützen? 
3. Welcher Anbieter bietet eine Urlaubsplaner-Software für Unternehmen?
4. Fazit: Urlaubszeit ist Planungszeit – und das am besten mit einer Software für die Urlaubsplanung

Egal, wie sehr du in deiner Arbeit aufgehst und ob du deinen Traumjob gefunden hast, die allermeisten werden sich auf ihren Jahresurlaub – oder zumindest ein paar freie Tage fern des Büros – freuen. Doch geht es in der Phase der Urlaubsplanung nicht selten sehr chaotisch und unmodern zu: hier ein vergessener Antrag in Papierform, dort eine doppelte Genehmigung für Ferien. Und on top kommen natürlich ab und zu unvorhergesehene Fehltage durch Krankheit oder Unfälle. 

Das alles bedeutet für viele Personalverantwortlichen Stress und Mehrarbeit. Auf der einen Seite hat jede*r deutsche Angestellte das Recht auf Urlaub, auf der anderen Seite soll das Business wie gewohnt weitergehen. Immerhin gibt es auch in den Sommermonaten oder an Weihnachten Umsatzziele und Kundschaft, die umsorgt werden will. 

Für diesen Spagat gibt es eine Reihe von Personal-Tools, viele davon mit digitalem Urlaubsplaner. Im Folgenden zeigen wir dir, welche Funktionalitäten die Abwesenheits-App am besten haben sollte und worauf es bei der Auswahl für Urlaubsplaner für Teams ankommt.

Was sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen für Urlaubsplanung?

Alle in Deutschland Angestellten haben gesetzlichen Urlaubsanspruch – so viel ist klar. Bei einer 5-Tages-Woche sind dies bundesweit mindestens 20 Tage. Hinzu kommen je nach Bundesland unterschiedlich viele Feiertage: Hessen hat mit neun freien Tagen am wenigsten, in einigen Teilen Bayerns freuen sich Arbeitnehmer*innen über bis zu vierzehn Tage Mehrurlaub. 

Je nach Branche, Tarifverträgen, Angestelltenverhältnis und Arbeitszeiten unterscheidet sich der Urlaubsanspruch zum Teil erheblich. Nicht zuletzt entscheiden Verhandlungsgeschick und Beförderungen darüber, wie viele freie Tage jede*r letztlich im Arbeitsvertrag hat. 

Unbezahlter Urlaub, Krankheitstage, Jahresurlaub – es gibt viele Gründe der Arbeit fernzubleiben. Und alles fällt unter dein Abwesenheitsmanagement.

Urlaub ist allerdings nicht der einzige Grund, um für eine gewisse Zeit nicht zu arbeiten: Betriebsferien, Elternzeiten sowie Mutterschutz, Krankheitstage, Bildungsurlaub, Sabbaticals, unbezahlte Urlaube für Fernreisen, Sonderurlaub für Umzug, Hochzeit oder Trauerfall – die Liste für Abwesenheiten ist lang. Und für Personalverantwortliche oder Team Leads bedeutet dies eins: Genehmigungen, Absprachen und Urlaubsvertretungen.

In der Theorie sind geplante Abwesenheiten (etwa der Jahresurlaub) ziemlich gut zu organisieren: 

1. Ein*e Arbeitnehmer*in reicht die Anfrage bei der vorgesetzten Person ein. 
2. Die vorgesetzte Person lehnt ab (am besten begründet und mit Alternativvorschlag) oder nimmt den Antrag an. 
3. Die Person bereitet ihren Urlaub vor, lässt nichts liegen und macht eine Urlaubsübergabe an direkte Kolleg*innen. 

Doch in der Praxis gibt es schlicht zu viele Stolperfallen für diese Vorgehensweise: Entweder denkt die Person nicht an den bereits veranschlagten Betriebsurlaub oder vergisst eine mögliche Urlaubssperre. Dann können mehrere Leute aus demselben Team ohne Absprache zur gleichen Zeit Urlaub haben wollen, was eine gewisse Ungerechtigkeit ermöglicht. Oder der*die Team Lead hat nicht mehr im Blick, wann eine bestimmte Person wiederkommt, von wo aus sie remote arbeitet oder wer genau als Urlaubsvertretung eingeplant war. 

Jeder dieser Fälle bedeutet unnötiges Umplanen, Mehraufwand in der HR-Abteilung und schlimmstenfalls Unzufriedenheit unter den Teammitgliedern. Daher muss eine schnelle und transparente Lösung her, mit der alle Beteiligten stets Urlaubsplanung, Anfragen und Abwesenheitsmanagement auf dem Schirm haben können.

Wie kann eine Urlaubsplaner-App beim Abwesenheitsmanagement unterstützen? 

Genau diese Lösung der Urlaubsplanung bieten Software-Anbieter. Besser gesagt haben viele HR-Tools wie HRM-Systeme mehrere Funktionen für dein An- sowie Abwesenheitsmanagement. Anwesenheiten verwaltest du am einfachsten mit Zeiterfassungstools.

