Der schnellste Weg zur Digitalisierungsberatung: Meine Erfahrungen mit der BAFA-Beratung

1. Was ist die BAFA überhaupt?
2. Wer kann sich fördern lassen? (Förderfähigkeit)
3. Warum ist die BAFA-Förderung so wertvoll?
4. Wer kann mich beraten? (Zulassung von Berater*innen)
5. Was wird gefördert und was nicht? (Klare Abgrenzungen)
6. Wie läuft der Förderprozess ab? (Praxisnaher Ablauf)

Wenn ich mit Unternehmer*innen spreche, fällt oft eine Wahrheit: Qualifizierte Beratung ist teuer. Vor allem im Bereich Digitalisierung, Prozessoptimierung oder Unternehmensstrategie stoße ich immer wieder auf Tagessätze, die kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) zunächst abschrecken. Gleichzeitig erlebe ich, wie wichtig externe Unterstützung ist – die Herausforderungen im Markt, bei der Personalgewinnung, Buchhaltung, im Online-Marketing oder durch neue Technologien werden immer komplexer.

Die Nachfrage nach fundierter Beratung ist so hoch wie nie zuvor. An genau diesem Punkt setzt die Bundesregierung mit einer gezielten Fördermaßnahme an. Dank der BAFA-Beratungsförderung kann ich für meine Kund*innen oder auch für mein eigenes Unternehmen bis zu 80 % der Beratungskosten erstattet bekommen. Und das nicht nur für Start-ups oder Neugründungen, sondern explizit auch für Bestandsunternehmen. Diese Bafa Zuschussberatung ist ein echter Gamechanger für den Mittelstand – und für mich als Berater ein spannender Hebel, um noch mehr Wirkung in die Wirtschaft zu bringen.

Was ist die BAFA überhaupt?

Das BAFA steht für Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Als ich vor Jahren das erste Mal von der BAFA gehört habe, war das noch im Zusammenhang mit Förderprogrammen zur Steigerung der Energieeffizienz. Ich habe damals für mein Eigenheim eine geförderte Energieberatung genutzt und war überrascht, wie viele Programme und Aufgaben bei dieser Bundesbehörde gebündelt sind. Das BAFA ist eine dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) nachgeordnete Behörde und übernimmt zahlreiche Aufgaben im Bereich der Wirtschaftsförderung.

Dazu zählen:

• Förderprogramme für Unternehmen (beispielsweise Bafa Vor-Ort-Beratung, Exportförderung, Innovationsförderung)
• Kontrolle von Ausfuhrgenehmigungen (etwa bei Exporten von Technologie und Rüstungsgütern)
• Förderung von Energieeffizienz und erneuerbaren Energien

Der für die meisten Mittelständler*innen und Gründer*innen spannendste Bereich ist aber die Beratungsförderung. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft der Unternehmen in Deutschland nachhaltig zu stärken und gezielt zu investieren – in Wissen, Strategien und Prozesse.

Wer kann sich fördern lassen? (Förderfähigkeit)

Nicht jedes Unternehmen ist automatisch förderfähig. Die Kriterien, die das BAFA anlegt, orientieren sich an der offiziellen KMU-Definition der EU.

Das bedeutet:

• Mein Unternehmen darf nicht mehr als 250 Mitarbeiter*innen haben.
• Der Jahresumsatz liegt unter 50 Mio. Euro (alternativ: eine Bilanzsumme unter 43 Mio. Euro).
• Der Sitz meines Unternehmens ist in Deutschland.
• Ich bin als Antragsteller*in keine Unternehmensberatung, sondern selbst wirtschaftlich tätig (d.h. ich berate nicht nur, sondern betreibe ein eigenes Geschäftsfeld).

In der aktuellen Richtlinie (gültig bis 31.12.2026) unterscheidet das BAFA außerdem nach Unternehmensstandort. Für Unternehmen mit Sitz in den neuen Bundesländern gibt es einen höheren Zuschuss der Bafa vor Ort Beratung, in den alten Bundesländern ist der Fördersatz etwas niedriger. Darüber hinaus gibt es Ausschlussgründe: Unternehmen, die sich überwiegend im Eigentum der öffentlichen Hand befinden, landwirtschaftliche und forstwirtschaftliche Betriebe oder gemeinnützige Organisationen sind von der Förderung ausgeschlossen. Auch Unternehmen in Insolvenz sind nicht antragsberechtigt.

Wichtig: Im Antragsverfahren prüft das BAFA noch einmal, ob Unternehmen die Bedingungen erfüllen. Das gibt mir Antragsteller*innen Sicherheit.

Warum ist die BAFA-Förderung so wertvoll?

Als Unternehmer weiß ich: Externe Expertise ist Gold wert – insbesondere, wenn es um strategische Neuausrichtung, Digitalisierung, Prozessoptimierung oder Personalgewinnung geht. Gleichzeitig ist genau diese Expertise teuer. Durch die BAFA-Förderung Beratung kann ich mir Beratung auf Top-Niveau leisten, ohne das Budget zu sprengen. Die Förderquote liegt – je nach Standort – zwischen 50 % und 80 %. In den neuen Bundesländern bekomme ich derzeit bis zu 2.800 € Zuschuss pro Beratung zurück (bei Beratungskosten von 3.500 €). In den alten Bundesländern sind es bis zu 1.750 €. Das ist bares Geld, das mir hilft, wichtige Zukunftsprojekte anzustoßen.