Für Abwesenheiten nutzt du idealerweise Softwares, die folgende Features parat halten:

Für alle User:

• Kalenderansicht für Übersicht und Klarheit
• Cloud-Lösung für eine maximale Transparenz und eine einfache Zugänglichkeit
• Infos über Urlaubsanspruch sowie gemachte, geplante und offene Abwesenheitstage
• Zugriff für Web und App (mobile Ansicht)
• DSGVO-konforme Verarbeitung der Daten
• Automatische Benachrichtigungen über angenommene Anfragen sowie Urlaubsvertretungen

Für Team Leads:

• Übersicht über die Abwesenheiten des gesamten Teams
• Angaben über die (gewöhnlichen) Arbeitsorte für Jobs mit Home-Office-Anteil
• Überblick der (gewöhnlichen) Arbeitszeiten, insbesondere der Teilzeitkräfte, Azubis, Freelancer*innen oder bei Gleit- sowie Vertrauensarbeitszeit (Stichpunkt New Work)
• Einfaches Genehmigungsmanagement mit Push-up-Benachrichtigungen über gängige Kommunikationswege

Für HR:

• Individuelle Rechteverwaltung, um sensible Daten zu schützen
• Berichte und Datenexporte für das gesamtbetriebliche Ab- und Anwesenheitsmanagement sowie die Lohnbuchhaltung
• Personalisierungsmöglichkeiten für Sperrzeiten, Betriebsferien oder individuelle Feiertage

Insgesamt kann ein Urlaubsplaner für Unternehmen dabei helfen, dass es zu weniger Überschneidungen, Papierchaos, langen Genehmigungsprozessen sowie Überforderung der Personaler*innen kommt. Denn die gesamte Planung findet digital, reibungslos und für alle offen transparent statt. So werden deine Arbeitnehmer*innen genauso wenig wie deine Team Leads und Personaler*innen mit administrativen To-dos aufgehalten. Und sie können sich in der Zeit um ihre Kernaufgaben kümmern. 

Selbstverständlich gibt es neben diesen wünschenswerten Features noch weitere Kriterien, die deine Auswahl einer Urlaubsplaner-App beeinflussen können: 

• Budget
• Nutzerfreundlichkeit
• Integrationen in andere Softwares
• Anpassbarkeit
• Skalierbarkeit
• Kundensupport

Mithilfe einer Urlaubsplanungs-App hast du Abwesenheiten, Urlaubsgenehmigungen und To-dos stets im Blick.

Welcher Anbieter bietet eine Urlaubsplaner-Software für Unternehmen?

Personizer ist ein solches Urlaubsplanungs-Tool. Es bietet alle oben genannten Vorteile digitalen Abwesenheitsmanagements und noch weitere Funktionen als Zeiterfassungssoftware. Wenn du beispielsweise zu viele Überstunden angehäuft hast, lässt sich der Abbau virtuell eintragen. So wissen alle Bescheid, dass du deine Überstunden abbaust. Darüber hinaus kannst du die Software für die digitale Personalakte oder als Personaldatenbank nutzen.

Als Online-Urlaubsplaner arbeitet das Tool mit unterschiedlichen Farben, mit denen der genaue Typ der Abwesenheit gekennzeichnet ist. Alle Mitarbeitenden sind gleichzeitig einsehbar und können direkt in der Kalenderansicht nach Genehmigungen fragen. Der Freigabeprozess ist transparent gestaltet und basiert auf eigenständiges Anfragen der Arbeitnehmer*innen. Du kannst Vertretungen wählen, Anmerkungen hinzufügen und wirst über Überschneidungen direkt informiert.

Personizer bietet mehrere Funktionen für dein Abwesenheitsmanagement, u. a. einen Urlaubsplaner, vereinfachte Genehmigungsprozesse und Zeiterfassung.

Personizer lässt sich – je nach Belieben und Situation – sowohl auf dem Laptop/PC als auch über ein Smartphone verwenden. Insbesondere bei kurzfristigen oder spontanen Vorfällen (Krankheit) oder Umständen (Messen, Dienstreisen etc.) bietet dies ein hohes Maß an Flexibilität. Die Zielgruppe sind speziell kleine und mittelständische Unternehmen aus Verwaltung, Gesundheitsbranche, Ingenieurswesen, NGOs, Bauwesen u. v. m. In allen Teams profitieren Leaderships und HR davon, die Verantwortung für die Urlaubsplanung an die einzelnen Mitarbeitenden abzugeben, ohne diese zu kontrollieren.

Fazit: Urlaubszeit ist Planungszeit – und das am besten mit einer Software für die Urlaubsplanung

Vieles spricht dafür, dass du die Abwesenheitsverwaltung (neben der Anwesenheit) digital managst. Und am einfachsten geht das mit einer Software, die Kalenderansichten, Genehmigungsprozesse und Urlaubsplanung der Mitarbeitenden miteinander verbinden kann. So wissen alle aus deinem Team von deinen Fehlzeiten, Team Leads kennen die gemachten Überstunden, Vertretungen sowie die jeweiligen Arbeitszeiten und die Personalabteilung hat Zugriff auf deine arbeitsrechtliche und buchhalterische Daten. 

Stell dir vor, der plakative Wandkalender mit allen Urlaubszeiten wäre ständig im Sichtfeld des gesamten Teams und er hätte integrierte Warnungen. Genau das bietet die Software von Personizer. Mit dem Tool in deinem Tech Stack minimierst du den administrativen Aufwand erheblich, deine Mitarbeitenden haben Kontrolle und Transparenz über ihre Fehlzeiten und das obligatorische Urlaubschaos bleibt aus. So gelingen Urlaubsübergaben besser, Vertretungen sind weniger überlastet und dein Team wird nicht mit einem Berg an liegengebliebener Arbeit konfrontiert, wenn es wiederkommt. So macht nicht nur der Urlaub, sondern auch seine Planung Spaß!