Ein Beispiel für einen Bewilligungsbescheid der Bafa Beratungs Förderung

Wer kann mich beraten? (Zulassung von Berater*innen)

Nicht jede Berater*in ist automatisch für die BAFA-Förderung zugelassen. Hier legt die BAFA strenge Kriterien an, um eine hohe Beratungsqualität sicherzustellen.

Der Ablauf:

1. Berater*innen müssen einen ausführlichen Registrierungs- und Prüfprozess durchlaufen.

2. Die BAFA prüft Qualifikationen, Referenzen, Unabhängigkeit und die ordnungsgemäße Führung des Betriebs.3. Erst nach erfolgreicher Registrierung werde ich als Beratungsunternehmen für die BAFA-Förderung zugelassen und kann Kund*innen beraten, die eine Förderung beantragen.

Was bedeutet das konkret?

Ich muss als Berater*in nachweisen:

• Fachliche Qualifikation: Nachweis über Berufserfahrung, eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium, sowie einschlägige Referenzen in der Beratungsbranche.
• Unabhängigkeit: Ich darf in keiner wirtschaftlichen, finanziellen oder persönlichen Verbindung zu dem beratenen Unternehmen stehen.
• Seriöse Geschäftsführung: Eintrag im Handelsregister oder bei der Industrie- undHandelskammer, Steuernummer und eine nachvollziehbare Buchführung sind Pflicht. Die BAFA prüft sogar die Website und das Auftreten im Netz.
• Beratung als Haupttätigkeit: Mindestens 50 % meines Umsatzes muss aus Beratung stammen.
• Weiterbildungspflicht: Ich muss jährlich nachweisen, dass ich mich weiterbilde und aktuelle Fachkenntnisse halte.

Aus Erfahrung weiß ich: Die BAFA prüft sehr genau – und das ist auch gut so. Es sichert die Qualität für die Kund*innen und sorgt dafür, dass tatsächlich qualifizierte Berater*innen tätig werden.

Achtung:

Die BAFA verbietet es Berater*innen explizit, mit der Beratungsförderung Werbung zu machen. Es gibt daher kein zentrales öffentliches Verzeichnis registrierter Berater*innen. Das macht die Suche etwas anspruchsvoller. In meiner Praxis empfehle ich, gezielt nach den Kriterien zu fragen und sich ggf. von der Berater*in bestätigen zu lassen, dass sie*er für die BAFA-Beratung zugelassen ist.

Was wird gefördert und was nicht? (Klare Abgrenzungen)

Nicht jede Beratungsleistung ist förderfähig. Die BAFA hat klare Regeln, was gefördert wird – und was nicht.

Gefördert werden:

• Strategische Unternehmensberatung zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit, beispielsweise für Digitalisierung, Geschäftsmodellentwicklung, Prozessoptimierung, Marketingstrategie oder Personalentwicklung.
• Beratungen, die darauf abzielen, das Unternehmen wirtschaftlich und organisatorisch zu verbessern – also nachhaltige Veränderung und nicht nur kurzfristige Problemlösung.
• Beratungen zu Krisenmanagement, Unternehmenssicherung oder Nachfolgeregelungen.

Nicht gefördert werden:

• Umsetzungsleistungen, etwa Programmierung, Softwareentwicklung oder der Kauf von IT-Systemen.
• Produkte, Lizenzkosten oder Hard- und Softwareanschaffungen.
• Seminare, Trainings oder Schulungen ohne direkten Bezug zum Unternehmen.
• Steuerberatung, Rechtsberatung und laufende Buchhaltungsdienste.
• Beratungen für Unternehmen in Insolvenz, landwirtschaftliche oder forstwirtschaftliche Betriebe, gemeinnützige Unternehmen oder Unternehmen mit überwiegender öffentlicher Beteiligung.

Als Berater spezialisiere ich mich auf bestimmte Themengebiete, damit ich eine hohe Qualität liefern kann. Sollte ich einen Beratungsauftrag außerhalb meines Fachgebiets bekommen, empfehle ich der*die Kund*in in der Regel eine Kolleg*in. Die BAFA sieht vor, dass die Beratung immer individuell, unabhängig und auf das Unternehmen zugeschnitten sein muss.

Wie läuft der Förderprozess ab? (Praxisnaher Ablauf)

Viele Kund*innen glauben, die Beantragung der BAFA-Förderung sei kompliziert. In meiner Beratungspraxis erlebe ich aber, dass der Prozess inzwischen sehr schlank und digital ist.

Der Ablauf in der Praxis:

1. Förderfähigkeit prüfen: Ich prüfe, ob mein Unternehmen alle Voraussetzungen erfüllt und suche eine*n passenden, bei der BAFA registrierten Berater*in.

2. Erstgespräch und Angebot: Gemeinsam mit dem*der Berater*in kläre ich meine Ziele und bekomme ein passendes Beratungsangebot.

3. Antrag online stellen: Ich reiche den Antrag online über das BAFA-Portal ein. Hierbei gebe ich Eckdaten zum Unternehmen, dass Beratungsziel und die Berater*in an.

4. Bewilligung abwarten: Die BAFA prüft den Antrag – oft kommt die Rückmeldung schon innerhalb von 24 Stunden. Ich erhalte einen schriftlichen Bewilligungsbescheid.

5. Beratung durchführen: Erst jetzt darf die Beratung starten! Die Termine, der Umfang und die Inhalte werden dokumentiert.

6. Abrechnung und Nachweis: Nach der Beratung erstellt der*die Berater*in eine Rechnung, verfasst einen Beratungsbericht, den ich als Kund*in gegenzeichne, und reicht alles bei der BAFA ein.

7. Auszahlung des Zuschusses: Die BAFA prüft den Verwendungsnachweis und zahlt mir den Zuschuss aus – meist innerhalb von ein bis drei Monaten.

Wichtig: Die Beratung darf erst nach Erhalt des Bewilligungsbescheids starten. Das Datum und die Beratungstage müssen auf der Rechnung klar erkennbar sein.

In 24 Stunden zur Bewilligung – meine Erfahrung

Immer wieder staune ich über die Geschwindigkeit der BAFA. Während andere Förderprogramme oft wochen- oder monatelang auf sich warten lassen, geht es hier wirklich zügig. Ich habe es mehrfach erlebt, dass Kund*innen innerhalb von 24 Stunden nach Antragstellung den Bewilligungsbescheid im Postfach hatten. Die Online-Antragstellung dauert selten länger als 15 Minuten, wenn alle Unterlagen bereitliegen. Gerade in Zeiten, in denen Projekte schnell starten müssen, ist das ein enormer Vorteil. Ich kann direkt loslegen und meinen Kund*innen Planungssicherheit geben.

Wenn du im Rahmen der BAFA-Beratung auch deine Buchhaltungsprozesse verbessern möchtest, findest du auf OMR Reviews hilfreiche Tool-Vergleiche – inklusive authentischer Nutzerbewertungen. Besonders beliebt sind:

BuchhaltungsButler

orgaMAX Buchhaltung

GetMyInvoices.com

WISO MeinBüro Desktop

Diese Tools eignen sich besonders gut, um den Einstieg in digitale Finanzprozesse strategisch zu begleiten.

Wie läuft die Auszahlung ab? (Praxis und Tipps)

Nach der erfolgreichen Beratung beginnt die eigentliche „Papierarbeit“. Ich erstelle als Berater*in eine ausführliche Rechnung, einen Beratungsbericht und dokumentiere die Ergebnisse der Beratung. Die Kund*innen unterschreiben alle Dokumente – aktuell leider noch per Hand, denn digitale Unterschriften werden bislang nicht akzeptiert. Anschließend reicht die*der Kund*in zusätzlich einen Zahlungsnachweis ein (per Kontoauszug). Sind alle Unterlagen komplett, prüft die BAFA die Unterlagen und zahlt den Zuschuss aus. Je nach Auslastung dauert das zwischen einem und drei Monaten.

Tipp: Ich unterstütze meine Kund*innen immer bei der Zusammenstellung und Einreichung der Unterlagen. Dadurch vermeiden wir unnötige Rückfragen oder Verzögerungen.

Die Förderung ist in der Regel auf 3.500 € pro Beratung begrenzt, wobei der Zuschuss – je nach Standort – bei 50 % bis 80 % der Beratungskosten liegt. Ich kann als Unternehmen pro Jahr 2 Anträge stellen, insgesamt jedoch maximal 5 Beratungen innerhalb der laufenden Förderperiode fördern lassen. Mit dem Ablauf der aktuellen Richtlinie zum 31.12.2026 werden die Karten wieder neu gemischt, und das Limit kann dann zurückgesetzt werden.

In den alten Bundesländern liegt die Quote bei 50% und in den neuen Bundesländern bei 80%. Für Berlin, Leipzig und Lüneburg gibt es Sonderquoten, die sich von den üblichen Sätzen unterscheiden. Wer hier seinen Unternehmenssitz hat, sollte unbedingt die aktuell geltenden Quoten bei der BAFA abfragen.Mein Fazit zur BAFA-Beratung Die BAFA-Förderung ist eine der wirksamsten Möglichkeiten für Unternehmer*innen, sich hochwertiges Beratungswissen ins Haus zu holen, ohne das eigene Budget zu sprengen. Gleichzeitig bleibt der gesamte Prozess für mich als Antragsteller*in oder Berater*in transparent, fair und überraschend unkompliziert.

Meine Empfehlung: Unbedingt die Bafa Förderung für euch selbst prüfen, die Mischung aus hoher Qualität, finanzieller Unterstützung und schneller Abwicklung ist aktuell im Förderdschungel kaum zu schlagen.